Jelaskan aktivitas yang terdapat di figure 14.

12 Level 1 Data Flow Diagram: Shipping (annotated to

include threats)
Figure 14.12 merupakan data flow diagram level 1 tentang pengiriman (dianotasikan untuk menyertakan
ancaman). Diagram ini menunjukkan dua pemrosesan yaitu Pick and Pack serta Ship Goods. Pertama-
tama menerima pengambilan tiket entri pesanan penjualan kemudian melalui proses Pick and Pack dan
menghasilkan barang dan tiket pengambilan yang masuk ke dalam proses Ship Goods. Pada proses Ship
Goods juga menerima pesanan penjualan dari entri pesanan penjualan kemudian menghasilkan output
berupa bill of lading packing ship yang dikirimkan kepada Billing and Accounts Receivable, kemudian
output berupa barang, slip pengepakan dan bill of lading dikirmkan ke Carrier, dan pesanan Kembali
dikirim ke Expenditure & Production Cycles. Dari proses Ship Goods mereka menyimpan pesanan
penjualan (sales order), inventaris (inventory), dan pengiriman (shipments).

Jelaskan fungsi dari RFID dan Bar Code di Pick and Pack the Order.
Penggunaan RFID dapat menyediakan pelacakan inventaris dalam perjalanan secara real-time, yang
dapat membantu mengurangi pencurian. Produsen dapat menggunakan kode batang dan sistem RFID di
gudang mereka untuk memfasilitasi pengepakan dan pengiriman barang terkait (misalnya, mencocokkan
kemeja dan dasi) secara bersamaan. RFID dan Bar Code tidak hanya menghemat waktu dan uang
pengecer tetapi juga membantu meningkatkan omset, sehingga meningkatkan penjualan pabrikan.

Jelaskan segregation of duties di Pick and Pack the Order.

Segregation of duties ini mencegah karyawan dari mengizinkan pengiriman barang dagangan kepada diri
mereka sendiri atau ke teman dan kemudian membatalkan penjualan untuk menghindari keharusan
membayar inventaris yang dicuri.

Jelaskan fungsi Packing Slip.

Packing slip mencantumkan jumlah dan deskripsi setiap barang yang disertakan dalam pengiriman.

Jelaskan fungsi Bill of Lading.

Bill of lading adalah kontrak hukum yang mendefinisikan tanggung jawab atas barang dalam perjalanan.
Ini mengidentifikasi operator, sumber, tujuan, dan instruksi pengiriman khusus, dan ini menunjukkan
siapa (pelanggan atau vendor) yang harus membayar operator.

Jelaskan fungsi ERP untuk mengatasi ancaman yang terjadi di Ship the Order
Pengiriman duplikat menghasilkan peningkatan biaya yang terkait dengan pengiriman dan kemudian
memproses pengembalian barang dagangan. Untuk mengurangi ancaman ini, sistem ERP harus
dikonfigurasi untuk "memblokir" item baris pada pesanan penjualan setelah dokumen pengiriman
dicetak untuk mencegah penggunaan pesanan penjualan yang sama untuk mengotorisasi pengiriman
lain dari barang yang sama ke pelanggan yang sama.
Perusahaan yang masih menggunakan dokumen kertas dapat mengurangi risiko pengiriman duplikat
dengan memberi nomor awal semua dokumen pengiriman secara berurutan, mengharuskan dokumen
tersebut dicocokkan dengan pesanan penjualan pendukung dan tiket pengambilan, dan kemudian
menandai dokumen tersebut dengan cara yang mencegah penggunaan kembali dokumen tersebut.
Jelaskan aktivitas yang terdapat di figure 14.15 Level 1 Data Flow Diagram: Billing Process (annotated
to include threats).

Figure 14.15 menunjukkan Data Flow Diagram Level 1 mengenai Billing process yang dianotasi untuk
menyertakan ancaman. Data flow diagram ini memiliki 2 proses yaitu:
1. Invoicing. Penagihan yang akurat dan tepat waktu untuk barang dagangan yang dikirim sangat
penting. Aktivitas invoice hanyalah aktivitas pemrosesan informasi yang mengemas ulang dan
merangkum informasi dari aktivitas entri pesanan penjualan dan pengiriman.
2. Update Accounts Receivable. Fungsi piutang, yang melapor ke pengontrol, melakukan dua tugas
dasar: Fungsi ini menggunakan informasi pada faktur penjualan untuk mendebit akun pelanggan dan
selanjutnya mengkredit akun tersebut saat pembayaran diterima.

Pada tahapan pertama proses Invoicing menerima pesanan penjualan dari entri pesanan penjualan dan
menerima slip pengepakan dan bill of lading dari pengiriman. Kemudian dari proses Invoicing
menghasilkan data penjualan yang dikirimkan ke sistem laporan dan buku besar serta invoice dikirim ke
pelanggan. Setelah itu mereka mencatat dan menyimpan data pelanggan dan penjualan. Data pelanggan
digunakan untuk mengupdate accounts receivable dan kemudian dikembalikan lagi. Dari proses
mengupdate accounts receivable menghasilkan detail yang dikirim ke sistem laporan dan buku besar.
Dan memberikan laporan bulanan kepada pelanggan serta menerima daftar pengiriman uang dari
Mailroom.

Jelaskan fungsi Electronic Data Interchange di proses Invoicing.

EDI tidak hanya menghilangkan biaya pencetakan dan ongkos kirim, tetapi juga tenaga kerja yang
terlibat dalam melakukan tugas-tugas tersebut. Untuk perusahaan yang menghasilkan ratusan ribu
faktur penjualan setiap tahun, menghemat beberapa detik, dan sen, per faktur dapat menghasilkan
pengurangan biaya yang signifikan. Faktur EDI dan pembayaran tagihan online juga menguntungkan
pelanggan dengan mengurangi waktu dan biaya mereka, yang seharusnya meningkatkan kepuasan dan
loyalitas.

Jelaskan fungsi ERP untuk mengatasi ancaman yang terjadi di proses Invoicing.

Salah satu ancaman yang terkait dengan proses faktur adalah kegagalan untuk menagih pelanggan, yang
mengakibatkan hilangnya aset dan kesalahan data tentang penjualan, inventaris, dan piutang. Untuk
mengurangi risiko kegagalan penagihan yang tidak disengaja, sistem ERP perlu dikonfigurasi untuk
secara teratur membandingkan pesanan penjualan, pengambilan tiket, dan dokumen pengiriman
dengan faktur penjualan untuk menghasilkan laporan pengiriman yang fakturnya belum dibuat

Jelaskan open-invoice method.

Metode untuk memelihara piutang di mana pelanggan biasanya membayar sesuai dengan setiap
faktur.

Jelaskan fungsi remittance advice.

Salinan faktur penjualan yang dikembalikan dengan pembayaran pelanggan yang menunjukkan
faktur, laporan, atau item lain yang dibayar.

Jelaskan fungsi credit memo.

Credit memo merupakan yang memberi wewenang untuk mengkredit rekening pelanggan. Jika
kerusakan barang minimal, pelanggan dapat setuju untuk menyimpannya dengan potongan harga.
Dalam kasus seperti itu, manajer kredit mengeluarkan memo kredit untuk mencerminkan jumlah yang
harus dikreditkan ke akun pelanggan. Salinan memo kredit dikirim ke piutang untuk mengotorisasi
penyesuaian saldo rekening pelanggan; salinan lain dikirim ke pelanggan.

Setelah upaya berulang kali untuk menagih pembayaran gagal, mungkin perlu untuk menghapus akun
pelanggan. Dalam kasus seperti itu, manajer kredit menerbitkan memo kredit untuk mengotorisasi
penghapusan. Namun, tidak seperti kasus yang melibatkan barang rusak atau dikembalikan, salinan
memo kredit yang digunakan untuk mengesahkan penghapusan rekening tidak dikirimkan kepada
pelanggan.

Jelaskan control yang harus dilakukan untuk mengatasi ancaman yang terjadi terkait dengan credit
memo.
Seorang karyawan dapat menerbitkan nota kredit untuk menghapus saldo rekening teman atau untuk
menutupi pencurian uang tunai atau inventaris. Untuk mencegah pencurian uang tunai, orang yang
menangani uang tunai tidak boleh mengeluarkan nota kredit. Sistem juga harus dikonfigurasi untuk
mencocokkan semua memo kredit dengan faktur penjualan. Selain itu, sistem harus dikonfigurasi untuk
memblokir memo kredit yang tidak memiliki dokumentasi tervalidasi bahwa barang telah dikembalikan
oleh pelanggan. Pemblokiran memaksa tinjauan manajerial khusus dan persetujuan kasus di mana
perusahaan setuju untuk membiarkan pelanggan menyimpan barang dagangan dan menerima kredit.
Jelaskan process cash collection.
Langkah terakhir dalam siklus pendapatan adalah mengumpulkan dan memproses pembayaran dari
pelanggan. Pelanggan mengirimkan pembayaran yang akan diterima oleh Cash Collections dan
kemudian kasir mengirimkan untuk menyimpan nya sebagai deposit ke bank dan bank akan
mengirimkan statements, kemudian mencatat dan menyimpan data penerimaan kas beserta data
pelanggan. Penerimaan kas juga dikirimkan kepada sistem laporan dan buku besar

Jelaskan fungsi remittance list.

Remittance list merupakan dokumen yang mengidentifikasi nama dan jumlah semua pengiriman uang
pelanggan. Sehingga fungsi dari remittance list ini dapat digunakan untuk mengidentifikasi sumber
pengiriman uang dan faktur yang berlaku yang harus dikreditkan karena di dalam remittance list itu
sudah ada data tersebut yang akan memudahkannya dalam mencari.

Jelaskan fungsi lock-box.

Lock-box adalah alamat pos tujuan pengiriman uang pelanggan. Kotak Kantor Pos ini dikelola oleh bank
yang berpartisipasi, yang mengambil cek setiap hari dan menyetorkannya ke rekening perusahaan. Bank
mengirimkan saran pengiriman uang, daftar elektronik semua pengiriman uang, dan salinan digital
semua cek ke perusahaan. Lock-box digunakan untuk mempercepat pemrosesan pembayaran
pelanggan.

Jelaskan figure 14.19 EFT and FEDI

Figure 14.19 menunjukkan EFT dan FEDI. EFD yaitu transfer dana melalui penggunaan perangkat lunak
perbankan online. Sedangkan FEDI yaitu kombinasi EFT dan EDI yang memungkinkan data pengiriman
uang dan instruksi transfer dana dimasukkan dalam satu paket elektronik. Pada figure tersebut terdapat
empat entitas yang terlibat yaitu Perusahaan A, Perusahaan B, Bank Perusahaan A serta Bank
Perusahaan B.

Dalam diagram untuk EDI dan EFT yang tidak terintegrasi, Perusahaan A mengirimkan Data remittance
dengan format EDI ke Perusahaan B. Dilanjutkan dengan Perusahaan A mengirimkan instruksi
pembayaran ke bank Perusahaan A. Bank Perusahaan A menyediakan dana dengan format ACH ke Bank
Perusahaan B. Kemudian Bank Perusahaan B mengirimkan informasi penerimaan ke Perusahaan B.

Dalam diagram untuk FEDI, Perusahaan A mengirimkan data pengiriman uang dan instruksi pembayaran
ke Bank Perusahaan A. Kemudian Bank Perusahaan A mengirimkan data pengiriman uang dan dana ke
Bank Perusahaan B yang akhirnya mengirimkan data pengiriman uang dan informasi penerimaan ke
Perusahaan B.

Sebutkan dan jelaskan control yang harus dilakukan di Cash Collection.

Tujuan utama dari fungsi penagihan kas adalah untuk melindungi pengiriman uang pelanggan.
- Segregation of duties adalah prosedur pengendalian yang paling efektif untuk mengurangi risiko
pencurian tersebut. Karyawan yang memiliki akses fisik ke uang tunai seharusnya tidak bertanggung
jawab untuk mencatat atau mengotorisasi transaksi apa pun yang melibatkan penerimaannya.
- Pengaturan lock-box bank atau penggunaan EFT, FEDI, atau kartu kredit untuk pembayaran
pelanggan yang sama sekali menghilangkan akses karyawan ke pembayaran pelanggan.
- Universal payment identification code (UPIC). Ketika pelanggan membayar melalui EFT atau FEDI,
penjual harus mendapatkan universal payment identification code (UPIC) dari bank mereka. UPIC
adalah nomor yang memungkinkan pelanggan mengirimkan pembayaran melalui kredit ACH tanpa
mengharuskan penjual untuk membocorkan informasi rinci tentang rekening banknya. Biaya
pengaturan ini harus ditimbang dengan manfaat dari pengurangan biaya pemrosesan internal dan
akses yang lebih cepat ke pembayaran pelanggan. Jika pembayaran pelanggan harus diproses
secara internal, dokumentasi pengiriman uang yang cepat sangat penting karena risiko kehilangan
paling besar pada saat penerimaan pertama.
- Daftar semua cek yang diterima harus disiapkan segera setelah membuka surat
- Cek juga harus disahkan secara terbatas pada saat itu
- Untuk meminimalkan risiko penyalahgunaan uang tunai atau cek yang diterima, dua orang harus
membuka semua surat masuk
- Toko ritel dan organisasi yang menerima uang tunai langsung dari pelanggan harus menggunakan
mesin kasir yang secara otomatis menghasilkan catatan tertulis dari semua uang tunai yang
diterima. Dalam situasi ini, pelanggan juga dapat berperan dalam mengendalikan penagihan kas.
Misalnya, banyak toko menggunakan tanda untuk memberi tahu pelanggan bahwa pembelian
mereka gratis jika mereka gagal mendapatkan tanda terima atau tanda terima yang ditandai
dengan bintang merah memberi mereka diskon. Kebijakan tersebut mendorong pelanggan untuk
memperhatikan bahwa karyawan benar-benar menelepon penjualan tunai dan melakukannya
dengan benar. Menerima pembayaran seluler oleh pelanggan adalah cara lain agar toko ritel dapat
mengurangi risiko karyawan mencuri pembayaran pelanggan.
- Semua pengiriman uang pelanggan harus disimpan, utuh, di bank setiap hari. Setoran harian
mengurangi jumlah uang tunai dan cek yang berisiko dicuri. Menyetorkan semua pengiriman uang
secara utuh, dan tidak menggunakannya untuk pengeluaran lain-lain, memfasilitasi rekonsiliasi
laporan bank dengan catatan penjualan, piutang, dan penerimaan kas. Sistem ERP harus
dikonfigurasi untuk mengharuskan semua transaksi pengumpulan kas diproses melalui daftar
rekening bank yang disetujui.

Jelaskan fungsi Cash Flow Budget. Berikan contoh.

Fungsi cash flow budget adalah prosedur pengendalian terbaik untuk mengurangi risiko kekurangan kas
yang tidak terduga. Cash flow budget menyajikan perkiraan arus kas masuk (proyeksi koleksi dari
penjualan) dan arus keluar (utang yang belum dibayar). Anggaran arus kas dapat mengingatkan
organisasi akan kekurangan kas jangka pendek yang tertunda, sehingga memungkinkannya untuk
merencanakan ke depan untuk mengamankan pinjaman jangka pendek atau memperhitungkan
sebagian piutangnya dengan harga terbaik. Sebaliknya, sebuah organisasi yang mengetahui kelebihan
uang tunai yang tertunda dapat mengambil langkah-langkah untuk menginvestasikan kelebihan dana
tersebut untuk mendapatkan hasil terbaik.
Uraikan sistem penjualan yang saudara ketahui (misalnya di Indomart, Alfa Mart, dan lain-lain) secara
narrative. Apakah ada kelemahan di internal controlnya? Jelaskan jawaban saudara,
Pada sistem penjualan di Shopee, pembeli masuk ke aplikasi Shopee dengan mengisikan username dan
password, jika belum memiliki akun maka pelanggan dapat membuatnya terlebih dahulu dengan
memasukan nama, alamat, dan no. telepon. Data ini akan tersimpan di Shopee untuk kepentingan
dalam transaksinya. Kemudian pembeli memilih barang yang akan dibeli kemudian melakukan checkout
dan memilih via pembayaran yang akan digunakan, dan melakukan pesanan pembelian. Kemudian
Shopee menerima pesanan pembelian tersebut dan mengirimkannya kepada penjual. Penjual dapat
mempersiapkan barang tersebut dan kemudian dikirimkan melalui ekspedisi yang telah ia pilih
sebelumnya. Setelah mengirimkan barang tersebut ke ekspedisi untuk dikirim, Shopee dapat
memberikan lokasi barang tersebut kepada pelanggan sehingga pelanggan dapat melacak barang yang
ia beli sudah sampai mana. Setelah pelanggan menerima barang tersebut dan mengkonfirmasinya maka
uang akan dicairkan kepada penjual yang masuk ke dalam ShopeePay, penjual bisa mencairkan uang
yang ada di ShopeePay ke rekening mereka. Pembeli juga bisa memberikan ulasan mengenai produknya
yang akan tersimpan dalam toko tersebut.

Kelemahan internal control pada Shopee ialah dikarenakan mereka situs berbasis online maka
kemungkinan pelanggan tidak mendapatkan produk yang tidak sesuai lebih besar, Shopee bisa
mengharuskan para penjualnya menggunakan foto asli produknya. Server pada Shopee sering
mengalami masalah sehingga tidak bisa melakukan pembelian. Terkadang Shopee juga suka kecolongan
mengenai adanya penjual yang menjual barang yang memenuhi kriteria produk yang tidak boleh dijual.