SISTEM INFORMASI DAN PENGENDALIAN INTERNAL

SAP 3

Oleh :
Kelompok 5
Quita Amelia Budiana (2007611005)
Ni Made Cesya Pratiwi (2007611007)
P. Iwan Kurniawan (2007611012)

FAKUTLAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS UDAYANA
DENPASAR

2020
A. SIKLUS PEMROSESAN DATA

Memproses berbagai transaksi yang terjadi dalam perusahaan secara efektif dan efisien

merupakan salah satu fungsi dari sistem informasi yang dalam hal ini adalah sistem informasi

akuntansi. Dalam sistem manual yang tidak menggunakan teknologi informasi, data dimasukkan

ke dalam jurnal dan buku besar yang berbasis kertas, sedangkan dalam system yang sudah

berbasis computer dan direkam ke dalam komputer dan disimpan dalam database. Kegiatan-

kegiatan yang dilakukan terhadap data untuk menghasilkan informasi yang berguna dan relevan

disebut siklus pemrosesan data (data processing cycle), proses tersebut terdiri dari empat

langkah yaitu perekaman data (data input), penyimpanan data (data storage), pengolahan data

(data processing) dan penyajian informasi (information output).

1. Perekaman Data (Data Input)

Dalam siklus pemrosesan data, perekaman data merupakan tahap pertama dimana pada

tahap ini data direkam dan dimasukkan ke dalam sistem. Perekeman data biasanya dipicu

oleh kegiatan bisnis. Data yang direkam terkait dengan kegiatan bisnis harus mencakup:

aktivitas yang terjadi, sumber daya yang terdampak oleh setiap aktivitas, dan pihak-pihak

yang terlibat dalam setiap proses. Langkah kedua adalah memastikan bahwa data yang

direkam adalah data yang akurat dan lengkap, salah satu yang dapat digunakan untuk

memastikan keakuratan maupun kelengkapan data adalah penggunaan pengendalian pada

layar pemasukan data maupun menggunakan dokumen prenumbered. Langkah ketiga dalam

proses perekaman data adalah memastikan bahwa kebijakan-kebijakan perusahaan diikuti

seperti proses persetujuan transaksi, status kredit konsumen, prosedur pemeriksaan jumlah

persediaan sebelum menerima pemesanan.

2. Penyimpanan Data

Data perusahaan merupakan salah satu sumber daya yang berharga bagi perusahaan, namun

ketersediaan data bukan merupakan hal yang cukup untuk dapat membuat perusahaan

mampu menggunakan data-data tersebut untuk meningkatkan keunggulan bersaingnya.

Untuk dapat berguna data harus dapat dengan mudah diakses dan digunakan. Dalam system

informasi akuntansi, data dikelompokan dengan tujuan dapat memudahkan dalam proses

temu kembali dan digunakan untuk pengambilan keputusan. Data dapat disimpan dalam

bentuk ledger maupun subsidiary ledger. Antara ledger dan subsidiary ledger memiliki

control account, yang dapat digunakan untuk menjaga keakuratan data dalam sistem

informasi akuntansi. Data-data dalam ledger diatur secara logis dengan pengelompokan data

(coding) dengan cara-cara yang sistematis, yaitu:

a. Sequence Code, Data-data diberi kode nomor secara berurutan.

b. Block Code, Data-data diberi nomor-nomor dengan jarak urutan tertentu berdasarkan

jenis datanya.

c. Group Code, Data-data diberi kode dengan menggunakan grup dan subgroup.

d. Mnemonic Code, Data-data diberi kode dengan menggunakanhuruf dan angka.

Chart of Account, atau daftar akun adalah sebuah daftar yang berisikan akun-akun yang

digunakan dalam perusahaan yang sudah dikelompokan dan diurutkan dalam membantu

penyusunan laporan keuangan. Daftar akun dibuat sesuai dengan kebutuhan perusahaan,

yang umumnya disusun sesuai dengan standar pelaporan akuntansi yang diikuti oleh

perusahaan. Jurnal, sebelum dilakukan pencatatan ke ledger atau buku besar, pada umumnya

data dicatatkan ke dalam jurnal yang dapat berupa jurnal umum ataupun jurnal khusus.

Audit Trail, adalah data yang direkam untuk menunjukkan jejak perjalanan data, sejak dari
 masukan sampai keluaran atau sebaliknya, dalam jejak audit ini dicatat jejak-jejak sebagai

referensi untuk dapat menelusuri perjalanan data dalam perusahaan. Penyimpanan data

dalam system informasi berbasis computer disusun atau dikelompokkan dalam beberapa

istilah yaitu entity, attributes, field, record, data value, dan file. Untuk file terdiri dari

master file dan transaction file. Entity, merupakan tempat dimana informasi mengenai

karyawan, inventory maupun konsumen disimpan, attribute menjelaskan mengenai apa yang

disimpan dalam entity, untuk karyawan dapat memiliki attribute posisi, besarnya gaji,

alamat, untuk inventory dapat berupa harga dan tanggal pembelian. Field, merupakan tempat

penyimpanan data secara fisik dalam computer, beberapa fields membentuk file. Records

menyimpan data-data yang disebut dengan value. Master file merupakan yang bersifat

permanen yang menyimpan data yang sama untuk beberapa periode akuntansi, sedangkan

transaction file menyimpan data-data transaksi yang terjadi dalam kegiatan operasional

perusahaan sehari-hari. Beberapa master file dan beberapa transaction file disimpan secara

terkoordinasi disebut dengan database.

3. Pemrosesan Data

Setelah data direkam kedalam sistem, maka perusahaan harus melakukan pemrosesan data

agar database tetap mutakhir. Proses tersebut adalah creating, reading, updating, dan

deleting (CRUD).

a. Creating, adalah proses pembuatan record baru, seperti merekam karyawan baru.

b. Reading, adalah proses mengambil atau membaca data sebelum disimpan.

c. Updating, adalah proses pemutakhiran data sesuai dengan kegiatan aktivitas bisnis.

d. Deleting, adalah menghapus data sesuai dengan kebijakan penghapusan data yang

ditetapkan oleh perusahaan.

4. Penyajian Informasi

Tahap terakhir dari siklus pemrosesan data adalah penyajian informasi yang dapat berupa

dokumen, maupun laporan. Dokumen maupun laporan yang dibutuhkan dapat berupa

dokumen atau laporan tercetak ataupun dalam bentuk digital yang ditampilkan melalui

tampilan layar.

B. PROSEDUR DAN DOKUMEN YANG DIGUNAKAN UNTUK PENGUMPULAN

DAN PEMROSESAN DATA

Sebagian besar organisasi bisnis, menggunakan dokumen yang berbentuk paper untuk

mengumpulkan data mengenai kegiatan bisnis mereka. Dokumen kemudian dipindahkan ke

komputer. Bila data yang dimasukkan menggunakan layar komputer, mereka sering

mempertahankan nama yang sama dan format dasar sebagai sumber dokumen paper itu diganti.

Perubahan haluan dokumen yaitu output perusahaan yang dikirim ke pihak eksternal, yang sering

menambahkan data ke dokumen, dan kemudian dikembalikan kepada perusahaan sebagai

dokumen masukan. Dokumen berada dalam bentuk yang dapat dibaca mesin untuk memudahkan

pengolahan dokumen selanjutnya sebagai catatan masukan. Contohnya yaitu tagihan utilitas

yang dikirimkan ke pelanggan, kembali dengan pembayaran pelanggan, dan dibaca oleh alat scan

khusus saat dikembalikan.

Langkah kedua dalam proses input untuk membuat data yang yakin diambil yaitu akurat dan

lengkap. Salah satu cara untuk melaksanakan ini yaitu dengan menggunakan otomatisasi sumber

data atau dirancang dengan baik dokumen turn around dan data layar entri. Dokumen yang

dirancang dengan baik dan layar meningkatkan akurasi dan kelengkapan dengan menunjukkan

arahan atau menanyakan wacana data apa untuk mengumpulkan, mengelompokkan pecahan
logis terkait info berdekatan, menggunakan kotak checkoff atau pull-down untuk menyajikan

pilihan yang tersedia, dan menggunakan shading dan perbatasan yang sempurna dengan terang

memisahkan item data. Kadang-kadang layar ini mirip sumber dokumen, dan user mengisi layar

dengan cara yang sama akan dokumen sumber paper.

Langkah ketiga dalam proses input untuk membuat kebijakan perusahaan diikuti, mirip

menyetujui atau memverifikasi transaksi. Sebagai contoh, suatu organisasi bisnis tidak ingin

menjual barang ke pelanggan yang tidak membayar tagihan atau menjual item untuk pengiriman

segera yang keluar dari saham. Masalah-masalah ini dicegah dengan pemrograman sistem untuk

memeriksa pelanggan batas kredit dan sejarah pembayaran, serta status persediaan, sebelum

mengkonfirmasi customer sale.