12.

5
A. sales order entry
- Are the credit approval and sales order entry tasks performed by separate
individuals? YES
Apakah persetujuan kredit dan tugas entri pesanan penjualan dilakukan oleh
individu yang terpisah?
If the same individual approves changes in credit and takes customer orders, they
can increase credit limits for friends which may result in sales that are not collected.
Jika individu yang sama menyetujui perubahan dalam kredit dan menerima
pesanan pelanggan, mereka dapat menambah batas kredit untuk teman-teman yang hasil
penjualannya tidak terkumpul.

B. Shipping
- Are shipping documents reconciled with sales orders? YES
Apakah dokumen pengiriman disesuaikan dengan pesanan penjualan?

Failure to compare shipping documents to sales orders may result in errors in

filling customer orders
Jika dokumen pengiriman tidak dibandingkan dengan pesanan penjualan,
kesalahan dapat terjadi saat memngisi pesanan pelanggan.

C. Billing
- Are the shipping and billing functions performed by different individuals? YES
Apakah fungsi pengiriman dan penagihan dilakukan oleh individu yang berbeda?

Not segregating the billing and shipping functions increases the risk of
deliberately not billing for shipments
Jika tidak memisahkan fungsi penagihan dan pengiriman, risiko tidak
dikenakannnya biaya pengiriman secara sengaja dapat meningkat.

D. Cash Collections
- Are the functions of processing customer payments and maintaining accounts
receivable performed by separate individuals? YES
Apakah fungsi pemrosesan pembayaran oleh pelanggan dan pemeliharaan piutang
dilakukan oleh individu yang terpisah?
Not segregating handling of customer payments and maintenance of accounts
receivable creates the possibility of lapping.
Jika tidak memisahkan penanganan pembayaran pelanggan dan pemeliharaan piutang
membuat kemungkinan terjadinya praktek lapping, dan bebagai praktek kecurangan pada
laporan keuangan.
 O'Brien Corporation adalah produsen instrumen industri milik swasta yang menengah
yang memasok peralatan presisi ke pabrik di Midwest. Korporasi berusia 10 tahun dan
menggunakan sistem ERP terintegrasi. Kantor administrasi terletak di sebuah bangunan di
pusat kota, dan departemen produksi, pengiriman, dan penerimaan ditempatkan di sebuah
gudang yang telah direnovasi, beberapa blok jauhnya.

Pelanggan menempatkan pesanan di situs Web perusahaan, melalui faks, atau melalui
telepon. Semua penjualan adalah kredit, tujuan FOB. Selama tahun lalu, penjualan telah
meningkat secara dramatis, tetapi 15% dari penjualan kredit harus dihapuskan karena tidak
dapat ditagih, termasuk beberapa pesanan online besar kepada pelanggan baru yang menolak
memesan atau menerima barang dagangan.

Pesanan pelanggan diambil dan dikirim ke gudang, di mana mereka ditempatkan di dekat dok
pemuatan dalam urutan abjad berdasarkan nama pelanggan. The loading dock digunakan baik
untuk pengiriman keluar ke pelanggan dan untuk menerima pengiriman yang masuk. Ada 10
hingga 20 pengiriman yang masuk setiap hari, dari berbagai sumber.

Meningkatnya volume penjualan telah mengakibatkan sejumlah kesalahan di mana pelanggan

dikirim barang yang salah. Ada juga beberapa keterlambatan pengiriman karena barang-
barang yang seharusnya dalam stok tidak dapat ditemukan di gudang. Meskipun persediaan
terus-menerus dipertahankan, tidak ada persediaan fisik selama dua tahun. Ketika sebuah
barang hilang, staf gudang menulis informasi ke dalam buku catatan. Seminggu sekali, staf
gudang menggunakan buku log untuk memperbarui catatan inventaris.

Sistem ini dikonfigurasi untuk menyiapkan faktur penjualan hanya setelah karyawan
pengiriman memasukkan jumlah yang sebenarnya dikirim ke pelanggan, dengan demikian
memastikan bahwa pelanggan hanya ditagih untuk barang yang benar-benar dikirim dan
bukan untuk apa pun di urutan belakang.
a. Identifikasi setidaknya tiga kelemahan dalam prosedur siklus pendapatan O'Brien
Corporation, jelaskan masalah yang terkait, dan usulkan solusinya. Tunjukkan jawaban
Anda dalam tabel tiga kolom dengan judul ini: Kelemahan, Masalah, Solusi.

b. Gambarkan diagram BPMN untuk menggambarkan siklus pendapatan O'Brien Corporation

yang direvisi untuk memasukkan solusi Anda ke langkah a. ( CMA Examination, disesuaikan
)

Solusi Langkah-demi-Langkah:
Langkah 1 dari 5
1. Kelemahan dan masalah potensial:
Pesanan dari pelanggan baru tidak memerlukan bentuk validasi apa pun, sehingga beberapa
pengiriman besar dikirim dan tidak pernah dibayar.
Rekomendasi untuk memperbaiki kelemahan:
Mewajibkan tanda tangan digital pada semua pesanan online dari pelanggan baru.
Membutuhkan pesanan pembelian pelanggan tertulis sebagai konfirmasi pesanan telepon dan
faks.

2. Riwayat kredit pelanggan tidak diperiksa sebelum menyetujui pesanan, sehingga

menyebabkan akun tidak tertagih yang berlebihan. Kredit pelanggan harus diperiksa dan
penjualan tidak boleh dilakukan untuk mereka yang tidak memenuhi standar kredit.
3. Pengiriman keluar ditempatkan dekat pintu dok pemuatan tanpa keamanan fisik apa pun.
The loading dock juga digunakan untuk menerima pengiriman yang masuk. Hal ini
meningkatkan risiko pencurian, yang dapat menjelaskan kekurangan persediaan yang tidak
dapat dijelaskan. Pisahkan pengiriman dan penerimaan dermaga.
Secara fisik batasi akses ke area dok pemuatan tempat pesanan pelanggan ditempatkan.
4. Hitungan fisik persediaan tidak dilakukan setidaknya setiap tahun. Ini mungkin
menyebabkan ketidakakuratan dalam catatan inventarisasi perpetual dan juga dapat
mencegah deteksi pencurian tepat waktu. Hitungan fisik persediaan harus dilakukan
setidaknya setahun sekali.
Perbedaan catatan inventaris harus diperbaiki dan diselidiki.
5. Pengiriman tidak didamaikan dengan pesanan penjualan, sehingga mengirimkan barang
yang salah kepada pelanggan. Sistem harus dikonfigurasi untuk mencocokkan informasi
pengiriman dengan pesanan penjualan dan memberi tahu karyawan pengiriman tentang
perbedaan apa pun.

Rekomendasi untuk Mengoreksi Kelemahan

Mewajibkan tanda tangan digital pada semua pesanan online dari pelanggan baru.
Membutuhkan pesanan pembelian pelanggan tertulis sebagai konfirmasi pesanan telepon
dan faks.
Kredit pelanggan harus diperiksa dan penjualan tidak boleh dilakukan untuk mereka yang
tidak memenuhi standar kredit.
Pisahkan pengiriman dan penerimaan dermaga.
Secara fisik batasi akses ke area dok pemuatan tempat pesanan pelanggan ditempatkan.
Hitungan fisik persediaan harus dilakukan setidaknya setahun sekali.
Perbedaan catatan inventaris harus diperbaiki dan diselidiki.
Sistem harus dikonfigurasi untuk mencocokkan informasi pengiriman dengan pesanan
penjualan dan memberi tahu karyawan pengiriman tentang perbedaan apa pun.
Staf gudang harus memasukkan informasi tentang kekurangan segera setelah mereka
ditemukan.