PEMERIKSAAN BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI

SIKLUS PENGELUARAN

Oleh:
Prisca Widya

3203011157

Edwin Sutrisno

3203011174

Adelia Oktavia

3203011182

Kevin Yapinata Suko

3203011190

Cindy Olivia

3203011234

Kelas A
FAKULTAS BISNIS
JURUSAN AKUNTANSI
UNIVERSITAS KATOLIK WIDYA MANDALA SURABAYA

BAB 10
AUDIT SIKLUS PENGELUARAN
1. Gambaran Umum Teknologi Siklus Pengeluaran
Bagian ini membahas berbagai alternatif teknologi informasi yang digunakan dalam siklus
pengeluaran. Teknologi pertama adalah sistem pembelian dan kas yang menggunakan
pemrosesan secara batch dan menggunakan file berurutan untuk menyimpan catatan akuntansi.
Kedua, bagian ini akan mengkaji berbagai fitur operasional sistem modern yang menggunakan
pemrosesan real-time dan menggunakan file akses langsung atau basis data.
1.1 Prosedur Pembelian dan Pengeluaran Kas dengan Menggunakan Teknologi Pemrosesan
Batch
Bagian Pemrosesan Data: Tahap1
Ketika persediaan berkurang karena penjualan ke pelanggan atau penggunaan produksi, sistem
terkait akan menentukan apakah persediaan yang terkena dampaknya dalam file pembantu
persediaan telah jatuh dibawah titik pemesanan ulang. Setelah menerima permintaan pembelian,
bagian pembelian akan membuat pesanan pembelian yang terdiri atas lima bagian yang diberikan
ke pemasok, bagian utang usaha, bagian penerimaan, bagian pemrosesan data, dan untuk file
bagian pembelian sendiri. Pendekatan alternatif untuk melakukan otorisasi dan pemesanan
persediaan:
Alternatif 1: sistem ini membuat dokumen pesanan pembelian dan mengirimkannya ke bagian
pembelian untuk dikaji ulang dan ditandatangani
Alternatif 2: mempercepat proses pesanan dengan mendistribusikan pesanan pembelian langsung
ke para pemasok dan pengguna internal
Alternatif 3 : menyajikan sistem yang direkayasa ulang dan yang menggunakan EDI. Metode ini
tidak menghasilkan dokumen fisik
Bagian Pemrosesan Data: Tahap2
Pesanan pembelian digunakan untuk membuat record pesanan pembelian terbuka dan untuk
mentransfer record terkait dalam file permintaan pembelian terbuka ke file permintaan

pembelian tertutup. Ketika barang dating dari pemasok, staf administrasi bagian penerimaan
akan membuat sebuah laporan penerimaan.
Bagian Pemrosesan Data: Tahap3
Memperbarui

file

buku

pembantu

persediaan

berdasarkan

laporan

penerimaan

dan

menghilangkan tanda sedang dipesan dari record persediaan terkait. Ketika bagian utang usaha
menerima faktur dari pemasok, dia akan merekonsiliasinya dengan berbagai dokumen
pendukung yang sebelumnya dimasukkan ke dalam file tunda utang usaha.
Bagian Pemrosesan Data: Tahap4
Program batch memvalidasi record voucher dengan file pemasok yang valid, menambahkannya
ke daftar voucher,dan membuat total batch untuk pencatatan ke akun pengendali utang usaha ke
buku besar. Staf administrasi bagian pengeluaran kas merekonsiliasi berbagai cek dengan daftar
transaksi, dan memasukkan ke bagian cek yang dapat dicairkan ke pihak manajemen untuk
ditandatangani. Setelah menerima salinan cek staf administrasi bagian utang usaha akan
mencocokan semua dokumen itu dengan voucher terbuka, dan mentransfer utang usaha yang
tertutup ke file voucher tertutup.
1.2 Rekayasa Ulang Sistem Pembelian/Pengeluaran Kas
Banyak waktu bagian utang usaha didedikasikan untuk merekonsiliasi berbagai dokumen,
diantaranya faktur dari pemasok, laporan penerimaan, dan pesanan pembelian.
Pemrosesan data:
1. File persediaan akan dipindai untuk mencari barang-barang yang telah jatuh dibawah titik
pemesanan ulang
2. Sebuah record akan dimasukkan ke dalam file permintaan pembelian untuk tiap barang
yang akan diisi kembali
3. Permintaan pembelian tersebut kemudian akan dikonsolidasikan sesuai dengan nomor
pemasoknya
4. Informasi surat-menyurat pemasok akan ditarik dari file pemasok yang valid
5. Pesanan pembelian akan dibuat dan dikirim ke pemasok

6. Record tiap transaksi ditambahkan di file pembelian terbuka

7. Daftar transaksi dikaji ulang
Bagian Penerimaan:
Ketika barang datang, staf administrasi bagian penerimaan mengakses file pesanan pembelian
terbuka secara real time dengan memasukkan nomor pesanan pembelian terkait yang ada di slip
pengepakan.
Pemrosesan Data:
Setiap hari, field Tanggal Jatuh Tempo akan diperiksa untuk melihat barang apa saja yang harus
dibayar.
Implikasi Pengendalian
Perbedaan antara sistem otomatis dengan yang direkayasa ulang.
1. Sistem Otomatis
Perbaikan pengendalian persediaan. Kebutuhan persediaan dideteksi langsung ketika muncul
dan diproses secara otomatis. Hasilnya, risiko akumulasi persediaan dalam jumlah berlebihan
atau kekurangan persediaan dapat dikurangi.
Manajemen kas yang lebih baik. Sistem sejenis ini mendukung adanya manajemen kas yang
efektif melalui pemindahan file voucher setiap harinya untuk barang yang harus dibayar,
sehingga dapat menghindarkan adanya pembayaran dini dan terlewatnya tanggal jatuh tempo.
Berkurangnya waktu jeda. Karena adanya waktu jeda ini, bagian penjualan tidak akan
mengetahui status persediaan terkini, dan penjualan dapat hilang.
Manajemen waktu pembelian yang lebih baik. Hal ini dilakukan dengan membebaskan bagian
pembeelian dari pekerjaan rutin, perhatian akan dapat diarahkan ke pesanan yang bermasalah.
Pengurangan dokumen kertas. Terdapat sejumlah biaya yang berkaitan dengan dokumen kertas,
karena kertas harus dibeli, dokumen disimpan, ditangani oleh kurir internal, dan dikonversi oleh
staf bagian pemrosesan data.
2. Sistem yang Direkayasa Ulang
Secara khusus, perbaikan dalam sistem ini adalah (1) menggunakan prosedur real-time dan file
langsung untuk mempersingkat waktu jeda dalam pencatatan; (2) meniadakan prosedur manual

rutin melalui otomatisasi, dan (3) mewujudkan pengurangan secara signifikan dokumen keras
melalui penggunaan komunikasi elektronik antarbagian dan melalui penyimpanan record dalam
media berakses langsung.
Pemisahan pekerjaan. Sistem semacam ini meniadakan pemisahan fundamental antara otorisasi
dengan pemrosesan transaksi. Dalam sistem ini, program computer melakukan otorisasi dan
memproses pesanan pembelian, serta melakukan otorisasi dan mengeluarkan cek ke pemasok.
Pencatatan akuntansi dan pengendalian akses. Sistem ini menyimpan berbagai catatan
akuntansi secara eksklusif dalam disk magnetis. Untuk menjaga integritas catatan ini, perusahaan
harus mengimplementasikan pengendalian yang membatasi akses ke disk tersebut
1.3 Gambaran Umum Prosedur Penggajian
Pemrosesan penggajian sesungguhnya adalah sistem pengeluaran khusus. Secara teori, cek gaji
dapat diproses melalui sistem utang usaha regular dan pengeluaran kas. Akan tetapi, dalam
praktiknya, pendekatan ini memiliki beberapa kelemahan:

Prosedur pengeluaran umum yang berlaku untuk semua pemasok tidak akan berlaku untuk
karyawan. Prosedur penggajian sangat berbeda antartingkatan karyawan. Contohnya,
prosedur yang berbeda akan digunakan untuk karyawan yang diupah per jam, yang
menerima gaji, pekerja borongan, dan yang bekerja berdasr komisi. Selian itu, pemrosesan
penggajian membutuhkan prosedur akuntansi khusus untuk dan pembayaran pajak.
Pengeluaran kas untuk rekening dagang tidak membutuhkan pemrosesan khusus. Oleh
karena itu, sistem pengeluaran yang umum tidak didesain untuk menangani kerumitan ini.

Menulis cek ke karyawan membutuhkan pengendalian khusus. Lebih mudah untuk menutupi
kecurangan penggajian ketika cek penggajian digabungkan dengan cek dagang.

Prosedur pengeluaran umum didesain untuk mengakomodasikan arus transaksi yang relatif
lancar. Perusahaan secara konstan membeli persediaan dan mengeluarkan dana untuk
pemasok. Oleh karenanya, perusahaan mendesain sistem untuk dapat secara memadai
menangani tingkat aktivitas transaksi normal perusahaan.

Karena sistem penggajian tidak sering dijalankan (hanya mingguan atau bulanan), maka sistem
ini sering kali lebih sesuai untuk pemrosesan batch dan file berurutan.

Implikasi Pengendalian
Keunggulan dan kelemahan dari sistem ini hampir sama dengan sistem yang berada dalam
lingkungan sistem batch untuk pengeluaran umum yang telah dibahas sebelumnya. Sistem ini
mendukung akurasi akuntansi dan mengurangi kesalahan penulisan cek. Di luar ini semua,
sistem ini tidak secara signifikan menigkatkan efisiensi opersional; akan tetapi, untuk berbagai
jenis perusahaan, tingkat teknologi ini sudah cukup.
Merekayasa Ulang Sistem Penggajian
Bagi perusahaan ukuran menengah dan besar, pemrosesan penggajian sering kali diintegrasikan
dengan sistem manajemen sumber daya manusia MSDM. Sistem MSDM menyimpan dan
memproses berbagai jenis data yang terkait dengan staf perusahaan, termasuk tunjangan
karyawan, perencanaan sumber daya manusia, hubungan karyawan, keahlian karyawan,
kebijakan personalia (tingkat gaji, potongan dan lainnya), serta penggajian.
Sistem ini berbeda dari sistem otomatis sederhana yang telah dijelaskan sebelumnya dalam hal
sebagai berikut ini: (1) bagian operasional mentransmisikan berbagai transaksi ke bagian
pemrosesan data melalui terminal-terminal, (2) file akses langsung digunakan untuk
penyimpanan data, dan (3) banyak proses kini dilakukan secara real time. Berbagai fitur
operaasional utama dari sistem ini dijelaskan sebagai berikut:
a.

Personalia. Bagian personalia melakukan peruabahan atas file karyawan secara real-time
melalui terminal.

b.

Akuntansi Biaya. Bagian akuntansi biaya memasukan data biaya pekerjaan (secara realtime ataau harian) untuk membuat file penggunaan tenaga kerja.

c.

Pencatatan Waktu Kerja. Setelah menerima kartu kerja yang telah disetujui oleh supervisor
pada akhir minggu, bagian pencatatan waktu kerja membuat file kehadiran.

d.

Pemrosesan Data. Pada akhir periode kerja, berbagai pekerjaan berikut ini dilakukan dalam
proses batch:

Biaya tenaga kerja didistribusikan kea kun barang dalam proses, overhead, dan beban.

File ringkasan didistribusikan tenaga kerja online dibuat. Beberapa salinan dari file
tersebutakan diserahkan ke bagian akuntansi biaya dan bagian buku besar.

Daftar penggajian online dibuat dari file kehadiran dan file karyawan. Beberapa salinan
dari file tersebut dimasukan ke bagian utang usaha dan pengeluaran kas.

File record karyawan diperbarui.

Cek gaji dibuat dan ditandatangani. Cek tersebut dikirim ke bendahara untuk dikaji dan
direkonsiliasi dengan daftar penggajian. Cek gaji kemudian didistribusikan ke
karyawan.

File voucher pengeluaran kas diperbarui dan sebuah cek dibuat untuk transfer dana ke
akun penggajian impress. Cek tersebut beserta dengan satu dokumen kertas voucher
pengeluaran akan masuk ke bagian pengeluaran kas. Satu salinan dari voucher tersebut
akan dimasukan ke bagian buku besar, dan salinan terakhir aka diserahkan ke bagian
utang usaha.

Pada akhir pemrosesan, sistem akan menarik file ringkasan distribusi tenaga kerja dan
file voucher pengeluaran serta memperbarui file buku besar.

2. Tujuan Audit, Pengendalian, dan Uji Pengendalian Siklus Pengeluaran

Untuk mewujudkan berbagai tujuan audit ini akan membutuhkan pendesainan prosedur audit
untuk mengumpulkan data yang akan mendukung atau menolak penilaian pihak manajemen. Uji
substantif dan hubungannya dengan penilaian pihak manajemen serta tujuan audit terkait sebagai
berikut.
2.1 Pengendalian Input
Pengendalian input didesain untuk memastikan agar transaksi valid, akurat, dan lengkap. Teknik
pengendaliannya berbeda-beda dalam sistem batch dan real-time. Berbagai pengendalian input
berikut ini berkaitan dengan operasi siklus pengeluaran.
Pengendalian Validasi Data
Pengendalian validasi input dimaksudkan untuk mendeteksi kesalahan transkripsi dalam data
transaksi sebelum data tersebut diproses. Karena kesalahan yang dideteksi lebih dini akan
cenderung tidak masuk ke catatan akuntansi, prosedur validasi akan sangat efektif jika dilakukan

sedekat mungkin dengan sumber transaksinya. Beberapa contoh yang relevan untuk siklus
pengeluaran akan dikaji dalam bagian berikutm ini.

Pemeriksaan data yang hilang digunakan untuk memeriksa isi dari suatu field apakah ada
bagian yang kosong.

Pemeriksaan data numeris-alfabetis menenntukan apakah bentuk data yang benar telah
diisikan dalam suatu field.

Pemeriksaan batas menentukan apakah nilai suat field melebihi batas otorisasi.

Pemeriksaan kisaran menetapkan batas atas dan bawah dari nilai data yang dapat diterima.

Pemeriksaan validitas membandingkan nilai sesungguhnya dalam suatu field dengana nilai
yang dapat diterima.

Pengendalian angka pemeriksa mengidentifikasikan kesalahan dalam field kunci dengan cara
menguji validitas internalnya. Angka pemeriksa dapat digunakan untuk memverifikasi nomor
pemasok dalam record pesanan pembelian.
Menguji Pengendalian Validasi
Isu audit yang utama adalah apakah program validasi dalam sistem edit data berfungsi dengan
benar dan telah berfungsi seperti yang dimaksudkan sepanjang periode terkait. Auditor dapat
memutuskan untuk bergantung pada kualitas pengendalian lainnya agar dapat memberikan
jaminan yang dibutuhkan untuk mengurangi uji substantif. Jika pengembangan dan pemeliharaan
sistem lemah, auditor dapat memutuskan bahwa menguji pengendalian edit data akan lebih
efisien daripada melakukan uji substantif detail secara luas.
Pengendalian Batch
Pengendalian batch digunakan untuk mengelola data transaksi bervolume tinggi melalui sistem.
Tujuan dari pengendalian batch adalah untuk merekonsiliasi output yang dihasilkan dalam
sistem dengan input yang aslinya dimasukkan ke dalam sistem. Rekonsiliasi berkala antara data
dalam record transmisi dengan hasil pemrosesan sesungguhnya, memberikan jaminan atas hal
berikut ini:

Semua faktur yang dimasukkan ke dalam sistem telah diproses.

Tidak ada faktur yang diproses dan dibayar lebih dari sekali.

Semua faktur yang dimasukkan ke dalam sistem telah berhasil diproses atau ditolak karena
adanya kesalahan.

Menguji Pengendalian Batch

Uji pengendalian batch memberikan auditor bukti yang berkaitatn dengan penilaian kelengkapan
dan akurasi. Menguji pengendalian batch melibatkan pengkajian ulang lembar transmisi batch
yang diproses selama periode terkait dan rekonsiliasinya dengan daftar pengendalian batch.
Auditor perlu menyelidiki kondisi yang tidak seimbang untuk menentukan penyebabnya.
Pengendalian Otorisasi Pembelian
Otorisasi pembelian sesungguhnya terjadi dalam siklus pendapatan ketika barang dijual ke
pelanggan. Pada saat itu, sistem membandingkan jumlah barang di gudang dengan titik
pemesanan ulang, untuk menentukan apakah diperlukan memesan persediaan.
Menguji Pengendalian Otorisasi Pembelian
Pengendalian otorisasi pembelian yang tidak berfungsi dengan benar dapat menyebabkan
pemesanan barang yang tidak dibutuhkan atau kesalahan pemesanan ke pemasok. Uji
pengendalian ni akan memberikan bukti yang berkaitan dengan penilaian akurasi dan penilaian.
Otorisasi Karyawan
Bagian personalia membuat dan memasukkan formulir tindakan personalia ke bagian
penggajian. Dokumen ini digunakan untuk mengubah tariff upah per jam, potongan gaji, dan
klasifikasi pekerjaan. Dokumen ini juga mengidentifikasi karyawan yang diberi otorisasi unutk
menerima cek gaji. Informasi ini memainkan peran penting untuk mencegah kesalahan dan
kecurangan penggajian. Ketika prosedur otorisasi karyawan dikomputerisasi, program
penggajian akan mencocokan record kehadiran dengan record dalam file kebijakan personalia.
Record kehadiran yang tidak sesuai akan ditolak dan diselidiki oleh pihak manajemen.
Menguji Prosedur Otorisasi Karyawan
Uji pengendalian ini memberikan bukti yang berkaitan dengan penilaian keberadaan, akurasi,
valuasi, serta hak dan kewajiban. Auditor harus menentukan keberadaan prosedur yanag efektif

dalam bagian personalia untuk mengidentifikasi karyawan saat ini, mengomunikasikan status
mereka secara lengkap dan benar ke fungsi penggajian, dan memonitor ketaatannya dengan
prosedur otorisasi karyawan.
Integritas dari data yang benar adalah pertimbangan yang penting dalam uji tadi. Aplikasi
penggajian yang berfungsi baik, tidak akan memvalidasi transaksi penggajian jika file karyawan
yang diberi otorisasi itu sendiri tidak valid. Auditor bisa mendapatkan kepastian bahwa file
tersebut memiliki integritas jika ada berbagai pengendalian berikut ini: akses ke file karyawan
yang diberi otorisasi dikendalikan dengan kata sandi; penambahan atau penghapusan dari file
tersebut terbatas hanya untuk individu tertentu di bagian personalia; dan record karyawan
disimpan dalam file yang dienkripsi.
2.2 Pengendalian Proses
Pengendalian proses meliputi prosedur terkomputerisasi untuk memperbarui file dan membatasi
akses ke data.
a. Pengendalian pembaruan file
Pengendalian run to run menggunakan data pengendali batch yang telah dibahas sebelumnya
untuk memonitor batch ketika berpindah dari satu prosedur terprogram (run) ke prosedur
lainnya. Pengendalian ini memastikan bahwa setiap run dalam sistem memproses batch
tersebut dengan benar dan lengkap.

Pengendalian pemeriksaan urutan

Ketika batch berjalan dari satu proses ke proses lain, batch harus diurutkan sesuai
dengan urutan master file yang digunakan dalam tiap run. Bila tidak urut, maka record
selanjutnya yang diproses akan terhambat.

Pengendalian pemeriksaan urutan

membandingkan urutan tiap recorddalam batch tersebut dengan record yang sudah ada
sebelumnya. Record yang tidak urut ditolak dan dimasukkan ulang.

Pengendalian validasi kewajiban

Proses ini melibatkan rekonsiliasi dokumen pendukung. Dalam lingkungan bisnis di
mana selisih antara harga yang dibebankan dengan jumlah yang diterima sering terjad,
maka proses validasi sulit diotomatiskan. Untuk menangani masalah ini, maka

dibutuhkan pemesanan ulang persediaan dan penyesuaian dalamrecord utang usaha.

Akibatnya, banyak perusahaan merekonsilias dokumen pendukung dan memvaldasi
kewajibannya secara manual.
Hubungan mitra dagang akan menstabilkan lingkungan bisnis dan memungkinkan
perusahaan meninggalkan sistem akuntansi tradisional. Karena harga, jumlah dan kualitas
produk dijamin melalui perjanjian mitra dagang maka proses validasi kewajiban dapat
disederhanakan dan diotomatiskan. Contoh, pencocokan laporan penerimaan dan pesanan
pembelian aslinya adalah satu-satunya hal yang harus dilakukan untuk menentukan
kewajiban.

Valid vendor file

Berisi daftar para pemasok. Kecurangan transaksi dalam siklus ini seringkali
berbentuk pebayaran ke seseorang yang berpura-pura sebagai pemasok yang sah.
Sebelum melakukan pembayaran, peerima uang harus divalidasi dengan file pemasok
yang valid.

Menguji pengendalian pembaruan file

Kegagalan dalam pengendalian pembaruan untuk berfungsi dengan benar dapat
mengakibatkan transaksi:
1) Tidak diproses (kewajiban tidak dakui dan dicatat)
2) Salah diproses (contohnya, persetujuan pembayaran untuk penerima yang tidak
berhak)
3) Dicatat ke rekening pemasok yang salah
Asersi yang dapat diuji adalah keberadaan, kelengkapan, hak dan kewajiban serta akurasi.
Uji pemeriksaan urutan dapat dilakukan dengan menggunakan pendekatan ITF atau data uji.
Auditor harus membuat data uji yang berisi record yang tidak urut dalam suatu batch dan
memverifikasi bahwa setiap record ditangani degan benar. Selain itu, auditor perlu
memverifikasi kebenaran matematika prosedur tersebut.
Menguji logika validasi kewajiban membutuhkan pemahaman atas aturan keputusan
untuk pencocokan dokumen sumbernya. Dengan membuat pesanan pembelian, laporan

penerimaan dan faktur pemasok uji, auditor dapat memverifikasi apakah keputusan
diaplikasikan dengan benar.
b. Pengendalian akses
Bermanfaat dalam mencegah dan mendeteksi akses tanpa otorisasi dan tidak sah ke aset
perusahaan. Teknik tradisional yang biasa dilakukan untuk membatasi akses ke aset ini
meliputi: (1) keamanan gudang, (2) memindahkan aset secara cepat dari dok penerimaan ke
gudang, (3) membayar karyawan melalui cek, bukan secara tunai. Mengendalikan akses ke
record akuntansi juga sama pentingnya. Bila tidak, data dapat dimanipulasi dan menimbulkan
salah saji material pada laporan keuangan yang dibuat. Risiko utama dalam siklus
pengeluaran:
-

Seseorang yang memiliki akses ke buku pembantu pembantu utang usaha dan dokumen
pendukungnya dapat menambahkan rekeningnya atau milik orang lain ke dalam file
tersebut. Jika transaksi trsebut dikenali sistem sebagai kewajiban yang sah, maka
rekening tersebut akan dibayar walaupun tidak ada transaksi pembelian.

Akses ke kartu kehadiran karyawan dapat memungkinkan seseorang yang tidak memiliki
otorisasi untuk memicu pembuatan cek gaji yang tidak sah.

Seseorang yang memiliki akses ke record kas dan utang usaha dapat mengeluarkan kas
dari perusahaan dan mencatat kegian tersebut sebagai pengeluaran kas yang sah.

Seseorang yang memiliki akses ke persediaan secara fisik dan record persediaan, dapat
mencuri produk dan menyesuaikan record tersebut untuk menutupi pencurian tersebut.

Menguji pengendalian akses

Bukti yang dikumpulkan mengenai efektivitas pengendalian akses akan menguji
penilaian pihak manajemen atas keberadaan, kelengkapan, akurasi, hak dan kewajiban,
penilaian dan alokasi, serta penyajian dan pengungkapan. Seorang auditor harus:
1) Memperhatikan integritas file pemasok yang valid untuk menguji apakah ada
pembayaran ke pemasok yang tidak benar sehingga menimbulkan kerugian yang
besar bagi perusahaan.

2) Menilai kecukupan pengendalian akses yang melindungi file tersebut denan

pengendalian kata sandi, pembatasan akses hanya untuk manajer yang diotorisasi dan
penggunaan enkripsi data untuk mencegah isi file tersebut dibaca atau diubah.
c. Pengendalian fisik
Meliputi berbagai aktivitas dan tindakan manusia untuk menjaga aset perusahaan.
Pengendalian fisik yang relevan adalah:

Pengendalian sistem pembelian

Pemisahan pengendalian persediaan dari gudang
Staf administrasi gudang yang bertanggung jawab untuk menyimpan, seharusnya
tidak diberkan tanggung jawab untuk memelihara record persediaan.
Pemisahan fungsi buku besar dan utang usaha dari pengeluaran kas
Seseorang dengan tanggung jawab menulis cek, pencatatan ke akun kas, dan
pemeliharaan utang usaha dapat melakukan kecurangan. Dengan menisahkan
berbagai fungsi ini, pihak manajemen dapat sangat mengrangi eksposur ini.
Supervisi bagian penerimaan
Banyak aset yang mengalir melalui bagian penerimaan ke gudang. Supervisi yang
ketat akan mengurangi 2 jenis eksposur yaitu: kegagalan untuk memeriksa secara
benar aset terkaitdan pencurian aset.
a) Pemeriksaan aset
Staf administrasi bagian penerimaan harus memeriksa barang yang tiba untuk
mengecek jumlah dan kondisinya, apakah sudah sesuai atau tidak. Supervisi
sangat penting agar dapat memastikan bahwa staf administrasi telah melakukan
kewajibannya dengan benar. Barang yang masuk disertai slip pengepakan yang
berisi informasi jumlah yang dapat digunakan untuk memalsukan proses
pemeriksaan. Seorang supervisor harus menyimpan slip pengepakan tersebut,
sementara staf administrasi bagian menghitung dan memeriksa barang.
b) Pencurian aset
Bagian penerimaan kadang bingung dan kacau pada masa sibuknya. Persediaan
yang masuk terekspos pencurian sampai ketika barang tersebut masuk ke gudang
dengan aman. Prosedur pemeriksaan yang tidak benar disertai dengan supervisi

yang tidak memadai dapat menimbulkan situasi yang kondusif untuk terjadinya
pencurian persediaan dalam masa transit.
Rekonsiliasi dokumen pendukung
Bagian utang usaha memainkan peran penting dalam mengendalikan pengeluaran kas
ke pemasok. Berbagai salinan dokumen pendukung masuk ke bagian ini untuk
ditinjau dan dibandingkan.
a) Pesanan pembelian, menunjukkan staf pembelian hanya memesan persediaan dari
pemasok yang valid.
b) Laporan penerimaan, merupakan bukti fisik penerimaan barang, kondisinya,
jumlah yang diterima. Rekonsiliasi dokumen ini dengan pesanan pembelian
memperjelas pengakuan kewajiban.
c) Faktur dari pemasok, memberikan informasi keuangan yang dibutuhkan untuk
mencatat kewajiban sebagai utang usaha. Staf administrasi bagian utang usaha
memverifikasi bahwa harga di faktur wajar, dengan membandinkannya denga
harga perkiraan yang tercantum dalam pesanan pembelian.

Pengendalian sistem penggajian

Verifikasi kartu waktu kerja
Timecard adalah catatan formal kehadiran harian. Sebelum mengirim kartu waktu
kerja, supervisor harus memverifikasi akurasinya dan menandatanganinya.
Supervisi
Kadang karyawan akan membantu memasukkan kartu waktu kerja karyawan lainnya
yang terlambat atau tidak masuk. Supervisor harus mengamati proses pemasukan
kartu tersebut dan merekonsiliasi kartu waktu kerja dengan kehadiran sesungguhnya.
Bendahara
Penggunaan bendahara yang independen untuk mendistribusikan cek (sebagai ganti
supervisor), akan membantu memverfikasi keberadaan karyawan. Pengendalian ini
berguna menangkap kecurangan di mana supervisaor berpura-pura mendistribusikan
cek ke karyawan yang tidak ada.
Rekening impres penggajian

Ce gaji karyawan ditarik dari rekening bank khusus penggajian impress, yang
digunakan hanya untuk penggajian. Teknik rekening impres secara fisik membatasi
eksposur perusahaan.tiap cek yang melebihi jumlah impres tidak dapat dicairkan.
Hasil ini akan menunjukkan keberadaan cek yang salah (atau terduplikasi) atau yang
dibuat dalam aktivitas penipuan.
Menguji pengendalian fisik
Kajian aditor atas struktur organisasi harus mengungkapkan lebih banyak contoh yang berbeda
mengenai pekerjaan yang dapat disatukan, seperti seseorang yang dapat membuka dan
menyetujui kartu waktu kerja, melakukan otorisasi pembayaran ke karyawan,dan menerima serta
mendistribusikan cek gaji. Hubungan yang tersembunyi dapat mengarah pada kolusi yang
mungkin tidak tampak nyata dalam struktur organisasi. Auditor harus menentukan apakah
perusahaan telah memiliki kebijakan yang efektif untuk menangani nepotisme.
Program komputer dalam siklus pengeluaran melakukan otorisasi atas pembelian, memasukkan
pesanan, memperbarui record persediaan, menyetujui pembayaran ke pemasok dan menulis cek.
Dalam lingkungan otomatis, auditor harus fokus pada integritas program komputer yang
melakukan berbagai pekerjaan ini.
2.3 Pengendalian Output
Pengendalian output untuk memastikan bahwa informasi tidak hilang, salah tujuan, atau rusak
dan bahwa sistem berfungsi sesuai dengan tujuannya. Output tidak hanya terbatas pada laporan
di akhir jam kerja, output sistem pada tahap proses juga dibuthkan agar akurasi proses dapat
dikaji dan diverifikasi serta kesalahan dapat dideteksi dan diperbaiki dengan cepat.
Merekonsiliasi buku besar dapat mendeteksi beberapa jenis kesalahan pemrosesan transaksi
tertentu. Elemen penting lainnya adalah pemeliharaan jejak audit. Perincian dari pemrosesan
transaksi yang dihasilkan pada tahap proses dapat memberikan jeak audit yang menerminkan
aktivitas di sepanjang tahapan operasi.

Laporan perubahan utang usaha

Dokumen ini adalah laporan ringkasan yang menunjukkan keseluruhan perubahan terhadap
utang usaha. Angkanya harus direkonsiliasi dengan total faktur pemasok yang diterima, total
pengeluaran kas, dan buku besar.

Daftar transaksi
Setiap transaksi yang berhasil diproses sistem harus dicatat dalam daftar transaksi, sebagai
jurnal.

Catatan transaksi
Berupa salinan kertas atas semua transaksi yang berhasl diproses. Catatan tersebut harus
diserahkan kepengguna terkait untuk memfasilitasi rekonsiliasinya dengan input. Contoh,
catatan mengenai pengeluaran kas yang diproses akan diserahkan ke kontroler untuk
digunakan dalam rekonsiliasi bank.

Daftar transaksi otomatis

Beberapa transaksi dipicu secara internal oleh sistem. Misalnya, pesanan pembelian EDI
dipicu dan diproses tanpa adanya otorisasi manusia. Untuk mempertahankan jejak audit
aktivitas ini, semua transaksi yang dilakukan secara internal harus dimasukkan dalam daftar
transaksi dan catatan transaksi ini harus dserahkan ke manajer terkait untuk dikaji.

Pengidentifikasi unik transaksi

Setiap transaksi yang diproses sistem secara unik diidentifikasi melalui nomor transaksi.
Dalam sistem real time yang tidak menggunakan dokumen sumber, tiap pesanan pebelian
akan diberikan nomor unik oleh sistem.

Catatan kesalahan
Semua kesalahan harus diserahkan ke pengguna terkait untuk mendukung perbaikan
kesalahan dan pemasukan ulangnya.

Menguji Pengendalian Output

Bukti yang dikumpulkan berhubungan dengan penilaian kelengkapan dan akurasi. Menguj
pengendalian output melibatkan pengkajian atas berbagai ringkasan untuk melihat akurasinya,
kelengkapannya, ketepatan waktunya, dan relevansinya dengan keputusan yang seharusnya
didukung laporan tersebut. Auditor juga perlu menelusuri sampel transaksi melalui laporan jejak
audit, termasuk catatan tansaksi, daftar kesalaham, dan daftar record yang dimasukan ulang.

Dalam sistem yang modern, jejak audt biasanya disimpan online sebagai file teks yang dapat
dibaca dengan program pengolah kata dan spreadsheet. Ekstraksi data CAATT seperti ACL
mampu mencari file daftar untuk record tertentu agar dapat memverifikasi kelengkapan dan
akurasi dari laporan output. Cara lainnya, audior dapat menguji pengendalian output secara
langsung dengan menggunakan ITF. Sistem ITF yang baik memungkinkan auditoruntuk
menghasilkan sebuah batch transaksi sampel, yang meliputi record yng salah dan menelusurinya
ke semua tahapan pemrosesan, deteksi kesalahan,dan pelaporan outputnya.
3. Uji Substantif Akun Siklus Pengeluaran
Bagian ini berhubungan uji substantif yang dapat dilakukan auditor untuk mewujudkan tujuan
audit yang berkaitan dengan siklus pengeluaran.
Risiko dan Perhatian Audit Siklus Pengeluaran
Jika melihat pada pandangan fungsi atestasi yang paling sempit, perhatian utama auditor
eksternal adalah potensi kewajiban dan beban yang dinyatakan terlalu rendah.
Dalam kaitannya dengan perhatian ini, auditor akan mencari bukti dengan melakukan gabungan
antara uji pengendalian internal dan uji substantif. Ingatlah selalu bahwa kualitas dari
pengendalian internal berkaitan dengan sifat dan keluasan uji substantif yang dianggap perlu oleh
auditor. Biasanya, tidak semua uji berikut ini dilakukan.
Memahami Data

File Persediaan
File persediaan berisi data jumlah, harga, pemasok, dan gudang tiap barang dalam persediaan
produk.
File Pesanan Pembelian
File ini berisi record pembelian yang dimasukkan ke pemasok.
File Barang Pesanan Pembelian
File barang berisi record setiap barang yang dipesan.
File Laporan Penerimaan
Ketika barang yang dipesan tiba dari pemasok, maka barang tersebut akan dihitung serta
diperiksa, dan dokumen penerimaan akan dibuat.
File Voucher Pengeluaran Kas
Di kebanyakan perusahaan, selisih antara jumlah yang dipesan, diterima, dan ditagih adalah
kekhawatiran utama yang harus diatasi sebelum pembayaran ke pemasok disetujui.
Prosedur Pembuatan File
Data yang terdapat dalam berbagai file yang disebutkan sebelumnya, memberikan bukti yang
akan mendukung atau tidak mendukung tujuan audit.
Terkadang isi dari suatu field data berbeda dari yang seharusnya. Contohnya field numeris dalam
satu atau lebih record dapat berisi data alfabetis karena kesalahan program atau pengetikan.
Menguji Penilaian Akurasi dan Kelengkapan
Prosedur audit yang dijelaskan dalam bagian ini memberikan bukti yang berkaitan dengan pihak
manajemen mengenai akurasi dan kelengkapan. Prosedur analitis dapat mengidentifikasi
hubungan antar akun dan resiko yang tidak akan tampak jika kajian ini dilakukan. Dalam hal
siklus pengeluaran, kajian analitis dapat memberikan auditor perspektif umum mengenai tren
dalam utang usaha dan berbagai beban lainnya. Beban saat ini dapat dibandingkan dengan beban
historis dan anggaran manajemen.
Meninjau Voucher Pengeluaran Kas Untuk Melihat Tren yang Tidak Wajar dan Pengecualian

Salah satu prosedur audit yang berguna untuk mengidentifikasi potensi resiko audit melibatkan
pemindaian file data untuk mencari transaksi dan saldo akun yang tidak wajar. Akan tetapi,
sejumlah besar pemasok dengan saldo-saldo kecil juga mengindikasikan perlunya untuk
mengonsolidasikan aktivitas bisnis.
Auditor dapat menggunakan fitur stratify dan classify di ACL untuk mengidentifikasi berbagai
karakteristik dan anomali yang terkait dengan prosedur utang usaha. Kedua fungsi ini digunakan
untuk mengelompokkan data ke dalam interval yang telah ditetapkan, menghitung jumlah record
yang masuk ke tiap interval tersebut, dan mengakumulasi nilai keuangan untuk tiap interval
tersebut.
Pembelian berlebihan dari salah satu pemasok dapat mencerminkan adanya ketergantungan
bisnis yang tidak normal yang dapat berbahaya bagi perusahaan jika pemasok tersebut
menaikkan harga atau tidak dapat mengirim tepat waktu.
Besarnya jumlah pemasok dengan volume transaksi kecil adalah bukti dari proses pembelian
yang tidak efisien.
Mengkaji Harga Faktur yang Akurat
Membandingkan harga di faktur pemasok dengan harga pada pesanan pembelian aslinya
memberikan bukti yang menguji penilaian pihak manajemen mengenai akurasi. Penyimpangan
yang signifikan dalam jumlah antara perkiraan harga dengan harga yang sesungguhan
dibebankan, mungkin disebabkan oleh kesalahan administrasi, kegagalan mengkaji dokumen
pendukung sebelum menyetujui pembayaran, atau staf bagian utang usaha melewati otoritasnya
dalam menangani penyimpangan harga tersebut.
Biasanya, auditor memverifikasi akurasi harga dengan membandingakan harga pada faktur
dengan harga pada pesanan pembelian, hanya berdasarkan sampel. ACL memungkinkan auditor
untuk membandingkan berbagai harga yang dibebankan di setiap faktur dalam periode yang
sedang dikaji.

Menguji akurasi harga melibatkan pencocokan record dari kedua file tersebut menggunakan fitur
Join ACL. Hal ini dapat dilakukan melalui beberapa langkah. Pertama, ingatlah di bab 9 bahwa
kedua file yang akan digabungkan disusun berdasar kunci bersama. Langkah berikutnya adalah
menggabungkan kedua file tersebut untuk membuat file output ketiga.
Menguji Penilaian Kelengkapan, Keberadaan, serta Hak dan Kewajiban
Persediaan yang diterima dari pemasok yang valid sehubungan dengan pesanan pembelian yang
telahd iotorisasi akan menimbulkan kewajiban. Tetapi dalam kebanyakan sistem, pemicu yang
menyebabkan adanya pengakuan kewajiban dan pencatatannya sebagai utang usaha adalah
penerimaan faktur pemasok yang seringkali datang lebih lambat dari barang. Waktu jeda antara
realisasi dan pengakuan kewajiban tidak akan berdampak pada laporan keuangan. Namun saat
penutupan di akhir periode, masalah ini memerlukan perhatian khusus. Pencarian kewajiban
yang tak tercatat akan dijelaskan dalam bagian di bawah ini, memberikan bukti yang akan
menguji penilaian kelengkapan, keberadaan, serta hak dan kewajiban.
Pencarian Kewajiban Tidak Tercatat
Pencarian kewajiban yang tidak tercatat melibatkan file voucher pengeluaran kas dan laporan
penerimaan. Tiap record dari penerimaan persediaaan yang berada dalam file laporan
penerimaan untuk periode terkait, harus sesuai dengan yang terdapat dalam file voucher
pengeluaran.
Mencari Voucher Pengeluaran Kas Tidak Sah
Variasi dari uji yang dijelaskan sebelumnya ini dapat digunkaan untuk menjawab pertanyaan
yang berkaitan dengan utang usaha yang dinyatakan terlalu tinggi. Dengan memilih file voucher
pengeluaran kas sebagai file primer dan file laporan penerimaan sebagai file sekunder, maka uji
seperti di atas akan menghasilkan sebuah file voucher yang tidak memiliki record penerimaan
persediaan. Voucher pengeluaran kas tanpa bukti pendukung dapat menunjukkan usaha
kecurangan atau lingkungan pengendalian yang sangat lemah, di mana pembayaran dapat
dilakukan beberapa kali untuk pembelian yang sama.

Mengkaji Cek Ganda ke Pemasok

Kesalahan fungsi program computer, kesalahan entri data, dan kegagalan pengendalian otorisasi
biasanya adalah akar dari masalah duplikasi pembayaran. Akan tetapi kadang semua ini adalah
hasil dari kegiatan pemasok yang tidak jujur, yang mencoba untuk melanggar pengendalian
internal dengan mengirim dua faktur pemasok dengan nomor faktur berbeda untuk pembelian
yang sama. Auditor dapat menguji duplikasi record dalam sebuah file yang besar dengan
menggunakan fitur duplicate ACL.
Mengaudit Akun Gaji dan Akun Terkait Lainnya
Hal ini dilakukan untuk melihat kelengkapan dan akurasinya, terutama akan melibatkan berbagai
prosedur analitis dan kajian atas pengeluaran kas yang dilakukan dalam periode berikutnya.
Auditor harus menguji akurasi matematis ringkasan gjai dan menelusuri total record penggajian
serta akun-akun dalam buku besar. Fitur Stratify ACL dapat membantu auditor mendeteksi tren
yang tidak wajar dan saldo abnormal dalam file penggajian. Akan tetapi, uji substantif atas
perincian saldo biasanya tidak akan dilakukan pada akun beban penggajian kecuali jika prosedur
analitis atau kelemahan dalam pengendalian internal menunjukkan adanya pengujian tambahan.