TEKNIK DOKUMENTASI

A. Pengertian Teknik dan Dokumentasi Sistem Informasi

Teknik sistem adalah alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang, dan
mendokumentasikan sistem dan sub sistem yang berkaitan. Dokumentasi adalah kumpulan dari
dokumen-dokumen. Dokumen-dokumen dalam dokumentasi sistem informasi akuntansi berisi
tulisan berbentuk uraian (narative), formulir, flowchart, diagram dan tulisan lainnya yang
menjelaskan bagaimana sistem bekerja. Ada beberapa alasan mengapa sistem perlu
didokumentasikan diantaranya yaitu :Untuk merancang dan membuat sebuah sistem,
dokumentasi sistem berguna sebagai media diskusi dak komunikasi antar perancang, analisis,
maupun programmer.

B. Penggunaan Teknik Sistem

1. Penggunaan Teknik Sistem dalam Auditing

a. Evaluasi Struktur Pengendalian Internal

1. Para auditor pada hakikatnya selalu menggunakan bagan alir dari pemrosesan dan
distribusi dokumen-dokumen dalam sebuah aplikasi SIA.

2. Para auditor membutuhkan teknik yang sistematis untuk membangun SIA.

b. Uji Kepatuhan (Compliance Testing) : Uji kepatuhan dilaksanakan untuk memastikan

bahwa perusahaan sudah berjalan dengan efektif dan memastikan bahwa pengendalian internal
itu berjalan secara berkesinambungan. . Teknik yang biasa digunakan yaitu : Input-Proses-
Output (IPO), Hirarki plus Input-Proses-Output (HIPO), dan Logical Data Flow Diagram (DFD).

c. Kertas Kerja :Kertas kerja adalah catatan yang dipegang auditor mengenai prosedur dan
pengujian yang diterapkan,

2. Penggunaan Teknik Sistem dalam Pengembangan SIA

Analisis SIA : Analisis SIA meliputi pengumpulan dan pengorganisasian informasi. Teknik
sistem membantu analis dalam analisa SIA.

Desain SIA :Teknik sistem yang biasa digunakan seperti HIPO, Flowchart Diagram dan lain
sebagainya yang digunakan secara ekstensif untuk mendokumentasikan perancangan sistem.

Implementasi SIA : Mencakup aktivitas actual mempraktekkan desain sistem yang telah dibuat.
C. Jenis-Jenis Teknik Mendokumentasi Sistem Informasi

Dokumentasi merupakan narasi, bagan alir, diagram dan penjelasan tertulis lainnya yang
menjelaskan tentang cara kerja sebuah sistem. Jenis-jenis teknik mendokumentasikan sistem
informasi antara lain:

✓ Diagram Arus Data (Data Flow Diagram), Simbol dari sumber data dan tujuan data atau
proses., Simbol dari arus data, Simbol dari proses yang mentransformasikan data dari input ke
output, Simbol penyimpanan data

Ada tiga jenis diagram di dalam diagram arus data, yaitu :

1. Diagram konteks bertujuan untuk menggambarkan input dan output ke dalam sistem. Ciri
utamanya adalah hanya ada satu proses dan tidak ada symbol penyimpanan data.

2. Diagram zero yang menggambarkan proses aktifitas utama sistem. Proses-proses tersebut
diberi kode 1.0, 2.0 dan seterusnya.

3. Diagram level satu yang menggambarkan detail dari proses level zero. Detail proses level ini
diberi kode 2.1, 2.2 dan 2.3.

Bagan Alir (Flowchart)

• Input/ output merupakan symbol yang menggambarkan alat/ media yang memberikan input
kepada atau merekam output dari kegiatan pengolahan data.

• Processing merupakan symbol yang menunjukkan jenis alat yang digunakan untuk mengolah
data.

• Storage merupakan symbol yang menggambarkan alat yang digunakan untuk menyimpan data
yang saat ini tidak dipakai oleh sistem.

D. Petunjuk Menggambarkan Diagram Alir : Bagan alir (flowchart) adalah bagan (chart)
yang menunjukkan alir (flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir
sebaiknya digambar dari atas ke bawah dan mulai dari bagian kiri dari suatu halaman.

1 Kegiatan di dalam bagan alir harus ditunjukkan dengan jelas.

2. Harus ditunjukkan dari mana kegiatan akan dimulai dan dimana akan berakhirnya.

3. Masing-masing kegiatan di dalam bagan alir harus didalam urutan yang semestinya.