RESUME

SIKLUS GENERAL LEDGER DAN

PELAPORAN KEUANGAN
Ditulis untuk Memenuhi Tugas Terstruktur Matakuliah Sitem Informasi Akuntansi

Dosen Pengampu: Bapak Lutfi Harris, Mak., Ak., CA.

KELAS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI CC

Disusun oleh:

Laras Dwi Arofatin (145020301111041)

Nira Mutiara (145020301111043)

Ria Devi Astutik (145020301111053)

Vindy Virgine Gucci (145020301111078)

Vina Suhaimatul Zalfaa (145020301111083)

Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Brawijaya
Malang
2016
A. SKEMA PENGKODEAN DATA
1. SISTEM TANPA KODE
Perusahaan-perusahaan memproses volume besar transaksi dan akun-
akun yang memiliki atribut mirip dengan perusahaan lain dalam kelas yang
sama. Pada kenyataannya, atributatribut umum ini merupakan basis untuk
pengkiasifikasian akun-akun dan transaksi seperti itu. Misalnya, suatu file
piutang dagang perusahaan dapat berisi akun-akun untuk beberapa
pelanggan yang berbeda dengan nama sama dan alamat serupa. Untuk
memroses transaksi dengan akurat dengan akun-akun yang benar,
perusahaan harus mampu membedakan antara akun satu dengan yang lain.
Pekerjaan ini menjadi sangat sulit ketika jumlah atribut dan item-item yang
mirip bertambah banyak.

2. SISTEM DENGAN KODE

Masalah-masalah ini dipecahkan, atau setidaknya sangat dikurangi,
dengan menggunakan kode-kode yang mewakili setiap item dalam akun
persediaan dan pemasok. Mari asumsikan bahwa item persediaan dalam
contoh sebelumnya diberi kode numerik 896, dan pemasok tersebut dalam
akun UD diberi kode nomor 321. Versi kode untuk ayat jurnal sebelumnya
dapat sangat disederhanakan :
AKUN D C
896 1000
321 1000

Hal ini tidak berarti bahwa informasi rinci tentang persediaan dan
pemasok tidak penting bagi organisasi. Tentu saja perlu! Fakta-fakta ini akan
disimpan dalam file referensi dan digunakan untuk tujuan-tujuan seperti
persiapan daftar suku cadang, katalog, tagihan bahan baku, dan informasi
surat menyurat. Namun, memasukkan Tindall ini akan mengacaukan
pemrosesan transaksi dan terbukti disfungsional.
Melalui contoh sederhana ini, kita mulai melihat pentingnya
pengkodean data. Sebagian penggunaan kode yang umum adalah:
a. Dengan tepat mewakili sejumlah informasi yang kompleks yang jika tidak
akan dikode akan berantakan.
b. Menyediakan sarana akuntabilitas untuk kelengkapan transaksi yang
diproses.
c. Mengidentifikasi transaksi dan akun yang unik dalam satu file.
d. Mendukung fungsi audit dengan menyediakan jejak audit yang efektif.

3. SKEMA PENGKODEAN NUMERIK DAN ALFABETIS

Kode Berurutan (Sekuensial)
Kode sekuensal mewakili item-item dalam tatanan yang berurutan
( menurun atau menaik). Suatu aplikasi yang uumu dari kode sekuensal
numeric adalah dokumen sumber yang sudah diberi nomor sebelumnya.
Keunggulan, Pengkodean sekuensial mendukung rekonsiliasi
transaksi batch, seperti pesanan penjualan, pada akhir pemrosesan. Dengan
melacak nomor taransaksi kembali kembali ke tahap-tahap proses, pihak
manajemen dapat selanjutnya manentukan penyebab dan efek dari
kesalahan tersebut. Tanpa dokumen yang diberi nomor berurutan, masalah
pensortiran akan sulit dideteksi dan dipecahkan.
Kelemahan, Pengkodean sekuensal tidak membawa kandungan
informasi di luar tatanan urutan dokumen. Pengkodean sekuensial sulit
diubah. Penyisipan suatu system baru pada titik tengah tertentu
memerlukan penomoran kembali item-item tersebut.
Kode Blok
Suatu kode blok numerik merupakan variasi dari pengkodean
sekuensial yang mengatasi sebagian dari kelemahannya. Pendekatan ini
dapat mewakili seluruh item-item kelas ke kisaran spesifik dalam skema
pengkodean.
Keunggulan, Pengkodean blok memungkinkan penyisipan kode baru
dalam satu blok tanpa harus mengorganisasikan kembali struktur kode.
 Misalnya, jika nomor akun biaya 626, digit pertama menunjukkan bahwa
akun ini merupakan biaya operasi. Semakin banyak digit dalam kisaran kode,
semakin banyak item dalam blok yang dapat ditempatkan.
Kelemahan, Sama halnya dengan kode sekuensial, kandungan
informasi dari kode blok tidak langsung kelihatan.
Kode Grup
Kode grup numeric digunakan untuk mewakili item-item atau peristiwa
yang kompleks yang melibatkan dua atau lebih data yang saling berkaitan.
Kodenya terdiri atas wilayah-wilayah atau fields yang memiliki makna
spesifik. Misalnya, suatu departemen toko berantai dapat mengkodekan
transaksi pesanan penjualan dari toko-toko cabangnya sebagai berikut :
Nomor Toko Nomor Dept Nomor Item
Petugas Penjualan
04 09
476214 99
Keunggulan, kode grup memiliki sejumlah keunggulan dari kode sekuensial
dan blok, antara lain:
a. Kode grup memfasilitasi perwakilan sejumlah besar data yang berbeda
b. Kode grup memungkinkan struktur data disajikan dalam bentuk hierarkis
yang bersifat logis dan lebih mudah diingat oleh manusia
c. Kode grup memungkinkan analisis dan pelaporan yang rinci baik dalam
kelas item maupun pada item-item dari kelas yang berbeda
Kelemahan, Karena kode-kode grup dapat dengan efektif mewakili
informasi yang bebeda, mereka cenderung digunakan secara berlebihan.
Penggunaan yang berlebihan juga dapat mengarah kekode grup kompleks
yang tidak perlu, yang tidak mudah ditafsirkan. Akhirnya, penggunaan
secara berlebihan akan meningkatkan biaya gudang, kesalahan klerikal
promosi, serta menaikkan waktu dan usaha pemrosesan.
Kode Alfabetis
Kode alfabetis dapat digunakan untuk banyak tujuan yang sama
seperti kode numerik. Karakter alfabetis dapat ditempatkan secara berurutan
(dalam urutan alfabetis) atau dapat digunakan dalam teknik pengkodean
blok atau grup.
Keunggulan, Kapasitas untuk mewakili sejumlah besar item
meningkat secara dramatis melalui penggunaan kode alfabetis murni atau
karakter alfabetis yang digabungkan dengan kode numeric (kode
alfanumerik).
Kelemahan, Sulit merasionalisasi makna kode-kode yang telah
ditetapkan secara sekuensial. Mensortir record yang dikodekan secara
alfabetis cenderung lebih sulit bagi pemakai.
Kode Mnemonik
Kode Mnemonik adalah karakter alfabetis dalam bentuk akronim dan
kombinasi lainnya yang bermakna. Contoh :
Kode Arti
NY New York
CA California
OK Oklahoma
Keunggulan, Skema Mnemonik membuat pemakai tidak perlu
mengingat artinya; kode itu sendiri membawa informasi tingkat tinggi
tentang item yang mewakilinya.
Kelemaahan, walaupun kode mnemonic berguna untuk mewakili
kelas-kelas item, kemampuan mereka terbatas dalam mewakili item-item
dalam satu kelas.
B. SYSTEM BUKU BESAR UMUM
Siklus transaksi memproses peristiwa individual yang dicatat dalam jurnal
khusus dan akun buku besar pembantu. Rangkuman transaksi-transaksi ini
mengalir ke dalam GLS dan menjadi sumber input untuk sistem pelaporan
manajemen (MRS) dan FRS. Kumpulan informasi yang mengalir ke GLS datang dari
subsistem siklus transaksi. Namun, perhatikan bahwa informasi itu juga mengalir
dari FRS sebagai umpan balik ke GLS.
Voucher Jurnal
 Suatu dokumen yang disebut voucher jurnal merupakan sumber input
bagi buku besar umum. Sebuah voucher jurnal, yang dapat digunakan untuk
mewakili rangkuman transaksi yang serupa atau satu transaksi yang unik,
mengidentifikasi jumlah keuangan dan akun buku besar umum yang
dipengaruhi. Transaksi rutin, jurnal penyesuaian, dan jurnal penutup,
semuanya dimasukkan ke buku besar umum dari voucher jurnal. Karena
voucher jurnal harus disetujui oleh manajer yang bertanggung jawab,
mereka menyediakan kontrol yang efektif terhadap jurnal buku besar umum
yang tidak diotorisasi. Jurnal buku besar umum tradisional tidak digunakan
dalam sistem ini yang menggunakan voucher jurnal. Kebanyakan organisasi
telah mengganti buku besar umum dengan file voucher jurnal.

Database GLS
Database GLS terdiri atas sejumlah file transaksi, file induk, file
referensi dan file arsip.
File induk buku besar umum merupakan file utama dalam database
GLS. Basis dari file ini adalah kode daftar akun perusahaan.
File Sejarah Buku Besar Umum memiliki format yang sama dengan
induk GL. Tujuan utama file ini adalah untuk mewakili laporan keuangan
komparatif dengan basis historis.
File voucher jurnal adalah total voucher jurnal yang diproses pada
periode saat ini. Dengan menyediakan satu record untuk semua transaksi
buku besar umum, file ini melayani tujuan yang sama seperti jurnal buku
besar umum tradisional.
File Voucher Jurnal Historis berisi voucher jurnal untuk periode masa
lalu. Informasi histories ini mendukung tanggung jawab kepengurusan
manajemen untuk menghitung utilisasi sumber daya
File Pusat Pertanggungjawaban berisi data pendapatan, pengeluaran
dan utilisasi sumber daya lainnya untuk setiap pusat pertanggungjawaban
dalam organisasi.
File Anggaran Induk berisi jumlah anggaran untuk pendapatan, biaya,
dan sumber daya lainnya untuk pusat-pusat pertanggungjawaban.
Prosedur GLS
GLS memperbarui proses yang secara konseptual sederhana, seperti
yang ditampilkan oleh sistem manual. Voucher jurnal mengalir dari sistem
pemrosesan transaksi dan sumber lainnya ke departemen buku besar umum.
Secara rutin, ini semua merupakan rangkuman transaksi dari akun-akun
buku besar pembantu dan jurnal-jurnal khusus yang berlokasi di siklus
transaksi. Seperti yang akan kita lihat, transaksi yang jarang terjadi dari
sistem aktiva tetap, bersama dengan jurnal penyesuaian dan jurnal
pembalikan dari sistem pelaporan keuangan, juga memasuki GLS dengan
cara ini.

1. SISTEM PELAPORAN KEUANGAN

Proses Akuntansi Keuangan
Proses akuntansi keuangan dimulai dari status bersih awal tahun
fiscal yang baru, hanya akun-akun (permanen) neraca yang merupakan
kelanjutan dari tahun sebelumnya. Dari titik ini, prosesnya dilanjutkan
dengan langkah-langkah berikut:
1) Mencatat transaksi pada dokumen sumber yang tepat.
2) Mencatat di jurnal khusus.
3) Memposkan ke buku besar pembantu.
4) Memposkan ke buku besar umum.
5) Menyiapkan neraca percobaan sebelum penyesuaian.
6) Melakukan jurnal penyesuaian.
7) Menjurnal dan memposkan ayat jurnal penyesuaian.
8) Menyiapkan neraca percobaan yang telah disesuaikan.
9) Menyiapkan laporan keuangan
10) Menjurnal dan memposkan ayat jurnal penutup.
11) Menyiapkan neraca percobaan pasca-penutupan.
 Proses akuntansi keuangan yang disebutkan diatas memiliki tiga
tahap yang berbeda, setiap tahap melibatkan elemen-elemen dari satu
atau lebih subsistem informasi :
Tahap I Prosedur harian. Subsistem TPS mencatat transaksi harian
didokumen sumber,lalu mencatatnya di jurnal khusus,memposkan
transaksi individual ke buku besar pembantu,daft menyiapkan voucer
jurnal.
Tahap II Prosedur akhir-periode. Voucer jurnal dimasukkan ke buku besar umum
secara periodik.Hal ini melibatkan TPS daft GLS.Frekuensi pembaruan ke
buku besar umum menentukan tingkat integrasi sistem.Dalam sistem yang
sangat terintegrasi,pembaruan buku besar umum merupakan bagian dari
prosedur harian
Tahap III Prosedur laporan keuangan.Analisis akun-akun buku besar umum daft
langkah-langkah yang mengarah ke prtoduksi laporan keuangan (per-
siapan neraca percobaan ,ayat jurnal penyesuaian,ayat jurnal penutup,
daft sebagainya ) melibatkan balk FRS maupun GLS.

2. MENGENDALIKAN GL/FRS
Aktivitas-aktivitas GL/FRS secara eklusif merupakan pekerjaan
akuntansi. Tidak seperti pemrosesan transaksi, yang juga melibatkan arus
sumber daya fisik, kekhawatiran kontrol terhadap GL/FRS berkenaan dengan
akurasi dan reliabilitas informasi akuntansi. Eksposur potensial dalam sistem
ini terdiri atas:
a. Jejak audit yang defektif.
b. Akses yang tidak terotorisasi ke buku besar umum.
c. Akun buku besar umum yang tidak seimbang dengan akun buku besar
pembantu.
d. Saldo buku besar umum yang salah karena voucer jurnal yang salah atau
tidak terotorisasi.
Jika tidak dikontrol, eksposur-eksposur ini dapat menyebabkan laporan
keuangan dan laporan-laporan lainnya salah dalam pernyataannya dan
sehingga menyesatkan para pemakai. Konsekuensi potensialnya adalah
penuntutan secara hukum (litigation), kerugian keuangan yang signifikan
bagi perusahaan, dan sanksi dari pihak yang berwenang.

3. ISU-ISU KONTROL-KONTROL GL/FRS

Studi kita tentang kontrol GL/FRS akan mengikuti kerangka yang ditetapkan
dalam SAS 78 :
Otorisasi Transaksi
Ayat-ayat jurnal di buku besar umum merupakan rangkuman transaksi
dan berada di bawah kontrol yang sama. Voucher jurnal merupakan
dokumen yang meng-otorisasi suatu ayat jurnal ke buku besar umum.
Pemisahan Tugas
Tugas memperbarui buku besar umum harus dipisahkan dari semua
tanggung jawab akuntansi dan pengawasan aktiva dalam organisasi. Oleh
karena itu, petugas administtasi buku besar umum tidak boleh:
a. Bertanggung jawab melakukan pembukuan untuk jurnal-jurnal khusus
atau buku besar pembantu.
b. Menyiapkan voucher jurnal.
c. Mengawasi aktiva fisiko
Kontrol Akses
Kontrol akses memiliki dua elemen: akses langsung dan akses tidak
langsung. Kekhawatiran terhadap akses langsung dikurangi dengan
memastikan bahwa voucher jurnal diposkan hanya oleh individu yang
diotorisasi.Eksposur untuk akses tidak langsung berasal dari buruknya
kontrol terhadap voucher jurnal di departemen sumber.
Catatan Akuntansi
Salah satu aspek penting dari fungsi pencatatan ini adalah
pemeliharaan jejak audit. Suatu jejak audit diperlukan untuk beberapa
alasan: (1) memberikan kemampuan untuk menjawab pertanyaan, misalnya,
dari pelanggan atau pemasok; (2) mampu merekonstruksi file-file jika semua
 atau sebagian file-file mengalami kerusakan; (3) menyediakan data historis
yang diperlukan olehpara auditor; (4) me-menuhi peraturan pemerintah; dan
(5) menyediakan sarana untuk mencegah, men-deteksi, dan memperbaiki
kesalahan. Suatu jejak audit mempermudah mencegah kesalahan karena
Tindall informasi diorganisasikan dengan baik dalam file-file logis,
memfasilitasi pemrosesan file-file tersebut.

Verifikasi Independen
Voucher jurnal, merangkumkan aktivitas transaksi, mengalir dari
berbagai departemen operasi ke GL/FRS, di mana mereka secara independen
direkonsiliasi dari diposkan ke akun-akun buku besar umum. GL/FRS
menghasilkan dua laporan operasional yang menjadi bukti akan keakuratan
proses ini. Laporan-Iaporan ini adalah daftar voucher jurnal dan laporan
perubahan buku besar umum. Daftar voucher jurnal (journal voucher listing)
memberikan rincian yang relevan tentang setiap voucher jurnal yang
diterima GL/FRS sebagai input. Laporan ihi menyeimbangkan debit dan
kredit transaksi dan, untuk tujuan analisis, mengklasifikasi mereki menurut
batch, tanggal, dan jenis transaksi (misal-nya, penjualan kredit). Laporan
perubahan buku besar umum (general ledger change report) me-nyajikan
efek transaksi voucher jurnal pada akun buku besar umum. Penggunaan
teknologi komputer sangat meningkatkan persiapan laporan-laporan kontrol
yang esensial tersebut dan laporan kompleks lainnya

C. GL/FRS DENGAN BASIS KOMPUTER

1. GL/FRS OTOMATIS DENGAN PEMROSESAN BATCH DAN FILE SEKUENSIAL
Keunggulan, Keunggulan terbesar sistem ini terletak pada kontrolnya.
Voucher jurnal dari departemen operasi dapat disetujui, divalidasi, dan
diseimbangkan sebelum memasukkan mereka ke buku besar umum. Karena
pembaruan GL merupakan proses batch di akhir hari, seluruh GL
direproduksi kembali setiap hari. Pada peristiwa pemrosesan kesalahan yang
secara material mempengaruhi buku besar umum, saldo hari sebelumnya
tersedia sebagai informasi pendukung (backup). Sementara hal ini kelihatan
seperti metode kuno dalam memelihara buku besar umum, sebagian
perusahaan besar yang menggunakan sistem pemrosesan transaksi real-
time yang canggih memilih batch GL/FRS dengan file sekuensial karena
kontrol backup yang disediakannya. Pelaporan. Sistem ini dapat mendukung
pihak manajemen dengan laporan rangkuman umpan balik terbatas tentang
aktivitas transaksi.
Kelemahan, Tidak efisien. Pendekatan file sekuensial merupakan
pemakaian teknologi secara konservatif yang menggunakan komputer
terutama sebagai perangkat akuntansi. Sistem ini tidak berguna dalam
meningkatkan efisiensi kegiatan operasi atau memfasilitasi pengurangan
tenaga kerja Rekonsiliasi yang tidak teratur, Pembaruan yang tidak teratur
(harian atau mingguan) membatasi pihak manajemen Pada pemeriksaan
akhir-periode untuk keseluruhan operasi. Teknologi yang digunakan dalam
GL/FRS mempengaruhi frekuensi pembaruan (updating) buku besar umum.

2. REKAYASA TEKNOLOGI PADA GL/FRS DENGAN FILE AKSES LANGSUNG

Penggunaan file akses langsung memberikan manfaat tambahan bagi
pe-laporan manajemen. MRS organisasi memberikan informasi keuangan dan
non-ke-uangan kepada para pemakai internal. Para manajer internal
memerlukan informasi yang lebih sering dan tepat waktu daripada pemakai
eksternal dari laporan keuangan tradisional. Karena sebagian informasi ini
datang dari file database buku besar umum, penggunaan pendekatan akses
langsung memfasilitasi akses manajemen ke data-data penting ini. GL/FRS
tradisional yang menggunakan pemrosesan batch, file sekuensial, dan
pembaruan (update) yang tidak teratur tidak melayani kebutuhan
manajemen. Membuat database buku besar umum tersedia bagi berbagai
pemakai internal, juga menciptakan masalah kontrol yang harus
diperhatikan. Dalam hal ini termasuk hal-hal berikut ini.
 Pemisahan Tugas menghilangkan pemisahan fundamental antara
otorisasi dan pemrosesan transaksi. Di sini, sistem pemakai-akhir
mengotorisasi dan memroses ayat-ayat jurnal langsung ke buku besar
umum. Untuk mengompensasikan eksposur potensial ini, sistem tersebut
harus memberikan daftar voucher jurnal yang rind dan laporan aktivitas akun
kepada pemakai akhir dan departemen buku besar umum.
Dokumen-dokumen tersebut memberi pertimbangan kepada para
pemakai ten tang tindakan-tindakan otomatis yang dilakukan sistem
sehingga kesalahan dan peristiwa yang tidak biasa, yang memerlukan
investigasi, dapat diidentifikasi.
Catatan Akuntansi dan Kontrol Akses. Catatan buku besar umum
disimpan dalam disket magnetis yang dapat langsung diakses oleh sistem
pernakai-akhir. Untuk menjaga integritas catatan-catatan tersebut,
organisasi harus menerapkan kontrol yang membatasi akses ke mereka.
Sejumlah teknik kontrol tersedia; teknik-teknik tersebut akan membatasi
akses ke pemakai yang diotorisasi saja dan me-mastikan pemakai yang
diotorisasi tidak melebihi hak aksesnya. Namun, teknik-teknik seperti itu
harus secara sadar diimplementasikan dan dengan seksama dipelihara.

D. FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI MRS

1. PROSES PENGAMBILAN KEPUTUSAN
a. Mengidentifikasi Masalah
Asumsikan bahwa seorang manajer divisi mengamati terjadinya
penurunan trend margin laba organisasi. Akar penyebabnya mungkin adalah
pemasaran yang tidak efektif, kontrol kualitas yang buruk dalam proses
produksi, penundaan pem-rosesan pesanan penjualan, atau kombinasi
masalah. Manajer tersebut harus meng-identifikasi kasusnya melalui analisis
sebelum ia dapat menentukan pemecahannya. Suatu usaha perbaikan yang
terburu-buru dapat semata-mata hanya menutupi gejala-gejala dan
konsekuensi dapat merusak kesehatan jangka panjang perusahaan.
b. Evaluasi Alternatif Solusi
Dalam mengambil keputusan, manajer harus mengidentifikasi dan
memper-timbangkan semua opsi yang layak. Untuk mengilustrasikan
langkah ini, pertimbang-kan proses pengambilan keputusan dari seorang
manajer produksi yang harus merenovasi lini produknya yang sudah
ketinggalan jaman. Mari asumsikan bahwa manajer tersebut memiliki tiga
pilihan:
- Meningkatkan satuan tenaga kerja dan tetap mempertahankan peralatan
lini produksi yang ada.
- Secara signifikan mengurangi (atau menghapus) kekuatan tenaga
kerjanya dan mengotomatiskan lini produksi dengan teknologi yang baru
tetapi belum terbukti.
- Mempertahankan tenaga kerja yang ada dan memperbaiki peralatan
dengan teknologi yang sudah terbukti kegunaannya.
c. Implementasi Solusi Terbaik
Tahap implementasi dari proses pengambilan keputusan melibatkan
sejumlah besar perencanaan yang rinci. Pengambil keputusan harus
mempertimbangkan semua sumber daya yang perlu, untuk
mengimplementasikan keputusan tersebut. Tahap-tahap tersebut antara lain:
- Mengatur pembiayaan proyek.
- Menegosiasi kontrak dengan para pemasok dan kontraktor.
- Mendapatkan lisensi, mendapatkan izin, dan wilayah otorisasi.
- Mengorganisasi program pelatihan kembali untuk para pegawai yang
dihadapkan dengan praktik-praktik, prosedur, dan peralatan baru.
- Merencanakan perubahan dari sistem lama ke sistem baru.
d. Melakukan Pemeriksaan Pasca Implementasi
Tujuan pemeriksaan ini adalah untuk menentukan apakah keputusan
dan proses pengambilan keputusan sudah tepat. Pemeriksaan pasca-imple-
mentasi menye-diakan wawasan yang berharga pada keseluruhan
identifikasi masalah, kecukupan dan kelengkapan kriteria keputusan, skema
tertimbang yang digunakan, ketepatan proses penilaian, dan efektivitas
 rencana implementasi
MRS berperan penting dalam tahap pemeriksaan pasca-implementasi
dengan mencatat kinerja data, melakukan analisis, dan melaporkan
kesuksesan proyek. Selain itu, proses pemeriksaan memberikan wawasan
kepada MRS. Proses pengambilan keputusan yang cacat dapat disebabkan
oleh kurangnya kualitas, kuantitas, atau sifat informasi yang disediakan
sistem tersebut. Hal ini merupakan kesempatan bagi para perancang sistem
untuk meningkatkan efektivitas sistem informasi tersebut

2. PRINSIP-PRINSIP MANAJEMEN
Prinsip-prinsip manajemen memberikan wawasan pada kebutuhan
informasi manajemen. Prinsip-prinsip yang paling langsung mempengaruhi
MRS antara lain:
a. Formalisasi Pekerjaan
Prinsip formalisasi pekerjaan menunjukkan bahwa pihak manajemen
harus menstrukturkan perusahaan di sekitar pekerjaan yang dilakukannya,
bukannya di sekitar individu dengan keahlian yang unik. Tujuan formalisasi
pekerjaan adalah untuk menghindari suatu struktur organisasi di mana
kinerja, kemampuan, dan eksistensi berkelanjutan perusahaan bergantung
pada individu tertentu.
Implikasi untuk MRS. Formalisasi pekerjaan perusahaan
memungkinkan spesifikasi informasi yang diperlukan untuk mendukung
pekerjaan itu. Jadi, ketika terjadi perubahan personel, informasi yang
diperlukan oleh pegawai baru pada dasarnya akan sama dengan
pendahulunya.
b. Tanggung Jawab dan Otoritas
Prinsip tanggung jawab merujuk ke kewajiban individu untuk mencapai
hasil yang diinginkan. Tanggung jawab erat terkait dengan prinsip otoritas.
Jika seorang manajer mendelegasikan tanggung jawab ke bawahannya, ia
harus juga memberikan otoritas kepada bawahannya untuk mengambil
keputusan dalam batas-batas tanggung jawab itu.
Implikasi untuk MRS. Prinsip tanggung jawab dan otoritas
mendefinisikan jalur pelaporan vertikal perusahaan di mana informasi
mengalir. Lokasi manajer dalam jalur pelaporan mempengaruhi ruang
lingkup dan rincian informasi yang dilaporkan.
c. Jangkauan Kontrol
Jangkauan kontrol seorang manajer merujuk ke jumlah bawahan yang
langsung di bawah kontrolnya. Ukuran jangkauan berpengaruh pada struktur
fisik organisasi. Perusahaan dengan jangkauan kontrol sempit memiliki
bawahan yang lebih sedikit yang melapor ke pihak manajemen. Perusahaan
ini memiliki struktur yang tinggi, sempit, dengan beberapa lapisan
manajemen. Perusahaan dengan jang-kauan kontrol lebih luas (lebih banyak
bawahan yang melapor ke pihak manajemen) cenderung memiliki struktur
yang lebar, dengan lebih sedikit lapisan manajemen.
Implikasi untuk MRS. Para manajer dengan jangkauan kontrol
sempit erat terlibat dengan rincian operasi dan keputusan spesifik.
Jangkauan kontrol yang luas menghindari manajer dari hal tersebut. Para
manajer dengan jangkauan kontrol sempit memerlukan laporan yang lebih
rinci. Manajer dengan tanggung jawab kontrol luas beroperasi paling efektif
dengan informasi yang lebih ringkas.
d. Manajemen dengan Pengecualian
Prinsip manajemen dengan pengecualian menunjukkan bahwa para
manajer harus membatasi perhatian mereka pada wilayah-wilayah yang
berpotensi ber-masalah (yaitu, pengecualian) daripada terlibat dalam setiap
aktivitas atau keputus-an. Jadi, para manajer mempertahankan kontrol tanpa
dibingungkan oleh rincian.
Implikasi untuk MRS. Para manajer memerlukan informasi yang
meng-identifikasi operasi atau sumber daya yang berisiko tidak terkontrol.
Laporan-laporan harus mendukung manajemen dengan pengecualian
melalui pemusatan perhatian pada perubahan faktor-faktor kunci yang
menunjukkan gejala ada masalah. Rincian yang tidak perlu dapat
 mengalihkan perhatian ke fakta-fakta yang seharusnya tidak ada dalam
laporan.

3. FUNGSI, LEVEL, DAN JENIS KEPUTUSAN MANAJEMEN

Keputusan Perencanaan Strategis
Para manajer tingkat atas melakukan keputusan perencanaan strategis,
seperti:
a. Menetapkan tujuan perusahaan.
b. Menentukan ruang lingkup aktivitas bisnis, seperti misalnya pangsa
pasar yangdiinginkan, pasar yang ingin dimasuki atau dibuang
perusahaan, tambahan lini produk baru dan penghapusan produk lama,
dan keputusan merger serta akuisisi.
c. Menentukan atau memodifikasi struktur organisasi.
d. Menetapkan filosofi manajemen.
Keputusan Perencanaan Taktis
Keputusan perencanaan taktis berada di bawah keputusan
strategis dan dibuat oleh manajemen tengah. Jangka waktu keputusan ini
pendek, lebih spesifik, berulang, hasilnya lebih pasti, dan kurang
berpengaruh pada perusahaan dibandingkan keputusan strategis.
Keputusan Kontrol Manajemen
Salah satu kegiatan kontrol manajemen adalah memotivasi para
manajer di semua wilayah fungsional untuk menggunakan sumber daya,
termasuk bahan baku, personel, dan aktiva keuangan, seproduktif mungkin.
Manajer yang mengawasi, mem-bandingkan kinerja manajer di bawahnya
dengan standar-standar yang sebelumnya sudah ditetapkan.
Keputusan Kontrol Operasional
Kontrol operasional memastikan bahwa perusahaan beroperasi sesuai
dengan kriteria yang telah ditetapkan sebelumnya. Keputusan kontrol
operasional lebih sempit dan lebih fokus daripada keputusan strategis dan
taktis karena mereka memperhatikan pekerjaan operasi rutin. Keputusan
kontrol operasional lebih terstruktur daripada keputusan kontrol manajemen,
lebih bergantung pacta rincian daripada keputusan perencanaan, dan
kerangka waktunya lebih pendek daripada keputusan taktis atau strategis.

4. STRUKTUR MASALAH
Struktur snafu masalah merefleksikan seberapa baik pengambil
keputusan memahami masalah tersebut. Struktur masalah memiliki tiga
elemen.
Data, nilai yang digunakan untuk mewakili faktor-faktor yang relevan
dengan masalah tersebut.
Prosedur, urutan langkah-Iangkah alan peraturan keputusan yang
digunakan untuk memecahkan masalah.
Tujuan, hasil yang ingin dicapai pengambil keputusan dengan
memecahkan masalah tersebut.
Sewaktu ketiga elemen itu diketahui dengan pasti, masalah itu
distrukturkan. Perhitungan gaji merupakan salah satu contoh masalah yang
terstruktur:
Kita dapat mengidentifikasi data untuk perhitungan ini dengan pasti
jam kerja, tarif per jam, pemotongan pajak, tarif pajak, dan lain
sebagainya).
Prosedur pembayaran gaji diketahui dengan pasti:
Gaji Kotor = Jam Kerja x Tarif Gaji
Gaji Bersih = Gaji Kotor - Pajak - Pemotongan Pajak
Tujuan pembayaran gaji adalah melaksanakan kewajiban perusahan
kepada para pegawainya.
Masalah tidak terstruktur adalah masalah yang tidak memiliki teknik
solusi spesifik. Kebutuhan data tidak pasti, prosedurnya tidak spesifik, atau
tujuan solusi belum sepenuhnya dikembangkan. Masalah seperti itu biasanya
kompleks dan melibatkan pengambil keputusan pada situasi yang spesifik.
Dalam situasi ini, analis sistem tidak dapat sepenuhnya berantisipasi
kebutuhan pemakai informasi, menyebabkan teknik pemrosesan data
 tradisional menjadi tidak efektif.

5. JENIS-JENIS LAPORAN MANAJEMEN

Tujuan Laporan
Mengurangi tingkat ketidakpastian yang berkaitan dengan snafu masalah
yang dihadapi pengambil keputusan dan mempengaruhi perilaku pengambil
keputusan dengan cara yang positif. Laporan-laporan yang gagal mencapai
tujuan ini berarti kurang kandungan informasinya dan tidak bernilai.
Laporan yang Diprogram
Terdapat dua subkelas laporan yang diprogram: laporan jadwal dan
laporan menurut permintaan. Sistem pelaporan manajemen menghasilkan
laporan jadwal menurut kerangka waktu yang ditetapkan, bisa harian,
mingguan, kuartalan, dan sebagainya. Laporan menurut permintaan
digerakkan oleh peristiwa, bukan oleh kerangka waktu.
Atribut Laporan
Relevan. Setiap elemen informasi dalam suatu laporan harus
mendukung keputusan manajer.
Ringkas. Laporan harus diringkaskan sesuai dengan tingkat manajer
dalam hierarki organisasi.
Orientasi Pengecualian. Laporan-laporan kontrol harus
mengidentifikasi aktivitas-aktivitas yang berisiko di luar kontrol dan harus
mengabaikan aktivitas yang di bawah kontrol.
Akurasi. Informasi dalam laporan harus bebas dari kesalahan material.
Kelengkapan. Informasi harus selengkap mungkin. Setiap informasi
yang esensial bagi pengambilan keputusan harus ada dalam laporan.
Tepat Waktu. Informasi yang tepat waktu, yaitu cukup lengkap dan
akurat, lebih berharga daripada informasi yang sempurna tetapi terlambat
untuk digunakan.
Padat. Laporan harus menggunakan skema pengkodean untuk
menampilkan klasifikasi data kompleks dan menyediakan semua
perhitungan yang perlu bagi pemakai.
Laporan Khusus (Ad Hoc Reporting)
Pihak manajemen mengetahui bahwa informasi adalah inti dari operasi
bisnis dan mereka dapat menggunakan data yang disimpan untuk
memperoleh wawasan berharga tentang bisnis mereka. Sumber data ini
sekarang dicairkan untuk mendukung kebutuhan pelaoran khusus melalui
snafu konsep yang disebut penambangan data.
Penambangan data adalah proses memilih, menggali, dan memodelkan
se-jumlah besar data untuk membuka relasi dan pola global yang ada dalam
database berukuran besar tetapi "tersembunyi". Hal ini melibatkan teknik
canggih seperti per-tanyaan database (database queries) dan kecerdasan
buatan (artificial intelligence) yang memodelkan fenomena dunianyata dari
data yang dikumpulkan dari berbagai sumber, termasuk sistem pemrosesan
transaksi, database sejarah pelanggan, dan data demografis dari sumber
eksternal seperti biro-biro kredit. Para manajer menggunakan dua
pendekatan umum untuk penambangan data: verifikasi dan penemuan.
Model verifikasi menggunakan teknik drill-down untuk memverifikasi
alan menolak hipotesis pemakai. Misalnya, asumsikan seorang manajer
pemasaran butuh untuk mengidentifikasi pasar sasaran yang terbaik,
sebagai bagian dari database seluruh pelanggan perusahaan, untuk suatu
kampanye produk baru. Perangkat lunak penambangan data akan
memeriksa data historis tentang pelanggan perusahaan dan informasi
demografis yang mengungkapkan pembelian komparatif dan karakteristik
demografis dari para pembeli tersebut. Hal ini menjadi bagian dari database
pelanggan yang kemudian dapat digunakan untuk fokus pada kampanye
promosi.
Model penemuan menggunakan penambangan data untuk menemukan
informasi yang tidak diketahui tetapi renting, yang tersembunyi dalam data.
Model ini menggunakan pembelajaran induktif untuk menarik data dengan
mencari pola-pola yang selalu muncul, trend, dan generalisasi. Pendekatan
ini secara mendasar berbeda dari model verifikasi dalam hal bahwa data
 dicari tanpa dorongan hipotesis spesifik. Misalnya, suatu perusahaan dapat
menerapkan teknik penemuan untuk meng-identifikasi pola pembelian-
pelanggan dan mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang motivasi
dan perilaku pelanggan.
Ciri utama dari kesuksesan digunakannya penambangan data adalah
gudang data dari arsip data operasiorial. Suatu gudang data merupakan
suatu sistem manajemen database relasional yang telah didesain secara
spesifik untuk memenuhi kebutuhan penambangan data. Gudang data ini
lokasinya di pusat dan berisi data operasional tentang peristiwa-peristiwa
saat ini (dalam kurun waktu 24 jam), juga semua peristiwa yang telah terjadi
selama bertahun-tahun. Data diberi kodedan disimpan dalam gudang secara
rinci dan pada berbagai tingkat rangkuman untuk memfasilitasi identifikasi
pola dan trend yang selalu muncul.

6. AKUNTANSI PERTANGGUNGJAWABAN
a. Penetapan Tujuan Keuangan: Proses Anggaran
Proses penganggaran membantu pihak manajemen mencapai tujuan
keuangannya dengan membentuk tujuan yang dapat diukur untuk setiap
segmen organisasi. Mekanisme ini membawa standar-standar ke manajer
segment yang akan digunakan oleh manajer senior untuk mengukur
kinerjanya. Arus informasi anggaran yang ke atas dan ke bawah semakin
rinci ketika ia bergerak ke level manajemen yang lebih rendah.
b. Pengukuran dan Pelaporan Kinerja
Pengukuran kinerja dan pelaporan dilakukan di setiap segmen
operasional dalam perusahaan. Informasi mengalir ke atas sebagai laporan
pertanggungjawaban ke level manajemen senior. Informasi dalam laporan-
laporan tersebut menjadi sangat ringkas di setiap level manajemen yang
lebih tinggi.
c. Pusat Pertanggungjawaban
Bentuk yang paling umum dari pusat pertanggungjawaban ini adalah
pusat biaya, pusat laba, dan pusat investasi.
Pusat Biaya. Suatu pusat biaya merupakan suatu unit organisasional
dengan tanggung jawab atas manajemen biaya dalam batas-batas
anggaran. Misalnya, suatu departemen produksi dapat bertanggung jawab
untuk memenuhi kewajiban produksi sambil tetap mempertahankan biaya
produksi (tenaga kerja, bahan baku, dan overhead) dalam jumlah anggaran.
Laporan kinerja untuk manajer pusat biaya mencerminkan perilaku biaya
yang dapat dikontrol dengan fokus pada anggaran biaya, biaya aktual, dan
varian dari anggaran. Pengukuran kinerja seharusnya tidak
mempertimbangkan biaya-biaya yang di luar kontrol manajer, seperti
misalnya investasi di peralatan pabrik atau penyusutan gedung.
Pusat Laba. Seorang manajer pusat laba bertanggung jawab untuk
mengontrol biaya dan menghasilkan pendapatan. Misalnya, seorang manajer
lokal dari suatu pertokoan nasional dapat saja bertanggung jawab atas
keputusan tentang:
Item-item barang dagang mana yang disimpan di gudang.
Berapa harganya.
Jenis aktivitas promosi untuk produk .
Tingkat iklannya.
Ukuran stat dan mempekerjakan pegawai.
Melakukan pemeliharaan dan peningkatan modal investasi.
Laporan kinerja untuk manajer pusat laba berbeda dari pusat biaya.
Akan tetapi, pendekatan laporannya sama, yaitu pada item-item yang dapat
dikontrol. Ketika hanya item-item yang dapat dikontrol digunakan untuk
menilai kinerja manajer, pusat laba itu sendiri dinilai oleh kontribusinya
setelah biayabiaya yang tidak dapat dikontrol
Pusat Investasi. Manajer pusat investasi memiliki otorisasi umum
untuk mengambil keputusan yang secara mendasar mempengaruhi
organisasi. Asumsikan bahwa salah satu divisi perusahaan adalah pusat
biaya dengan tujuannya adalah memaksimalkan tingkat pengembalian
investasi aktiva. Kisaran tanggung jawab manajer divisi ini meliputi
 manajemen biaya, manajemen produk, pemasaran, distribusi, dan disposisi
modal melalui investasi dana ke dalam proyek-proyek dan pekerjaan yang
berisiko yang menghasilkan tingkat keuntungan yang diharapkan.

7. PERTIMBANGAN PERILAKU
Keserasian Tujuan
Berbicara tentang prinsip-prinsip manajemen, yaitu otoritas, tanggung
jawab, dan formalisasi pekerjaan, ketika diterapkan dengan benar dalam
suatu organisasi, prinsip-prinsip ini mempromosikan keserasian tujuan (goal
congruence). Manajer tingkat lebih rendah yang mencapai tujuannya
berkontribusi secara positif ke tujuan superiornya.
Informasi yang Berlebihan
Informasi yang berlebihan muncul ketika seorang manajer menerima infor-
masi berlebih dari yang ia dapat cernakan. Hal ini terjadi ketika seorang
perancang sistem pelaporan tidak mempertimbangkan level organisasional
dan jangkauan kontrol manajer dengan tepat.
Ukuran Kinerja yang tidak Tepat
Ingat kembali bahwa salah satu tujuan suatu laporan adalah untuk
menstimulasi perilaku yang konsisten dengan tujuan perusahaan. Akan
tetapi, ketika ukuran kinerja yang tidak tepat digunakan, laporan itu tidak
memiliki efek tersebut.
Setiap penggunaan kriteria tunggal sebagai ukuran kinerja akan mengarah
ke perilaku fungsional. Perhatikan contoh-contoh berikut:
Penggunaan varian harga untuk mengevaluasi sistem pembelian akan
mempengaruhi kualitas item yang dibeli.
Penggunaan kuota (seperti misalnya unit yang diproduksi) untuk
mengevaluasi seorang supervisor akan mempengaruhi kontrol kualitas,
efisiensi pemakaian bahan baku, relasi tenaga kerja; dan pemeliharaan
pabrik.
Penggunaan ukuran laba seperti ROI, penghasilan bersih, dan margin
kontribusi dapat mempengaruhi investasi pabrik, pelatihan pegawai,
tingkat cadangan persediaan, kepuasan pelanggan, dan relasi tenaga
kerja.