PENDAHULUAN
Penulis akan membahas tentang “Sistem Teknik Dokumentasi” dengan pembatasan masalah
sebagai berikut:
1
1.4. SISTEMATIKA PENULISAN
Pada makalah ini, penulis menjelaskan tentang tentang Pengertian Dokumentasi Sistem,
Pengertian dan Pengguna Teknik Sistem, serta bagaimana Teknik Sistem.
Bab berikutnya yaitu bab dua, penulis menguraikan secara rinci berdasarkan data-data
yang penulis peroleh dari buku dan internet mengenai Sistem Teknik Dokumentasi.
Bab ketiga merupakan bab kesimpulan. Pada bagian ini penulis menyimpulkan uraian
sebelumnya tentang Sistem Teknik Dokumentasi.
2
BAB II
PEMBAHASAN
Teknik sistem merupakan alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang, dan
mendokumentasikan sistem dan hubungan antarsubsistem. Teknik-teknik tersebut umumnya
bersifat grafikal (piktoral). Teknik-teknik sistem penting bagi auditor intern dan ekstern dan
juga para personel sistem dalam pengembangan sistem informasi. Teknik-teknik sistem juga
digunakan oleh akuntan yang melakukan pembuatan sistem, baik secara intern bagi
perusahaannya maupun secara ekstern sebagai seorang konsultan.
2.2.1. Penggunaan Teknik Sistem untuk Audit
Sebagian besar penugasan auditing dibagi menjadi dua komponen dasar.
Komponen pertama yaitu audit intern yang bertujuan untuk menetapkan tingkat
keandalan struktur pengendalian intern dalam organisasi. Biasanya diperlukan
beberapa jenis pengujian kepatuhan. Tujuan pengujian itu adalah untuk melihat
eksistensi, efektivitas, dan mengecek kelangsungan operasi pengendalian internal
yang akan menjadi dasar penilaian.
Komponen kedua yaitu audit laporan keuangan, meliputi pengujian substansif.
Pengujian substansif adalah verifikasi langsung atas laporan keuangan berdasarkan
3
hasil pengujian pengendalian intern dalam audit intern. Pengujian ketaatan maupun
substansif juga harus dilakukan oleh auditor intern seperti halnya auditor ekstern.
Pengujian Kepatuhan
Yaitu Auditor melakukan pengujian ketaatan untuk memastikan eksistensi,
menilai efektivitas dan menguji kesinambungan operasi pengendalian intern yang
diandalkan oleh organisasi.Pengujian ketaatan membutuhkan pemahaman atas
pengendaian yang akan diuji. Jika pengendalian yang akan diuji adalah komponen-
komponen sistem informasi perusahaan, auditor juga harus memperhatikan teknologi
yang digunakan oleh sistem informasi. Ini membutuhkan pemahaman teknik-teknik
sistem yang umum digunakan untuk mendokumentasikan sistem informasi. Jadi
auditor harus mempunyai pemahaman mendasar mengenai teknik-teknik yang akan
digunakan dalam menganalisis dan merancang sistem.
Bagan masukan proses-keluaran (input-process-output/ IPO) dan hierarki-plus
masukan proses-keluaran (HIPO), bagan arus program, diagram aliran data logis
(logical data flow diagaram/DFD), tabel pencabangan dan keputusan, serta metode
matriks yang menjadi contoh teknik sistem yang umum digunakan dalam
menganalisis dan merancang sistem.
Auditor akan sering menghadapi teknik-teknik ini manakala mereka menelaah
dokumentasi sistem. Tetapi auditor biasanya memiliki kebutuhan sedikit saja untuk
4
menyajikan bagan IPO dan HIPO, bagan arus program, DFD, table pencabangan dan
keputusan, dan metode matriks dalam menjalankan auditnya, karena teknik-teknik ini
berguna terutama dalam perencanaan dan perancangan sistem. Fokus utama audit
untuk menelaah sistem berjalan dan bukan merancang sistem baru.
Kertas Kerja
Yang di maksud kertas kerja ialah adalah catatan yang dipegang auditor
mengenai prosedur dan pengujian yang diterapkan, informasi yang didapatkan, dan
kesimpulan yng ditarik selama melakukan penugasan audit. Auditor disyaratkan oleh
standar professional untuk membuat ketas kerja, dan ini merupakan catatan utama
mengenai pekerjaan yang telah dilakukan.Auditor menggunakan teknik-teknik sistem
untuk mendokumentasikan dan menganalisis isi kertas kerja. Kuesioner pengendalian
intern, bagan arus analitis dan bagan arus sistem sering tampak dalam kertas kerja
karena umum digunakan oleh auditor dalam mengevaluasi pengendalian intern.
Diagram aliran data, bagan HIPO, bagan arus program, table pencabangan dan
keputusan, dan metode matrik dapat muncul dalam kertas kerja jika merupakan bagian
dari dokumentasi sistem yang akan ditelaah.
1) Analisis Sistem
Yaitu tanggung jawab analisis sistem mencakup pencarian fakta
dengan menggunakan teknik wawancara, kuesioner, review dokumen dan
observasi.
Teknik formal yang digunakan untuk mengelola fakta meliputi analisis
pengukuran pekerjaan, analisis distribusi pekerjaan dan teknik matriks yang
lain. Analisis arus informasi juga merupakan bagian yang penting dari proses
analisis. Teknik sistem yang berguna untuk analisis informasi adalah diagram
alur data logika dan flowchart analitis. Kedua teknik ini sangat berguna untuk
mendapatkan gambaran mengenai pemrosesan transaksi dalam suatu
organisasi secara menyeluruh.
5
2) Desain Sistem
Yaitu desain sistem yang melibatkan penyusunan cetak biru sistem
secara lengkap dan utuh. Alat tersebut dapat berupa matriks input atau output,
flowchart sistem, dan diagram alur data. Desain sistem juga melibatkan desain
dokumen input, desain formulir dan desain database. Teknik sistem seperti
diagram input proses output, daigram HIPO, flowchart program, tabel
keputusan dan lain sebagainya digunakan secara ekstensif untuk
mendokumentasikan perancangan sistem.
3) Implementasi Sistem
Yaitu Implementasi sistem merupakan penerapan desain yang telah
dibuat. Dokumen adalah merupakan bagian terpenting dalam implementasi
sistem. Dokumen yang baik, sebagai akibat dari penggunaan teknik sistem
adalah proses analisis dan desain sistem informas, sangat membantu
pelaksanaan pelatihan karyawan dan berguna untuk memastikan bahwa
spesifikasi desain dapat terpenuhi.
Simbol Flowchart
Flowchart merupakan diagram simbol yang menunjukan arus data dan tahapan operasi dalam
sebuah sitem. Flowchart digunakan oleh auditor maupun oleh personel sistem.
ANSI X 3.5.-1970 mendefinisikan empat kelompok simbol flowchart simbol dasar, simbol
input/output, simbol proses, dan simbol tambahan. ANSI mendefinisikan bentuk setiap simbol
tersebut dan mengilustrasian penggunaan simbol-simbol tersebut.
6
Simbol dasar (Gambar 2.1) mencakup simbol input/output, simbol proses, simbol arus data,
serta simbol anotasi (komentar). Simbol-simbol ini terkait dengan fungsi dasar pemrosesan
data. Simbol khusus dapat digunakan untuk menggantikan simbol dasar guna memberikan
informasi tambahan. Simbol input/output menggambarkan fungsi input/output, yaitu
membuat data tersedia untuk diproses dan mencatat informasi hasil suatu pemrosesan.
Simbol garis arus digunakan untuk mengaitkan simbol yang satu dengan simbol yang lainnya.
Garis lurus ini mengindikasikan urutan informasi dan operasi yang harus dijalankan. Simbol
anotasi (komentar) menggambarkan deskripsi tambahan atau catatn penjelasan. Garis putus-
putus dikaitkan dengan simbol yang diberi komentar.
7
Simbol input/output yang spesifik (Gambar 2.2) menggambarkan fungsi input/output. Simbol
ini juga mengidentifikasi media yang digunakan untuk merekam informasi ataupun cara
menangani informasi.
Jika tidak tersedia simbol khusus, maka dapat digunakan simbol dasar.
Simbol proses khusus (gambar 2.3) menggambarkan fungsi pemrosesan dan mengidentifikasi
jenis operasi yang akan digunakan untuk mengelola informasi. Jika tidak tersedia simbol
proses, maka dapat digunakan simbol proses dasar.
Simbol tambahan (Gambar 2.3) dapat digunakan unruk memperjelas flowchart atau untuk
mempermudah pembuatan flowchart. Simbol konektor menggambarkan alur keluar dari (atau
masuk kedalam) flowchart menuju (atau dari) bagian flowchart yang lain. Satu set yang
terdiri dari dua simbol konektor digunakan untuk menggambarkan arah arus yang kontinu jika
arus tersebut terpotong akibat tidak cukupnya area gambar. Simbol terminal menggambarkan
titik ujung dari sebuah flowchart, seperti titik awal, titik akhir, atau titik interupsi. Simbol
mode paralel menggambarkan awal atau akhir dari dua atau lebih operasi yang simultan.
Simbol konektor off-page bukan merupakan standar ANSI X3.5, tetapi biasanya digunakan
8
untuk menggambarkan alus keluar dari (atau masuk kedalam) flowchart menuju (atau dari)
halaman flowchart yang lain. Simbol transmittal tape digunakan untuk menggambarkan
pembuatan batch control total secara manual.
Gambar 2.4 menyajikan empat ilustrasi penggunaan simbol flowchart. Dalam ilustrasi yang
pertama, dapat dilihat simbol dokumen digunakan untuk melambangakan faktur, sebagai
input untuk suatu operasi manual. Teks didalam simbol operasi manusal menjelaskan bahwa
faktur ditinjau ulang dan diotorisasi. Faktur yang lebih diotorisasi menjadi output dari proses
ini. Karena arah aliran dalam ilustrasi tersebut normal (dari kiri kekanan dan dari atas
kebawah), maka tidak diperlukan anak panah untuk mengambarkan aliran data.Berikut ini
GAMBAR 2.4 Ilustrasi penggunaan simbol yaitu:Arah Arus Normal.
9
Ilustrasi berikutnya juga menggambarkan kejadian yang sama, tetapi dengan cara
yangt berbeda. Dalam contoh tersebut, dapat dilihat aliran data yang tidak normal yang
harus digambarkan dengan garis beranak panah.
Dalam ilustrasi yang ketiga, tampak bagaimana simbol konektor digunakan untuk
menggambarkan perpindahan formulir permintaan barang dari departemen penjualan
kedepartemen pembelian.
Dalam ilustrasi yang keempat, dapat dilihat persiapan manual sebuah order pembelian.
Simbol dokumen digunakan untuk menggambarkan permintaan pembelian sebagai lambang
input untuk suatu proses manual. Simbol anotasi digunkan untuk mengindikasikan operasi
manual.
Anotasi digunakan karena tempat dalam simbol operasi manual yang tersedia tidak cukup
untuk memuat seluruh teks penjelasan.
10
· Diagram IPO dan HIPO
Diagram IPO dan HIPO digunakan terutama oleh personel pengembangan sistem untuk
membedakan level rincian sistem yang digunakan dalam flowchart. Pada level analisis yang
paling umum, hanya diperhitungkan hubungan input-proses-output (Gambar 2.5) digunakan
untuk memberikan deskripsi naratif mengenai input yang diperlukan untuk menghasilkan
output sistem.
Diagram HIPO terdiri dari dua segmen: diagram hierarki sebagai pemecahan proses menjadi
berbagai modul dan sebuah diagram IPO yang menggambarkan kebutuhan input-proses-
output setiap modul. Diagram hierarki menggambarkan keseluruhan sistem dan berperan
sebagai ‘daftar isi’ untuk membuat diagram IPO yang lebih detail.
Peranan tersebut, yakni sebagai acuan pembuatan diagram IPO, biasanya diwujudkan dengan
pemberian nomo urut, sebagaimana dapat dilihat pada gambar 2.6. diagram IPO, sebagai
bagian dari diagram HIPO, biasanya dari diagram HIPO biasanya berbentuk narasi.
Diaram HIPO didesain sebagai alat bantu dan alat dokumentasi. Diagram HIPO berguna
untuk mengidentifikasi apa yang harus dilakukan untuk menyelesaikan suatu masalah. Namun
diagram ini juga terbatas, tidak memberiikan informasi mengenai bagaimana dan kapan
sebuah proses harus dijalankan. Grafik flowchart yang didiskusikan sebelumnya lebih sesuai
jika digunakan untuk menentukan fungsi sitem informasi dan logika pemprosesan.
Flowchart sistem digunakan baik oleh personel sistem maupun auditor. Flowchart
sistemMmengidentifikasi keseluruhan aliran operasi didalam sebuah sistem. Sebuah flowchart
system menunjukan titik awal input, tahapan proses, mode pemrosesan (manual ataukah
mesin), dan disposisi output. Fokus flowchart sistem adalah pada fungsi proses dan media,
bukannya pada rincian logika setiap fungsi pemrosesan.
11
dalam flowchart dirinci lebih detail dalam flowchart program, serupa dengan diagram IPO
sebagai rincin dari diagram HIPO.
Flowchart analitik, flowchart dokumen, dan diagram distribusi formulir dapat digunakan
untuk menganalisis distribusi dokumen dalam sebuah sistem. Diagram ini dikelompokan
dalam kolom-kolom untuk mengelompokan fungsi yang dijalankan oleh setiap entitas.
Dengan pemisahan peran perkolom terseut, evaliasi pemisahan tugas setiap fungsi menjadi
lebih efektif.
1. Merencanakan flowchart
2. Memilih symbol
3. Analisis system
4. Menggambar flowchart
5. Peraturan sandwich
6. Penggunaan simbol konektor
7. Hubungan entitas-kolom
12
Lima panduan umum ketika menggambar flowchart adalah:
2) Pilih simbol yang akan digunakan sesuai dengann panduan umum yang dijelaskan
dalam bagian ini.
3) Buatlah sketsa kasar flowchart sistem untuk menentukan letak kolom entitas dan
alur dokumen.
4) Riview sketsa tersebut untuk memastikan tidak ada aktivitas yang terlewatkan
ataupun tidak ada kesalahan.
Pastikan flowchart tersebut telah menggambarkan sistem dengan jelas, jika diperlukan
tambahkan komentar.
· Teknik Narasi
Analisis berikutnya yang perlu dilakukan adalah mencocokan sumber daya yang
dimiliki dengan tugas yang harus diselesaikan. Analisis penggunaan sumber daya harus selalu
dipertimbangkan oleh personel pengembangan sistem ketika mengimplementasikan sistem.
Auditor harus mempertimbangkan penggunaan sumber daya pada saat melakukan audit.
Penugasan kepada staf untuk suatu fungsi audit tertentu dapat diselesaikan dengan teknik
sistem. Oleh karena itu, teknik sistem dalam analisis pengalokasian sumber daya dapat
digunakan baik oleh auditor maupun oleh personel sistem
13
1. Pengukuran kerja
· Mengidentifikasi pekerjaan
Analisis distribusi kerja membutuhkan informasi rinci mengenai fungsi dan tanggung jawab
semua karyawan yang terlibat dalam analisis.
Rincian pekerjaan digunakan untuk mencatat setiap jenis pekerjaan yang dijalankan oleh
setiap individu dan rata-rata jam yang dibutuhkan untuk menjalankan setiap pekerjaan per
minggu.
14
2. Metode Matriks
Digunakan baik oleh auditor maupun personel sistem. Tabel keputusan pada
dasarnya merupakan penyajian sebuah matriks. Penyajian bentuk matriks banyak berguna
dalam pekerjaan sistem karena matriks ini merupakan metode yang enak untuk menganalisis
dan menyajikan serangkaian data yang besar. Karateristik analitikal yang penting dari teknik
matriks adalah alokasi isi suatu baris kedalam berbagai kolom. Dengan cara ini, dapat
dipastikan bahwa setiap baris dan kolom secara eksplisit dianalisis dan didokumentasi.
15
BAB III
KESIMPULAN
3.1. KESIMPULAN
Teknik sistem digunakan baik oleh auditor maupun oleh personel sistem sebagai alat analisis
dan dokumentasi. Teknik sistem diperlukan untuk menganalisis dan merancang sistem informasi
dengan menggunakan pendekatan sistem terstruktur. Salah satu teknik sistem yang cukup populer
dan banyak dipakai adalah pembuatan flowchart. Tersedia berbagai cara untuk membuat flowchart
dan simbol standar pembuatan flowchart. Sekalipun standar tersedia, tetapi pada dasarnya pembuatan
flowchart lebih merupakan seni, bukan ilmu.
Selain flowchart, ada banyak sistem teknik lain yang digunakan. Data flow diagram (DFD)
logika juga sering digunakan dalam analisis dan desain sistem. DFD dapat digunakan untuk
memperbaiki desain suatu sistem. Tabel percabangan, tabel keputusan, digram IPO dan HIPO, serta
metode matriks juga digunakan dalam analisis dan desain sistem. Teknik yang digunakan dalam
analisis dan desain penggunaan sumber daya mencakup flowchart, DFD, dan teknik grafis lain.
Sekalipun sangat berguna, teknik ini tidak mempertimbangkan penggunaan sumber daya sistem.
Teknik pengukuran kerja diperlukan untuk mengetahui berapa banyak sumber daya yang diperlukan
untuk menjalankan suatu sistem.
16
DAFTAR PUSTAKA
17