Expenditure Cycle : Computer-Based purchases & cash disbursements applications

Siklus Pengeluaran: Aplikasi pembelian & pengeluaran tunai Berbasis Komputer

MENGGUNAKAN PROSEDUR PEMBELIAN OTOMATIS

TEKNOLOGI PENGOLAHAN BATCH
Sistem batch otomatis yang disajikan pada Gambar 5-14 memiliki banyak prosedur
manual yang serupa dengan yang disajikan pada Gambar 5-12. Perbedaan utamanya adalah
bahwa tugas akuntansi (pembukuan) sekarang otomatis.
Bagian berikut menjelaskan urutan peristiwa yang terjadi di sistem ini.

Departemen Pengolahan Data: Langkah 1

Proses pembelian dimulai di departemen pemrosesan data, di mana fungsi
pengendalian inventaris dilakukan. Ketika persediaan dikurangi oleh penjualan ke pelanggan
atau penggunaan dalam produksi, sistem menentukan apakah item yang terpengaruh dalam
file anak perusahaan persediaan telah jatuh ke titik pemesanan ulang mereka. Jika
demikian, catatan dibuat di file daftar permintaan pembelian terbuka. Setiap catatan dalam
file daftar permintaan menentukan item inventaris terpisah untuk diisi ulang. Catatan berisi
nomor item persediaan, deskripsi item, jumlah yang akan dipesan, harga satuan standar,
dan nomor vendor pemasok utama.
Informasi yang diperlukan untuk membuat catatan daftar permintaan dipilih dari
catatan anak perusahaan inventaris, yang kemudian ditandai dengan '' On Order '' untuk
mencegah item dipesan lagi sebelum pesanan saat ini tiba. Gambar 5-15 menunjukkan
struktur record untuk file yang digunakan dalam sistem ini.
 Pada akhirnya, sistem mengurutkan file daftar permintaan pembelian terbuka
berdasarkan nomor vendor dan menggabungkan beberapa item dari vendor yang sama ke
dalam satu daftar permintaan tunggal. Selanjutnya, informasi pengiriman surat vendor
diambil dari file vendor yang valid untuk menghasilkan dokumen permintaan pembelian
salinan cetak, yang masuk ke departemen pembelian.

Departemen pembelian
Setelah menerima daftar permintaan pembelian, departemen pembelian menyiapkan
PO multi bagian. Salinan dikirim ke vendor, AP, penerimaan, pemrosesan data, dan file
departemen pembelian.
Sistem pada Gambar 5-14 menggunakan prosedur manual sebagai kontrol atas proses
pemesanan. Program komputer mengidentifikasi persyaratan inventaris dan menyiapkan
daftar permintaan pembelian tradisional, tetapi agen pembelian meninjau daftar
permintaan sebelum melakukan pemesanan. Beberapa perusahaan melakukan ini untuk
mengurangi risiko menempatkan pesanan yang tidak perlu dengan vendor karena kesalahan
komputer. Intervensi manual seperti itu, bagaimanapun, memang menciptakan kemacetan
dan menunda proses pemesanan. Jika kontrol komputer yang memadai tersedia untuk
mencegah atau mendeteksi kesalahan pembelian, maka prosedur pemesanan yang lebih
efisien dapat diterapkan.

Departemen Pengolahan Data: Langkah 2

Seperti yang dijelaskan pada Gambar 5-14, salinan PO dikirim ke pemrosesan data dan
digunakan untuk membuat catatan dalam file PO yang terbuka. Permintaan terkait
kemudian ditransfer dari file daftar permintaan pembelian terbuka ke file daftar permintaan
pembelian tertutup.
Departemen Penerima
Ketika barang tiba dari vendor, petugas penerima menyiapkan laporan penerimaan
dan mengirimkan salinan ke toko (dengan barang), pembelian, AP, dan pemrosesan data.
Departemen Pengolahan Data: Langkah 3
Departemen pemrosesan data membuat file laporan penerimaan dari data yang
disediakan oleh dokumen laporan penerimaan. Kemudian program batch memperbarui file
anak perusahaan inventaris dari file laporan penerimaan. Program ini menghapus tanda ''
On Order '' dari catatan inventaris yang diperbarui dan menghitung batch total penerimaan
persediaan, yang nantinya akan digunakan dalam prosedur pemutakhiran buku besar.
Akhirnya, catatan terkait dalam file PO terbuka ditransfer ke file PO tertutup.
Akun hutang
Ketika petugas AP menerima faktur pemasok, dia mencocokkannya dengan dokumen
pendukung yang sebelumnya ditempatkan di file menunggu AP. Petugas kemudian
menyiapkan voucher, menyimpannya di file voucher yang terbuka, dan mengirimkan salinan
voucher ke pemrosesan data.
Departemen Pengolahan Data: Langkah 4
File voucher dibuat dari dokumen voucher. Program batch memvalidasi catatan
voucher terhadap file vendor yang valid dan menambahkannya ke register voucher (buka
file anak perusahaan AP). Akhirnya, total batch disiapkan untuk posting berikutnya ke akun
kontrol AP di buku besar.

pendekatan alternatif untuk otorisasi dan pemesanan persediaan.

Gambar 5-16 mengilustrasikan tiga metode umum.

Dalam alternatif satu, sistem mengambil prosedur yang ditunjukkan pada Gambar 5-
14 satu langkah lebih jauh. Sistem ini secara otomatis menyiapkan dokumen PO dan
mengirimkannya ke departemen pembelian untuk ditinjau dan penandatanganan. Agen
pembelian kemudian mengirimkan PO yang disetujui ke vendor dan mendistribusikan
salinan ke pengguna internal lainnya.
Alternatif dua mempercepat proses pemesanan dengan mendistribusikan PO
langsung ke vendor dan pengguna internal, sehingga melewati departemen pembelian
sepenuhnya. Sebaliknya, sistem membuat daftar transaksi dari item yang dipesan untuk
ditinjau oleh agen pembelian.
 Alternatif tiga mewakili teknologi rekayasa ulang yang disebut pertukaran data
elektronik. Konsep tersebut diperkenalkan pada Bab 4 untuk mengilustrasikan
penerapannya pada siklus pendapatan. Metode ini tidak menghasilkan PO fisik. Sebaliknya,
sistem komputer perusahaan jual beli dihubungkan melalui sambungan telekomunikasi
khusus. Pembeli dan penjual adalah pihak dalam pengaturan mitra dagang di mana seluruh
proses pemesanan otomatis dan tidak terhalang oleh campur tangan manusia.
Di masing-masing dari tiga alternatif, tugas otorisasi dan pemesanan diintegrasikan
dalam sistem komputer. Karena permintaan pembelian fisik tidak memiliki tujuan dalam
sistem seperti itu, permintaan tersebut tidak diproduksi. Catatan daftar permintaan digital,
bagaimanapun, akan tetap ada untuk menyediakan jejak audit.

PROSEDUR PEMBELIAN TUNAI

Departemen Pengolahan Data
Setiap hari, sistem memindai bidang DUE DATE dari register voucher (lihat Gambar 5-
15) untuk item yang jatuh tempo. Cek dicetak untuk barang-barang ini, dan setiap cek
dicatat dalam daftar cek (jurnal pengeluaran kas). Nomor cek dicatat di register voucher
untuk menutup voucher dan mentransfer barang ke file AP tertutup. Cek, bersama dengan
daftar transaksi, dikirim ke departemen pengeluaran tunai. Akhirnya, total batch AP
tertutup dan pengeluaran kas disiapkan untuk prosedur pemutakhiran buku besar.
Pada akhirnya, total batch dari AP terbuka (belum dibayar) dan tertutup (dibayar),
peningkatan persediaan, dan pengeluaran kas diposting ke kontrol AP, kontrol inventaris,
dan akun kas di buku besar. Total AP yang ditutup dan pengeluaran tunai harus seimbang.

Departemen Pembayaran Tunai

Petugas pencairan kas merekonsiliasi cek dengan daftar transaksi dan menyerahkan
bagian cek yang dapat dinegosiasikan kepada manajemen untuk ditandatangani. Cek
tersebut kemudian dikirimkan ke pemasok. Satu salinan dari setiap cek dikirim ke AP, dan
salinan lainnya diajukan untuk pencairan tunai, bersama dengan pencatatan transaksi.

Departemen Hutang
Setelah menerima salinan cek, petugas AP mencocokkannya dengan voucher terbuka
dan mentransfer item yang sekarang ditutup ini ke file voucher tertutup. Ini menyimpulkan
proses siklus pengeluaran.

MEREKAYASA SISTEM PEMBELIAN / PENGELUARAN UANG TUNAI

Sistem otomatis yang dijelaskan di bagian sebelumnya mereplikasi banyak prosedur
dalam sistem manual. Secara khusus, tugas AP untuk merekonsiliasi dokumen pendukung
dengan faktur pemasok membutuhkan banyak tenaga kerja dan mahal. Contoh berikut
menunjukkan bagaimana merekayasa ulang aktivitas ini dapat menghasilkan penghematan
yang cukup besar.
Ford Motor Company mempekerjakan lebih dari 500 pegawai di departemen AP
Amerika Utara. Analisis fungsi menunjukkan bahwa sebagian besar waktu pegawai
digunakan untuk menyelesaikan ketidaksesuaian antara faktur pemasok, laporan
penerimaan, dan PO. Langkah pertama dalam memecahkan masalah adalah mengubah
lingkungan bisnis. Ford memulai perjanjian mitra dagang dengan pemasok di mana mereka
menyetujui persyaratan perdagangan sebelumnya seperti harga, jumlah yang akan dikirim,
diskon, dan waktu tunggu. Dengan dihilangkannya sumber-sumber ketidaksesuaian ini,

Ford merekayasa ulang alur kerja untuk memanfaatkan lingkungan baru. Diagram alir pada
Gambar 5-17 menggambarkan fitur-fitur utama dari sistem yang direkayasa ulang.

Pengolahan data
Tugas-tugas berikut ini dilakukan secara otomatis.
1. File inventaris mencari item yang jatuh ke titik pemesanan ulang mereka.
2. Sebuah catatan dimasukkan dalam file daftar permintaan pembelian untuk setiap item
yang akan diisi ulang.
3. Daftar permintaan dikonsolidasikan menurut nomor vendor.

4. Informasi pengiriman surat vendor diambil dari file vendor yang valid.
5. Pesanan pembelian disiapkan dan ditambahkan ke file PO yang terbuka.
6. Daftar transaksi PO dikirim ke departemen pembelian untuk ditinjau.

Departemen Penerima
Saat barang sampai, petugas penerima mengakses file PO yang terbuka secara real
time dengan memasukkan nomor PO yang diambil dari slip packing. Layar penerima,
diilustrasikan pada Gambar 5-18, kemudian meminta petugas untuk memasukkan jumlah
yang diterima untuk setiap item pada PO.
Pengolahan data
Tugas berikut ini dilakukan secara otomatis oleh sistem.
1. Jumlah barang yang diterima dicocokkan dengan catatan PO terbuka, dan nilai Y
ditempatkan di bidang logis untuk menunjukkan penerimaan persediaan.
2. Catatan ditambahkan ke file laporan penerimaan.
3. Catatan tambahan persediaan diperbarui untuk mencerminkan penerimaan item
persediaan.
4. Akun kendali inventaris buku besar dimutakhirkan.
5. Catatan dihapus dari file PO yang terbuka dan ditambahkan ke file AP yang terbuka, dan
tanggal jatuh tempo pembayaran ditetapkan.

Setiap hari, bidang DUE DATE dari catatan AP dipindai untuk item yang harus dibayar.
Prosedur berikut dilakukan untuk item yang dipilih.
1. Cek secara otomatis dicetak, ditandatangani, dan didistribusikan ke ruang surat untuk
dikirim ke vendor. Vendor EDI menerima pembayaran melalui transfer dana elektronik
(EFT). EFT dibahas dalam lampiran Bab 12.
2. Pembayaran dicatat dalam file register cek.
3. Item yang dibayarkan ditransfer dari file AP yang terbuka ke file AP yang ditutup.
4. AP buku besar dan rekening kas diperbarui.
5. Laporan yang merinci transaksi ini dikirimkan melalui terminal ke AP dan departemen
pengeluaran tunai untuk tinjauan dan pengarsipan manajemen.

Karena informasi keuangan tentang pembelian diketahui sebelumnya dari perjanjian

mitra dagang, faktur vendor tidak memberikan informasi penting yang tidak dapat diperoleh
dari penerimaan.
 Dengan menghilangkan sumber perbedaan potensial ini, Ford dapat menghilangkan
tugas mengumpulkan faktur vendor dengan dokumen pendukung untuk sebagian besar
transaksi pembelian. Sebagai hasil dari upaya rekayasa ulangnya, Ford mampu mengurangi
staf AP dari 500 menjadi 125.

IMPLIKASI KONTROL
Masalah kontrol umum yang diangkat dalam Bab 4 juga berkaitan dengan siklus
pengeluaran dan tidak dibahas kembali di sini. Perawatan lengkap materi ini diberikan di
Bab 15 hingga 17. Di bagian berikut, kami hanya memeriksa masalah-masalah yang spesifik
untuk siklus pengeluaran dengan memusatkan perhatian pada perbedaan antara sistem
yang dikawinkan otomatis dan yang direkayasa ulang.

Sistem Otomatis
Peningkatan pengendalian inventarisasi. Keuntungan terbesar dari sistem otomatis
dibandingkan sistem manualnya adalah peningkatan kemampuan untuk mengelola
kebutuhan inventaris. Persyaratan inventaris terdeteksi saat muncul dan diproses secara
otomatis. Akibatnya, risiko akumulasi persediaan yang berlebihan atau kehabisan stok
berkurang. Dengan keunggulan ini, bagaimanapun, muncul perhatian kontrol. Aturan
otorisasi yang mengatur transaksi pembelian tertanam dalam program komputer. Kesalahan
program atau model persediaan yang cacat dapat menyebabkan perusahaan tiba-tiba
dibanjiri persediaan atau sangat kekurangan persediaan. Oleh karena itu, pemantauan
keputusan otomatis sangat penting. Sistem yang terkontrol dengan baik harus memberikan
laporan ringkasan yang memadai kepada manajemen tentang pembelian inventaris,
perputaran inventaris, pembusukan, dan item yang bergerak lambat.
Manajemen kas lebih baik. Sistem otomatis mempromosikan pengelolaan kas yang
efektif dengan memindai file voucher setiap hari untuk item yang jatuh tempo, sehingga
menghindari pembayaran awal dan tanggal jatuh tempo yang terlewat. Selain itu, dengan
menulis cek secara otomatis, perusahaan mengurangi biaya tenaga kerja, menghemat
waktu pemrosesan, dan meningkatkan akurasi.
Untuk mengontrol pembayaran yang tidak sah, semua penambahan ke file voucher
harus divalidasi dengan membandingkan nomor vendor pada voucher dengan file vendor
yang valid. Jika nomor vendor tidak ada dalam file, catatan harus dialihkan ke file kesalahan
untuk tinjauan manajemen.
Dalam sistem ini, seorang manajer di bagian pengeluaran kas menandatangani cek
secara fisik, sehingga memberikan kendali atas pengeluaran uang tunai. Banyak sistem
komputer, bagaimanapun, mengotomatiskan penandatanganan cek, yang lebih efisien
ketika volume cek tinggi. Ini, secara alami, menyuntikkan risiko ke dalam proses. Untuk
mengimbangi eksposur ini, perusahaan menetapkan ambang materialitas untuk penulisan
cek. Cek dalam jumlah di bawah ambang batas ditandatangani secara otomatis, sedangkan
yang di atas ambang batas ditandatangani oleh manajer yang berwenang atau bendahara.
Jeda waktu. Ada jeda antara kedatangan barang di departemen penerimaan dan
pencatatan penerimaan persediaan di file persediaan. Bergantung pada jenis sistem
pesanan penjualan yang diterapkan, keterlambatan ini dapat berdampak negatif pada
proses penjualan. Ketika pegawai penjualan tidak mengetahui status persediaan saat ini,
penjualan mungkin akan hilang.
Pembelian bottleneck. Dalam sistem otomatis ini, departemen pembelian terlibat
langsung dalam semua keputusan pembelian. Bagi banyak perusahaan, hal ini menciptakan
pekerjaan tambahan, yang memperpanjang jeda waktu dalam proses pemesanan.
Pembelian rutin dalam jumlah besar dapat diotomatiskan, sehingga membebaskan agen
pembelian dari pekerjaan rutin seperti menyiapkan PO dan mengirimkannya ke vendor.
Perhatian kemudian dapat difokuskan pada area masalah (seperti barang-barang khusus
atau yang kekurangan persediaan), dan staf pembelian dapat dikurangi.
Dokumen kertas berlebihan. Sistem otomatis sarat dengan dokumen kertas. Semua
departemen operasi membuat dokumen, yang dikirim ke pemrosesan data, dan
pemrosesan data mana yang kemudian harus diubah ke media magnetis. Dokumen kertas
menambah biaya karena harus dibeli, disimpan, disiapkan, ditangani oleh operator surat
internal, dan diubah oleh personel pemrosesan data. Organisasi dengan volume transaksi
yang tinggi mendapatkan keuntungan yang besar dari pengurangan atau penghapusan
dokumen kertas dalam sistem mereka.

Sistem yang Direkayasa Ulang

Sistem yang direkayasa ulang mengatasi banyak kelemahan operasional yang terkait
dengan sistem otomatis. Secara khusus, perbaikan dalam sistem ini adalah (1) menggunakan
prosedur waktu nyata dan file akses langsung untuk mempersingkat waktu jeda dalam
pencatatan, (2) menghilangkan prosedur administrasi rutin dengan mendistribusikan
terminal ke area pengguna, dan ( 3) mencapai pengurangan yang signifikan dalam dokumen
kertas dengan menggunakan komunikasi digital antar departemen dan dengan menyimpan
catatan secara digital. Perbaikan operasional ini, bagaimanapun, memiliki implikasi
pengendalian sebagai berikut.
PEMISAHAN TUGAS. Sistem ini menghilangkan pemisahan fisik antara otorisasi dan
pemrosesan transaksi. Di sini, program komputer mengotorisasi dan memproses PO serta
memberi otorisasi dan mengeluarkan pemeriksaan ke vendor. Untuk mengkompensasi
eksposur ini, sistem menyediakan manajemen dengan daftar transaksi rinci dan laporan
ringkasan. Dokumen-dokumen ini menjelaskan tindakan otomatis yang diambil oleh sistem
dan memungkinkan manajemen untuk menemukan kesalahan dan kejadian tidak biasa yang
memerlukan penyelidikan.
CATATAN AKUNTANSI DAN KONTROL AKSES. Sistem tingkat lanjut memelihara catatan
akuntansi pada media penyimpanan digital, dengan sedikit atau tanpa cadangan hard copy.
Undang-undang Sarbanes-Oxley mengharuskan manajemen organisasi untuk menerapkan
langkah-langkah keamanan kontrol yang memadai untuk melindungi catatan akuntansi dari
akses dan perusakan yang tidak sah.