Modul-6 SIA Sistem Pendapatan Penjualan Dan Penerimaan Kas (Bagian-2) REVA

MODUL SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
(EBA 311)
MODUL SESI 6
Sistem Pendapatan Penjualan dan Penerimaan Kas
(Bagian-2)
DISUSUN OLEH
Drs. Darmansyah HS. Akt. MM.CISA.
UNIVERSITAS ESA UNGGUL

2020
Universitas Esa Unggul

http://esaunggul.ac.id 0 / 63
Sistem Penerimaan Kas
A. Kemampuan Akhir Yang Diharapkan

Setelah mempelajari modul ini, diharapkan mahasiswa mampu :
 Mampu membuat diagram arus dokumen penerimaan kas, menganalisis
pengendalian dan struktur data setiap file
B. Uraian dan Contoh
Catatan:
Modul ini merupakan satu kesatuan dengan Modul Sistem Pendapatan
Penjualan dan Penerimaan Kas(Bagian-1)
Isi Modul ini sama dengan Isi Modul Sistem Penda[atan Penjualan dan
Penerimaan Kas(Bagian-1)
Hal ini disebabkan keterkaitan yang sangat erat Antara Kegiatan Penjualan dan
Penerimaan Kas.
Sistem Penerimaan Kas

Pendahuluan
Siklus pendapatan (revenue cycle) adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi
pemrosesan informasi terkait yang terus-menerus dengan menyediakan barang dan jasa kepada
pelanggan dan menerima kas sebagai pembayaran atas penjualan tersebut (Figur 12-2).
Pertukaran informasi eksternal yang paling utama dari siklus ini adalah dengan pelanggan.
Informasi mengenai aktivitas siklus pendapatan juga mengalir ke siklus akuntansi lainnya.
Sebagai contoh, siklus pengeluaran dan produksi menggunakan informasi mengenai transaksi
penjualan untuk memulai pembeJian atau produksi atas persediaan tambahan untuk memenuhi
permintaan. Siklus manajemen sumber daya manusia/penggajian menggunakan informasi
mengenai penjualan untuk menghitung komisi penjualan dan bonus. Fungsi buku besar umum
dan pelaporan menggunakan informasi yang dihasilkan oleh siklus pendapatan guna
menyiapkan laporan keuangan dan laporan kinerja.
Tujuan utama siklus pendapatan adalah menyediakan produk yang tepat di tempat yang
tepat pada saat yang tepat untuk harga yang sesuai. Untuk mencapai tujuan tersebut,
manajemen harus membuat keputusan-keputusan penting sebagai berikut.
 Sampai sejauh mana produk dapat dan harus disesuaikan dengan kebutuhan dan keinginan
pelanggan individu?
 Seberapa banyak persediaan yang harus dimiliki dan di mana persediaan tersebut harus
ditempatkan?

 Bagaimana seharusnya barang dagangan dikirim ke pelanggan? Haruskah perusahaan
menjalankan fungsi pengiriman sendiri atau mengalihdayakan (outsourcing) ke pihak
ketiga yang berspesialisasi dalam bidang logistik?
 Haruskah kredit diperpanjang untuk pelanggan? Jika demikian, persyaratan kredit apa
yang seharusnya ditawarkan? Seberapa banyak kredit yang dapat diperpanjang untuk
setiap pelanggan?
 Bagaimana pembayaran pelanggan dapat diproses untuk memaksimalkan arus kas?
Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan tersebut mengarah pada bagaimana sebuah

organisasi menjalankan empat aktivitas dasar pada siklus pendapatan yang digambarkan di
Figur 12-3:
1. Entri pesanan penjualan
2. Pengiriman
3. Penagihan
4. Penerimaan kas
Modul ini menjelaskan bagaimana sistem informasi sebuah organisasi mendukung tiap-tiap
aktivitas. Kita mulai dengan menjelaskan desain sistem informasi siklus pendapatan dan
pengendalian dasar yang diperlukan untuk memastikan bahwa ia menyediakan manajemen
dengan informasi yang andal. Kita kemudian mendiskusikan secara detail tiap-tiap aktivitas
siklus pendapatan dasar tersebut. Untuk setiap aktivitas, kita menjelaskan bagaimana
informasi yang diperlukan untuk menjalankan dan mengelola aktivilas-aktivitas tersebut agar
dapat dikumpulkan, diproses, dan disimpan.
Kita juga menjelaskan pengendalian yang diperlukan untuk memastikan tidak hanya
keandalan (reliabilitas) atas infonnasi, tetapi juga pengamanan atas sumber daya organisasi.
Sistem Informasi Siklus Pendapatan

Seperti sebagian besar organisasi besar, AOE menggunakan sebuah sistem enterprise resource
planning (ERP). Figur 12-4 rnenunjukkan bagian dari sistem ERP yang mendukung aktivitas
bisnis siklus pendapatan AOE.

FIGUR 12-2 Diagram Konteks Siklus Pendapatan.
FIGUR 12-3 Diagram Arus Data Tingkat 0: Siklus Pendapatan

PROSES
Para pelanggan AOE dapat menempatkan pesanan secara langsung melalui Internet. Selain itu,
tenaga penjualan menggunakan laptop portabel untuk memasukkan pesanan ketika
menghubungi para pelanggan. Departemen penjualan memasukkan pesanan pelanggan yang
diterima melalui telepon, faks, atau surat. Terlepas dari bagaimana sebuah pesanan diterima
sebelumnya, sistem tersebut dengan cepat memverifikasi kelayakan kredit pelanggan,
mengecek ketersediaan persediaan, dan memberitahu departemen gudang dan pengiriman
mengenai penjualan yang disetujui. Para pegawai gudang dan pengiriman memasukkan data
mengenai aktivitas mereka segera setelah aktivitas dijalankan, sehingga memperbarui informasi
mengenai status persediaan secara real time. Setiap malam, program faktur berjalan dalam
modus kelompok (batch), menghasilkan faktur kertas atau elektronik bagi para pelanggan yang
memerlukan faktur.
Beberapa pelanggan AOE masih mengirimkan cek kepada salah satu bank daerah yang AOE
telah menetapkan peti uang elektroniknya, tetapi peningkatan jumlah yang menggunakan
layanan pembayaran tagihan secara online bank mereka. Setiap hari, bank tersebut
mengirimkan AOE sebuah file yang berisi data pengiriman uang, yang digunakan kasir
untukmemperbarui saldo rekening kas perusahaan dan digunakan petugas piutang untuk
memperbarui rekening pelanggan.
FIGUR 12-4 Ikhtisar Desain Sistem ERP untuk Mendukung Siklus Pendapatan

TABEL 12-1 Ancaman dan Pengendalian dalam Siklus Pendapatan
AKTIVITAS ANCAMAN PENGENDALIAN (NOMOR PERTAMA
MENGACU PADA ANCAMAN YANG
SESUAI)
Masalah-masalah 1. Data induk yang tidak 1.1 Pengendalian integritas
umum di dalam akurat atau valid pemprosesan data
siklus pendapatan 1.2 Pembatasan akses ke data induk
1.3 Tinjauan atas seluruh perubahan
terhadap data induk
2. Pengungkapan yang tidak 2.1 Pengendalian akses
di otorisasi atas informasi
sensitif
2.2 Enkripsi
3. Kehilangan atau 3.1 Backup dan prosedur pemilihan
penghancuran data bencana
4. Kinerja buruk 4.1 Laporan manajerial
Entri pesanan pen 5. Pesanan yang tidak 5.1 Pengendalian edit entri data (lihat
jualan lengkap/tidak akurat Modul Pengendalian)
5.2 Pembatasan akses ke data induk
6. Pesanan yang tifdak valid 6.1 tanda tangan digital atau tanda
tangan tertulis
7. Piutang yang tidak 7.1 Batas kredit
tertagih 7.2 Otorisasi spesifik untuk
menyetujui penjualan kepada para
pelanggan baru atau penjualan yang
melebihi batas kredit seorang
pelanggan
7.3 Batas kredit
8. Kehabisan stok atau 8.1 Sistem pengendalian persediaan
kelebihan persediaan perpetual
8.2 Penggunaan kode batang (bar
code) atau RFID
8.3 Pelatihan
8.4 Perhitungan fisik persediaan
secara periodik
8.5 Prediksi penjualan dan laporan
aktivitas
9. Kehilangan pelanggan 9.1 Sistem CRM, Situs swadaya dan
evaluasi yang tepat atas peringkat
layanan pelanggan
Pengiriman 10. Memilih barang yang 10.1 Teknologi kode batang dan RFID
salah atau kuantitas yang
salah 10.2 Rekonsiliasi daftar pemilihan
untuk detail pesanaan penjualan
11. Pencurian Persediaan 11.1 Pembatasan akses fisik ke
persediaan

11.2 Dokumentasi seluruh transfer
persediaan
11.3 Teknologi RFID dan kode barang
11.4 Perhitungan fisik persediaan
secara periodik dan rekonsiliasi
terhadap kuantitas tercatat
12. Kesalahan pengiriman 12.1 Rekonsiliasi dokumen
(penundaan atau kegagalan pengiriman dengan pesanan
untuk mengirim, kuantitas penjualan, daftar pemilihan, dan slip
yang salah, barang yang pengepakan
salah, alamat yang salah, 12.2 Menggunakan sistem RFID un tuk
duplikasi) mengidentifikasi penundaan
12.3 Entri data melalui pemindai kode
batang dan RFID
12.4 Pengendalian edit entri data (jika
data pengiriman dimasukkan ke
terminal)
12.5 Konfigurasi sistem ERP untuk
mencegah pengiriman duplikat
Penagihan 13. Kegagalan untuk 13.1 Pemisahan fungsi penagihan dan
menagih pengiriman
14. Keasalahan penagihan 13.2 Rekonsiliasi secara periodik atas
faktur dengan pesanan penjualan,
kartu pengambilan, dan dokumen
pengiriman
ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Figur 12-4 menunjukkan bahwa seluruh aktivitas siklus pendapatan tergantung pada database
terintegrasi yang berisi informasi mengenai pelanggan, persediaan, dan harga. Oleh karena itu,
ancaman umum pertama yang tercantum da]am Tabel 12-1 adalah data induk yang tidak akurat
atau tidak valid. Kesalahan dalam data induk pelanggan dapat menyebabkan pengiriman
barang ke lokasi yang salah, penundaan dalam pengumpulan pembayaran karena mengirimkan
faktur ke alamat yang salah, atau menjual kepada pelanggan yang melebihi batas kreditnya.
Kesalahan dalam data induk persediaan dapat menyebabkan kegagalan dalam memenuhi
pesanan pelanggan secara tepat waktu karena kekurangan persediaan yang tidak diantisipasi,
yang mungkin dapat mengarah pada hilangnya penjualan masa depan. Kesalahan dalam data
induk harga dapat menyebabkan ketidakpuasan pelanggan karena penagihan yang berlebihan
atau pendapatan yang hilang karena penagihan yang berkurang.
Pengendalian dalam Tabel 12-1 menunjukkan bahwa salah satu cara untuk
menanggulangi ancaman pada data induk yang·tidak akurat atau tidak valid adalah
menggunakan berbagai pengendalian integritas pemrosesan yang didiskusikan di Modul
Pengendalian untuk meminimalkan risiko kesalahan input data. Penting juga untuk

menggunakan pengendalian autentikasi dan otorisasi yang didiskusikan di Modul lainnya
untuk membatasi akses ke data dan mengonfigurasi sistem sehingga hanya para pegawai yang
diotorisasi (berwenang) dapat membuat perubahan data induk (pengendalian 1.2 dalam Tabel
12-l). Ini perlu mengubah konfigurasi dasar atas peran pegawai dalam sistem ERP untuk
memisahkan dengan tepat tugas-tugas yang tidak kompatibel. Sebagai contoh, staf entri
pesanan penjualan seharusnya tidak mungkin dapat mengubah data induk harga atau batas
kredit pelanggan. Sama halnya, seseorang yang memeJihara informasi rekening pelanggan
seharusnya tidak mungkin dapat memproses penerimaan kas dari para pelanggan atau
menerbitkan memo kredit untuk mengotorisasi penghapusan penjualan sebagai tak tertagih.
Meskipun demikian, karena setiap pengendalian preventif tidak bisa 100% efektif, Tabel 12-1
(pengendalian 1.3) juga mengindikasikan bahwa sebuah pengendalian detektif yang penting
adalah secara teratur menghasilkan sebuah laporan atas seluruh perubahan terhadap data induk
dan meninjaunya guna memverifikasi bahwa database tetap akurat.
Ancaman umum kedua dalam siklus pendapatan adalah pengungkapan yang tidak sah
terhadap informasi sensitif, seperti kebijakan penetapan harga atau informasi pribadi mengenai
para pelanggan. Tabe112-1 (pengendalian 2.1) menunjukkan bahwa salah satu eara untuk
menanggulangi risiko dari aneaman ini adalah mengonfigurasi sistem untuk menggunakan
pengendalian akses yang kuat untuk membatasi siapa yang dapat menampilkan informasi
tersebut. Penting juga untuk mengonfigurasi sistem untuk membatasi kemampuan para
pegawai dalam menggunakan kemampuan penearian yang melekat pada sistem untuk
mengakses hanya tabel dan bidang tertentu yang relevan guna menjalankan tugas yang telah
diberibn. Selain itu, data sensitif seharusnya dienkripsi (pengendalian 2.2) dalam penyimpanan
untuk mencegah pegawai TI yang tidak memiliki akses terhadap sistem ERP dari penggunaan
utilitas sistem operasi untuk menampilkan infonnasi sensitif. Organisasi seharusnya juga
mendesain situsnya untuk menggunakan SSL guna mengenkripsi informasi yang diminta dari
para pelanggan saat informasi tersebut sedang dalam transit melaJui Internet.
Ancaman umum ketiga dalam siklus pendapatan adalah kekhawatiran akan kehilangan atau
kehancuran data induk. Cara terbaik untuk menanggulangi risiko dari ancaman ini adalah
menggunakan backup dan prosedur pemulihan bencana (pengendalian 3.1) yang didiskusikan
di Modul Pengendalian. Sebuah praktik terbaik adalah mengimplementasikan sistem ERP
sebagai tiga contoh yang terpisah. Satu contoh, disebut sebagai produksi, digunakan untuk
menghasilkan aktivitas harian. Contoh yang kedua digunakan untuk pengujian dan
pengembangan. Sebuah contoh ketiga seharusnya dipelihara scbagai sebuah backup online
terhadap sistem produksi untuk memberikan pemulihan yang terdekat secara real time.

Data induk yang akurat memungkinkan manajemen menggunakan dengan lebih baik
kemampuan pelaporan ekstensif dari sistem ERP untuk mcngawasi kinerja (lihat ancaman 4
dalam Tabel 12-1). Para akuntan harus menggunakan pengetahuan mereka mengenai proses
bisnis yang mendasari untuk mendesain laporan yang inovatif (pengendalian 4.1) yang
menyediakan manajemen dengan wawasan di luar yang disediakan oleh laporan keuangan
tradisional. Sebagai contoh, perusahaan selalu diawasi secara ketat dengan trend penjualan.
Informasi lambahan diperlukan, meskipun demikian, untuk mengidentifikasi penyebab-
penyebab perubahan dalam ukuran tersebut. Metrik seperti margin pendapatan1 dapat
menyediakan informasi tersebut. Margin pendapatan sama dengan margin kotor dikurangi
seluruh biaya yang terjadi untuk menghasilkan penjualan, termasuk penggajian, perjalanan
tenaga penjualan terkait, biaya layanan dan dukungan pelanggan, biaya garansi dan perbaikan,
biaya-biaya pemasaran dan pengiklanan, dan biaya distribusi dan pengiriman. Jadi, margin
pendapatan mengintegrasikan efek dari perubahan, baik dalam produktivitas maupun perilaku
konsumen. Pertumbuhan dalam margin pendapatan mengindikasi bahwa para pelanggan
merasa puas (seperti yang ditunjukkan penjualan berulang), produktivitas meningkat
(ditunjukkan dalam biaya yang berkurang setiap penjualan), atau keduanya. Sebaliknya,
margin pendapatan yang menurun mengindikasikan masalah dengan retensi pelanggan,
produktivitas, atau keduanya. Margin pendapatan adalah sebuah metrik untuk mengevaluasi
keseluruhan kinerja dari aktivitas sildus pendapatan. Sebagaimana yang akan kita lihat pada
bagian-bagian berikutnya, para akuntan dapat membantu manajer mendesain laporan detail
dan metrik yang relevan untuk mengevaluasi setiap aktivitas bisnis.
TABEL 12-1 Lanjutan

AKTIVITAS ANCAMAN PENGENDALIAN (NOMOR PERTAMA
MENGACU PADA ANCAMAN YANG
SESUAI)
14.1 Konfigurasi sistem untuk memasukkan data
harga secara otomalis
14.2 Pembatasan akses ke data induk harga
14.3 Pengendalian edit entri data

14.4 Rekonsiliasi dokumen pengiriman (kartu
pengambilan, bill of loding, dan daftar
pengepakan) untuk pesanan penjualan
15. Kesalahan posting 15.1 Pengendalian entri data

dalam piutang 15.2 Rekonsiliasi total batch
15.3 Pengiriman laporan bulanan kepada para
pelanggan
15.4 Rekonsiliasi buku pembantu piutang di buku
besar umum memo kredit baik dati entri
16. Memo kredit yang 16.1 Pemisahan tugas otorisasi memo kredit baik
lidak akurat atau tidak dari entri pesanan penjualan maupun pesanan
valid penjualan maupun pemeliharaan rekening
pelanggan pemeliharaan rekening pelanggan
16.2 Konfigurasi sistem untuk memblokir memo

kredit kecuali ada dokumentasl yang sesuai dengan
pengembalian barang rusak atau otorisasi yang
spesifik oleh manajemen
Penerimaan 17. Pencurian kas 17.1 Pemisahan tugas-orang yang menangani

kas (setoran) pembayaran dari para pelanggan
seharusnya tidak a. Mem-posting pengiriman uang
ke rekening b. Membuat atau mengotorisasi memo
kredit c. Merekonsiliasi rekening bank
17.2 Penggunaan EFT, FEDI, dan peti uang

(Iockbox) untuk meminimalkan penanganan
pembayaran pelanggan oleh pegawai
17.3 Mendapatkan dan menggunakan sebuah UPIC

untuk . menerima pembayaran EFT dan fEDI dari
para pelanggan
17.4 Segera setelah membuka surat, membuat

daftar seluruh pembayaran pelanggan yang
diterima
17.5 Persetujuan yang segera dan terbatas atas
seluruh pengecekan pelanggan
17.6 Memiliki dua orang yang membuka seluruh
surat yang mungkin berisi pembayaran pelanggan
17.7 Penggunaan mesin kasir
17.8 Setoran harian dari seluruh penerimaan kas
18. Masalah arus kas 18.1 Pengaturan peti uang, EFT, atau kartu kredit

http://esaunggul.ac.id 10 /
63
18.2 Diskon atas pembayaran segera dari
pelanggan
18.3 Anggaran arus kas
Entri Pesanan Penjualan

Siklus pendapatan dimulai dengan menerima pesanan dari para pelanggan. Departemen
penjualan, yang melaporkan kepada wakil presiden pemasaran (merujuk Figur 12-1), biasanya
menjalankan proses entri pesanan penjualan, tetapi dengan meningkatnya para pelanggan
dengan sendirinya memasukkan banyak data melalui formulir dalam sebuah etalase situs
sebuah perusahaan.
Figur 12-5 menunjukkan bahwa proses entri pesanan penjualan mengharuskan tiga langkah:
mengambil pesanan pelanggan, mengecek dan menyetujui kredit pelanggan, dan mengecek
ketersediaan persediaan. Figur 12-5 juga mencakup kejadian penting terkait yang harus
ditangani baik oleh departemen pesanan penjualan atau oleh sebuah departemen layanan
pelanggan terpisah (yang biasanya juga melaporkan kepada wakil presiden pemasaran):
merespons permintaan pelanggan.
MENGAMBIL PESANAN PELANGGAN

Data pesanan pelanggan dicatat dalam sebuah dokumen pesanan penjualan. Di masa lalu,
organisasi menggunakan dokumen kertas; saat ini, dokumen pesanan penjualan (sales order)
biasanya sebuah formulir eleklronik yang ditampilkan dalam sebuah layar monitor komputer
(menariknya, banyak sistem ERP terus merujuk layar entri data ini sebagai dokumen).
Pemeriksaan mengungkapkan bahwa pesanan penjualan berisi informasi mengenai nomor
barang, kuantitas, harga, dan syarat penjualan lainnya.
PROSES Di masa lalu, pesanan pelanggan dimasukkan ke dalam sistem oleh para pegawai.
Organisasi semakin berusaha memanfaatkan TI agar para pelanggan melakukan lebih banyak
entri data sendiri. Salah satu cara untuk melakukannya adalah membuat para pelanggan
melengkapi sebuah formulir dalam situs perusahaan tersebut. Cara lain bagi pelanggan adalah
menggunakan electronic data interchange (EDI) untuk mengirimkan pesanan secara
elektronik dalam format yang kompatibel dengan sistem pemrosesan pesanan penjualan
perusahaan. Kedua teknik tersebut meningkatkan efisiensi dan memotong biaya dengan
mengeliminasi kebutuhan keterlibatan manusia dalam proses entri pesanan penjualan. Fokus

63
12-1 menjelaskan bagaimana perkembangan TI terbaru lainnya, kode QR, dapat lebih
meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam berinteraksi dengan para pelanggan.
FIGUR 12-5 Diagram Arus Data Tingkat 1: Entri Pesanan Penjualan (dijelaskan untuk
mengidentifikasi ancaman)

63
Selain memotong biaya, situs juga menyediakan peluang untuk meningkatkan
penjualan. Salah satu teknik yang digunakan oleh banyak pengecer Internet adalah
menggunakan informasi sejarah penjualan untuk membuat pesan pemasaran yang disesuaikan
dengan pelanggan individu. Sebagai contoh, setiap kali seorang pelanggan Amazon.com
memilih sebuah buku, situs menyarankan buku-buku terkait yang telah dibeli pelanggan
ketika mereka membeli satu yang pelanggan tersebut telah pilih. Amazon.com dan para
pengecer Internet lainnya juga menggunakan data sejarah penjualan untuk membuat kupon
elektronik yang disesuaikan secara periodik dalam mengirim ke para pelanggan untuk
mendorong pembelian tambahan. Teknik lain melibatkan penggunaan sistem entri penjualan
interaktif yang mengizinkan pelanggan untuk menyesuaikan produk dengan kebutuhan tepat
mereka. Sebagai contoh, pengunjung pada situs Dell Computer dapat mencoba berbagai
kombinasi komponen dan litur sampai mereka menemukan sebuah konfigurasi yang sesuai
kebutuhan mereka pada harga yang dapat mereka tidak hanya meningkatkan penjualan, tetapi
juga membantu meningkatkan arus kas dalam dua cara. Pertama, karena banyak penjualan
dibangun untuk memesan, lebih sedikit modal yang perlu ditanam untuk mengangkut
persediaan barang jadi dalam jumlah besar. Kcdua, model dibangun untuk memesan yang
memungkinkan perusahaan untuk mengumpulkan seluruh atau sebagian pembayaran di muka,
bahkan mungkin sebelum mereka harus membayar untuk bahan baku.
Efektivitas dari sebuah situs sangat tergantung pada desainnya. Oleh karena itu,
perusahaan harus secara teratur meninjau catatan interaksi pelanggan dalam situsnya agar
dengan cepat mengidentifikasi masalah yang potensial. Sebuah situs yang sulit digunakan
mungkin dapat benar-benar mengurangi penjualan yang mengakibatkan pelanggan frustrasi
dan membuat keinginan buruk. Sebaliknya, sebuah situs yang didesain dengan baik dapat
menyediakan wawasan yang berguna. Sebagai contoh, ketika para menejer di National
Semiconductor melihat sebuah peningkatan yang ditandai dengan minat pelanggan pada alat
sensor panas yang baru, mereka menggenjot produksinya sehingga perusahaan tersebut
mampu memenuhi permintaan yang meningkat untuk produk tersebut.
Seperti AOE, banyak perusahaan terus menggunakan seorang staf penjualan di
samping menggunakan sebuah etalase situs disebabkan manfaat yang dikaitkan dengan kontak
bertatap muka dengan para pelanggan bisnis yang ada dan prospektif. Teknologi informasi
menyediakan banyak peluang untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas tenaga penjualan,
sebuah proses yang disebut sebagai otomatisasi tenaga penjualan (sales force automation).
Penyimpanan informasi promosi secara online l::bih murah dibandingkan dengan mencetak
dan mengirimkan bahan-bahan tersebut kepada perwakilan penjualan. E-mail dan instant

63
messaging (1M) menurunkan biaya dan waktu yang diperlukan untuk menginformasikan
kepada staf penjualan atas perubahan harga dan promosi penjualan. Kedua teknik tersebut
juga dapat digunakan untuk menyediakan staf penjualan dengan pengingat menit terakhir
mengenai kebutuhan dan minat khusus pada pelanggan tertentu dan untuk memungkinkan
manajemen dengan cepat menyetujui penawaran khusus. E-mail atau surat elektronik (surel)
dan 1M juga dapat menurunkan kebutuhan akan tenaga penjualan untuk kernbali ke kantor
sehingga meningkatkan proporsi waktu yang mereka habiskan dengan para pelanggan.
Teknologi juga meningkatkan kualitas dari presentasi penjualan. Komputer laptop dan
FOKUS 12·1
Menggunakan Kode OR untuk Meningkatkan Interaksi dengan Pelanggan
Kode QR merupakan kode batang dua dimensi yang dapat dipindai dengan sebuah
smartphone. Kode tersebut memberi pelanggan potensial akses ke multimedia di mana pun
dan kapan pun. Sebagai contoh, anggap saja sebuah acara amal seperti sebuah konser di
luar ruangan. Kode QR dapat dicetak pada poster, ditampilkan dalam layar video, dan
disertakan dalam program tersebut. Ketika para pengunjung memindai kode tersebut,
mereka dialihkan ke sebuah situs ponsel yang mana mereka dapat membuat sebuah donasi
melalui smartphone mereka. Proses tersebut cenderung menghasilkan sebuah persentase
tinggi atas pengunjung yang sungguh-sungguh menyumbang, karena mereka dapat
melakukannya pada saat acara, dibandingkan mengharapkan saat mereka sampai rumah
yang mana mereka dapat menggunakan laptop atau desktop mereka untuk mengakses situs
ama!. Kode QR juga dapat meningkatkan penjualan dengan meningkatkan layanan
pelanggan. Sebagai contoh, di Korea Selatan sebuah rantai grosir Tesco meletakkan sebuah
rak pajangan yang dipasok dengan barang-barang yang biasa dibeli di perhentian subwoy.
Para pelanggan dapat memindai kode QR di sebelah barang yang mereka inginkan,
kemudian memasukkan nomor rekening mereka, dan barang-barang diantarkan ke rumah
mereka dalam satujam. Kode QR juga memfasilitasi perubahan secara real- time untuk
iklan; para penjual hanya perlu memasukkan ke rekening mereka, mengubah isi pad a satu
lokasi pusat, dan setiap waktu berikutnya seorang pelanggan memindai sebuah kode QR
dalam sebuah majalah, perhentian transportasi, atau lokasi lainnya, mereka akan melihat
informasi ter-update. tablet memungkinkan para tenaga penjualan untuk membuat
presentasi multimedia, yang meningkatkan kemampuan mereka untuk mendemontrasikan
dan menjelaskan kemampuan dan fitur dari produk teknis yang kompleks.
ANCAMAN DAN PENGENDALIAN Sebuah ancaman dasar selama entri pesanan penjualan
adalah bahwa data penting mengenai pesanan akan hilang atau tidak akurat (ancaman 5 dalam

63
TabeI 12-1). lni tidak hanya menciptakan inefisiensi (seseorang harus memanggil pelanggan
kembali dan memasukkan ulang pesanan ke dalam sistem), tetapi juga mungkin secara negatif
memengaruhi persepsi pelanggan sehingga memberikan dampak negatif bagi penjualan di masa
depan. Sistem ERP menggunakan berbagai pengendalian edit entri data yang didiskusikan di
Modul Pengendalian untuk menanggulangi ancaman ini. Sebagai contoh, pengecekan
kelengkapan dapat memastikan bahwa seluruh data yang diperlukan, seperti baik alamat
pengiriman dan penagihan, sudah dimasukkan. Pencarian otomatis atas data referensi yang
sudah tersimpan dalam file induk pelanggan, seperti alamat pelanggan, mencegah kesalahan
dengan mengeliminasi entri data. Perhatikan bahwa dengan mencari data referensi, sistern ERP
selalu menjalankan sebuah pengecekan validitas atas nama pelanggan dan nomor barang
persediaan yang dimasukkan oleh tenaga penjualan. Sistem ERP seharusnya juga dikonfigurasi
untuk rnenjalankan uji kewajaran untuk rnembandingkan kuantitas dipesan dengan nornor
barang dan sejarah penjualan masa lalu.
Tentu saja, seluruh pengawasan melekat (built-in control) ini mensyaratkan data induk
yang akurat, mengapa Tabel 12-1 juga mengindikasikan kebutuhan untuk membatasi akses ke
database terintegrasi (pengendalian 5.2) untuk meneegah perubahan tanpa izin yang dapat
menghancurkan integritas data. Selain itu, seluruh pengendalian edit entri data ini perlu
digabungkan dengan situs guna memastikan bailwa para pelanggan dengan akurat dan lengkap
telah mernasukkan seluruh data yang diperlukan dan di dalam sistem EDl yang cligunakan
untuk rnenerima pesanan elektronik dari para pelanggan.
Sebuah ancaman kedua yang dikaitkan dengan aktivitas entri pesanan penjualan
memerhatikan keabsahan dari pesanan (ancaman 6 dalam Tabel 12-1). Jika sebuah perusahaan
mengirirnkan barang ke seorang pelanggan clan pelanggan tersebut kemudian menolak untuk
memasukkan pesanan, maka ada kehilangan yang potensial atas aset. Untuk transaksi berbasis
kertas, keabsahan pesanan pelanggan ditetapkan dengan tanda tangan si pelanggan. Seperti
yang dijelaskan di Modul lainnya, tanda tangan digital (pengendalian 6.1) menyediakan
penjaminan serupa atas keabsahan dan bukti untuk mendukung nonrepudiation atas transaksi
elektronik.
Terakhir, para akuntan dapat membantu manajer untuk mengawasi dengan lebih baik
aktivitas penjualan dengan menggunakan pengetahuan mereka mengenai proses bisnis untuk
mendesain laporan yang berfokus pacla penggerak kinerja kunci. Sebagai contoh, laporan yang
menjabarkan penjualan berdasarkan tenaga penjualan, wilayah, atau produk akan memberikan
sebuah sarana untuk mengevaluasi efisiensi dan efektivitas entri pesanan penjualan. Laporan

63
yang menunjukkan kontribusi laba marginal berdasarkan produk, saluran distribusi, tenaga
penjualan, atau pelanggan dapat mernberikan wawasan tambahan.
PERSETUJUAN KREDIT
Sebagian besar penjualan bisnis-ke-bisnis dibuat secara kredit. Oleh karena itu, ancaman siklus
pendapatan lainnya yang dicantumkan dalam Tabel 12-1 (ancaman 7) adalah kemungkinan
pembuatan penjualan yang kemudian menjadi tidak tertagjh. Membutuhkan otorisasi yang tepat
bagi setiap penjualan kredit menurunkan ancaman ini.
perpetual mensyaratkan entri data yang cermat selama menjalankan aktivitas siklus pendapatan.
Secara khusus, petugas pengirirnan dan penjualan harus mencatat dengan benar atas kuantitas
barang yang dihapus dari persediaan dan dikirimkan ke para pelanggan. Tugas ini terutama
rawan kesalahan di perusahaan ritel (eceran). Sebagai contoh, ketika pelanggan membeli
berbagai barang dengan harga sama, petugas kasir dapat memindai hanya satu barang dan
memasukkan jumlah kuantitas yang dibeli. Meskipun ini akan menghasilkan jumlah tolal
penjualan yang benar, ini akan menyebabkan kesalahan ke dalam catatan persediaan. Kuantitas
di tangan yang dicatat untuk satu barang yang dipindai secara fisik akan menjadi terlalu rendah,
dan kuantitas di tangan yang dicatat untuk jenis barang lain akan menjadi terlalu tinggi.
Penanganan yang tepat atas retur penjualan adalah tugas lain yang berkontribusi pada catatan
persediaan yang tidak akurat, terutama dalam penetapan eceran. Dalam toko pakaian, sebagai
contoh, ketika seorang pelanggan mengembalikan sebuah barang yang ukurannya salah dan
menukarnya dengan yang lain, kasir seharusnya memasukkan pertukaran tersebut ke dalam
sistem. Sering kali, terutama selama periode penjualan yang sangat sibuk, kasir dengan mudah
membuat pertukaran dan meletakkan barang yang dikembalikan ke rak, tetapi lalai untuk
membuat entri yang tepat: di dalam sistem tersebut. Akibatnya, catatan pada sistem untuk kedua
barang tersebut tidak akurat.
Menggantikan kode batang dengan label identifikasi frekuensi radio (radio requency
identification- RFlD) (pengendalian 8.2) dapat mengeliminasi banyak masalah ini karena entri
data terjadi secara otomatis. Untuk situasi yang penggunaan label RFID tidak ekonomis atau
tidak praktis, pelatihan dan pengingat reguler dari manajemen dapat menurunkan frekuensi atas
perilaku yang tidak diinginkan (pengendalian 8.3 dalam Tabel 12-1). Meskipun demikian,
karena perilaku yang dijelaskan di atas mungkin terjadi selama waktu-waktu yang sibuk, maka
perhitungan fisik persediaan secara periodik (pengendalian 8.4) sangat diperlukan untuk
memverifikasi ketepatan dari jumlah yang dicatat.

63
Prediksi penjualan (pengendalian 8.5 dalam Tabel 12-1) adalah alat lain untuk
membantu perusahaan memprediksi dengan benar kebutuhan persediaan sehingga menurunkan
risiko kehabisan stok atau kelebihan persediaan. Para akuntan juga dapat menyiapkan laporan
yang memungkinkan para manajer penjualan untuk mengidentifikasi kebutuhan guna
menyesuaikan prediksi tersebut. Sebagai contoh, laporan mengenai frekuensi dan ukuran back
order dapat mengidentifikasi barang-barang yang diprediksi agar dapat disesuaikan untuk
menghindari kehabisan stok dengan lebih baik. Sebaliknya, laporan yang menjabarkan
penjualan berdasarkan barang dapat mengidentifikasi produk -produk yang bergerak lambat
waktunya untuk mencegah penimbunan barang yang berlebihan.
MERESPONS PERMINTAAN PELANGGAN

Selain memproses pesanan pelanggan, seperti yang ditunjukkan Figur 12-5, proses entri
pesanan penjualan juga menyertakan respons terhadap permintaan pelanggan. Terkadang
permintaan ini terjadi sebelum pesanan, dan sering terjadi setelah pesanan ditempatan. Dalam
kasus lain, respons terhadap permintaan pelanggan dengan segera dan akurat sangat penting
bagi kesuksesan jangka panjang sebuah perusahaan. Tujuannya adalah untuk mempertahankan
pelanggan (ancaman 9 dalam Tabel 12-1). Hal ini penting karena sebuah aturan pemasaran
umum yang harus dipegang adalah biaya yang setidaknya lima kali lebih banyak untuk menarik
dan membuat penjualan ke pelanggan baru seperti halnya untuk membuat penjualan berulang
ke pelanggan yang sudah ada. Salah satu cara untuk mengawasi kinerja retensi
(mempertahankan) pelanggan adalah dengan membuat sebuah laporan secara periodik bahwa
"usia" para pelanggan berdasarkan jumlah tahun mereka telah melakukan pembelian. Meskipun
demikian, retensi memerlukan lebih dari sekadar memuaskan pelanggan, tetapi juga perlu
menciptakan loyalitas. Penelitian mengindikasikan bahwa jika kepuasan pelanggan dinilai
dengan skala 1 sampai 5, di mana 5 menunjukkan sangat puas dan 1 menunjukkan sangat tidak
puas, para pelanggan yang menilai tingkat kepuasan mereka pada 5 kali lebih mungkin untuk
membuat pembelian berulang daripada pelanggan yang menilai tingkat kepuasannya hanya
pada 4. TerIebih lagi, penelitian yang sama mengindikasikan bahwa knnci untuk menghasilkan
kepuasan total, dan dengan demikian, mempertahankan pelanggan adalah kualitas dan sifat dari
kontak pelanggan purnajual.
Layanan pelanggan sangat penting sehingga banyak perusahaan menggunakan paket
perangkat lunak khusus, disebut sistem manajemen hubungan pelanggan (customer
relationship management system - CRM), untnk mendukung proses penting ini (pengendalian
9.1). Sistem CRM membantu organisasi menjelaskan informasi mengenai para pelanggan untuk

63
memfasilitasi layanan yang lebih efisien dan lebib personal. Layanan pelanggan dapat
ditingkatkan lebih lanjut dengan menggnnakan data seperti penjualan kumulatif selama
beberapa periode waktn untnk mengidentifikasi pelanggan "prioritas". Sistem CRM juga
membantu menghasilkan penjualan tambahan. Sebagai contoh, setelah merespons permintaan
pelanggan, seorang perwakilan layanan pelanggan dapat menggunakan informasi mengenai
preferensi pelanggan dan sejarah transaksi untuk menyarankan produk-produk lain yang
mungkin menarik bagi pelanggan tersebut. Data terperinci mengenai persyaratan pelanggan dan
praktik bisnis juga dapat digunakan untuk seeara proaktif menghubungi pelanggan mengenai
kebutuhan untuk memesan kembali.
Meskipun demikian, banyak permintaan pelanggan yang bersifat rutin. Akibatnya,
perusahaan dapat dan harus menggnnakan T1 untuk mengotomatiskan respons terhadap
permintaan umum, seperti pertanyaan mengenai saldo rekening dan status pesanan, sehingga
perwakiJan pesanan penjualan dan layanan pelanggan dapat mengonsentrasikan waktu dan
upayanya untuk menangani permintaan yang lebih rumit clan tidak rutin. Sebagai eontoh, situs
menyediakan sebuah alternatif yang hemat biaya untuk dukungan pelanggan telepon bebas
pulsa, mengotomatiskan proses tersebut dengan sebuah daftar pertanyaan yang sering
ditanyakan (frequently asked questions atan FAQ). Alat-alat media sosial lainnya seperti blog
dan papan diskusi juga dapat dignnakan untuk menciptakan komunitas virtual yang mana para
pelanggan clapat membagikan informasi dan saran-saran berguna satu sama lain. Situs juga
memungkinkan pelanggan menggunakan PIN untuk seeara langsung mengakses informasi
rekeningnya dan mengecek status pesanan. Teknik - teknik tersebut secara signifikan dapat
mengurangi biaya layanan pelanggan. Wells Fargo, eontohnya, menemukan bahwa pelanggan
dengan akses online terhadap rekeningnya membuat 40% lebih sedikit panggilan kepada
departemen layaan pelanggan daripada pelanggan tanpa akses tersebut. Meskipun demikian,
tidaklah mungkin untuk mengantisipasi setiap pertanyaan para pelanggan yang akan ditanyakan.
Oleh karena itu, situs didesain untnk menyediakan layanan pelanggan harus menyatakan fitur
1M atau obrolan yang memnngkinkan pelanggan mendapatkan bantuan ahli seeara real-time
dan saran untuk menghadapi masalah-masalah khusus di daftar FAQ yang tidak bisa menangani
masalah tersebut dengan memuaskan. Akhirnya, hal ini penting bagi para akuntan untuk
mendesain laporan yang akan membantu para manajer secara tepat dalam mengevaluasi kinerja
dari para perwakilan layanan pelanggan dengan menggabungkan ukuran internal dan eksternal.
Kegagalan untuk menyertakan kedua jenis data tersebut dapat menghasilkan laporan yang
rnenyebabkan perilaku disfungsional. Sebagai contoh, laporan yang hanya menggunakan data
internal, seperti jumlah permintaan yang clitangani per unit waktu, mungkin mendorong

63
perwakilan layanan pelanggan untuk mencoba memaksimalkan efisiensi mereka dengan
rnengorbankan kepuasan pelanggan. Akibatnya, hanya mengandalkan pada peringkat kepuasan
pelanggan yang menghapuskan insentif untuk menjadi efisien.
Sebaliknya, manajemen memberikan staf penjualan otorisasi umum untuk menyetujui

pesanan dari para pelanggan dengan kinerja yang baik, berarti mereka tanpa saldo melewati
jatuh tempo, dengan ketentuan bahwa penjualan tersebut tidak meningkatkan total saldo
rekening pelanggan melampaui batas kreditnya (pengendalian 7.1). Batas kredit (credit limit)
adalah saldo rekening maksimum yang dizinkan manajemen untuk seorang pelanggan
berdasarkan sejarah kredit masa lalunya dan kemampuan untuk membayar. Jadi, untuk
pelanggan yang sudah ada, persetujuan kredit hanya melibatkan pengecekan file induk
pelanggan untuk memverifikasi adanya rekening, mengidentifikasi batas kredit pelanggan, dan
memverifikasi bahwa jumlah dari pesanan plus saldo rekening terbaru tidak melebihi batasnya.
Proses ini dapat dilakukan secara otomatis oleh sistem.
Sistem juga dapat secara otomatis menandai pesanan yang memerlukan otorisasi
spesifik karena pesanan tersebut melebihi batas kredit seorang pelanggan yang telah disetujui
sebelumnya. Untuk kasus tersebut, dan untuk penjualan kepada pelanggan baru, Tabel 12-1
menunjukkan bahwa seseorang selain perwakilan penjualan seharusnya secara khusus
menyetujui perpanjangan kredit (pengendalian 7.2). Ini terutama penting jika staf penjtialan
dibayar berdasarkan komisi karena motivasinya adalah membuat penjualan, tidak berfokus
pada ketertagihan. Bagan struktur organisasi AOE (lihat Figur 12-1) menunjukkan bagaimana
sebagian besar perusahaan memisahkan tugas-tugas ini. Manajer kredit, yang menentukan
kebijakan kredit dan menyetujui perpanjangan kredit ke pelanggan baru dan peningkatan batas
kredit bagi pelanggan yang sudah ada, terbebas dari fungsi pemasaran. Untuk melaksanakan
pemisahan tugas ini, dalam sistem ERP, pegawai entri pesanan penjualan seharusnya diberi
akses "read-only" terhadap informasi mengenai batas kredit pelanggan individu; kemampuan
untuk benar-benar mengubah batas kredit seharusnya diberikan hanya ke manajer kredit. Fitur,
dalarn sistem ERP dapat menunjukkan beberapa informasi untuk membantu manajer kredit
memutuskan untuk menyesuaikan batas kredit seorang pelanggan. Kualitas dari keputusan
tersebut tergantung pada pemeliharaan informasi yang akurat dan terbaru mengenai saldo
rekening. penjualan, dan kiriman uang pelanggan.
Untuk menjadi efektif. persetujuan kredit harus dilakukan sebelum barang dikeluarkan
dari persediaan dan dikirirnkan ke pelanggan. Meskipun demikian, masalah akan terjadi, dan
beberapa pelanggan akhirnya tidak membayar utangnya. Oleh karena itu, pengawasan cermat

63
atas piutang (pengendalian 7.3) sangat penting. Sebuah laporan yang berguna untuk melakukan
hal ini adalah laporan umur piutang (accounts receivable aging report), di mana laporan
tersebut mencantumkan saldo rekening pelanggan berdasarkan lamanya waktu yang beredar
(Figur 12-6). Informasi yang disediakan oleh laporan tersebut berguna untuk memproyeksikan
waktu arus kas masuk masa depan yang terkait dengan penjualan, memutuskan untuk
meningkatkan batas kredit bagi pelanggan tertentu. dan untuk mengestimasi piutang yang tidak
tertagih. Manajemen perlu meninjau secara teratur laporan umur piutang karena perhatian
segera pada pelanggan yang gagal membayar dapat meminimalkan kerugian. Laporan seperti
itu memungkinkan AOE untuk mengetahui masalah dengan Best Value lebih awal sehingga ia
dapat berhenti membuat penjualan kredit tambahan. Selain itu, laporan yang menunjukkan
trend dalam biaya piutang tidak tertagih dapat membantu manajemen memutuskan apakah
perubahan diperlukan dalam kebijakan kredit.
MENGECEK KETERSEDIAAN PERSEDIAAN

Selain mengecek kredit seorang pelanggan, tenaga penjualan juga perlu menentukan apakah
persediaan cukup tersedia untuk mengisi pesanan sehingga para pelanggan dapat mengetahui
tanggal pengiriman yang diharapkan.
PROSES
Dokumen persediaan menunjukkan informasi yang biasanya tersedia untuk staf pesanan
penjualan: kuantitas di tangan, kuantitas yang telah terikat ke pelanggan lain, dan kuantitas
yang tersedia. Jika persediaan cukup tersedia untuk mengisi pesanan, maka pesanan penjualan
tersebut terpenuhi, dan kolom kuantitas yang tersedia dalam file persediaan untuk tiap-tiap
barang yang dipesan mengurangi dengan jumlah yang dipesan.
Departemen pengiriman, pengendalian persediaan, dan penagihan kemudian diberitahu atas
penjualan tersebut, dan sebuah tanda terima akan dikirimkan ke pelanggan. Jika tidak ada
persediaan di tangan yang cukup untuk mengisi pesanan, pemesanan kembali (back order) akan
dilakukan untuk mengotorisasi pembelian atau produksi dari barang-barang yang harus dibuat.
Dalam perusahaan manufaktur, membuat back order melibatkan pemberitahuan departemen
produksi untuk memulai produksi atas barang-barang yang diminta. Dalam perusahaan ritel,
departemen pembeJian akan djberitahu mengenai kebutuhan untuk memcsan barang yang
diperlukan.

63
Jatuh Jatuh Jatuh
Jatuh
Tempo Tempo Tempo
Pelanggan Jumlah Saat ini Tempo 1-
31-60 61-90 Melebihi
30 Hari
Hari Hari 90 Hari
Able
Faktur 221 $3.450 $3.450
Faktur 278 2.955 2.955
Total $6.450 $6.450
Baker
Faktur 178 $4.500 $4.500
Faktur 245 2.560 2.560
Total $7.060 $2.560 $4.500
Rekening lain $185.435 $137.935 $28.500 $5.500 $2.500 $11.000
Total $198.900 $146.900 $28.500 $10.000 $2.500 $11.000
Sekalipun ketersediaan persediaan telah ditentukan, sistem kemudian menghasilkan
sebuah kartu pengambilan (picking ticket) yang mencantumkan barang dan kuantitas dari tiap-
liap barang yang dipesan oleh. Kartu pengambilan mengotorisasi fungsi pengendalian
pcrsediaan untuk mengeluarkan barang ke departemen pengiriman. Meskipun secara tradisional
merupakan dokumen kertas, kartu pengambilan saat ini sering berbentuk formulir elektronik
yang dapat ditampilkan pada perangkat genggam portabel atau dalam monitor yang dilekatkan
pada forklifts (alat pengangkat barang). Untuk meningkatkan efisiensi, kartu pengambilan
biasanya mencantumkan barang-barang berdasarkan urutan yang disimpan dalam gudang,
bukannya dalam urutan yang dicantumkan pada pesanan penjualan.
63
ANCAMAN DAN PENGENDALIAN Catalan persediaan yang akurat sangat penting untuk
mencegah kehabisan stok dan kelebihan persediaan (ancaman 8 dalam Tabel 12-1). Kehabisan
stok (stockout) akan menyebabkan kerugian penjuaJan jika pelanggan tidak bersedia menunggu
dan malah membeli dari sumber lain. Sebaliknya, kelebihan persediaan meningkatkan biaya
penyimpanan dan bahkan mungkin akan mensyaratkan penurunan harga signifikan yang dapat
mengurangi profitabilitas. Penurunan harga sering dapat mengubah citra sebuah perusahaan
menjadi pengecer diskon sehingga mengondisikan para pelanggan untuk nengharapkan
potongan harga.
Sistem ERP terintegrasi, seperti yang digambarkan pada Figur 12-4, memfasilitasi penggunaan
metode persediaan perpetual (pengendalian 8.1) yang mengurangi risiko dari stockout yang
tidak terduga. Meskipun demikian, ketetapan mengenai catatan persediaan
Pengiriman
Aktivitas dasar kedua dalam siklus pendapatan (lingkungan 2.0 dalam figure 12-3) adalah
mengisi pesanan pelanggan dalam mengirimkan barang yang diminta. Seperti ditunjukkan pada
figure 12-7, proses ini terdiri atas dua langkah : (1) memilih dan mengepak pesanan dan (2)
mengirimkan pesanan. Departemen gudang dan pengiriman menjalankan aktivitas - aktivitas
ini secara berurutan. Kedua fungsi ini mencakup penjagaan persediaan, seperti yang
ditunjukkan Figur 12-1, dan melaporkannya kepada wakil presiden bidang manufaktur.
MENGAMBIL DAN MENGEPAK PESANAN

Langkah pertama dalam mengisi sebuah pesanan pelanggan melibatkan pengangkatan barang
yang benar dari persediaan dan mengepaknya untuk pengiriman.
PROSES Kartu pengambilan yang dibuat oleh proses entri pesanan pcnjualan akan memicu
proses pengambilan dan pengepakan. Para pekerja gudang menggunakan kartu pengambilan
untuk mengidentifikasi produk dan kuantitas dari setiap produk untuk mengeluarkannya dari
persediaan. Para pekerja gudang mencatat kuantitas setiap barang yang benar-benar dipilih,
baik dalam kartu pengambilan itu sendiri (jika sebuah dokumen kertas yang digunakan) atau
dengan mcmasukkan data ke dalam sistem (jika formulir elektronik yang digunakan).
Persediaan tersebut kemudian ditransfer ke departemen pengiriman.
AOE, seperti kebanyakan perusahaan, telah membuat investasi signifikan dalam sistem gudang
otomatis yang terdiri atas komputer, pemindai kode batang, sabuk konveyor, dan teknologi

63
komunikasi. Tujuan dari investasi tersebut adalah untuk mengurangi waktu dan biaya dari
memindahkan persediaan masuk dan keluar gudang, sementara juga meningkatkan ketepatan
dari sistem persediaan perpetual. Teknologi nirkabel, secara khusus, meningkatkan
produktivitas gudang dengan mengeliminasi kebutuhan bagi pekerja untuk berulang kali
kembali ke pusat pengiriman tersentralisasi untuk menerima perintah tercetak. Sebagai contoh,
JCPenney melengkapi forklift-nya dengan terminal komunikasi data berfrekuensi radio (radio-
frequency data
Label RFID meningkatkan efisiensi dan ketepatan dalam melacak pergerakan
persediaan. Dengan kode batang, barang atau kotak harus diposisikan sesuai sehingga kode
batang dapat dibaca oleh pemindai. Beralih ke label RFID mengeliminasi kebutuhan untuk
menyelaraskan barang dengan pemindai; bahkan, label dapat dibaca saat persediaan bergerak
melalui gudang. Selain itu, tiap-tiap label RFID dapat menyimpan informasi lengkap untuk
memfasilitasi penyimpanan dan rute (routing) yang sesuai atas barang persediaan. Bagi
perusahaan yang menangani volume barang dalam jumlah besar, seperti Federal Express dan
UPS, kemampuan RFID untuk menurunkan hingga bahkan beberapa detik waktu yang
diperlukan untuk memproses setiap paket dapat menghasilkan penghematan biaya yang besar.
Sistern gudang otomatis tidak hanya memangkas biaya dan meningkatkan efisiensi dalam
penanganan persediaan, tetapi juga memungkinkan lebih banyak pengiriman responsif
pelanggan. Sebagai contoh, produsen dapat menggunakan kode batang dan sistem RFID dalam
gudangnya untuk memfasiJitasi pengepakan dan pengiriman barang-barang terkait (misalnya,
kemeja dan dasi yang cocok) secara bersamaan. Kardusnya kemudian dapat diberi kode batang
atau diberi label RFID sehingga para pengecer dapat dengan cepat mengecek barang dan
memindahhnnya ke lantai penjualan. Layanan ini tidakhanya menghemat waktu dan uang bagi
para pengecer, tetapi juga membantu meningkatkan perputaran (turnover), sehingga
meningkatkan penjualan produsen.

63
63
ANCAMAN DAN PENGENDALIAN Salah satu masalah potensial adalah risiko
pengambilan barang yang salah atau dalam kuantitas yang salah (ancaman 10 dalam Tabel 12-
1). Teknologi pergudangan otomatis yang dijdaskan sebelumnya dapat meminimalkan
kemungkinan kesalahan tersebut. Pemindai kode batang dan RFID (pengendalian 10.1), secara
khusus, mengeliminasi secara virtual kesalahan ketika digunakan oleh sistem secara otomatis
untuk membandingkan barang dan kuantitas yang diambil oleh para pekerja gudang dengan
informasi pesanan penjualan (pengendalian 10.2).
Ancaman lainnya melibatkan pencurian persediaan (ancamar. 11). Selain hilangnya aset,
pencurian juga dapat membuat catatan persediaan tidak akurat, yang dapat menyebabkan
masalah dalam rnemenuhi pesanan pelanggan. Tabel 12-1 mencantumkan beberapa prosedur
pengendalian yang dapat mengurangi risiko atas pencurian persediaan. Pertama, persediaan
harus disimpan dalam sebuah lokasi aman dengan akses fisik yang terbatas (pengendalian 11.1).
Kedua, seluruh transfer persediaan dalam perusahaan harus didokumentasikan (pengendalian
1l.2). Persediaan seharusnya terlepas dari para pegawai pengiriman yang hanya berdasarkan
pesanan penjualan yang disetuiui. Baik pegawai gudang maupun pengiriman harus
menandatangani dokumen yang menyertai barang (atau membuat pemberitahuan sesuai transfer
online) pada waktu barang ditransfer dari persediaan ke pengiriman. Prosedur ini memfasilitasi
pelacakan penyebab dari setiap kekurangan persediaan, serta akuntabilitas yang disediakan
mendorong pegawai untuk menyiapkan dan memelihara catatan yang akurat. Penggunaan
teknologi komunikasi nirkabel dan label RFID (pengendalian 11.3)
FOKUS 12-2 Menggunakan Robot untuk Meningkatkan Efisiensi dan Efektivitas dalam
Gudang
Perusahaan-perusahaan seperti Amazon.com, Crate & Barrel, Dillard's, Gap, dan
Walgreens menggunakan robot yang dibangun oleh Kiva Systems (kivasystems.com) untuk
meningkatkan efisiensi dan efektivitas secara dramatis dari operasi gudang mereka.
Sementara para pekerja di kebanyakan gudang harus menjelajahi gudang (baik dengan
berjalan kaki atau dengan alat pengangkut barang atau forklift) untuk mengambil
persediaan yang dipesan oleh para pelanggan, para pekerja di gudang yang menggunakan
robot bertenaga baterai Kiva Systems hanya di stasiun-stasiun pengisian di sekitar batas tepi
ruangan. Robot-robot berwarna oranye tersebut menggunakan sebuah kombinasi dari
teknologi pemindaian, kode batang, dan komunikasi nirkabel untuk menemukan barang.
Persediaan barang yang disimpan dalam unit rak bergerak, disebut pod, yang mana robot
dapat pergi ke bawah dan "mengangkat". Robot-robot tersebut kemudian membawa pod ke
pekerja, yang mengeluarkan jumlah barang yang diinginkan dari rak tersebut dan kemudian
mengepak barang tersebut dalam kotak untuk dikirimkan ke pelanggan. Menghilangkan
kebutuhan para pekerja untuk menjelajahi gudang sering mengakibatkan satu pekerja yang
mampu mengepak sampai dengan tiga kali banyaknya pesanan dalam satu periode tertentu.

63
Dengan menggunakan pekerja yang sama untuk mengisi keseluruhan pesanan, sistem
tersebut juga mengurangi kemungkinan kesalahan yang dapat terjadi ketika beberapa
pekerja yang lainnya secara berurutan mengisi bagian dari pesanan. dapat menyediakan
pelacakan secara real-time atas persediaan dalam transit, yang mungkin membantu
mengurangi pencurian. Akhirnya, jumlah yang dicatat dalam persediaan harus
direkonsiliasikan secara periodik dengan perhitungan fisik persediaan di tangan
(pengendalian 11.4), dan para pegawai yang bertanggung jawab atas penjagaan persediaan
harus akuntabel untuk setiap kekurangan.
Sebagaimana dalam langkah lainnya dalam siklus pendapatan, para akuntan dapat
membantu manajer mengawasi kinerjanya agar lebih baik dengan mendesain laporan yang
berguna. Perhatikan bahwa proses pegambilan pesanan tidak melibatkan setiap interaksi
langsung dengan pelanggan. Oleh karena itu, laporan hanya menggunakan ukuran yang
dibuat secara internal, seperti pesanan yang diisi cukup dengan per unit waktu saja.
MENGIRIM PESANAN
Setelah dikeluarkan dari gudang, barang dikirimkan ke pelanggan.
PROSES Departemen pengiriman seharusnya membandingkan perhitungan fisik persediaan

dengan kuantitas yang diindikasikan dalam kartu pengambilan dan dengan kuantitas yang
diindikasikan pada pesanan penjualan. Diskrepansi (ketidakcocokan) dapat timbul baik karena
barang tidak disimpan dalam lokasi yang diindikasikan pada kartu pengambilan atau karena
catatan persediaan perpetual yang tidak akurat. Dalam kasus seperti itu, departemen pengiriman
perlu memulai back order atas barang-barang yang hilang dan memasukkan kuantitas yang
dikirimkan dengan benar pada slip pengepakan.
Setelah petugas pengiriman menghitung barang yang dikirim dari gudang, nomor pesanan
penjualan, nomor barang, dan kuantitas dimasukkan menggunakan terminal online. Proses ini
memperbarui kolom kuantitas di tangan dalam file induk persediaan. Proses ini juga
menghasilkan sebuah slip pengepakan dan berbagai salinan dari bill of lading. Slip pengepakan
(packing slip) (Iihat Figur 12-8) mencantumkan kuantitas dan deskripsi setiap barang yang
disertakan dalam pengiriman. Bill of lading atau konosemen adalah sebuah kontrak hukum yang
menjelaskan tanggung jawab atas barang dalam transit. Ini mengidentifikasi kurir, asal, tujuan,
dan setiap perintah pengiriman khusus, dan mengindikasikan siapa (pelanggan atau vendor)
yang harus membayar kurir (lihat Figur 12-9). Sebuah salinan bill of lading dan slip pengepakan
yang menyertai pengiriman. Jika pelanggan yang membayar biaya pengiriman, salinan bill of
lading ini dapat berfungsi sebagai pengiriman tagihan (freight bill), untuk mengindikasikan
bahwa jumlah yang pelanggan harus bayar ke kurir. Dalam kasus lainnya, pengiriman tagihan
adalah dokumen yang terpisah.

63
FIGUR 12-8 Contoh Slip Pengepakan
Satu keputusan penting yang perlu dibuat ketika mengisi dan mengirimkan pesanan
pelanggan yang berkaitan dengan pilihan metode pengiriman. Secara tradisional, banyak
perusahaan telah memiliki armada truknya sendiri untuk pengiriman. Meskipun demikian,
semakin bertambah banyak perusahaan yang mengalihdayakan (outsourcing) fungsi ini ke kurir
komersial seperti DHL, Federal Express, Ryder System, Inc., Schneider Logistics, UPS, dan
YRC Pengiriman dengan outsourcing mengurangi biaya dan memungkinkan produsen
berkonsentrasi pada aktivitas bisnis intinya (produksi barang). Memilih kurir yang tepat,
meskipun demikian, mensyaratkan pengumpulan dan pengawasan informasi mengenai kinerja
kurir (misalnya, persentase pengiriman tepat waktu dan klaim kerusakan) karena pelanggan
akan menyalahkan perusahaan, bukannya kurir, untuk masalah pengiriman.

63
Keputusan penting lainnya terkait dengan lokasi dari pusat distribusi. Makin banyak
pelanggan meminta pemasok dan produsen untuk mengirimkan produk hanya ketika diperlukan.
Akibatnya, para pemasok dan produsen harus menggunakan perangkat lunak logistik dalam
mengidentifikasi lokasi optimal untuk menyimpan persediaan guna meminimalkan jumlah total
persediaan yang diangkut dan untuk memenuhi persyaratan pengiriman pelanggan. Perangkat
lunak logistik juga membantu mengoptimalkan aktivitas harian, seperti bagaimana penggunaan
paling efisien atas 17 truk yang tersedia untuk membuat 300 pengiriman ke berbagai lokasi di
satu area metropolitan,
Globalisasi lebih menambah kerumitan untuk logistik keluar (outbound). Efisiensi dan
efektivitas dari metode distribusi yang berbeda, seperti truk atau kereta, berbeda-beda di seluruh
dunia. Pajak dan regulasi di berbagai negara juga dapat memengaruhi pilihan distribusi. Oleh
karena itu, sistem informasi sebuah organisasi harus menyertakan perangkat lunak logistik yang
dapat memaksimalkan efisiensi dan efektivitas dari fungsi pengirimannya.
ANCAMAN DAN PENGENDALIAN Tabel 12-1 mengindikasikan bahwa dua masalah

potensial adalah pencurian (ancaman 11) dan kesalahan pengiriman (ancaman 12), Kita
mendiskusikan berbagai pengendalian untuk mengurangi ancaman pencurian pada bagian
sebelumnya. Rekosiliasi yang teratur atas informasi mengenai pengiriman dengan pesanan
penjualan (pengendalian 12.1) memungkinkan deteksi tepat waktu atas penundaan atau
kegagalan untuk mengirimkan barang kepada pelanggan. Selain itu, sistem RFID (pengendalian
12.2) dapat menyediakan informasi secara real-time mengenai status pengiriman sehingga
dapat menyediakan intonnasi tambahan mengenai kemungkinan penundaan. jika si penjual
mendengar bahwa sebuah pengiriman akan terlambat, pemberitahuan segera dapat membantu
pelanggan mengubah rencananya. Biaya penyediaan pemberitahuan seperti itu sangat kecil,
terutama jika dilakukan melalui e-mail atall IM, tetapi upayanya cenderung meningkatkan
kepuasan dan loyalitas pelanggan secara signifikan,
Mengirimkan barang atau kuantitas barang yang salah dan mengirimkan ke alamat yang
salah dapat menycbabkan ketidakpuasan pelanggan sehingga menyebabkan kerugian penjualan
di masa depan. Kesalahan pengiriman juga dapat menyebabkan kerugian aset jika pelanggan
tidak membayar untuk barang yang salah dikirimkan. Dalam meminimalkan risiko kesalahan
pengiriman, sistem ERP seperti yang digambarkan di Fitur 12-4 harus dikonfigurasikan untuk
membandingkan kuantitas serta jumlah barang yang dimasukkan oleh pegawai pengiriman ke
informasi atas pesanan penjualan dan menampilkan sebuah peringatan mengenai setiap
diskrepansi sehingga masalah dapat diperbaiki sebelum pengiriman. Tentu saja, efektivitas dari

63
pengendalian tergantung pada ketepatan informasi yang dikumpulkan mengenai kiriman keluar.
Untuk mengurangi kesalahan entri data oleh pegawai pengiriman, kode batang dan label RFID
harus digunakan bila memungkinkan (pengendalian 12.3). jika data pengiriman harus
dimasukkan secara manual pada sebuah terminal, pengendalian entri data seperti pengecekan
field, pengecekan batas atau jangkauan, dan uji kelengkapan sangat diperlukan (pengendalian
12.4).
Pengiriman duplikat menghasilkan peningkatan biaya yang terkait dengan pengiriman

dan kemudian memproses retur (pengembalian) barang. Untuk menanggulangi ancaman ini,
sistem ERP harus dikonfigurasi untuk "memblokir" jalur barang pada pesanan penjualan setelah
dokumen pengiriman dicetak (pengendalian 12.5), untuk mencegah penggunaan pesanan
pcnjualan yang sama guna mengotorisasi pengiriman lain bagi barang yang sama ke pelanggan
yang sama. Perusahaan yang masih menggunakan dokumen kertas dapat mengurangi risiko
pengiriman duplikat dengan memberi nomor sebelumnya secara berurutan di seluruh dokumen
pengiriman, mensyaratkan bahwa dokumen tersebut dicocokkan dengan pesanan penjualan dan
kartu pengambilan yang mendukung, dan kemudian menandai dokumen dengan cara mencegah
penggunaan ulang.
FIGUR 12-9 Contoh bill of lading

63
Penagihan
Aktivitas dasar ketiga dalam siklus pendapatan (lingkaran 3,0 dalam Figur 12-3) melibatkan
penagihan para pelanggan. figur 12-10 menunjukkan bahwa aktivitas ini melibatkan dua tugas
terpisah, tetapi terkait erat: menagihkan faktur dan memperbarui piutang, yang dijalankan oleh
dua unit terpisah daJam departemen akuntansi.
PENAGIHAN FAKTUR
Penagihan yang akurat dan tepat waktu untuk barang yang dikirim sangat penting. Aktivitas
yang terlibat hanyalah sebuah informasi yang memproses aktivitas yang mengemas ulang

63
PROSES Dokumen dasar yang dibuat dalam proses penagihan adalah faktur penjualan (sales
invoice) (Figur 12-11), yang memberitahu pelanggan mengenai jumlah yang harus dibayar dan
ke mana harus mengirimkan pembayaran. Seperti kebanyakan perusahaan, AOE masih
mencetak faktur kertas yang dikirimkan ke banyak pelanggan yang lebih kecil. Para pelanggan
yang lebih besar, meskipun demikian, menerima faktur melalui EDI. EDI tidak hanya
mengeliminasi biaya cetak dan kirim, tetapi juga tenaga kerja yang terlibat dalam menjalankan
pekerjaan tersebut. Bagi perusahaan yang menghasilkan ratusan ribu faktur penjualan setiap
tahun, menghemat bahkan hanya beberapa detik per faktur dapat menghasilkan pengurangan
biaya yang signifikan. Faktur EDI dan pembayaran tagihan online juga memberi manfaat bagi
pelanggan dengan mengurangi waktu dan biaya, yang harus meningkatkan kepuasan dan
loyalitas.
Faktanya, sebuah sistem akuntansi yang didesain dengan baik dapat mengeliminasi
seluruh kebutuhan untuk membuat dan menyimpan faktur, setidaknya ditangan pelanggan yang
memiliki sistem yang sudah canggih. Untuk memahami konsep ini, memeriksa ulang informasi
disertakan dalam sebuah faktur penjualan khusus (lihat Figur 12-11). Faktur tersebut
mengindikasikan kuantitas setiap barang yang dijual dan harga yang dibebankan barang
tersebut; tetapi harga tersebut biasanya ditetapkan pada waktu pesanan ditempatkan, dan
kuantitas aktual yang dijual diketahui pada waktu barang dikirimkan ke pelanggan. Jadi, sistem
akuntansi perusahaan yang menjual telah berisi seluruh informasi yang dibutuhkan untuk
menghitung jumlah penjualan pada saat barang dikirimkan. Memang, faktur sering dicetak
dalam proses batch tanpa entri data manual. Sebaliknya, pembeli mengetahui harga pada saat
pesanan ditempatkan dan mengetahui kuantitas yang dibeli ketika barang diterima. Akibatnya,
jika kedua perusahaan memiliki sistem pemrosesan transaksi, memungkinkan untuk
menetapkan sebuah persetujuan yang mana pembeli secara otomatis akan mengirimkan
pembayaran dalam jumlah hari tertentu setelah menerima barang. Penjual mengirimkan sebuah
notifikasi (pemberitahuan) elektronik, biasanya melalui e-mail, pada saat barang dikirimkan
dan pelanggan mengirimkan pengakuan (acknowledgment) elektronik ketika barang diterima.
Ford adalah salah satu dari banyak perusahaan yang telah menetapkan hubungan seperti itu
dengan para pemasok besarnya. Perhatikan bahwa penjual masih dapat mengawasi dan
menentukan piutang dengan merekonsiliasi pengiriman untuk pengiriman pembayaran
pelanggan karena piutang merepresentasikan seluruh pengiriman bagi penjual yang belum
dibayarkan. Ketertarikan atas penagihan tanpa faktur seperti itu adalah bahwa hal tersebut
menghemat cukup waktu dan uang bagi penjual dan pembeli dengan mengeliminasi kebutuhan

63
untuk melaksanakan sebuah proses bisnis tradisional (penagihan faktur) yang tidak
menyediakan setiap informasi baru.
Sebuah sistem ERP terintegrasi juga menyediakan peluang untuk menggabungkan
proses penagihan dengan fungsi penjualan dan pemasaran dengan menggunakan data mengenai
sejarah pembelian pelanggan masa lalu untuk mengirimkan informasi mengenai produk dan
jasa terkait. Periklanan yang disesuaikan seperti itu mungkin menghasilkan penjualan tambahan
dengan sedikit biaya inkremental.
ANCAMAN DAN PENGENDALIAN Salah satu ancaman yang terkait dengan proses
penagihan faktur adalah kegagalan untuk menagih pelanggan (ancaman 13 dalam Tabel 12-1),
yang menyebabkan kerugian aset dan data yang salah mengenai penjualan, persediaan, dan
piutang.
Pemisahan fungsi pengiriman dan penagihan (pengendalian 13.1) mengurangi risiko ini terjadi
dengan sengaja. Jika tidak, seorang pegawai yang melakukan kedua fungsi ini dapat
mengirimkan barang ke teman tanpa menagihnya. Untuk mengurangi risiko dari kegagalan
yang tidak disengaja untuk menagih, sistem ERP perlu dikonfigurasikan secara teratur untuk
membandingkan pesanan penjualan, kartu pengambilan, dan dokumen pengiriman dengan
faktur penjualan untuk menghasilkan laporan pengiriman yang fakturnya belum dibuat
(pengendalian 13.2). (Untuk sistem tanpa faktur, pengendalian ini melibatkan pencocokan
pesanan penjualan dengan dokumen pengiriman.) Manajemen perlu meninjau secara teratur
laporan tersebut dan mengambil tindakan korektif. Dalam sistem berbasis kertas, memberi
nomor sebelumnya pada seluruh dokumen dan akuntansi secara periodik atas dokumen-
dokumen tersebut untuk mengidentifikasi pengiriman yang belum ditagihkan faktumya.
Kesalahan penagihan (ancaman 14 dalam Tabel 12- I), seperti salah harga dan
penagihan pelanggan untuk barang yang tidak dikirimkan atau dalam back order,
mencerminkan potensi ancaman lainnya. Penagihan yang berlebihan (overbilling) dapat
menyebabkan ketidakpuasan pelanggan, dan penagihan yang kurang (underbilling)
menyebabkan kerugian aset. Kalkulasi yang tidak tepat atas pajak penjualan dapat
menyebabkan denda dan penalti. Kesalahan memberikan harga dapat dihindari dengan
memiliki sistem yang memuat data yang tepat dari file induk harga (pengendalian 14.1) dan
dengan membatasi kemampuan dari pegawai untuk membuat perubahan data tersebut
(pengendalian 14.2). Jika pegawai harus memasukkan data penagihan secara manual,
penggunaan atas pengendalian edit entri data yang didiskusikan di Modul Pengendalian dapat
meminimalkan kesalahan (pengendalian 14.3). Kesalahan yang melibatkan kuantitas yang

63
dikirimkan dapat diketahui dengan merekonsiliasi kualtitas yang tercantum dalam slip
pengepakan dengan kuantitas dalam pesanan penjualan (pengendalian 14.4).
PEMELIHARAAN PIUTANG
Fungsi bagian piutang, yang melapor kepada kontrolir, menjalankan dua tugas utama:
Menggunakan informasi dalam faktur pcnjualan untuk mendebit rekening pelanggan dan
berikutnya mengkredit rekening tersebut ketika pembayaran diterima.
FIGUR 12-10 Diagram Arus Data Tingkat 1 : Proses Penagihan (dijelaskan dengan
menyertakan ancaman)

63
FIGUR 12-11 Contoh Faktur Penjualan

63
PROSES Dua cara dasar untuk memelihara piutang adalah metode faktur terbuka dan saldo
maju. Dua metode tersebut berbeda dalam persyaratan pada saat pelanggan mengirimkan uang
pembayaran, bagaimana pembayaran tersebut diterapkan untuk memperbarui file induk piutang,
dan format dari laporan bulanan yang dikirim ke pelanggan. Dalam metode faktur terbuka
(open-invoice method), pelanggan biasanya membayar berdasarkan setiap faktur. Biasanya, dua
Salinan faktur dikirimkan ke pelanggan, yang diminta untuk mengembalikan satu salinan
dengan pembayaran. Salinan ini adalah dokumen yang dapat dikembalikan kembali
(turnaround document) yang disebut sebagai nota pengiriman uang (remittance advice).
Pembayaran dari pelanggan kemudian diterapkan dengan faktur-faktur tertentu. Sebaliknya,
dalam metode saldo maju (balance-forward method), para pelanggan biasanya membayar
berdasarkan jumlah yang ditunjukkan dalam laporan bulanan, bukannya berdasarkan pada
setiap faktur. Laporan bulanan (monthly statement) mencantumkan seluruh transaksi, termasuk
penjualan dan pembayaran. yang terjadi selama sebulan yang lalu dan informasi atas saldo
piutang terakhir pelanggan (Figur 12-12). Laporan bulanan biasanya memiliki
sebuah bagian yang dapat disobek yang berisi informasi tercetak sebelumnya, termasuk nama
pelanggan, nomor rekening, dan saldo. Para pelanggan diminta untuk mengembalikan sobekan
ini, yang berlaku sebagai nota pengiriman uang, bersama dengan pembayarannya. Pengiriman
uang akan diterapkan dengan total saldo rekening, bukan dengan faktur-faktur tertentu.
Salah satu keuntungan dari metode faktur terbuka adalah bahwa metode ini kondusif
dalam menawarkan diskon untuk pembayaran awal karena masing-masing faktur akan dapat
ditelusur dan dihitung umurnya. Metode ini juga menghasilkan arus penagihan kas yang Iebih
seragam di sepanjang bulan tersebut. Kelemahan dari metode faktur terbuka ini adalah adanya
tambahan kerumitan yang diperlukan untuk memelihara informasi mengenai status dari
masing-masing faktur bagi setiap pelanggan. Akibatnya, metode faktur terbuka biasanya
digunakan oleh bisnis yang pelanggannya memiliki bisnis utama lainnya karena jumlah dari
tiap-tiap transaksi biasanya relative kecil dan nilai dolar dari transaksi tersebut memiliki nilai
yang tinggi. Perusahaan dengan jumlah pelanggan yang besar membuat pembelian kecil setiap
bulan, seperti perusahaan utilitas, penerbit kartu kredit (misalnya, Citibank), atau jaringan
eceran nasional (misalnya, Sears dan JCPenney) biasanya menggunakan metode saldo maju.
Bagi mereka, metode ini lebih efisien dan mengurangi biaya dengan menghindari kebutuhan
untuk memproses penerimaan kas bagi tiap-tiap penjualan individu. Metode ini juga lebih
nyaman bagi pelanggan untuk melakukan pengiriman uang hanya satu kali dalam sebulan.
Banyak perusahaan yang menggunakan metode saldo maju dalam sebuah proses yang
disebut penagihan siklus untuk menyiapkan dan mengirimkan laporan bulanan ke para

63
pelanggannya. Dalam pcnagihan siklus (cyde billing), laporan bulanan dipersiapkan bagi subset
pelanggan pada waktu yang berbeda. Sebagai contoh, file induk pelanggan mungkin dibagi ke
dalam empat bagian, dan setiap minggu laporan bulanan akan dipersiapkan untuk seperempat
pdanggan. Penagihan siklus menghasilkan arus penerimaan kas yang lebih seragam di
sepanjang bulan dan mengurangi waktu yang digunakan sistem komputer untuk mencetak
laporan bulanan. Penagihan siklus secara signifikan dapat memengaruhi persyaratan
pemrosesan. Pertimbangkan kasus di sebuah perusahaan utilitas yang melayani beberapa juta
pelanggan dalam area metropolitan yang besar. Jika perusahaan tersebut menyiapkan laporan
bulanan untuk seluruh pelanggannya pada waktu yang sama, dan perusahaan tersebut perlu 10
detik untuk mencetak masing-masing laporan, printer-nya akan macet selama beberapa hari.
Teknologi pemrosesan gambar dapat memperbaiki lebih lanjut mengenai efektivitas dan
efisiensi pengelolaan rekening pelanggan. Gambar digital dari pengirimanan uang pelanggan
dan faktur dapat disimpan secara elektronik dan kemudian dengan mudah dimuat, dimanipulasi,
dan diintegrasikan dengan gambar dan data lain untuk menghasilkan berbagai jenis output.
Dengan melakukan hal itu, para pegawai dapat dengan cepat mengakses seluruh dokumen yang
berkaitan dengan seorang pelanggan dan mengeliminasi waktu yang dibuang untuk mencari
seluruh lemari file kertas kerja yang hilang. Jika seorang pelanggan memerlukan sebuah salinan
duplikat dari laporan bulanan atau faktur untuk menggantikan dokumen asli yang hilang,
dokumen tersebut dapat dimuat, dicetak, dan difaks sambil pegawai berbincang-bincang
dengan pelanggan melalui telepon. Pemrosesan gambar juga dapat membantu mengatasi
masalah pelanggan karena gambar yang sama dapat ditampilkan secara simultan oleh Lebih
dari satu orang. Jadi, seorang perwakilan rekening pelanggan (customer account
representative) dan manajer kredit dapat meninjau seuatu gambar dari sebuah dokumen yang
dipertanyakan sambil mendiskusikan masalah dengan pelanggan pada percakapan telepon.
Pemrosesan gambar juga mengurangi ruang dan biaya yang digunakan dalam penyimpanan
dokumen kertas. Penghematan dalam area ini dapat menjadi substansial: Satu disk optik dapat
menyimpan ribuan dokumen, dalam sedikit ruang.
FIGUR 12-12 Contoh Laporan Bulanan

63
Penyesuaian rekening pelanggan terkadang diperlukan. Sebagai contoh, rekening
pelanggan mungkin dikreditkan untuk merefleksikan baik retur barang atau potongan yang
diberikan untuk barang rusak. Untuk mengkredit rekening pelanggan atas barang yang diretur,
manajer kredit harus mendapatkan informasi dari bagian penerimaan bahwa barang tersebut
benar-benar diretur dan ditempatkan kembali dalam persediaan. Dengan adanya pemberitahuan
dari departemen penerimaan bahwa barang telah diretur, manajer kredit menerbitkan sebuah
memo kredit (credit memo) (Figur 12-13), yang mengotorisasi kredit atas rekening pelanggan.
Jika kerusakan barang tersebut sedikit, pelanggan mungkin setuju untuk menerimanya dengan
pengurangan harga. Pada kasus semacam ini, manajer kredit akan menerbitkan sebuah memo
kredit untuk merefleksikan jumlah yang harus dikredit ke rekening pelanggan. Sebuah Salinan
memo kredit dikirim ke piutang untuk mengotorisasi penyesuaian terhadap saldo rekening
pelanggan; salinan lainnya dikirimkau ke pelanggan.
Setelah beberapa kali upaya untuk menagih pembayaran mengalami kegagalan,
mungkin perlu dilakukan penghapusan rekening pelanggan. Pada kasus tersebut, manajer kredit
menerbitkan sebuah memo kredit untuk mengotorisasi penghapusan tersebut. Meskipun
demikian, tidak seperti kasus-kasus yang melibatkan barang yang rusak atau diretur, sebuah
salinan memo kredit digunakan untuk mengotorisasi penghapusan atas sebuah rekening yang
tidak dikirimkan ke pelanggan.
63
ANCAMAN DAN PENGENDALIAN Kesalahan dalam memelihara rekening pelanggan
(ancaman 15 dalam Tabel 12-1) dapat mengarah pada kerugian penjualan di masa depan dan
juga dapat mengindikasikan kemungkinan pencurian kas. Pengecekan edit entri data yang
didiskusikan di Modul Pengendalian dapat meminimalkan risiko kesalahan dalam pemeliharaan
rekening pelanggan (pengendalian 15.1). Sebagai contoh, pengecekan validitas dan verifikasi
closed-loop dapat memastikan bahwa rekening pelanggan yang benar tengah diperbarui, dan
pengecekan field dapat memastikan bahwa hanya data numerik yang dimasukkan untuk
penjualan dan pembayaran. Pembayaran pelanggan sering kali diproses dalam batch sehingga
total batch (pengendalian 15.2) dapat menyediakan sarana tambahan untuk mendeteksi
kesalahan posting. Secara spesifik, jumlah dari seluruh pembayaran pelanggan yang diproses
harus sama dengan perubahan total dari seluruh saldo rekening pelanggan. Untuk memastikan
bahwa seluruh pengiriman uang diproses, jumlah rekening pelanggan yang diperbarui harus
dibandingkan dengan jumlah cek yang diterima. Rekonsiliasi ini harus dilakukan oleh
seseorang yang tidak terlibat dalam pemrosesan transaksi aslinya karena (1) lebih mudah untuk
melihat kesalahan orang lain dibandingkan kesalahan sendiri, dan (2) hal ini memberikan
sebuah sarana untuk mengidentifikasi kemungkinan kasus penipuan (fraud). Mengirimkan
laporan rekening bulanan kepada setiap pelanggan (pengendalian 15.3) memberikan sebuah
tinjauan independen tambahan atas akurasi dalam posting karena pelanggan akan mengomplain
jika rekeningnya belum sesuai dikreditkan untuk pembayaran yang mereka kirimkan. Dalam
sistem legacy, pengendalian penting lainnya untuk memverifikasi akurasi perbaruan terhadap
piutang yang terdapat di rekonsiliasi catatan piutang buku besar pembantu dengan buku besar
umum (pengendalian 15.4). Setelah pcmbayaran pelanggan diproses, jumlah dari seluruh saldo
rekening tiap-tiap pelanggan (file buku besar pembantu piutang) harus sama dengan total saldo
akun kontrol (rekening pengendalian; piutang dalam buku besar umum. Jika keduanya tidak
sama, kemungkinan telah terjadi kesalahan dalam posting, dan seluruh transaksi yang telah
dimasukkan harus dipcriksa ulang. Dalam sistem ERP, mcskipun demikian. posting ke akun
kontrol buku besar umum dapat terjadi hanya melalui buku besar pembantu dan hanya dibuat
oleh sistem itu sendiri. Meskipun hal ini mengeliminasi kemungkinan diskrepansi antara buku
besar pcmbantu dan umum yang timbul dari kesalahan entri data, kesalahan konfigurasi
mungkin terkadang membolehkan kesalahan tersebut terjadi.
Ancaman 16 yang dicantumkan dalam Tabel 12-1 adalah bahwa seorang pegawai
mungkin menerbitkan memo kredit untuk menghapus saldo rekening untuk seorang teman atau
untuk menutupi pencurian kas atau persediaan. Pemisahan tugas yang tepat (pengendalian 16.1)

63
dapat mengurangi risiko terhadap ancaman tersebut. Untuk mencegah para pegawai membuat
penjualan kepada teman yang kemudian dihapuskan maka sistem ERP harus dikonfigurasi
sehingga orang yang dapat menerbitkan memo kredit tidak memiliki hak untuk memasukkan
pesanan penjualan atau untuk memelihara piutang pelanggan. Sistem tersebut juga
dikonfigurasikan untuk menyesuaikan semua memo kredit dengan faktur penjualannya. Selain
itu, sistem tersebut harus dikonfigurasikan untuk memblokir memo kredit yang tidak ada di
dokumen tervalidasi yang barang tersebut telah diretur oteh pelanggan (pengendalian 16.2).
Pemblokiran memaksa tinjauan manajerial spesifik dan persetujuan kasus yang mana
perusahaan setuju untuk membiarkan pelanggan untuk menyimpan barang dan menerima kredit.
Penerimaan Kas
Langkah terakhir dalam siklus pendapatan adalah penerimaan dan proses pembayaran dari para
pelanggan (lingkaran 4.0 dalam Figur 12-3).
PROSES
Oleh karena kas cek pelanggan dapat dicuri dengan mudah, penting untuk mengambil langkah
– langkah yang tepat untuk mengurangi risiko pencurian. Seperti yang didiskusikan secara lebih
lengkap dalam bagian pengendalian, hal ini berarti bahwa fungsi piutang, yang bertanggung
jawab untuk mencatat pengiriman uang pelanggan, tidak harus memiliki akses fisik terhadap
kas atau cek. Sebaliknya, kasir, yang melapor ke bendahara (Figur 12-1), menangani
pengiriman uang pelanggan dan menyetorkannya ke bank.
Selanjutnya, apakah fungsi piutang mengidentifikasi sumber dari setiap pengiriman
uang dan faktur yang berlaku harus dikreditkan? Salah satu metode mencakup pengiriman dua
salinan faktur ke pelanggan dan meminta salinan satunya dikembalikan bersama dengan
pembayarannya. Nota pengiriman uang tersebut kemudian diteruskan ke piutang, dan
pembayaran pelanggan benar-benar dikirim ke kasir. Sebuah solusi alternatif adalah dengan
memiliki personel mailroorn (bagian surat) untuk menyiapkan daftar pengiriman uang
(remittance list), yang merupakan dokumen untuk mengidentifikasi nama dan jumlah dari semua
pengiriman uang pelanggan, dan mengirimkannya ke bagian piutang. Alternatif lainnya adalah
memfotokopi semua pengiriman uang pe1anggan dan mengirimkan salinan piutang sambil
meneruskan pengiriman uang yang sebenarnya ke kasir sebagai setoran.
Mengelola arus kas sangat penting untuk keseluruhan profitabilitas, sebagaimana yang terdapat
dalam kasus AOE. Oleh karena itu, perusahaan secara terus-menerus mencari cara untuk
mempercepat penerimaan pembayaran dari pelanggan. Salah satu cara untuk melakukan ini

63
adalah pelanggan yang mengirimkan pembayaran langsung ke perusahaan dengan
menggunakan perangkat lunak Remote Deposit Capture untuk memindai cek pelanggan dan
kemudian mentransmisikan sebuah file digital yang dienkripsi ke bank. Dengan melakukan hal
tersebut, dapat mengeliminasi waktu dan biaya untuk melakukan setoran fisik ke bank.
FIGUR 12-13 Contoh Memo Kredit
Cara lain untuk mempercepat pemrosesan pembayaran pelanggan melibatkan

penggunaan sebuah pengaturan peti uang dengan sebuah bank. Peti uang (lockbox) adalah
sebuah alamat pos yang dituju oleh pelanggan ketika mereka mengirimkan uangnya. Bank yang
terlibat mengambil cek dari kotak Kantor Pos dan menyetorkannya ke rekening perusahaan.
63
Bank kemudian mengirimkan nota pengiriman kas, sebuah daftar dari se1uruh pengiriman kas,
dan fotokopi dari seluruh cek ke perusahaan. Dengan pelanggan mengirimkan pembayaran ke
sebuah peti uang akan mengeliminasi penundaan yang terkait dengan pemrosesan pengiriman
uang pelanggan sebelum menyetorkannya. Arus kas dapat ditingkatkan lebih lanjut dengan
memilih beberapa bank di negara untuk memelihara peti uang, dengan lokasi yang dipilih untuk
meminimalkan waktu cek pelanggan di dalam surat. Sama halnya, menetapkan pengaturan peti
uang dengan bank asing mengurangi waktu yang diperlukan untuk mengumpulkan pembayaran
dari penjualan kepada pelanggan internasional.
Teknologi informasi dapat menyediakan efisiensi tambahan dalam penggunaan peti
uang. Dalam sebuah pengaturan peti uang elektronik (electronic lockbox), bank secara elektronis
mengirimkan informasi pada perusahaan mengenai nomor rekening pelanggan dan jumlah yang
dikirimkan segera setelah bank menerima dan memindai cek-ecek tersebut. Metode ini
memungkinkan perusahaan untuk mulai menerapkan pengiriman uang ke rekening pelanggan
sebelum fotokopi cek diterima perusahaan.
Pengaturan peti uang, meskipun demikian, hanya dapat mengeliminasi penundaan yang
terkait dengan pemrosesan internal kiriman uang yang dikirimkan secara langsung ke
perusahaan. Dengan electronic funds transfer (EFT-transfer dana elektronik), pelanggan dapat
mengirim kiriman uangnya secara elektronik ke bank perusahaan dan dengan demikian
mengeliminasi penundaan yang terkait dengan waktu pembayaran di dalam sistem surat. EFT
juga mengurangi ketertinggalan waktu sebelum bank membuat dana yang disetorkan tersedia
untuk perusahaan. EFT biasanya dicapai melalui jaringan Automated Clearing House (ACH)
sistem perbankan.
Meskipun demikian, EFT hanya melibatkan transfer dana. Untuk mengkredit rekening
pelanggan secara benar, perusahaan juga perlu dana tambahan untuk tiap-tiap pengiriman uang,
seperti nomor faktur dan diskon yang diambil. Meskipun setiap bank dapat melakukan EFT
melalui sistem ACH, tidak setiap bank memiliki kemampuan EDI yang diperlukan untuk
mengolah data pengiriman uang yang terkait. Akibatnya, banyak perusahaan harus
memisahkan komponan-komponen EFT dan EDI dari pemrosesan pembayaran pelanggan,
seperti yang ditunjukan pada panel atas di Figur 12-14. Hal ini mempersulit pekerjaan
perusahaan penjual untuk mengkredit rekening pelanggan dengan benar untuk pembayarannya
karena informasi mengenai total jumlah dana yang cliterima tiba seeara terpisah dari informasi
mengenai faktur yang pembayarannya harus diterapkan. Sama halnya, pekerjaan pelanggan
dipersulit dengan kebutuhan untuk mengirimkan informasi mengenai pembayaran kepada dua
pihak yang berbeda.

63
Financial electronic data interchange (FEDI) mengatasi masalah tersebut dengan
mengintegrasikan pertukaran dana (EFT) dengan pertukaran data pengiriman uang (EDI).
Seperti yang ditunjukkan di panel bawah di Figur 12-14, pelanggan mengirimkan baik data
pengiriman uang maupun instruksi transfer dana secara bersamaan. Sama halnya, penjual
menerima kedua potongan informasi secara bersamaan. Jadi, FEDI melengkapi otomatisasi
kedua proses penagihan dan penerimaan kas. Meskipun demikian, untuk mendapatkan
sepenuhnya manfaat dari FEDI, baik perusahaan penjual maupun pelanggannya perlu
menggunakan bank yang mampu menyediakan layanan EDI.
Perusahaan juga dapat mempercepat proses pengumpulan dengan menerima kartu
kredit atau kartu pengadaan (sebuah jenis khusus dari kartu kredit yang akan didiskusikan di
Modul Penerimaan Kas). Manfaatnya adalah bahwa penerbit kartu biasanya mentransfer dana
dalam dua hari dari penjualan. Manfaat ini harus dipertimbangkan terhadap biaya dari
menerima kartu tersebut, yang biasanya berkisar dari 2% hingga 4% dari harga jual kotor.
ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Tujuan utama dari fungsi penerimaan kas adalah untuk mengamankan pengiriman uang
pelanggan. Prosedur pengendalian khusus harus dipergunakan karena kas sangat mudah untuk
dicuri (ancaman 17 dalam Tabel 12-1). Pemisahan tugas adalah prosedur pengendalian paling
efektif untuk mengurangi risiko atas pencurian tersebut (pengendalian 17.1). Para pegawai
yang memiliki akses fisik terhadap kas seharusnya tidak memiliki tanggung jawab untuk
mencatat atau mengotorisasi segala transaksi yang melibatkan penerimaan ini. Secara spesifik,
pasangan tugas berikut ini harus dipisahkan.
1. Menangani kas atau cek dan mem-posting pengiriman uang ke rekening pelanggan. Seseorang
yang menjalankan kedua tugas ini dapat melakukan jenis khusus dari penggelapan yang
disebut lapping yang didiskusikan di Modul lainnya. Oleh karena itu, hanya data
pengiriman uang yang seharusnya dapat dikirim ke departemen piutang, dengan
pembayaran pelanggan dikirimkan ke kasir. Pengaturan seperti itu menetapkan dua
pengecekan pengendalian yang sama-sama independen. Pertama, total kredit pada piutang
yang dicatat oleh departemen akuntansi harus sarna dengan total debit pada kas yang
menunjukkan jumlah yang disetorkan kasir. Kedua, salinan atas daftar pengiriman uang
yang dikirimkan ke departemen audit internal dapat diperbandingkan dengan slip setoran
yang divalidasi dan laporan bank untuk memverifikasi bahwa seluruh pengecekan
organisasi yang diterima disetorkan. Terakhir, laporan bulanan yang dikirimkan ke
pelanggan memberikan lapisan pengendalian lainnya, karena pe1anggan akan

63
memerhatikan kegagalan untuk mengkredit rekening mereka dengan benar pada
pembayaran yang dikirimkan.
2. Menangani kas atau cek dan mengotorisasi memo kredit. Seseorang yang menjalankan kedua
tugas ini dapat menyamarkan pencurian kas dengan membuat sebuah memo kredit yang
sarna dengan jumlah yang dicuri.
3. Menangani kas atau cek dan merekonsiliasi laporan bank. Sebuah pengendalian detekif yang
penting adalah rekonsiliasi atas laporan rekening bank dengan saldo kas yang dicatat
dalam sistem informasi perusahaan. Dengan rekonsiliasi yang dijalankan oleh seseorang
yang tidak memiliki akses terhadap kas atau pengiriman uang pelanggan memberikan
sebuah pengecekan independen pada kasir dan mencegah manipulasi laporan bank untuk
menyamarkan pencurian kas.
Dalam system ERP, peran pegawai harus dikelola dengan benar untuk memisahkan
kombinasi tugas yang tidak kompatibel. Selain itu, sistem harus dikonfigurasi untuk meminta
persetujuan spesifik (khusus) oleh manajer yang sesuai atas transaksi risiko tinggi, seperti
menerbitkan memo kredit tanpa memerlukan retur pada barang dagangan.
Secara umum, penanganan uang dan cek dalam organisasi harus diminimalkan. Meode yang
optimal adalah pengaturan lockbox bank atau penggunaan EFT, FEDI atau kartu kredit untuk
pembayaran pelanggan (pengendalian 17.2), yang secara keseluruhan mengeliminasi akses
pegawai terhadap pembayaran pelanggan. Ketika pelanggan membayar melalui EFT atau FEDI,
penjual harus mendapatkan sebuah universal payment identification code (UPIC-kode
identifikasi pembayaran universal) dari banknya (pengendalian 17.3). UPIC adalah sebuah
nomor yang memungkinkan pelanggan untuk mengirimkan pembayaran melalui sebuah kredit
ACH tanpa memerlukan pihak penjual untuk membocorkan informasi detail mengenai rekening
banknya. Biaya atas pengaturan ini harus dipertimbangkan terhadap manfaat dari biaya
pemrosesan internal yang dikurangkan dan akses yang lebih cepat terhadap pembayaran
pelanggan. Jika pembayaran pelanggan harus diproses secara internal, dokumentasi segera atas
pengiriman uang adalah hal yang krusial, karena risiko kerugian yang terbesar adalah pada
waktu penerimaan pertama. Oleh karena itu, sebuah daftar semua cek yang diterima harus
dipersiapkan segera setelah membuka surat (pengendallian 17.4). Cek seharusnya juga terbatas
dikuasakan pada waktu itu (pengendalian 17.5). Untuk meminimalkan risiko lebih lanjut atas
penyalahgunaan kas atau cek yang diterima, dua orang harus membuka seluruh surat yang
masuk (pengendalian 17.6).
FIGUR 12-14 EFT dan FEDI

63
Toko eceran dan organisasi yang menerima kas secara langsung dari pelanggan harus
menggunakan mesin kasir yang secara otomatis menghasikan sebuah catatan tertulis dari
seluruh kas yang diterima (pengendalian 17.7). Dalam situasi seperti ini, pelanggan juga dapat
memainkan sebuah peran dalam mengendalikan penerimaan kas. Sebagai contoh, banyak toko
menggunakan tanda untuk menginformasikan pelanggan bahwa pembelian mereka gratis jika
mereka tidak mendapatkan sebuah tanda bukti atau bahwa tanda bukti yang ditandai dengan
bintang merah memberikan diskon. Kebijakan seperti itu mendorong pelanggan untuk
mengamati bahwa para pegawai benar-benar mencatat penjualan tunai dan melakukannya
dengan benar.
Semua pengiriman uang pelanggan harus disetorkan, utuh, ke bank setiap hari
(pengendalian 17.8). Setoran harian mengurangi jumlah kas dan cek yang berisiko dicuri.
Menyetorkan semua pengiriman uang secara utuh, dan tidak menggunakannya untuk
pengeluaran lain-lain, memfasilitasi rekonsiliasi laporan bank dengan catatan penjualan,
piutang, dan penerimaan kas. Sistem ERP harus dikonfigurasikan untuk mensyaratkan bahwa
seluruh transaksi penerimaan kas diproses melalui sebuah daftar rekening bank yang disetujui.
Pada akhirnya, sebagaimana yang diilustrasikan kasus AOE, masalah arus kas adalah
perihal yang serius (ancaman 18 dalam Tabel 12-1). Penggunaan pengaturan lockbox, EFT, kartu

63
kredit, dan penawaran diskon untuk pembayaran lebih awal dapat mempercepat penerimaan kas
(pengendalian 18.1 dan 18.2). Meskipun demikian, prosedur pengendalian terbaik untuk
mengurangi risiko atas penurunan kas yang tidak diantisipasi adalah menggunakan sebuah
anggaran arus kas (cash flow budget) (pengendalian 18.3). Sebagaimana yang dipertunjukkan
dalam Figur 12-15, sebuah anggaran arus kas menyajikan estimasi arus kas masuk (penerimaan
diproyeksikan dari penjualan) dan arus kas keluar (utang yang beredar). Sebuah anggaran arus
kas dapat memperingatkan sebuah organisasi untuk menunda penurunan kas jangka pendek
sehingga memungkinkan untuk mengamankan pinjaman jangka pendek pada tingkat yang
mungkin terbaik. Sebaliknya, sebuah organisasi yang mengetahui surplus dari kas tertunda
dapat mengambil langkah untuk menginvestasikan kelebihan dana tersebut untuk menghasilkan
pengembalian (return) yang mungkin terbaik. Pengawasan yang teratur atas anggaran arus kas
akan membantu AOF. dalam menghindari kebutuhan peminjaman jangka pendek pada tarif yang
tidak menguntungkan.
Quiz.
1. Aktivitas manakah yang merupakan bagian dari proses entri pesanan penjualan?
a. Menetapkan batas kredit pelanggan.
b. Menyiapkan bill of lading.
c. Mengecek kredit peJanggan.
d. Menyetujui retur penjualan.
2. Dokumen manakah yang sering dilampirkan bersama barang dagangan yang dikirim ke
pelanggan?
a. Kartu pengambilan.
b. Slip pengepakan.
c. Memo kredit.
d. Pesanan penjualan.
3. Metode manakah yang paling mungkin digunakanketika sebuah perusahaan menawarkan

diskon pada pelanggannya atas pembayaran tepat waktu?
a. Metode faktur terbuka.
b. Metode saldo maju.
c. Metode umur piutang.
d. Metode penagihan siklus.
4. Manakah dari teknik berikut yang merupakan cara paling efisien untuk proses pembayaran
63
pelanggan dan perbaruan piutang?
a. EFT.
b. UPIC.
c. FEDI.
d. ACH.
5. Manakah dari aktivitas siklus pendapatan berikut yang dapat dieliminsi secara potensial
oleh teknologi?
a. Entri pesanan penjualan.
b. Pengiriman.
c. Penagihan.
d. Penerimaan kas.
6. Database terintegrasi yang mendasari sistem ERP menghasilkan ancaman umum yang
mana bagi siklus pendapatan?
a. Data induk yang tidak akurat atau tidak valid.
b. Pengungkapan yang tidak diotorisasi informasi sensitif.
c. Kehilangan atau penghancuran data.
d. Sernua jawaban di atas.
7. Dokumen manakah yang digunakan untuk mengotorisasi keluarnya barang dagangan dari
pengendalian persediaan (gudang) ke pengiriman?
a. Kartu pengambilan.
b. Slip pengepakan.
c. Pesanan pengiriman.
d. Faktur penjualan.
8. Berikut ini manakah yang menyediakan sarana untuk meningkatkan efisiensi pemrosesan
pembayaran pelanggan dan juga untuk meningkatkan pengendalian atas pembayaran
tersebut?
a. CRM.
b. Peti uang.
c. Umur piutang.
d. EDI.
9. Dalam pengendalian internal yang baik, siapakah yang harus menyetujui memo kredit?
a. Manajer kredit.
b. Manajer penjualan.
c. Manajer penagihan.
d. Kontrolir.
10. Dalam pengendalian internal yang baik atas pengiriman uang dari pelanggan, petugas
mailroom harus memisahkan berbagai cek dari saran pengiriman uang dan mengirimkan
pembayaran pelanggan ke departemen mana?
a. Penagihan.
b. Piutang.
c. Kasir.
d. Penjualan .

63
PERTANYAAN DISKUSI
1 Sistem manajemen hubungan pelanggan memegang janji besar, tetapi kegunaannya
ditentukan oleh jumlah data pribadi pelanggan yang bersedia mengungkapkan. Bagaimana
perusahaan dapat mendorong pelanggan untuk membagikan informasi pribadi yang
berguna?
2. Beberapa produk, seperti musik dan perangkat lunak, dapat didigitalkan. Bagaimana ini
dapat memengaruhi tiap-tiap empat aktivitas utama dalam siklus pendapatan?
3. Banyak perusahaan menggunakan daftar umur piutang untuk memproyeksikan arus kas
masuk di masa depan dan biaya piutang tidak tertagih. Tinjaulah informasi yang biasanya
disajikan daJam laporan tersebut What Figur 12-6). Metrik spesifik manakah yang dapat
dihitung dari data tersebut yang mungkin berguna seeara khusus dalam memberikan
peringatan dini mengenai arus kas yang kurang jelas atau masalah piutang tidak tertagih
(kredit macet)?
4. Tabel12-1 menyarankan bahwa membatasi akses fisik ke persediaan adalah salah satu
cara untuk mengurangi ancaman pencurian. Bagaimana teknologi informasi dapat
membantu untuk mencapai tujuan tersebut?
5. Harga tanpa faktur telah diadopsi oleh beberapa bisnis besar untuk transaksi bisnis ke
bisnis. Apakah hambatan, jika ada, untuk penggunaannya dalam penjualan ke pelanggan?
6. Jika AOE memutuskan untuk mulai menjual secara langsung ke pelanggan individu,
perubahan apa yang akan diperlukan untuk membuat proses bisnisnya?
63
Soal Tugas.
PEMASALAHAN
1. Cocokkan ancaman pada kolom pertama terhadap prosedur pengendalian yang tepat
dalam kolom kedua! (Lebih dari satu pengendalian dapat ditujukan ke ancaman yang
sarna).
---- 1. Penjualan tidak tertagih a. Pembatasan akses ke data induk

---- 2. Kesalahan dalam b. Enkripsi informasi pelanggan
pengiriman pesanan ke sambil dalam penyimpanan
pelanggan
---- 3. Mengkredit pembayaran c. Backup dan prosedur pemulihan
pelanggan ke rekening yang bencana
salah
---- 4. Pencurian pembayaran d. Tanda tangan digital
pelanggan
---- 5. Pencurian persediaan oleh e. Pengendalian akses fisik atas
pegawai persediaan
2. Cocokkan istilah di kolom sebelah kiri dengan definisinya dikolom sebelah kanan!

63
---- 6. Kelebihan persediaan f. Pemisahan tugas dalam
penanganan kas dan
pemeliharaan piutang
---- 7. Penurunan harga untuk g. Rekonsiliasi daftar pengepakan
penjualan ke teman dengan pesanan penjualan
---- 8. Pesanan yang kemudian h. Rekonsiliasi atas faktur dengan
ditolak oleh pelanggan yang daftar pengepakan dan pesanan
menolak menempatkannya penjualan
---- 9. Kegagalan untuk menagih i. Penggunaan kode batang atau
pelanggan label RFID
---- 10. Kesalahan dalam faktur j. Perhitungan fisik persediaan
pelanggan secara perodik
---- 11. Masalah arus kas k. Sistem persediaan perpetual
---- 12. Kehilangan data piutang l. Penggunaan sistem
pengendalian persediaan EOQ,
MRP, atau JIT
---- 13. Pengungkapan yang tidak m. Peti uang atau peti uang
diotorisasi atas informasi elektronik
pribadi pelanggan
---- 14. Kegagalan untuk n. Anggaran arus kas
mengirimkan pesanan ke o. Pengiriman laporan bulanan ke
pelanggan pelanggan
p. Persetujuan kredit oleh
seseorang yang tidak terlibat
dalam penjualan
q. Pemisahan tugas atas
pengiriman dan penagihan
r. Rekonsiliasi secara periodik atas
pesanan penjualan yang telah
dinomori dengan dokumen
pengiriman yang telah dinomori
---- 1. Sistem CRM a. Dokumen yang digunakan untuk
mengotorisasi pengurangan saldo
dalam rekening pelanggan.
---- 2. Metode faktur terbuka b. Proses pembagian file induk rekening
pelanggan ke dalam subset dan
menyiapkan faktur untuk satu subset
pada satu waktu.
---- 3. Memo kredit c. Sistem yang mengintegrasikan
informasi EFT dan ED!.
---- 4. Batas kredit d. Sistem yang berisi data terkait
pelanggan yang diatur dalam suatu cara
untuk memfasilitasi layanan pelanggan,
penjualan, dan retensi.
---- 5. Penagihan siklus e. Transfer elektronik dana
---- 6. FEDI f. Metode pemeliharaan piutang yang
menghasilkan satu pembayaran untuk
semua penjualan yang dihuat pada
bulan sebelumnya.

63
---- 7. Saran pengiriman g. Metode pemeliharaan piutang
uang pelanggan yang menghasilkan
pembayaran untuk setiap transaksi
penjualan individu.
---- 8. Peti uang h. Saldo rekening maksimum yang
mungkin untuk pelanggan.
---- 9. Backorder i. Pembuatan faktur elektronik
---- 10. Kartu Pengambilan j. Kotak Kantor Pos di mana pelanggan
mengirim pembayarannya.
---- 11. Bill of lading k. Dokumen yang digunakan untuk
mengindikasikan adanya kehabisan
stok.
l. Dokumen yang digunakan unluk
menetapkan tanggung jawab bagi
pengiriman barang melalui piliak
ketiga.
m. Dokumen yang mengotorisasi
penghapusan barang dagangan dari
persediaan.
n. Turnaround document yang
dikembalikan oleh pelanggan
dengan pembayaran.
3. Apakah prosedur pengendalian internal akan memberikan perlindungan terhadap

ancaman-ancaman berikut?
a. Pekerja di dok pengiriman mencuri barang, mengklaim bahwa kurangnya
persediaan menunjukkan kesalahan dalam catatan persediaan.
b. Seorang pegawai mem-posting jumlah penjualan ke rekening pelanggan yang salah
karena ia salah memasukkan nomor rekening pelanggan ke dalam sistem.
c. Seorang pelanggan membuat penjualan kredit kepada seorang pelanggan yang telah
terlambat melakukm pembayaran selama empat bulan atas rekeningnya.
d. Seorang pegawai mengotorisasi sebuah memo kredit untuk retur penjualan ketika
barang tidak pernah benar-benar diretur.
e. Seorang pegawai menghapus saldo piutang seorang pelanggan sebagai tidak tertagih
untuk menyamarkan pencurian atas pembayaran kas berikutnya dari pelanggan
tersebut.
f. Pelanggan ditagih untuk kuantitas yang dipesan, tetapi kuantitas yang dikirim
sebenarnya kurang karena beberapa barang sedang dalam back order.
g. Pegawai mailroom mencari cek dan kemudian mengesahkannya untuk disetorkan ke
dalam rekening bank pribadi pegawai tersebut.
h. Kasir mencuri dana dengan menguangkan beberapa cek dari pelanggan
i. Seorang pelayan mencuri kas dengan menghancurkan tiket penjualan pelanggan
atas pelanggan yang membayar tunai.
j. Barang dikirim ke seorang pelanggan, tetapi pelanggan tersebut tidak ditagih.
k. Sebuah bisnis kehilangan penjualan karena kurangnya persediaan atas beberapa
63
produk yang dalam catatan komputer diindikasikan adanya kuantitas yang cukup di
tangan.
l. Sebuah bisnis mengalami pengungkapan yang tidak diotorisasi oleh kebiasaan
pembelian dari beberapa pelanggan yang terkenal.
m. Sebuah bisnis kehilangan seluruh informasi mengenai jumlah terutang oleh para.
pelanggan di New York City karena database induk untuk kantor tersebut hancur
dalam suatu kebakaran.
n. Situs di sebuah perusahaan tidak tersedia selama tujuh jam karena mati lampu.
o. Nomor kartu kredit pelanggan disadap dan dicuri ketika sedang dikirimke situs
perusahaan.
p. Seorang kasir.penjualan menjual sebuah televisi layar lebar senilai $7.000 ke seorang
ternan dan mengubah harganya menjadi $700.
q. Seorang petugas pengiriman yang keluar untuk memulai bisnis saingan menyalin
nama-nama dari 500 pelanggan terbesar perusahaan tersebut dan menawarkan
kepada mereka harga yang lebih rendah dan syarat yang lebih baik jika mereka
membeli produk yang sama dari perusahaan baru milik kasir tersebut.
r. Sebuah kebakaran di kantor sebelah merusak server perusahaan dan seluruh media
optik dan magnetik dalam ruangan server. Perusahaan tersebut segera
mengimplementasikan prosedur pemulihan bencananya dan beralih ke sebuah pusat
backup yang jaraknya beberapa mil jauhnya. Perusahaan telah membuat backup harian
penuh atas seluruh file dan telah menyimpan sebuah salinan pada pusat backup. Meski
demikian, tidak satu pun dari salinan-backup yang dapat dibaca .
4. Dengan pengendalian internal yang baik, tugas manakah yang dapat dijalankan oleh
individu yang sarna? Jelaskan jawaban Anda!
1. Menyetujui perubahan atas batas kredit pelanggan
2. Entri pesanan penjualan
3. Mengirimkan barang dagangan
4. Menagih pelanggan
5. Menyetor pembayaran pelanggan
6. Memelihara piutang
7. Menerbitkan memo kredit
8. Merekonsiliasi rekening bank organisasi
9. Mengecek ketersediaan persediaan
5. Buat sebuah daftar periksa kuesioner yang dapat digunakan untuk mengevaluasi
pengendalian untuk tiap-tiap empat aktivitas dasar dalam siklus pendapatan (entri
pesanan penjualan, pengiriman, penagihan, dan penerimaan kas).
DIMINTA
a. Untuk setiap masalah pengendalian, tuliskan pertanyaan Ya/Tidak di mana jawaban
"Tidak" rnerepresentasikan sebuah kelemahan pengendalian. Sebagai contoh, salah
satu pertanyaan mungkin, "Apakah batas kredit pelanggan ditetapkan dan
dimodifikasi oleh seorang manajer kredit tanpa tanggung jawab penjualan?"

63
b. Untuk setiap pertanyaan Ya/Tidak, tuliskan sebuah penjelasan singkat mengenai
mengapa jawaban "Tidak" merepresentasikan sebuah kelemahan pengendalian!
6. O'Brien Corporation adalah sebuah produsen instrumen industri yang dimiliki secara
privat yang memasok perlengkapan presisi bagi para produsen di Midwest. Perusahaan
tersebut berusia 10 tahun dan menggunakan sebuah sistem ERP terintegrasi. Kantor
administrasinya terletak di sebuah gedung pusat kota, dan departemen produksi,
pengiriman, dan penerimaannya ditempatkan di sebuah gudang yang sedang
direnovasi, yang beberapa blok jauhnya dari kantor administrasi.
Para pelanggan menempatkan pesanan dalam situs perusahaan, melalui faks, atau
melalui telepon. Seluruh penjualannya kredit, tujuan FOB. Selama setahun terakhir,
penjualan telah meningkat secara dramatis, tetapf.15% dari penjualan kredit telah
dihapuskan sebagai tidak tertagih, termasuk beberapa pesanan online dalam jumlah besar
bagi pelanggan pertama kali yang mengelak memesan atau menerima barang dagangan.
Pesanan pelanggan diambil dan dikirimkan ke gudang, dimana pesanan tersebut
diletakkan dekat dengan dok muatan dalam urutan alfabetis berdasarkan nama pelanggan.
Dok muatan digunakan baik untuk pengiriman luar pelanggan dan bagi penerimaan
kiriman yang datang. Ada 10 sampai 20 kiriman yang datang setiap hari dari berbagai
sumber.
Volume penjualan yang meningkat telah menyebabkan sejumlah kesalahan di
mana pelanggan dikirim barang yang salah. Ada juga beberapa penundaan dalam
pengiriman karena barang-barang yang semestinya ada stoknya tidak dapat ditemukan di
gudang. Meskipun persediaan perpetual dijaga, tidak ada hitungan fisik atas persediaan
selama dua tahun. Sekali seminggu, staf gudang menggunakan buku log untuk
memperbarui catatan persediaan.
Sistem tersebut dikonfigurasikan untuk menyiapkan faktur penjualan hanya
setelah para pegawai penjualan memasukkan kuantitas sebenarnya yang dikirim ke
pelanggan, dengan demikian memastikan bahwa pelanggan ditagihkan hanya untuk
barang yang benar-benar dikirimkan dan bukan untuk yang sedang dalam back order.
DIMINTA
a. Identifikasikan setidaknya tiga kelemahan dalam prosedur siklus pendapatan O'Brien

Corporation, jelaskan masalah terkait, dan ajukan sebuah solusi! Sajikan jawaban
Anda dalam tabel berkolom tiga dengan judul berikut: Kelemahan, Masalah, Solusi.
b. Gambarkan sebuah diagram BPMN untuk menggambarkan siklus pendapatan
O'Brien Corporation yang direvisi untuk menggabungkan solusi-solusi Anda dalam
langkah a! (Diadaptasi dari Ujian CMA.
7. Parktown Medical Center, Inc. adalah sebuah penyedia perawatan kesehatan kecil
yang dimiliki oleh sebuah perusahaan milik publik. Ia mempekerjakan 7 dokter, 10
perawat, 3 staf pendukung, dan 3 pekerja administrasi. Para pekerja administrasi
menjalankan tugas – tugas seperti resepsionis, korespondensi, penerimaan kas,
penagihan, dan penjadwalan janji konsultasi. Semuanya cukup terikat.

63
Sebagian besar pasien membayar jasa yang diberikan secara tunai atau dengan cek
pada hari kunjungan mereka. Meskipun demikian, terkadang dokter yang menjalankan
layanan terkait menyetujui kredit berdasarkan wawancara. Ketika kredit disetujui, dokter
mengajukan sebuah memo dengan salah satu kasir untuk mengatur piutang dengan
menggunakan data yang dihasilkan dokter.
Dokter yang melayani tersebut menyiapkan sebuah slip tagihan yang diberikan ke
salah satu pekerja administrasi untuk penentuan harga dan persiapan tagihan pasien. Pada
hari terakhir, salah satu pekerja administrasi menggunakan tagihan tersebut untuk
menyiapkan sebuah rekapitulasi pendapatan, dalam kasus penjualan kredit, dan
memperbarui buku besar pembantu piutang.
Kasir kantor depan menerima kas dan cek langsung dari pasien dan memberi
setiap pasien berupa tanda terima yang telah dinomori. Para pekerja administrasi secara
bergantian untuk membuka surat. Pekerja administrasi yang membuka surat pada hari itu
segera mengecap seluruh eek "hanya untuk setoran". Setiap hari, sebelum makan siang,
salah satu kasir menyiapkan sebuah daftar seluruh kas dan cek untuk disetorkan ke
rekening bank Parktown. Kantor ditutup sejak jam 12 sampai jam 2 siang untuk makan
siang. Selama waktu tersebut, manajer kantor mengambil setoran harian ke bank. Selama
istirahat makan siang pekerja administrasi membuka surat pada hari itu menggunakan
daftar penerimaan kas dan cek untuk memperbarui piutang pasien.
Para pekerja administrasi bergantian mempersiapkan dan mengirimkan laporan
bulanan ke para pasien dengan saldo yang belum dibayar. Salah satu pekerja administrasi
menghapus piutang tidak tertagih hanya setelah dokter yang menjalankan layanan terkait
yakin bahwa rekening tersebut tidak akan dibayarkan dan memberitahukan penghapusan
tersebut kepada manajer kantor. Manajer kantor kemudian menerbitkan sebuah memo
kredit untuk menghapus rekening. yang kemudian kasir memprosesnya.
Manajer kantor mengawasi pekerja administrasi, menerbitkan memo
penghapusan, mienjadwalkan janji konsultasi bagi para dokter, membuat setoran bank,
merekonsiliasi laporan bank, dan menjalankan tugas korespondensi umum.
Layanan tambahan dijalankan setiap bulan oleh seorang akuntan lokal yang
memasukkan rekapitulasi yang telah disiapkan oleh kasir ke buku besar umum,
menyiapkan laporan laba rugi, dan menyimpan file formulir penggajian yang sesuai serta
pengembalian pajak.
DIMINTA
a. Identifikasi setidaknya tiga kelemahan dalam prosedur siklus pendapatan Parktown,
jelaskan masalah terkait, dan ajukan sebuah solusi! Sajikan jawaban Anda dalam
sebuah tabel berkolom tiga dengan judul berikut: Kelemahan, Masalah, Solusi.
b. Gambarkan sebuah diagram BPMN untuk menggambarkan siklus pendapatan
Parktown yang direvisi untuk menggabungkan solusi-solusi Anda pada langkah a!
(Diadaptasi dari Ujian CPA).
8. Family Support Center adalah sebuah organisasi amal kecil. la hanya memiliki empat
pegawai yang bekerja penuh waktu: dua staf, seorang akuntan, dan seorang manajer
kantor. Mayoritas pendanaannya berasal dari dua kampanye, satu di musim semi dan

63
satu di musim gugur, Para pendonor membuat jaminan melalui telepon. Beberapa
pendonor membuat jaminan melalui kartu kredit selama kampanye telepon, tetapi
banyak yang lebih suka membayar dalam cicilan bulanan melalui cek. Dalam kasus
tersebut, jaminan pendonor dicatat selama kampanye telepon, dan pendonor kemudian
diberi kartu janji. Para pendonor mengirimkan kontribusinya langsung ke amal.
Sebagian besar pendonor mengirimkan sebuah cek, tetapi terkadang beberapa
pendonor mengirimkan kas. Sebagian besar pendonor mengembalikan kartu janjinya
DIMINTA
a. Identifikasi dua kelemahan pengendalian utama dalam prosedur penerimaan kas
Family Support Center! Untuk setiap kelemahan yang Anda identifikasi, sarankan
sebuah metode untuk mengoreksi kelemahan tersebut! Solusi Anda harus spesifik
identifikasi pegawai spesifik apa yang harus dilakukannya. Asumsikan bahwa tidak
ada pegawai baru yang dapat dipekerjakan.
b. Jelaskan prosedur pengendalian TI yang harus ada untuk melindungi Family
Support Center dari kerugian, perubahn, atau pengungkapan yang tidak diotorisasi
oleh data!
Kunci jawaban Quiz.

1. C
2. B
3. A
4. C
5. C
6. D
7. A
8. B
9. A
10. C

63
Penjelasan jawaban Quiz.
1. Aktivitas manakah yang merupakan bagian dari proses entri pesanan penjualan?
a. Menetapkan batas kredit pelanggan (Salah. Departemen kredit, bukan departemen
penjualan, yang menetapkan batas kredit.)
b. Menyiapkan sebuah 'bill of lading (Salah. Ini terjadi sebagai bagian dari proses
pengiriman.)
c. Mengecek kredit pelanggan (Benar. Mengecek kredit pelanggan dan ketersediaan
persediaan adalah dua bagian utama dalam proses entri pesanan penjualan.)
d. Menyetujui retur penjualan (Salah. Seseorang di luar departemen penjualan
seharusnya menyetujui seluruh retur.)
2. Dokumen manakah yang sering dilampirkan bersama barang dagangan yang clikirimkan
ke pelanggan?
a. Kartu pengambilan (Salah. Kartu pengambilan digunakan oleh para pekerja gudang
untuk mengisi pesanan. Jika sebuah salian kartu pengambilan digunakan sebagai slip
pengepakan, maka salinan tersebut disebut sebagai sebuah slip pengepakan.)
b. Slip pengepakan (Benar. Dokumen ini menjelaskan apa yang dikirimkan.)
c. Memo kredit (Salah. Sebuah memo kredit digunakan untuk menyesuaikan saldo
rekening seorang pelanggan untuk retur penjualan, potongan, atau penghapusan.)
d. Pesanan penjualan (Salah. Ini adalah dokumen sumber yang dibuat selama entri
pesanan penjualan.)
3. Metode manakah yang paling mungkin digunakan ketika sebuah perusahaan menawarkan
diskon pada pelanggannya atas pembayaran yang tepat waktu?
63
a. Metode faktur terbuka (Benar. Metode faktur terbuka memberikan sebuah sarana
untuk menawarkan diskon karena metode tersebut memfasilitasi dalam menghitung
umur setiap faktur untuk memverifikasi apakah diskon harus diberikan.)
b. Metode saldo maju (Salah. Metode saldo maju tidak memfasilitasi pelacakan umur
bagi faktur individu dan dengan demikian sulit untuk menggunakannya dalam
menawarkan diskon bagi pembayaran awal faktur individu.)
c. Metode umur piutang (Salah. Umur piutang adalah sebuah ukuran pengendalian yang
didesain untuk mendeteksi piutang tidak tertagih yang berpotensi secara tepat waktu.)
d. Metode penagihan siklus (Salah. Penagihan siklus adalah sebuah metode untuk
meratakan waktu penerimaan kas dengan menagih subset dari file pelanggan yang
berbeda setiap minggu.)
4. Manakah dari teknik berikut yang merupakan cara paling efisien untuk memproses
pembayaran pelanggan dan memperbarui piutang?.
a. EFT (Salah. EFT hanya berkaitan dengan transfer dana. la tidak menyertakan
informasi pembayaran kas yang perlu untuk memperbarui piutang.)
b. UPIC (Salah.UPIC adalah Uniform Payment Identification Code dan digunakan untuk
memurigkinkan pelanggan agar mengirim uang pembayaran EFT tanpa
mengungkapkan informasi rekening bank perusahaan yang menerima)
c. FEDI (:Benar. FEDI mengintegrasikan EFT untuk memproses pembayaran: ..
pelanggan dengan EDI; untuk mengolah data'pengiriman uang terkait untuk
memperbarui piutang.)
d. ACH (Salah. ACH adalah "Automated Clearing House;' jaringan komunikasi pribadi
yang digunakan oleh institusi keuangan untuk mentransfer dana.)
5. Manakah dari aktivitas siklus pendapatan berikut yang dapat berpotensi di eliminasi oleh
teknologi?
a. Entri pesanan penjualan (Salah. TI mungkin mengubah bagaimana pesanan penjualan
dimasukkan, tetapi proses penjualan harus selalu dimulai dengan mengambil pesanan
pelanggan.)
b. Pengiriman (Salah. Produk harus selalu dikirimkan ke pelanggan. Caranya mungkin
berubah, terutama bagi produk yang dapat di digitalisasi, tetapi masih ada proses
pengiriman.)
c. Penagihan (Benar. Penggunaan sistem ERP terintegrasi membuat pencetakan faktur
menjadi tidak berguna, karena baik penjual dan pelanggan telah mengetahui seluruh
informasi yang disertakan dalam faktur. Beberapa produsen besar telah berpindah ke
sistem tanpa faktur dengan pemasok besarnya.)
d. Penerimaan kas (Salah. TI mungkin mengubah bagaimana dana diterima, tetapi
penjual akan selalu perlu untuk mengumpulkan pembayaran dari pelanggan.)
6. Database terintegrasi yang mendasari sebuah sistem ERP menghasilkan ancaman umum
yang mana bagi siklus pendapatan?
a. Data induk yang tidak akurat atau tidak valid (Salah. Tabel 12-1 menunjukkan bahwa
bukan hanya ini ancaman umum bagi siklus pendapatan.)
b. Pengungkapan yang tidak diotorisasi informasi sensitif (Salah. T'abel 12-1
menunjukkan bahwa bukan hanya ini ancaman umum bagi siklus pendapatan.)
c. Kehilangan atau penghancuran data (Salah. Tabel 12-1 menunjukkan bahwa bukan
hanya ini ancaman umum bagi siklus pendapatan.)
d. Semua jawaban di atas (Benar.)

63
7. Dokumen manakah yang digunakan untuk mengotorisasi keluarnya barang dagangan dari
pengendalian persediaan (gudang) ke pengiriman?
a. Kartu pengambilan (Benar. Sebuah kartu pengambilan dihasilkan oleh entri pesanan
penjualan untuk mengotorisasi pemindahan persediaan untuk dikirim ke pelanggan.)
b. Slip pengepakan (Salah. Slip pengepakan menyertai pengiriman dan mencantumkan
isi dari pengiriman.)
c. Pesanan pengiriman (Salah. Sebuah pesanan pengiriman adalah sebuah dokumen
internal yang digunakan untuk mencatat apa yang dikirimkan ketika fungsi pengiriman
dijalankan secara in-house, sebuah bill of lading menerapkan tujuan yang sarna ketika
kurir umum pihak ketiga digunakan untuk mengirim barang dagangan.)
d. Faktur penjualan (Salah. Sebuah faktur penjualan mendokumentasikan syarat – syarat
penjualan dan meminta pembayaran.)
8. Berikut ini manakah yang menyediakan sebuah sarana untuk meningkatkan efisiensi
pemrosesan pembayaran pelanggan dan juga meningkatkan pengendalian atas pembayaran
tersebut?
a. CRM (Salah. CRM adalah "customer relationship management" dan sebuah proses
yang digunakan untuk meningkatkan kepuasan dan retensi pelanggan.)
b. Peti uang (Benar. Penggunaan peti uang mengeliminasi penundaan yang terlibat dalam
memproses pembayaran pelanggan dan kemudian menyetorkannya. Peti uang juga
meningkatkan pengendalian karena pembayaran pelanggan tidak langsung ditangani
oleh pegawai.)
c. Urnur piutang (Salah. Umur piutang adalah sebuah pengendalian yang penting untuk
mengelola piutang pelanggan, tetapi bukan untuk memproses pembayaran.)
d. EDI (Salah. EDI adalah "electronic data interchange". Ia digunakan untuk
mempertukarkan dokumen, tetapi bukan untuk memproses pembayaran pelanggan.)
9. Dalam pengendalian internal yang baik, siapa yang seharusnya menyetujlli memo kredit?
a. Manajer kredit (Benar. Ini adalah fungsi manajer kredit.)
b. Manajer penjualan (Salah. Orang yang sarna untuk mengotorisasi penjualan
seharusnya tidak juga rnengotorisasi memo kredit untuk menyesuaikan rekening
pelanggan atas penjualan tersebut.)
c. Manajer penagihan (Salah. Manajer penagihan bertugas untuk rnenagih pelanggan dan
seharusnya tidak memiliki otoritas untuk mengurangi piutang dengan menerbitkan
memo kredit.)
d. Kontrolir (Salah. Kontrolir bertanggungjawab atas fungsi pencatatan dan seharusnya
juga tidak dapat mengotorisasi perubahan piutang melalui memo kredit.)
10. Dalam pengendalian internal yang baik atas pengiriman uang pelanggan, petugas mailroom
seharusnya memisahkan berbagai cek dari saran pengiriman uang dan mengirimkan
pembayaran pelanggan ke departemen mana?
a. Penagihan (Salah. Penagihan membuat faktur, tetapi seharusnya tidak dilibatkan
dalam pemrosesan pembayaran dari pelanggan.)
b. Piutang (Salah. Piutang menjalankan fungsi pencatatan dan seharusnya juga tidak
memiliki penjagaan fisik atas aset.)
c. Kasir (Benar. Ini adalah pekerjaan kasir. Fungsi kasir memiliki penjagaan atas
rekening kas.)
d. Penjualan (Salah. Departemen penjualan mengotorisasi keluarnya barang dan
seharusnya juga tidak memiliki penjagaan atas aset.)

63
C. Daftar Pustaka
RS 11
Artikel/Jurnal Bidang Sistem Informasi Akuntansi
A. Sistem Akuntansi Manual

63
 Artikel Studi Kasus (Sistem dan Prosedur serta Bagan Alur Sistem Informasi
Akuntansi).
 Artikel Riset Pendukung
B. Sistem Akuntansi Berbasis Komputer
 Artikel Riset Akuntansi berkaitan Sistem Informasi Akuntansi
2. Buku
1. Marshall B. Romney & Paul J. Steinbart Accounting Information System, Prentice
Hall, 9th Edition. (RS)
2. Joseph Wilkinson & Cucurullo Accounting Information System, Prentice Hall, 10th
Edition. (WC)
3. Bordnar, Accounting Information System, Prentice Hall, 11h Edition. (B)

63
63
63
63

Modul-6 SIA Sistem Pendapatan Penjualan Dan Penerimaan Kas (Bagian-2) REVA

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Modul-6 SIA Sistem Pendapatan Penjualan Dan Penerimaan Kas (Bagian-2) REVA

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

MODUL SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

UNIVERSITAS ESA UNGGUL

Universitas Esa Unggul

A. Kemampuan Akhir Yang Diharapkan

B. Uraian dan Contoh

Sistem Penerimaan Kas

Universitas Esa Unggul

Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan tersebut mengarah pada bagaimana sebuah

Sistem Informasi Siklus Pendapatan

Universitas Esa Unggul

FIGUR 12-3 Diagram Arus Data Tingkat 0: Siklus Pendapatan

Universitas Esa Unggul

Universitas Esa Unggul

Universitas Esa Unggul

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Universitas Esa Unggul

Universitas Esa Unggul

TABEL 12-1 Lanjutan

Universitas Esa Unggul

14.3 Pengendalian edit entri data

15. Kesalahan posting 15.1 Pengendalian entri data

16.2 Konfigurasi sistem untuk memblokir memo

Penerimaan 17. Pencurian kas 17.1 Pemisahan tugas-orang yang menangani

17.2 Penggunaan EFT, FEDI, dan peti uang

17.3 Mendapatkan dan menggunakan sebuah UPIC

17.4 Segera setelah membuka surat, membuat

Universitas Esa Unggul

18.3 Anggaran arus kas

Entri Pesanan Penjualan

MENGAMBIL PESANAN PELANGGAN

Universitas Esa Unggul

Universitas Esa Unggul

Universitas Esa Unggul

Universitas Esa Unggul

Universitas Esa Unggul

Universitas Esa Unggul

MERESPONS PERMINTAAN PELANGGAN

Universitas Esa Unggul

Universitas Esa Unggul

Sebaliknya, manajemen memberikan staf penjualan otorisasi umum untuk menyetujui

Universitas Esa Unggul

MENGECEK KETERSEDIAAN PERSEDIAAN

Universitas Esa Unggul

MENGAMBIL DAN MENGEPAK PESANAN

Universitas Esa Unggul

Universitas Esa Unggul

Universitas Esa Unggul

PROSES Departemen pengiriman seharusnya membandingkan perhitungan fisik persediaan

Universitas Esa Unggul

Universitas Esa Unggul

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN Tabel 12-1 mengindikasikan bahwa dua masalah

Universitas Esa Unggul

Pengiriman duplikat menghasilkan peningkatan biaya yang terkait dengan pengiriman

FIGUR 12-9 Contoh bill of lading

Universitas Esa Unggul

Universitas Esa Unggul

Universitas Esa Unggul

Universitas Esa Unggul

Universitas Esa Unggul

Universitas Esa Unggul

Universitas Esa Unggul

FIGUR 12-12 Contoh Laporan Bulanan

Universitas Esa Unggul