SISTEM BUKU BESAR DAN PELAPORAN

SISTEM BUKU BESAR DAN PELAPORAN

PENDAHULUAN
Bab ini mendiskusikan operasi pemrosesan informasi yang dilibatkan untuk memperbarui buku besar
dan membuat laporan yang meringkas hasil-hasil aktivitas organisasi. sistem buku besar. Sistem buku besar dan
pelaporan keuangan memainkan poeranan penting dalam SIA perusahaan. Salah satu fungsi utamanya adalah
mengumpulkan dan mengatur data dari sumber-sumber berikut ini :

Setiap subsistem siklus akuntansi yang dijelaskan memberikan informasi mengenai transaksi reguler.

(hanya data utama yang mengalir dari setiap subsistem yang diperlihatkan).
Bendahara memberi informasi mengenai aktivitas pembiayaan dan investasi, seperti pengeluaran atau
pemberhentian penggunaan instrumen utang dan ekuitas pembelian atau penjualan surat berharga

investasi.
Bagian anggaran memberi jumlah anggaran.
Kontroler memberi ayat jurnal penyesuaian

BUKU BESAR DAN SISTEM PELAPORAN

Proses
Informasi ini harus diatur dan disimpan dalam cara yang memfasilitasi pemenuhan berbagai kebutuhan
informasi dan pemakai eksternal. Para manajer perlu informasi terinci mengenai hasil-hasil operasi dalam bidang
tanggung jawab mereka masing-masing. Para investor dan kreditor menginginkan laporan keuangan periodik
untuk membantu mereka menilai kinerja organisasi. semakin banyak dari mereka yang meminta laporan yang
lebih terinci dan sering. Lembaga pemerintah juga memiliki kebutuhan informasi periodik yang harus dipenuhi.
Akibatnya sistem buku besar dan pelaporan harus didesain untuk menghasilkan laporan periodik teratur
dan untuk mendukung kebutuhan pertanyaan real-time. Contohnya, para manajer departemen harus sewaktuwaktu mampu menilai kinerja aktual dengan yang direncanakan agar penyimpangan dapat diidentifikasikan
sedini mungkin untuk dapat dilakukan tindakan korektif. Begitu pula dengan bendahara, dia harus mampu secara
dekat mengawasi arus kas agar penyimpangan dari prediksi dapat diidentifikasikan tepat pada waktunya, untuk
menyesuaikan peminjaman jangka pendek.
Ancaman dan Pengendalian
Kesalahan yang dibuatsewaktu memperbarui buku besar dapat mengarah pada pembuatan keputusan
yang tidak benar berdasarkan informasi salah yang terdapat dalam laporan kinerja keuangan. Prosedur
pengendalian untuk menangani ancaman ini terbagi dalam tiga kategori yakni :

Pengendalian edit input dan pemrosesan

Laporan rekonsiliasi dan pengendalian
Pemeliharaan jejak audit yang mencukupi.
Akses tanpa otorisasi ke buku besar dapat mengakibatkan kebocoran data rahasia ke pesaing atau

kerusakan buku besar. Hal tersebut juga dapat memberikan cara untuk menyembunyikan pencurian aset. Oleh

SISTEM BUKU BESAR DAN PELAPORAN

karenanya, merupakan hal yang penting untuk memiliki pengendalian yang memadai agar dapat mencegah
akses tanpa otorisasi ke buku besar.
ID dan password pemakai harus digunakan untuk mengendalikan akses ke buku besar dan untuk
mendorong pemisahan tugas yang benar, dengan cara membatasi fungsi yang dapat dilakukan settiap pemakai
yang sah.
Buku besar adalah komponen kunci dari sistem informasi akuntansi organisasi. oleh karenanya,
merupakan hal yang penting untuk menyediakan cadangan dan prosedur pemulihan dari bencana, yang
memadai untuk melindungi aset ini. Pengendalian cadangan menyangkut hal-hal berikut ini
1

Penggunaan label file internal dan eksternal untuk melindungi buku besar yang terakhir dari kerusakan

tanpe disengaja.
Melakukan pembuatan cadangan buku besar secara rutin. Paling tidak dua salinan cadangan buku
besar harus ada. Satu salinan disimpan diluar lokasi perusahaan untuk memberi perlindungan dari
bencana besar sperti kebakaran atau gempa bumi.

PERBARUI BUKU BESAR

Aktivitas pertama dalam sistem buku besar adalah memperbarui buku besar. Aktivitas memperbarui
terdiri dari memasukkan ayat jurnal yang berasal dari dua sumber :
1

Subsistem Akuntansi. Setiap subsistem akuntansi yang membuat ayat jurnal untuk memperbarui buku
besar. Secara teori, buku besar dapat diperbarui setiap saat tiap terjadinya transaksi. Akan tetapi
praktiknya, berbagai subsistem akuntansi biasanya memperbarui buku besar dengan membuat ayat
jurnal ringkasan yang menyajikan hasil dari semua transaksi yang terjadi selama suatu periode waktu
tertentu. Contohnya, subsistem siklus pendapatan akan menghasilkan ayat jurnal ringkasan yang
mendebit piutang usaha dan kas serta mengkredit penjualan untuk semua penjualan yang dilakukan

selama periode pembaruan.

Bendahara. Bagian bendahara membuat ayat jurnal satu per satu untuk memperbarui buku besar atas
transaksi nonrutin seperti penerbitan atau pengeluaran utang, pembelian atau penjualan saham
investasi, atau perolehan saham perbendaharaan.

MEMASUKKAN AYAT JURNAL PENYESUAIAN

Aktivitas kedua dalam sistem buku besar adalah memasukkan berbagai ayat jurnal penyesuaian (AJP).
AJP berasal dari kantor kontroler, setelah neraca saldo dibuat.
Neraca Saldo adalah Laporan yang mencantumkan saldo-saldo dari semua akun buku besar. Namanya
mencerminkan kenyataan bahwa apabila semua aktivitas dicatat dengan benar, maka total saldo debit dalam
berbagai akun, harus sama dengan total saldo kredit. AJP terbagi dalam lima kategori dasar :
1

Akrual mencerminkan jurnal yang dibuat pada akhir periode akuntansi untuk mencerminkan berbagai
kegiatan yang terjadi tetapi kas belum diterima atau dikeluarkan. Contohnya : pencatatan pendapatan
bunga yang di dapat dan utang gaji.

SISTEM BUKU BESAR DAN PELAPORAN

2

Pembayaran di muka mencerminakan jurnal yang dibuat pada akhir periode akuntansi untuk

mencerminkan pertukaran kas sebelum kinerja kegiatan terkait. Contohnya : sewa, bunga, asuransi.
Perkiraan mewakili jurnal yang mencerminkan sebagian dari biaya yang terjadi selama beberapa
periode akuntansi. Contohnya : meliputi beban depresiasi atau penyusutan dan beban piutang tak

tertagih.
Penilaian ulang jurnal yang dibuat untuk mencerminkan perbedaan nilai yang sesungguhnya dengan
yang dicatat atas suatu ast atau perubahan dalam prinsip akuntansi. Contohnya : perubahan metode
yang digunakan untuk menilai persediaan, mengurangi nilai persediaan untuk mencerminkan umur atau
menyesuaikan catatan perdiaan unuk mencerminkan hasil yang di dapt selama perhitungan fisik

persediaan.
Perbaikan mewakili jurnal yang dibuat untuk meniadakan pengaruh kesalahan yang ditemukan dalam
buku besar.

MENYIAPKAN LAPORAN KEUANGAN

Aktivitas ketiga dalam sistem buku besar dan pelaporan adalah membuat laporan-laporan keuangan.
Laporan laba-rugi dibuat pertama, dengan menggunakan data dari saldo akun pendapatan dan biaya di neraca
saldo disesuaikan. Neraca dibuat setelahnya. Aktivitas ini membutuhkan ayat jurnal penutupan yang akan
menolkan semua akun pendapatan dan pengeluaran, serta memindahkan laba bersih atau kerugian, ke laba
ditahan.
Laporan keuangan penting ketiga yang dibuat adalah laporan arus kas. Laporan ini menggunakkan
data dari laporan laba rugi dan neraca untuk memberikan rincian mengenai aktivitas investasi dan keuangan
organisasi.
XBRL: Peluang TI untuk Meningkatkan Pelaporan Keuangan
Teknologi komunikasi telah lama digunakan untuk mengurangi baik waktu maupun biaya membuat
serta menyebarkan laporan keuangan. Contoh : para kontroler secara rutin mengakses database pelaporan
keuangan publik seperti NAARS.
Perkembangan extensiblebusiness reporting language (XBRL), yang merupakan varian dari XML. Bahasa untuk
semua tujuan ini di desain untuk memberikan cara mengkomunikasikan isi data. HTML menggunakan label
untuk menunjukkan bagaimana data diformat. XBRL menggunakan jenis label yang hampir sama untuk
mengidentifikasi isi setiap bagian data. Contohnya, label XBRL dapat menunjukkan bahwa bagian data
berikutnya mewakili piutang usaha.
XBRL memberikan dua manfaat utama dalam pembuatan dan penyebaran data keuangan secara
elektronic.
Pertama XBRL memungkinkan organisasi untuk mempublikasikan informasi hanya sekali, dengan menggunakan
label XBRL.
Manfaat kedua XBRL adalah informasi yang diberikan oleh label XBRL, dapat diartikan. Berarti pencarian data di
internet akan lebih efisien dan akurat.

SISTEM BUKU BESAR DAN PELAPORAN

XBRL tentu saja penting dalam perkembangan TI. XBRL juga berharga karena profesi akuntansi
memulai perkembangan XBRL. Proses perkembangan XBRL memberikan gambaran bagus tentang bagaimana
para akuntan dapat secara aktif terlibat dalam perkembangan TI yang sedang dijalankan.
MEMBUAT LAPORAN MANAJERIAL
Aktivitas keuangan dalam sistem buku besar dan pelaporan menghasilkan berbagai laporan manajerial.
Contoh laporan pengendalian buku besar termasuk (1) daftar voucher jurnal berdasarkan nomor, nomor akun,
atau tanggal dan (2) daftar saldo akun buku besar. Laporan-laporan ini digunakan untuk memverifikasi akurasi
proses masukannya ke buku besar.
Laporan anggaran dan kinerja harus dikembangkan atas dasar akuntansi pertanggungjawaban.
Akuntansi pertanggungjawaban melaporkan hasil keuangan atas dasar tanggungjawab manajerial di dalam
organisasi. hasilnya adalah serangkaian laporan terkait, yang merinci kinerja keseluruhan organisasi
berdasarkan submit tertentu. Isi laporan kinerja berdasarkan anggaran harus dibentuk berdasarkan sifat unit
yang dievaluasi.
Manfaat Model Data Terintegrasi
Model data keseluruhan perusahaan yang terintegrasi dapat secara signifikan meningkatkan dukungan yang
diberikan untuk pembuatan keputusan manajerial.
Pertimbangan Pengendalian Internal
Kebanyakan sistem ERP menggunakan database tersentralisasi. Sistem semacam ini biasanya
menguasakan banyak orang yang berbeda untuk memasukkan data yang berkaitan dengan aktivitas bisnis
tertentu, tetapi hal ini mempersulit untuk memberikan tanggung jawab memelihara integritas data. Selanjutnya,
sistem ERP sering kali menghasilkan efisiensi proses dengan memungkinkan seseorang untuk melakukan
berbagai langkah dalam proses bisnis, sehingga mengurangi pemisahan tugas. Terakhir, sifat sistem ERP yang
terintegrasi dan lintas fungsi dapat meningkatkan eksposur yang berasal dari kerusakan sistem. Akan tetapi
berbagai ancaman ini dapat dikurangi melalui desain dan implementasi yang benar.
Menggunakan Informasi untuk Pengambilan Keputusan
Fungsi utama SIA adalah memberikan para manajer informasi yang dibutuhkan untuk membuat
keputusan. Bagian-bagian ini mendiskusikan topic-topik penting yang berkaitan dengan penggunaan informasi
untuk pengambilan keputusan: (1) balanced scorecard dan (2) gudang data untuk mendukung intelijen bisnis.
Balanced Scorecard
Balanced scorecard adalah laporan yang memberikan perspektif multidimensi dari kinerja organisasi.
Balanced scorecard berisi berbagai ukuran yang mencerminkan empat perspektif organisasi: keuangan,
pelanggan, operasi internal, dan inovasi serta pembelajaran.untuk setiap dimensi, balanced scorecard
menunjukkan tujuan organisasi dan ukuran spesifik yang mencerminkan kinerja berkaitan dengan tujuan-tujuan
itu. Bersama-sama, keempat dimensi balanced scorecard memberikan gambaran umum yang lebih
komprehensif atas kinerja organisasi daripada yang disediakan oleh ukuran keuangan sendiri. Bahkan balanced

SISTEM BUKU BESAR DAN PELAPORAN

scorecard yang didesain dengan baik akan mengukur berbagai aspek penting dari strategi organisasi dan
mencerminkan hubungan sebab akibat yang penting diantara keempat dimensi tersebut.
Para pelanggan adalah kunci untuk mencapai tujuan keuangan. Oleh karenanya, perspektif pelanggan
di balanced scorecard AOE berisi dua tujuan utama: meningkatkan kepuasan pelanggan dan menjadi pemasok
yang diutamakan untuk para pelanggan utama. Selanjutnya, memenuhi tujuan yang berorientasi pelanggan
tersebut membutuhkan proses bisnis yang dilakukan secara efisien dan efektif. Akibatnya, bagian perspektif
internal dalam balanced scorecard AOE berfokus atas berbagai aktivitas yang paling dapat secara langsung
mempengaruhi persepsi pelanggan: kualitas layanan, kecepatan pengiriman, dan kualitas produk. Terakhir,
manajemen puncak AOE menyadari pentingnya pengembangan berbagai produk baru dan pelatihan tenaga
kerjanya untuk terus meningkatkan layanan dan hasil.
Menggunakan Gudang Data untuk Intelijen Bisnis
Akses tepat waktu ke informasi adalah hal yang penting. Di dalam ekonomi global saat ini yang
berkembang cepat, pihak manajemen harus secara konstan mengawasi dan mengevaluasi kembali kinerja
keuangan dan operasional dalam hal tujuan startegisnya. Perusahaan harus mampu mengubah rencana mereka
dengan cepat sebagai respon atas perubahan dalam lingkungan mereka.Akibatnya, banyak organisasi yang
mengadopsi sistem buku besar on-line. Ketika sistem semacam ini mencakup database berdesain baik, pihak
manajemen memiliki akses yang selalu siap ke informasi yang dibutuhkan untuk membuat keputusan
operasional dan taktis secara tapat waktu.
Guna memberikan kebutuhan informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan strategis,
organisasi membangun database terpisah yang disebut sebagai gudang data. Gudang data berisi rincian dan
ringkasan data untuk beberapa tahun dan digunakan untuk analisis daripada untuk pemrosesan transaksi.
Organisasi sering kali membangun gudang data terpisah untuk fungsi keuangan, lainnya untuk fungsi sumber
daya manusia, dan seterusnya, gudang data semacam ini yang lebih kecil sering kali disebut sebagai data mart.
Gudang data dan data mart tidak menggantikan database pemrosesan organisasi. Sebaiknya, mereka
melengkapi database tersebut dengan memberikan dukungan untuk pengambilan keputusan strategis. Gudang
data berbeda dari database yang digunakan untuk mendukung pemrosesan transaksi, tidak hanya dari segi
ukuran, tetapi juga cara mereka distrukturkan. Jika database pemrosesan transaksi di desain untuk
meminimalkan pengulangan dan karenanya memaksimalkan efisiensi pembaruannya untuk mencerminkan hasil
transaksi saat ini, gudang data sering kali di desain untuk sengaja berulang-ulang agar dapat memaksimalkan
efisiensi pertanyaan.
Proses mengakses mengakses data yang termasuk dalam gudang data dan menggunakannya utuk
pengambilan keputusan strategis sering kali disebut sebagai intelijen bisnis. Terdapat dua teknik utama yang
digunakan dalam intelijen bisnis: pemrosesan analitikal on-line (on-line analytical processing OLAP ) dan
penggalian data. Pemrosesan analitikal on-line (OLAP) menggunakan bahasa pertanyaan yang memungkinkan
pemakai mengarahkan penyelidikan hubungan yang dihipotesiskan dalam data tersebut.

SISTEM BUKU BESAR DAN PELAPORAN

Langkah-langkah yang merupakan garis besar proses menyeluruh untuk menangani kekhawatiran mengenai
potensi keamanan dan integritas gudang data yaitu:
1
2
3
4
5
6
7

Identifikasi data
Klasifikasi data
Penilaian data
Identifikasi kerentanan
Identifikasi pengendalian
Pemilihan pengendalian yang efektif biayanya
Evaluasi