PENDAHULUAN
Bab ini mendiskusikan operasi pemrosesan informasi yang dilibatkan untuk
memperbarui buku besar dan membuat laporan yang meringkas hasil-hasil aktivitas
organisasi. Seperti yang diperlihatkan di Gambar 15-1, sistem buku besar dan pelaporan
keuangan memainkan peranan penting dalam SIA perusahaan. Salah satu fungsi
utamanya adalah mengumpulkan dan mengatur data dari sumber-sumber berikut ini:
Setiap sub sistem siklus akuntansi yang dijelaskan dalam Bab 11 hingga 14
memberikan informasi mengenai transaksi regular. (hanya data utama yang mengalir
dari setiap sub sistem yang diperlihatkan, untuk menjaga gambar tersebut tetap rapi).
berbagai kebutuhan informasi dan pemakai eksternal. Para manajer perlu informasi terinci
mengenai hasil-hasil operasi dalam bidang tanggung jawab mereka masing-masing. Para
investor dan kreditor menginginkan laporan keuangan periodik untuk membantu mereka
menilai kinerja organisasi. Semakin banyak dari mereka yang meminta laporan yang lebih
terinci dan sering. Lembaga pemerintah juga memiliki kebutuhan informasi periodik yang
harus dipenuhi.
Akibatnya, sistem buku besar dan pelaporan harus didesain untuk menghasilkan
laporan periodik teratur dan untuk mendukung kebutuhan pertanyaan real-time.
Contohnya, para manajer departemen harus sewaktu-waktu mampu menilai kinerja
actual dengan yang direncanakan agar penyimpangan dapat diidentifikasi sedini
mungkin untuk dapat dilakukan tindakan korektif. Begitu pula dengan bendabara, dia
harus mampu secara dekat mengawasi arus kas agar penyimpangan dari prediksi dapat
diidentifikasi tepat pada waktunva, untuk menyesuaikan rencana peminjaman jangka
pendek.
adalah data yang menyajikan aspek keuangan dari operasi. Seperti yang telah Anda
pelajari, pemikiran semacam ini akan sangat membatasi peluang bagi para akuntan untuk
mengambil peran bernilai tambah yang proaktif dalam memberi semua informasi yang
dibutuhkan para manajer untuk membuat keputusan yang baik.
Akan tetapi, hal-hal yang telah Anda pelajari tentang database relasional dan
model REA masih berguna. Semakin banyak software buku besar yang didasarkan pada
model database relasional dan mendukung akses SQL ke data finansial; jadi keahlian
pemodelan data yang Anda kembangkan dalam bab-bab terdahulu dapat secara produktif
diaplikasikan untuk mendesain dan menggunakan buku besar. Tampaknya juga para
akuntan menjadi makin merasa nyaman dengan konsep membuat laporan keuangan
secara langsung dari database relasional, hingga penggunaan software buku besar
terpisah akhimya akan menghilang.
Oleh sebab itu, bab ini dimulai dengan menjelaskan operasi pemrosesan informasi
untuk memperbarui buku besar dan untuk membuat laporan baik untuk pihak
manajemen internal maupun pemakai eksternal. Berikutnya, akan didiskusikan mengenai
ancaman utama pengendalian dalam siklus buku besar dan pelaporan, serta prosedur
pengendalian yang dapat digunakan untuk mengurangi ancaman tersebut. Kemudian,
akan disajikan model data REA keseluruhan perusahaan yang terintegrasi, yang dapat
digunakan untuk memahami bagaimana sistem ERP saling berhubungan dengan berbagai
sistem yang didiskusikan dalam empat bab sebelumnya. Bab ini akan diakhiri dengan
pembahasan mengenai beberapa perkembangan baru yang penting dalam sistem
pelaporan.
keuangan untuk pemakai eksternal, SIA menghasilkan laporan untuk pihak manajemen
internal juga. Selanjutnya setiap aktivitas ini akan dipelajari secara lebih terinci.
ayat jurnal ringkasan untuk mencatat pembelian perlengkapan dan persediaan, serta
untuk mencatat pengeluaran kas ketika membayar pembelian tersebut.
2. Bendahara. Bagian bendahara membuat ayat jurnal satu per satu untuk memperbarui
buku besar atas transaksi nonrutin seperti penerbitan atau pengeluaran utang,
pembelian atau penjualan saham investasi, atau perolehan saham perbendaharaan.
Ayat jurnal untuk memperbarui buku besar dapat didokumentasikan dalam
sebuah formulir yang disebut sebagai voucher jurnal. Gambar 15-2 menunjukkan bahwa
setiap ayat jurnal digunakan untuk memperbarui buku besar dan disimpan dalam file
voucher jurnal. File ini karenanva berisi informasi yang akan ditemukan dalam jurnal
umum di SIA manual. Akan tetapi, ingatlah bahwa file voucher jurnal adalah hasil
sampingan, bukan merupakan input ke dalam proses memasukkan ayat jurnal. Seperti
yang akan dijelaskan kemudian, file voucher jurnal membentuk bagian penting dari jejak
audit.
Aktivitas kedua dalam sistem buku besar adalah memasukkan berbagai ayat jurnal
penyesuaian (lingkaran 2.0 dalam Gambar 15-2). Ayat jurnal penyesuaian ini berasal dari
kantor kontroler, setelah neraca saldo awal dibuat. Neraca saldo adalah laporan yang
mencantumkan saldo-saldo dari semua akun buku besar. Namanya mencerminkan
kenyataan bahwa apabila semua aktivitas dicatat dengan benar, maka total saldo debit
dalam berbagai akun, harus sama dengan total saldo kredit. Ayat jurnal penyesuaian
terbagi ke dalam lima kategori dasar:
1.
Akrual mencerminkan jurnal yang dibuat pada akhir periode akuntansi untuk
mencerminkan berbagai kegiatan yang terjadi tetapi kas belum diterima atau
dikeluarkan. Contohnya meliputi pencatatan pendapatan bunga yang didapat dan
utang gaji.
2.
Pembayaran di muka mencerminkan jurnal yang dibuat pada akhir periode akuntansi
untuk mencerminkan pertukaran kas sebelum kinerja kegiatan terkait. Contohcontohnya meliputi pengakuan sebagian pembayaran di muka yang didapat dari
pelanggan selama periode tertentu dan pembebanan sebagian aset yang dibayar di
muka (contohnya, sewa, bunga, dan asuransi), yang digunakan dalam periode ini.
3.
Perkiraan mewakili jurnal yang mencerminkan sebagian dari biaya yang terjadi selama
beberapa periode akuntansi. Contoh-contohnya meliputi beban depresiasi atau
penyusutan dan beban piutang tak tertagih.
4.
Penilaian ulang mewakili jurnal yang dibuat untuk mencerminkan perbedaan nilai
yang sesungguhnya dengan yang dicatat atas suatu aset, atau perubahan dalam
prinsip akuntansi. Contoh-contohnya meliputi perubahan dalam metode yang
digunakan
untuk
menilai
persediaan,
mengurangi
nilai
persediaan
untuk
Perbaikan mewakili jurnal yang dibuat untuk meniadakan pengaruh kesalahan yang
ditemukan dalam buku besar.
Seperti yang diperlihatkan dalam Gambar 15-2, informasi mengenai ayat jurnal
penyesuaian ini disimpan di dalam file voucher jurnal. Setelah semua ayat jurnal dibuat,
neraca saldo disesuaikan akan dibuat. Neraca saldo disesuaikan bertindak sebagai input
ke langkah berikutnya dalam siklus buku besar dan buku pembantu, yaitu pembuatan
laporan keuangan.
perkiraan aliran kas masuk dari kegiatan operasi dengan perkiraan pengeluaran, dan
digunakan untuk menetapkan kebutuhan peminjaman.
Laporan anggaran dan kinerja harus dikembangkan atas dasar akuntansi
pertanggungjawaban. Akuntansi pertanggungjawaban melaporkan hasil keuangan atas
dasar tanggung jawab manajerial di dalam organisasi. Hasilnya adalah serangkaian
laporan berkaitan, yang merinci kinerja keseluruhan organisasi berdasarkan subunit
tertentu, seperti yang diperlihatkan dalam Gambar 15-4. Ingatlah bahwa setiap laporan
mencerminkan biaya aktual dan penyimpangan dari anggaran untuk bulan sekarang, dan
awal tahun hingga hari ini, tetapi hanya untuk bagian-bagian yang berada dalam kendali
manajer subunit tersebut. Ingatlah juga bahwa sifat hierarki dari laporan adalah: Total
biaya setiap subunit ditampilkan sebagai satu bagian dalam laporan berikutnya yang lebih
tinggi tingkatnya.
Isi laporan kinerja berdasarkan anggaran harus dibentuk berdasarkan sifat unit
yang dievaluasi. Contohnya, banyak departemen produksi, jasa, dan administratif
diperlakukar sebagai pusat biaya. Oleh karenanya, laporan kinerja mereka, seperti yang
diperlihatkar dalam Gambar 15-4, harus menekankan kinerja aktual dan yang
dianggarkan, atas hal biaya yang dapat dikendalikan (biaya-biaya yang dapat
dipengaruhi secara langsung oleh manajer unit). Sebaliknya, departemen penjualan sering
kali dievaluasi sebagai pusat pendapatan. Akibatnya, laporan kinerja mereka harus
membandingkan penjualan actual dengan prediksi penjualan, dirinci berdasarkan
kategori produk dan wilayah yang sesuai. Beberapa departemen, seperti TI dan utilitas,
membebani unit lainnya atas layanan mereka dan dievaluasi sebagai pusat laba. Dalam
kasus ini, laporan kinerja harus dengan benar membandingkan pendapatan, pengeluaran
dan laba yang aktual, dengan jumlah anggaran masing-masing. Apabila pabrik, divisi,
dan unit operasi yang independen diperlakukan sebagai pusat investasi, laporan kinerja
mereka harus memberikan data untuk menghitung tingkat pengembalian investasi unit
tersebut.
Pendekatan yang paling mudah adalah membuat target tetap untuk tiap unit, menyimpan
target tersebut ke dalam database, dan membandingkan kinerja aktual dengan nilai yang
ditetapkan tersebut. Salah satu kelemahan utama dalam pendekatan ini adalah angka
anggaran statis dan tidak mencerminkan perubahan tidak terduga dalam lingkungan
operasi. Akibatnya, tiap manajer dapat dipenalti atau diberi penghargaan atas faktorfaktor yang berada di luar kendali mereka. Contohnya, anggaplah bahwa jumlah
anggaran dalam Gambar 15-4 untuk supervisor umum didasarkan pada output terencana
sebesar 2.000 unit. Akan tetapi, jika karena adanya penjualan yang lebih besar daripada
yang diperkirakan, produksi aktual adalah 2.200 unit, maka penyimpangan selisih negatif
untuk setiap kategori biaya tidak benar-benar menunjukkan inefisiensi, tetapi hanya
mencerminkan peningkatan tingkat output.
Solusi atas masalah semacam ini adalah mengembangkan anggaran fleksibel, yang
jumlah anggarannya berbeda sehubungan dengan beberapa pengukuran aktivitas
organisasi. Dalam hal contoh sebelumnya, anggaran fleksibel akan mencakup pembagian
anggaran untuk setiap baris anggaran dalam departemen tempat supervisor umum, ke
dalam komponen biaya tetap dan variabel. Dengan cara ini, standar anggaran akan secara
otomatis disesuaikan untuk peningkatan (atau penurunan) apa pun dalam produksi. Jadi,
perbedaan apa pun antara standar yang disesuaikan dengan biaya aktual, dapat diartikan
lebih tepat.
untuk
menemukan
contoh-contoh
bagaimana
perusahaan
lainnya
mengungkapkan berbagai hal. Dalam cara yang hampir sama, formulir pajak dan
peraturan tersedia di situs Web IRS. Sebaliknya, banyak perusahaan dapat menyerahkan
file laporan keuangan dan pajak yang diminta, secara elektronis ke SEC dan IRS. Lagipula,
banyak situs Web perusahaan menyajikan laporan keuangan perusahaan yang
bersangkutan.
XBRL memberikan dua manfaat utama dalam pembuatan dan penyebaran data
keuangan
secara
elektronis.
Pertama,
XBRL
memungkinkan
organisasi
untuk
mempublikasikan informasi hanya sekali, dengan menggunakan label XBRL. Saat ini, data
keuangan dapat dikirim ke satu pihak sebagai dokumen HTML, ke pihak lainnya sebagai
file Adobe Acrobat, ke lainnya sebagai file teks, dan ke pihak lainnya sebagai file commadelimited. Proses ini menimbulkan biaya yang tidak perlu. Sebaliknya, file XBRL yang
sama dapat dikirim ke setiap pihak tersebut, yang dapat kemudian menggunakan file
tersebut dalam cara seperti yang mereka kehendaki. Jadi, dengan XBRL, perusahaan dapat
mempublikasikan laporan keuangan mereka bersamaan dalam format yang dapat
digunakan semua orang.
Manfaat kedua dari XBRL adalah informasi yang diberikan oleh label XBRL, dapat
diartikan. Hal ini berarti para penerima tidak perlu lagi secara manual memasukkan
kembali data yang mereka dapatkan secara elektronis, agar alat pendukung keputusannya
dapat menganalisis informasi tersebut. Sebagai gantinya, jika data berisi label XBRL, data
tersebut dapat dimasukkan secara langsung ke alat analisis apa pun yang dapat membaca
XBRL. Hal ini juga berarti bahwa pencarian data di Internet akan lebih efisien dan akurat.
Contohnya, sebelum XBRL, pencarian di Internet atas informasi mengenai kewajiban
kontinjensi akan menghasilkan ratusan situs, sebagian besar tidak berkaitan dengan data
keuangan yang dicari. Akan tetapi, dengan data yang disertai tag XBRL, pencarian
tersebut akan terbatas pada informasi mengenai kewajiban kontinjensi yang dilaporkan
dalam laporan keuangan.
XBRL tentu saja penting dalam perkembangan TI. XBRL juga berharga karena
profesi akuntansi memulai perkembangan XBRL (lihat Fokus 15-1). Proses perkembangan
XBRL memberikan gambaran bagus tentang bagaimana para akuntan dapat secara aktif
terlibat dalam perkembangan TI yang sedang berjalan.
2.
3.
Semua transaksi buku besar yang valid dan diotorisasi, telah dicatat.
4.
5.
6.
dalam mencapai tujuan ini. Entri data secara on-line oleh bendahara dan kontroler, seperti
yang diperlihatkan dalam Gambar 15-3, memfasilitasi pencatatan ayat jurnal buku besar
secara efisien dan akurat. Dalam situasi semacam ini, menggunakan pengendalian
aplikasi yang tepat, seperti pemeriksaan validitas dan pemeriksaan field (format),
meningkatkan akurasi entri data. Mencatat orang yang mengisi dan meninjau formulir
tersebut, akan memberikan bukti bahwa ayat jurnal telah diotorisasi dengan benar.
Memberikan nomor cetakan ke semua ayat jurnal, akan memfasilitasi pemeriksaan semua
transaksi yang telah dicatat. Membatasi akses ke program buku besar akan makin
mengurangi risiko transaksi yane tidak sah.
Tabel 15-1 Ancaman dan Pengendalian dalam Buku Besar dan Pelaporan
Proses/ aktivitas
Ancaman
1. Kesalahan-kesalahan
2. Kehilangan data
rahasia dan/ atau
penyembunyian
pencurian
3. Kehilangan data dan
aset
Kehilangan atau
kehancuran buku besar
buku besar dan pelaporan terutama berhubungan dengan perusakan, penghilangan, atau
penghancuran data. Mari kita sekarang mempelajari prosedur pengendalian yang dapat
digunakan untuk menangani ancaman-ancaman ini.
Pemeriksaan validitas untuk memastikan bahwa akun buku besar benar-benar ada
untuk setiap nomor akun yang direferensikan dalam ayat jurnal.
2.
Pemeriksaan field (format) untuk memastikan bahwa field jumlah dalam ayat jurnal
hanya berisi data numeris.
3.
Pemeriksaan saldo nol untuk memverifikasi bahwa total debit sama dengan total kredit
dalam sebuah ayat jurnal.
4.
Uji kelengkapan untuk memastikan bahwa semua data terkait dimasukkan, terutama
sumber ayat jurnal.
5.
6.
Membuat file ayat jurnal penyesuaian standar untuk ayat jurnal penyesuaian yang
berulang untuk setiap periode, seperti biaya depresiasi. (Akurasi input ditingkatkan
tanpa berulang-ulang memasukkan ayat jurnal ini. Kemungkinan untuk melupakan
melakukan entri ayat jurnal penyesuaian yang berkali-kali ada, juga berkurang,
hingga dapat memastikan kelengkapan input.)
7.
Pemeriksaan tunda dari saldo akun buku besar, saat pembaruan selesai, untuk
memverifikasi saldonya telahbenar (debit atau kredit).
8.
xxx
Persediaan
xxx
yyy
yyy
Setelah kedua ayat jurnal telah dilengkapi, akun kliring khusus, kiriman yang belum
ditagih, harus memiliki saldo nol. Jika tidak, maka telah terjadi kesalahan yang harus
diselidiki dan diperbaiki.
Rekonsiliasi penting lainnya adalah membandingkan saldo akun pengendali buku
besar dengan saldo total buku pembantu yang terkait. Apabila kedua jumlah total ini
tidak sama, perbedaannya harus diselidiki dan diperbaiki. Merupakan hal yang juga
penting untuk mempelajari semua transaksi yang terjadi dekat akhir periode akuntansi,
untuk memverifikasi bahwa transaksi tersebut dicatat dalam periode waktu yang tepat.
Laporan pengendalian dapat membantu mengidentifikasi sumber kesalahan apa
pun yang terjadi dalam proses memperbarui buku besar. Mendaftar voucher jurnal
berdasarkan nomor akun buku umum akan memfasilitasi identifikasi sebab kesalahan
yang mempengaruhi akun buku besar tertentu. Mendaftar voucher jurnal berdasarkan
urutan, dapat menunjukkan tidak dipostingnya ayat jurnal tertentu. Terakhir, daftar
jurnal umum memperlihatkan rincian (nomor akun, kode referensi sumber, deksripsi, dan
jumlah yang didebit serta dikredit) setiap ayat jurnal yang dimasukkan ke dalam buku
besar. Laporan ini menunjukkan apakah total debit sama dengan total kredit yang
dimasukkan ke dalam buku besar.
Jejak audit
Jejak audit memperlihatkan jejak sebuah transaksi di sepanjang sistem akuntansi.
Secara khusus, jejak audit memberikan informasi yang dibutuhkan untuk menelusuri
semua perubahan yang dibuat atas buku besar. Jejak audit khususnya memfasilitasi tugastugas berikut ini:
1.
Menelusuri transaksi apa pun dari dokumen sumber aslinya (atau catatan dalam tabel
kegiatan) hingga ke buku besar, dan ke laporan apa pun atau dokumen lainnya yang
menggunakan data itu.
2.
Menelusuri kembali bagian apa pun yang muncul dalam sebuah laporan dari buku
besar hingga ke dokumen sumber (atau catatan dalam tabel kegiatan).
3.
Menelusuri semua perubahan dalam akun buku besar dari saldo awalnya hingga
saldo akhirnya.
Contohnya, file transaksi buku besar menunjukkan sumber semua ayat jurnal yang
dibuat untuk memperbarui buku besar. File utama pelanggan berisi informasi mengenai
saldo akun setiap pelanggan, yang dapat dijumlahkan dan dibandingkan dengan berbagai
akun pengendali piutang usaha dalam buku besar. Para pemakai dapat mengikuti proses
yang hampir sama untuk merekonsiliasi saldo utang usaha, persediaan, dan
perlengkapan. Akan tetapi, di dalam SIA yang canggih, mungkin dokumen kertas tidak
diperlukan lagi, hingga merupakan hal yang penting untuk secara periodik membuat dan
menyimpan salinan cadangan dari file utama transaksi, serta mengambil berbagai langkah
untuk memastikan bahwa file-file yang disimpan tersebut tidak dapat diubah.
Pengendalian atas pembuatan catatan voucher jurnal juga penting, karena mereka
mengotorisasi perubahan ke saldo akun buku besar. Jadi, sistem tersebut harus memeriksa
keberadaan kode otorisasi yang valid untuk setiap catatan voucher jurnal sebelum
memasukkan transaksi tersebut ke buku besar. Jika tidak, integritas buku besar mungkin
dapat diragukan. Ingatlah bahwa kode otorisasi juga membentuk bagian dari jejak audit.
Memang, pemeriksaan jejak audit memberikan cara untuk mendeteksi akses tanpa
otorisasi ke buku besar.
Penggunaan label file internal dan eksternal untuk melindungi buku besar yang
terakhir dari kerusakan tanpa disengaja.
2.
Melakukan pembuatan cadangan buku besar secara rutin. Paling tidak dua salinan
cadangan buku besar harus ada. Satu salinan disimpan di lokasi perusahaan tempat
salinan tersebut dapat dengan cepat diakses; satunya harus disimpan di luar lokasi
perusahaan untuk memberi perlindungan dari bencana besar seperti kebakaran atau
gempa bumi.
Perencanaan pemulihan dari bencana juga merupakan hal yang sangat penting.
Meningkatnya ketergantungan pada EDI, EFT, dan Internet untuk melakukan aktivitas
bisnis sehari-hari, membuat tidak ada organisasi yang dapat bertahan hidup lama jika
komputer mereka mati. Oleh karenanya, organisasi perlu untuk membuat dan secara
periodik menjalankan sebuah rencana untuk menangani bencana besar yang berpotensi
mematikan sistem komputer mereka.
yang disajikan dalam Bab 11 hingga Bab 14. Ingatlah bahwa penyatuan ini terutama
melibatkan penghubungan setiap sumber daya yang muncul dalam model data-model
data yang terpisah tersebut dengan berbagai kegiatan yang menaikkan serta menurunkan
sumber daya tersebut. Contohnya, sumber daya kas dihubungkan baik ke pengeluaran
kas, maupun penerimaan kas. Dalam cara yang hampir sama, persediaan bahan baku
dihubungkan ke pembelian dan penggunaan dalam produksi. Gambar 15-7 juga
memodelkan kegiatan-kegiatan utama dalam siklus keuangan: pengeluaran instrumen
ekuitas dan utang, serta pembayaran periodik terkait ke para investor dan kreditor.
Ingatlah bagaimana Gambar 15-7 menunjukkan hubungan antara berbagai
subsistem yang berbeda dalam SIA. Contohnya, seorang pelanggan memesan barang jadi,
jika terdapat kekurangan persediaan di tangan untuk memenuhi pesanan tersebut, maka
akan memicu penjadwalan operasi produksi untuk membuat barang tersebut.
Selanjutnya, operasi produksi ini dapat menimbulkan perlunya pemesanan bahan baku
tambahan. Sistem ERP didesain untuk secara otomatis memicu jenis tindakan yang saling
berkaitan ini antarsubsistem dengan cara menghubungkan setiap subsistem ke database
umum keseluruhan perusahaan. Jadi, walaupun sebagianbesar sistem ERP tidak secara
khusus didasarkan pada model data REA, sebuah model seperti yang diperlihatkan dalam
Gambar 15-7 bisa berguna untuk menyajikan isi database ERP: database ERP.
Sebagian besar dari Gambar 15-7 hanya merupakan gambar integrasi dari bab-bab
sebelumnya. Akan tetapi, sudut kanan bawah berisi beberapa entitas baru yang mewakili
dua aktivitas keuangan yang penting: transaksi utang dan ekuitas.
Kegiatan menerbitkan utang adalah jenis penerimaan kas yang khusus. Kegiatan
tersebut dimodelkan sebagai entitas kegiatan terpisah dari kegiatan penjualan, seperti
jumlah nominal utang yang dikeluarkan, total jumlah yang diterima, tanggal dikeluarkan,
tanggal jatuh tempo, dan tingkat suku bunga. Biasanya, kebanyakan perusahaan tidak
berhubungan langsung dengan para kreditor. Sebagai gantinya, mereka menjual
instrumen utang mereka melalui perantara keuangan, yang diperlihatkan dalam Gambar
15-7 sebagai pelaku transfer. Pelaku transfer memelihara informasi yang dibutuhkan
mengenai setiap kreditor, untuk secara tepat mengarahkan baik pembayaran bunga
periodik, maupun pembayaran kembali utang utama. Oleh karenanya, setiap keberadaan
kegiatan menerbitkan utang, berisi data mengenai jumlah keseluruhan yang diterima dari
serangkaian instrumen utang. Contohnya, pengeluaran obligasi senilai $10.000.000 dengan
bunga 5 persen, yang akhirnya dibeli oleh beberapa ribu orang berbeda untuk nilai
sejumlah $9,954,000, membentuk satu kegiatan menerbitkan utang.
Pembayaran
utang
adalah
pengeluaran
kas.
Setiap
pembayaran
utang
mencerminkan pengiriman dana ke pelaku transfer sejumlah total bunga yang jatuh
tempo pada saat itu. Jadi, untuk melanjutkan contoh kita, perusahaan akan mengirimkan
dana $125,000 ke pelaku transfer, untuk membuat pembayaran triwulan pertama dari
obligasi sebesar: $10,000,000. Selanjutnya, pelaku transfer akan mengirimkan cek-cek
terpisah ke setiap kreditor.
berurusan langsung dengan setiap pemegang saham. Jadi, Gambar 15-7 memperlihatkan
bahwa kedua jenis transaksi tersebut melibatkan partisipasi pelaku transfer.
model
data
keseluruhan
perusahaan
yang
terintegrasi
akan
menjelaskan
Para
manajer kemudian
dapat
Sistem ERP juga memberi alat untuk memfasilitasi peninjauan dan mengaudit
prosedur pengendalian. Salah satu alat semacam ini adalah kemampuan menelusuri
secara terinci yang memungkinkan para auditor internal dengan mudah mengikuti
sebuah transaksi di setiap tahap pemrosesan. Bahasa pertanyaan database biasanya yang
diberikan dalam sistem ERP adalah alat yang berpotensi untuk digunakan. Guna
menggambarkan potensi kelebihan dari kemampuan bahasa pertanyaan tersebut, mari
kita pelajari proses memvalidasi pembaruan akun penjualan dalam buku besar. Merujuk
pada Gambar 15-7, langkah pertama adalah menulis bahasa pertanyaan berdasarkan
model data untuk siklus pendapatan. Salah satu pertanyaan semacam itu akan menjumlah
nilai semua penjualan selama periode waktu yang diinginkan. Pertanyaan lainnya akan
menghubungkan tabel penjualan, pengiriman, dan pemesanan untuk memverifikasi
kelengkapan serta validitas semua penjualan yang dicatat. Pertanyaan tambahan dapat
ditulis untuk menelusuri penjualan ke pelanggan tertentu dan staf administrasi
penjualannya. Bahkan, jumlah hubungan antartabel yang dapat dengan mudah dibuat,
terbatas hanya pada imajinasi penyelidik. Sebagai tambahan, sistem tersebut dapat
dikonfigurasikan untuk membuat daftar file yang ekstensif, yang memungkinkan untuk
mengidentifikasi siapa yang mengotorisasi sebuah transaksi. Jadi, sistem ERP
memungkinkan untuk memperkaya dan makin melengkapi jejak audit, daripada yang
dapat disediakan oleh SIA lama.
informasi
yang
dibutuhkan
untuk
membuat
keputusan.
Bagian
ini
Balanced Scorecard
Balanced scorecard adalah laporan yang memberikan perspektif multidimensi dari kinerja
organisasi. Balanced scorecard berisi berbagai ukuran yang mencerminkan empat perspektif
organisasi: keuangan, pelanggan, operasi internal, dan inovasi serta pembelajaran. Bagian
yang mencakup keuangan berisi indikator hasil dari kinerja organisasi di masa lalu,
sementara tiga bagian lainnya memberikan indikator arah kinerja yang diinginkan di
masa mendatang. Untuk setiap dimensi, balanced scorecard menunjukkan tujuan organisasi
dan ukuran spesifik yang mencerminkan kinerja berkaitan dengan tujuan-tujuan itu.
Bersama-sama, keempat dimensi balanced scorecard memberikan gambaran umum yang
lebih komprehensif atas kinerja organisasi daripada yang disediakan oleh ukuran
keuangan sendiri. Bahkan, balanced scorecard yang didesain dengan baik akan mengukur
berbagai aspek penting dari strategi organisasi dan mencerminkan hubungan sebab akibat
yang penting di antara keempat dimensi tersebut. Gambar 15-8 menunjukkan sebuah
contoh balanced scorecard untuk AOE.
Pihak manajemen puncak AOE, seperti juga banyak perusahaan lainnya, setuju atas
tiga tujuan keuangan: peningkatan aliran pendapatan melalui penjualan berbagai produk
baru, peningkatan laba seperti yang dicerminkan dalam pengembalian atas ekuitas, dan
mempertahankan arus kas yang cukup untuk memenuhi kewajiban. Seperti yang
diperlihatkan dalam Gambar 15-8, ukuran dan target khusus dikembangkan untuk
menelusuri pencapaian tujuan-tujuan tersebut.
Para pelanggan adalah kunci untuk mencapai tujuan keuangan. Oleh karenanya,
perspektif pelanggan di balanced scorecard AOE berisi dua tujuan utama: meningkatkan
kepuasan pelanggan dan menjadi pemasok yang diutamakan untuk para pelanggan
utama.
Selanjutnya,
memenuhi
tujuan
yang
berorientasi
pelanggan
tersebut
membutuhkan proses bisnis yang dilakukan secara efisien dan efektif. Akibatnya, bagian
perspektif internal dalam balanced scorecard AOE berfokus atas berbagai aktivitas yang
paling dapat secara langsung mempengaruhi persepsi pelanggan: kualitas layanan,
kecepatan pengiriman, dan kualitas produk. Terakhir, manajemen puncak AOE
menyadari pentingnya pengembangan berbagai produk baru dan pelatihan tenaga
kerjanya untuk terus meningkatkan layanan dan hasil. Oleh sebab itu, ukuran untuk
kedua hal tersebut dimasukkan ke dalam perspektif pembelajaran dan inovasi dalam
balanced scorecard AOE.
Ingatlah bahwa diskusi yang sebelumnya mengindikasikan beberapa hipotesis.
Contohnya, peningkatan pelatihan pegawai diharapkan dapat meningkatkan kualitas
layanan, seperti yang ditunjukkan dalam persentase pesanan pelanggan yang dipenuhi
dengan benar. Selanjutnya, peningkatan kualitas layanan diharapkan menghasilkan
peningkatan kepuasan pelanggan dan para pelanggan utama semakin banyak membeli
dari AOE. Terakhir, peningkatan kepuasan pelanggan diharapkan dapat meningkatkan
laba serta arus kas. Jadi, ukuran-ukuran dalam bagian pembelajaran dan inovasi, internal,
dan pelanggan dari balanced scorecard dapat dianggap sebagai indikator arah ukuran
keuangan dari strategi organisasi. Menganalisis tren dalam ukuran yang sesungguhnya
memungkinkan manajemen AOE untuk menguji validitas hipotesis-hipotesis tersebut.
Apabila perbaikan dalam salah satu perspektif tidak menghasilkan peningkatan yang
diharapkan dalam area lainnya, manajemen puncak harus mengevaluasi kembali
danmungkin memperbaiki hipotesis mengenai determinan kesuksesan organisasi.
Memang kemampuan untuk menguji dan memperbaiki strategi ini adalah salah satu
manfaat utama yangdiberikan oleh balanced scorecard.
dalam
lingkungan
mereka.
Akibatnya,
banyak
organisasi
yang
mengadopsi sistem buku besar on-line yang hampir sama dengan yang diperlihatkan
dalam Gambar 15-3. Ketika sistem semacam ini mencakup database berdesain baik yang
hampir sama dengan yang diperlihatkan dalam Gambar 15-7, pihak manajemen memiliki
akses yang selalu siap ke informasi yang dibutuhkan untuk membuat keputusan
operasional dan taktis secara tepat waktu.
Akan tetapi, sistem semacam ini tidaklah cukup untuk mendukung kebutuhan
pembuatan keputusan pihak manajemen, karena database terstruktur seperti yang
diperlihatkan dalam Gambar 15-7 didesain untuk mendukung kebutuhan pemrosesan
transaksi organisasi. Maka, database tersebut biasanya berisi data hanya untuk tahun
fiskal saat ini, dan mungkin ditambah satu bulan tambahan untuk memungkinkan
perbandingan antara aktivitas bulan sekarang dengan bulan yang sama tahun lalu. Jadi.
tabel kegiatan, yang berisi data yang biasanya berisi jurnal dalam SIA manual, akan
seperti juga jurnal, ditutup dan disimpan pada akhir setiap tahun fiskal. Akan tetapi
pembuatan keputusan strategis membutuhkan akses ke banyak data historis. Contohnya
ketika mengevaluasi strategi pemasaran, pihak manajemen mungkin membutuhkan akses
ke data mengenai penjualan yang dirinci berdasarkan produk, tenaga penjual, dan
pelanggan, selama lima tahun sebelumnya.
Guna memberikan kebutuhan informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan
keputusan strategis, organisasi membangun database terpisah yang disebut sebagai
gudang data. Gudang data berisi rincian dan ringkasan data untuk beberapa tahun dan
digunakan untuk analisis, daripada untuk pemrosesan transaksi. Oleh karena berisi
informasi untuk beberapa tahun, gudang data sangatlah besar. Bahkan, sudah biasa
bahwa gudang data berisi puluhan, atau bahkan ratusan terabyte data. Akibatnya, gudang
data biasanya merupakan sistem terpisah dari SIA yang digunakan untuk mendukung
aktivitas bisnis harian organisasi, agar kinerja aktivitas tersebut tidak dipengaruhi secara
negatif oleh sumber pemrosesan komputer yang digunakan untuk menganalisis data yang
terdapat dalam gudang data. Sebagai tambahan, organisasi sering kali membangun
gudang data terpisah untuk fungsi keuangan, lainnya untuk fungsi sumber daya manusia,
dan seterusnya. Gudang data semacam ini yang lebih kecil sering kali disebut sebagai data
mart.
Gudang data dan data mart tidak menggantikan database pemrosesan organisasi.
Sebaliknya, mereka melengkapi database tersebut dengan memberikan dukungan untuk
pengambilan keputusan strategis. Merupakan hal yang penting untuk diingat bahwa
gudang data dan data mart tidak digunakan untuk pemrosesan transaksi. Akibatnya,
mereka biasanya tidak diperbarui secara real-time, tetapi secara periodik diperbarui untuk
mencerminkan hasil dari semua transaksi yang terjadi sejak pembaruan yang terakhir.
Gudang data berbeda dari database yang digunakan untuk mendukung
pemrosesan transaksi, tidak hanya dari segi ukuran, tetapi juga cara mereka
distrukturkan. Jika database pemrosesan transaksi didesain untuk meminimalkan
pengulangan
dan
karenanya
memaksimalkan
efisiensi
pembaruannya
untuk
mencerminkan hasil transaksi saat ini, gudang data sering kali didesain untuk sengaja
berulang-ulang agar dapat memaksimalkan efisiensi pertanyaan. Jadi, daripada
berdasarkan model data REA, gudang data biasanya didesain secara dimensional.
Arsitektur dimensional yang paling umum disebut sebagai skema bintang, disebut
demikian karena datanya diatur mirip dengan bintang (lihat Gambar 15-9).
seperti
neural
networks,
untuk
"menemukan"
hubungan
yang
belum
penggalian data untuk mengidentifikasi pola penggunaan indikasi penipuan. Dalam cara
yang hampir sama, teknik penggalian data dapat digunakan untuk mengidentifikasi
hubungan yang sebelumnya belum diketahui dalam data penjualan, yang kemudian
dapat digunakan sebagai dasar promosi di masa mendatang.
Gudang data dapat memberikan manfaat yang signifikan pada organisasi. Akan
tetapi, dibutuhkan pengendalian yang benar untuk mendapatkan manfaat tersebut. Fokus
15-2 meringkas masalah-masalah utama yang harus ditangani.
Fokus 15-2
Masalah-masalah Pengendalian Gudang
Data
Seperti
proyek
sistem
mana
pun,
pengendalian
dibutuhkan
untuk
memastikan bahwa gudang data dan data
mart aman dan bahwa informasi yang
mereka simpan andal. Berikut ini adalah
tujuh langkah yang merupakan garis besar
proses menyeluruh untuk menangani
kekhawatiran mengenai potensi keamanan
dan integritas gudang data:
1. Identifikasi data. Mendesain pengendalian
yang tepat untuk gudang data atau data
mart
membutuhkan
pengetahuan
mengenai apa yang disimpan di
dalamnya. Persediaan yang lengkap atas
semua bagian data yang disimpan dalam
gudang data harus dilakukan dan
hasilnya diatur serta didokumentasikan
dalam cara yang mudah ditelusuri.
2. Klasifikasi data. Begitu isi gudang data
telah diidentifikasi, pihak manajemen
harus mengklasifikasikan data dalam hal
risiko
keamanannya.
Para
ahli
merekomendasikan penggunaan tiga
kelas: data yang dapat tersedia untuk
publik, data rahasia yang aksesnya harus
dibatasi, serta data sangat rahasia yang
sangat sensitif dan penting. Berhatihatilah
bahwa
dengan
membuat
klasifikasi
semacam
itu
tanpa
mengikutinya
dengan
prosedur
keamanan yang berbeda hanya membuat
pekerjaan penyusup menjadi semakin
mudah.
3. Penilaian data. Mendesain tingkat optimal
pengendalian
atas
data
meliputi
pembobotan biaya pengendalian dengan
manfaatnya. Jadi, merupakan hal yang
penting untuk melengkapi sebuah nilai
ke setiap kelas data dalam langkah 2,
4.
5.
6.
7.
penting
untuk
mengimplementasikan
prosedur
pengendalian
agar
dapat