TEKNIK-TEKNIK MENDOKUMENTASI SITEM INFORMASI AKUNTASI

- Teknik coding :
Data dalam buku besar disusun secara logis menggunakan teknik pengkodean.
Pengkodean adalah pemberian nomor atau huruf secara sistematis ke item untuk
mengklasifikasikan dan mengaturnya.

Jenis-jenis pengkodean :

 Kode Urut. Dengan kode urut, item diberi nomor secara berurutan untuk
memperhitungkan semua item. Setiap item yang hilang menyebabkan celah dalam urutan
numerik. Contohnya termasuk cek bernomor, faktur, dan pesanan pembelian.
 Kode Blok. Dengan kode blok, blok angka dicadangkan untuk kategori data tertentu.
Misalnya, perusahaan mencadangkan nomor berikut untuk kategori produk utama:

 Kode grup. Merupakan dua atau lebih subgrup angka yang digunakan untuk kode item,
sering digunakan bersamaan dengan kode blok. Jika perusahaan menggunakan nomor
kode produk tujuh digit, teknik pengkodean kelompok dapat diterapkan sebagai berikut :

Ada empat subkode dalam kode produk, masing-masing dengan arti yang berbeda.
Pengguna dapat mengurutkan, meringkas, dan mengambil informasi menggunakan satu
atau lebih subkode. Teknik ini sering diterapkan pada nomor rekening buku besar.
 Kode Mnemonik. Dimana huruf dan angka diselingi untuk mengidentifikasi item. kode
mnemonik berasal dari deskripsi item dan biasanya mudah diingat. Misalnya,
Dry300W05 dapat mewakili pengering low end (300), putih (W), Kering (Dry) yang
dibuat oleh Sears (05).

Pedoman untuk menghasilkan sistem pengkodean yang lebih baik dimana kode harus:
 - Konsisten dengan tujuan penggunaannya, yang mengharuskan perancang kode
menentukan output sistem yang diinginkan sebelum memilih jenis kode
- Biarkan untuk pertumbuhan. Misalnya, jangan gunakan kode karyawan tiga digit untuk
perusahaan dengan pertumbuhan cepat yang memiliki 950 karyawan
- Sesederhana mungkin untuk meminimalkan biaya, memudahkan penghafalan dan
interpretasi dan memastikan penerimaan karyawan
- Konsisten dengan struktur organisasi perusahaan dan seluruh perusahaan divisi

- Teknik Bagan Alir (Flowchart)

Merupakan gambar yang menjelaskan urutan proses dengan menggunakan berbagai
macam simbol. Merupakan teknik analitis yang digunakan untuk menjelaskan aspek-aspek
sistem informasi secara jelas, tepat, dan logis. Bagan alir menggunakan serangkaian simbol
standar untuk menguraikan prosedur pengolahan transaksi yang digunakan oleh sebuah
perusahaan sekaligus menguraikan aliran data dalam sebuah sistem.

a. Simbol-Simbol Bagan Alir

1) Bentuk simbol menunjukkan dan menguraikan kegiatan yang dilaksanakan, menunjukkan
input, output, pemrosesan dan media penyimpanan.
2)  Simbol dikelompokkan menjadi empat kelompok, yaitu :
a. Input/Output merupakan simbol yang menggambarkan alat/media yang memberikan
input kepada atau merekam output dari kegiatan pengolahan data.
b. Processing merupakan Simbol yang menunjukkan jenis alat yang digunakan untuk
mengolah data.
 c. Storage merupakan Simbol yang menggambarkan alat yang digunakan untuk menyimpan
data yang saat ini tidak dipakai oleh sistem.
d. Lain-lain merupakan Simbol yang menunjukkan arus data dan barang.
Jenis-jenis Bagan Alir
1) Bagan Alir Dokumen
Bagan yang menggambarkan aliran dokumen dan informasi antar area pertanggung
jawaban di dalam sebuah organisasi. Menelusur sebuah dokumen dari asalnya sampai
tujuannya. Bermanfaat untuk menganalisa kecukupan prosedur pengawasan sebuah sistem
seperti, internal checks dan dan pemisahan fungsi dapat mengungkap kelemahan/inefisiensi
sistem. Contohnya : komunikasi tidak memadai.

2) Bagan Alir Sistem

Menggambarkan hubungan antara input, pemrosesan, dan output sebuah sistem informasi
akuntansi. Merupakan salah satu alat penting untuk menganalisis, mendesain, dan
mengevaluasi sebuah sistem. Secara universal dipakai dalam sistem kerja dan sarana
komunikasi yang efektif diantara para pekerja.
3) Bagan Alir Program
Menjelaskan urutan logika pemrosesan data oleh komputer dalam menjalankan sebuah
program. Menguraikan secara rinci bagaimana proses komputer dilakukan, dengan menguraikan
logika program komputer atau modul.
4) Bagan Konfigurasi Komputer
Bagan yang digunakan untuk menggambarkan konfigurasi perangkat keras sistem komputer.
Bagan ini akan bermanfaat untuk merancang konfigurasi atau komponen perangkat keras yang
direkomendasikan dan akan digunakan oleh perusahaan.
1) Bagan Struktur
Menggambarkan hubungan antar modul dalam sebuah program komputer. Dengan
pendekatan ini, program komputer yang besar dan kompleks dipecah menjadi kecil sampai tidak
dapat dipecah lagi. Setelah selesai, modul digabung satu sama lain dan membentuk satu
kesatuan program yang besar dan kompleks. Manfaatnya adalah dapat digunakan untuk
pembuatan program menjadi lebih sederhana, cepat, dan akurat.