Anda di halaman 1dari 35

BAB XV

SIKLUS BUKU BESAR DAN PELAPORAN


Kasus Integratif: Alpha Omega Electronics
Linda Spurgeon, direktur utama dan CEO di AOE, merasa tidak puas dengan
kemampuan pelaporan keuangan dari sistem ERPyang baru di AOE. Walaupun proses
penutupan bulanan sekarang membutuhkan waktu kurang dari dua hari dan memberi
pihak manajemen informasi tepat waktu tentang kinerja keuangan perusahaan, sistem
ERP yang baru hanya memberikan informasi mengenai satu dimensi dari kinerja AOE.
Pada liburan terakhir, pihak manajemen puncak AOE mengembangkan laporan
multidimensional, disebut sebagai balanced scorecard, untuk AOE. Balanced scorecard
yang diusulkan mengintegrasikan ukuran kinerja keuangan tradisional proses bisnis
utama dengan beberapa ukuran nonkeuangan lainnya. Sekarang tugasnya adalah
memastikan bahwa balanced scorecard ini dapat dibuat tepat waktu.
Selain itu, walaupun sistem baru AOE memberi para manajer akses yang cepat dan
mudah atas data keuangan tahun ini, analisis tren mengenai kinerja selama 5 hingga 10
tahun lebih sulit dan memakan waktu. Lagipula, Stephanie Cromwell, chief financial
officer di AOE, menemukan peningkatan biaya yang berkaitan dengan pemberian
informasi keuangan kepada para pihak yang berkepentingan secara tepat waktu.
Linda mengundang rapat Elizabeth Venko, kontroler di AOE, dan Ann Brandt,
wakil direktur utama bagian sistem informasi di AOE, untuk mendiskusikan hal-hal ini.
Mereka setuju untuk meneliti bagaimana sistem informasi yang baru di AOE dapat lebih
ditingkatkan untuk menangani masalah-masalah ini.

PENDAHULUAN
Bab ini mendiskusikan operasi pemrosesan informasi yang dilibatkan untuk
memperbarui buku besar dan membuat laporan yang meringkas hasil-hasil aktivitas
organisasi. Seperti yang diperlihatkan di Gambar 15-1, sistem buku besar dan pelaporan
keuangan memainkan peranan penting dalam SIA perusahaan. Salah satu fungsi
utamanya adalah mengumpulkan dan mengatur data dari sumber-sumber berikut ini:

Setiap sub sistem siklus akuntansi yang dijelaskan dalam Bab 11 hingga 14
memberikan informasi mengenai transaksi regular. (hanya data utama yang mengalir
dari setiap sub sistem yang diperlihatkan, untuk menjaga gambar tersebut tetap rapi).

Bendahara memberi informasi mengenai aktivitas pembiayaan dan investasi, seperti


pengeluaran atau pemberhentian penggunaan instrumen utang dan ekuitas dan
pembelian atau penjualan surat berharga investasi.

Bagian anggaran memberi jumlah anggaran.

Kontroler memberi ayat jurnal penyesuaian.


Informasi ini harus diatur dan disimpan dalam cara yang memfasilitasi pemenuhan

berbagai kebutuhan informasi dan pemakai eksternal. Para manajer perlu informasi terinci
mengenai hasil-hasil operasi dalam bidang tanggung jawab mereka masing-masing. Para
investor dan kreditor menginginkan laporan keuangan periodik untuk membantu mereka
menilai kinerja organisasi. Semakin banyak dari mereka yang meminta laporan yang lebih
terinci dan sering. Lembaga pemerintah juga memiliki kebutuhan informasi periodik yang
harus dipenuhi.
Akibatnya, sistem buku besar dan pelaporan harus didesain untuk menghasilkan
laporan periodik teratur dan untuk mendukung kebutuhan pertanyaan real-time.
Contohnya, para manajer departemen harus sewaktu-waktu mampu menilai kinerja
actual dengan yang direncanakan agar penyimpangan dapat diidentifikasi sedini
mungkin untuk dapat dilakukan tindakan korektif. Begitu pula dengan bendabara, dia
harus mampu secara dekat mengawasi arus kas agar penyimpangan dari prediksi dapat
diidentifikasi tepat pada waktunva, untuk menyesuaikan rencana peminjaman jangka
pendek.

Gambar 15-1 Diagram Konteks Sistem Buku Besar dan Pelaporan


Akan tetapi, pertanyaan yang paling logis untuk ditanyakan pada tahap ini adalah
berkaitan dengan kebutuhan atas sistem buku besar. Sistem ERP dapat dikonfigurasikan
tanpa buku besar. Oleh karenanya, bab-bab sebelumnya menyajikan berbagai model data
REA di dalam setiap subsistem SIA. Secara teoritis, mengimplementasikan model data
REA di dalam setiap subsistem SIA akan menghindarkan dari kebutuhan atas buku besar
terpisah. Beberapa akun dalam buku besar, seperti persediaan dan penjualan, akan
disajikan secara eksplisit sebagai tabel relasional. Akun buku besar lainnya, seperti
piutang usaha dan utang usaha, dapat diambil dari data yang disimpan dalam beberapa
tabel, tetapi mungkin juga disimpan sebagai atribut ringkasan di dalam tabel pelanggan
dan vendor.
Akan tetapi, bab ini akan menjelaskan sistem buku besar yang terpisah karena
organisasi tempat Anda bekerja setelah lulus, tampaknya masih akan menggunakan
software buku besar terpisah, biasanya untuk alasan tradisi dan politik. Ingatlah bahwa
praktik ini tidak hanya menghasilkan pengulangan, tetapi juga meneruskan pemisahan
data operasional keuangan dan nonkeuangan. Salah satu hasil yang disayangkan adalah
para akuntan sering kali tergoda untuk berpikir bahwa satu-satunya data yang terpen ting

adalah data yang menyajikan aspek keuangan dari operasi. Seperti yang telah Anda
pelajari, pemikiran semacam ini akan sangat membatasi peluang bagi para akuntan untuk
mengambil peran bernilai tambah yang proaktif dalam memberi semua informasi yang
dibutuhkan para manajer untuk membuat keputusan yang baik.
Akan tetapi, hal-hal yang telah Anda pelajari tentang database relasional dan
model REA masih berguna. Semakin banyak software buku besar yang didasarkan pada
model database relasional dan mendukung akses SQL ke data finansial; jadi keahlian
pemodelan data yang Anda kembangkan dalam bab-bab terdahulu dapat secara produktif
diaplikasikan untuk mendesain dan menggunakan buku besar. Tampaknya juga para
akuntan menjadi makin merasa nyaman dengan konsep membuat laporan keuangan
secara langsung dari database relasional, hingga penggunaan software buku besar
terpisah akhimya akan menghilang.
Oleh sebab itu, bab ini dimulai dengan menjelaskan operasi pemrosesan informasi
untuk memperbarui buku besar dan untuk membuat laporan baik untuk pihak
manajemen internal maupun pemakai eksternal. Berikutnya, akan didiskusikan mengenai
ancaman utama pengendalian dalam siklus buku besar dan pelaporan, serta prosedur
pengendalian yang dapat digunakan untuk mengurangi ancaman tersebut. Kemudian,
akan disajikan model data REA keseluruhan perusahaan yang terintegrasi, yang dapat
digunakan untuk memahami bagaimana sistem ERP saling berhubungan dengan berbagai
sistem yang didiskusikan dalam empat bab sebelumnya. Bab ini akan diakhiri dengan
pembahasan mengenai beberapa perkembangan baru yang penting dalam sistem
pelaporan.

AKTIVITAS BUKU BESAR DAN PELAPORAN


Gambar 15-2 adalah DFD tingkat 0 yang memperlihatkan empat aktivitas dasar
yang dilakukan dalam sistem buku besar dan pelaporan. Gambar 15-3 memperlihatkan
sistem on-line umum yang digunakan untuk melakukan aktivitas-aktivitas tersebut.
Ketiga aktivitas pertama dalam Gambar 15-2 menyajikan langkah-langkah dasar
dalam siklus akuntansi, yang menghasilkan produksi rangkaian laporan keuangan
tradisional. Aktivitas keempat menunjukkan bahwa, sebagai tambahan dari laporan

keuangan untuk pemakai eksternal, SIA menghasilkan laporan untuk pihak manajemen
internal juga. Selanjutnya setiap aktivitas ini akan dipelajari secara lebih terinci.

Gambar 15-2 DFD Level 0 Sistem Buku Besar dan Pelaporan

Perbarui Buku Besar


Seperti yang diperlihatkan dalam Gambar 15-2, aktivitas pertama dalam sistem
buku besar (lingkaran 1.0) adalah memperbarui buku besar. Aktivitas memperbarui
terdiri dari memasukkan ayat jurnal yang berasal dari dua sumber:
1. Subsistem akuntansi. Setiap subsistem akuntansi yang dijelaskan di Bab 11 hingga 14
membuat ayat jurnal untuk memperbarui buku besar. Secara teori, buku besar dapat
diperbarui saat tiap terjadinya transaksi. Akan tetapi, praktiknya, berbagai subsistem
akuntansi biasanya memperbarui buku besar dengan membuat ayat jurnal ringkasan
yang menyajikan hasil dari semua transaksi yang terjadi selama suatu periode waktu
tertentu (hari, mingguan, atau bulanan). Contohnya, subsistem siklus pendapatan akan
menghasilkan ayat jurnal ringkasan yang mendebit piutang usaha dan kas, serta
mengkredit penjualan untuk semua penjualan yang dilakukan selama periode
pembaruan. Dalam cara yang hampir sama, siklus pengeluaran akan menghasilkan

ayat jurnal ringkasan untuk mencatat pembelian perlengkapan dan persediaan, serta
untuk mencatat pengeluaran kas ketika membayar pembelian tersebut.
2. Bendahara. Bagian bendahara membuat ayat jurnal satu per satu untuk memperbarui
buku besar atas transaksi nonrutin seperti penerbitan atau pengeluaran utang,
pembelian atau penjualan saham investasi, atau perolehan saham perbendaharaan.
Ayat jurnal untuk memperbarui buku besar dapat didokumentasikan dalam
sebuah formulir yang disebut sebagai voucher jurnal. Gambar 15-2 menunjukkan bahwa
setiap ayat jurnal digunakan untuk memperbarui buku besar dan disimpan dalam file
voucher jurnal. File ini karenanva berisi informasi yang akan ditemukan dalam jurnal
umum di SIA manual. Akan tetapi, ingatlah bahwa file voucher jurnal adalah hasil
sampingan, bukan merupakan input ke dalam proses memasukkan ayat jurnal. Seperti
yang akan dijelaskan kemudian, file voucher jurnal membentuk bagian penting dari jejak
audit.

Gambar 15-3 Bagan Alir Sistem Buku Besar dan Pelaporan

Memasukkan Ayat Jurnal Penyesuaian

Aktivitas kedua dalam sistem buku besar adalah memasukkan berbagai ayat jurnal
penyesuaian (lingkaran 2.0 dalam Gambar 15-2). Ayat jurnal penyesuaian ini berasal dari
kantor kontroler, setelah neraca saldo awal dibuat. Neraca saldo adalah laporan yang
mencantumkan saldo-saldo dari semua akun buku besar. Namanya mencerminkan
kenyataan bahwa apabila semua aktivitas dicatat dengan benar, maka total saldo debit
dalam berbagai akun, harus sama dengan total saldo kredit. Ayat jurnal penyesuaian
terbagi ke dalam lima kategori dasar:
1.

Akrual mencerminkan jurnal yang dibuat pada akhir periode akuntansi untuk
mencerminkan berbagai kegiatan yang terjadi tetapi kas belum diterima atau
dikeluarkan. Contohnya meliputi pencatatan pendapatan bunga yang didapat dan
utang gaji.

2.

Pembayaran di muka mencerminkan jurnal yang dibuat pada akhir periode akuntansi
untuk mencerminkan pertukaran kas sebelum kinerja kegiatan terkait. Contohcontohnya meliputi pengakuan sebagian pembayaran di muka yang didapat dari
pelanggan selama periode tertentu dan pembebanan sebagian aset yang dibayar di
muka (contohnya, sewa, bunga, dan asuransi), yang digunakan dalam periode ini.

3.

Perkiraan mewakili jurnal yang mencerminkan sebagian dari biaya yang terjadi selama
beberapa periode akuntansi. Contoh-contohnya meliputi beban depresiasi atau
penyusutan dan beban piutang tak tertagih.

4.

Penilaian ulang mewakili jurnal yang dibuat untuk mencerminkan perbedaan nilai
yang sesungguhnya dengan yang dicatat atas suatu aset, atau perubahan dalam
prinsip akuntansi. Contoh-contohnya meliputi perubahan dalam metode yang
digunakan

untuk

menilai

persediaan,

mengurangi

nilai

persediaan

untuk

mencerminkan umur, atau menyesuaikan catatan persediaan untuk mencerminkan


hasil yang didapat selama perhitungan fisik persediaan.
5.

Perbaikan mewakili jurnal yang dibuat untuk meniadakan pengaruh kesalahan yang
ditemukan dalam buku besar.
Seperti yang diperlihatkan dalam Gambar 15-2, informasi mengenai ayat jurnal

penyesuaian ini disimpan di dalam file voucher jurnal. Setelah semua ayat jurnal dibuat,
neraca saldo disesuaikan akan dibuat. Neraca saldo disesuaikan bertindak sebagai input

ke langkah berikutnya dalam siklus buku besar dan buku pembantu, yaitu pembuatan
laporan keuangan.

Buat Laporan Keuangan


Akvitas ketiga dalam sistem buku besar dan pelaporan adalah membuat laporanlaporan keuangan (lingkaran 3.0 dalam Gambar 15-2). Laporan laba rugi dibuat pertama,
dengan menggunakan data dari saldo akun pendapatan dan biaya di neraca saldo
disesuaikan. Neraca dibuat setelahnya. Aktivitas ini membutuhkan ayat jurnal penutupan
yang akan menolkan semua akun pendapatan dan pengeluaran, serta memindahkan laba
bersih atau kerugian, ke laba ditahan. Di dalam model REA, hal ini akan mencakup
penyimpanan isi semua tabel kegiatan. Sebagian besar organisasi melakukan baik
penutupan bulanan maupun tahunan. Penutupan bulanan akan menolkan saldo akun
pendapatan dan pengeluaran bulan yang sekarang, tetapi membiarkan total awal tahun
hingga saat ini, utuh. Jadi, laporan laba rugi yang dihasilkan segera setelah penutupan
bulanan semuanya akan menunjukkan nol dalam kolom bulan sekarang, tetapi akan
menyimpan jumlah kumulatif dalam kolom awal tahun hingga saat ini. Laporan
keuangan penting ketiga yang dibuat adalah laporan arus kas. Laporan ini menggunakan
data dari laporan laba rugi dan neraca untuk memberikan rincian mengenai aktivitas
investasi dan keuangan organisasi.

Membuat Laporan Manajerial


Aktivitas keuangan dalam sistem buku besar dan pelaporan (lingkaran 4.0 dalam
Gambar 15-2) menghasilkan berbagai laporan manajerial. Contoh laporan pengendalian
buku besar termasuk (1) daftar voucher jurnal berdasarkan urutan nomor, nomor akun,
atau tanggal, dan (2) daftar saldo akun buku besar. Laporan-laporan ini digunakan untuk
memverifikasi akurasi proses memasukkannya ke buku besar.
Beberapa anggaran dibuat untuk perencanaan dan pengevaluasian kinerja.
Anggaran operasional memperlihatkan pendataan dan pengeluaran yang direncanakan
untuk setiap unit organisasi. Anggaran pengeluaran modal memperlihatkan perkiraan
aliran masuk dan keluar kas untuk setiap proyek. Anggaran arus kas membandingkan

perkiraan aliran kas masuk dari kegiatan operasi dengan perkiraan pengeluaran, dan
digunakan untuk menetapkan kebutuhan peminjaman.
Laporan anggaran dan kinerja harus dikembangkan atas dasar akuntansi
pertanggungjawaban. Akuntansi pertanggungjawaban melaporkan hasil keuangan atas
dasar tanggung jawab manajerial di dalam organisasi. Hasilnya adalah serangkaian
laporan berkaitan, yang merinci kinerja keseluruhan organisasi berdasarkan subunit
tertentu, seperti yang diperlihatkan dalam Gambar 15-4. Ingatlah bahwa setiap laporan
mencerminkan biaya aktual dan penyimpangan dari anggaran untuk bulan sekarang, dan
awal tahun hingga hari ini, tetapi hanya untuk bagian-bagian yang berada dalam kendali
manajer subunit tersebut. Ingatlah juga bahwa sifat hierarki dari laporan adalah: Total
biaya setiap subunit ditampilkan sebagai satu bagian dalam laporan berikutnya yang lebih
tinggi tingkatnya.
Isi laporan kinerja berdasarkan anggaran harus dibentuk berdasarkan sifat unit
yang dievaluasi. Contohnya, banyak departemen produksi, jasa, dan administratif
diperlakukar sebagai pusat biaya. Oleh karenanya, laporan kinerja mereka, seperti yang
diperlihatkar dalam Gambar 15-4, harus menekankan kinerja aktual dan yang
dianggarkan, atas hal biaya yang dapat dikendalikan (biaya-biaya yang dapat
dipengaruhi secara langsung oleh manajer unit). Sebaliknya, departemen penjualan sering
kali dievaluasi sebagai pusat pendapatan. Akibatnya, laporan kinerja mereka harus
membandingkan penjualan actual dengan prediksi penjualan, dirinci berdasarkan
kategori produk dan wilayah yang sesuai. Beberapa departemen, seperti TI dan utilitas,
membebani unit lainnya atas layanan mereka dan dievaluasi sebagai pusat laba. Dalam
kasus ini, laporan kinerja harus dengan benar membandingkan pendapatan, pengeluaran
dan laba yang aktual, dengan jumlah anggaran masing-masing. Apabila pabrik, divisi,
dan unit operasi yang independen diperlakukan sebagai pusat investasi, laporan kinerja
mereka harus memberikan data untuk menghitung tingkat pengembalian investasi unit
tersebut.

Gambar 15-4 Contoh Serangkaian Laporan untuk Sistem Akuntansi


Pertanggungjawaban
Apa pun dasar yang digunakan untuk membuat laporan kinerja anggaran, metode
yang digunakan untuk menghitung standar anggaran adalah hal yang penting.

Pendekatan yang paling mudah adalah membuat target tetap untuk tiap unit, menyimpan
target tersebut ke dalam database, dan membandingkan kinerja aktual dengan nilai yang
ditetapkan tersebut. Salah satu kelemahan utama dalam pendekatan ini adalah angka
anggaran statis dan tidak mencerminkan perubahan tidak terduga dalam lingkungan
operasi. Akibatnya, tiap manajer dapat dipenalti atau diberi penghargaan atas faktorfaktor yang berada di luar kendali mereka. Contohnya, anggaplah bahwa jumlah
anggaran dalam Gambar 15-4 untuk supervisor umum didasarkan pada output terencana
sebesar 2.000 unit. Akan tetapi, jika karena adanya penjualan yang lebih besar daripada
yang diperkirakan, produksi aktual adalah 2.200 unit, maka penyimpangan selisih negatif
untuk setiap kategori biaya tidak benar-benar menunjukkan inefisiensi, tetapi hanya
mencerminkan peningkatan tingkat output.
Solusi atas masalah semacam ini adalah mengembangkan anggaran fleksibel, yang
jumlah anggarannya berbeda sehubungan dengan beberapa pengukuran aktivitas
organisasi. Dalam hal contoh sebelumnya, anggaran fleksibel akan mencakup pembagian
anggaran untuk setiap baris anggaran dalam departemen tempat supervisor umum, ke
dalam komponen biaya tetap dan variabel. Dengan cara ini, standar anggaran akan secara
otomatis disesuaikan untuk peningkatan (atau penurunan) apa pun dalam produksi. Jadi,
perbedaan apa pun antara standar yang disesuaikan dengan biaya aktual, dapat diartikan
lebih tepat.

XBRL: Peluang TI untuk Meningkatkan Pelaporan Keuangan


Teknologi komunikasi telah lama digunakan untuk mengurangi baik waktu
maupun biaya membuat serta menyebarkan laporan keuangan. Contohnya, para kontroler
secara rutin mengakses database pelaporan keuangan publik, seperti NAARS dan
EDGAR,

untuk

menemukan

contoh-contoh

bagaimana

perusahaan

lainnya

mengungkapkan berbagai hal. Dalam cara yang hampir sama, formulir pajak dan
peraturan tersedia di situs Web IRS. Sebaliknya, banyak perusahaan dapat menyerahkan
file laporan keuangan dan pajak yang diminta, secara elektronis ke SEC dan IRS. Lagipula,
banyak situs Web perusahaan menyajikan laporan keuangan perusahaan yang
bersangkutan.

Walaupun demikian, hingga saat ini, penyebaran informasi keuangan dan


nonkeuangan secara elektronis adalah proses yang lamban dan tidak efisien. Salah satu
masalahnya adalah banyak penerima memiliki permintaan berbeda berkaitan tentang cara
informasi dikirim. Hal ini berarti organisasi harus mengorbankan banyak waktu dan
biaya untuk memformat informasi yang sama dalam beberapa cara. Masalah kedua yang
berhubungan adalah penerima harus secara manual memasukkan kembali banyak dari
informasi tersebut ke dalam alat analisis keputusan milik mereka. Contohnya, penerima
harus secara manual memasukkan kembali informasi dari laporan keuangan yang
disajikan ialam dokumen HTML ke dalam spreadsheets EXCEL, agar informasi tersebut
dapat dianalisis.
Penyebab dasar dari kedua masalah tersebut terletak pada metode yang digunakan
untuk memperlihatkan informasi di Internet. Kode HTML hanya menspesifikasikan
bagaimana bagian data tertentu harus ditampilkan (contohnya, lokasinya dan karakter
hurufnya), tetapi tidak memberikan cara untuk secara otomatis mengidentifikasi bahwa
bagian data tertentu tersebut menyajikan jumlah dari penjualan tahun ini.
Kesemua hal ini berubah dengan adanya perkembangan extensible business reporting
language (XBRL), yang merupakan varian dari XML. Bahasa untuk semua tujuan ini
didesain untuk memberikan cara mengkomunikasikan isi data. HTML menggunakan
label untuk menunjukkan bagaimana data diformat. Contohnya, label <b> menunjukkan
bahwa semua teks selanjutnya hingga label </b> ditampilkan dalam huruf tebal. XBRL
menggunakan jenis label yang hampir sama untuk mengidentifikasi isi setiap bagian data.
Contohnya, label XBRL dapat menunjukkan bahwa bagian data berikutnya mewakili
piutang usaha.
Kini, sebagian besar orang dapat membuat halaman Web tanpa harus secara
langsung menulis kode HTML, karena produk seperti Microsoft Word, membuat kode
HTML secara otomatis dengan pilihan "Save as HTML". Sebagian besar penjual software
utama membuat fungsi yang hampir sama ke dalam produk-produk mereka untuk
membuat XBRL mudah digunakan. Jadi, para profesional akuntan dan sistem informasi
tidak akan perlu mengetahui cara untuk menulis kode XBRL untuk mengambil
keuntungan dari manfaat vang ditawarkannya.

XBRL memberikan dua manfaat utama dalam pembuatan dan penyebaran data
keuangan

secara

elektronis.

Pertama,

XBRL

memungkinkan

organisasi

untuk

mempublikasikan informasi hanya sekali, dengan menggunakan label XBRL. Saat ini, data
keuangan dapat dikirim ke satu pihak sebagai dokumen HTML, ke pihak lainnya sebagai
file Adobe Acrobat, ke lainnya sebagai file teks, dan ke pihak lainnya sebagai file commadelimited. Proses ini menimbulkan biaya yang tidak perlu. Sebaliknya, file XBRL yang
sama dapat dikirim ke setiap pihak tersebut, yang dapat kemudian menggunakan file
tersebut dalam cara seperti yang mereka kehendaki. Jadi, dengan XBRL, perusahaan dapat
mempublikasikan laporan keuangan mereka bersamaan dalam format yang dapat
digunakan semua orang.
Manfaat kedua dari XBRL adalah informasi yang diberikan oleh label XBRL, dapat
diartikan. Hal ini berarti para penerima tidak perlu lagi secara manual memasukkan
kembali data yang mereka dapatkan secara elektronis, agar alat pendukung keputusannya
dapat menganalisis informasi tersebut. Sebagai gantinya, jika data berisi label XBRL, data
tersebut dapat dimasukkan secara langsung ke alat analisis apa pun yang dapat membaca
XBRL. Hal ini juga berarti bahwa pencarian data di Internet akan lebih efisien dan akurat.
Contohnya, sebelum XBRL, pencarian di Internet atas informasi mengenai kewajiban
kontinjensi akan menghasilkan ratusan situs, sebagian besar tidak berkaitan dengan data
keuangan yang dicari. Akan tetapi, dengan data yang disertai tag XBRL, pencarian
tersebut akan terbatas pada informasi mengenai kewajiban kontinjensi yang dilaporkan
dalam laporan keuangan.
XBRL tentu saja penting dalam perkembangan TI. XBRL juga berharga karena
profesi akuntansi memulai perkembangan XBRL (lihat Fokus 15-1). Proses perkembangan
XBRL memberikan gambaran bagus tentang bagaimana para akuntan dapat secara aktif
terlibat dalam perkembangan TI yang sedang berjalan.

TUJUAN, ANCAMAN, DAN PROSEDUR PENGENDALIAN


Tujuan pengendalian dalam sistem buku besar dan pelaporan hampir sama dengan
tujuan dalam siklus SIA lainnya yang didiskusikan dalam bab-bab sebelumnya:
1.

Semua pembaruan ke buku besar diotorisasi dengan benar.

2.

Semua transaksi buku besar yang dicatat, valid.

3.

Semua transaksi buku besar yang valid dan diotorisasi, telah dicatat.

4.

Semua transaksi buku besar dicatat secara akurat.

5.

Data buku besar dijaga dari kehilangan atau pencurian.

6.

Aktivitas sistem buku besar dilakukan secara efisien dan efektif.


Dokumen dan catatan yang didesain dengan baik memainkan peranan penting

dalam mencapai tujuan ini. Entri data secara on-line oleh bendahara dan kontroler, seperti
yang diperlihatkan dalam Gambar 15-3, memfasilitasi pencatatan ayat jurnal buku besar
secara efisien dan akurat. Dalam situasi semacam ini, menggunakan pengendalian
aplikasi yang tepat, seperti pemeriksaan validitas dan pemeriksaan field (format),
meningkatkan akurasi entri data. Mencatat orang yang mengisi dan meninjau formulir
tersebut, akan memberikan bukti bahwa ayat jurnal telah diotorisasi dengan benar.
Memberikan nomor cetakan ke semua ayat jurnal, akan memfasilitasi pemeriksaan semua
transaksi yang telah dicatat. Membatasi akses ke program buku besar akan makin
mengurangi risiko transaksi yane tidak sah.
Tabel 15-1 Ancaman dan Pengendalian dalam Buku Besar dan Pelaporan
Proses/ aktivitas

Ancaman

Memperbarui buku besar

1. Kesalahan-kesalahan

Pengendalian input dan pemrosesan,


laporan rekonsiliasi dan pengendalian;
jejak audit.

Akses ke buku besar

2. Kehilangan data
rahasia dan/ atau
penyembunyian
pencurian
3. Kehilangan data dan
aset

Pengendalian akses; jejak audit

Kehilangan atau
kehancuran buku besar

Prosedur Pengendalian yang Dapat


Diterapkan

Prosedur pembuatan cadangan dan


pemulihan dari bencana

Tabel 15-1 mencantumkan berbagai ancaman dan eksposur (exposures) utama


dalam sistem pelaporan keuangan dan buku besar, bersama dengan prosedur
pengendalian yang dapat diterapkan untuk menguranginya. Oleh karena sistem buku
besar dan pelaporan hanya melibatkan aktivitas pemrosesan informasi, terdapat lebih
sedikit ancaman daripada dalam siklus SIA lainnya. Lagipula, ancaman dalam sistem

buku besar dan pelaporan terutama berhubungan dengan perusakan, penghilangan, atau
penghancuran data. Mari kita sekarang mempelajari prosedur pengendalian yang dapat
digunakan untuk menangani ancaman-ancaman ini.

Ancaman 1: Kesalahan dalam Memperbarui Buku Besar


Kesalahan yang dibuat sewaktu memperbarui buku besar dapat mengarah pada
pembuatan keputusan yang tidak benar berdasarkan informasi salah yang terdapat dalam
laporan kinerja keuangan. Prosedur pengendalian untuk menangani ancaman ini terbagi
dalam tiga kategori: pengendalian edit input dan pemrosesan, laporan rekonsiliasi dan
pengendalian, serta pemeliharaan jejak audit yang mencukupi.
Pengendalian edit input dan pemrosesan
Gambar 15-3 menunjukkan dua sumber ayat jurnal untuk memperbarui buku
besar: ayat jurnal ringkasan dari siklus SIA dan ayat jurnal yang secara langsung dibuat
oleh bendahara atau kontroler. Ayat jurnal ringkasan sendiri merupakan output dari
serangkaian langkah pemrosesan, yang masing-masing harus melalui berbagai jenis
prosedur pengendalian yang didesain untuk memastikan akurasi serta kelengkapan,
seperti yang dijelaskan dalam empat bab sebelumnya. Akibatnya, pengendalian edit input
awal untuk ayat jurnal ringkasan adalah pemeriksaan untuk memastikan bahwa ayat
jurnal tersebut mencerminkan sebagian besar periode waktu terakhir.
Akan tetapi, ayat jurnal yang dibuat oleh bendahara atau kontroler adalah entri
data asli. Akibatnya, jenis pengendalian edit input dan pemrosesan berikut ini dibutuhkan
untuk memastikan bahwa mereka akurat dan lengkap:
1.

Pemeriksaan validitas untuk memastikan bahwa akun buku besar benar-benar ada
untuk setiap nomor akun yang direferensikan dalam ayat jurnal.

2.

Pemeriksaan field (format) untuk memastikan bahwa field jumlah dalam ayat jurnal
hanya berisi data numeris.

3.

Pemeriksaan saldo nol untuk memverifikasi bahwa total debit sama dengan total kredit
dalam sebuah ayat jurnal.

4.

Uji kelengkapan untuk memastikan bahwa semua data terkait dimasukkan, terutama
sumber ayat jurnal.

5.

Verifikasi closed-loop mencocokkan nomor akun dengan deksripsi akun, untuk


memastikan bahwa akun buku besar yang benar, yang diakses.

6.

Membuat file ayat jurnal penyesuaian standar untuk ayat jurnal penyesuaian yang
berulang untuk setiap periode, seperti biaya depresiasi. (Akurasi input ditingkatkan
tanpa berulang-ulang memasukkan ayat jurnal ini. Kemungkinan untuk melupakan
melakukan entri ayat jurnal penyesuaian yang berkali-kali ada, juga berkurang,
hingga dapat memastikan kelengkapan input.)

7.

Pemeriksaan tunda dari saldo akun buku besar, saat pembaruan selesai, untuk
memverifikasi saldonya telahbenar (debit atau kredit).

8.

Menghitung total run-to-run untuk memverifikasi akurasi pemrosesan batch voucher


jurnal. (Komputer menghitung saldo akun buku besar yang baru, berdasarkan pada
saldo awalnya dan total debit serta kredit yang dimasukkan ke akun tersebut,
kemudian membandingkannya dengan saldo akun yang aktual dalam buku besar
yang diperbarui. Penyimpangan apa pun akan menunjukkan kesalahan pemrosesan
yang harus diselidiki.)

Laporan rekonsiliasi dan pengendalian


Laporan rekonsiliasi dan pengendalian dapat mendeteksi apabila kesalahan dibuat
selama proses pembaruan buku besar. Salah satu bentuk rekonsiliasi adalah pembuatan
neraca saldo. Neraca saldo menunjukkan apakah saldo debit dalam buku besar sama
dengan total saldo kredit; jika tidak, telah terjadi kesalahan posting. Di dalam sistem
otomatis, penggunaan akun kliring dan perkiraan penundaan, biasanya memastikan
bahwa buku besar selalu seimbang. Pada saat penutupan periode fiskal, akun-akun
khusus ini harus memiliki saldo nol; jika tidak, telah terjadi kesalahan dalam proses
memperbarui (memutakhirkan) buku besar.
Guna menggambarkan bagaimana jenis akun khusus ini digunakan, anggaplah
bahwa seorang staf administrasi bertanggung jawab untuk mencatat pelepasan persediaan

ke pelanggan, sementara staf administrasi lainnya bertanggung jawab untuk mencatat


penagihan ke pelanggan. Staf administrasi pertama akan membuat ayat jurnal berikut ini:
Kiriman yang belum ditagih

xxx

Persediaan

xxx

Staf administrasi kedua akan membuat ayat jurnal berikut ini:


Piutang usaha
Kiriman yang belum ditagih

yyy
yyy

Setelah kedua ayat jurnal telah dilengkapi, akun kliring khusus, kiriman yang belum
ditagih, harus memiliki saldo nol. Jika tidak, maka telah terjadi kesalahan yang harus
diselidiki dan diperbaiki.
Rekonsiliasi penting lainnya adalah membandingkan saldo akun pengendali buku
besar dengan saldo total buku pembantu yang terkait. Apabila kedua jumlah total ini
tidak sama, perbedaannya harus diselidiki dan diperbaiki. Merupakan hal yang juga
penting untuk mempelajari semua transaksi yang terjadi dekat akhir periode akuntansi,
untuk memverifikasi bahwa transaksi tersebut dicatat dalam periode waktu yang tepat.
Laporan pengendalian dapat membantu mengidentifikasi sumber kesalahan apa
pun yang terjadi dalam proses memperbarui buku besar. Mendaftar voucher jurnal
berdasarkan nomor akun buku umum akan memfasilitasi identifikasi sebab kesalahan
yang mempengaruhi akun buku besar tertentu. Mendaftar voucher jurnal berdasarkan
urutan, dapat menunjukkan tidak dipostingnya ayat jurnal tertentu. Terakhir, daftar
jurnal umum memperlihatkan rincian (nomor akun, kode referensi sumber, deksripsi, dan
jumlah yang didebit serta dikredit) setiap ayat jurnal yang dimasukkan ke dalam buku
besar. Laporan ini menunjukkan apakah total debit sama dengan total kredit yang
dimasukkan ke dalam buku besar.
Jejak audit
Jejak audit memperlihatkan jejak sebuah transaksi di sepanjang sistem akuntansi.
Secara khusus, jejak audit memberikan informasi yang dibutuhkan untuk menelusuri
semua perubahan yang dibuat atas buku besar. Jejak audit khususnya memfasilitasi tugastugas berikut ini:

1.

Menelusuri transaksi apa pun dari dokumen sumber aslinya (atau catatan dalam tabel
kegiatan) hingga ke buku besar, dan ke laporan apa pun atau dokumen lainnya yang
menggunakan data itu.

2.

Menelusuri kembali bagian apa pun yang muncul dalam sebuah laporan dari buku
besar hingga ke dokumen sumber (atau catatan dalam tabel kegiatan).

3.

Menelusuri semua perubahan dalam akun buku besar dari saldo awalnya hingga
saldo akhirnya.
Contohnya, file transaksi buku besar menunjukkan sumber semua ayat jurnal yang

dibuat untuk memperbarui buku besar. File utama pelanggan berisi informasi mengenai
saldo akun setiap pelanggan, yang dapat dijumlahkan dan dibandingkan dengan berbagai
akun pengendali piutang usaha dalam buku besar. Para pemakai dapat mengikuti proses
yang hampir sama untuk merekonsiliasi saldo utang usaha, persediaan, dan
perlengkapan. Akan tetapi, di dalam SIA yang canggih, mungkin dokumen kertas tidak
diperlukan lagi, hingga merupakan hal yang penting untuk secara periodik membuat dan
menyimpan salinan cadangan dari file utama transaksi, serta mengambil berbagai langkah
untuk memastikan bahwa file-file yang disimpan tersebut tidak dapat diubah.

Gambar 15-5 Contoh Rincian Jejak Audit (Software Excellent)

Gambar 15-6 Contoh Ringkasan Jejak Audit (Software Excellent)

Ancaman 2: Akses Tanpa Otorisasi ke Buku Besar


Akses tanpa otorisasi ke buku besar dapat mengakibatkan kebocoran data rahasia
ke pesaing atau kerusakan buku besar. Hal tersebut juga dapat memberikan cara untuk
menyembunyikan pencurian aset. Oleh karenanya, merupakan hal yang penting untuk
memiliki pengendalian yang memadai agar dapat mencegah akses tanpa otorisasi ke buku
besar.
ID dan pasword pemakai harus digunakan untuk mengendalikan akses ke buku
besar dan untuk mendorong pemisahan tugas yang benar, dengan cara membatasi fungsi
yang dapat dilakukan setiap pemakai yang sah. Contohnya, para pegawai yang
menyimpan aset atau memiliki wewenang untuk melepaskan aset, harus dicegah untuk
dapat memperbarui buku besar (fungsi pencatatan). Dalam cara yang hampir sama, pihak
manajemen harus diberikan akses baca saja ke buku besar, seperti yang diperlihatkan
dalam bagian bawah Gambar 15-3. Matriks pengendali akses juga harus membatasi fungsi
yang dapat dilakukan di berbagai terminal. Ayat jurnal penyesuaian, contohnya,
diizinkan hanya dari terminal dalam kantor kontroler.

Pengendalian atas pembuatan catatan voucher jurnal juga penting, karena mereka
mengotorisasi perubahan ke saldo akun buku besar. Jadi, sistem tersebut harus memeriksa
keberadaan kode otorisasi yang valid untuk setiap catatan voucher jurnal sebelum
memasukkan transaksi tersebut ke buku besar. Jika tidak, integritas buku besar mungkin
dapat diragukan. Ingatlah bahwa kode otorisasi juga membentuk bagian dari jejak audit.
Memang, pemeriksaan jejak audit memberikan cara untuk mendeteksi akses tanpa
otorisasi ke buku besar.

Ancaman 3: Kehilangan atau Kerusakan Data Buku Besar


Buku besar adalah komponen kunci dari sistem informasi akuntansi organisasi.
Oleh karenanya, merupakan hal yang penting untuk menyediakan cadangan dan
prosedur pemulihan dari bencana, yang memadai untuk melindungi aset ini.
Pengendalian cadangan mencakup hal-hal berikut ini:
1.

Penggunaan label file internal dan eksternal untuk melindungi buku besar yang
terakhir dari kerusakan tanpa disengaja.

2.

Melakukan pembuatan cadangan buku besar secara rutin. Paling tidak dua salinan
cadangan buku besar harus ada. Satu salinan disimpan di lokasi perusahaan tempat
salinan tersebut dapat dengan cepat diakses; satunya harus disimpan di luar lokasi
perusahaan untuk memberi perlindungan dari bencana besar seperti kebakaran atau
gempa bumi.
Perencanaan pemulihan dari bencana juga merupakan hal yang sangat penting.

Meningkatnya ketergantungan pada EDI, EFT, dan Internet untuk melakukan aktivitas
bisnis sehari-hari, membuat tidak ada organisasi yang dapat bertahan hidup lama jika
komputer mereka mati. Oleh karenanya, organisasi perlu untuk membuat dan secara
periodik menjalankan sebuah rencana untuk menangani bencana besar yang berpotensi
mematikan sistem komputer mereka.

MODEL DATA KESELURUHAN PERUSAHAAN YANG TERINTEGRASI


Gambar 15-7 menyajikan model data keseluruhan perusahaan yang terintegrasi
untuk AOE. Sebagian besar dari gambar ini menyajikan penyatuan model data seperti

yang disajikan dalam Bab 11 hingga Bab 14. Ingatlah bahwa penyatuan ini terutama
melibatkan penghubungan setiap sumber daya yang muncul dalam model data-model
data yang terpisah tersebut dengan berbagai kegiatan yang menaikkan serta menurunkan
sumber daya tersebut. Contohnya, sumber daya kas dihubungkan baik ke pengeluaran
kas, maupun penerimaan kas. Dalam cara yang hampir sama, persediaan bahan baku
dihubungkan ke pembelian dan penggunaan dalam produksi. Gambar 15-7 juga
memodelkan kegiatan-kegiatan utama dalam siklus keuangan: pengeluaran instrumen
ekuitas dan utang, serta pembayaran periodik terkait ke para investor dan kreditor.
Ingatlah bagaimana Gambar 15-7 menunjukkan hubungan antara berbagai
subsistem yang berbeda dalam SIA. Contohnya, seorang pelanggan memesan barang jadi,
jika terdapat kekurangan persediaan di tangan untuk memenuhi pesanan tersebut, maka
akan memicu penjadwalan operasi produksi untuk membuat barang tersebut.
Selanjutnya, operasi produksi ini dapat menimbulkan perlunya pemesanan bahan baku
tambahan. Sistem ERP didesain untuk secara otomatis memicu jenis tindakan yang saling
berkaitan ini antarsubsistem dengan cara menghubungkan setiap subsistem ke database
umum keseluruhan perusahaan. Jadi, walaupun sebagianbesar sistem ERP tidak secara
khusus didasarkan pada model data REA, sebuah model seperti yang diperlihatkan dalam
Gambar 15-7 bisa berguna untuk menyajikan isi database ERP: database ERP.
Sebagian besar dari Gambar 15-7 hanya merupakan gambar integrasi dari bab-bab
sebelumnya. Akan tetapi, sudut kanan bawah berisi beberapa entitas baru yang mewakili
dua aktivitas keuangan yang penting: transaksi utang dan ekuitas.
Kegiatan menerbitkan utang adalah jenis penerimaan kas yang khusus. Kegiatan
tersebut dimodelkan sebagai entitas kegiatan terpisah dari kegiatan penjualan, seperti
jumlah nominal utang yang dikeluarkan, total jumlah yang diterima, tanggal dikeluarkan,
tanggal jatuh tempo, dan tingkat suku bunga. Biasanya, kebanyakan perusahaan tidak
berhubungan langsung dengan para kreditor. Sebagai gantinya, mereka menjual
instrumen utang mereka melalui perantara keuangan, yang diperlihatkan dalam Gambar
15-7 sebagai pelaku transfer. Pelaku transfer memelihara informasi yang dibutuhkan
mengenai setiap kreditor, untuk secara tepat mengarahkan baik pembayaran bunga
periodik, maupun pembayaran kembali utang utama. Oleh karenanya, setiap keberadaan

kegiatan menerbitkan utang, berisi data mengenai jumlah keseluruhan yang diterima dari
serangkaian instrumen utang. Contohnya, pengeluaran obligasi senilai $10.000.000 dengan
bunga 5 persen, yang akhirnya dibeli oleh beberapa ribu orang berbeda untuk nilai
sejumlah $9,954,000, membentuk satu kegiatan menerbitkan utang.
Pembayaran

utang

adalah

pengeluaran

kas.

Setiap

pembayaran

utang

mencerminkan pengiriman dana ke pelaku transfer sejumlah total bunga yang jatuh
tempo pada saat itu. Jadi, untuk melanjutkan contoh kita, perusahaan akan mengirimkan
dana $125,000 ke pelaku transfer, untuk membuat pembayaran triwulan pertama dari
obligasi sebesar: $10,000,000. Selanjutnya, pelaku transfer akan mengirimkan cek-cek
terpisah ke setiap kreditor.

Gambar 15-7 Diagram REA ke seluruh perusahaan yang terintegrasi


Transaksi ekuitas dimodelkan dengan cara yang hampir sama dengan transaksi
utang. Kegiatan menerbitkan saham adalah jenis khusus penerimaan kas yang
berhubungan dengan penerbitan saham tersebut, dan pembayaran dividen adalah jenis
lain dari pengeluaran kas. Seperti juga dengan utang, sebagian besar perusahaan tidak

berurusan langsung dengan setiap pemegang saham. Jadi, Gambar 15-7 memperlihatkan
bahwa kedua jenis transaksi tersebut melibatkan partisipasi pelaku transfer.

Manfaat Model Data Terintegrasi


Model data keseluruhan perusahaan yang terintegrasi seperti yang diperlihatkan
dalam Gambar 15-7 dapat secara signifikan meningkatkan dukungan yang diberikan
untuk pembuatan keputusan manajerial. Demi menghargai fakta ini, bayangkanlah
bagaimana daftar akun dalam sistem buku besar tradisional membatasi analisis lanjutan
dari data biaya. Biaya-biaya biasanya dicatat dan disimpan dalam sebuah akun yang
mencerminkan sifat biaya, seperti perjalanan, atau fungsinya, seperti kunjungan
perekrutan di kampus. Dalam alternatif pertama, merupakan hal yang mudah untuk
membuat laporan biaya total perjalanan, tetapi sulit untuk mengidentifikasi seberapa
banyak biaya perjalanan dihubungkan dengan perekrutan kampus. Dalam alternatif
kedua, merupakan hal yang mudah untuk membuat laporan yang memperlihatkan biaya
yang berkaitan dengan perekrutan kampus, tetapi sulit untuk membuat laporan yang
menelusuri biaya total perjalanan.
Tindakan umum atas masalah ini dalam sistem buku besar berdasarkan file adalah
membuat nomor akun yang lebih terinci yang mengidentifikasi sifat dan tujuan setiap
biaya; hingga akan terdapat akun-akun terpisah untuk biaya perjalanan perekrutan di
kampus, biaya perjalanan untuk penjualan, dan seterusnya. Akan tetapi, kelemahan dari
pendekatan ini adalah, pendekatan ini menyebabkan perluasan eksponensial daftar akun
dan peningkatan panjang setiap kode akun. Kedua faktor ini membuat lebih
menyusahkan staf administrasi bagian pengkodean dan para manajer, untuk mempelajari
daftar akun serta mengaplikasikannya dengan benar. Sebagai tambahan, kemampuan
untuk menganalisis lebih jauh data akan tetap terbatas pada kategori-kategori tersebut
yang dibuat ketika daftar akun dibuat.
Sebaliknya,

model

data

keseluruhan

perusahaan

yang

terintegrasi

akan

menghindarkan dari masalah-masalah ini dan memberikan lebih banyak fleksibilitas


untuk menganalisis data. Tabel-tabel dapat dibuat untuk kategori akun dasar, seperti
biaya perjalanan. Tabel-tabel ini juga dapat memasukkan sebuah atribut teks untuk

menjelaskan

tujuan dari pengeluaran tersebut.

Para

manajer kemudian

dapat

menggunakan bahasa pertanyaan untuk mendapatkan biaya perjalanan berdasarkan


kategori, seperti perekrutan di kampus atau pameran dagang. Selanjutnya, dengan hanya
mengubah kondisi yang dispesifikasikan dalam bahasa pertanyaan, kategori-kategori ini
dapat dengan mudah diubah dari waktu ke waktu sebagai respons atas kebutuhan yang
berbeda. Jadi, para pemakai tidak terbatas pada skema klasifikasi biaya yang telah
ditetapkan terlebih dahulu. Akan tetapi, meniadakan sebuah klausul yang dapat
membatasi lingkup pertanyaan juga dapat dengan mudah menghasilkan laporan biaya
total perjalanan untuk semua tujuan.
Manfaat kedua dari model data keseluruhan perusahaan yang terintegrasi adalah
hal tersebut memfasilitasi integrasi informasi keuangan dan nonkeuangan. Peran penting
dari fitur ini semakin nyata dengan meningkatnya tekanan untuk memperluas lingkup
informasi yang disajikan dalam laporan keuangan. Contohnya, Komite Khusus Pelaporan
Keuangan dari AICPA (Jenkins Committee) merekomendasikan bahwa laporan keuangan
yang dibuat untuk pemakai eksternal harus meliputi informasi nonkeuangan seperti
pengukuran kepuasan pelanggan dan waktu siklus produk. Dalam cara yang hampir
sama, di dalam Bab 14 kita telah mendiskusikan tren ke arah memasukkan berbagai
pengukuran nilai modal manusia dari sebuah perusahaan dalam laporan tahunan.
Informasi ini juga dapat digabungkan dengan mudah ke dalam model data keseluruhan
perusahaan yang terintegrasi.
Integrasi yang efektif dari data keuangan dan nonkeuangan juga menghasilkan
perbaikan pelaporan internal. Dahulu, laporan internal pertama berfokus pada
pengukuran kinerja keuangan. Akan tetapi, manajemen organisasi yang efektif
membutuhkan pengukuran kinerja dari berbagai dimensi karena tidak ada satu ukuran
vang cukup. Sebagai gantinya, manajemen puncak harus memiliki laporan yang
memberikan perspektif multidimensi atas kinerja. Manfaat ini akan dibahas secara lebih
terinci dibawah konsep balanced scorecard.

Pertimbangan Pengendalian Internal


Seperti yang diberitahukan sebelumnya, kebanyakan sistem ERP menggunakan
database tersentralisasi, hampir sama dengan yang diperlihatkan dalam Gambar 15-7,
untuk berbagi data antarfungsi. Sistem semacam ini biasanya menguasakan banyak orang
yang berbeda untuk memasukkan data yang berkaitan dengan aktivitas bisnis tertentu,
tetapi hal ini mempersulit untuk memberikan tanggung jawab memelihara integritas data.
Selanjutnya, sistern ERP sering kali menghasilkan efisiensi proses dengan memungkinkan
seseorang untuk melakukan berbagai langkah dalam proses bisnis, hingga mengurangi
pemisahan tugas. Terakhir, sifat sistem ERP yang terintegrasi dan lintas fungsi dapat
meningkatkan eksposur yang berasal dari kerusakan sistem.
Akan tetapi, berbagai ancaman ini dapat dikurangi melalui desain dan
implementasi yang benar. Prinsip-prinsip dasar yang berkaitan dengan pemisahan tugas
yang dijelaskan dalam bab-bab sebelumnya, dapat dan harus diterapkan ke dalam sistem
ERP. Contohnya, pegawai yang memasukkan pengeluaran kas tidak boleh merekonsiliasi
rekening bank. Sebagai tambahan, para pegawai yang memiliki akses ke pemeliharaan file
utama tidak boleh juga melakukan proses bisnis terkait. Contohnya, pegawai yang
memelihara file utama vendor tidak boleh memproses pengeluaran kas. Seorang pegawai
yang dapat kedua fungsi tersebut dapat membuat pemasok fiktif dan kemudian
mengeluarkan dana ke pemasok fiktif tersebut (contohnya pegawai tersebut). Dalam cara
yang hampir sama, pegawai yang memelihara file utama pelanggan harus tidak bisa
memproses penerimaan kas. Seorang pegawai yang dapat melakukan kedua fungsi
tersebut dapat melakukan jenis penipuan yang disebut sebagai 'gali lubang tutup lubang'
(lapping). Sebagai tambahan, para pegawai yang memiliki tanggung jawab pemrograman
dan administrasi sistem tidak boleh melakukan proses bisnis. Contohnya, jika seorang
pegawai yang memiliki tanggung jawab administrasi database juga memiliki otoritas
untuk melakukan proses bisnis seperti pengeluaran kas, orang tersebut dapat mengubah
tabel database untuk menutupi aktivitas penipuan. Jadi, merupakan hal yang penting
bahwa auditor internal dilibatkan dalam proses implementasi untuk mencegah kelemahan
pemisahan tugas ini.

Sistem ERP juga memberi alat untuk memfasilitasi peninjauan dan mengaudit
prosedur pengendalian. Salah satu alat semacam ini adalah kemampuan menelusuri
secara terinci yang memungkinkan para auditor internal dengan mudah mengikuti
sebuah transaksi di setiap tahap pemrosesan. Bahasa pertanyaan database biasanya yang
diberikan dalam sistem ERP adalah alat yang berpotensi untuk digunakan. Guna
menggambarkan potensi kelebihan dari kemampuan bahasa pertanyaan tersebut, mari
kita pelajari proses memvalidasi pembaruan akun penjualan dalam buku besar. Merujuk
pada Gambar 15-7, langkah pertama adalah menulis bahasa pertanyaan berdasarkan
model data untuk siklus pendapatan. Salah satu pertanyaan semacam itu akan menjumlah
nilai semua penjualan selama periode waktu yang diinginkan. Pertanyaan lainnya akan
menghubungkan tabel penjualan, pengiriman, dan pemesanan untuk memverifikasi
kelengkapan serta validitas semua penjualan yang dicatat. Pertanyaan tambahan dapat
ditulis untuk menelusuri penjualan ke pelanggan tertentu dan staf administrasi
penjualannya. Bahkan, jumlah hubungan antartabel yang dapat dengan mudah dibuat,
terbatas hanya pada imajinasi penyelidik. Sebagai tambahan, sistem tersebut dapat
dikonfigurasikan untuk membuat daftar file yang ekstensif, yang memungkinkan untuk
mengidentifikasi siapa yang mengotorisasi sebuah transaksi. Jadi, sistem ERP
memungkinkan untuk memperkaya dan makin melengkapi jejak audit, daripada yang
dapat disediakan oleh SIA lama.

MENGGUNAKAN INFORMASI UNTUK PENGAMBILAN KEPUTUSAN


Seperti yang dijelaskan di sepanjang buku ini, fungsi utama SIA adalah memberikan para
manajer

informasi

yang

dibutuhkan

untuk

membuat

keputusan.

Bagian

ini

mendiskusikan topik-topik penting yang berkaitan dengan penggunaan informasi untuk


pengambilan keputusan: (1) balanced scorecard dan (2) gudang data untuk mendukung
intelijen bisnis. Kedua topik tersebut berhubungan dengan berbagai masalah yang
diangkat dalam kasus pendahuluan yang berkaitan dengan penggunaan sistem informasi
organisasi.

Balanced Scorecard
Balanced scorecard adalah laporan yang memberikan perspektif multidimensi dari kinerja
organisasi. Balanced scorecard berisi berbagai ukuran yang mencerminkan empat perspektif
organisasi: keuangan, pelanggan, operasi internal, dan inovasi serta pembelajaran. Bagian
yang mencakup keuangan berisi indikator hasil dari kinerja organisasi di masa lalu,
sementara tiga bagian lainnya memberikan indikator arah kinerja yang diinginkan di
masa mendatang. Untuk setiap dimensi, balanced scorecard menunjukkan tujuan organisasi
dan ukuran spesifik yang mencerminkan kinerja berkaitan dengan tujuan-tujuan itu.
Bersama-sama, keempat dimensi balanced scorecard memberikan gambaran umum yang
lebih komprehensif atas kinerja organisasi daripada yang disediakan oleh ukuran
keuangan sendiri. Bahkan, balanced scorecard yang didesain dengan baik akan mengukur
berbagai aspek penting dari strategi organisasi dan mencerminkan hubungan sebab akibat
yang penting di antara keempat dimensi tersebut. Gambar 15-8 menunjukkan sebuah
contoh balanced scorecard untuk AOE.
Pihak manajemen puncak AOE, seperti juga banyak perusahaan lainnya, setuju atas
tiga tujuan keuangan: peningkatan aliran pendapatan melalui penjualan berbagai produk
baru, peningkatan laba seperti yang dicerminkan dalam pengembalian atas ekuitas, dan
mempertahankan arus kas yang cukup untuk memenuhi kewajiban. Seperti yang
diperlihatkan dalam Gambar 15-8, ukuran dan target khusus dikembangkan untuk
menelusuri pencapaian tujuan-tujuan tersebut.
Para pelanggan adalah kunci untuk mencapai tujuan keuangan. Oleh karenanya,
perspektif pelanggan di balanced scorecard AOE berisi dua tujuan utama: meningkatkan
kepuasan pelanggan dan menjadi pemasok yang diutamakan untuk para pelanggan
utama.

Selanjutnya,

memenuhi

tujuan

yang

berorientasi

pelanggan

tersebut

membutuhkan proses bisnis yang dilakukan secara efisien dan efektif. Akibatnya, bagian
perspektif internal dalam balanced scorecard AOE berfokus atas berbagai aktivitas yang
paling dapat secara langsung mempengaruhi persepsi pelanggan: kualitas layanan,
kecepatan pengiriman, dan kualitas produk. Terakhir, manajemen puncak AOE
menyadari pentingnya pengembangan berbagai produk baru dan pelatihan tenaga
kerjanya untuk terus meningkatkan layanan dan hasil. Oleh sebab itu, ukuran untuk

kedua hal tersebut dimasukkan ke dalam perspektif pembelajaran dan inovasi dalam
balanced scorecard AOE.
Ingatlah bahwa diskusi yang sebelumnya mengindikasikan beberapa hipotesis.
Contohnya, peningkatan pelatihan pegawai diharapkan dapat meningkatkan kualitas
layanan, seperti yang ditunjukkan dalam persentase pesanan pelanggan yang dipenuhi
dengan benar. Selanjutnya, peningkatan kualitas layanan diharapkan menghasilkan
peningkatan kepuasan pelanggan dan para pelanggan utama semakin banyak membeli
dari AOE. Terakhir, peningkatan kepuasan pelanggan diharapkan dapat meningkatkan
laba serta arus kas. Jadi, ukuran-ukuran dalam bagian pembelajaran dan inovasi, internal,
dan pelanggan dari balanced scorecard dapat dianggap sebagai indikator arah ukuran
keuangan dari strategi organisasi. Menganalisis tren dalam ukuran yang sesungguhnya
memungkinkan manajemen AOE untuk menguji validitas hipotesis-hipotesis tersebut.
Apabila perbaikan dalam salah satu perspektif tidak menghasilkan peningkatan yang
diharapkan dalam area lainnya, manajemen puncak harus mengevaluasi kembali
danmungkin memperbaiki hipotesis mengenai determinan kesuksesan organisasi.
Memang kemampuan untuk menguji dan memperbaiki strategi ini adalah salah satu
manfaat utama yangdiberikan oleh balanced scorecard.

Gambar 15-8 Contoh Balanced Scorecard AOE

Para akuntan dan profesional sistem harus berpartisipasi dalam pengembangan


balanced scorecard. Pihak manajemen puncak harus menspesifikasikan tujuan-tujuan yang
akan dikejar dalam setiap dimensi. Para akuntan dan profesional sistem informasi dapat
membantu pihak manajemen memilih ukuran yang paling tepat untuk menelusuri
pencapaian tujuan-tujuan tersebut. Sebagai tambahan, mereka dapat memberi input
berkaitan dengan kelayakan mengumpulkan data yang akan dibutuhkan untuk
mengimplementasikan berbagai ukuran yang diajukan.

Menggunakan Gudang Data untuk Intelijen Bisnis


Akses tepat waktu ke informasi adalah hal yang penting. Di dalam ekonomi global
saa ini yang berkembang cepat, pihak manajemen harus secara konstan mengawasi dar
mengevaluasi kembali kinerja keuangan dan operasional dalam hal tujuan strategisnya
Perusahaan harus mampu mengubah rencana mereka dengan cepat sebagai respons
atasperubahan

dalam

lingkungan

mereka.

Akibatnya,

banyak

organisasi

yang

mengadopsi sistem buku besar on-line yang hampir sama dengan yang diperlihatkan
dalam Gambar 15-3. Ketika sistem semacam ini mencakup database berdesain baik yang
hampir sama dengan yang diperlihatkan dalam Gambar 15-7, pihak manajemen memiliki
akses yang selalu siap ke informasi yang dibutuhkan untuk membuat keputusan
operasional dan taktis secara tepat waktu.
Akan tetapi, sistem semacam ini tidaklah cukup untuk mendukung kebutuhan
pembuatan keputusan pihak manajemen, karena database terstruktur seperti yang
diperlihatkan dalam Gambar 15-7 didesain untuk mendukung kebutuhan pemrosesan
transaksi organisasi. Maka, database tersebut biasanya berisi data hanya untuk tahun
fiskal saat ini, dan mungkin ditambah satu bulan tambahan untuk memungkinkan
perbandingan antara aktivitas bulan sekarang dengan bulan yang sama tahun lalu. Jadi.
tabel kegiatan, yang berisi data yang biasanya berisi jurnal dalam SIA manual, akan
seperti juga jurnal, ditutup dan disimpan pada akhir setiap tahun fiskal. Akan tetapi
pembuatan keputusan strategis membutuhkan akses ke banyak data historis. Contohnya
ketika mengevaluasi strategi pemasaran, pihak manajemen mungkin membutuhkan akses

ke data mengenai penjualan yang dirinci berdasarkan produk, tenaga penjual, dan
pelanggan, selama lima tahun sebelumnya.
Guna memberikan kebutuhan informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan
keputusan strategis, organisasi membangun database terpisah yang disebut sebagai
gudang data. Gudang data berisi rincian dan ringkasan data untuk beberapa tahun dan
digunakan untuk analisis, daripada untuk pemrosesan transaksi. Oleh karena berisi
informasi untuk beberapa tahun, gudang data sangatlah besar. Bahkan, sudah biasa
bahwa gudang data berisi puluhan, atau bahkan ratusan terabyte data. Akibatnya, gudang
data biasanya merupakan sistem terpisah dari SIA yang digunakan untuk mendukung
aktivitas bisnis harian organisasi, agar kinerja aktivitas tersebut tidak dipengaruhi secara
negatif oleh sumber pemrosesan komputer yang digunakan untuk menganalisis data yang
terdapat dalam gudang data. Sebagai tambahan, organisasi sering kali membangun
gudang data terpisah untuk fungsi keuangan, lainnya untuk fungsi sumber daya manusia,
dan seterusnya. Gudang data semacam ini yang lebih kecil sering kali disebut sebagai data
mart.
Gudang data dan data mart tidak menggantikan database pemrosesan organisasi.
Sebaliknya, mereka melengkapi database tersebut dengan memberikan dukungan untuk
pengambilan keputusan strategis. Merupakan hal yang penting untuk diingat bahwa
gudang data dan data mart tidak digunakan untuk pemrosesan transaksi. Akibatnya,
mereka biasanya tidak diperbarui secara real-time, tetapi secara periodik diperbarui untuk
mencerminkan hasil dari semua transaksi yang terjadi sejak pembaruan yang terakhir.
Gudang data berbeda dari database yang digunakan untuk mendukung
pemrosesan transaksi, tidak hanya dari segi ukuran, tetapi juga cara mereka
distrukturkan. Jika database pemrosesan transaksi didesain untuk meminimalkan
pengulangan

dan

karenanya

memaksimalkan

efisiensi

pembaruannya

untuk

mencerminkan hasil transaksi saat ini, gudang data sering kali didesain untuk sengaja
berulang-ulang agar dapat memaksimalkan efisiensi pertanyaan. Jadi, daripada
berdasarkan model data REA, gudang data biasanya didesain secara dimensional.
Arsitektur dimensional yang paling umum disebut sebagai skema bintang, disebut
demikian karena datanya diatur mirip dengan bintang (lihat Gambar 15-9).

Gambar 15-9 Contoh Skema Bintang untuk Gudang Dat


Pada pusat bintang tersebut adalah tabel fakta yang dihubungkan ke beberapa
dimensi yang relevan. Di dalam gambar tersebut, tabel fakta berisi informasi mengenai
berbagai pembelian bahan baku, dalam hal unit dan nilai uang. Dimensi yang relevan
dapat meliputi lokasi tempat bahan tersebut disimpan, barang, dan staf pembelian serta
departemennya, pemasoknya, serta periode waktumya. Gudang data berisi berbagai
bintang semacam ini, satu untuk setiap rangkaian penting data fakta. Informasi lebih
lanjut mengenai skema bintang berada di luar lingkup bahan bacaan ini, tetapi dapat
ditemukan di buku teks apa pun yang digunakan untuk pelatihan gudang data.
Proses mengakses data yang termasuk dalam gudang data dan menggunakannya
untuk pengambilan keputusan strategis sering kali disebut sebagai intelijen bisnis.
Terdapat dua teknik utama yang digunakan dalam intelijen bisnis: pemrosesan analitikal

on-line (on-line analytical processingOLAP) dan penggalian data. Pemrosesan analitikal


on-line (OLAP) menggunakan bahasa pertanyaan yang memungkinkan pemakai
mengarahkan penyelidikan hubungan yang dihipotesiskan dalam data tersebut.
Contohnya, seorang manajer mungkin mulai dengan pertanyaan yang merinci pembelian
berdasarkan pemasok selama tiga tahun terakhir. Hal ini dapat diikuti oleh pertanyaan
tambahan yang "memperdalam" ke tingkat yang lebih rendah (hampir sama dengan
hierarki laporan yang ditunjukkan dalam Gambar 15-4) berdasarkan, contohnya,
pengelompokan pembelian berdasarkan barang yang berbeda dan periode fiskal.
Penggalian data menggunakan analisis statistik yang canggih, termasuk teknik intelijensi
buatan

seperti

neural

networks,

dihipotesiskan dalam data.

untuk

"menemukan"

hubungan

yang

belum

Contohnya, perusahaan kartu kredit menggunakan

penggalian data untuk mengidentifikasi pola penggunaan indikasi penipuan. Dalam cara
yang hampir sama, teknik penggalian data dapat digunakan untuk mengidentifikasi
hubungan yang sebelumnya belum diketahui dalam data penjualan, yang kemudian
dapat digunakan sebagai dasar promosi di masa mendatang.
Gudang data dapat memberikan manfaat yang signifikan pada organisasi. Akan
tetapi, dibutuhkan pengendalian yang benar untuk mendapatkan manfaat tersebut. Fokus
15-2 meringkas masalah-masalah utama yang harus ditangani.

Fokus 15-2
Masalah-masalah Pengendalian Gudang
Data
Seperti
proyek
sistem
mana
pun,
pengendalian
dibutuhkan
untuk
memastikan bahwa gudang data dan data
mart aman dan bahwa informasi yang
mereka simpan andal. Berikut ini adalah
tujuh langkah yang merupakan garis besar
proses menyeluruh untuk menangani
kekhawatiran mengenai potensi keamanan
dan integritas gudang data:
1. Identifikasi data. Mendesain pengendalian
yang tepat untuk gudang data atau data
mart
membutuhkan
pengetahuan
mengenai apa yang disimpan di
dalamnya. Persediaan yang lengkap atas
semua bagian data yang disimpan dalam
gudang data harus dilakukan dan
hasilnya diatur serta didokumentasikan
dalam cara yang mudah ditelusuri.
2. Klasifikasi data. Begitu isi gudang data
telah diidentifikasi, pihak manajemen
harus mengklasifikasikan data dalam hal
risiko
keamanannya.
Para
ahli
merekomendasikan penggunaan tiga
kelas: data yang dapat tersedia untuk
publik, data rahasia yang aksesnya harus
dibatasi, serta data sangat rahasia yang
sangat sensitif dan penting. Berhatihatilah
bahwa
dengan
membuat
klasifikasi
semacam
itu
tanpa
mengikutinya
dengan
prosedur
keamanan yang berbeda hanya membuat
pekerjaan penyusup menjadi semakin
mudah.
3. Penilaian data. Mendesain tingkat optimal
pengendalian
atas
data
meliputi
pembobotan biaya pengendalian dengan
manfaatnya. Jadi, merupakan hal yang
penting untuk melengkapi sebuah nilai
ke setiap kelas data dalam langkah 2,

4.

5.

6.

7.

dengan biaya pengendalian yang


diajukan, agar dapat dibandingkan.
Identifikasi kerentanan. Langkah ini
mencakup penilaian risiko. Hal yang
paling relevan adalah kriteria SysTrust
untuk sistem yang andal: ketersediaan,
integritas,
keamanan,
dan
dapat
dipelihara.
Identifikasi
pengendalian.
Potensi
pengendalian harus diidentifikasi untuk
menangani
setiap
ancaman
yang
sebelumnya diidentifikasi. Pengendalian
akses sangatlah penting. Enkripsi
mungkin diperlukan untuk melindungi
data yang diklasifikasikan sebagai
sangat rahasia. Pengendalian juga
dibutuhkan untuk memastikan bahwa
integritas data dipelihara ketika isi
gudang data atau data mart diperbarui.
Pemilihan pengendalian yang efektif
biayanya. Setelah berbagai ancaman dan
potensi pengendalian telah diidentifikasi, analisis biaya manfaat dapat
digunakan untuk memilih metode
optimal
untuk
mengendalikan
kerentanan.
Evaluasi. Begitu gudang data atau data
mart digunakan, efektivitas keberadaan
prosedur
pengendalian
dalam
menangani berbagai ancaman harus
secara periodik dinilai kembali. Penilaian
risiko juga harus dilakukan kembali
secara periodik, terutama jika ada
perubahan signifikan dalam teknologi.

Sumber: Slemo Warigon, "Data Warehouse


Control & Security," Internal Auditor (Februari
1998): 54-60

RlNGKASAN DAN KESIMPULAN KASUS


Sistem buku besar dan pelaporan mengintegrasikan serta meringkas hasil-hasil
berbagai subsistem akuntansi dari siklus pendapatan, pengeluaran, produksi, dan sumber
daya manusia. Buku besar adalah file utama pusat dalam SIA. Akibatnya, merupakan hal
yang

penting

untuk

mengimplementasikan

prosedur

pengendalian

agar

dapat

memastikan akurasi dan keamanannya. Pengendalian yang penting meliputi pemeriksaan


edit catatan voucher jurnal yang dimasukkan ke dalam buku besar, pengendalian akses,
jejak audit yang memadai, serta prosedur pembuatan cadangan dan pemulihan dari
bencana yang tepat.
Output yang dihasilkan oleh sistem buku besar terbagi dalam dua kategori utama:
laporan keuangan dan manajerial. Laporan keuangan dibuat secara periodik sesuai
dengan GAAP (PSAK di Indonesia) dan disebarkan baik ke pemakai internal maupun
eksternal. Laporan manajerial dibuat hanya untuk pemakaian internal dan karenanya
sering kali memasukkan perbandingan antara kinerja aktual dengan yang dianggarkan.
Kegunaan laporan-laporan ini, baik disajikan dalam bentuk tabel ataupun grafik,
dipengaruhi oleh seberapa baik mereka didesain.
Sebagai tambahan laporan tercetak, sistem buku besar harus mampu mendukung
pemrosesan pertanyaan dari pembuat keputusan. Hal ini membutuhkan pengendalian
yang mencukupi untuk membatasi akses ke, dan operasi yang diizinkan atas, data dalam
buku besar. Mendesain buku besar agar sesuai dengan model data relasional akan
memfasilitasi pemrosesan dengan membuat data lebih mudah diakses melalui alat
desktop yang dapat ditemukan di sebagian besar komputer pribadi.
Organisasi harus memberikan informasi ke berbagai jenis pemakai termasuk
lembaga pemerintah, analis industri, lembaga keuangan, dan berbagai pengambil
keputusan individual. XBRL memberikan mekanisme untuk meningkatkan efisiensi
dalam menghasilkan informasi semacam ini dari sumber eksternal. Elizabeth Venko dan
Ann Brandt mengusulkan agar AOE memanfaatkan kemampuan baru XBRL untuk
meningkatkan efisiensi serta mengurangi biaya yang berkaitan dengan pemberian
informasi keuangan ke pemakai eksternal.

Elizabeth dan Ann menginformasikan Linda Spurgeon dan Stephanie Cromwell


bahwa database pemrosesan terintegrasi yang baru milik AOE, hampir sama dengan yang
diperlihatkan dalam Gambar 15-7, memfasilitasi pengumpulan, penyimpanan, dan
penarikan data yang dibutuhkan untuk membuat balanced scorecard. Akan tetapi, Ann
mengatakan bahwa gudang data terpisah yang berisi tidak hanya data saat ini, tetapi juga
data historis, akan harus dibuat untuk memenuhi kebutuhan intelijen bisnis AOE.
Bab ini mengakhiri pembahasan mengenai berbagai siklus dalam sebuah SIA. Anda
telah mempelajari bahwa sistem informasi akuntansi memiliki tiga tujuan utama: (1)
memproses transaksi untuk tujuan akuntansi, (2) memelihara pengendalian yang
memadai untuk memastikan integritas data organisasi dan menjaga asetnya, dan (3)
memberikan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan. Salah satu tema
lainnya yang muncul di sepanjang buku ini adalah perlunya akuntan untuk bergerak di
luar peran tradisional sebagai pencatat nilai dan untuk secara aktif mencari nilai tambah
bagi organisasi mereka. Merupakan hal yang sangat penting bagi akuntan untuk terlibat
dalam keputusan yang berkaitan dengan adopsi teknologi baru. Tiga bab berikut ini akan
mendiskusikan berbagai aktivitas yang dilibatkan dalam mendesain, mendapatkan, dan
mengimplementasikan sistem informasi baru.
Para akuntan harus berpartisipasi dalam keputusan mengenai adopsi teknologi
baru dalam mengimplementasikan sistem informasi baru, karena mereka terlatih untuk
dengan benar mengevaluasi biaya dan manfaat relatif, seperti juga risiko ekonomi, yang
mendasar investasi semacam itu. Akan tetapi, berpartisipasi secara efektif dalam
keputusan yang berkaitan dengan teknologi membuat para akuntan untuk tidak hanya
terus mengikuti perkembangan akuntansi, tctapi juga tetap mendapatkan pengetahuan
tentang kemajuan TI. Jadi, sebagai seorang akuntan, Anda harus membuat komitmen
untuk pembelajaran seumur hidup. Semoga Anda berhasil