MERANCANG PROSEDUR ENTRI DATA YANG AKURAT

Tujuan Pembelajaran

1. Memahami kegunaan dari pengkodean yang efektif untuk membantu pengguna dalam
menyelesaiakn tugasnya.
2. Merancang pendekatan pengambilan data yang efektif dan efisien untuk pengguna dan
sistem.
3. Mengenali bagaimana memastikan kualitas data melalui validasi.
4. Mengartikulasikan keunggulan keakuratan dari masukan pengguna pada situs web
ecommerce.

TUJUAN ENTRI DATA

Memastikan bahwa pengguna dapat mengentri data ke dalam sistem secara akurat adalah yang
paling penting. Sekarang sudah jelas bahwa kualitas input data menentukan kualitas output
informasi. Analis sistem dapat mendukung entri data yang akurat melalui 4 pencapaian tujuan
yang jelas:

1. Membuat pengkodean yang bermakna untuk data,

2. Merancang pendekatan pengambilan data yang efisien,
3. Memastikan data yang diambil lengkap dan efektif, dan
4. Memastikan kualitas data melalui validasi.

Kualitas data adalah pengukuran seberapa konsisten mengoreksi data dalam batas yang
telah ditetapkan. Data yang dikodekan secara efektif memfasilitasi entri data yang akurat oleh
manusia melalui pemotongan jumlah data, sehingga membutuhkan waktu untuk memasukkan
informasi.

Ketika pengguna memasukkan data secara efisien, menemukan pengukuran kinerja yang
ditentukan yang memberikan hubungan antara waktu yang dihabiskan untuk entri dan jumlah
item data yang dimasukkan. Keefektifan entri data juga berarti bahwa data dimasukkan secara
cepat dan dengan mudah diuraikan dengan operator masukan data atau sistem informasi.

1
Pengkodean yang efektif, pengambilan dan pemasukan data yang efektif dan efisien, dan
memastikan kualitas data melalui prosedur validasi semua adalah tujuan entri data.

PENGKODEAN YANG EFEKTIF

Salah satu cara agar data dapat dimasukkan lebih akurat dan efisien adalah melalui pengetahuan
menggunakan berbagai kode. Proses memasukkan data yang ambigu atau rumit lebih
pendek/sedikit pendek, memasukkan angka atau huruf yang lebih mudah disebut pengkodean
(jangan dikelirukan dengan pengkodean program).

Pengkodean membantu analis sistem dalam mencapai tujuannya secara efisien, karena data
yang dikodekan membutuhkan lebih sedikit waktu untuk masuk, sehingga mengurangi jumlah
item yang dimasukkan. Pengodean juga dapat membantu dalam pemilahan data yang tepat pada
titik selanjutnya dalam proses transformasi data. Selain itu, data yang terkode dapat menghemat
memori dan ruang penyimpanan yang berharga. Singkatnya, pengkodean adalah cara yang fasih
namun ringkas dalam mengambil data. Selain memberikan akurasi dan efisiensi, kode harus
memiliki tujuan yang membantu pengguna. Jenis kode khusus memungkinkan untuk
memperlakukan data dengan cara tertentu.

Tujuan pengkodean adalah sebagai berikut:

1. Melacak sesuatu.
2. Mengklasifikasikan informasi.
3. Menyembunyikan informasi.
4. Mengumumkan informasi
5. Meminta tindakan yang tepat

Masing-masing tujuan untuk pengkodean ini dibahas dalam bagian berikut, bersama dengan
beberapa contoh kode.

MELACAK SESUATU

Terkadang kita hanya ingin mengidentifikasi seseorang, tempat, atau hal hanya untuk
melacaknya. Misalnya, sebuah toko yang memproduksi furnitur berlapis menurut pesanan perlu

2
menetapkan nomor pekerjaan untuk sebuah proyek. Bagian penjual perlu mengetahui nama dan
alamat pelanggan, tetapi manajer toko atau pekerja yang merakit perabot tidak perlu tahu siapa
pelanggannya. Akibatnya, nomor acak ditugaskan untuk pekerjaan itu. Angka bisa berupa acak
atau berurutan, seperti yang dijelaskan dalam subbagian berikut:

Kode Urutan Sederhana. Kode urutan sederhana adalah nomor yang ditetapkan untuk sesuatu
jika perlu diberi nomor. Karena itu tidak ada hubungannya dengan data itu sendiri. Gambar 15.1
menunjukkan bagaimana pesanan produsen furnitur diberi nomor pesanan. Dengan nomor
referensi yang mudah ini, perusahaan dapat melacak pesanan dalam proses. Lebih efisien untuk
memasuki pekerjaan "5676" daripada "kursi goyang cokelat dan hitam dengan jok kulit untuk
Arthur Hook, Jr".

Menggunakan kode yang berurutan memiliki beberapa keuntungan dari pada nomor acak.
Pertama, menghilangkan kemungkinan ditetapkannya nomor yang sama. Kedua, memberikan
perkiraan kepada pengguna kapan pesanan itu diterima.

Kode yang berurutan seharusnya digunakan ketika pemrosesan pesanan membutuhkan

pengetahuan tentang urutan barang mana yang akan dimasukkan ke sistem atau urutan dimana
kejadian yang sedang terjadi. Contohnya: Sebuah bank menjalankan promosi khusus yang sangat
penting untuk mengetahui saat seseorang mengajukan pinjaman khusus, bunga rendah, karena
(semua hal lain dianggap sama), pinjaman hipotek khusus akan diberikan pada saat pertama kali
datang, dasar pertama dilayani. Dalam hal ini, menetapkan kode urutan yang benar untuk setiap
pemohon adalah penting.

Kode Derivasi Alphabetik. Terkadang ada saatnya tidak inginmenggunakan kode yang
berurutan. Contoh yang paling jelas adalah ketika Anda tidak ingin seseorang membaca kode
untuk mencari tahu berapa banyak angka yang telah ditetapkan. Situasi lain di mana kode urutan
mungkin tidak berguna adalah ketika kode yang lebih kompleks diinginkan untuk menghindari

3
kesalahan yang merugikan. Satu kesalahan yang mungkin terjadi adalah menambahkan
pembayaran ke akun 223 saat Anda bermaksud menambahkannya ke akun 224, karena Anda
memasukkan digit yang salah.

Kode derivasi alfabetik adalah pendekatan umumnya digunakan dalam mengidentifikasi

nomor akun. Contoh pada Gambar 15.2 berasal dari label surat untuk sebuah majalah. Kode
menjadi nomor akun. Lima digit pertama berasal dari lima digit pertama kode pos pelanggan,
tiga berikutnya adalah tiga konsonan pertama dalam nama pelanggan, empat angka berikutnya
berasal dari alamat jalan, dan tiga terakhir kode untuk majalah . Tujuan utama kode ini adalah
untuk mengidentifikasi akun.

Tujuan kedua adalah mencetak label surat. Saat merancang kode ini, kode pos adalah
bagian pertama dari nomor akun. Catatan pelanggan biasanya diperbarui hanya sekali setahun,
tetapi tujuan utama dari catatan ini adalah mencetak label surat satu kali sebulan atau satu kali
seminggu. Memiliki kode pos sebagai bagian pertama dari kunci utama berarti bahwa catatan
tidak harus diurutkan berdasarkan kode pos untuk pengiriman massal, karena rekaman pada file
disimpan dalam urutan utama. Perhatikan bahwa tanggal kedaluwarsa bukanlah bagian dari
nomor akun, karena angka itu dapat berubah lebih sering daripada data lainnya.

Salah satu kerugian dari kode derivasi alfabetik terjadi ketika bagian alfabetik kecil
(misalnya, nama Po) atau ketika nama mengandung konsonan lebih sedikit daripada kode yang
diperlukan. Nama Roe hanya memiliki satu konsonan dan harus derivasi sebagai RXX, atau
derivasi menggunakan beberapa skema lainnya. Kerugian lainnya adalah beberapa data dapat
berubah. Mengubah alamat atau nama seseorang akan mengubah kunci utama untuk file tersebut.

4
MENGKLASIFIKASI INFORMASI

Klasifikasi memberikan kemampuan untuk membedakan golongan antar item. Klasifikasi

dibutuhkankan untuk tujuan yang banyak, seperti merefleksikan bagian dari jaminan rencana
asuransi kesehatan yang dijalankan seorang karyawan, atau menunjukkan siswa mana yang telah
menyelesaikan kewajiban tugas sekolahnya.

Agar bermanfaat, kelas harus saling eksklusif. Sebagai contoh, jika seorang siswa berada di
kelas F, yang berarti mahasiswa baru, yang telah menyelesaikan 0 hingga 36 jam kredit, dia
seharusnya tidak dapat diklasifikasikan sebagai mahasiswa tahun kedua (S). Kelas yang tumpang
tindih akan menjadi F=0-36 jam kredit, S=32-64 jam kredit, dan seterusnya. Data tidak jelas dan
tidak mudah diinterpretasi golongan pengkodean tidak saling eksklusif.

Kode Klasifikasi. Kode klasifikasi digunakan untuk membedakan satu kelompok data dengan
karakteristik khusus dari yang lain. Kode klasifikasi dapat terdiri dari satu huruf atau angka. Itu
yang mana cara singkat mendeskripsikan seseorang, tempat, benda, atau peristiwa.

Kode klasifikasi dicantumkan secara manual atau diposting sehingga pengguna dapat
menemukannya dengan mudah. Sering kali, pengguna menjadi sangat akrab dengan kode yang
sering digunakan sehingga mereka menghafalnya. Pengguna mengklasifikasikan item dan
kemudian memasukkan kode-nya langsung ke dalam sistem online.

Contoh pengkodean klasifikasi adalah Anda mungkin ingin mengelompokkan biaya-biaya

yang dapat dipotong pajak untuk tujuan melengkapi pajak penghasilan Anda. Gambar 15.3
menunjukkan bagaimana kode dikembangkan untuk biaya-biaya seperti bunga, pembayaran
medis, kontribusi, dan sebagainya. Sistem pengkodean sederhana, Ambil huruf pertama dari
masing-masing kategori; kontribusi adalah C, pembayaran bunga adalah I, dan persediaan adalah
S.

5
 Semua berjalan dengan baik sampai kita mendapatkan kategori lain (seperti item
komputer, pembayaran asuransi, dan langganan) yang dimulai dengan huruf yang sama yang kita
gunakan sebelumnya. Gambar 15.4 menunjukkan apa yang terjadi dalam kasus ini. Pengkodean
diregangkan sehingga kami dapat menggunakan P untuk "comPuter," N untuk "iNsurance," dan
B untuk "suBscriptions." Jelas, situasi ini jauh dari sempurna. Salah satu cara untuk menghindari
tipe kebingungan ini adalah dengan membolehkan kode lebih panjang dari satu huruf, yang akan
dibahas kemudian di bab ini di bawah subpos kode mnemonic. Menu pull-down dalam sistem
GUI sering menggunakan kode klasifikasi sebagai cara pintas untuk menjalankan fitur menu,
seperti Alt-F untuk menu File.

Urutan Kode Blok. Sebelumnya kami membahas kode urutan. Urutan kode blok merupakan
perpanjangan dari kode urutan. Gambar 15.5 menunjukkan bagaimana pengguna bisnis
menetapkan angka ke perangkat lunak komputer. Kategori utama perangkat lunak adalah
browser, paket basis data, dan desain Web. Ini diberi nomor urut dalam "blok," atau rentang
berikut: browser, 100–199; basis data, 200–299; Dan seterusnya. Keuntungan dari kode urutan
blok adalah bahwa data dikelompokkan sesuai dengan karakteristik umum, tetapi masih
memanfaatkan penetapan menugaskan nomor berikutnya yang tersedia (tentu saja dalam blok)
ke item berikutnya yang membutuhkan identifikasi.

6
KODE RAHASIA

Kode dapat digunakan untuk menyembunyikan atau menyamarkan informasi yang tidak ingin
orang lain ketahui. Ada banyak alasan mengapa pengguna bisnis mungkin ingin melakukan itu.
Sebagai contoh, sebuah perusahaan mungkin tidak menginginkan informasi dalam file personil
untuk diakses oleh pekerja entri data. Sebuah toko mungkin menginginkan penjualnya untuk
mengetahui harga grosir untuk menunjukkan kepada mereka seberapa rendah harga yang dapat
mereka negosiasikan, tetapi mereka dapat menyandikan pada kartu harga untuk mencegah
pelanggan menemukan hal itu. Restoran mungkin ingin menangkap informasi tentang layanan
tanpa memberitahu pelanggan nama servernya. Menyembunyikan informasi dan keamanan telah
menjadi sangat penting dalam beberapa tahun terakhir. Korporasi mulai memungkinkan vendor
dan pelanggan untuk mengakses basis data mereka secara langsung, dan penanganan transaksi
bisnis melalui Internet membuatnya perlu untuk mengembangkan skema enkripsi yang ketat.
Subbagian berikut menggambarkan cara menyembunyikan informasi melalui kode.

Kode Cipher. Mungkin metode pengkodean yang paling sederhana adalah substitusi langsung
dari satu huruf untuk huruf lainnya, satu angka untuk angka yang lain, atau satu huruf untuk satu
angka. Jenis teka-teki yang populer disebut cryptogram adalah contoh substitusi surat. Gambar
15.6 adalah contoh kode sandi yang diambil dari Buffalo, New York, department store yang
mengkodekan semua penurunan harga dengan kata-kata BLEACH MIND. Tidak ada yang
benar-benar ingat mengapa kata-kata itu dipilih, tetapi semua karyawan mengetahuinya mereka

7
dengan hati, dan kode sandi itu berhasil. Perhatikan pada gambar ini bahwa suatu barang dengan
harga eceran $ 25,00 akan memiliki penurunan harga BIMC, atau $ 18,75 ketika didekode huruf
demi huruf.

MENGUNGKAP INFORMASI

Kadang kala kita ingin mengungkapkan informasi kepada pengguna tertentu melalui kode. Pada
toko pakaian, informasi tentang departemen, produk, warna, dan ukuran dicetak bersama dengan
kartu harga untuk setiap barang. Informasi ini membantu penjual dan staff gudang menentukan
tempat untuk barang dagang.

Alasan lain untuk mengungkapkan informasi melalui kode adalah membuat entri data lebih
berarti bagi orang-orang. Nomor bagian, nama, atau deskripsi yang familier mendukung entri
data yang lebih akurat. Contoh-contoh kode dalam subbagian berikut menjelaskan bagaimana
konsep-konsep ini dapat direalisasikan.

Sistem Subset Berlayar Signifikan. Ketika dimungkinkan untuk mendeskripsikan suatu produk
berdasarkan keanggotaannya dalam banyak subkelompok, kita dapat menggunakan kode subset
digit-signifikan untuk membantu mendeskripsikannya. Contoh kartu harga toko pakaian pada
Gambar 15.7 adalah contoh dari kode subset signifikandigit yang efektif.

8
 Bagi pengamat biasa atau pelanggan, deskripsi item tampaknya merupakan angka yang
panjang. Namun, bagi salah seorang wiraniaga, jumlahnya terdiri dari beberapa angka yang lebih
kecil, masing-masing memiliki arti tersendiri. Tiga digit pertama mewakili departemen, tiga
berikutnya produk, dua berikutnya warna, dan dua terakhir ukuran.

Kode subset digit-signifikan dapat terdiri dari salah satu informasi yang benar-benar
menggambarkan produk (misalnya, angka 10 berarti ukuran 10), atau angka yang ditetapkan
secara sewenang-wenang (misalnya, 202 ditetapkan sebagai departemen bersalin). Dalam hal ini,
keuntungan menggunakan kode subset digit-signifikan adalah bahwa hal itu memungkinkan
untuk menemukan barang-barang milik kelompok atau kelas tertentu. Misalnya, jika manajer
toko memutuskan untuk menandai semua barang dagangan musim dingin untuk penjualan yang
akan datang, tenaga penjual dapat menemukan semua barang milik departemen 310 hingga 449,
blok kode yang digunakan untuk menunjuk "musim dingin" pada umumnya.

Kode Mnemonic. Sebuah mnemonic (diucapkan nî-môn-ïk) adalah bantuan ingatan manusia.
Kode apa pun yang membantu pengguna entri data mengingat cara memasukkan data atau

9
mengingatkan pengguna cara menggunakan informasi dapat dianggap sebagai mnemonik.
Menggunakan kombinasi huruf dan simbol yang menarik memberikan cara yang sangat jelas
untuk pengkodean sebuah produk sehingga kode mudah dilihat dan dipahami.

Kode rumah sakit kota yang sebelumnya digunakan oleh Buffalo Regional Blood Centre
adalah mnemonic, seperti yang ditunjukkan pada Gambar 15.8. Kode-kode sederhana diciptakan
tepat karena administrator pusat darah dan analis sistem ingin memastikan bahwa kode rumah
sakit mudah dihafalkan dan diingat. Kode mnemonic untuk rumah sakit membantu mengurangi
kemungkinan darah dikirim ke rumah sakit yang salah.

UNICODE

Kode memungkinkan untuk mengungkapkan karakter yang biasanya tidak dapat diinputkan atau
dilihat. keyboard tradisional mendukung set karakter yang familiar bagi orang-orang yang
menggunakan karakter abjad Barat (disebut sebagai karakter Latin), tetapi banyak bahasa, seperti
Yunani, Jepang, China, atau Ibrani, menggunakan alfabet Barat. Bahasa-bahasa ini mungkin
menggunakan huruf-huruf Yunani, atau glyph atau simbol yang mewakili suku kata atau seluruh
kata. Organisasi Standar Internasional (ISO) telah mendefinisikan set karakter Unicode, yang
mencakup semua simbol bahasa standar, dan memiliki ruang untuk 65.535 karakter. Anda dapat
menampilkan halaman Web yang ditulis dalam abjad lain dengan mengunduh editor metode
masukan dari Microsoft.

Simbol Glyph diwakili menggunakan notasi “& # xnnnn;”, di mana nnnn mewakili huruf
atau simbol tertentu, dan x berarti notasi heksadesimal, atau 16 penomoran dasar, digunakan
untuk merepresentasikan karakter Unicode. Misalnya, & # 30B3 merepresentasikan simbol

10
Katakana Jepang ko. Kode yang digunakan untuk kata Jepang untuk halo, konichiwa, adalah & #
x3053; & # x306B; & # x3061; & # x308F. Dalam bahasa Jepang, kata itu terlihat seperti:

Set lengkap karakter Unicode dikelompokkan berdasarkan bahasa dan dapat ditemukan di
www.unicode.org.

MEMINTA TINDAKAN YANG TEPAT

Seringnya kode dibutuhkan untuk menginstruksikan komputer atau pembuat keputusan tentang
tindakan apa yang harus diambil. Kode semacam itu umumnya disebut sebagai kode fungsi, dan
kode ini biasanya berupa urutan atau kode mnemonic.

Kode Fungsi. Fungsi-fungsi yang diinginkan oleh analis atau programmer agar komputer
bekerja dengan data yang ditangkap dalam kode-kode fungsi. Menguraikan secara tepat apa
kegiatan yang harus diselesaikan dengan menterjemahkannya ke dalam kode numerik atau
alfanumerik singkat.

Gambar 15.9 menunjukkan contoh-contoh kode fungsi untuk memperbarui persediaan.

Misalkan Anda mengelola departemen susu; jika kotak yoghurt rusak, Anda akan menggunakan
kode 3 untuk menunjukkan kejadian ini. Tentu saja, data yang diperlukan untuk input bervariasi
tergantung pada fungsi apa yang diperlukan. Misalnya, menambahkan atau memperbarui catatan
hanya akan memerlukan kunci dan kode fungsi, sedangkan menambahkan catatan baru akan
membutuhkan semua elemen data untuk dimasukkan, termasuk kode fungsi.

11
PEDOMAN UMUM UNTUK PENGKODEAN

Pada bagian sebelumnya, telah dijelaskan tujuan untuk menggunakan berbagai jenis kode ketika
manusia dan mesin memasuki dan menyimpan data. Selanjutnya, akan diperiksa beberapa
heuristik untuk membangun sistem pengkodean. Aturan-aturan ini disorot pada Gambar 15.10.

Meringkas. Kode harus ringkas. Kode yang terlalu panjang berarti lebih banyak penekanan
tombol dan yang berakibat lebih banyak kesalahan. Kode yang panjang juga berarti akan
membutuhkan lebih banyak memori untuk menyimpan informasi dalam basis data.

Kode yang pendek lebih mudah diingat orang dan lebih mudah dimasukkan daripada kode
yang panjang. Jika kode harus panjang, mereka harus dipecah menjadi sub-kode. Misalnya,
5678923453127 dapat dipecah dengan tanda hubung sebagai berikut: 5678-923-453-127.
Pendekatan ini jauh lebih mudah dikelola dan didapatkan keuntungan yang diketahui dari cara
orang memproses informasi dalam potongan yang pendek. Terkadang kode dibuat lebih lama
dari yang diperlukan karena suatu alasan. Nomor kartu kredit seringkali panjang untuk mencegah

12
orang menebak nomor kartu kredit. Visa dan MasterCard menggunakan angka 16-digit, yang
akan menampung sembilan triliun pelanggan. Karena nomor tidak ditetapkan secara berurutan,
kemungkinan untuk menebak nomor kartu kredit sangat kecil.

Menjaga Kode Tetap Stabil. Stabilitas berarti bahwa kode identifikasi untuk pelanggan tidak
boleh berubah setiap kali data baru diterima. Sebelumnya, disajikan kode derivasi alfabetik untuk
daftar langganan majalah. Tanggal kedaluwarsa bukan bagian dari kode identifikasi pelanggan
karena kemungkinan akan berubah.

Jangan ubah singkatan kode dalam sistem mnemonik. Setelah memilih singkatan kode,
jangan mencoba untuk merevisinya, karena akan sangat menyulitkan personel entri data untuk
beradaptasi.

Memastikan Bahwa Kode Unik. Agar kode berfungsi, kode itu harus unik. Catat semua kode
yang digunakan dalam sistem untuk memastikan bahwa Anda tidak menugaskan nomor atau
nama kode yang sama ke item yang sama. Nomor kode dan nama adalah bagian penting dari
entri dalam kamus data.

Izinkan Kode Menjadi Sortable. Jika akan memanipulasi data yang sangat bermanfaat, kode-
kode harus dapat diurutkan. Sebagai contoh, jika Anda melakukan pencarian teks pada bulan-
bulan dalam urutan menaik, bulan-bulan "J" akan menjadi tidak teratur (Januari, Juli, dan
kemudian Juni). Kamus diurutkan dengan cara ini, satu huruf pada satu waktu dari kiri ke kanan.
Jadi, jika Anda mengurutkan MMMDDYYYY di mana MMM singkatan untuk bulan itu, DD
untuk hari itu, dan YYYY untuk tahun ini, hasilnya akan salah.

13
Gambar 15.11 menunjukkan apa yang akan terjadi jika pencarian teks dilakukan pada berbagai
bentuk tanggal. Kolom ketiga menunjukkan masalah yang merupakan bagian dari krisis tahun
2000 (Y2K) yang menyebabkan beberapa alarm dan bahkan membuat sampul majalah Time.

Salah satu pelajaran yang didapat adalah memastikan bahwa pengguna dapat melakukan
apa yang Anda inginkan untuk mereka lakukan dengan kode yang Anda buat. Kode numerik
jauh lebih mudah untuk disortir daripada alfanumerik; Oleh karena itu, pertimbangkan untuk
mengkonversi ke numerik yang praktis.

Hindari Kode yang Membingungkan. Cobalah untuk menghindari penggunaan karakter

pengkodean yang terlihat atau terdengar sama. Karakter O (huruf oh) dan 0 (angka nol) mudah
bingung, seperti juga huruf I dan nomor 1, dan huruf Z dan angka 2. Oleh karena itu, kode
seperti B1C dan 280Z adalah tidak memuaskan.

Salah satu contoh kode yang berpotensi membingungkan adalah Kode Pos Kanada,
seperti yang ditunjukkan pada Gambar 15.12. Format kode adalah X9X 9X9, di mana X adalah
singkatan dari huruf dan 9 merupakan angka. Satu keuntungan menggunakan huruf dalam kode
adalah untuk memungkinkan lebih banyak data dalam enam digit kode (ada 26 huruf, tetapi
hanya 10 angka). Karena kode ini digunakan secara rutin oleh orang Kanada, kode tersebut
sangat masuk akal bagi mereka. Untuk orang asing mengirim surat ke Kanada, bagaimanapun,
mungkin sulit untuk mengetahui apakah simbol kedua terakhir adalah Z atau 2.

Menjaga Kode yang Seragam. Agar efektif dan efisien bagi manusia, kode-kode se seringkali
harus mengikuti bentuk yang dirasa mudah sepanjang waktu. Kode yang digunakan bersama,
seperti BUF-234 dan KU-3456 adalah, buruk karena yang pertama berisi tiga huruf dan tiga
angka, sedangkan yang kedua hanya memiliki dua huruf diikuti oleh empat angka.

14
 Ketika Anda diminta untuk menambahkan tanggal, cobalah untuk menghindari
menggunakan kode MMDDYYYY dalam satu aplikasi, YYYYDDMM dalam hitungan detik,
dan MMDDYY yang ketiga. Penting untuk menjaga kode seragam di antara serta di dalam
program.

Mengizinkan Untuk Memodifikasi Kode. Pencocokan adalah fitur kunci kode yang bagus.
Analis harus mengingat bahwa sistem akan berkembang seiring waktu, dan sistem pengkodean
seharusnya dapat mencakup perubahan. Jumlah pelanggan seharusnya bertambah, pelanggan
akan mengubah nama, dan pemasok akan mengubah cara mereka menghitung produk mereka.
Seorang analis harus dapat meramalkan perubahan yang dapat diprediksi yang diinginkan
pengguna bisnis dan mengantisipasi berbagai kebutuhan dimasa yang akan dating saat
merancang kode.

Membuat Kode yang Berarti. Kecuali kalau analis ingin menyembunyikan informasi dengan
sengaja, kode seharusnya menjadi bermakna. Kode yang efektif tidak hanya berisi informasi,
tetapi juga masuk akal bagi orang yang menggunakannya. Kode yang berarti lebih mudah untuk
dipahami, bekerja dengannya, dan untuk diingat. Pekerjaan entri data menjadi lebih menarik
ketika bekerja dengan kode yang bermakna, bukan hanya memasukkan serangkaian angka yang
tidak berarti.

Menggunakan Kode. Kode digunakan dalam beberapa cara. Dalam program validasi, data input
diperiksa terhadap daftar kode untuk memastikan bahwa hanya kode yang valid yang telah
dimasukkan. Dalam program laporan dan penyelidikan, kode yang disimpan pada file diubah
menjadi kode yang bermakna. Laporan dan display sebaiknya tidak menampilkan atau mencetak
kode yang sebenarnya. Jika mereka melakukannya, pengguna harus menghafal arti kode atau
melihatnya secara manual. Kode digunakan dalam program GUI untuk membuat daftar drop-
down.

MENANGKAP DATA YANG EFEKTIF DAN EFISIEN

Untuk memastikan kualitas data yang dimasukkan pengguna ke dalam sistem, penting untuk
menangkap data secara efektif. Pengambilan data telah mendapat perhatian yang semakin besar
sebagai titik dalam pemrosesan informasi dimana peningkatan produktivitas yang sangat baik
dapat dilakukan. Kemajuan besar dalam meningkatkan pengambilan data telah dibuat dalam

15
empat dekade terakhir, seolah kita telah beralih dari sistem multi tahap, lambat, dan sistem yang
rawan kesalahan seperti keypunching untuk menggunakan sistem yang canggih termasuk hal-hal
seperti penggunaan karakter optic recognition (OCR), kode batang, dan terminal point-of-sale.

MENENTUKAN APA YANG HARUS DITANGKAP

Keputusan tentang apa yang harus diambil mendahului interaksi pengguna dengan sistem.
Memang pada akhirnya, itu sangat penting dalam membuat penghubung yang bermanfaat, untuk
pepatah "sampah masuk, sampah keluar" masih benar.

Keputusan tentang data apa yang diambil untuk input sistem dibuat antara analis sistem
dan pengguna sistem. Banyak yang akan diambil khususnya untuk bisnis tertentu. Menangkap
data, memasukkan data, menyimpan data, dan mengambil data semuanya merupakan upaya yang
mahal. Dengan factor pertimbangan ini menjadi keputusan penting untuk menentukan apa yang
harus diambil.

Ada dua jenis data yang dimasukkan: data yang berubah atau bervariasi pada setiap
transaksi, dan data yang secara singkat membedakan barang tertentu yang diproses dari semua
barang lainnya.

Contoh data yang dapat diubah adalah jumlah persediaan yang dibeli setiap kali ada iklan
perusahaan menempatkan pesanan grosir pasokan kantor. Karena jumlah berubah tergantung
pada jumlah karyawan di perusahaan periklanan dan berapa banyak akun yang mereka layani,
data kuantitas harus dimasukkan setiap kali pesanan ditempatkan.

Contoh data diferensiasi adalah pencantuman pada catatan pasien dari nomor jaminan social
pasien dan tiga huruf pertama dari nama belakangnya. Dengan cara ini, pasien itu dibedakan
secara unik dari pasien lain dalam sistem yang sama.

16
MEMBIARKAN KOMPUTER MELAKUKAN SISANYA

Ketika mempertimbangkan data apa yang diambil untuk setiap transaksi dan data apa
yang harus diinput untuk masuk ke sistem, analis sistem harus mengambil keuntungan dari apa
yang upaya terbaik yang telah dilakukan komputer. Dalam contoh sebelumnya agen periklanan
memesan perlengkapan kantor, operator tidak perlu memasukkan pesanan alat tulis untuk masuk
kembali ke setiap deskripsi item setiap kali pesanan diterima. Komputer dapat menyimpan dan
mengakses informasi ini dengan mudah.

Komputer dapat secara otomatis menangani tugas yang berulang, seperti mencatat
waktu transaksi,menghitung input dari input dari nilai yang baru, menyimpan dan mengambil
data sesuai permintaan. Dengan menggunakan fitur terbaik dari komputer, desain pengambilan
data yang efisien menghindari entri data yang tidak perlu, yang mana mengurangi banyaknya
human error dan kebosanan, dan memungkinkan orang untuk fokus pada tingkat yang lebih
tinggi atautugas-tugas kreatif. Perangkat lunak dapat ditulis untuk meminta pengguna
memasukkan tanggal hari ini atau mengambil tanggal dari jam internal komputer. Setelah masuk,
sistem mulai menggunakan tanggal itu untuk semua transaksi yang diproses dalam sesi entri
data.

Contoh utama dari penggunaan kembali data yang dimasukkan satu kali yaitu pusat
perpustakaan komputer online (OCLC) yang digunakan oleh ribuan perpustakaan di Amerika
Serikat. OCLC dibangun atas gagasan masing-masing item yang dibeli oleh perpustakaan
seharusnya dikatalogkan sekali saja untuk selamanya. Setelah item dimasukkan, katalogisasi
informasi masuk ke dalam basis data OCLC yang besar dan dibagikan dengan berpartisipasi
perpustakaan. Dalam hal ini, implementasi dari konsep sederhana memasukkan data hanya sekali
telah disimpan waktu entri data yang sangat besar.

Kekuatan penghitungan komputer juga harus diperhitungkan ketika memutuskan

apayang tidak masuk kembali. Komputer mahir dalam perhitungan panjang, menggunakan data
yang sudah dimasukkan.

Misalnya, orang yang melakukan entri data dapat memasukkan nomor penerbangan dan
nomor rekening dari perjalanan udara yang diambil oleh pelanggan yang termasuk program
insentif frequent flyer. Komputer lalu menghitung jumlah mil yang diperoleh untuk setiap

17
penerbangan, menambahkannya ke mil yang sudah ada di akun pelanggan, dan memperbarui
total mil yang terkumpul ke akun. Komputer juga dapat menandai sebuah akun, berdasarkan
banyaknya mil yang diterbangkan, dan berhak mendapatkan penghargaan. Meskipun semua
informasi ini dapat muncul di akun pelanggan yang diperbarui, satu-satunya data baru yang
dimasukkan adalah nomor penerbangan yang diterbangkan.

Dalam sistem yang menggunakan pengguna grafis antarmuka (GUI), kode sering
disimpan baik sebagai fungsi atau sebagai tabel terpisah dalam database. Ada trade-off pada saat
membuat terlalu banyak tabel, karena perangkat lunak harus menemukan rekaman yang cocok
dari setiap tabel, yang dapat menyebabkan akses menjadi lambat. Jika kode relatif stabil dan
jarang berubah, kode itu dapat disimpan sebagai fungsi basis data. Jika kode sering berubah,
mereka disimpan dalam tabel sehingga mudah diperbarui.

Gambar 15.13 menunjukkan bagaimana daftar drop-down digunakan untuk memilih kode-kode
untuk ditambahkan atau mengubah catatan dalam tabel PELANGGAN. Perhatikan bahwa kode
disimpan, tetapi daftar drop-down menampilkan kode dan arti kode. Metode ini membantu
memastikan akurasi, karena pengguna tidak perlu menebak arti kode dan tidak ada peluang untuk
mengetik kan kode yang salah.

18
MENGHINDARI KEMACETAN DAN LANGKAH TAMBAHAN

Kemacetan dalam entri data merupakan acuan yang tepat untuk tampilan fisik sebuah
botol. Data dituangkan dengan cepat ke dalam mulut yang lebar dari sistem hanya untuk
diperlambat di bagian "lehernya" karena suatu artifisial contoh yang membuat suatu proses yang
tidak memadai misalnya untuk volume atau detail data yang dimasukkan. Salah satu cara
kemacetan dapat dihindari adalah dengan memastikan bahwa ada kapasitas yang cukup untuk
menangani data yang dimasukkan.

Cara untuk menghindari langkah tambahan ditentukan tidak hanya pada saat analisis,
tetapi juga ketika pengguna mulai berinteraksi dengan prototipe sistem. Semakin sedikit langkah
yang terlibat dalam memasukkan data, lebih sedikit peluang untuk mengenal kesalahan.
Sehingga, di luar pertimbangan yang jelas menghemat tenaga kerja, menghindari langkah
tambahan juga merupakan cara untuk menjaga kualitas data. Sekali lagi, gunakan sistem online,
real-time yang menangkap data pelanggan tanpa mengharuskan penyelesaian dari suatu formulir
adalah contoh yang sangat baik untuk menyimpan langkah-langkah dalam entri data.

DIMULAI DENGAN FORMULIR YANG BAIK

Pengambilan data yang efektif hanya dapat dicapai jika pemikiran sebelumnya
memberikan apa yang belum ada dalam dokumen sumberharus. Operator entri data memasukkan
data dari dokumen sumber (biasanya beberapa jenis formulir); dokumen ini adalah sumber dari
sejumlah besar semua data sistem. Sistem online (atau metode entri data khusus seperti kode bar)
dapat menghindari untuk kebutuhan dokumen sumber, tetapi seringnya dalm bentuk semacam
kertas, seperti tanda terima, dibuat bagaimanapun juga.

Dengan forms yang efektif, tidak perlu memasukkan kembali informasi yang sudah
tersimpan dalam komputer, atau data seperti waktu atau tanggal masuk yang dapat ditentukan
oleh komputer secara otomatis. Bab11 membahas secara terperinci bagaimana formulir atau
dokumen sumber harus dirancang untuk memaksimalkan kegunaannya untuk menangkap data
dan untuk meminimalkan waktu yang diperlukan pengguna untuk menghabiskan waktu untuk
memasukkan data dari itu.

19
MEMILIH METODE ENTRI DATA

Ada beberapa metode entri data yang efisien, dan memilih salah satu diantaranya ditentukan oleh
banyak faktor, termasuk kebutuhan kecepatan, akurasi, dan pelatihan pengguna; biaya metode
entri data (apakah itu material- atau padat karya); dan metode yang saat ini digunakan di
organisasi.

Keyboard. Keyboard adalah metode entri data tertua, dan tentu saja itu adalah satu yang paling
dikenal oleh anggota organisasi. Beberapa perbaikan telah dilakukan bertahun-tahun untuk
meningkatkan keyboard. Fitur termasuk tombol fungsi khusus untuk membuka program, tombol
yang digunakan untuk menggulir dan menjelajahi Web, dan tombol yang dapat diprogram
dengan makro untuk mengurangi jumlah penekanan tombol yang diperlukan. Keyboard
ergonomis dan inframerah atau Bluetooth-enabled keyboard dan mouse juga merupakan
peningkatan besar.

Optical Character Recognition. Pengenalan karakter optik (OCR) memungkinkan pengguna

membaca input dari dokumen sumber dengan scanner optik lebih baik dari pada media magnetik
yang telah kita bahas sejauh ini. Menggunakan perangkat OCR dapat mempercepat input data
dari 60 hingga 90 persen lebih dari beberpa metode kunci.

Peningkatan kecepatan OCR ada karena tidak perlu mengkode atau memasukkan data
dari sumber dokumen. Ini menghilangkan banyak waktu yang dibutuhkan dan langkah-langkah
yang banyak kesalahan dari perangkat input lainnya. Dengan demikian, OCR menuntut sedikit
keterampilan karyawan dan sedikit pelatihan yang sepadan, yang akan menghasilkan kesalahan
yang lebih sedikit dan lebih sedikit waktu yang dihabiskan oleh karyawan dalam upaya yang
berlebihan. Ini juga mendesentralisasikan tanggung jawab untuk kualitas data secara langsung ke
unit yang menghasilkan. OCR, yang telah tersedia untuk semua, memiliki satu tambahan, sangat
praktis digunakan: transformasi faks menjadi dokumen yang bisa diedit.

Metode Masukan Data Lainnya. Metode pemasukan data lainnya juga banyak dipakai.
Sebagian besar metode ini mengurangi biaya tenaga kerja dengan hanya memerlukan sedikit
keterampilan operator atau sedikit pelatihan, yang menjadikan entri data mirip dengan sumber
data, dan menghilangkan keperluan akan dokumen sumber. Dengan demikian, menjadi metode
entri data yang cepat dan sangat andal. Metode entri data akan dibahas dalam subbagian berikut

20
termasuk pengenalan karakter tinta magnetik, formulir mark-sense, formulir punch-out, kode bar,
dan strip data.

Pengenalan karakter tinta magnetik. Karakter tinta magnetik ditemukan di bagian

bawah cek dan beberapa tagihan kartu kredit. Metode ini mirip dengan OCR dalam karakter
khusus yang dibaca, tetapi penggunaannya terbatas. Entri data melalui pengenalan karakter tinta
magnetik (MICR) dilakukan melalui mesin yang membaca dan menafsirkan satu baris material
yang dikodekan dengan tinta yang dibuat partikel magnetik.

Beberapa keuntungan menggunakan MICR adalah (1) MCR adalah metode yang andal
dan berkecepatan tinggi yang tidak rentan untuk menerima tanda-tanda yang menyimpan
(karena MCR tidak dikodekan secara magnetis); (2) jika diperlukan pada semua cek penarikan,
yang berfungsi sebagai tindakan pengamanan terhadap pemeriksaan yang buruk; dan (3) entri
data personel dapat melihat angka-angka yang menyusun kode jika diperlukan untuk diverifikasi.

Formulir Mark-sense. Formulir Mark-sense memungkinkan entri data melalui

penggunaan scanner yang masukan yang mana telah ditandai pada formulir khusus. Penggunaan
umum adalah untuk mencetak lembar jawaban untuk kuesioner survei, seperti yang ditunjukkan
pada Gambar 15.14. Diperlukan sedikit pelatihan personil entri diperlukan, dan volume formulir
yang tinggi dapat diproses dengan cepat.

Satu kelemahan formulir mark-sense adalah bahwa meskipun para pembaca dapat
menentukan apakah suatu tanda telah dibuat, mereka tidak dapat menafsirkan tanda seperti yang

21
dilakukan oleh pembaca karakter optik. Yang menyimpang pada formulir dapat dimasukkan
sebagai data yang salah. Selain itu, pilihan terbatas pada jawaban yang diberikan pada formulir
mark-sense, formulir mengalami kesulitan dalam menangkap data alfanumerik karena ruang
yang diperlukan untuk satu set lengkap huruf dan angka, dan mereka menjadi bingung dalam
mengisi formulir mark-sense dan memberi tanda pada posisi yang salah.

Bar Code. Kode bar biasanya muncul pada label produk, tetapi juga muncul pada gelang
identifikasi pasien di rumah sakit dan di hampir semua konteks di mana seseorang atau objek
membutuhkan untuk diperiksa saat masuk dan keluar dari sistem inventaris apa pun. Kode bar
bisa dianggap sebagai metacodes, atau kode pengkodean kode, karena mereka muncul sebagai
serangkaian gerombolan sempit dan lebar pada label yang menyandikan angka atau huruf.
Simbol-simbol ini memiliki akses ke data produk yang disimpan dalam memori komputer. Sinar
cahaya dari pemindai atau lightpen ditarik melintasi pita pada label untuk mengkonfirmasi atau
merekam data tentang produk yang sedang dipindai.

Label bar-kode, seperti yang ditunjukkan pada Gambar 15.15, termasuk elemen-elemen
pengkodean untuk produk kelontong tertentu: nomor identifikasi produsen, produk nomor
produk, kode untuk memverifikasi keakuratan pemindaian, dan kode untuk menandai awal dan
akhir dari pemindaian.

Pengkodean bar memberikan tingkat akurasi yang sangat tinggi untuk entri data. Ini
menghemat biaya tenaga kerja untuk pengecer karena setiap barang tidak harus diberi harga
secara individual. Sebagai tambahan, bar coding memungkinkan pengambilan data secara
otomatis yang dapat digunakan untuk pemesanan kembali, lebih akurat lagi pelacakan inventaris,
dan perkiraan kebutuhan masa depan. Harga jual atau perubahan lainnya yang berarti kode bar

22
dimasukkan ke dalam prosesor pusat, sehingga menyelesaikan masalah penandaan sejumlah
item.

Salah satu penggunaan yang baru dari pengkodean bar adalah melacak kartu kredit
individu dengan tujuan untuk membuat profil konsumen yang kemudian dapat digunakan untuk
memperhalus pemasaran ke individu tersebut atau type konsumen. Perangkat input yang baru
terus dikembangkan.

RFID. Umumnya dikenal sebagai RFID, identifikasi frekuensi radio memungkinkan

pengumpulan data secara otomatis menggunakan tag RFID atau transponder yang berisi chip dan
antena. Suatu tag RFID dapat atau mungkin tidak memiliki sumber tenaganya sendiri. Jika tidak
memiliki sumber tenaga sendiri, antena hanya menyediakan daya yang cukup dari sinyal masuk
untuk menyalakan chip dan mengirimkan respons. Tag RFID bisa dilekatkan pada produk, paket,
hewan, atau bahkan manusia sehingga barang atau orang itu bisa diidentifikasi menggunakan
frekuensi radio.

Tag RFID, juga disebut proximity card karena jangkauannya yang terbatas, dapat berupa
pasif atau aktif. Tag RFID pasif tidak memiliki sumber daya internal; sementara itu
mempunyainya. Tag pasif tidak mahal (kurang dari 5 ¢ per tag) dan biasanya seukuran prangko.
Tag pasif pada toko ritel yang besar, termasuk Wal-Mart dan Target. Wal-Mart aktif mengejar
teknologi RFID dalam meningkatkan manajemen persediaan dan proses rantai suplai.

Tag aktif jauh lebih andal karena memiliki sumber daya sendiri. Departemen Pertahanan
AS telah menggunakan tag ini untuk meminimalkan biaya yang terkait dengan logistik dan
peningkatan visibilitas rantai suplai. Harga tag aktif hanya beberapa dolar.

Untuk mengambil data pada tag RFID, diperlukan pembaca . Pembaca mengaktifkan itu
sehingga bisa dibaca. Pembaca membaca sandi data dan kode produk yang unik pada chip di
dalam tag, kemudian meneruskannya ke host komputer yang memproses data.

Salah satu contohnya adalah tol elektronik yang digunakan untuk kendaraan yang
melintasi jalan tol. Sebuah transponder RFID ditempelkan ke kaca depan dan dibaca setiap kali
kendaraan melewati gerbang tol. Pembaca RFID juga dapat bertindak sebagai penulis, sehingga
saldo dapat disimpan pada chip RFID.

23
 Metro Moskow adalah sistem transportasi pertama yang menggunakan smartcard RFID
pada tahun 1998.Aplikasi lain termasuk dari pelacakan ternak untuk mengidentifikasi kawanan
asal, yang memungkinkan lebih baik pelacakan penyakit sapi gila, serta pelacakan RFID di toko
buku, layanan bagasi penerbangan, obat-obatan, dan bahkan pasien atau narapidana.

Tag RFID telah menemukan penggunaan umum di sebagian besar aplikasi pengiriman.
Teknologi yang akan segera digunakan dalam transaksi tunai elektronik umum. Mereka bahkan
dapat mengganti kode UPC karena kelebihannya termasuk keamanan (dengan mengurangi
jumlah barang yang dicuri) dan tidak membutuhkan pemindaian (Mereka hanya bisa melewati
zona pembaca).

RFID bukan tanpa kontroversi. Privasi merupakan sebuah masalah. Seseorang yang
membayar item yang berlabel dengan kartu kredit atau kartu pembeli dapat diidentifikasi.

Analis sistem perlu memikirkan pengguna yang terlibat dan hak mereka saat
mempertimbangkan apakah teknologi ini cocok untuk aplikasi yang sedang dirancang.

MEMASTIKAN KUALITAS DATA MELALUI VALIDASI INPUT

Sejauh ini, telah dibahas cara memastikan pengambilan data yang efektif ke dalam
dokumen sumber data yang efisien dimasukkan ke dalam sistem melalui berbagai perangkat
input. Meskipun kondisi ini diperlukan untuk memastikan kualitas data, namun itu saja tidak
cukup.

Kesalahan tidak dapat dikesampingkan sepenuhnya, dan sangat penting mengerti

kesalahan selama menginput, sebelum memproses dan menyimpan, tidak bisa terlalu ditekankan.
Mengacaukan masalah yang dibuat oleh input yang salah bisa menjadi mimpi buruk, tidak
sedikit dari itu adalah bahwa banyak masalah membutuhkan waktu lama yang untuk mucul ke
permukaan. Analis sistem harus mengasumsikan bahwa kesalahan dalam data akan terjadi dan
harus bekerja dengan pengguna untuk merancang tes validasi input untuk mencegah data yang
diproses dan disimpan dari kesalahan, karena kesalahan awal yang belum ditemukan untuk
waktu yang sangat mahal dan memakan waktu yang lama.

24
 Anda tidak dapat membayangkan segala sesuatu yang akan serba salah pada input,
tetapi Anda harus menutupi apapun kesalahan yang menimbulkan persentase masalah terbesar.
Ringkasan potensi masalah itu harus dipertimbangkan ketika memvalidasi input yang
diperlihatkan pada Gambar 15.16.

MEMVALIDASI TRANSAKSI INPUT

Memvalidasi transaksi input sebagian besar dilakukan melalui perangkat lunak, yang merupakan
tanggung jawab programmer, tetapi penting bahwa analis sistem tahu masalah umum apa yang
mungkin tidak berlaku lagi pada transaksi. Komitmen bisnis terhadap kualitas akan mencakup
pemeriksaan validitas sebagai bagian dari pemeriksaan rutin perangkat lunak.

Tiga masalah utama yang dapat terjadi pada transaksi input: mengirimkan data yang
salah ke sistem, pengajuan data oleh orang yang tidak berwenang, atau meminta sistem untuk
melakukan yang tidak dapat diterima fungsi.

25
Mengirimkan Data Yang Salah. Contoh mengirimkan data yang salah ke sistem adalah
mencoba memasukkan nomor Jaminan Sosial pasien ke sistem penggajian rumah sakit.
Kesalahan ini biasanya tidak disengaja, tetapi harus ditandai sebelum data diproses.

Pengiriman Data Oleh Orang Yang Tidak Dikenal. Sistem juga harus bisa mengetahui benar
ada data yang dikirimkan oleh orang yang tidak berwenang. Misalnya, seharusnya pembimbing
apoteker yang dapat memasukkan total persediaan untuk zat yang dikendalikan di farmasi.
Pembenaran transaksi yang diajukan oleh individu yang tidak sah berlaku untuk privasi dan
kekhawatiran keamanan seputar sistem penggajian dan catatan evaluasi karyawan yang
menentukan tingkat pembayaran, promosi, atau disiplin; file yang berisi rahasia dagang; dan file
informasi rahasia yang disimpan, seperti data pertahanan nasional.

Meminta Sistem Untuk Menyediakan Fungsi Yang Tidak Dapat Dipercaya. Kesalahan
ketiga yang menggagalkan input transaksi itu meminta sistem untuk melakukan fungsi yang
tidak dapat diterima. Misalnya, akan menjadi logis bagi manajer sumber daya manusia untuk
memperbarui catatan karyawan yang ada saat ini, tetapi akan menjadi tidak valid untuk meminta
sistem membuat file baru, bukan hanya untuk memperbarui catatan yang ada.

MEMVALIDASI DATA MASUKAN

Sangat penting bahwa data input itu sendiri, bersama dengan transaksi yang diminta, adalah
valid. Beberapa tes dapat dimasukkan ke dalam perangkat lunak untuk memastikan validitas ini.
Delapan pertimbangan kemungkinan cara untuk memvalidasi input.

Uji Untuk Data Hilang. Uji validitas yang pertama menguji data untuk melihat apakah ada
barang yang hilang. Untuk beberapa situasi, semua item data harus ada. Misalnya, File Jaminan
Sosial untuk membayar tunjangan pensiun atau cacat akan menjadi tidak valid jika tidak
masukkan nomor Jaminan Sosial penerima pembayaran.

Selain itu, catatan harus menyertakan data kunci yang membedakan catatan yang satu
dari semua catatan yang lain dan kode fungsi yang memberi tahu komputer tentang apa yang
harus dilakukan dengan data. Analis system perlu berinteraksi dengan pengguna untuk
menentukan item data apa yang penting dan mencari tahu apakah kasusu luar biasa itu pernah

26
terjadi yang akan memungkinkan data dianggap valid bahkan jika beberapa item data hilang.
Misalnya, baris kedua alamat yang berisi nomor apartemen atau inisial tengah seseorang
mungkin bukan entri yang diperlukan.

Uji Untuk Panjang Field Yang Tepat. Uji validitas yang kedua memeriksa input untuk
memastikannya panjang field yang benar untuk bidang tersebut. Misalnya, jika Omaha,
Nebraska, laporan stasiun cuaca yang masuk layanan komputer cuaca nasional tetapi secara
keliru menyediakan kode kota dua huruf (OM) alih-alih kode kota tiga huruf nasional (OMA),
data input mungkin dianggap tidak valid, sehingga tidak akan diproses.

Uji Untuk Class Atau Komposisi. Pemeriksaan Tes untuk validitas class atau komposisi untuk
melihat field data yang seharusnya terdiri dari angka-angka dan tidak termasuk huruf, dan
sebaliknya. Misalnya, nomor rekening kartu kredit untuk American Express tidak boleh
disertakan huruf apa saja. Menggunakan tes komposisi, program tidak boleh menerima nomor
akun American Express yang mencakup huruf dan angka.

Uji Untuk Range Atau Reasonableness. Tes validitas untuk range atau kewajaran benar-benar
langkah input yang masuk akal yang menjawab pertanyaan apakah data termasuk dalam suatu
range yang dapat diterima atau apakah mereka layak dalam parameter yang telah ditentukan.
Contohnya, jika seorang pengguna mencoba untuk memverifikasi tanggal pengiriman yang
diusulkan, uji range tidak akan mengizinkan tanggal pengiriman pada tanggal 32 Oktober atau
menerima pengiriman pada bulan ke 13, masing-masing berkisar antara 1 hingga 31 hari dan 1
hingga 12 bulan.

Tes kewajaran memastikan apakah barang sesuai untuk transaksi. Sebagai contoh,
ketika menambahkan karyawan baru ke daftar gaji, memasuki usia 120 tahun tidak akan masuk
akal. Uji kewajaran digunakan untuk data yang berkelanjutan, yaitu data yang memiliki rentang
nilai yang lancar. Tes-tes ini dapat mencakup batas bawah, batas atas, atau keduanya yang lebih
rendah dan lebih tinggi.

Uji Untuk Nilai Yang Invalid. Memeriksa input untuk nilai yang tidak valid berfungsi jika
hanya ada beberapa nilai yang valid . Tes ini tidak layak untuk situasi di mana nilai-nilai tidak
dibatasi atau diprediksi. Tes semacam ini berguna untuk memeriksa respons di mana data dibagi
menjadi sejumlah kelas terbatas. Misalnya, perusahaan komisi perdagangan membagi akun

27
menjadi tiga kelas saja: kelas 1? akun aktif, kelas 2? akun tidak aktif, dan kelas 3? akun tertutup.
Jika data ditugaskan ke kelas yang lain dan menemui kesalahan, nilai-nilai akan menjadi tidak
valid. Pemeriksaan nilai biasanya dilakukan untuk data yang mempunyai ciri tersendiri, yang
mana merupakan data yang hanya memiliki nilai tertentu. Jika ada banyak nilai, mereka biasanya
disimpan di dalamnya file kode tabel. Memiliki nilai dalam file memberikan cara yang mudah
untuk menambah atau mengubah nilai.

Cek Lintas-Referensi. Cek referensi silang digunakan ketika salah satu elemen memiliki
hubungan dengan yang lain. Untuk melakukan pemeriksaan referensi silang, setiap bidang harus
benar. Misalnya, harga barang yang dijual harus lebih besar daripada biaya yang dibayarkan
untuk barang. Harga harus dimasukkan, menurut urutan angka, dan lebih besar dari nol. Kriteria
yang sama digunakan untuk memvalidasi biaya. Ketika harga dan biaya valid, mereka dapat
dibandingkan.

Pemeriksaan geografis adalah jenis lain dari pemeriksaan referensi silang. Di Amerika
Serikat, singkatan Negara dapat digunakan untuk memastikan bahwa kode area telepon valid
untuk keadaan itu dan bahwa dua digit pertama kode pos berlaku untuk negara bagian.

Uji Untuk Perbandingan Dengan Data Stored. Tes selanjutnya untuk validitas input data yang
dipertimbangkan salah satunya adalah membandingkannya dengan data yang telah disimpan
komputer. Misalnya, bagian nomor yang baru dimasukkan dapat dibandingkan dengan bagian
persediaan yang lengkap untuk memastikan bahwa nomor tersebut ada dan sedang dimasukkan
dengan benar.

Mengatur Kode Self-Validating (Periksa Digit). Metode lain untuk memastikan keakuratannya
data, khususnya nomor identifikasi, adalah menggunakan digit cek dalam kode itu sendiri.
Prosedur ini dimulai dengan melibatkan dimulai dengan kode numerik asli, melakukan beberapa
perhitungan untuk sampai pada digit cek yang diturunkan, lalu menambahkan digit cek ke kode
asli. Proses perhitungan itu melibatkan perkalian setiap digit dalam kode asli oleh beberapa
bobot yang ditentukan sebelumnya, menjumlahkan hasil ini, dan kemudian membagi jumlah ini
dengan sejumlah modulus. Jumlah modulus diperlukan karena jumlah biasanya adalah jumlah
angka yang besar, dan kita perlu mengurangkan hasil ke satu digit. Akhirnya, sisanya
dikurangikan dari jumlah modulus, yang memberikan cek digit.

28
 Gambar 15.17 menunjukkan bagaimana lima digit bagian nomor untuk selang radiator
(54823) dikonversi menjadi enam digit angka yang berisi digit cek. Dalam contoh ini, bobot
yang dipilih adalah sistem "1-31"; dengan kata lain, bobot bergantian antara 1 dan 3. Setelah
digit 5, 4, 8, 2, dan 3 adalah dikalikan dengan 1, 3, 1, 3, dan 1, yang menjadi 5, 12, 8, 6, dan 3.
Digit baru ini berjumlah 34. Berikutnya, 34 dibagi dengan jumlah modulus yang dipilih, 10,
dengan hasil 3 dan sisa 4. Itu sisa, 4, dikurangi dari jumlah modulus, 10, memberikan digit cek 6.
The angka 6 sekarang ditempelkan ke ujung nomor asli, memberikan kode resmi produk untuk
radiator selang (548236).

Menggunakan cek digit Sistem cek digit berfungsi dengan cara berikut. Seandainya kita
memiliki nomor bagian 53411. Nomor ini harus diketik ke dalam sistem, dan ketika itu sedang
dilakukan, berbagai jenis kesalahan dapat terjadi. Satu kesalahan yang mungkin adalah miskey
29
satu digit; misalnya, tipe petugas 54411 bukannya 53411. Hanya angka di tempat ribuan yang
tidak benar, tapi kesalahan ini dapat menyebabkan pengiriman ke bagian yang salah.

Jenis kesalahan kedua adalah digit yang dialihkan. Biasanya terjadi saat angka yang
dimaksud 53411 diketik sebagai nomor 54311 sebagai gantinya, hanya karena dua tombol
ditekan dalam urutan terbalik. Kesalahan transposisi juga sulit untuk dideteksi manusia.

Kesalahan ini dapat dihindari melalui penggunaan digit cek karena masing-masing nomor
ini yang benar dan yang salah mungkin akan memiliki nomor cek digit yang berbeda, seperti
yang ditunjukkan pada Gambar 15.18.

Jika bagian nomor 53411 telah dimodifikasi menjadi 534118 (termasuk angka cek 8) dan
terjadi salah satu dari dua kesalahan baru saja dijelaskan, kesalahan akan tertangkap. Jika digit
kedua salah ketik sebagai 4, komputer tidak akan menerima 544118 sebagai nomor yang valid,
karena angka cek untuk 54411 akan menjadi 5, tidak 8. Demikian pula, jika digit kedua dan
ketiga diubah, seperti pada 543118, komputer juga akan menolak nomor karena angka cek untuk
54311 akan menjadi 6, bukan 8.

Analis sistem memilih bobot dan nomor modulus, tetapi setelah dipilih, tidak boleh
dirubah. Beberapa contoh metode pembobotan dan nomor modulus dapat ditemukan di Gambar
15.19.

VERIFIKASI KARTU KREDIT. Ketika kartu kredit dimasukkan ke dalam situs web atau
program komputer, yang pertama diperiksa adalah panjang nomornya. Perusahaan kartu kredit
mendesain kartu mereka untuk disertakan jumlah digit yang berbeda. Misalnya, kartu Visa
memiliki panjang 16 digit sementara American Express panjang nomor kartunya 15 digit.

30
 Tes lain untuk mencocokkan perusahaan kartu kredit dan bank untuk memverifikasi
bahwa itu memang kartu dikeluarkan oleh perusahaan itu. Empat digit pertama biasanya
menandakan jenis kartu. Angka tengah biasanya mewakili bank dan pelanggan. Digit terakhir
adalah digit cek.

Selain metode verifikasi ini, pemrosesan kartu kredit menggunakan rumus angka cek
yang disebut formula Luhn, dibuat pada 1960-an. Misalkan kita diberi nomor 7-7-7-8-8-8, di
mana lima angka pertama mewakili nomor rekening bank dan digit terakhir adalah digit cek.
Ayo menerapkan rumus Luhn untuk melihat apakah ini adalah angka yang valid.

1. Gandakan digit terakhir kedua, lalu gandakan dua digit lainnya (misalnya Lompati digit,
gandakan selanjutnya, lompati digit, gandakan yang berikutnya, dll.). Misalnya, angka 7-
7-7-8-8-8 menjadi 14-7-14-8-16-8.
2. Jika menggandakan setiap digit menghasilkan angka yang lebih besar dari 10, kurangi
dua digit nomor ini ke satu digit dengan menambahkan angka bersama-sama. Dalam
contoh, 14 menjadi 1 + 4= 5 dan 16 menjadi 1+ 6= 7. Dengan demikian, nomor asli yaitu,
7-7-7-8-8-8 telah diubah menjadi nomor baru, 5-7-5-8-7-8.
3. Sekarang tambahkan semua digit di nomor baru bersama-sama. Jadi, 5+ 7+ 5+ 8+ 7+ 8=
40.
4. Lihatlah totalnya. Jika berakhir nol, angka tersebut valid sesuai dengan rumus Luhn.
Karena 40 berakhir dengan nol, kita dapat mengatakan bahwa itu melewati tes Luhn.

Rumus Luhn dapat digunakan untuk mengidentifikasi kesalahan dalam memasukkan kartu kredit
yang salah. Contohnya, nomor kartu kredit 1334-1334-1334-1334 diasumsikan valid karena digit
nomor yang diubah 2364-2364-2364-2364 akan menambah hingga 60, angka yang berakhir
dengan nol. Jika pengguna memasukkan angka yang salah, totalnya tidak akan menjadi
kelipatan nol.

Rumus Luhn tidak mengerti setiap kesalahan. Jika pengguna membuat kesalahan dengan
memasukkan lebih dari satu digit, misalnya memasukkan 1334-1334-1334-3314, total yang
ditransformasikan, 2364-2364-2364-6324, masih 60. Kesalahan transposisi ini (membalik kedua
terakhir dan digit keempat terakhir) tidak akan diketahui.

31
Perusahaan kartu kredit juga menggunakan tanggal kedaluwarsa dan kode verifikasi tiga atau
empat digit, sering ditulis di sisi belakang kartu untuk keamanan lebih lanjut.

Tujuh tes untuk memeriksa validitas input bisa sangat membantu untuk melindungi
system dari entri dan penyimpanan data yang salah. Selalu menganggap kesalahan manusia
dalam menginput mungkin lebih banyak daripada tidak terjadi. Merupakan tanggung jawab
untuk memahami kesalahan mana yang akan membuat data tidak valid, dan bagaimana
menggunakan komputer untuk menjaga dari kesalahan manusia dan dengan demikian membatasi
intrusi mereka ke data system

PROSES VALIDASI

Penting untuk memvalidasi setiap bidang hingga valid atau kesalahan dapat terdeteksi.
Pengujian data adalah pertama untuk memeriksa data yang hilang. Kemudian tes sintaks dapat
memeriksa panjang data yang masuk dan memeriksa komposisi kelas yang tepat. Hanya setelah

32
sintaks benar yaitu semantik, atau bermakna, dari data yang divalidasi. Ini termasuk range,
masuk akal atau nilai, diikuti dengan tes cek digit.

Layar GUI membantu mengurangi jumlah kesalahan input manusia ketika mereka
menggabungkan tombol radio, kotak centang, dan daftar drop-down. Ketika tombol radio
digunakan, salah satu harus ditetapkan sebagai default, dan satu-satunya cara tidak akan
dicentang adalah jika pengguna mengklik tombol radio yang berbeda. Pada kasus daftar drop-
down, pilihan pertama harus berisi pesan yang memberitahukan pengguna mengubah daftar. Jika
pilihan pertama masih dipilih ketika formulir dikirim, pesan harus menginformasikan pengguna
untuk memilih opsi yang berbeda.

Biasanya memvalidasi satu field dilakukan dengan serangkaian IF. . . ELSE, tetapi juga
ada di sana juga metode validasi pola. Biasanya pola-pola ini ditemukan dalam desain database
(seperti dalam Microsoft Access) tetapi dapat dimasukkan dalam bahasa pemrograman, seperti
Perl, JavaScript, dan Skema XML. Pola ini disebut ekspresi reguler dan mengandung simbol
yang mewakili jenis data yang harus ada dalam suatu field. Gambar 15.20 mengilustrasikan
karakter yang digunakan dalam JavaScript ekspresi reguler.

Contoh validasi pola yang digunakan untuk menguji alamat email adalah

[A-Za-z0-9] \ w {2,} @ [A-Za-z0-9] {3,} \. [A-Za-z] {3} /

Arti dari pola ini adalah sebagai berikut: Huruf pertama harus huruf besar, huruf kecil
surat, atau angka ([A-Za-z0-9]). Ini diikuti oleh dua atau lebih karakter surat yang ada, jumlah,
atau garis bawah (\ w {2,}). kemudian harus menjadi simbol @, diikuti oleh setidaknya tiga
huruf atau angka, jangka waktu, dan tepat tiga karakter setelah periode tersebut.

Pemeriksaan referensi silang mengasumsikan bahwa validitas satu field mungkin

bergantung pada nilai field lain. Contoh pemeriksaan referensi silang memeriksa tanggal yang
valid. Dalam satu kasus yang sangat istimewa, validitas hari dalam bulan tergantung pada tahun.
Yang mana, 29 Februari hanya sah selama tahun kabisat. Setelah satu field telah dicentang, Anda
dapat melakukan pemeriksaan referensi silang. Tentunya, jika salah satu field tidak benar,
pemeriksaan referensi silang tidak berarti dan tidak harus dilakukan.

33
 Dokumen XML dapat divalidasi dengan membandingkannya dengan type definisi
dokumen (DTD) atau skema (lihat Bab 8). DTD akan diperiksa untuk melihat apakah format
dokumen valid, tetapi skema jauh lebih kuat dan akan memeriksa jenis data, seperti pendek atau
bilangan bulat panjang, angka desimal, atau tanggal. Skema juga akan memeriksa rentang nilai,
nomor digit ke kiri dan kanan dari titik desimal, dan nilai-nilai kode. Ada alat gratis untuk
memvalidasi DTD atau skema. IEXMLTLS adalah ekstensi Microsoft untuk Internet Explorer
yang menambahkan opsi menu baru ketika pengguna mengklik kanan dalam dokumen XML.

KEUNGGULAN AKURASI DI LINGKUNGAN ECOMMERCE

Salah satu dari banyak bonus transaksi e-niaga adalah peningkatan keakuratan data, karena
empat alasan:

1. Pelanggan umumnya mengetik atau memasukkan data itu sendiri.

2. Data yang dimasukkan oleh pelanggan disimpan untuk digunakan nanti.
3. Data yang dimasukkan pada titik penjualan digunakan kembali di seluruh proses
pemenuhan pesanan.
4. Informasi digunakan sebagai umpan balik kepada pelanggan.

34
Seorang analis perlu menyadari keuntungan yang dihasilkan dari e-commerce dan penangkapan
elektronik dan menggunakan informasi.

PELANGGAN MENGETIK DATA MEREKA SENDIRI

Pertama, pelanggan tahu informasi mereka sendiri lebih baik daripada orang lain. Mereka tahu
cara mengeja alamat mereka, mereka tahu apakah mereka tinggal di "Drive" atau "Jalan," dan
mereka tahu mereka kode area mereka sendiri. Jika informasi ini dikirimkan melalui telepon,
lebih mudah untuk didapati kesalahan mengeja alamat; jika dimasukkan dengan menggunakan
formulir kertas faks, kesalahan dapat terjadi jika transmisi faks susah untuk membaca. Jika
pengguna memasukkan informasi mereka sendiri, bagaimanapun, akurasi meningkat.

MENYIMPAN DATA UNTUK PENGGUNAAN SELANJUTNYA

Setelah pelanggan memasukkan informasi, informasi itu mungkin disimpan di komputer pribadi
mereka. Jika mereka kembali ke situs e-niaga itu dan mengisi formulir yang sama untuk
menyelesaikan transaksi kedua, mereka akan melihat keuntungan dari menyimpan informasi ini.
Ketika mereka mulai mengetikkan nama mereka, daftar drop-down akan meminta mereka
dengan nama lengkap mereka meskipun hanya beberapa karakter yang dimasukkan. Dengan
mengklik pada prompt ini, nama lengkap dimasukkan dan tidak diperlukan pengetikan lebih
lanjut untuk field ini. Fitur pelengkapan otomatis ini dapat menyarankan kecocokan untuk
informasi kartu kredit dan juga kata sandi, dan informasi ini dienkripsi sehingga situs Web tidak
dapat membaca informasi yang disimpan di komputer pengguna.

Perusahaan yang ingin menyimpan informasi untuk mengaktifkan transaksi yang lebih
cepat dan lebih akurat yang dalam file yang kecil disebut cookie. Informasi pribadi hanya dapat
diakses oleh perusahaan yang menempatkan cookie di komputer pengguna.

MENGGUNAKAN DATA MELALUI PROSES PEMENUHAN PESANAN

35
Ketika perusahaan mengambil informasi dari pesanan pelanggan, mereka dapat menggunakan
dan menggunakan kembali informasi itu untuk seluruh proses pemenuhan pesanan secara
keseluruhan. Oleh karena itu, informasi dikumpulkan untuk diselesaikan pesanan juga dapat
digunakan untuk mengirim faktur ke pelanggan, mendapatkan produk dari gudang, mengirim
produk, mengirim umpan balik ke pelanggan, dan stock kembali produk dengan memberi tahu
pabrik. Ini juga dapat digunakan lagi untuk mengirim katalog kertas ke pelanggan atau mengirim
penawaran yang menawarkan melalui email.

Perangkat tambahan e-commerce ini menggantikan pendekatan tradisional, yang

menggunakan kertas berbasis proses pengadaan dengan pesanan pembelian yang dikirim melalui
faks atau surat. Proses elektronik ini tidak hanya mempercepat pengiriman produk, tetapi juga
meningkatkan akurasi sehingga produk dikirim ke alamat yang benar. Alih-alih membaca faks
atau surat dikirim, pengirim lebih banyak menggunakan tepat versi elektronik dari data.
Informasi elektronik memungkinkan manajemen rantai pasokan yang lebih baik, termasuk
memeriksa ketersediaan produk dan sumber daya secara elektronik, dan mengotomatiskan
perencanaan, penjadwalan, dan perkiraan.

MEMBERIKAN UMPAN BALIK KEPADA PELANGGAN

Konfirmasi dan pembaruan status pesanan adalah cara untuk meningkatkan umpan balik kepada
pelanggan. Jika seorang pelanggan menerima konfirmasi kesalahan dalam pesanan yang baru
saja ditempatkan, pesanan dapat segera diperbaiki. Sebagai contoh, anggaplah seorang pelanggan
keliru mengirimkan pesanan untuk dua salinan DVD daripada satu. Setelah mengirimkan
pesanan, pelanggan menerima email konfirmasi pesanan. Pelanggan melihat kesalahan, segera
menghubungi perusahaan, dan memerintahkan koreksi, dengan demikian menghindari harus
mengembalikan salinan ekstra dari DVD. Akurasi ditingkatkan dengan umpan balik yang lebih
baik.

RINGKASAN

36
Memastikan kualitas input data ke sistem informasi sangat penting untuk memastikan kualitas
output. Itu kualitas data yang dimasukkan dapat ditingkatkan melalui pengkodean yang efektif,
pengambilan data yang efektif dan efisien, dan validasi data.

Entri data oleh manusia dapat dipercepat melalui penggunaan pengkodean yang efektif,
yang menempatkan data ke dalam urutan pendek digit dan / atau huruf. Kedua kode urutan
sederhana dan kode derivasi alfabetik dapat digunakan untuk mengikuti kemajuan barang yang
diberikan. Kode klasifikasi dan kode urutan blok berguna untuk membedakan kelas barang dari
satu sama lain.

Kode sandi juga berguna karena dapat menyembunyikan informasi itu aku sensitif atau
dibatasi untuk karyawan. Kode juga bermanfaat untuk mengungkapkan informasi kepada
pengguna, karena mereka dapat memungkinkan karyawan untuk mencari item dalam stok dan
juga membuat entri data lebih bermakna. Kode subset signifikan-digit menggunakan
subkelompok dari digit untuk mendeskripsikan suatu produk. Kode mnemonik juga
mengungkapkan informasi dengan berfungsi sebagai alat bantu memori manusia bahwa dapat
membantu operator entri data memasukkan data dengan benar atau membantu pengguna. Itu
Kumpulan karakter Unicode termasuk semua simbol bahasa standar. Kamu dapat menampilkan
Web halaman yang ditulis dalam abjad lain dengan mengunduh editor inputmethod dari
Microsoft. Kode fungsi adalah cara pintas yang berguna untuk menginformasikan komputer atau
orang-orang tentang fungsi apa yang harus dilakukan atau tindakan apa yang harus dilakukan.

Entri data yang efektif juga harus mempertimbangkan perangkat input. Bentuk yang
dirancang dengan baik dan efektif yang berfungsi sebagai sumber dokumen adalah langkah
pertama. Data dapat diinput melalui berbagai metode, masing-masing dengan berbagai kecepatan
dan keandalan. Keyboard telah dirancang ulang untuk efisiensi dan ergonomis yang
ditingkatkan. Opticalcharacter recognition (OCR), pengenalan karakter tinta magnetik (MICR),
dan tanda-rasa membentuk setiap kapasitas khusus untuk meningkatkan efisiensi. Kode bar juga
mempercepat entri data, meningkatkan akurasi data, dan meningkatkan keandalan. RFID
memungkinkan pengumpulan data otomatis menggunakan tag RFID pada produk, orang,
oranimal. Mereka dapat meningkatkan manajemen persediaan dan proses rantai suplai.

37
 Entri data yang akurat juga dapat ditingkatkan melalui penggunaan validasi input. Analis
harus bekerja dengan pengguna untuk mendesain tes validasi masukan untuk mencegah data
yang salah diproses dan disimpan, yang sangat merugikan dan berpotensi merugikan.

Transaksi masukan harus diperiksa untuk memastikan permintaan diterima, disahkan, dan
benar. Inputdata dapat divalidasi melalui perangkat lunak menggunakan beberapa jenis tes yang
memeriksa data yang hilang, panjang dataitems, jangkauan dan kewajaran data, dan nilai-nilai
tidak valid untuk data. Data masukan juga bisa dibandingkan dengan dengan data penyimpanan
untuk tujuan validasi. Satu data numerik yang di input, dapat diperiksa dan dikoreksi otomatis
dengan menggunakan cek digit dan formula Luhn.

38