BAB 3

SISTEM TEKNIK DOKUMENTASI

Diagram arus data (DAD)

Penjelasan grafis dari arus data dalam organisasi, meliputi sumber/tujuan data,arus data,
proses transformasi dan penyimpanan data.
Sumber data
Entitas yang menghasilkan atau mengirimkan data yang dimasukkan ke dalam sistem.
Tujuan data
Entitas yang menerima data yang dihasilkan oleh sistem
Arus data
Pergerakan data di antara proses, penyimpanan, sumber, dan tujuan.
Proses
Tindakan yang mentransformasikan data ke dalam data atau informasi lain.
Penyimpanan data
Tempat atau media penyimpanan dari sistem.
Diagram konteks
Level DAD tertinggi;tinjauan level ringkasan sistem, menunjukkan sistem pengolahan data,
input
Dan output-nya, dan sumber serta tujuannya.
Bagan alir
Teknik analisis yang menggunakan seperangkat simbol standar untuk menjelaskan gambar
beberapa aspek dari SI secara jelas, ringkas, dan logis.
Bagan alir dokumen
Mengilustrasikan arus data dan dokumen di antara area-area pertanggungjawaban dalam
organisasi.
Bagan alir pengendalian internal
Bagan yang digunakan untuk menjelaska, menganalisis, dan mengevaluasi pengendalian
internal, termasuk mengidentifikasi keakuratan, kelemahan, dan ketidakefisienan sistem.
Bagan alir sistem
Menggambarkan hubungan antara input, pemrosesan, penyimpanan, dan output sistem.
Bagan alir program
Mengilustrasikan urutan operasi logis yang dilakukan oleh
komputer dalam melakukan program.
Diagram proses bisnis
Cara visual untuk menjelaskan langkah-langkah atau
aktivitas yang berbeda dalam proses bisnis

METODOLOGI PENGEMBANGAN SISTEM

Metodologi pengembangan sistem adalah langkah-langkah yang dilalui oleh analis sistem dalam
mengembangkan sistem informasi. Pengembangan sistem akuntansi dilaksanakan melalui tiga tahap
utama berikut:
1. Analisis sistem (system analysis)
2. Desain Sistem (system design)
3. Implementasi sistem (system implemantioni)
dalam setiap tahap pengembangan sistem tersebut, analis sistem menghasilkan dokumen tertulis yang
menyajikan rencana pekerjaan yang akan dilaksanakan dalam pengembangan sistem atau hasil
pekerjaan pelaksanaan tahap pengembangan sistem. Dokumen tertulis tersebut diserahkan kepada
pemakai informasi sebagai media bagi analis sistem untukmengkomunikasikan pekerjaannya kepada
pemakai informasi. Tahap pengembangan sistem dan nama dokumen tertulis yang dihasilkan oleh
analis sistem dalalm setiap tahap pengembangan sistem disajikan dalam gambar berikut ini:

Laporan Hasil Analisis

Sistem
Usulan,Pelaksanaan,
Analisis sistem Analisis Sistem

Laporan Final Desain

Sistem secara rinci

Laporan final desain sistem

Analisis Sistem secara garis besar
Usulan Desain Sistem
secara garis besar

Laporan Final
Implementasi Sistem Implementasi Sistem
ANALISIS SISTEM
Dalam tahap ini, analis sistem membantu pemakai
informasi dalam mengidentifikasi informasi yang diperlukan
oleh pemakai untuk melaksanakan pekerjaannya.
Analisis sistem dapat dibagi menjadi empat tahap:
1. Analisis Pendahuluan
2. Penyusunan usulan pelaksanaan analisis sistem
3. Pelaksanaan analisis sistem
4. Penyusunan laporan hasil analisis sistem.
Dalam analisis pendahuluan, analisis sistem mengumpulkan berbagai informasi umum untuk
menyususn dokumen tertulis yang disebut usulan pelaksanaan analisis sistem. Tahap pelaksanaan
analisis sistem dilakukan oleh analis sistem sistem setelah tahap analisis pendahuluan dilakukan dan
sidasarkan pada usulan pelaksanaan analisis sistem. Hasil analisis sistem dituangkan dalam dokumen
tertulis yang disebut laporan hasil analisis sistem.
Analisis pendahuluan (preliminary analysis)
Tujuan umum pengembangan sistem akuntansi adalah untuk menyediakan informasi bagi
pengelolaan kegiatan usaha baru, untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang
sudah ada, untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, dan untuk mengurangi
biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi. Jika perusahaan memiliki departemen sistem
informasi. Pekerjaan pengembangan sistem akuntansi dalam perusahaan tersebut umumnya didahului
dengan diterimanya permintaan jasa pengembangan sistem informasi dari pemakai informasi kepada
analis sistem dalam departemen tersebut. Permintaan jasa tersebut dituangkan dalam surat permintaan
jasa pengembangan sistem informasi dan berisi penjelasan ringkas luas pekerjaan, hasil yang
diinginkan, jangka waktu penyelesaian pekerjaan.
Berdasarkan surat permintaan jasa pengembangan sistem informasi tersebut; analis sistem
kemudian melakukan analisis pendahuluan (preliminary analysis) untuk kepentingan pembuatan
usulan pelaksanaan analisis sistem (proposal to conduct system analysis report). Dalam analisis
pendahuluan ini, analis sistem mengumpulkan informasi untuk memperoleh gambaran secara
menyeluruh mengenai perusahaan kliennya. Untuk ini analis sistem harus membuat work sheet atau
check sheet untuk mengumpulkan informasi yang dikumpulkan dalam analisis pendahuluan tersebut.
Penyusunan Usulan Pelaksanaan Analisis Sistem
Pelaksanaan analisis sistem direncanakan oleh analis sistem dalam suatu dokumen tertulis
yang disebut “Usulan Pelaksanaan Analisis Sistem” maksud dihasilkannya dokumen tertulis tersebut
adalah untuk mempertemukan pikiran pemakai informasi dengan analis sistem mengenai pekerjaan
pengembagan sistem akuntansi yang akan dilaksanakan oleh analis sistem untuk memenuhi kebutuhan
pemakai informasi.
Dalam dokumen “Usulan Pelaksanaan Analisis Sistem” analis
sistem menjelaskan:
1. Alasan ringkas dan jelas yang mendasari dilakukannya
pengembangan sistem akuntansi
2. Pernyataan khusus tentang persyaratan kinerja yang diharapkan dari sistem akuntansi yang
diusulkan.
3. Batasan luas analisis sistem yang akan dilakukan
4. Identifikasi informasi yang kemungkinan harus dikumpulkan dalam analisis sistem.
5. Identifikasi sumber-sumber potensial yang dapat menyediakan informasi yang di perlukan dalam
analisis sistem.
6. Daftar peristiwa besar atua titik-titik pengecekan yang dilakukan untuk pengecek perkembangan
analisis sistem yang dilaksanakan oleh analisi sistem.
Isi dokumen “Usulan Pelaksanaan Analisis Sistem” ini kemudian disajikan oleh analis sistem
kepada pemakai informasi untuk mempertemukan kebutuhan pemakai informasi dengan kebutuhan
pemakai menurut persepsi analis sistem. Dengan membaca alasan dilakukannya analisis sistem,
persyaratan kinerja yang dituntut dari sistem yang akan dikembangkan, luas analisis sistem yang akan
dilaksanakan, informasi yang akan di kumpulkan, sumber informasi potensial, dan daftar peristiwa
penting yang dapat digunakan untuk mengecek perkembangan pelaksanaan analisis sistem, pemakai
informasi dapat memahami apakah arah yang dituju dalam analisis sistem ini dapat memenuhi
kebutuhan informasi mereka.
Pelaksanaan Analisis Sistem
Pelaksanaan analisis sistem didasarkan pada rencana kerja yang dituangkan dalam Usulan
Pelaksanaan Analisis sistem. Berikut ini contoh berbagai langkah yang dilakukan oleh analis sistem
dalam melaksanakan analisis sistem.
Analisis Laporan yang Dihasilkan Sistem Sekarang. Dalam tahap ini analis sistem mempelajari
laporan yang sudah dihasilkan oleh sistem akuntansi yang sekarang digunaka, untuk menemukan
informasi yang diperlukan oleh manajemen, namun tidak disediakan oleh sistem akuntansi yang
sekarang.
Menganalisis Transaksi. Analisis sistem kemudian melaksanakan analisis terhadap setiap transaksi.
Analisis transaksi ini meliputi analisis terhadap formulir, catatan, dan prosedur yang digunakan di
dalam melaksanakan setiap transaksi tersebut.
Untuk setiap transaksi yang dilaksanakan perusahaan, analis sistem mengumpulkan informasi
mengenai:
a. Unit organisasi yang terkait dalam transaksi
b. Formulir yang digunakan
c. Sistem otorisasi dalam pelaksanaan transaksi
d. Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi
e. Prosedur pelaksanaan transaksi
Dalam mempelajari formulir yang digunakan dalam suatu
deparatemen, analis sistem
mengumpulkan informasi mengenai:
a. Siapa yang mengisi formulir?
b. Siapa yang mengecek, memverifikasi atau mengesahkan formulir tersebut ?
c. Setelah formulir tersebut selesai diproses, diserahkan ke departemen mana, dan siapa yang
menerima penyerahan formulir tersebut?
d. Buku jurnal apa yang terpengaruh oleh informasi yang tercantum di dalam formulir tersebut?
e. Buku besar pembantu apa yang terpengaruh oleh formulir tersebut?
f. Rekening buku besar apa yang terpengaruh oleh formulir tersebut?
g. Ekuipment mekanik apa yang digunakan untuk mengoleh formulir tersebut?
h. Pengecekan intern apa yang diciptakan dari penggunaan formulir tersebut?
Dalam pengumpulan informasi mengenai sistem (yang merupakan jaringan prosedur untuk
melaksanakan transaksi pokok perusahaan), analis sistem biasanya menggunakan uraian tertulis
berupa daftar kegiatan (operation list) dan simbol-simbol standar.
Mempelajari catatan pertama. Yang merupakan catatan pertama (books of original entry) dalam
sistem akuntansi adalah jurnal. Analis sistem mempelajari jurnal yang digunakan oleh perusahaan
dengan tujuan untuk menemukan kelemahan yang melekat padanya dan mempertimbangkan
kemungkinan perancangan kembali jurnal yang sekarang digunakan, atau perancangan jurnal-jurnal
baru.
Mempelajari catatan terakhir. Buku besar dan buku pembantu merupakan catatan terakhir (books of
final entry) dalam sistem akuntansi. Analis sistem mempelajari buku besar dan berbagai buku
pembantu yang digunakan oleh perusahaan dengan tujuan untuk menemukan kelemahan yang melekat
padanya dan memepertimbangkan kemungkinan perancangan kembali buku besar pembantu yang
sekarang digunakan, atau perancangan buku pembantu yang baru. Dalam bab 5 diuraikan bagaimana
merancang buku besar dan buku pembantu ini.
Sumber informasi dalam analisis sistem
Dalam analisis sistem, sumber informasi untuk pengembangan sistem akuntansi adalah (1)
sistem akuntansi yang sekarang digunakan, (2) sumber intern yang lain, (3) sumber-sumber luar.
Jarang analis sistem mengembangkan sistem akuntansi yang sama sekali baru, yang
sebelumnya tidak dimiliki oleh perusahaan. Yang terjadi justru analis sistem mengembangkan sistem
baru untuk menggantikan atau untuk memperluas sistem akuntansi yang sekarang digunakan oleh
perusahaan. Dalam keadaan ini timbul pertanyaan:apakah peran
sistem akuntansi yang lama dalam sistem akuntansi yang akan
dikembangkan? Haruskah analis sistem menganlisis sistem
akuntansi yang lama dalam mengembangkan sistem akuntansi
yang baru?
Manfaat utama dilakukannya analisis terhadap sistem akuntansi lama adalah:
1. Efektivitas sistem akuntansi yang sekarang digunakan. Dengan mempelajari sistem akuntansi
yang sekarang digunakan analis sistem memiliki kesempatan untuk menetukan apakah sistem
yang sekarang digunakan masih memenuhi kebutuhan pemakai informasi, memerlukan perbaikan
kecil, memerlukan perbaikan besar, atau harus diganti. Desain suatu sistem akuntansi baru tanpa
dilandasi pada penilaian efektivitas sistem akuntansi yang sekarang digunakan ibarat membeli
sebuah mobil tanpa mengetahui bahwa mobil yang sekarang digunakan dalam keadaan mogok
hanya karena kehabisan bahan bakar.
2. Ide rancangan. Dengan menganalisis sistem akuntansi yang sekarang digunakan, analissi sistem
dapat menyerap ide rancangan yang terdapat dalam sistem akuntansi yang lama, yang masih
bermanfaat untuk dipakai dalam sistem akuntansi yang baru.
3. Identifikasi sumber daya. Dengan menganalisis sistem akuntansi yang sekarang digunakan,
analis sistem dapat mengidentifikasi berbagai sumber daya yang tersedia bagi sistem akuntansi
yang akan dikembangkan nanti. Sumber daya tersebut meliputi keahlian manajemen, keahlian
klerikal, dan ekuipmen yang sekarang digunakan untuk menjalankan sistem akuntansi.
4. Pengetahuan konversi. Pada saat sistem akuntansi yang baru diimplementasikan, analis sistem
perlu memiliki informasi tentang kegiatan yang sebelumnya dilaksanakan sengan sistem yang
lama dan yang akan dilaksanakan dengan sistem akuntansi yang baru. Pengetahuan ini merupakan
dasar bagi analis sistem dalam menghentikan kegiatan-kegiatan yang dilakukan dengan sistem
yang lama untuk digantikan dengan kegiatan-kegiatan yang dirancang dalam sistem akuntansi
yang baru.
5. Titik awal yang sama dalam menuju ke perubahan baru. Dalam mengkomunikasikan
perubahan-perubahan yang dirancang dengan dilaksanakannya sistem akuntansi yang baru, analis
sistem akan menghadapi sikap penolakan atau keengganan karyawan pelaksana mau pun pemakai
informasi untuk berubah ke dalam sistem akuntansi yang baru. Untu mengurangi sikap tersebut,
analis sistem dapat membuat perbandingan antara sistem lama dengan sistem yang baru, untuk
menunjukkan bahwa sistem yang baru tidak seluruhnya merupakan sistem baru, namun beberapa
unsur yang ada dalam sistem lama masih dipertahankan atau sedikit mengalami perubahan dalam
sistem akuntansi yang baru. Dengan demikian analis sistem dan karyawan yang akan
mengoperasikan sistem serta pemakai informasi dapat bertolak dari titik awal yang sama, yaitu
 kondisi sistem akuntansi yang lama, untuk berangkat ke
sistem akuntansi baru yang telah dirancang.
sumber intern lain yang paling penting dalam
melaksanakan analisis sistem adalah orang. Orang-orang dalam
organisasi tidak yang hanya yang menjabat sebagai manajer,
namun mencangkup pula karyawan operasi dan karyawan yang melaksanakan pekerjaan klerikal.
Syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh informasi dapat dinyatakan dengan baik oleh para pemakai
informasi. Analis sistem dapat membantu para pemakai informasi di dalam merumuskan persyaratan
yang melekat dalam informasi yang mereka perlukan.
Sumber intern kedua yang dapat dipakai dalam melaksanakan analisis sistem adalah
pekerjaan tulis menulis (paperwork) dalam organisasi. Pekerjaan tulis menulis dalam hampir semua
organisasi dapat digolongkan ke dalam (1) yang menggambarkan bagaimana organisasi dibentuk
strukturnya, (2) apa yang sedang dikerjakan atau selama ini dikerjakan oleh organisasi, dan (3) apa
yang direncanakan untuk dikerjakan oleh organisasi.
Sumber ketiga yang dapat dipakai dalam analisis sistem adalah hubungan. Hubungan
antarkaryawan, antardepartemen, atau antarfungsi dapat menyediakan bagi analis sistem suatu
informasi yang sebelumnya tidak diketahui oleh analis sistem melalui dokumentasi yang dilakukan
oleh organisasi.
Apakah analis sistem dapat menggunakan sumber luar dalam analis sistem? Perusahaan lain
yang menggunakan sistem akuntansi yang serupa dengan yang digunakan sekarang oleh perusahaan
dapat digunakan sebagai sumber informasi dalam analisis sistem. Buku teks, majalah yang diterbitkan
oleh organisasi professional, dan brosur penjualan yang diterbitkan oleh penjual perangkat kertas
pengolahan data merupakan sumber informasi yang baik dari pihak luar dalam tahap analis sistem.
Teknik pengumpulan informasi dalam analisis sistem
Dalam tahap analisis sisteam, pengumpuln informasi dilaksanakan analis sistem dengan cara
(1) wawancara, (2) kuesioner, (3) metode analis kelompok, (4) pengamatan, dan (5) pengambilan
sampel dan pengumpulan dokumen. Dalam banyak hal, wawancara merupakan cara terbaik untuk
mengumpulkan data dalam tahap analisis sistem.
Dalam tahap analis sistem, bentuk-bentuk pertanyaan yang diajukan oleh analis sistem adalah
sebagai berikut:
1. Apakah laporan keuangan ini mneyajikan informasi sesuai yang saudara perlukan?
2. Bagaimana memperbaiki mutu informasi yang dicantumkan dalam laporan keuangan yang
saudara terima?
3. Apa pekerjaan saudara?
4. Apakah yang akan saudara capai melalui pekerjaan saudara?
5. Informasi apa yang saudara terima sekarang untuk mencapai tujuan pekerjaan saudara?
6. Informasi keuangan tambahan apa yang saudara perlukan?
Metode analisis kelompok digunakan jika (1) sistem yang
dianalisis berdampak kepada beberapa kelompok pemakai
informasi yang mempunyai berbagai kegiatan yang berbeda dan
berbagai kepentingan yang berbeda, (2) sistem yang dianalisis
akan mengubah hubungan yang sudah terbina antarmanusia, antarmesin, dan antarmetode, (3) sistem
yang dianalisis akan melayani fungsi bisnis yang baru yang sebelumnya perusahaan tidak memiliki
pengalaman menjalankan fungsi tersebut.
Penyusunan laporan hasil analisis sistem
Hasil akhir proses analisis sistem disajikan oleh analis sistem dalam suatu laporan yang
disebut laporan hasil analisis sistem. Laporan ini merupakan dokumen tertulis yang dibuat oleh analis
sistem untuk diserahkan kepada pemakai informasi. Laporan ini berisi temuan-temuan yang diperoleh
analis sistem dalam analisis sistem. Isi laporan hasil analisis sistem meliputi:
1. Pernyataan kembali alasan yang mendasari dan luas analisis sistem yang dilaksanakan oleh analis
sistem.
2. Daftar masalah besar yang ditemukan oleh analis sistem
3. Suatu pernyataan persyaratan informasi yang diperlukan oleh pemakai informasi
4. Suatu pernyataan tentang asumsi penting yang dibuat oleh analis sistem selama melaksanakan
analisis sistem.
5. Suatu proyeksi sumber daya yang diperlukan beserta biaya yang dibutuhkan dalam perancangan
sistem akuntansi yang baru, atau pengubahan sistem yang sekarang digunakan oleh perusahaan.
Proyeksi ini mencangkup kelaikan dilanjutkanya tahap-tahap berikutnya pengembangan sistem
akuntansi.
6. Rekomendasi yang bersangkutan dengan sistem yang diusulkan atau persyaratan-persyaratan
yang harus dipenuhi oleh sistem yang diusulkan tersebut.

DESAIN SISTEM
Desain adalah proses penerjemahan kebutuhan pemakai informasi ke dalam alternatif ke
dalam alternatif rancangan sistem informasi yang diajukan kepada pemakai informasi untuk
dipertimbangkan. Tahap desain sistem ini dibagi menjadi lima tahap:
1. Esain sistem secara garis besar
2. Penyususnan usulan desain sistem secara garis besar
3. Evaluasi sistem
4. Penyusulan laporan final desain sistem secara garis besar
5. Desain sistem secara rinci
Pengembangan sistem akuntansi dapat disamakan dengan
pembangunan gedung sekolah. Pada tahap awal pembangunan
gedung sekolah, arsitek melakukan wawancara dengan pengurus
sekolah untuk memperoleh informasi tentang kebutuhan
pengurus sekolah, seperti kebutuhan ruang, fasilitas olah raga,
alat bantu pengajaran yang akan dipasang dalam gedung, dan lain-lain kebutuhan. Berdasarkan
informasi tentang kebutuhan pengurus sekolah, arsitek kemudian membuat rancangan garis besar
bangunan gedung sekolah yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan pengurus sekolah. Desain
secara garis besar tersebut kemudian ditawarkan kepada pengurus sekolah untuk dipertimbangkan.
Pengurus sekolah dan arsitek bersama-sama melakkukan evaluasi terhadap desain gedung sekolah
secara garis besar tersebut. Hasil evaluasi terhadap desain gedung secara garis besar kemudian dipakai
oleh arsitek untuk membuat desai gedung secara rinci. Tahap desain gedung sebenarnya berjalan
bolak-balik antara desain garis besar,evaluasi, dan desain rinci, sampai akhirnya arsitek menghasilkan
desain rinci yang memenuhi kebutuhan pengurus sekolah.
Desain sistem secara garis besar
Seperti halnya dengan yang ditempuh oleh seorang arsitek dalam pembangunan gedung
sekolah tersebut di atas, dalam pembangunan sebuah sistem informasi, Analis sistem telah
memperoleh informasi berikut ini dari tahap analisis sistem yang dilakukan:
1. Informasi yang dibutuhkan oleh pemakai beserta persyaratan-persyaratan yang melekat dalam
informasi tersebut.
2. Luar sistem
3. Sunber daya yang dimiliki oleh perusahaan (orang, mesin, uang, material, dan metode)
Berdasarkan informasi yang diperolehnya dalam tahap analis tersebut, analis sistem kemudian
menawarkan berbagai alternatif desain seara garis besar sistem informasi untuk , menghasilkan
informasi yang diperlukan oleh pemakai. Berbagai alternatif desain secara garis besar sistem
informasi tersebut terdiri dari desain masing-masing unsur blok bangunan sistem informasi, yang
meliputi desain keluaran, masukan, model, teknologi, basis data, dan pengendalian.
Analis sistem adalah seorang yang ahli yang mampu menyajkan berbagai alternatif desain
sistem informasi yang memungkinkan pemakai informasi memilih di antara berbagai desain yang
ditawarkan oleh analis sistem.penyajian desain sistem informasi secara garis besar memberi
kesempatan kepada pemakai informasi melihat dengan berbagai macam cara untuk memenuhi
kebutuhan informasi mereka, sehingga desain yang baiklah yang nantinya akan diimplementasikan.
Umumnya pemakai informasi tersebut ditujukan kepada mereka
Penyusunan usulan desain sistem secara garis besar
Usulan desain sistem secara garis besar disusun untuk mengkomunikasikan secara tertulis
kepada pemakai informasi bagaimana sistem informasi yang dirancang secara garis besar memenuhi
kebutuhan mereka akan informasi. Isi usulan desain sistem secra
garis besar adalah sebagai berikut:
1. Pernyataan kembali alasan dilakukannya pekerjaan
pengembangan sistem informasi. Dalam bagian ini analis
sistem menghubungkan persyaratan-persyaratan dari
berbagai tujuan yang ditetapkan oleh pemakai informasi dengan usulan desain yang diajukan oleh
analis sistem.
2. Berbagai alternatif sistem informasi yang dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan pemakaian
informasi. Penyajian lebih dari satu alternatif desain dimaksudkan untuk:
a. Memungkinkan pemakai informasi melakukan pilihan di antara alternatif desain yang
disajikan oleh analis sistem.
b. Menunjukkan kepada pemakai informasi bahwa setiap alternatif desain sistem memiliki
dampak signifikan yang berbeda terhadap organisasi. Sebagai contoh desain sistem informasi
A memenuhi 90% persyaratan yang ditentukan oleh pemakai informasi, namun biaya
pengembangan sistem informasi tersebut lebih mahal 40% dibandingkan dengan desain
sistem informasi B.
3. Sumber daya yang diperlukan untuk mengimplementasikan dan mempertahankan masing-masing
alternatif desain sistem.
4. Asumsi-asumsi kritis atau masalah-masalah yang belum terpecahkan yang mungkin berdampak
terhadap desain final sistem informasi.
Usulan desain sistem secara garis besar disajikan oleh analis sistem kepada pemakai
informasi. Pemakai informasi mengajukan kritik dan saran atas desain sistem informasi secara garis
besar yang disajikan oleh analis sistem. Pembetulan dan penyempurnaan dilakukan oleh analis sistem
terhadap desain sistem secara garis besar.
Evaluasi sistem
Dalam tahap desain sistem secara garis besar, analis sistem merancang secara garis besar
masing-masing blok bangunan sistem informasi, kecuali blok teknologi. Blok teknologi dirancang
oleh ahli sistem setelah pemakai informasi menyetujui isi laporan desain sistem secara garis besar.
Dalam tahap evaluasi sistem analis sistem menentukan persyaratan yang harus dipenuhi oleh
blok teknologi dalam menjalankan sistem informasi yang dirancang dan memilih penjual teknologi
yang memiliki kemampuan untuk memenuhi persyaratan yang dituntut oleh sistem informasi.
Penyusunan laporan final desain sistem secara garis besar
Berdasarkan hasil diskusi antara pemakai informasi dengan analis sistem dalam penyajian
usulan desain secara garis besar dan evaluasi sistem, analis sistem kemudian membuat “laporan final
desain sistem secara garis besar.”
Desain sistem seraca rinci
 Dalam tahap ini, analis sistem melakukan desain rinci
masing-masing blok bangunan sistem informasi menjadi
bangunan sistem informasi yang mampu memenuhi kebutuhan
informasi para pemakai. Jika misalnya dalam tahap desain
secara garis besar sistem informasi dirancang untuk
menghasilkan laporan umur piutang, dalam tahap desain rinci, analis sistem merancang format
laporan, isi laporan, distribusi laporan, pisah batas data yang dipakai sebagai bahan laporan,
pengendalian atas laporan, dan sebagainya.
Penyususnan laporan final desain sistem secara rinci
Hasil desain rinci sistem informasi ini disajikan oleh analis sistem dalam dokumentasi tertulis
yang disebut: “laporan final desain sistem secara rinci.”

IMPLEMENTASI SISTEM
Implementasi adalah pendidikan dan pelatihan pemakai informasi, pelatihan dan koordinasi
teknisi yang akan menjalankan sistem, pengujian sistem yang baru, dan pengubahan yang dilakukan
untuk membuat sistem informasi yang telah dirancang menjadi dapat dilaksanakan secara opersaional.
Puncak segala kegiatan pengembangan dan perancangan sistem informasi adalah terletak pada tahap
implementasi.
Dalam tahap implementasi ini, analis sistem menyusun laporan final implementasi sistem
yang terdiri dari dua bagian: rencana implementasi dan hasil pelaksanaan implementasi. Rencana
implementasi disusun sebelum tahap pelaksanaan sistem dilaksanakan. Bagian ini berisi rencana
pengujian berbagai blok bangunan sistem informasi, seperti blok keluaran, masukan, model, teknologi
basis data, dan pengendalian. Di samping ini, dalam bagian ini dicantumkan pula rencana konversi
sistem lama ke sistem baru. Selama pelaksanaan sistem berlangsung, analis sistem melakukan
dokumentasi perubahan-perubahan yang dilakukan untuk menyempurnakan sistem oleh para pemakai
informasi. Hasil pelaksanaan sistem, dan penerimaan sistem oleh para pemakai informasi. Hasil
pelaksanaan sistem ini merupakan bagian dalam laporan final implementasi sistem.
Persiapan implementasi sistem
Impelementasi sistem sangat ditentukan oleh perencanaan yang dibuat untuk pelaksanaan
implementasi sistem. Meskipun suatu sistem akuntansi telah dirancang dengan baik, namun sebagian
besar sukses pengembangan sistem ditentukan oleh bagaimana baiknya perencanaan implementasi
sistem disusun dan dilaksanakan. Suatu sistem akuntansi yang tidak mampu memenuhi kebutuhan
pemakai dan penuh dengan kesalahan akan berdampak lama bagi pemakai, mexkipun kekurang-
kekurangan tersebut dapat diatasi. Oleh karena itu, bagian yang penting dari laporan final
implementasi sistem adalah perencanaan implementasi sistem.
Pendidikan dan pelatihan karyawan
Jika sistem akuntansi baru dikembangkan dalam
perusahaan dan diharapkan dapat dimanfaatkan dengan berhasil,
setiap orang yang terkait dengan sistem tersebut harus dibuat
sadar tentang tanggung jawabnya masing-masing terhadap
pelaksanaan bagian sistem yang menjadi tanggung jawabnya dan tentang apa yang dapat
dimanfaatkan dari sistem tersebut bagi pelaksanaan tufgasnya.
Oleh karena itu, dalam tahap implementasi perlu dilakukan pendidikan dan pelatihan
karyawan yang akan mengikuti pendidikan dan pelatihan dibagi menjadi dua golongan karyawan dari
manajemen, staf, di berbagai daerah fungsional sepertii pemasaran, personalia, pemakai informasi dan
karyawan pelaksanaan sistem. Karyawan pemakai informasi terdiri dari manajemen, staf, diberbagai
fungsional seperti pemasaran, personalia, hubungan masyarakat, istilah pendidikan digunakan untuk

menyadarkan pemakai informasi tentang informasi yang dihasilkan oleh sistem dan berbagai
persyaratan yang ditetapkan oleh pemakai yang dapat dipenuhi oleh sistem akuntansi yang dirancang.
Pelatihan karyawan ditujukan kepada karyawan yang akan mengoperasikan sistem akuntansi.
Karyawan yang mengoperasikan sistem terdiri dari karyawan yang bertugasuntuk menyiapkan
masukan, mengolah data, dan mengoperasikan dan menjaga komponen fisik dan logis sistem
akuntansi. Pelatihan ditujukan kepada karyawan yang mengoperasikan sistem untuk menyiapkan
mereka menghadapi awal pengoperasian sisten. Namun, pelatihan tidak hanya berhenti sampai di sini
saja. Perusahaan harus menyususn program pelatihan yang bersinambung untuk mengantisipasi
masuknya karyawan yang baru dan kemungknan terjadinya perubahan terhadap sistem akuntansi yang
digunakan oleh perusahaan.
Konversi sistem
Perubahan dari sistem lama ke sistem baru memerlukan pendekatan konversi tertentu.
Terdapat empat pilihan utama pendekatan yang digunakan untuk mengubah sistem lama ke sistem
baru: (1) langsung, (2) parallel, (3) pendekatan modular, (4) phase-in.
Konvesi langsung. Konversi langsung adalah implementasi sistem baru secar langsung dan
menghentikan segera pemakaian sistem yang lama. Pendekatan ini cock digunakan dalam situasi (10
sistem baru tidak menggantikan sistem manapun yang sekarng sigunakan oleh perusahaan, (2) sistem
lama diputuskan sama sekali tidak memiliki manfaat atau nilai, (3) sistem baru sangat kecil dan sangat
sederhana, (4) desain sistem baru sangat berbeda dengan desain sistem lama dan perbandingan
diantara keduanya tidak bermanfaat. Gambar berikut ini melukiskan pendekatan konversi langsung.

Sistem lama Sistem baru

Konversi paralel, konversi paralel adalah implementasi sistem baru secara bersamaan dengan
pemakaian sistem yang lama selama jangka waktu tertentu. Dalam pendekatan ini, keluaran sistem
baru selama jangka waktu tertentu dibandingkan dengan keluaran sistem lama dan perbedaan yang
timbul direkonsiliasi. Pendekatan ini memberikan perlindungan bagi organisasi dan kemungkinan
kegagalan sistem yang baru dalam menghasilkan keluaran yang diperlukan. Pendekatan konversi
paralel tentu saja memerlukan biaya yang bersangkutan dengan dilaksanakan dua sistem untuk jangka
waktu tertentu guna menghasilkan keluaran yang sama
Konversi modular. Konversi modular seringkali disebut dengan oendekatan pilot project adalah
implementasi sistem baru ke dalam organisasi secara sebagian-sebagian. Sebagai contoh, sistem
akuntansi piutang yang baru diterapkan di cabang A, dan jika berhasil, kemudian diimplementasikan
ke seluruh perusahaan. Keuntungan penggunaan pendekatan konveri modular adalah (1) risiko
kegagalan sistem dapat dibatasi di temoat yang terbatas, (2) masalah yang timbul dalam sistem yang
baru dapat segera dibetulkan sebelum diimplementasikan ke penerapan yang lebih luas, (3) karyawan
dari tempat lain yang akan mengoperasikan sistem dapat dilatih di tempat yang dijadikan pilot project
sebelum mengopersaikan sistem ini ditempat mereka sendiri. Kelemahan yang melekat dalam
pendekatan ini adalah (1) diperlukan periode yang lebih lama untuk menerapkan sistem baru dalam
perusahaan secara keseluruhan, (2) tidak semua sistem dapat diimplementasikan dengan pendekatan
ini, (3) tidak semua organisasi dapat menetapakan pendekatan ini. Gambar berikut ini melukiskan
pendekatan konversi modular.
Sistem lama Sistem lama Sistem lama Sistem lama

Sistem lama Sistem lama Sistem baru Sistem batu

Konversi phase-in. konversi phase-in adalah mirip dengan konversi modular. Beda yang ada di
antara keduanya adalah terletak pada konversi modular membagi organisasi untuk implementasi
sistem baru, sedangkan pada konversi phase-in, yang dibagi adalah sistemnya sendiri. Sebagai contoh,
misalnya pengumpulan data dengan sistem baru diimplementasikan dengan cara memebuat
mekanisme hubungan (interface mechanism) dengan sistem lama. Interface tersebut memungkinkan
sistem lama menggunakan masukan yang berasal dari sistem pengumpulan data yang baru. Setiap kali
bagian sistem yang baru diimplementasikan.
Analis sistem merancang mekanisme hubungan antara sistem
baru dengan sistem lama. Gambar berikut ini implementasi
dengan pendekatan phase-in.

Sistem lama

Sistem baru

SIMBOL UNTUK PEMBUATAN BAGAN ALIR DATA (DATA FLOW DIAGRAM)

Bagan alir yang baik dan jelas memerankan bagian yang penting dalam perancangan sistem
informasi yang komleks dan pengembangan program komputer. Bagan alir data adalah sustu model
yang menggambarkan suatu aliran data dan proses untuk mengolah data dalam suatu sistem. Simbol
pengolahan digunakan untuk menunjukkan tempat-tempat dalam sistem informasi yang mengolah
atau mengubah data yang diterima menjadi data yang mengalir ke luar. Nama pengolahan data ditulis
di dalam simbol pengolahan. Nomor urut pengolahan ditulis di bagian atas simbol pengolahan. Aliran
material ditunjukkan dengan simbol panah berbadan lebar. Aliran data ditujukan dengan panah
berbadan garis kecil yang menggambar aliran data ditunjukkan dengan panah berbadan garis kecil
yang menggambarkan aliran data melalui sistem. Aliran data dapat diibaratkan sebagai pipa yang
mengangkut paket data dari suatu sumber ke tujuan tertentu. Persegi panjang yang terbuka diujung
kanannya merupakan simbol arsip logis yang merupakan tempat penyimpanan atau pengambilan data.
Asal data disebut dengan sumber, dan tujuan data disebut dengan penerima (istilah yang digunakan
dalam Bahasa inggris adalah sink yang berarti bak cuci). Sumber dan penerima dapat berupa orang,
organisasi, atau bahkan sistem yang lain. Kotak persegi panjang merupakan simbol satuan luar sistem.
Dalam bagan alir data menunjukkan batas-batas sistem, hubungan sistem dengan satuan di luar,
proses pengolahan data, dan aliran data. Bagan alir data merupakan model logis yang menunjukkan
disk, pita magnetic, printer, komputer, atau alat fisik lain. Gambar simbol bagan alir data
Simbol untuk pembuatan bagan alir dokumen (document flowchart)
berikut ini adalah simbol-simbol standar dengan maknanya mesing-masing.

Dokumen. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan semua jenis dokumen, yang merupakan
formulir yang digunakan untuk merekam data terjadinya suatu transaksi. Namun dokumen
dicantumkan ditengah simbol. Contoh dokumen yang digambarkan dengan simbolm ini adalah: faktur
penjualan, surat order pembelian, cek, bukti memorial, bukti kas keluar (voucher), surat permintaan
dan pengeluaran barang gudang, faktur dari pemasok, dan bukti kas masuk. Bagan alir harus
menunjukkaan dengan jelas dari mana suatu dokumen masuk ke dalam sistem dan ke mana (sistem
lain) dokumen keluar dari sistem.

1
2
faktur
Dokumen dan tembusannya. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan dokumen asli dan
tembusanya. Nomor lembar dokumen dicantumkan disudut kanan stas.

Surat masuk 2

SOP 2
Faktur 2
penjualan

Berdagai dokumen. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan berbagai jenis dokumen yang
digabungkan bersama di dalam satu paket. Nama dokumen dituliskan di dalam masing-masing
simbol dan nomor lembar dokumen dicantumkan di sudut kanan atas simbol dokumen yang
bersangkutan. Simbol dalam contoh tersebut menggambarkan faktur penjualan lembar ke-3 dilampiri
dengan surat order penjualan lembar ke-1 dan surat muat.

Catatan. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan catatan akuntansi yang digunaka untuk
mencatat data yang direkam sebelunya di dalam dokumen atau formulir. Nama catatan akuntansi
dicantumkan didalam simbol ini. Catatan akuntansi yang digambarkan dengan simbol ini adalah:
jurnal, buku pembantu, dan buku besar.

Penghubung pada halaman yang sama. (on-page connector). Dalam menggambarkan bagan alir,
ares dokumen dibuat mengalir dari atas ke bawah dan dari kiri ke kanan. Karena keterbatasan ruang
halaman kertas untuk menggambar, maka diperlukan simbol penghubung untuk memungkinkan aliran
dokumen berhenti di suatu lokasi pada halaman tertentu dan kembali berjalan di lokasi lain pada
halaman yang sama. Dengan memperhatikan nomor yang tercantum di dalam simbol penghubung
pada halaman yang sama, dapat diketahui aliran dokumen dalam
sistem akuntansi yang digambarkan dalam bagan alir.

Akhir arus dokumen dan mengarahkan pembaca ke simbol penghubung halaman yang sama yang
bernomor seperti yang tercantum di dalam simbol tersebut

Awal arus dokumen yang berasal dari simbol penghubung halaman yang sama, yang bernomor seperti
yang tercantum di dalam simbol tersebut.

Penghubung pada halaman yang berbeda (off-page connector). Jika untuk menggambarkan bagan
alir suatu sistem akuntansi diperlukan lebih dari satu halaman, simbol ini harus digunakan untuk
menunjukkan kemana dan bagaimana bagan alir terkait satu dengan lainnya. Nomor yang tercantum
di dalam simbol penghubung menunjukkan bagaimana bagan alir yang tercantum pada halaman
tertentu terkait dengan bagan alir yang tercantum pada halaman yang lain.

Kegiatan manual. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan kegiatan manual seperti: menerima
order dari pembeli, mengisi formulir, membandingkan, memeriksa dan berbagai jenis kegiatan
klerikal yang lain. Uraian singkat kegiatan manual dicantumkan di dalam simbol ini.
Keterangan, komentar. Simbol ini memungkinkan ahli sistem
menambahkan keterangan untuk memperjelas pesan yang
disampaikan dalam bagan alir.

Arsip sementara. Simbol ini digunakan untuk menunjukkan tempat penyimpanan dokumen, seperti
almari arsip dan kotak arsip. Terdapat dua tipe arsip dokumen: arsip sementara dan arsip permanen.
Arsip sementara adalah tempat penyimpanan dokumen yang dokumennya akan diambil kembali dari
arsip tersebut di masa yang akan datang untuk keperluan pengolahan lebih lanjut terhadap dokumen
tersebut. Untuk menunjukkan urutan pengarsipan dokumen digunakan simbol berikut ini:
A = menurut abjad
N =menuntut nomor urut
T = kronologis menurut tanggal

Arsip permanen. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan arsip pemanen yang merupakan
tempat penyimpanan dokumen yang tidak akan diproses lagi dalam sistem akuntansi yang
bersangkutan.

On-line computer process. Simbol ini menggambarkan pengolahan data dengan komputer secara –n-
line. Nama program ditulis di dalam simbol.

Keying (typing,verifying). Simbol ini mneggambarkan pemasukan data ke dalam komputer melalui
on-line terminal.
Pita magnetik (magnetic tape). Simbol ini menggambarkan
arsip komputer yang berbentuk pita magnetik. Nama arsip
ditulis di dalam simbol.

On-line storage. Simbol ini menggambarkan arsip komputer yang berbentuk on-line (di dalam
memory komputer).
Ya

Tidak
Keputusan. simbol ini menggambarkan keputusan yang harus dibuat dalam proses pengolahan data.
Keputusan yang dibuat ditulis di dalam simbol.

Garis alir (flowline). Sibol ini menggambarkan arah proses pengolahan data. Anak panah tidak
digambarkan jika arus dokumen mengarah ke bawah dan ke kanan. Jika arus dokumen mengalir ke
atas atau ke kiri, anak panah perlu dicantumkan.

Persimpangan garis alir. Jika dua garis alir brsimpangan, untuk menunjukkan arah masing-masing
garis, salah satu garis dibuat sedikit melengkung tepat pada persimpangan ke dua garis tersebut.

Pertemuan garis alir. Simbol ini digunakan jika dua garis alir bertemu dan salah sat ugaris alir
bertemu dan salah sat ugaris mengikuti arus garis lainnya.

Mulai/berakhir (terminal). Simbol ini untuk menggambarkan awal dan akhir suatu sistem akuntansi.

Dari pemasok
Masuk ke sistem. Karena kegiatan di luar sistem tidak perlu
digambarkan dalam bagan alir, maka diperlukan simbol untuk
menggambarkan masuk ke sistem yang digambarkan dalam
bagan alir.

Ke sistem penjualan
Keluar ke sistem lain. Karena kegiatan di luar sistem tidak perlu digambarkan dalam bagan alir,
maka diperlukan simbol untuk menggambarkan keluar ke sistem lain.
Untuk menggambarkan aliran dokumen dalam sistem tertentu, digunakan simbol-simbol
tersebut di atas dalam suatu bagan alir dokumen (document flowchart). Dalam bagan alir, arus
dokumen digambarkan berjalan dari kiri ke kanan dan dari atas ke bawah. Arah perjalanan dokumen
ini dapat diikuti dengan melihat nomor dalam simbol penghubung pada halaman yang sama (on-page
connector) atau nomor dalam simbol penghubung pada halaman yang berbeda (off-page connector).
Penggunaan bagan alir lebih bemanfaat dibandingkan dengan uraian tertulis dalam
menggambarkan suatu sistem. Manfaat tersebut adalah sebagai berikut:
1. Gambaran sistem secara menyeluruh lebih mudah diperoleh dengan menggunakan bagan alir.
2. Perubahan sistem lebih mudah digambarkan dengan menggunakan bagan alir.
3. Kelemahan-kelemahan dalam sistem dan identifikasi bidang-bidang yang memerlukan perbaikan
lebih mudah ditemukan dengan bagan alir.
4. Dokumentasi sistem akuntansi dilakukan dengan menggunakan bagan alir.
Berikut ini diberikan contoh penggunaan sebagai simbol-simbol bagan alir dokumen untuk
menggambarkan transaksi permintaan dan pengeluaran barang dari gudang. Misalnya informasi
mengenai transaksi tersebut telah dikumpulkan oleh analis sistem., dan informasi ini dipakai sebagai
bahan untuk membuat bagan alir dokumen.
Unit organisasi pemakai
1. Mengisi bukti penerimaan dan pengeluaran barang gudang (BPPBG) 3 lembar.
2. Meminta otorisasi dari kepala bagian yang bersangkutan.
3. Menyerahkan 3 lembar BPPBG tersebut ke bagian gudang.
4. Menerima barang dari bagian gudang disertai dengan BPPBG lembar ke-2
5. Mengarsipkan BPPBG lembar ke-3 menurut nomor unitnya.
Bagian gudang
1. Menerima 3 lembar BPPBG dari unit organisasi pemakai.
2. Mengambilkan barang dengan jenis dan jumlah seperti yang tercantum dalam BPPBG.
3. Mengisikan kuantitas barang yang diserahkan pada BPPBG (3 lembar).
4. Mencatat BPPBG dalam kartu gudang.
5. Mendistribusikan BPPBG sebagai berikut:
Lembar ke-1: bagian akuntansi
Lembar ke-2: unit organisasi pemakai bersamaan
dengan penyerahan barang
Lembar ke-3: arsip bagian gudang menurut tanggal.
Bagian akuntansi
1. Menerima BPPBG lembar ke-1 dari bagian gudang.
2. Mengisi harga pokok satuan barang pada BPPBG berdasar kartu persediaan.
3. Menghitung dan mengisi harga pokok total (kuantitas yang dipakai x harga pokok satuan)
pada BPPBG.
4. Mencatat BPPBG dalam kartu persediaan.
5. Mencatat BPPBG dalam kartu biaya
6. Mengarsipkan BPPBG menurut nomor urutnya.

REFERENSI

1. Romney, Marshall B dan Steinbart, Paul John. 2017. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi
13 (Edisi Indonesia). Jakarta. Salemba Empat.
2. Marshall B. Romney, Paul J. Steinbart. 2017. Accounting Information Sistem
3. Mulyadi. 2008. Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat