5A KELEMAHAN
DIREKTUR Direktur utama ikut serta dalam
UTAMA melakukan pembelian.
Direktur ikut serta dalam penyusunan
schedule pembayaran hutang.
Direktur sering memberikan otorisasi
yang seharusnya tidak dilakukan oleh
direktur utama.
PEMBELIAN Melakukan pembelian barang kepada
produsen besar maupun grosir dengan
berbagai cara dan upaya agar diperoleh grosir harus diawali dengan perintah
kemudahan dalam kredit dan
pembayarannya.
Menyimpan dan menjaga dengan baik
barang yang akan dijual kepada
pelanggan.
Kendala yang dihadapi oleh bagian
pembelian terkait dengan barang yang
dibeli sering dikembalikan kepada
pemasok baik produsen besar maupun
para grosir karena barang tidak sesuai lebih baik membentuk bagian penerimaan
dengan spesifikasi produk yang dipesan. yang akan berfungsi untuk mencocokkan
SARAN
Proses pembelian dilakukan sepenuhnya
oleh bagian pembelian.Direktur tidak
seharusnya ikut dalam proses pembelian.
Direktur seharusnya hanya memberikan
masukan dan melakukan otorisasi terhadap
purchase order saja.
Penyusunan schedule pembayaran hutang
seharusnya hanya dilakukan oleh bagian
hutang/ piutang. Kemudian meminta
otorisasi kepada direktur utama . Direktur
tidak perlu ikut campur dalam penyusunan
schedule pembayaran hutang.
Otorisasi yang berhak adalah semua bidang
jadi tidak perlu persetujuan intinya hanya
untuk kontroling atau pengawasan
Bagian pembelian melakukan pembelian
barang kepada produsen besar maupun
permintaan pembelian dari bagian
penyimpanan ( Gudang) agar bagian
pembelian dapat mengetahui kebutuhan
barang yang akan dipesan dalam
permintaan pembelian.
Fungsi ini seharusnya dilakukan terpisah
dari bagian pembelian karena fungsi
menyimpan dan menjaga dengan baik
barang yang akan dijual kepada pelanggan
menjadi tanggung jawab bagian
penyimpanan ( Gudang). Bagian gudang
bertanggung jawab terhadap kualitas dan
kuantitas barang.`
Bagian pembelian harus memilih pemasok
dengan cara membandingkan kebutuhan
prokuremen dengan catatan pemasok dari
pesanan sebelumnya. Selain itu, perusahaan
pesanan pembelian yang telah dibuat oleh
bagian pembelian dengan pengiriman dari
pemasok.
 Kendala yang dihadapi oleh bagian
pembelian terkait dengan barang yang
dipesan sering terlambat pengirimannya
atau tidak tepat waktu sampai di gudang
perusahaan dan barang yang dipesan
sering sampai di tempat gudang
perusahaan dalam keadaan cacat atau
rusak.
Kendala yang dihadapi oleh bagian
pembelian terkait dengan sering
terdapat selisih persediaan saat diadakan fisik harus dibandingkan dengan pencatatan
perhitungan fisik persediaan pada akhir perpetual.
bulan.
HUTANG Tidak harus menunggu perintah dari
PIUTANG bagian pembelian
Tidak harus menunggu perintah dari
direktur utama
Perusahaan tidak bisa membayar karena
tidak ada uang
Perusahaan hanya membayar sebagian
dari jumlah utangnya kepada pemasok
Bagian akuntasi langsung mencatat
AKUNTANSI semua bukti ke dalam buku besar dan
catatannya masing masing tanpa adanya
menyortir dan melakukan pengecekan
terlebih dahulu dengan pencocokan
Bagian pembelian harus menyeleksi
pemasok melalui referensi dari catatan
pemasok pesanan sebelumnya untuk
mencegah hal-hal yang tidak diinginkan
seperti kendala-kendala yang ada. Bagian
pembelian juga harus melakukan perjanjian
dengan pemasok sehingga apabila ada
kerusakan saat barang dikirim, bagian
pembelian dapat melakukan retur
pembelian serta bagian pembelian harus
melakukan perjanjian penjadwalan agar
memungkinkan pengiriman just in time.
Fungsi ini sebaiknya dilakukan oleh bagian
penyimpanan ( Gudang) dan perhitungan
Pembayaran harus sesuai dengan faktur jadi
tidak harus menunggu dari bagian
pembelian tapi mengacu pada tangga faktur
yang sudah ada perjanjian dengan pihak
pemasok
Pembayaran sesuai dengan tanggal jatuh
tempo pada perjanjian
Sebaiknya bagian pembelian keuangan dan
utang harus saling bekerja sama jadi saat
pembelian melakukan trnasaksi beli dia
harus konfirmasi terlebih dahulu ke bagian
hutang supaya tau berpa hutang perusahaan
dan bagian utang harus konfirmasi kepada
bagian keuangan supaya bisa mengecek
berapa besar keuangan perusahaan
Bagian keuangan dan pembelian harus
saing konfirmasi,jadi saat kondisi keuangan
lagi turun bagian keuangan tidak bisa
menyutujui untuk pembelian barang karena
keuangan perusahaan lagi menurun
Bagian akuntansi sebaiknya tidak langsung
mencatat begitu saja bukti bukti tersebut
tetapi terebih dahulu meakukan pengecekan
dan membandingkan bukti bukti dengan
 bukti bukti dan dokumen dokumen dari
berbagai
Membuat laporan aktivitas susuai
dengan yang diminta oleh direktur
sehingga laporan yang dibuat oleh
bagian akuntansi tidak objektif dan tidak
sesuai dengan fakta yang ada
Walaupun bagian akuntansi telah
bekerja menggunakan komputer untuk
pembukuannya namun komputer
tersebut hanya digunakan untuk
membuat laporan laporan
aktivitas,padahal jika dimaksimalkan
bagian akuntansi dapat melaikukannya
secara terkomputerisasi sehingga lebih
efektif dan efisien
Bagian keuangan tidak seharusnya
KEUANGAN mencatat langsung penerimaan kas
tersebut ke dalam buku kas,karena
apabila bagian keuangan sebagai
penerima dan penyimpan kas juga
mencatat ke dalam buku kas,bagian
keuangan tersebut memiliki kesempatan
yang besar untuk memanipulasi data kas
dan melakukan kecurangan seperti
penggelapan uang perusahaan
Bagian keuangan tidak seharusnya
semerta merta mengeluarkan kas atas
perintah direktur utama,karena hal ini
akan mengakibatkan banyaknya kas bon
yang penyelesaiannya sampai berbulan
bulan
laporan laporan transaksi dari berbagai
divisi
Bagian akuntansi seharusnya bekerja secara
independen tanpa ada pihak yang
mempengaruhi dan diperlukan adanya
auditor baik internal maupun eksternal
untuk mengecek dan mengendalikan
kinerja akuntansi
Sebaiknya bagian akuntansi memanfaatkan
komputer tersebut secara maksimal yaitu
dengan menggunakan database dan data
interchange sehingga meminimalisasikan
kesalahan penulis
Bagian keuangan seharusnya hanya
mendata dan mengumpulkan bukti
penerimaan kas untuk selanjutnya diberikan
kepada bagian akuntansi,lalu baru bagian
akuntansi yang akan mencatatnya kedalam
buku kas setelah melakukan pemeriksaan
terlebih dahulu agar yang dicatat benar
benar sesuai kenyataan
Sebelum mengelurkan uang bagian
keuangan sabaiknya mengecek kejelasan
pengeluaran uang tersebut untuk apa,
lansung menuruti perintah direktur
utama.jadi direktur utama sebagai orang
yang mengotorisasi permintaan
pengeluaran uang dari bebagai divisi,bukan
orang yang mengeluarkan perintah dan juga
untuk semua pencatatan