MAKALAH

SISTEM TEKNIK DOKUMENTASI DAN DATABASE

Disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah Sistem Akuntansi

Dosen Pengampu:

Dr. Drs. Dwiatmanto, M.Si.

Disusun oleh :

1. Rasi Nur Biasthree 205030207111095

2. Yusrina Fadhilah Noor 205030200111027

PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS

FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

MALANG

2023
 KATA PENGANTAR

Puji syukur atas kehadirat Tuhan Yang Mahakuasa karena telah memberikan kesempatan
kepada para penyusun untuk mampu menyelesaikan makalah ini. Atas Rahmat dan karunia-Nya
lah kami dapat menyelesaikan makalah berjudul “Sistem Teknik Dokumentasi dan Database”
dengan lancar dan tepat waktu.

Makalah ini disusun guna memenuhi tugas mata kuliah Sistem Akuntansi di Fakultas
Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya. Selain itu, penulisan makalah ini bertujuan untuk
menambah wawasan para pembaca dan para penyusun mengenai System enterprise Resource
Planning (ERP), coding, dan Flowchart.

Penulis mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada Bapak Dwiatmanto selaku

dosen mata kuliah Sistem Akuntansi. Tugas yang diberikan ini dapat menambah pengetahuan
dan wawasan terkait bidang yang ditekuni para penyusun. Kami juga mengucapkan terima kasih
kepada semua pihak yang telah membantu proses penyusunan makalah ini.

Kami selaku para penyusun menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari kata
sempurna. Oleh karena itu, kritik dan saran yang diberikan tentu akan diterima demi
kesempurnaan makalah ini.

Malang, 5 Maret 2023

Penyusun

DAFTAR ISI

ii
Halaman Sampul...............................................................................................................................i
KATA PENGANTAR......................................................................................................................ii
BAB I PENDAHULUAN................................................................................................................1
1.1 Latar Belakang..................................................................................................................1
1.2 Rumusan Masalah.............................................................................................................1
1.3 Tujuan...............................................................................................................................1
BAB II PEMBAHASAN.................................................................................................................2
2.1 TEKNIK-TEKNIK MENDOKUMENTASI SISTEM INFORMASI AKUNTASI..........2
2.2 Penyimpanan data.............................................................................................................5
2.3 System Enterprise Resource Planning (ERP)........................................................................7
BAB III PENUTUP.......................................................................................................................10
3.1 Kesimpulan..........................................................................................................................10
DAFTAR PUSTAKA.....................................................................................................................11

iii
 BAB I

PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Ilmu pengetahuan dan teknologi sangat berkembang pesat seiring dengan
Perkembangan zaman di era saat ini. Hal ini akan menyebabkan timbulnya persaingan
yang sangat ketat untuk mempertahankan dan mengembangkan bisnis yang dimiliki baik
dari perusahaan manufaktur, perusahaan dagang, maupun perusahaan jasa. Setiap
perusahaan juga memerlukan informasi yang memiliki peranan sangat penting dalam
mengembangkan dan tetap mengikuti perkembangan zaman yang ada.

Dalam menganalisis dan merancang suatu sistem informasi akuntansi, analisis

sistem akan dihadapkan pada beberapa permasalahan yang berkaitan dengan kebutuhan
informasi oleh berbagai pihak. Seorang analisis sistem perlu mempunyai Teknik
pendokumentasian yang baik. Teknik tersebut digunakan tentunya akan memiliki manfaat
untuk menganalisis setiap permasalahan yang dihadapi.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang sudah dipaparkan, Adapun rumusan masalah dalam
makalah ini adalah sebagai berikut.

1. Apa saja symbol untuk bagan alir dokumen?

2. Apa saja jenis – jenis flowchart?
3. Apa saja jenis – jenis yang terdapat di dalam Teknik coding?
4. Apa saja yang termasuk di dalam penyimpanan data?
5. Apa saja tahapan di dalam sistem ERP?

1.3 Tujuan
1. Mengetahui jenis – jenis symbol untuk bagan alir dokumen
2. Mengetahui Jenis – jenis flowchart
3. Mengetahui pengertian dari Coding
4. Mengetahui bagian – bagian dari penyimpanan data
5. Mengetahui tahapan dari sistem ERP

1
 BAB II

PEMBAHASAN
2.1 TEKNIK-TEKNIK MENDOKUMENTASI SISTEM INFORMASI AKUNTASI
Dalam mendokumentasikan sistem informasi akuntansi, ada beberapa tekniks yang perlu
digunakan, yaitu

a) Teknik coding :

Data dalam buku besar disusun secara logis menggunakan teknik pengkodean. Pengkodean
adalah pemberian nomor atau huruf secara sistematis ke item untuk mengklasifikasikan dan
mengaturnya. Jenis-jenis pengkodean :

 Kode Urut. Dengan kode urut, item diberi nomor secara berurutan untuk
memperhitungkan semua item. Setiap item yang hilang menyebabkan celah dalam urutan
numerik. Contohnya termasuk cek bernomor, faktur, dan pesanan pembelian.
 Kode Blok. Dengan kode blok, blok angka dicadangkan untuk kategori data tertentu.
Misalnya, perusahaan mencadangkan nomor berikut untuk kategori produk utama:

 Kode grup. Merupakan dua atau lebih subgrup angka yang digunakan untuk kode item,
sering digunakan bersamaan dengan kode blok. Jika perusahaan menggunakan nomor
kode produk tujuh digit, teknik pengkodean kelompok dapat diterapkan sebagai berikut :

2
 Ada empat subkode dalam kode produk, masing-masing dengan arti yang berbeda.
Pengguna dapat mengurutkan, meringkas, dan mengambil informasi menggunakan satu
atau lebih subkode. Teknik ini sering diterapkan pada nomor rekening buku besar.

 Kode Mnemonik. Dimana huruf dan angka diselingi untuk mengidentifikasi item. kode
mnemonik berasal dari deskripsi item dan biasanya mudah diingat. Misalnya,
Dry300W05 dapat mewakili pengering low end (300), putih (W), Kering (Dry) yang
dibuat oleh Sears (05).

Pedoman untuk menghasilkan sistem pengkodean yang lebih baik dimana kode harus:

- Konsisten dengan tujuan penggunaannya, yang mengharuskan perancang kode

menentukan output sistem yang diinginkan sebelum memilih jenis kode
- Biarkan untuk pertumbuhan. Misalnya, jangan gunakan kode karyawan tiga digit untuk
perusahaan dengan pertumbuhan cepat yang memiliki 950 karyawan
- Sesederhana mungkin untuk meminimalkan biaya, memudahkan penghafalan dan
interpretasi dan memastikan penerimaan karyawan
- Konsisten dengan struktur organisasi perusahaan dan seluruh perusahaan divisi
-
b) Teknik Bagan Alir (Flowchart)

Merupakan gambar yang menjelaskan urutan proses dengan menggunakan berbagai

macam simbol. Merupakan teknik analitis yang digunakan untuk menjelaskan aspek-aspek
sistem informasi secara jelas, tepat, dan logis. Bagan alir menggunakan serangkaian simbol
standar untuk menguraikan prosedur pengolahan transaksi yang digunakan oleh sebuah
perusahaan sekaligus menguraikan aliran data dalam sebuah sistem.
a. Simbol-Simbol Bagan Alir

3
1) Bentuk simbol menunjukkan dan menguraikan kegiatan yang dilaksanakan, menunjukkan
input, output, pemrosesan dan media penyimpanan.
2)  Simbol dikelompokkan menjadi empat kelompok, yaitu :

a. Input/Output merupakan simbol yang menggambarkan alat/media yang memberikan

input kepada atau merekam output dari kegiatan pengolahan data.
b. Processing merupakan Simbol yang menunjukkan jenis alat yang digunakan untuk
mengolah data.
c. Storage merupakan Simbol yang menggambarkan alat yang digunakan untuk menyimpan
data yang saat ini tidak dipakai oleh sistem.
d. Lain-lain merupakan Simbol yang menunjukkan arus data dan barang.
Jenis-jenis Bagan Alir :

1) Bagan Alir Dokumen

Bagan yang menggambarkan aliran dokumen dan informasi antar area pertanggung
jawaban di dalam sebuah organisasi. Menelusur sebuah dokumen dari asalnya sampai
tujuannya. Bermanfaat untuk menganalisa kecukupan prosedur pengawasan sebuah
sistem seperti, internal checks dan dan pemisahan fungsi dapat mengungkap
kelemahan/inefisiensi sistem. Contohnya : komunikasi tidak memadai.
2) Bagan Alir Sistem
Menggambarkan hubungan antara input, pemrosesan, dan output sebuah sistem informasi
akuntansi. Merupakan salah satu alat penting untuk menganalisis, mendesain, dan
mengevaluasi sebuah sistem. Secara universal dipakai dalam sistem kerja dan sarana
komunikasi yang efektif diantara para pekerja.
3) Bagan Alir Program
Menjelaskan urutan logika pemrosesan data oleh komputer dalam menjalankan sebuah
program. Menguraikan secara rinci bagaimana proses komputer dilakukan, dengan
menguraikan logika program komputer atau modul.
4) Bagan Konfigurasi Komputer
Bagan yang digunakan untuk menggambarkan konfigurasi perangkat keras sistem
komputer. Bagan ini akan bermanfaat untuk merancang konfigurasi atau komponen
perangkat keras yang direkomendasikan dan akan digunakan oleh perusahaan.

4
 5) Bagan Struktur
Menggambarkan hubungan antar modul dalam sebuah program komputer. Dengan
pendekatan ini, program komputer yang besar dan kompleks dipecah menjadi kecil
sampai tidak dapat dipecah lagi. Setelah selesai, modul digabung satu sama lain dan
membentuk satu kesatuan program yang besar dan kompleks. Manfaatnya adalah dapat
digunakan untuk pembuatan program menjadi lebih sederhana, cepat, dan akurat.

2.2 Penyimpanan data

Data perusahaan adalah salah satu sumber daya terpentingnya. Namun, keberadaan data yang
relevan saja tidak menjamin bahwa data tersebut berguna. Agar berfungsi dengan baik,
organisasi harus memiliki akses yang siap dan mudah ke datanya. Oleh karena itu, akuntan
perlu memahami bagaimana data diatur dan disimpan dalam SIA dan bagaimana data
tersebut dapat diakses. Intinya, mereka perlu mengetahui cara mengelola data untuk
penggunaan perusahaan secara maksimal.

1. Buku Besar
Informasi akuntansi kumulatif disimpan dalam buku besar umum dan pembantu.
Buku besar umum berisi data tingkat ringkasan untuk setiap akun aset, kewajiban,
ekuitas, pendapatan, dan pengeluaran. Buku besar pembantu berisi data terperinci
untuk setiap akun buku besar dengan banyak sub-akun individual. Misalnya, buku
besar umum memiliki akun piutang dagang yang meringkas jumlah total yang
terhutang kepada perusahaan oleh semua pelanggan. Buku besar piutang pembantu
memiliki catatan terpisah untuk setiap pelanggan individu, dengan informasi
terperinci seperti nama, alamat, pembelian, pembayaran, saldo akun, dan batas kredit.
Buku besar pembantu sering digunakan untuk piutang, persediaan, aset tetap, dan
hutang dagang.
Akun buku besar umum yang sesuai dengan buku besar pembantu disebut akun
kontrol. Hubungan antara akun kontrol buku besar dan total saldo akun buku besar
pembantu individu membantu menjaga keakuratan data AIS. Secara khusus, jumlah
dari semua saldo akun buku besar pembantu harus sama dengan jumlah di akun
kontrol buku besar yang sesuai. Perbedaan apa pun di antara mereka menunjukkan
bahwa telah terjadi kesalahan perekaman.

5
2. Jurnal
Data transaksi seringkali dicatat dalam jurnal sebelum dimasukkan ke dalam buku
besar. Entri jurnal menunjukkan akun dan jumlah yang akan didebit dan dikredit.
Jurnal umum digunakan untuk mencatat transaksi yang jarang atau tidak rutin, seperti
pembayaran pinjaman dan jurnal penyesuaian dan penutupan akhir periode. Jurnal
khusus mencatat sejumlah besar transaksi berulang seperti penjualan, penerimaan kas,
dan pengeluaran kas. Berikut ini merupakan contoh jurnal penjualan.

Semua informasi transaksi dicatat dalam satu baris, dengan setiap entri debit ke
piutang dan kredit ke penjualan. Tidak perlu menulis penjelasan untuk setiap entri, seperti
halnya entri jurnal umum. Mengingat tingginya jumlah transaksi penjualan harian, waktu
yang dihemat dengan mencatat transaksi ini dalam jurnal penjualan, bukan dalam jurnal
umum, cukup besar.

3. Konsep Penyimpanan Berbasis Komputer

a) Entitas
Entitas adalah sesuatu tentang informasi yang disimpan, seperti karyawan,
barang inventaris, dan pelanggan. Setiap entitas memiliki atribut, atau
karakteristik minat, yang disimpan, seperti tingkat pembayaran dan alamat.
Setiap jenis entitas memiliki kumpulan atribut yang sama. Misalnya, semua
karyawan memiliki nomor karyawan, tarif gaji, dan alamat rumah. Nilai
spesifik untuk atribut tersebut akan berbeda
b) File
File adalah sekelompok catatan terkait. File induk , seperti buku besar dalam
SIA manual, menyimpan informasi kumulatif tentang suatu organisasi. File

6
 induk inventaris dan peralatan menyimpan informasi tentang sumber daya
organisasi yang penting. File induk pelanggan, pemasok, dan karyawan
menyimpan informasi tentang agen penting yang berinteraksi dengan
organisasi Satu set file yang saling terkait dan terkoordinasi secara terpusat
disebut sebagai database. Misalnya, file piutang mungkin digabungkan dengan
pelanggan, analisis penjualan, dan file terkait untuk membentuk database
pelanggan.

2.3 System Enterprise Resource Planning (ERP)

Secara tradisional, SIA telah disebut sebagai sistem pemrosesan transaksi karena
perhatiannya hanya pada data keuangan dan transaksi akuntansi. Informasi nonkeuangan lain
yang berpotensi berguna tentang penjualan, seperti waktu terjadinya, biasanya akan dikumpulkan
dan diproses di luar AIS. Akibatnya, banyak organisasi mengembangkan sistem informasi
tambahan untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan melaporkan informasi yang tidak
terdapat dalam SIA. Sayangnya, keberadaan beberapa sistem menimbulkan banyak masalah dan
inefisiensi.

Sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) mengatasi masalah ini karena
mengintegrasikan semua aspek operasi perusahaan dengan SIA tradisional. Sebagian besar
organisasi berukuran besar dan menengah menggunakan sistem ERP untuk mengoordinasikan
dan mengelola data, proses bisnis, dan sumber daya mereka. Sistem ERP mengumpulkan,
memproses, dan menyimpan data serta menyediakan informasi yang dibutuhkan manajer dan
pihak eksternal untuk menilai perusahaan.

7
Seperti yang terlihat pada gambar tersebut, sistem ERP yang dikonfigurasi dengan benar
menggunakan database terpusat untuk berbagi informasi di seluruh proses bisnis dan
mengoordinasikan aktivitas. Hal ini penting karena aktivitas yang merupakan bagian dari satu
proses bisnis seringkali memicu rangkaian aktivitas yang kompleks di berbagai bagian
organisasi.

Keuntungan dari menggunakan ERP adalah sebagai berikut :

 Sebuah ERP memberikan pandangan tunggal yang terintegrasi, di seluruh perusahaan,

atas data organisasi dan situasi keuangan. Menyimpan semua informasi perusahaan dalam
satu basis data meruntuhkan penghalang antar departemen dan merampingkan arus
informasi.
 Input data diambil atau dikunci satu kali, bukan beberapa kali, karena dimasukkan ke
dalam sistem yang berbeda. Mengunduh data dari satu sistem ke sistem lain tidak lagi
diperlukan.
 Manajemen mendapatkan visibilitas yang lebih besar ke setiap area perusahaan dan
kemampuan pemantauan yang lebih baik. Karyawan lebih produktif dan efisien karena
mereka dapat dengan cepat mengumpulkan data baik dari dalam maupun luar departemen
mereka sendiri.
 Organisasi mendapatkan kontrol akses yang lebih baik.

Kekurangan menggunakan sistem ERP yaitu sebagai berikut :

 Jumlah waktu yang dibutuhkan. Diperlukan waktu bertahun-tahun untuk memilih dan
menerapkan sistem ERP secara penuh, tergantung pada ukuran bisnis, jumlah modul yang
akan diterapkan, tingkat penyesuaian, ruang lingkup perubahan, dan seberapa baik
pelanggan mengambil kepemilikan atas proyek tersebut. Akibatnya, implementasi ERP
memiliki risiko kegagalan proyek yang sangat tinggi.
 Perubahan pada proses bisnis. Kecuali jika perusahaan ingin menghabiskan waktu dan
uang untuk menyesuaikan modul, mereka harus beradaptasi dengan proses bisnis standar
sebagai lawan dari menyesuaikan paket ERP dengan proses perusahaan yang ada.
8
 Kegagalan memetakan proses bisnis saat ini ke perangkat lunak ERP yang ada
merupakan penyebab utama kegagalan proyek ERP.
 Kompleksitas. Ini berasal dari integrasi banyak aktivitas dan sistem bisnis yang berbeda,
masing-masing memiliki proses, aturan bisnis, semantik data, hierarki otorisasi, dan pusat
keputusan yang berbeda.

Pentingnya pengendalian internal yang baik dalam ERP tidak dapat dilebih-lebihkan. Sifat
terintegrasi dari sistem ERP berarti bahwa kecuali setiap item data divalidasi dan diperiksa
keakuratannya pada saat entri awal, kesalahan akan menyebar secara otomatis ke seluruh sistem.
Dengan demikian, kontrol entri data dan kontrol akses sangat penting. Sebagian besar manajer
dan karyawan hanya melihat dan memiliki akses ke sebagian kecil dari sistem. Pemisahan tugas
ini memberikan kontrol internal yang baik. Penting untuk memisahkan tanggung jawab atas
penyimpanan aset, otorisasi aktivitas yang memengaruhi aset tersebut, dan mencatat informasi
tentang aktivitas dan status aset organisasi.

9
 BAB III

PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Ada beberapa Teknik yang digunakan dalam mendokumentasikan sistem informasi
akuntansi, yaitu dengan Teknik coding dan Teknik bagan alir (flowchart). Data dalam buku besar
disusun secara logis menggunakan teknik pengkodean. Pengkodean adalah pemberian nomor
atau huruf secara sistematis ke item untuk mengklasifikasikan dan mengaturnya. Teknik
flowchart Merupakan gambar yang menjelaskan urutan proses dengan menggunakan berbagai
macam simbol. Merupakan teknik analitis yang digunakan untuk menjelaskan aspek-aspek
sistem informasi secara jelas, tepat, dan logis. Data perusahaan adalah salah satu sumber daya
terpentingnya. Namun, keberadaan data yang relevan saja tidak menjamin bahwa data tersebut
berguna. Agar berfungsi dengan baik, organisasi harus memiliki akses yang siap dan mudah ke
datanya. Penyimpanan data secara garis besar dibagi menjadi tiga, yaitu Buku Besar, Jurnal, dan
Konsep penyimpanan berbasis computer

Sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) akan mengintegrasikan semua aspek
operasi perusahaan dengan SIA tradisional. Sebagian besar organisasi berukuran besar dan
menengah menggunakan sistem ERP untuk mengoordinasikan dan mengelola data, proses bisnis,
dan sumber daya mereka. Sistem ERP mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data serta
menyediakan informasi yang dibutuhkan manajer dan pihak eksternal untuk menilai perusahaan.

10
 DAFTAR PUSTAKA
Mulyadi. (2018). Sistem Akuntansi. Jakarta Selatan: Penerbit Salemba Empat

11