SISTEM INFORMASI DAN PENGENDALIAN INTERNAL

Case: Revenue Cycle O'Brien Corporation

Disusun oleh

Kelompok 3:

Fahreza Riadi Alvian 437899

Intan Prabowo 437904

Paskalis Adi Prayoga 437911

Raden Magistrevel Derizky 437913

PENDIDIKAN PROFESI AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS

UNIVERSITAS GADJAH MADA

2019

A. Identify the weakness (O'Brien Corporation's marketing, shipping, billing, and

receiving information systems) and describe the potential problem(s) it caused !
Ada beberapa kelemahan dalam sistem pemasaran, pengiriman, dan penagihan dalam
O’Brien Corporation, antara lain:

1. Beberapa pesanan yang diterima melalui telepon tidak dikonfirmasi ulang oleh
bagian pengiriman secara tertulis kepada pihak pelanggan. Akibatnya akan terjadi
suatu kesalahan atau bahkan terjadi suatu pesanan fiktif.
2. Riwayat kredit penjualan oleh pelanggan yang tidak diperiksa terlebih dahulu
sebelum menerima dan menyetujui suatu pesanan. Akibatnya pada akun piutang
yang dapat terlambat dikumpulkan, serta lebih parah lagi akan mengakibatkan
piutang tak tertagih berlebihan.
3. Dalam departemen pemasaran penjualan O’Brien, pesanan penjualan diurutkan
berdasarkan pada tanggal pesanannya tidak pada nama pelanggan. Hal ini akan
berakibat pada kesulitan dalam menangani apabila ada suatu keluhan dari
pelanggan.
4. Pesanan penjualan hanya disiapkan dua salinan, dalam hal ini dirasa kurang untuk
memberi keyakinan pencocokan dengan departemen penagihan. Akibatnya akan
membutuhkan waktu lama dalam hal pencocokan karena dokumen yang kurang
tadi.
5. Persediaan barang yang telah habis hanya dilakukan pencatatan saja. Akibatnya
akan terjadi kekurangan barang persediaan yang menyebabkan penundaan dan
penolakan pada pesanan pelanggan. Secara langsung akan mengurangi jumlah
pendapatan dan pelanggan akan berpindah ke supplier lain.
6. Invoice hanya dibuat berdasarkan barang yang akan dikirimkan dari divisi
pengiriman tidak berdasarkan apa yang dipesan konsumen pada saat menelpon.
Sehingga nantinya akan ada kesalahan yang terjadi.
7. Dalam O’Brien corporation, bagian departemen penerimaan barang dan
pengiriman berbagi komputer terminal komputer. Dimana orang-orang didalam
kedua departemen itu memiliki akses terhadap persediaan fisik dan dapat
memperbarui catatan persediaan melalui terminal yang sama. Dimana dengan
begitu akan berakibat pada kemungkinan pencurian barang persediaan yang dapat
terjadi dan kesulitan untuk menelusurinya.
 8. Bagian departemen penerimaan pada O’Brien membantu bagian pengiriman yang
kewalahan, sehingga pegawai bagian pengiriman memiliki 2 job selain di bagian
pengiriman juga mengurusi bagian penerimaan
9. Daftar persediaan hanya dicetak sebanyak sekali dalam setahun. Akibatnya akan
ada kesalahan dalam catatan persediaan perpetual yang tidak terdeteksi untuk
periode waktu yang cukup lama.

B. Recommend controls or changes in the systems to correct each weakness!

1. Karena beberapa pesanan penjualan diterima melalui telepon, maka perusahaan dapat
membuat website untuk melayani pesanan penjualan. Penggunaan website dapat
memberikan secara jelas terkait identitas pembeli, jumlah barang yang dibeli, serta
ketentuan lain yang diinginkan oleh pelanggan. Hal ini untuk meminimalisir terjadi
kesalahan pencatatan dan adanya pesanan fiktif.

2. Karena semua penjualan dilakukan dengan sistem kredit, maka penjualan kredit harus
mendapatkan persetujuan sebelum diproses. Perusahaan dapat membuat batas kredit (saldo
kredit maksimum yang diizinkan) untuk setiap pelanggan berdasarkan pada catatan kredit
pelanggan terdahulu dan kemampuannya untuk membayar. Selain itu, pelanggan yang
memiliki catatan pembayaran yang baik dan tidak memiliki saldo yang jatuh tempo dapat
langsung disetujui pesanannya tersebut dan berhak mendapatkan fasilitias F.O.B
destination.

3. Karena pesanan penjualan hanya dibuatkan 2 salinan, maka perusahaan sebaiknya

menambahkan setidaknya ada 3 salinan pesanan penjualan. Perusahaan dapat memberikan
salinan pesanan penjualan tersebut kepada masing-masing departemen seperti departemen
pemasaran, pengiriman dan penagihan. Pada departemen pemasaran salinan tersebut akan
diarsipkan sebagai bukti transaksi penerimaan pesanan penjualan. Kemudian, departemen
penagihan mencocokan salinan penjualan tersebut dengan salinan departemen pengiriman
sebelum mengeluarkan faktur penjualan.
4. Karena pesanan penjualan diurutkan berdasarkan tanggal, maka perusahaan dapat
mengganti hal tersebut berdasarkan nama pelanggannya. Penggantian pencatatan urutan
pesanan penjualan berdasarkan nama pelanggan dapat memudahkan perusahaan untuk
menelusuri transaksi dan menjawab berbagai keluhan pelanggan.

5. Untuk mengatasi nomor 5, perusahaan dapat melakukan pencetakkan kartu stok

persediaan seminggu sekali. Langkah ini dilakukan untuk perusahaan melakukan estimasi
akan habisnya persediaan perusahaan. Selain itu, perusahaan juga dapat melakukan batas
bawah ketersediaan barang persediaan. Sehingga perusahan dapat melakukan waktu yang
tepat untuk menambah ketersediaan barang tersebut.

6. Untuk kelemahan nomor 6 ini adnaya perbedaan antara barang yang di order
dengan barang yang dikirimkan hal ini terjadi karena dasar untuk membuat invoice tidak
berdasarkan back order atau apa yang dipesan pelanggan namun berdasarkan divisi
pengiriman, apa yang dikirim dijadikan Invoice. Seharusnya dari awal semua divisi di
berikan dokumen mengenai sales order sehingga bisa dicocokkan, tidak sales order
dipindah pundah tiap divisi yang nantinya akan menyebabkan terjadinya miss barang apa
yang seharusnya dikirim, jika divisi pengiriman ini memiliki copyan dari sales order maka
bisa dikoreksi apakah barangnya telah sesuai atau tidak sebelum dibuatkan invoice.

7. Disini penggunaan terminal yang sama dalam divisi penerimaan dan divisi
pengiriman akan menyebabkan terjadinya manipulasi (pencurian barang) hal tersebut dapat
diatasi dengan cara membuat terminal bagi masing-masing departemen sehingga tiap
departemen menginput pada terminal yang berbeda sehingga nantinya akan meminimalisir
adanya kecurangan manipulasi yang kana terjadi.

8. Seharusnya bagian penerimaan tidak dapat mengurusi bagian pengiriman, karena

dikhawatirkan sebelumnya bahwa bagian receiving dan bagian shipping itu berbagi
warehouse yang nantinya dapat membuat pekerjaan dari bagian pengeriman bisa eror
karena saat harusnya menerima penerimaan barang malah mencatat di bagian pengiriman
sehingga kemungkinan eror yang terjadi nantinya tergolong besar. Seharusnya yang
dilakukan adalah untuk bagian pengiriman turnover pegawai harus dibikin tidak terlalu
 tinggi sehingga perusahaan tidak perlu melakukan gonta ganti pegawai yang nantinya dapat
berimbas pada peforma perusahaan.

9. Untuk mengatasi masalah daftar persediaan yang dicetak sekali dalam setahun yang
dapat menyebabkan error kesalahan dalam barang dicatat, menurut kelompok kami hal
tersebut bukanlah hal yang sulit untuk diatasi oleh perusahaan karena sebelumnya telah
dijelaskan bahwa perusahaan ini telah menggunakan komputer yang diinstal tahun lalu
guna membantu gaji dan persediaan. Dikarenakan perusahaan ini sangat mengandalkan
keakuratan persediaan perusahaan seharusnya lebih meningkatkan kontrol atas pengecekan
persediaannya seperti setiap minggu jika barang benar-benar vital sehingga perlu dicek
setiap saat ataupun setiap bulan untuk dilakukan pengecekan. Hal tersebut tidak akan
terlalu berat karena sistem data yang sudah tersentralisasi dan juga sudah dicatat
menggunakan komputer sehingga nantinya pengecekan tidak akan menghabiskan dana dan
waktu yang besar untuk perusahaan. Hal tersebut sangat dibutuhkan oleh perusahaan agar
persediaan tetap terjaga dan tidak ada error yang nantinya akan terjadi dan membuat
perusahaan mengalami kerugian.

C. Prepare a level-zero data-flow diagram of the marketing, shipping, and billing

procedure. Treat the receiving department as external!