MERANCANG PROSEDUR DATA ENTRY YANG AKURAT

Tujuan Pembelajaran

1. Memahami kegunaan coding yang efektif untuk membantu pengguna dalam

menyelesaiakn tugasnya.
2. Merancang pendekatan pengambilan data yang efektif dan efisien untuk pengguna dan
sistem.
3. Mengenali bagaimana cara memastikan kualitas data melalui validasi.
4. Mengartikulasikan keunggulan keakuratan dari input pengguna pada situs web
ecommerce.

TUJUAN MASUKAN DATA

Memastikan bahwa pengguna dapat memasukkan data ke dalam sistem secara akurat paling
penting. Sekarang sudah jelas bahwa kualitas input data menentukan kualitas keluaran informasi.
Analis sistem dapat mendukung entri data yang akurat melalui pencapaian empat tujuan luas:

1. membuat pengkodean yang bermakna untuk data,

2. merancang pendekatan pengambilan data yang efisien,
3. memastikan pengambilan data yang lengkap dan efektif, dan
4. menjamin kualitas data melalui validasi.

Kualitas data adalah pengukuran seberapa konsisten mengoreksi data dalam batas yang telah
ditetapkan. Data yang dikodekan secara efektif memfasilitasi entri data yang akurat oleh manusia
melalui pemotongan pada banyaknya data, dan demikian waktu yang dibutuhkan untuk
memasukkan informasi.

Ketika pengguna memasukkan data secara efisien, entri data memenuhi kinerja yang telah
ditentukan langkah-langkah yang memberi hubungan antara waktu yang dihabiskan untuk masuk
dan jumlah data item yang dimasukkan. Pengkodean yang efektif, pengambilan dan pemasukan
data yang efektif dan efisien, dan memastikan kualitas data melalui prosedur validasi adalah
semua tujuan pemasukan data.

1
CODING YANG EFEKTIF

Salah satu cara agar data dapat dimasukkan lebih akurat dan efisien adalah melalui
pengetahuan menggunakan berbagai kode. Proses memasukkan data yang ambigu atau rumit ke
dalamnya pendek, mudah memasukkan angka atau huruf disebut coding (jangan dikelirukan
dengan pengkodean program).

Pengkodean membantu analis sistem dalam mencapai tujuan efisiensi, karena data yang
dikodekan membutuhkan lebih sedikit waktu bagi orang untuk masuk, dan dengan demikian
mengurangi jumlah item yang dimasukkan. Pengodean juga dapat membantu dalam pemilahan
data yang tepat pada titik selanjutnya dalam proses transformasi data. Selain itu, data yang
terkode dapat menghemat memori dan ruang penyimpanan yang berharga. Singkatnya,
pengkodean adalah cara yang fasih namun ringkas dalam menangkap data. Selain memberikan
akurasi dan efisiensi, kode harus memiliki tujuan yang mendukung pengguna. Jenis kode khusus
memungkinkan kami untuk memperlakukan data dengan cara tertentu.

Tujuan manusia untuk pengkodean adalah sebagai berikut:

1. Melacak sesuatu.
2. Mengklasifikasikan informasi.
3. Menyembunyikan informasi.
4. Mengumumkan informasi
5. Meminta tindakan yang tepat

Masing-masing tujuan untuk pengkodean ini dibahas dalam bagian berikut, bersama dengan
beberapa contoh kode.

2
MENJAGA HUBUNGAN DARI SESUATU

Terkadang kita hanya ingin mengidentifikasi seseorang, tempat, atau hal hanya untuk
melacaknya. Misalnya, sebuah toko yang memproduksi furnitur berlapis khusus perlu
menetapkan nomor pekerjaan untuk sebuah proyek. Tenaga penjual perlu mengetahui nama dan
alamat pelanggan, tetapi manajer tempat kerja atau pekerja yang merakit perabotan tidak perlu
tahu siapa pelanggannya. Akibatnya, nomor acak ditugaskan untuk pekerjaan itu. Nomor dapat
berupa acak atau berurutan, seperti yang dijelaskan dalam subbagian berikut.

Kode Urutan Sederhana. Kode urutan sederhana adalah nomor yang ditetapkan untuk sesuatu
jika perlu diberi nomor. Karena itu tidak ada hubungannya dengan data itu sendiri. Gambar 15.1
menunjukkan bagaimana pesanan produsen furnitur diberi nomor pesanan. Dengan referensi
mudah ini nomor, perusahaan dapat melacak pesanan dalam proses. Lebih efisien untuk
memasuki pekerjaan "5676" daripada "kursi goyang cokelat dan hitam dengan jok kulit untuk
Arthur Hook, Jr".

Menggunakan kode urutan daripada nomor acak memiliki beberapa keuntungan.

Pertama, menghilangkan kemungkinan menugaskan nomor yang sama. Kedua, memberikan
pengguna perkiraan kapan pesanan itu diterima.

Kode urutan harus digunakan ketika urutan pemrosesan membutuhkan pengetahuan

tentang urutan di mana barang masuk ke sistem atau urutan di mana peristiwa terjadi. Sebuah
contoh ditemukan dalam situasi bank menjalankan promosi khusus yang membuatnya penting
untuk mengetahui ketika seseorang mengajukan pinjaman rumah khusus, bunga rendah, karena
(semua hal lain dianggap sama), pinjaman hipotek khusus akan diberikan pada pertama datang,
pertama dilayani dasar. Dalam hal ini, menetapkan kode urutan yang benar untuk setiap
pemohon adalah penting.

Kode Derivasi Alphabetik. Kadang-kadang tidak diinginkan untuk menggunakan kode urutan.
Contoh yang paling jelas adalah ketika Anda tidak ingin seseorang membaca kode untuk mencari
tahu berapa banyak angka yang telah ditetapkan. Situasi lain di mana kode urutan mungkin tidak
berguna adalah ketika kode yang lebih kompleks diinginkan untuk menghindari kesalahan yang

3
mahal. Satu kesalahan yang mungkin terjadi adalah menambahkan pembayaran ke akun 223 saat
Anda bermaksud menambahkannya ke akun 224, karena Anda memasukkan digit yang salah.

Kode derivasi alfabetik adalah pendekatan yang umum digunakan dalam mengidentifikasi nomor
akun. Contoh pada Gambar 15.2 berasal dari label surat untuk sebuah majalah. Kode menjadi
nomor akun. Lima digit pertama berasal dari lima digit pertama kode pos pelanggan, tiga
berikutnya adalah tiga konsonan pertama dalam nama pelanggan, empat angka berikutnya
berasal dari alamat jalan, dan tiga terakhir menyusun kode untuk majalah . Tujuan utama kode
ini adalah untuk mengidentifikasi akun.

Tujuan kedua adalah mencetak label surat. Saat merancang kode ini, kode pos adalah
bagian pertama dari nomor akun. Catatan pelanggan biasanya diperbarui hanya setahun sekali,
tetapi tujuan utama dari catatan ini adalah mencetak label surat satu kali sebulan atau satu kali
seminggu. Memiliki kode pos sebagai bagian pertama dari bidang kunci utama berarti bahwa
catatan tidak harus diurutkan berdasarkan kode pos untuk pengiriman massal, karena rekaman
pada file disimpan dalam urutan kunci primer. Perhatikan bahwa tanggal kedaluwarsa bukanlah
bagian dari nomor akun, karena angka itu dapat berubah lebih sering daripada data lainnya.

Satu kerugian dari kode derivasi alfabetik terjadi ketika bagian alfabetik kecil (misalnya,
nama Po) atau ketika nama mengandung konsonan lebih sedikit daripada kode yang diperlukan.
Nama Roe hanya memiliki satu konsonan dan harus diturunkan sebagai RXX, atau diturunkan
menggunakan beberapa skema lainnya. Kerugian lainnya adalah beberapa data dapat berubah.
Mengubah alamat atau nama seseorang akan mengubah kunci utama untuk file tersebut.

Mengklasifikasi Informasi

Klasifikasi memberi kemampuan untuk membedakan antar kelas item. Klasifikasi diperlukan
untuk banyak tujuan, seperti merefleksikan bagian apa dari paket asuransi kesehatan yang

4
dijalankan seorang karyawan, atau menunjukkan siswa mana yang telah menyelesaikan
persyaratan inti dari tugas sekolahnya.

Agar bermanfaat, kelas harus saling eksklusif. Sebagai contoh, jika seorang siswa berada
di kelas F, yang berarti mahasiswa baru, setelah menyelesaikan 0 hingga 36 jam kredit, dia
seharusnya tidak dapat diklasifikasikan sebagai mahasiswa tahun kedua (S). Kelas yang tumpang
tindih adalah F? 0? 36 jam kredit, S? 32? 64 jam kredit, dan seterusnya. Data tidak jelas dan
tidak mudah diinterpretasi ketika kelas pengkodean tidak saling eksklusif.

Kode Klasifikasi. Kode klasifikasi digunakan untuk membedakan satu kelompok data dengan
karakteristik khusus dari yang lain. Kode klasifikasi dapat terdiri dari satu huruf atau angka.
Mereka adalah cara singkat mendeskripsikan seseorang, tempat, benda, atau peristiwa.

Kode klasifikasi tercantum dalam manual atau diposting sehingga pengguna dapat
menemukannya dengan mudah. Sering kali, pengguna menjadi sangat akrab dengan kode yang
sering digunakan sehingga mereka menghafalnya. Auser mengklasifikasikan item dan kemudian
memasukkan kode-nya langsung ke dalam sistem online.

Contoh pengkodean klasifikasi adalah cara Anda mungkin ingin mengelompokkan

barang-barang yang dapat dipotong pajak untuk tujuan melengkapi pajak penghasilan Anda.
Gambar 15.3 menunjukkan bagaimana kode dikembangkan untuk barang-barang seperti bunga,
pembayaran medis, kontribusi, dan sebagainya. Sistem pengkodean sederhana: Ambil huruf
pertama dari masing-masing kategori; kontribusi adalah C, pembayaran bunga adalah I, dan
persediaan adalah S.

Semua berjalan dengan baik sampai kita mendapatkan kategori lain (seperti item
komputer, pembayaran asuransi, dan langganan) yang dimulai dengan huruf yang sama yang kita
gunakan sebelumnya. Gambar 15.4 menunjukkan apa yang terjadi dalam kasus ini. Pengkodean
diregangkan sehingga kami dapat menggunakan P untuk "comPuter," N untuk "iNsurance," dan
B untuk "suBscriptions." Jelas, situasi ini jauh dari sempurna. Salah satu cara untuk menghindari
jenis kebingungan ini adalah dengan membolehkan kode lebih panjang dari satu huruf, yang
akan dibahas kemudian di bab ini di bawah subpos kode mnemonic. Menu pull-down dalam
sistem GUI sering menggunakan kode klasifikasi sebagai cara pintas untuk menjalankan fitur
menu, seperti Alt-F untuk menu File.

5
Blok Urutan Kode. Sebelumnya kami membahas kode urutan. Kode urutan blok merupakan
perpanjangan dari kode urutan. Gambar 15.5 menunjukkan bagaimana pengguna bisnis
menetapkan angka ke perangkat lunak komputer. Kategori utama perangkat lunak adalah
browser, paket basis data, dan desain Web. Ini diberi nomor urut dalam "blok," atau rentang
berikut: browser, 100–199; basis data, 200–299; Dan seterusnya. Keuntungan dari kode urutan
blok adalah bahwa data dikelompokkan sesuai dengan karakteristik umum, tetapi masih
memanfaatkan kesederhanaan menugaskan nomor berikutnya yang tersedia (dalam blok, tentu
saja) ke item berikutnya yang membutuhkan identifikasi.

MERAHASIAKAN INFORMASI

Kode dapat digunakan untuk menyembunyikan atau menyamarkan informasi yang kami tidak
ingin orang lain ketahui. Ada banyak alasan mengapa pengguna bisnis mungkin ingin melakukan
itu. Sebagai contoh, sebuah perusahaan mungkin tidak menginginkan informasi dalam file
personil untuk diakses oleh pekerja entri data. Sebuah toko mungkin menginginkan penjualnya
untuk mengetahui harga grosir untuk menunjukkan kepada mereka seberapa rendah harga yang

6
dapat mereka negosiasikan, tetapi mereka dapat menyandikan pada harga tiket untuk mencegah
pelanggan menemukan hal itu. Restoran mungkin ingin menangkap informasi tentang layanan
tanpa memberitahu pelanggan tentang nama server. Menyembunyikan informasi dan keamanan
telah menjadi sangat penting dalam beberapa tahun terakhir. Korporasi telah mulai
memungkinkan vendor dan pelanggan untuk mengakses basis data mereka secara langsung, dan
penanganan transaksi bisnis melalui Internet telah membuatnya perlu untuk mengembangkan
skema enkripsi yang ketat. Subbagian berikut menggambarkan contoh menyembunyikan
informasi melalui kode.

Kode Cipher. Mungkin metode pengkodean yang paling sederhana adalah substitusi langsung
dari satu huruf untuk huruf lainnya, satu angka untuk yang lain, atau satu huruf untuk angka.
Jenis teka-teki populer yang disebut cryptogram adalah contoh substitusi surat. Gambar 15.6
adalah contoh kode sandi yang diambil dari Buffalo, New York, department store yang
mengkodekan semua harga penurunan harga dengan kata-kata BLEACH MIND. Tidak ada yang
benar-benar ingat mengapa kata-kata itu dipilih, tetapi semua karyawan tahu mereka dengan hati,
dan kode sandi itu berhasil. Perhatikan pada gambar ini bahwa suatu barang dengan harga eceran
$ 25,00 akan memiliki harga penurunan harga BIMC, atau $ 18,75 ketika didekode huruf demi
huruf.

MENGUNGKAP INFORMASI

7
Kadang-kadang diinginkan untuk mengungkapkan informasi kepada pengguna tertentu melalui
kode. Dalam pakaian simpan, informasi tentang departemen, produk, warna, dan ukuran dicetak
bersama dengan harga tiket untuk setiap barang. Informasi ini membantu penjual dan orang-
orang stok menemukan tempat untuk barang dagangan.

Alasan lain untuk mengungkapkan informasi melalui kode adalah membuat entri data
lebih berarti bagi manusia. Nomor bagian, nama, atau deskripsi yang familier mendukung entri
data yang lebih akurat. Contoh-contoh kode dalam subbagian berikut menjelaskan bagaimana
konsep-konsep ini dapat direalisasikan.

Sistem Subsetan Berlayar Signifikan. Ketika dimungkinkan untuk mendeskripsikan suatu

produk berdasarkan keanggotaannya dalam banyak subkelompok, kita dapat menggunakan kode
subset digit-signifikan untuk membantu mendeskripsikannya. Contoh harga tiket toko pakaian
pada Gambar 15.7 adalah contoh dari kode subset signifikandigit efektif.

8
 Bagi pengamat biasa atau pelanggan, deskripsi item tampaknya merupakan satu angka
panjang. Namun, bagi salah seorang wiraniaga, jumlahnya terdiri dari beberapa angka yang lebih
kecil, masing-masing memiliki arti tersendiri. Tiga digit pertama mewakili departemen, tiga
produk berikutnya, dua warna berikutnya, dan dua ukuran terakhir.

Kode subset digit-signifikan dapat terdiri dari salah satu informasi yang benar-benar
menggambarkan produk (misalnya, angka 10 berarti ukuran 10), atau angka yang ditetapkan
secara sewenang-wenang (misalnya, 202 ditugaskan untuk berarti departemen bersalin). Dalam
hal ini, keuntungan menggunakan kode subset digit-signifikan adalah bahwa hal itu
memungkinkan untuk menemukan barang-barang milik tertentu kelompok atau kelas. Misalnya,
jika manajer toko memutuskan untuk menandai semua barang dagangan musim dingin untuk
penjualan yang akan datang, tenaga penjual dapat menemukan semua barang milik departemen
310 hingga 449, blok kode yang digunakan untuk menunjuk "musim dingin" pada umumnya.

Kode Mnemonic. Sebuah mnemonic (diucapkan nî-môn-ïk) adalah bantuan ingatan manusia.
Kode apa pun yang membantu pengguna entri data mengingat cara memasukkan data atau

9
pengguna mengingat cara menggunakan informasi dapat dianggap sebagai mnemonik.
Menggunakan kombinasi huruf dan simbol memberikan cara yang sangat jelas untuk kode
produk sehingga kode mudah dilihat dan dipahami.

Kode rumah sakit kota yang sebelumnya digunakan oleh Buffalo Regional Blood Centre
adalah mnemonic, seperti yang ditunjukkan pada Gambar 15.8. Kode-kode sederhana diciptakan
tepat karena administrator pusat darah dan analis sistem ingin memastikan bahwa kode rumah
sakit mudah dihafalkan dan diingat. Kode mnemonic untuk rumah sakit membantu mengurangi
kemungkinan darah dikirim ke rumah sakit yang salah.

Unicode

Kode memungkinkan kami untuk mengungkapkan karakter yang biasanya tidak dapat kami
masukkan atau lihat. Keyboard tradisional mendukung set karakter yang akrab bagi orang-orang
yang menggunakan karakter abjad Barat (disebut sebagai karakter Latin), tetapi banyak bahasa,
seperti Yunani, Jepang, China, atau Ibrani, tidak

gunakan alfabet Barat. Bahasa-bahasa ini dapat menggunakan huruf-huruf Yunani, atau
glyph atau simbol yang mewakili suku kata atau seluruh kata. Organisasi Standar Internasional
(ISO) telah mendefinisikan set karakter Unicode, yang mencakup semua simbol bahasa standar,
dan memiliki ruang untuk 65.535 karakter. Anda dapat menampilkan halaman Web yang ditulis
dalam abjad lain dengan mengunduh editor metode masukan dari Microsoft.

Simbol Glyph diwakili menggunakan notasi “& # xnnnn;”, di mana nnnn mewakili huruf
atau simbol tertentu, dan x berarti notasi heksadesimal, atau penomoran 16 dasar, digunakan
untuk merepresentasikan karakter Unicode. Misalnya, & # 30B3 merepresentasikan simbol
Katakana Jepang ko. Kode yang digunakan untuk kata Jepang untuk halo, konichiwa, adalah & #
x3053; & # x306B; & # x3061; & # x308F. Dalam bahasa Jepang, kata itu terlihat seperti:

10
Set lengkap karakter Unicode dikelompokkan berdasarkan bahasa dan dapat ditemukan di
www.unicode.org.

MEMINTA TINDAKAN YANG TEPAT

Kode sering diperlukan untuk menginstruksikan komputer atau pembuat keputusan tentang
tindakan apa yang harus diambil. Kode semacam itu umumnya disebut sebagai kode fungsi, dan
kode ini biasanya berupa urutan atau kode mnemonic.

Kode Fungsi. Fungsi-fungsi yang diinginkan oleh analis atau programmer agar komputer
bekerja dengan data ditangkap dalam kode-kode fungsi. Mengeja dengan tepat apa kegiatan yang
harus diselesaikan diterjemahkan ke dalam kode numerik atau alfanumerik pendek.

Gambar 15.9 menunjukkan contoh-contoh kode fungsi untuk memperbarui persediaan.

Misalkan Anda mengelola departemen susu; jika kotak yoghurt rusak, Anda akan menggunakan
kode 3 untuk menunjukkan kejadian ini. Tentu saja, data yang diperlukan untuk input bervariasi
tergantung pada fungsi apa yang diperlukan. Misalnya, menambahkan atau memperbarui catatan
hanya akan memerlukan kunci dan kode fungsi, sedangkan menambahkan catatan baru akan
membutuhkan semua elemen data untuk dimasukkan, termasuk kode fungsi.

11
PEDOMAN UMUM UNTUK CODING

Pada bagian sebelumnya, kami memeriksa tujuan untuk menggunakan berbagai jenis kode ketika
manusia dan mesin memasuki dan menyimpan data. Selanjutnya, kami memeriksa beberapa
heuristik untuk membangun sistem pengkodean. Aturan-aturan ini disorot pada Gambar 15.10.

Meringkas. Kode harus ringkas. Kode yang terlalu panjang berarti lebih banyak penekanan
tombol dan akibatnya lebih banyak kesalahan. Kode panjang juga berarti menyimpan informasi
dalam basis data akan membutuhkan lebih banyak memori.

Kode pendek lebih mudah diingat orang dan lebih mudah dimasukkan daripada kode
panjang. Jika kode harus panjang, mereka harus dipecah menjadi sub-kode. Misalnya,
5678923453127 dapat dipecah dengan tanda hubung sebagai berikut: 5678-923-453-127.
Pendekatan ini jauh lebih mudah dikelola dan mengambil keuntungan dari cara orang diketahui
memproses informasi dalam potongan pendek. Terkadang kode dibuat lebih lama dari yang
diperlukan karena suatu alasan. Nomor kartu kredit seringkali panjang untuk mencegah orang
menebak nomor kartu kredit. Visa dan MasterCard menggunakan angka 16-digit, yang akan
menampung sembilan triliun pelanggan. Karena nomor tidak ditetapkan secara berurutan,
kemungkinan untuk menebak nomor kartu kredit sangat kecil.

Tetapkan Kabel Stabil. Stabilitas berarti bahwa kode identifikasi untuk pelanggan tidak boleh
berubah setiap kali data baru diterima. Sebelumnya, kami menyajikan kode derivasi alfabetik
untuk daftar langganan majalah. Tanggal kedaluwarsa bukan bagian dari kode identifikasi
pelanggan karena kemungkinan akan berubah.

12
 Jangan ubah singkatan kode dalam sistem mnemonik. Setelah Anda memilih
codeabbreviations, jangan mencoba untuk merevisinya, karena itu sangat menyulitkan personel
entri data untuk beradaptasi.

Yakinkan Kode Yang Unik. Agar kode berfungsi, kode itu harus unik. Catat semua kode yang
digunakan dalam sistem untuk memastikan bahwa Anda tidak menugaskan nomor atau nama
kode yang sama ke item yang sama. Nomor kode dan nama adalah bagian penting dari entri
dalam kamus data, yang dibahas dalam Bab 8.

Izinkan Kode Untuk Menjadi Sortable. Jika Anda akan memanipulasi data dengan berguna,
kode-kode harus dapat diurutkan. Sebagai contoh, jika Anda melakukan pencarian teks pada
bulan-bulan dalam urutan menaik, bulan-bulan "J" akan menjadi tidak teratur (Januari, Juli, dan
kemudian Juni). Kamus diurutkan dengan cara ini, satu huruf pada satu waktu dari kiri ke kanan.
Jadi, jika Anda mengurutkan MMMDDYYYY di mana MMM singkatan untuk bulan itu, DD
untuk hari itu, dan YYYY untuk tahun ini, hasilnya akan salah.

Gambar 15.11 menunjukkan apa yang akan terjadi jika pencarian teks dilakukan pada berbagai
bentuk tanggal. Kolom ketiga menunjukkan masalah yang merupakan bagian dari krisis tahun
2000 (Y2K) yang menyebabkan beberapa alarm dan bahkan membuat sampul majalah Time.

Salah satu pelajaran yang didapat adalah memastikan bahwa pengguna dapat melakukan apa
yang Anda inginkan untuk mereka lakukan dengan kode yang Anda buat. Kode numerik jauh
lebih mudah untuk disortir daripada alfanumerik; Oleh karena itu, pertimbangkan untuk
mengkonversi ke numerik di mana pun praktis.

Menghindari Kode Yang Membuat Kekacauan. Cobalah untuk menghindari penggunaan

karakter pengkodean yang terlihat atau terdengar sama. Karakter O (huruf oh) dan 0 (angka nol)

13
mudah bingung, seperti juga huruf I dan nomor 1, dan huruf Z dan angka 2. Oleh karena itu,
kode seperti B1C dan 280Z adalah tidak memuaskan.

Salah satu contoh kode yang berpotensi membingungkan adalah Kode Pos Kanada,
seperti yang ditunjukkan pada Gambar 15.12. Format kode adalah X9X 9X9, di mana X adalah
singkatan dari huruf dan 9 merupakan angka. Satu keuntungan menggunakan huruf dalam kode
adalah untuk memungkinkan lebih banyak data dalam kode enam digit (ada 26 huruf, tetapi
hanya 10 angka). Karena kode ini digunakan secara rutin oleh orang Kanada, kode tersebut
sangat masuk akal bagi mereka. Untuk orang asing mengirim surat ke Kanada, bagaimanapun,
mungkin sulit untuk mengetahui apakah simbol kedua-ke-terakhir adalah Z atau 2.

Menjaga Keunggulan Kode. Agar efektif dan efisien bagi manusia, kode-kode harus mengikuti
bentuk yang mudah dirasakan sebagian besar waktu. Kode yang digunakan bersama, seperti
BUF-234 dan KU-3456, buruk karena yang pertama berisi tiga huruf dan tiga angka, sedangkan
yang kedua hanya memiliki dua huruf diikuti oleh empat angka.

Ketika Anda diminta untuk menambahkan tanggal, cobalah untuk menghindari

menggunakan kode MMDDYYYY dalam satu aplikasi, YYYYDDMM dalam hitungan detik,
dan MMDDYY dalam yang ketiga. Penting untuk menjaga kode seragam di antara serta di
dalam program.

Mengizinkan Untuk Modifikasi Kode. Adaptabilitas adalah fitur kunci dari kode yang bagus.
Analis harus mengingat bahwa sistem akan berkembang seiring waktu, dan sistem pengkodean
harus dapat mencakup perubahan. Jumlah pelanggan harus tumbuh, pelanggan akan mengubah
nama, dan pemasok akan mengubah cara mereka menghitung produk mereka. Analis harus dapat
meramalkan perubahan yang dapat diprediksi yang diinginkan pengguna bisnis dan
mengantisipasi berbagai kebutuhan masa depan ketika merancang kode.

14
Buat Kode Berarti. Kecuali analis ingin menyembunyikan informasi dengan sengaja, kode
harus bermakna. Kode yang efektif tidak hanya berisi informasi, tetapi juga masuk akal bagi
orang yang menggunakannya. Kode yang berarti mudah dipahami, bekerja dengan, dan diingat.
Pekerjaan entri data menjadi lebih menarik ketika bekerja dengan kode yang bermakna, bukan
hanya memasukkan serangkaian angka yang tidak berarti.

Menggunakan Kode. Kode digunakan dalam beberapa cara. Dalam program validasi, data input
diperiksa terhadap daftar kode untuk memastikan bahwa hanya kode yang valid yang telah
dimasukkan. Dalam program laporan dan penyelidikan, kode yang disimpan pada file diubah
menjadi makna kode. Laporan dan display tidak boleh menampilkan atau mencetak kode yang
sebenarnya. Jika mereka melakukannya, pengguna harus menghafal arti kode atau melihatnya
dalam manual. Kode digunakan dalam program GUI untuk membuat daftar drop-down.

TAMPILAN DATA EFEKTIF DAN EFISIEN

Untuk memastikan kualitas pengguna data masuk ke dalam sistem, penting untuk
menangkap data secara efektif. Pengambilan data telah menerima perhatian yang semakin besar
sebagai titik dalam pemrosesan informasi dimana peningkatan produktivitas yang sangat baik
dapat dilakukan. Kemajuan besar dalam meningkatkan penangkapan data telah dibuat dalam
empat dekade terakhir, karena kami telah beralih dari beberapa langkah, lambat, dan rawan
kesalahan sistem seperti keypunching untuk menggunakan sistem canggih termasuk hal-hal
seperti karakter optic recognition (OCR), kode batang, dan terminal point-of-sale.

MENENTUKAN APA YANG HARUS DITANGKAP

Keputusan tentang apa yang harus diambil mendahului interaksi pengguna dengan
sistem. Memang, itu sangat penting dalam membuat antarmuka akhirnya bermanfaat, untuk
pepatah "sampah di, sampah keluar" masih benar.

Keputusan tentang data apa yang diambil untuk input sistem dibuat di antara analis
sistem dan pengguna sistem. Banyak dari apa yang akan diambil khusus untuk bisnis tertentu.
Menangkap data, memasukkan mereka, menyimpannya, dan mengambilnya semuanya

15
merupakan upaya yang mahal. Dengan semua ini faktor dalam pikiran, menentukan apa yang
harus diambil menjadi keputusan penting.

Ada dua jenis data yang dimasukkan: data yang berubah atau berubah dengan setiap
transaksi, dan data yang secara singkat membedakan barang tertentu yang diproses dari semua
barang lainnya.

Contoh data yang dapat diubah adalah jumlah persediaan yang dibeli setiap kali ada iklan
perusahaan menempatkan pesanan dengan grosir pasokan kantor. Karena jumlah berubah
tergantung pada jumlah karyawan di perusahaan periklanan dan berapa banyak akun yang
mereka layani, data kuantitas harus dimasukkan setiap kali pesanan ditempatkan.

Contoh data diferensiasi adalah pencantuman pada catatan pasien dari pasien social. Nomor
keamanan dan tiga huruf pertama dari nama belakangnya. Dengan cara ini, pasien itu dibedakan
secara unik dari pasien lain dalam sistem yang sama.

MEMBIARKAN KOMPUTER MELAKUKAN SISANYA

Ketika mempertimbangkan data apa yang diambil untuk setiap transaksi dan data apa
yang harus diinput untuk masuk ke sistem, analis sistem harus mengambil keuntungan dari apa
yang terbaik dilakukan komputer. Dalam contoh sebelumnya agen periklanan memesan
perlengkapan kantor, tidak perlu untuk operator masuk perintah alat tulis untuk memasukkan
kembali setiap deskripsi item setiap kali pesanan diterima. Komputer dapat menyimpan dan
mengakses informasi ini dengan mudah.

Komputer dapat secara otomatis menangani tugas yang berulang, seperti mencatat
waktu transaksi,menghitung nilai-nilai baru dari input, dan menyimpan dan mengambil data
sesuai permintaan. Dengan menggunakan fitur terbaik dari komputer, desain pengambilan data
yang efisien menghindari entri data yang tidak perlu, yang pada gilirannya mengurangi banyak
kesalahan manusia dan kebosanan, dan memungkinkan orang untuk fokus pada tingkat yang
lebih tinggi atautugas-tugas kreatif.

16
 Perangkat lunak dapat ditulis untuk meminta pengguna memasukkan tanggal hari ini
atau mengambil tanggal dari jam internal komputer. Setelah masuk, sistem mulai menggunakan
tanggal itu untuk semua transaksi diproses dalam sesi entri data.

Contoh utama dari penggunaan kembali data yang dimasukkan satu kali adalah pusat
perpustakaan komputer online (OCLC) yang digunakan oleh ribuan perpustakaan di Amerika
Serikat. OCLC dibangun di atas gagasan masing-masing item yang dibeli oleh perpustakaan
hanya harus dikatalogkan sekali saja untuk selamanya. Setelah item dimasukkan, katalogisasi
informasi masuk ke dalam basis data OCLC yang besar dan dibagikan dengan berpartisipasi

perpustakaan. Dalam hal ini, implementasi dari konsep sederhana memasukkan data hanya sekali
telah disimpan waktu entri data yang sangat besar.

Kekuatan penghitungan komputer juga harus diperhitungkan ketika memutuskan apa

untuk tidak masuk kembali. Komputer mahir dalam perhitungan panjang, menggunakan data
yang sudah dimasukkan.

Misalnya, orang yang melakukan entri data dapat memasukkan nomor penerbangan dan
nomor rekening dari perjalanan udara yang diambil oleh pelanggan yang termasuk program
insentif frequent flyer. Komputer lalu menghitung jumlah mil yang diperoleh untuk setiap
penerbangan, menambahkannya ke mil yang sudah ada di pelanggan akun, dan perbarui total mil
yang terkumpul ke akun. Komputer juga dapat menandai sebuah akun yang, berdasarkan
banyaknya mil yang diterbangkan, sekarang berhak mendapatkan penghargaan. Meskipun

semua informasi ini dapat muncul di akun pelanggan yang diperbarui, satu-satunya data baru
yang dimasukkan adalah nomor penerbangan yang diterbangkan.

Dalam sistem yang menggunakan antarmuka pengguna grafis (GUI), kode sering
disimpan baik sebagai fungsi atau sebagai tabel terpisah dalam database. Ada trade-off untuk
membuat terlalu banyak tabel, karena perangkat lunak harus menemukan rekaman yang cocok
dari setiap tabel, yang dapat menyebabkan akses lambat. Jika kode relatif stabil dan jarang
berubah, kode itu dapat disimpan sebagai fungsi basis data. Jika kode sering berubah, mereka
disimpan di atas meja sehingga mudah diperbarui.

17
Gambar 15.13 menunjukkan bagaimana daftar drop-down digunakan untuk memilih kode-kode
untuk ditambahkan atau diubah catatan dalam tabel PELANGGAN. Perhatikan bahwa kode
disimpan, tetapi daftar drop-down

menampilkan kode dan arti kode. Metode ini membantu memastikan akurasi, karena pengguna
tidak perlu menebak arti kode dan tidak ada peluang untuk mengetik kode salah.

MENGHINDARI KEMACETAN DAN LANGKAH TAMBAHAN

Kemacetan dalam entri data merupakan acuan yang tepat untuk tampilan fisik sebuah
botol. Data dituangkan cepat ke dalam mulut yang lebar dari sistem hanya untuk diperlambat di
"lehernya" karena suatu artifisial contoh yang dibuat dari pemrosesan yang tidak memadai untuk
volume atau detail data yang dimasukkan. Salah satu cara penghambat dapat dihindari adalah
dengan memastikan bahwa ada kapasitas yang cukup untuk menangani data yang dimasukkan.

Cara untuk menghindari langkah tambahan ditentukan tidak hanya pada saat analisis,
tetapi juga ketika pengguna mulai berinteraksi dengan prototipe sistem. Semakin sedikit langkah
yang terlibat dalam memasukkan data, lebih sedikit peluang untuk pengenalan kesalahan.
Sehingga, di luar pertimbangan yang jelas menghemat tenaga kerja, menghindari langkah
tambahan juga merupakan cara untuk menjaga kualitas data. Sekali lagi, gunakan sistem online,

18
real-time yang menangkap data pelanggan tanpa mengharuskan penyelesaian dari suatu formulir
adalah contoh yang sangat baik untuk menyimpan langkah-langkah dalam entri data.

DIMULAI DENGAN FORMULIR YANG BAIK

Pengambilan data yang efektif hanya dapat dicapai jika pemikiran sebelumnya diberikan
kepada dokumen sumberharus mengandung. Operator entri data memasukkan data dari dokumen
sumber (biasanya beberapa jenis formulir); dokumen ini adalah sumber dari sejumlah besar
semua data sistem. Sistem online (atau metode entri data khusus seperti kode bar) dapat
menghindari kebutuhan untuk dokumen sumber, tetapi sering semacam bentuk kertas, seperti
tanda terima, dibuat pula.

Dengan bentuk yang efektif, tidak perlu memasukkan kembali informasi yang sudah
dimiliki komputerdisimpan, atau data seperti waktu atau tanggal masuk yang dapat ditentukan
oleh komputer secara otomatis. Bab11 membahas secara terperinci bagaimana dokumen formulir
atau sumber harus dirancang untuk memaksimalkan kegunaannya untuk menangkap data dan
untuk meminimalkan waktu yang diperlukan pengguna untuk menghabiskan memasukkan data
dari itu.

MEMILIH METODE ENTRI DATA

Beberapa metode entri data yang efisien, dan memilih salah satunya ditentukan oleh banyak
faktor, termasuk kebutuhan untuk kecepatan, akurasi, dan pelatihan pengguna; biaya metode
entri data (apakah itu material- atau padat karya); dan metode yang saat ini digunakan di
organisasi.

KEYBOARD. Keyboard adalah metode entri data tertua, dan tentu saja itu adalah satu dengan

anggota organisasi mana yang paling dikenal. Beberapa perbaikan telah dilakukan tahun-tahun
untuk meningkatkan keyboard. Fitur termasuk tombol fungsi khusus untuk membuka program,
kunci digunakan untuk menggulir dan menjelajahi Web, dan kunci yang dapat diprogram dengan

19
makro untuk mengurangi jumlah penekanan tombol yang diperlukan. Keyboard ergonomis dan
inframerah atau Bluetooth-enabled keyboard dan mouse juga merupakan peningkatan besar.

OPTICAL CHARACTER RECOGNITION. Pengenalan karakter optik (OCR) memungkinkan

pengguna membaca masukan dari dokumen sumber dengan scanner optik dari pada dari media
magnetik yang kita miliki membahas sejauh ini. Menggunakan perangkat OCR dapat
mempercepat input data dari 60 hingga 90 persen metode penguncian.

Peningkatan kecepatan OCR datang karena tidak perlu mengkode atau memasukkan data
dari sumber dokumen. Ini menghilangkan banyak langkah yang memakan waktu dan kesalahan-
penuh dari perangkat input lainnya. Dengan demikian, OCR menuntut sedikit keterampilan
karyawan dan pelatihan yang sepatutnya dikurangi, yang dihasilkan dalam kesalahan yang lebih
sedikit dan lebih sedikit waktu yang dihabiskan oleh karyawan dalam usaha yang berlebihan. Ini
juga mendesentralisasikan tanggung jawab untuk kualitas data langsung ke unit yang
menghasilkan itu. OCR, yang telah menjadi tersedia untuk semua, memiliki satu tambahan,
sangat praktis digunakan: transformasi faks menjadi dokumen yang bisa diedit.

METODE MASUKAN DATA LAINNYA. Metode pemasukan data lainnya juga menjadi lebih
banyak dipakai. Sebagian besar metode ini mengurangi biaya tenaga kerja dengan hanya
memerlukan sedikit keterampilan operator atau sedikit pelatihan, mereka menjadikan entri data
mirip dengan sumber data, dan mereka menghilangkan keperluan akan dokumen sumber.
Dengan demikian, mereka telah menjadi metode entri data yang cepat dan sangat andal. Data

metode entri yang dibahas dalam subbagian berikut termasuk pengenalan karakter tinta
magnetik, tanda-tanda bentuk, bentuk punch-out, kode bar, dan strip data.

Pengenalan Karakter Tinta Magnetik. Karakter tinta magnetik ditemukan di bagian

bawah bank cek dan beberapa tagihan kartu kredit. Metode ini mirip dengan OCR dalam
karakter khusus yang dibaca, tetapi penggunaannya terbatas. Entri data melalui pengenalan
karakter tinta magnetik (MICR) dilakukan melalui mesin yang membaca dan menafsirkan satu
baris material yang dikodekan dengan tinta yang dibuat partikel magnetik.

Beberapa keuntungan menggunakan MICR adalah (1) itu adalah metode yang andal dan
berkecepatan tinggi yang tidak rentan untuk menerima tanda-tanda tersesat (karena mereka tidak

20
dikodekan secara magnetis); (2) jika diperlukan pada semua pemeriksaan penarikan, itu
berfungsi sebagai tindakan pengamanan terhadap pemeriksaan yang buruk; dan (3) entri data
personel dapat melihat angka-angka yang menyusun kode jika perlu untuk memverifikasinya.

Formulir Mark-sense. Mark-sense forms memungkinkan entri data melalui penggunaan

scanner yang indra di mana tanda telah dibuat pada formulir khusus. Penggunaan umum adalah
untuk mencetak lembar jawaban untuk kuesioner survei, seperti yang ditunjukkan pada Gambar
15.14. Sedikit pelatihan personil entri diperlukan, dan volume formulir yang tinggi dapat
diproses dengan cepat.

Satu kelemahan dari bentuk tanda-tanda adalah bahwa meskipun para pembaca dapat
menentukan apakah suatu tanda telah dibuat, mereka tidak dapat menafsirkan tanda seperti yang
dilakukan oleh pembaca karakter optik. Tanda liar pada formulir dapat dimasukkan sebagai data
yang salah. Selain itu, pilihan terbatas pada jawaban yang diberikan pada formulir tanda-tanda,
formulir mengalami kesulitan dalam menangkap data alfanumerik karena ruang yang diperlukan

21
untuk satu set lengkap huruf dan angka, dan mudah bagi mereka mengisi formulir tanda-tanda
untuk menjadi bingung dan memberi tanda pada posisi yang salah.

Bar Code. Kode bar biasanya muncul pada label produk, tetapi juga muncul pada pasien
gelang identifikasi di rumah sakit dan di hampir semua konteks di mana seseorang atau objek
membutuhkan untuk diperiksa masuk dan keluar dari sistem inventaris apa pun. Kode bar dapat
dianggap sebagai metacodes, atau kode pengkodean kode, karena mereka muncul sebagai
serangkaian band sempit dan lebar pada label yang menyandikan angka atau huruf. Simbol-
simbol ini pada gilirannya memiliki akses ke data produk disimpan dalam memori komputer.
Sinar cahaya dari pemindai atau lightpen ditarik melintasi pita pada label untuk mengkonfirmasi
atau merekam data tentang produk yang sedang dipindai.

Label bar-kode, seperti yang ditunjukkan pada Gambar 15.15, termasuk elemen-elemen
berikut coding untuk produk kelontong tertentu: nomor identifikasi produsen, produk nomor
identifikasi, kode untuk memverifikasi keakuratan pemindaian, dan kode untuk menandai awal
dan ujung pemindaian. Bar coding memberikan tingkat akurasi yang sangat tinggi untuk entri
data. Ini menghemat tenaga kerja biaya untuk pengecer karena setiap barang tidak harus diberi
harga secara individual. Sebagai tambahan, bar coding memungkinkan pengambilan data
otomatis yang dapat digunakan untuk penataan kembali, lebih akurat pelacakan inventaris, dan
perkiraan kebutuhan masa depan. Harga jual atau perubahan lainnya dalam arti dari kode batang
dimasukkan ke dalam prosesor pusat, sehingga menghemat masalah penandaan turun banyak
barang. Salah satu penggunaan baru dari pengkodean bar adalah pelacakan pembelian kartu
kredit individu untuk tujuan tersebut membangun profil konsumen yang kemudian dapat
digunakan untuk memurnikan pemasaran ke individu tersebut atau jenis konsumen. Perangkat
input baru terus dikembangkan.

RFID. Umumnya dikenal sebagai RFID, identifikasi frekuensi radio memungkinkan

pengumpulan otomatis data menggunakan tag RFID atau transponder yang berisi chip dan
antena. Suatu tag RFID dapat atau mungkin tidak memiliki sumber tenaganya sendiri. Jika tidak
memiliki kekuatannya sendiri, antena hanya menyediakan daya yang cukup dari sinyal yang
masuk untuk menyalakan chip dan mengirimkan respons. Tag RFID bisa dilekatkan pada
produk, paket, hewan, atau bahkan manusia sehingga barang atau orang itu bisa diidentifikasi
menggunakan frekuensi radio.

22
 Tag RFID, juga disebut kartu kedekatan karena jangkauannya yang terbatas, dapat pasif
atau aktif. Tag RFID pasif tidak memiliki sumber daya internal; tag aktif lakukan. Tag pasif
tidak mahal (kurang dari 5 ¢ per tag) dan biasanya ukuran prangko. Mereka digunakan secara
luas toko ritel, termasuk Wal-Mart dan Target. Wal-Mart telah aktif mengejar teknologi RFID
dalam meningkatkan manajemen persediaan dan proses rantai suplai. Tag aktif jauh lebih andal
karena mereka memiliki catu daya sendiri. Departemen AS Pertahanan telah menggunakan tag
ini untuk meminimalkan biaya yang terkait dengan logistik dan peningkatan visibilitas rantai
suplai. Tag aktif hanya berharga beberapa dolar.

Untuk menangkap data pada tag RFID, pembaca diperlukan. Pembaca mengaktifkan tag
sehingga itu bisa dibaca. Pembaca men-decode data dan kode produk unik pada chip di dalam
tag, kemudian meneruskannya ke komputer host yang memproses data.

Salah satu contohnya adalah tol elektronik yang digunakan untuk kendaraan yang
melintasi jalan tol. Sebuah transponder RFID dapat ditempelkan ke kaca depan dan dibaca setiap
kali kendaraan melewati gerbang tol. Pembaca RFID bilik tol juga dapat bertindak sebagai
penulis, sehingga saldo dapat disimpan pada chip RFID.

Metro Moskow adalah sistem transportasi pertama yang menggunakan smartcard RFID
pada tahun 1998.Aplikasi lain termasuk pelacakan ternak untuk mengidentifikasi kawanan asal,
yang memungkinkan lebih baik pelacakan penyakit sapi gila, serta pelacakan RFID di toko buku,
layanan bagasi penerbangan, obat-obatan, dan bahkan pasien atau narapidana.

Tag RFID telah menemukan penggunaan umum di sebagian besar aplikasi pengiriman.
Teknologi akan segera digunakan dalam transaksi tunai elektronik umum. Mereka bahkan dapat
mengganti kode UPC karena kelebihannya termasuk keamanan (dengan mengurangi jumlah

23
barang yang dicuri) dan tidak membutuhkan pemindaian (Mereka hanya bisa melewati zona
pembaca).

RFID bukan tanpa kontroversi. Privasi adalah masalah. Seseorang yang membayar tag
item dengan kartu kredit atau kartu pembeli dapat diidentifikasi. Analis sistem perlu memikirkan
pengguna yang terlibat dan hak mereka saat mempertimbangkan apakah teknologi ini cocok
untuk aplikasi yang sedang dirancang.

MEMASTIKAN KUALITAS DATA MELALUI VALIDASI INPUT

Sejauh ini, kami telah membahas memastikan pengambilan data yang efektif ke dalam
dokumen sumber dan entri efisien data ke dalam sistem melalui berbagai perangkat input.
Meskipun kondisi ini diperlukan untuk memastikan kualitas data, mereka saja tidak cukup.

Kesalahan tidak dapat dikesampingkan sepenuhnya, dan pentingnya menangkap

kesalahan selama input, sebelum pemrosesan dan penyimpanan, tidak bisa terlalu ditekankan.
Gertakan masalah yang dibuat oleh Masukan yang salah bisa menjadi mimpi buruk, tidak sedikit
dari itu adalah bahwa banyak masalah membutuhkan waktu lama ke permukaan. Analis sistem
harus mengasumsikan bahwa kesalahan dalam data akan terjadi dan harus bekerja dengan
pengguna untuk merancang tes validasi input untuk mencegah data yang salah diproses dan
disimpan, karena kesalahan awal yang belum ditemukan untuk waktu lama mahal dan memakan
waktu lama benar.

24
 Anda tidak dapat membayangkan segala sesuatu yang akan serba salah dengan
masukan, tetapi Anda harus menutupi jenisnya kesalahan yang menimbulkan persentase masalah
terbesar. Ringkasan potensi masalah itu harus dipertimbangkan ketika memvalidasi input
diberikan pada Gambar 15.16.

MEMVALIDASI TRANSAKSI INPUT

Memvalidasi transaksi input sebagian besar dilakukan melalui perangkat lunak, yang merupakan
tanggung jawab programmer, tetapi penting bahwa analis sistem tahu masalah umum apa yang
mungkin tidak berlaku sebuah transaksi. Bisnis berkomitmen terhadap kualitas akan mencakup
pemeriksaan validitas sebagai bagian dari mereka rutin perangkat lunak.

Tiga masalah utama dapat terjadi dengan transaksi input: mengirimkan data yang salah
ke sistem, pengajuan data oleh orang yang tidak berwenang, atau meminta sistem untuk
melakukan yang tidak dapat diterima fungsi.

Mengirimkan Data Yang Salah. Contoh mengirimkan data yang salah ke sistem adalah
mencoba memasukkan nomor Jaminan Sosial pasien ke sistem penggajian rumah sakit.
Kesalahan ini biasanya tidak disengaja, tetapi harus ditandai sebelum data diproses.

25
Pengiriman Data Oleh Orang Yang Tidak Dikenal. Sistem juga harus bisa

temukan jika data yang benar dikirimkan oleh orang yang tidak berwenang. Misalnya, hanya
pembimbing apoteker harus dapat memasukkan total persediaan untuk zat yang dikendalikan di
farmasi.

Pembenaran transaksi yang diajukan oleh individu yang tidak sah berlaku untuk privasi dan
kekhawatiran keamanan seputar sistem penggajian dan catatan evaluasi karyawan itu
menentukan tingkat pembayaran, promosi, atau disiplin; file yang berisi rahasia dagang; dan file
yang disimpan informasi rahasia, seperti data pertahanan nasional.

Meminta Sistem Untuk Menyediakan Fungsi Yang Tidak Dapat Dipercaya. Kesalahan
ketiga itu membatalkan transaksi input meminta sistem untuk melakukan fungsi yang tidak dapat
diterima. Untuk Misalnya, akan menjadi logis bagi manajer sumber daya manusia untuk
memperbarui catatan yang ada karyawan saat ini, tetapi tidak valid untuk meminta sistem
membuat file baru, bukan hanya untuk memperbarui catatan yang ada.

MEMVALIDASI DATA MASUKAN

Sangat penting bahwa data input itu sendiri, bersama dengan transaksi yang diminta, adalah
valid. Beberapa tes dapat dimasukkan ke dalam perangkat lunak untuk memastikan validitas ini.

Kita pertimbangkan delapan kemungkinan cara untuk memvalidasi input.

Uji Untuk Data Hilang. Uji validitas jenis pertama menguji data untuk melihat apakah ada
barang yang hilang. Untuk beberapa situasi, semua item data harus ada. Misalnya, Jaminan
Sosial file untuk membayar tunjangan pensiun atau cacat akan menjadi tidak valid jika tidak
termasuk nomor Jaminan Sosial penerima pembayaran.

Selain itu, catatan harus menyertakan data kunci yang membedakan satu catatan dari
semua yang lain dan kode fungsi yang memberi tahu komputer apa yang harus dilakukan dengan
data. Analis system perlu berinteraksi dengan pengguna untuk menentukan item data apa yang

26
penting dan mencari tahu apakah itu luar biasa kasus pernah terjadi yang akan memungkinkan
data dianggap valid bahkan jika beberapa item data adalah hilang. Misalnya, baris alamat kedua
yang berisi nomor apartemen atau seseorang tengah inisial mungkin bukan entri yang diperlukan.

Uji Untuk Panjang Lapangan Yang Tepat. Uji validitas jenis kedua memeriksa input untuk
memastikannya panjang yang benar untuk bidang tersebut. Misalnya, jika Omaha, Nebraska,
laporan stasiun cuaca masuk komputer layanan cuaca nasional tetapi secara keliru menyediakan
kode kota dua huruf (OM) alih-alih kode kota tiga huruf nasional (OMA), data input mungkin
dianggap tidak valid, dan maka tidak akan diproses.

Uji Untuk Kelas Atau Komposisi. Tes untuk validitas kelas atau komposisi memeriksa untuk
melihat itu bidang data yang seharusnya terdiri dari angka-angka tidak termasuk huruf, dan dan
sebaliknya. Misalnya, nomor rekening kartu kredit untuk American Express tidak boleh
disertakan huruf apa saja. Menggunakan tes komposisi, program tidak boleh menerima akun
American Express angka yang mencakup huruf dan angka.

Uji Untuk Berubah Atau Reasonableness. Tes validitas untuk rentang atau kewajaran benar-
benar langkah-langkah masukan yang masuk akal yang menjawab pertanyaan apakah data
termasuk dalam suatu rentang yang dapat diterima atau apakah mereka masuk akal dalam
parameter yang telah ditentukan. Contohnya, jika seorang pengguna mencoba untuk
memverifikasi tanggal pengiriman yang diusulkan, tes jangkauan tidak akan mengizinkan
tanggal pengiriman pada tanggal 32 Oktober tidak menerima pengiriman pada bulan ke 13,
masing-masing berkisar antara 1 hingga 31 hari dan 1 hingga 12 bulan.

Tes kewajaran memastikan apakah barang masuk akal untuk transaksi. Sebagai contoh,

ketika menambahkan karyawan baru ke daftar gaji, memasuki usia 120 tahun tidak akan masuk
akal. Uji kewajaran digunakan untuk data yang kontinu, yaitu data yang memiliki rentang halus
nilai-nilai. Tes-tes ini dapat mencakup batas bawah, batas atas, atau keduanya yang lebih rendah
dan batas atas.

Uji Untuk Nilai Invalid. Memeriksa masukan untuk nilai tidak valid berfungsi jika hanya ada
beberapa yang valid nilai-nilai. Tes ini tidak layak untuk situasi di mana nilai-nilai tidak dibatasi
atau diprediksi. Tes semacam ini berguna untuk memeriksa respons di mana data dibagi menjadi

27
sejumlah terbatas kelas. Misalnya, perusahaan pialang membagi akun menjadi tiga kelas saja:
kelas 1? Aktif akun, kelas 2? akun tidak aktif, dan kelas 3? akun tertutup. Jika data ditugaskan ke
yang lain kelas melalui kesalahan, nilai-nilai tidak valid. Pemeriksaan nilai biasanya dilakukan
untuk data diskrit, yang merupakan data yang hanya memiliki nilai tertentu. Jika ada banyak
nilai, mereka biasanya disimpan di dalamnya tabel file kode. Memiliki nilai dalam file
memberikan cara mudah untuk menambah atau mengubah nilai.

Cek Lintas-Referensi. Cek referensi silang digunakan ketika salah satu elemen memiliki

hubungan dengan yang lain. Untuk melakukan pemeriksaan referensi silang, setiap bidang harus
benar dalam diri. Misalnya, harga barang yang dijual harus lebih besar daripada biaya yang
dibayarkan untuk barang. Harga harus dimasukkan, numerik, dan lebih besar dari nol. Kriteria
yang sama digunakan untuk memvalidasi biaya. Ketika harga dan biaya berlaku, mereka dapat
dibandingkan. Pemeriksaan geografis adalah jenis lain dari pemeriksaan referensi silang. Di
Amerika Serikat, Negara singkatan dapat digunakan untuk memastikan bahwa kode area telepon
valid untuk keadaan itu dan bahwa dua digit pertama kode pos berlaku untuk negara bagian.

Uji Untuk Perbandingan Dengan Data Stored. Tes selanjutnya untuk validitas data masukan
yang kami pertimbangkan adalah salah satu membandingkannya dengan data yang telah
disimpan komputer. Misalnya, yang baru nomor bagian yang dimasukkan dapat dibandingkan
dengan inventaris bagian lengkap untuk memastikan bahwa nomor tersebut ada dan sedang
dimasukkan dengan benar.

MENGATUR KODE SELF-VALIDATING (PERIKSA DIGIT). Metode lain untuk

memastikan keakuratannya data, khususnya nomor identifikasi, adalah menggunakan digit cek
dalam kode itu sendiri. Ini prosedur melibatkan dimulai dengan kode numerik asli, melakukan
beberapa matematika untuk sampai pada digit cek yang diturunkan, lalu menambahkan digit cek
ke kode asli. Itu proses matematika melibatkan mengalikan setiap digit dalam kode asli oleh
beberapa orang bobot yang ditentukan sebelumnya, menjumlahkan hasil ini, dan kemudian
membagi jumlah ini dengan sejumlah modulus. Jumlah modulus diperlukan karena jumlah
biasanya adalah angka yang besar, dan kita perlu mengurangi hasil ke satu digit. Akhirnya,
sisanya dikurangi dari jumlah modulus, memberi kami cek digit.

28
 Gambar 15.17 menunjukkan bagaimana nomor bagian lima digit untuk selang radiator
(54823) dikonversi menjadi angka enam digit yang berisi digit cek. Dalam contoh ini, bobot
yang dipilih adalah "1-31" sistem; dengan kata lain, bobot bergantian antara 1 dan 3. Setelah
digit 5, 4, 8, 2, dan 3 adalah dikalikan dengan 1, 3, 1, 3, dan 1, mereka menjadi 5, 12, 8, 6, dan 3.
Ini digit baru berjumlah 34. Berikutnya, 34 dibagi dengan jumlah modulus yang dipilih, 10,
dengan hasil 3 dan sisa 4. Itu sisa, 4, dikurangi dari jumlah modulus, 10, memberikan digit cek 6.
The angka 6 sekarang ditempelkan ke ujung nomor asli, memberi resmi kode produk untuk
radiator selang (548236).

Menggunakan Cek Digit Sistem digit cek berfungsi dengan cara berikut. Seandainya kita
memiliki bagian itu nomor 53411. Nomor ini harus diketik ke dalam sistem, dan ketika itu
sedang dilakukan, berbagai jenis kesalahan dapat terjadi. Satu kesalahan yang mungkin adalah
29
miskey satu digit; misalnya, tipe petugas di 54411 bukannya 53411. Hanya angka di tempat
ribuan tidak benar, tapi ini kesalahan dapat menyebabkan bagian yang salah dikirim.

Jenis kesalahan kedua adalah digit yang dialihkan. Biasanya terjadi bahwa angka yang
dimaksud 53411 akan diketik sebagai nomor 54311 sebagai gantinya, hanya karena dua tombol
ditekan dalam urutan terbalik. Kesalahan transposisi juga sulit untuk dideteksi manusia.

Kesalahan ini dapat dihindari melalui penggunaan digit cek karena masing-masing nomor
ini yang benar dan kesalahan-akan memiliki nomor cek digit yang berbeda, seperti yang
ditunjukkan pada Gambar 15.18.

Jika nomor bagian 53411 telah dimodifikasi menjadi 534118 (termasuk angka cek 8) dan
salah satu dari dua kesalahan baru saja dijelaskan terjadi, kesalahan akan tertangkap. Jika digit
kedua salah ketik sebagai 4, itu komputer tidak akan menerima 544118 sebagai nomor yang
valid, karena angka cek untuk 54411 akan menjadi 5, tidak 8. Demikian pula, jika digit kedua
dan ketiga diubah, seperti pada 543118, computer akan juga menolak nomor karena angka cek
untuk 54311 akan menjadi 6, bukan 8. Analis sistem memilih bobot dan nomor modulus, tetapi
setelah dipilih, mereka tidak boleh berubah. Beberapa contoh metode pembobotan dan nomor
modulus dapat ditemukan di Gambar 15.19.

VERIFIKASI KARTU KREDIT. Ketika kartu kredit dimasukkan ke dalam situs web atau
program komputer, cek pertama adalah panjang nomornya. Perusahaan kartu kredit mendesain
kartu mereka untuk disertakan jumlah digit yang berbeda. Misalnya, kartu Visa memiliki panjang
16 digit sementara American Express nomor kartu panjangnya 15 digit.

Tes lain adalah untuk mencocokkan perusahaan kartu kredit dan bank untuk
memverifikasi bahwa itu memang kartu dikeluarkan oleh perusahaan itu. Empat digit pertama

30
biasanya menandakan jenis kartu. Angka tengah biasanya mewakili bank dan pelanggan. Digit
terakhir adalah digit cek.

Selain metode verifikasi ini, pemrosesan kartu kredit menggunakan rumus angka cek
disebut formula Luhn, dibuat pada 1960-an. Misalkan kita diberi nomor 7-7-7-8-8-8, di mana
lima angka pertama mewakili nomor rekening bank dan digit terakhir adalah digit cek. Ayo
menerapkan rumus Luhn untuk melihat apakah ini adalah angka yang valid.

1. Gandakan digit terakhir kedua, lalu gandakan dua digit lainnya (mis., Lompati digit,
gandakan selanjutnya, lompati digit, gandakan yang berikutnya, dll.). Misalnya, angka 7-
7-7-8-8-8 menjadi 14-7-14-8-16-8.
2. Jika menggandakan setiap digit menghasilkan angka yang lebih besar dari 10, kurangi
dua digit ini nomor ke satu digit dengan menambahkan angka bersama-sama. Dalam
contoh kita, 14 menjadi 1 ? 4? 5 dan 16 menjadi 1? 6? 7. Dengan demikian, nomor asli
kami, 7-7-7-8-8-8 miliki telah diubah menjadi nomor baru, 5-7-5-8-7-8.
3. Sekarang tambahkan semua digit di nomor baru bersama-sama. Jadi, 5? 7? 5? 8? 7? 8?
40.
4. Lihatlah totalnya. Jika berakhir nol, angka tersebut valid sesuai dengan rumus Luhn.
Karena 40 berakhir dengan nol, kita dapat mengatakan bahwa itu melewati tes rumus
Luhn.

Rumus Luhn dapat digunakan untuk mengidentifikasi kesalahan dalam memasukkan kartu kredit
yang salah. Untuk mantancukup, nomor kartu kredit 1334-1334-1334-1334 diasumsikan valid
karena digitnomor yang diubah 2364-2364-2364-2364 akan menambah hingga 60, angka yang
berakhir dengan nol. Jika sebuahpengguna salah memasukkan angka yang salah, totalnya tidak
akan menjadi kelipatan nol.

Rumus Luhn tidak menangkap setiap kesalahan. Jika pengguna membuat kesalahan dalam
memasukilebih dari satu digit, misalnya memasukkan 1334-1334-1334-3314, total yang
ditransformasikan angka, 2364-2364-2364-6324, masih 60. Kesalahan transposisi ini (membalik
kedua terakhir dan digit keempat terakhir) tidak akan tertangkap.

Perusahaan kartu kredit juga menggunakan tanggal kedaluwarsa dan kode verifikasi tiga atau
empat digit, sering ditulis di sisi belakang kartu untuk keamanan lebih lanjut.

31
 Tujuh tes untuk memeriksa validitas input bisa sangat membantu untuk melindungi
system dari entri dan penyimpanan data yang salah. Selalu menganggap kesalahan manusia
dalam masukan lebih banyak mungkin daripada tidak terjadi. Merupakan tanggung jawab Anda
untuk memahami kesalahan mana yang akan membuat data tidak valid, dan bagaimana
menggunakan komputer untuk menjaga dari kesalahan manusia dan dengan demikian membatasi
intrusi mereka ke data sistem

Proses Validasi

Penting untuk memvalidasi setiap bidang hingga valid atau kesalahan terdeteksi. Pesanan data
pengujian adalah untuk pertama memeriksa data yang hilang. Kemudian tes sintaks dapat
memeriksa panjang data masuk dan periksa kelas dan komposisi yang tepat. Hanya setelah
sintaks benar adalah semantik, atau makna, dari data yang divalidasi. Ini termasuk tes kisaran,
wajar, atau nilai, diikuti dengan tes cek digit.

Layar GUI membantu mengurangi jumlah kesalahan input manusia ketika mereka
memasukkan radio tombol, kotak centang, dan daftar drop-down. Ketika tombol radio
digunakan, satu harus ditetapkan sebagai default, dan satu-satunya cara tidak akan dicentang
32
adalah jika pengguna mengklik tombol radio yang berbeda. Di kasus daftar drop-down, pilihan
pertama harus berisi pesan yang memberitahukan pengguna ubah daftar. Jika pilihan pertama
masih dipilih ketika formulir dikirim, pesan harus menginformasikan pengguna untuk memilih
opsi yang berbeda.

Biasanya memvalidasi satu bidang dilakukan dengan serangkaian IF. . . Pernyataan

ELSE, tapi di sana juga metode validasi pola. Biasanya pola-pola ini ditemukan dalam desain
database (seperti dalam Microsoft Access) tetapi dapat dimasukkan dalam bahasa pemrograman,
seperti Perl, JavaScript, dan Skema XML. Pola ini disebut ekspresi reguler dan mengandung
simbol yang mewakili jenis data yang harus ada dalam suatu bidang. Gambar 15.20
mengilustrasikan karakter yang digunakan dalam JavaScript ekspresi reguler.

Contoh validasi pola yang digunakan untuk menguji alamat email adalah

[A-Za-z0-9] \ w {2,} @ [A-Za-z0-9] {3,} \. [A-Za-z] {3} /

Arti dari pola ini adalah sebagai berikut: Huruf pertama harus huruf besar, huruf kecil
surat, atau angka ([A-Za-z0-9]). Ini diikuti oleh dua atau lebih karakter yang ada surat, jumlah,
atau garis bawah (\ w {2,}). Sana kemudian harus menjadi simbol @, diikuti oleh setidaknya tiga
huruf atau angka, jangka waktu, dan tepat tiga karakter setelah periode tersebut.

Pemeriksaan referensi silang mengasumsikan bahwa validitas satu bidang mungkin

bergantung pada nilai bidang lain. Contoh pemeriksaan referensi silang memeriksa tanggal yang
valid. Dalam satu yang sangat istimewa kasus, validitas hari dalam bulan tergantung pada tahun.
Bahwa adalah, 29 Februari hanya sah selama tahun kabisat. Setelah satu bidang telah dicentang,
Anda dapat melakukan referensi silang pemeriksaan. Tentunya, jika salah satu bidang tidak
benar, pemeriksaan referensi silang tidak berarti dan harus tidak dilakukan.

Dokumen XML dapat divalidasi dengan membandingkannya dengan definisi jenis

dokumen (DTD) atau skema (lihat Bab 8). DTD akan memeriksa untuk melihat apakah format
dokumen valid, tetapi skema jauh lebih kuat dan akan memeriksa jenis data, seperti pendek atau
bilangan bulat panjang, angka desimal, atau tanggal. Skema juga akan memeriksa rentang nilai,
nomor digit ke kiri dan kanan dari titik desimal, dan nilai-nilai kode. Ada alat gratis untuk

33
memvalidasi DTD atau skema. IEXMLTLS adalah ekstensi Microsoft untuk Internet Explorer
yang ditambahkan opsi menu baru ketika pengguna mengklik kanan dalam dokumen XML.

KEUNGGULAN AKURASI DI LINGKUNGAN ECOMMERCE

Salah satu dari banyak bonus transaksi e-niaga adalah peningkatan keakuratan data, karena
empat alasan:

1. Pelanggan umumnya memasukkan atau memasukkan data itu sendiri.

2. Data yang dimasukkan oleh pelanggan disimpan untuk digunakan nanti.
3. Data yang dimasukkan pada titik penjualan digunakan kembali di seluruh proses
pemenuhan pesanan.
4. Informasi digunakan sebagai umpan balik kepada pelanggan.

Seorang analis perlu menyadari keuntungan yang dihasilkan dari e-commerce dan elektronik
menangkap dan menggunakan informasi.

34
Pelanggan Mengetik Data Mereka Sendiri

Pertama, pelanggan tahu informasi mereka sendiri lebih baik daripada orang lain. Mereka tahu
cara mengeja alamat jalan mereka, mereka tahu apakah mereka tinggal di "Drive" atau "Jalan,"
dan mereka tahu mereka kode area sendiri. Jika informasi ini dikirimkan melalui telepon, lebih
mudah untuk membuat kesalahan mengeja alamat; jika dimasukkan dengan menggunakan
formulir kertas faks, kesalahan dapat terjadi jika transmisi faks susah untuk membaca. Jika
pengguna memasukkan informasi mereka sendiri, bagaimanapun, akurasi meningkat.

Menyimpan Data untuk Penggunaan Selanjutnya

Setelah pelanggan memasukkan informasi, informasi itu mungkin disimpan di komputer pribadi
mereka. Jika mereka kembali ke situs e-niaga itu dan mengisi formulir yang sama untuk
menyelesaikan transaksi kedua, mereka akan menyaksikan keuntungan menyimpan informasi
ini. Ketika mereka mulai mengetikkan nama mereka, daftar drop-down akan meminta mereka
dengan nama lengkap mereka meskipun hanya beberapa karakter yang dimasukkan. Dengan
mengklik pada prompt ini, nama lengkap dimasukkan dan tidak diperlukan pengetikan lebih
lanjut untuk bidang ini. Pelengkapan otomatis ini fitur dapat menyarankan kecocokan untuk
informasi kartu kredit dan kata sandi juga, dan informasi ini dienkripsi sehingga situs Web tidak
dapat membaca informasi yang disimpan di komputer pengguna.

Perusahaan yang ingin menyimpan informasi untuk mengaktifkan transaksi yang lebih
cepat dan lebih akurat jadi dalam file kecil yang disebut cookie. Informasi pribadi hanya dapat
diakses oleh perusahaan itu menempatkan cookie di komputer pengguna.

Menggunakan Data melalui Proses Pemenuhan Pesanan

Ketika perusahaan menangkap informasi dari pesanan pelanggan, mereka dapat menggunakan
dan menggunakan kembali informasi itu seluruh proses pemenuhan pesanan keseluruhan. Oleh
karena itu, informasi dikumpulkan untuk diselesaikan pesanan juga dapat digunakan untuk
mengirim faktur ke pelanggan, dapatkan produk dari gudang, kirim produk, kirim umpan balik
ke pelanggan, dan pasang kembali produk dengan memberi tahu itu pabrikan. Ini juga dapat
digunakan lagi untuk mengirim katalog kertas ke pelanggan atau mengirim yang khusus
menawarkan melalui email.

35
 Perangkat tambahan e-commerce ini menggantikan pendekatan tradisional, yang
menggunakan kertas berbasis proses pengadaan dengan pesanan pembelian yang dikirim melalui
faks atau surat. Proses elektronik ini tidak hanya mempercepat pengiriman produk, tetapi juga
meningkatkan akurasi sehingga produk dikirim ke alamat yang benar. Alih-alih membaca faks
atau surat dikirim, pengirim lebih banyak menggunakan tepat versi elektronik dari data.
Informasi elektronik memungkinkan manajemen rantai pasokan yang lebih baik, termasuk
memeriksa ketersediaan produk dan sumber daya secara elektronik, dan mengotomatiskan
perencanaan, penjadwalan, dan perkiraan.

Memberikan Umpan Balik kepada Pelanggan

Konfirmasi dan pembaruan status pesanan adalah cara untuk meningkatkan umpan balik kepada
pelanggan. Jika seorang pelanggan menerima konfirmasi kesalahan dalam pesanan yang baru
saja ditempatkan, pesanan dapat segera diperbaiki. Sebagai contoh, anggaplah seorang pelanggan
keliru mengirimkan pesanan untuk dua salinan DVD daripada satu. Setelah mengirimkan
pesanan, pelanggan menerima email konfirmasi pesanan. Pelanggan melihat kesalahan, segera
menghubungi perusahaan, dan memerintahkan koreksi, dengan demikian menghindari harus
mengembalikan salinan ekstra dari DVD. Akurasi ditingkatkan dengan umpan balik yang lebih
baik.

RINGKASAN

Memastikan kualitas input data ke sistem informasi sangat penting untuk memastikan kualitas
output. Itu kualitas data yang dimasukkan dapat ditingkatkan melalui pengkodean yang efektif,
pengambilan data yang efektif dan efisien, dan validasi data.

Entri data oleh manusia dapat dipercepat melalui penggunaan pengkodean yang efektif,
yang menempatkan data ke dalam urutan pendek digit dan / atau huruf. Kedua kode urutan
sederhana dan kode derivasi alfabetik dapat digunakan untuk mengikuti kemajuan barang yang
diberikan. Kode klasifikasi dan kode urutan blok berguna untuk membedakan kelas barang dari
satu sama lain.

Kode sandi juga berguna karena dapat menyembunyikan informasi itu aku sensitif atau
dibatasi untuk karyawan. Kode juga bermanfaat untuk mengungkapkan informasi kepada

36
pengguna, karena mereka dapat memungkinkan karyawan untuk mencari item dalam stok dan
juga membuat entri data lebih bermakna. Kode subset signifikan-digit menggunakan
subkelompok dari digit untuk mendeskripsikan suatu produk. Kode mnemonik juga
mengungkapkan informasi dengan berfungsi sebagai alat bantu memori manusia bahwa dapat
membantu operator entri data memasukkan data dengan benar atau membantu pengguna. Itu
Kumpulan karakter Unicode termasuk semua simbol bahasa standar. Kamu dapat menampilkan
Web halaman yang ditulis dalam abjad lain dengan mengunduh editor inputmethod dari
Microsoft. Kode fungsi adalah cara pintas yang berguna untuk menginformasikan komputer atau
orang-orang tentang fungsi apa yang harus dilakukan atau tindakan apa yang harus dilakukan.

Entri data yang efektif juga harus mempertimbangkan perangkat input. Bentuk yang
dirancang dengan baik dan efektif yang berfungsi sebagai sumber dokumen adalah langkah
pertama. Data dapat diinput melalui berbagai metode, masing-masing dengan berbagai kecepatan
dan keandalan. Keyboard telah dirancang ulang untuk efisiensi dan ergonomis yang
ditingkatkan. Opticalcharacter recognition (OCR), pengenalan karakter tinta magnetik (MICR),
dan tanda-rasa membentuk setiap kapasitas khusus untuk meningkatkan efisiensi. Kode bar juga
mempercepat entri data, meningkatkan akurasi data, dan meningkatkan keandalan. RFID
memungkinkan pengumpulan data otomatis menggunakan tag RFID pada produk, orang,
oranimal. Mereka dapat meningkatkan manajemen persediaan dan proses rantai suplai.

Entri data yang akurat juga dapat ditingkatkan melalui penggunaan validasi input. Analis
harus bekerja dengan pengguna untuk mendesain tes validasi masukan untuk mencegah data
yang salah diproses dan disimpan, yang sangat merugikan dan berpotensi merugikan.

Transaksi masukan harus diperiksa untuk memastikan permintaan diterima, disahkan, dan
benar. Inputdata dapat divalidasi melalui perangkat lunak menggunakan beberapa jenis tes yang
memeriksa data yang hilang, panjang dataitems, jangkauan dan kewajaran data, dan nilai-nilai
tidak valid untuk data. Data masukan juga bisa dibandingkan dengan.

37