Siklus Manajemen

Sumber Daya Manusia

dan Penggajian
Kelompok 5 :
Danis Andika Setiadi

Indah Sri Damayanti

 Sistem Informasi Siklus MSDM
dan Penggajian

Aktivitas-aktivitas terkait MSDM (informasi mengenai perekrutan, pemecatan,

pemindahan, pelatihan, dsb) dan kumpulan informasi mengenai penggunaan waktu
pegawai yang terjadi setiap hari. Penggajian merupakan suatu aplikasi berkelanjutan
yang diproses dengan modus batch.
Tinjauan Proses MSDM dan
Kebutuhan Informasi
Dalam organisasi jasa profesional, seperti Kantor
Akuntan Publik (KAP) dan biro hukum, pengetahuan
dan keahlian pegawai merupakan komponen utama
dari produk perusahaan, dan biaya tenaga kerja
menunjukkan biaya utama yang dihasilkan dalam
menghasilkan pendapatan. Bahkan, pada perusahaan
manufaktur, dimana biaya tenaga kerja langsung
hanya menunjukkan sebagian dari total biaya
langsung, para pegawai adalah pemicu biaya utama
yang kualitas pekerjaannya memengaruhi
produktivitas secara keseluruhan maupun tingkat
cacat produk.
Tinjauan Proses MSDM dan
Kebutuhan Informasi
Untuk memanfaatkan pegawai perusahaan secara efektif, sistem
MSDM/penggajian harus mengumpulkan dan menyimpan informasi
yang dibutuhkan para manajer untuk menjawab berbagai pertanyaan-
pertanyaan berikut :
1. Berapa banyak pegawai yang diperlukan sebuah organisasi untuk
mencapai rencana strategisnya?
2. Pegawai mana yang memiliki keahlian khusus?
3. Keahlian mana yang pasokannya sedikit? Keahlian mana yang
pasokannya berlebih ?
4. Seberapa efektif program pelantikan terkini dalam memelihara dan
meningkatkan tingkat keahlian pegawai?
5. Apakah keseluruhan kinerja meningkat atau menurun ?
6. Apakah ada masalah-masalah dengan perputaran, keterlambatan,
atau ketidakhadiran?
Tinjauan Proses MSDM dan
Kebutuhan Informasi
Untuk menggunakan pengetahuan dan kemampuan para
pegawai secara lebih efektif, banyak organisasi berinvestasi
pada sistem manajemen pengetahuan. Sistem manajemen
pengetahuan adalah perangkat lunak yang menyimpan dan
mengelola keahlian yang dimiliki oleh pegawai individu
sehingga pengetahuan tersebut dapat dibagikan dan digunakan
oleh yang lain.
Sebagai contoh, kantor konsultan profesional sering menyediakan
jasa yang serupa ke banyak klien yang berbeda. Perangkat lunak
manajemen pengetahuan kemungkinan para konsultan untuk
menyimpan solusi-solusi mereka terhadap masalah tertentu
dalam sebuah database yang dibagikan.
 Ancaman dan Pengendalian

Data induk pegawai yang tidak akurat dapat mengakibatkan penentuan staf yang
berlebih atau kurang. Hal itu juga dapat menciptakan ketidakefisienan yang berkaitan
dengan penugasan pegawai untuk menjalankan tugas yang tidak sepenuhnya
dikuasainya. Ketidak-akuratan data induk penggajian yang mengakibatkan kesalahan
pada pembayaran pegawai dapat menciptakan masalah-masalah semangat kerja yang
signifikan. Sebagai tambahan, organisasi tersebut mungkin menanggung dengan
untuk kesalahan yang dibuat dalam pembayaran pajak penggajian. Kesalahan pada
data mengenai penggunaan waktu pegawai dapat mengakibatkan evaluasi kinerja
yang tidak akurat dan kekeliruan dalam perhitungan biaya produk dan jasa
organisasi.
Aktivitas Siklus Penggajian
 Aktivitas Siklus Penggajian
Menyajikan sebuah diagram konteks sistem penggajian. Diagram konteks tersebut
menunjukkan ada lima sumber utama input pada sistem penggajian. Departemen MSDM
memberikan informasi mengenai perekrutan, pemberhentian, dan perubahan tingkat
pembayaran (kenaikan gaji dan promosi jabatan). Para pegawai mengajukan perbuahan terkait
potongan yang mereka tentukan secara bebas (misalnya, iuran untuk dana pensiun).
Departemen-departemen memberikan data mengenai jam kerja aktual para pegawai para
petugas pemerintahan memberikan tingkat pajak dan isntruksi untuk memenuhi ketentuan
peraturan. Begitu pula dengan perusahaan asuransi serta organisasi lain yang memberikan
instruksinya agar menghitung dan membayarkan berbagai potongan gaji untuk pembayaran
pajak.
 Memperbarui Database Induk Penggajian
Aktivitas pertama dalam siklus MSDM/penggajian melibatkan pembaruan database
induk penggajian yang merefleksikan berbagai jenis perubahan yang diajukan secara
internal: perekrutan baru, pemberhentian, perubahan dalam tingkat bayaran, atau
perubahan dalam gaji tertahan yang ditetapkan. Selain itu, secara berkala data induk
perlu diperbarui untuk menunjukkan perubahan-perubahan tarif pajak dan potongan
untuk asuransi.
Menunjukkan bahwa departemen MSDM bertanggung jawab
untuk memperbaharui database penggajian untuk perubahan
yang diajukan secara internal terkait ketenagakerjaan, sedangkan
departemen penggajian memperbarui informasi mengenai tarif
pajak dan potongan penggajian lainnya ketika ia menerima
pemberitahuan perubahan dari berbagai unit pemerintahan dan
perusahaan asuransi.
 Ancaman dan Pengendalian
Pemisahan tugas secara tepat merupakan prosedur pengendalian utama
untuk menghadapi ancama tersebut. Para pegawai departemen MSDM
sebaiknya tidak secara langsung ikut serta dalam pemrosesan penggajian
atau pendistribusian cek gaji. Pemisahan tugas ini mencegah seseorang
yang memiliki akses-akses terhadap cek gaji untuk menciptakan pegawai
fiktif atau mengubah tingkat bayaran dan kemudian mengambil cek-cek
palsu tersebut. Selain itu, seluruh perubahan terhadap file induk
penggajian tersebut harus diperiksa dan disetujui oleh seseorang, yaitu
selain pihak yang merekomendasikan perubahan tersebut.
Pengendalian akses sistem penggajian penting. Sistem tersebut
seharusnya diatur untuk membandingkan ID pengguna dan kata sandi
dengan sebuah matriks. Pengendalian akses yang menjelaskan tindakan
apa yang diperbolehkan untuk dijalankan setiap pegawai dan
mengonfirmasikan file apa yang diperbolehkan untuk diakses setiap
pegawai.
 Memvalidasi Data Waktu dan Kehadiran

Langkah kedua dalam siklus penggajian adalah memvalidasi setiap data waktu
dan kehadiran pegawai. Bagi para pegawai yang dibayar berdasarkan jam,
banyak perusahaan menggunakan kartu waktu (time card) untuk mencatat waktu
kedatangan dan keberangkatan pegawai setiap harinya.
Perusahaan manufaktur juga menggunakan kartu jam kerja untuk mencatat data
secara mendetail mengenai bagaimana para pegawai menggunakan waktu
mereka (yaitu pekerjaan apa yang mereka lakukan). Para profesional pada
organisasi jasa seperti KAP; kantor hukum, dan kantor konsultan dengan cara
yang sama melacak waktu yang mereka habiskan untuk melakukan berbagai
tugas dan bagi klien yang sama saja, mereka mencatat data-data tersebut dalam
lembar waktu (time sheet).
 Ancaman dan Pengendalian

Ancaman utama terhadap aktivitas penggajian adalah data waktu dan kehadiran yang
tidak akurat. Ketidak-akuratan dalam catatan waktu dan kehadiran rapat
mengakibatkan biaya tenaga kerja yang meningkat dan laporan biaya tenaga kerja
yang keliru. Ketidak-akuratan gaji jasa tenaga kerja yang tak terbayarkan.

Otomatisasi data sumber dapat mengurangi risiko kesalahan yang tidak diinginkan
dalam pengumpulan data waktu dan kehadiran. Menggunakan teknologi untuk
menangkap data waktu dan kehadiran juga dapat meningkatkan produktivitas dan
memotong biaya.
 Menyiapkan Penggajian

Pertama, transaksi penggajian diedit dan transaksi yang divalidasi

kemudian disortir berdasarkan nomor pegawai. Jika organisasi memproses
penggajian dari beberapa divisi, setiap file transaksi penggajian juga harus
digabungkan.

Potongan penggajian dibagi ke dalam dua kategori umum: potongan pajak

gaji dan potongan sukarela. Potongan pajak gaji meliputi penghasilan
negara, negara bagian, dan daerah, begitu pula pajak Social Security.
Potongan sukarela meliputi iuran dana pensiun; premi asuransi jiwa,
kesehatan, dan asuransi kecacatan; iuran serikat; dan kontribusi untuk
berbagai sumbangan amal.
Thank You