Chapter 9

Testing and Evaluation of

Systems

KELOMPOK 2
Fetreiscia Frida (201450385)
Annisa Regina (201450368)
Fitriscia Jacilia (201450382)
Rachel Novelia (201450395)
 CASE STUDY 9.1
SALES AND RECEIVABLES SYSTEM
Broomfield Plc
Broomfield plc adalah sebuah perusahaan besar dalam manufaktur dan
penjualan furnitur dan tempat tidur melalui departement store miliknya.
Beberapa barang tersedia untuk segera dikirimkan, untuk menjaga persediaan
rendah, beberapaada yang diproduksi sesuai pesanan, toko-toko memiliki
contoh untuk barang utama. Pelanggan memilih barang melalui katalog, dan
bagian penjualan di toko akan mengambil pesanan. Furnitur yang lebih kecil
dapat dikumpulkan dalam sekali ambil dari showroom toko; barang lainnya
tersimpan di toko utama Broomfield, dan pelanggan diinformasikan atas
ketersediaannya dengan telepon atau surat. Perusahaan menggunakan van
perusahaan untuk mengiriman barang dalam jangka radius 5mil dari department
store, akan tetapi untuk jarak yang lebih luas atau jauh dikenakan biaya
tambahan.
Dalam beberapa tahun terakhir perusahaan mengalami beberapa masalah yang
muncul dari kemunduran ekonomi, dan level persediaan telah dikurangi untuk
meningkatkan likuiditas. Profit margin juga terkedna dampak kurang baiknya.
SISTEM PENJUALAN DAN PIUTANG DAGANG

Pelanggan showroom dapat membeli dalam bentuk tunai atau kredit.

Pelanggan yang membeli dengan kredit harus memberikan referensi
bank dan informasi pribadi lainnya. Kontrol atas kredit menetapkan
sebuah batas kredit dan menetapkan kewenangan seseorang di
departemen pengendalian kredit untuk memasukkan data ke file
induk pelanggan. Departemen pengendalian kredit berdiri sendiri
atau bebas dari staf showroom. Pelanggan tanpa batas kredit
diinformasikan bahwa barang akan segera dikirimkan jika pembayaran
telah dilakukan dengan kartu kredit ataupun cek.
 Barang yang ada di department store dilabeli dengan harga, deskripsi
dan referensi nomor dan di katalog diberikan range harga untuk
pilihan material dan design. Terkadang barang akan mengalami
penurunan dalam hal harga and dalam kasus tertentu harga asli,
persentasi penurunan dan harga baru akan ditampilkan. Pelanggan
mengisi form order di showroom untuk barang yang mereka
butuhkan.
Detil order adalah termasuk referensi nomor persediaan, harga,
syarat pembayaran, kode pengiriman (pengiriman langsung atau
tertunda), dan perkiraan tanggal pengiriman.
 Penjual mengakses laporan ketersediaan persediaan dan lead times untuk
barang yang tidak segera ada dan membandingkan harga yang tertera pada
furnitur dengan catatan komputer. Nomor transaksi yang berurutan untuk
penjual dimasukkan secara otomatis oleh sistem. Sistem akan mengecek
kelengkapan pesanan, menghitung biaya pengiriman, dan total invoice. Jika
melewati batas limit oleh invoice baru pelanggan pelanggan akan diberikan
kesempatan untuk membayar barangnya segera. Jika batas kredit tidak
terlewati atau pelanggan setuju untuk membayar langsung, pesanan penjual
yang sah akan segera diproses (dinomorkan dengan sistem) dengan duplikat.
File Pesanan diterima dan Pesanan tidak diterima akan terupdate. Jika
pengiriman akan dibuat, rute sistem akan membuat permintaan ke gudang
untuk pengiriman barang dan menyiapkan empat copy dari delivery note
(bernomor berurutan), untuk digunakan oleh gudang.
 Sistem menyimpan catatan dari input pesanan penjualan dan
kuantitas total pesanan serta total faktur untuk setiap tenaga penjual.
Pelanggan akan mengambil pesanan penjualannya kepada kasir yang
ada di toko. Kasir akan memverifikasi kebenaran dari pesanan
penjualan di terminal dan sales invoice disediakan secara duplikat,
menahan satu copy dan memberikan copy lainnya kepada pelanggan.
Jika pelanggan membayar dengan kas tunai atau kartu kredit, invoice
akan dicap lunas. Jika penjualan secara kredit, kasir akan
mengkonfirmasi penilaian kredit di terminal dan mencap invoice
dengan penjualan kredit. Pencatatan penjualan, kas, persediaan dan
piutang dagang dilakukan di nomor pesanan dan dikirim harian
kepada bagian akuntansi.
 Barang hanya dilepas oleh personil di titik pengambilan (telah
dilampirkan ke gudang) di produksi dari invoice dari pelanggan. Dalam
pengambilan pengiriman, invoice akan dicap barang diterima,
pelanggan menahan invoicenya.
Ditempat pengiriman dibuat, gudang menyiapkan barang dan
memberangkatkan mereka pada tanggal perjanjian. Tenaga
pengiriman akan diberikan tiga copy dari catatan pengiriman. Tenaga
pengiriman akan mencap invoice yang ditahan oleh pelanggan
dengan barang diterima.
REQUIRED:
1. Apa yang kamu pikirkan tentang tujuan dari sitem ini? ungkapkan sebagai
tujuan audit. Pertimbangkan semua komponen dari laporankeuangan yang
diubah ketika transaksi terjadi.
2. Identifikasikan poin kontrol dari sistem ini dan berikan kontrol yang harus
dilakukan.
3. Hubungkan solusi yang diberikan dan pertanyaan turunan yang disarankan
untuk menerima pesanan penjualan dan kontrol kredit dan memutuskan
bagaiman anda akan mengevaluasi bagian dari sistem yang berhubungan
dengan aspek ini.
4. Setidaknya ada dua hal yang mungkin akan mempengaruhi figur persediaan
yang ada nampak di laporan keuangan. Identifikasi hal tersebut dan beritahu
bagaimana perusahaan dapat menaggulanginya. Pertimbangkan waktu dari
kegiatan dan nilai persediaan.
JAWABAN:
1. Sistem yang diterapkan oleh Broomfield Plc. memiliki tujuan untuk
memastikan hal ini:
Pelanggan dapat menerima barang sesuai dengan harga yang ada di iklan atau
katalog dan kualitasmya juga sesuai yang diharapkan
Pelanggan dapat melakukan pembelian secara kredit jika memiliki batas kredit
yang layak.
Akun kas, piutang dagang, persediaan dan penjualan telah dicatat sesuai dengan
bukti asli serta telah diperbaharui secara otomatis dalam sistem.
Pencatatan kas mencerminkan semua penerimaan kas yang telah diterima.
Pencatatan persediaan mencerminkan keluarnya barang dari gudang dengan
jumlah sesuai dengan bukti pengeluaran barang.
Audit atas keseluruhan transaksi dan dapat menjaga dampak terhadap saldo
piutang dagang.
Akun piutang dagang didebit dan akun penjualan dikredit secara benar, akurat,
dan lengkap.
2. Beberapa kontrol terkait sistem, yaitu sebagai berikut:
Identifikasi pelanggan ketika mereka berinteraksi dengan penjual secara
interface dengan sistem.
Identifikasi tenaga penjual dengan memasukkan kode.
Pemeriksaan kelengkapan formulir pemesanan, yaitu ketika sistem
memastikan bahwa semua isiian formulir telah lengkap sebelum diterima.
Penomoran pada formulir pemesanan berguna untuk membedakan transaksi
penjualan tunai dan kredit. Penting untuk memperhatikan juga pengendalian
terhadap daftar pelanggan berdasarkan risiko tidak tertagihnya piutang.
Melakukan pengecekkan terhadap kelayakan kredit pelanggan dengan
mengkategorikan berdasarkan batas kredit, seperti batas nilai kredit ataupun
term of payment. Untuk efektifitas kontrol ini, departemen pengendalian
kredit harus melakukan peninjauan secara rutin atas batas kredit pelanggan.
 Sales order hars ditandatangani oleh pelanggan dan penjual. Penjual harus
mengkontrol dan memvalidasi keakuratn dari form sales order.
Kasir melakukan pengecekkan terhadap detil pelanggan dan status serta
kelengkapan sales order yang diterima dari pelanggan.
Melakukan pengecapan pada invoice dengan PAID atau CREDIT SALE yang
menunjukkan bahwa pengklasifikasian status penjualan kepada pelanggan telah
dilakukan sesuai dengan prosedur yang berlaku. Sedangkap cap GOOD RECEIVED
menunjukkan bahwa barang telah dikirim kepada pelanggan, dimana harus
disertai Delivery Note yang ditandatangani oleh pengirim dan juga pelanggan jika
barang sudah diterima.
Kami tidak diberikan informasi lengkap tentang hal-hal tertentu, tetapi kami
mengharapkan dapat melihat catataan atas semua transaksi yang tertuang dalam
laporan. Selain itu, memungkinkan ketersediaan data untuk memulai urutan
pemeriksaan yang akan dilakukan sesuai dengan sales order yang telah dilakukan
dan kontrol atas pemeriksaan semua transaksi yang dilakukan oleh penjual.
3. Pertanyaan kunci dan pertanyaan turunan dari Broomfield Plc: Sistem Penjualan
 4. Dua hal terkait persediaan yang memungkinkan timbulnya kekhawatiran
bagi auditor adalah:
Beberapa barang dijual dengan harga dibawah normal. Jika demikian, barang-
barang dalam persediaan tersebut perlu dinilai sebesar net realizable value.
Auditor akan mencari tahu apa kebijakan perusahaan terkait penjualan dengan
harga jual dibawah harga pasar, dan bagaimana perusahaan mengidentifikasi
barang yang dijual di bawah harga pokok penjualan.
Pada akhir tahun auditor mungkin akan khawatir apakah beberapa barang yang
berada di gudang merupakan milik pelanggan atau milik perusahaan. Ini akan
terjadi jika faktur penjualan telah diterbitkan tetapi barang belum dikirim atau
masih dititipkan di gudang perusahaan. Jika angka persediaan diambil dari catatan
persediaan tidak akan ada masalah, tetapi jika jumlah persediaan ditetapkan
dengan menghitung persediaan yang ada digudang perusahaan makan
kemungkinan akan terdapat masalah. Untuk mengatasi hal ini sebaiknya
perusahaan mengidentifikasi faktur penjualan dimana barang belum diberikan
kepada pelanggan. Perusahaan mungkin perlu menyediakan gudang dengan
rincian invoice penjualan yang dikeluarkan untuk perbandingan dengan keluarnya
persediaan dari gudang.
CASE STUDY 9.2
PAYROLL SYSTEM
Upah gaji: Troston plc

Anda adalah auditor dari Troston plc, produsen peralatan khusus

berkualitas tinggi untuk digunakan di rumah sakit dan praktek gigi
dan menggabungkan sejumlah besar komponen dalam perakitan
produk akhir. Pabrik memiliki dua bagian utama: 'produsen
komponen' dan 'perakitan peralatan'.
Perhitungan upah
Ada 175 karyawan dan gaji mereka didasarkan pada tarif per jam dasar,
lembur dibayarkan pada 1,5 kali tarif dasar dan bonus.
Minggu standar adalah 40 jam dan karyawan mencatat jam kerja
dengan melakukan absensi dengan memasukkan kartu plastik bersandi
pribadi (yang dikeluarkan oleh departemen personalia) ke pembaca
kartu yang terletak dekat kantor pabrik.
Semua karyawan dialokasikan kode pribadi dan kode yang menunjukkan
kelompok mana mereka berasal dan rincian ini termasuk pada kartu.
Pembaca kartu ada di bawah pengawasan petugas di kantor pabrik.
Secara harian, kantor pabrik mencetak catatan waktu kerja karyawan,
memeriksa kewajarannya dan mengunduh data ke dalam sistem
penggajian komputer pusat.
 Upah lembur dibayar untuk karyawan yang bekerja lebih dari 40 jam
dalam seminggu.
Setiap jumlah jam kerja yang lebih dari delapan jam sehari diotorisasi
oleh kepala departemen kontrol produksi (PCD), dan dicatat pada
formulir lembur otorisasi (OAFs), yang diparaf oleh kepala PCD. OAFS
tersebut diadakan di PCD dan rinciannya dimasukkan ke dalam file
lembur di komputer desktop departemen.
File lembur akan diunduh setiap hari ke dalam sistem penggajian
komputer pusat. Permintaan lembur berasal dari PCD atau kepala
bagian.
 Perhitungan bonus dilakukan berdasarkan perbedaan antara waktu
standar dan waktu aktual untuk sekumpulan komponen atau
peralatan yang dirakit.
Sebuah tiket batch/equipment (BET) berisi rincian waktu yang
dianggarkan seperti yang ditunjukkan dalam laporan produksi
harian yang disertakan untuk setiap batch/piece.
Tiket-tiket tersebut (yang diberi nomor sebelumnya) dan laporan
produksi harian disiapkan oleh PCD.
Waktu aktual yang diambil, dicatat pada BET oleh kepala bagian dan
diparaf oleh mereka dan diparaf pendamping atau paraf
pengesahan oleh karyawan.
 Pada penyelesaian batch/piece, BET akan ditandatangani oleh
petugas inspeksi untuk menunjukkan barang memenuhi kualitas
yang dibutuhkan.
BET-BET diserahkan ke PCD untuk memasukkan waktu aktual dalam
laporan produksi harian (termasuk dalam file komputer) dan untuk
mencatat waktu standar dan aktual untuk setiap kelompok.
Waktu-waktu ini diunduh setiap hari untuk sistem penggajian
komputer pusat.
Departemen personalia
Departemen ini bertanggung jawab kepada direktur produksi dan terdiri dari
manajer personalia dan satu asisten. Sebuah file personil disimpan untuk
setiap karyawan di dalam master file komputer dan juga dalam bentuk hard
copy. Master file diperbarui oleh asisten atas dasar:
Kontrak kerja untuk karyawan baru.
Pemberitahuan pemutusan kerja untuk karyawan yang berhenti atau
mengundurkan diri.
Formulir tingkat gaji.
Formulir tingkat bonus.
Semua formulir, kontrak dan pemberitahuan pemutusan ditandatangani oleh
kepala departemen personalia. Direktur produksi meninjau file secara berkala.
Dia menandatangani semua kontrak kerja.
Departemen penggajian
Staf departemen upah (dua karyawan) bertanggung jawab kepada kepala
akuntan dan adalah independen. Mereka bertanggung jawab untuk menyiapkan
daftar gaji dari data dalam sistem penggajian komputer pusat. Namun, sebelum
penyusunan daftar gaji, mereka menjalankan validasi input, output yang berasal
dari laporan pengecualian, berisi sebagai berikut:
Staf yang jam kerjanya kurang dari 40 jam per minggu.
Jam lembur per karyawan.
Staf yang waktu lemburnya melebihi 10 jam per minggu
Total catatan waktu produksi dan jumlah jam penggajian mungkin dan kekurangan.
Perhitungan bonus dan rekonsiliasi terhadap laporan produksi.
Staf baru terhitung sejak penggajian terakhir.
Staf yang mengundurkan diri terhitung sejak penggajian terakhir.
 Daftar (f) dan (g) di atas diperiksa ke master file dengan
departemen personalia. Daftar (a) sampai (e) dikirim ke PCD untuk
meninjau dan memeriksa untuk catatan yang pokok. Departemen
personalia dan PCD memberikan persetujuan mereka untuk
departemen upah dan gaji dan penyusunan formulir daftar gaji dan
transfer bank kemudian secara otomatis disusun oleh sistem
penggajian komputer pusat. Dua karyawan di departemen
penggajian upah dan gaji meninjau gaji dan kedua karyawan
menandatanganinya untuk persetujuan. Mereka membandingkan
bukti transfer bank terhadap daftar gaji dan kedua daftar gaji dan
formulir kemudian dikirim ke kepala akuntan.
Pembayaran upah
Kepala akuntan meninjau daftar gaji untuk kewajaran dan
memparafnya sebagai bukti persetujuan. Dia menandatangani bukti
transfer bank sebelum mengirim mereka ke salah satu direktur
untuk tanda tangan pendamping atau pengesahan. Kasir mengambil
atau membawa bukti transfer bank tersebut kepada bank.
Pertanyaan

Menyatakan tujuan yang luas dari sistem upah.

Membuat daftar pertanyaan kunci di daerah upah.
Meninjau sistem penggajian dari Troston plc dan mengomentari
kekuatan dan kelemahan yang Anda telah identifikasi.
Jawaban
Tujuan dari sistem upah adalah sebagai berikut:
Memastikan agar upah yang dibayarkan sesuai dengan kinerja dan
jasa yang diberikan oleh karyawan untuk kepentingan
perusahaan,dan juga sesuai dengan kebijakan yang berlaku di
perusahaan, dan dapat dipertanggungjawabkan karena adanya
proses review yang dilakukan oleh pihak yang telah diberikan
otorisasi.
Memastikan agar perhitungan upah dilakukan secara akurat,
dimana perhitungannya berdasarkan bukti yang diperlukan,
tercatat, dan diberikan kepada karyawan yang seharusnya.
Daftar pertanyaan kunci di daerah upah.
Pertanyaan terkait master file upah.
Apakah perhitungan PPh karyawan sudah dihitung sesuai tarif yang berlaku?
Apakah perhitungan database input karyawan seperti jumlah keluarga dan
pengurang sudah update?
Apakah lembur dimasukkan sebagai penambah penghasilan utama?
Siapakah yang berhak mengubah database master file upah karyawan? Apakah ada
hubungannya dengan karyawan yang bersangkutan?
Apakah pemotongan gaji karyawan sudah dilakukan secara benar dan bagaimana
mekanisme penyetorannya?
Apakah iuran pasti karyawan sudah dicadangkan sesuai dengan waktu yang ada?
Apakah pesangon sudah dicadangkan sesuai dengan jumlah karyawan?
Apakah data direview secara berkala?
Pertanyaan terkait proses pembayaran.
Siapakah yang berhak untuk menandatangani form otorisasi tersebut?
Apakah penggajian sudah dibayarkan kepada orang yang tepat (benar-
benar bekerja di perusahaan, bukan karyawan fiktif)?
Apakah atasan mereview jam kerja lembur karyawan?
Siapa saja yang termasuk daftar karyawan tetap di perusahaan?
Apakah jumlah jam lembur direview oleh pihak independen?
Apakah ada pemisahan tugas antara karyawan bagian upah yang
melakukan review dan menandatangani slip gaji?
Apakah dilakukan rekonsiliasi bank?
Pertanyaan terkait pencatatan jam kerja karyawan.
Siapakah yang dapat mengakses data absen karyawan yang tercatat di mesin
pembaca kartu?
Bagaimana prosedur pemeriksaan karyawan dari data absen harian?
Apakah ada prosedur persetujuan terhadap data absen harian sebelum data
tersebut didownload ke sistem penggajian?
Apakah mesin pembaca kartu atau mesin absensi diperiksa secara berkala?
Pertanyaan terkait sistem penggajian.
Apakah sistem penggajian terintegrasi dengan sistem di departemen kontrol
produksi dan departemen personalia menyimpan data pendukung?
Jika tidak, bagaimana prosedur untuk memasukkan data pendukung (data
lembur, waktu produksi, data personalia) ke dalam sistem penggajian?
Kekuatan dan kelemahan sistem penggajian Troston plc.
Kekuatan
Proses absensi karyawan di mesin absensi diawasi oleh pihak yang berwenang
(staf dari kantor pabrik). Pengawasan ini dapat mencegah adanya kecurangan
dari karyawan, seperti contohnya titip absen.
Perhitungan gaji, lembur, dan bonus mempunyai dasar yang baku dan pada
saat pemrosesan selalu menyertakan bukti yang diperlukan.
Setiap perubahan data selalu diupdate ke dalam sistem penggajian, sehingga
data di sistem penggajian selalu up-to-date. Dan juga, data yang digunakan
sudah berupa data yang telah direview atau disetujui oleh pihak berwenang.
Review atas data gaji hasil dari sistem komputer oleh dua orang staf.
Proses persetujuan pembayaran gaji menggunakan otorisasi berjenjang
review oleh kepala akuntan dan persetujuan oleh direktur.
Kelemahan
Meskipun kendali internal sudah cukup memadai, sistem penggajian belum
terintegrasi dengan data di departemen kontrol produksi dan personalia.
Beberapa proses dilakukan secara manual sehingga ada kemungkinan human
error. contohnya, proses entry data lembur ke file lembur di komputer PCD.
Proses absensi karyawan menggunakan kartu.
Absensi dengan menggunakan kartu mempunyai potensi penipuan data
dimana kartu absen digunakan oleh orang yang bukan semestinya. Hal ini
dapat diatasi dengan mengganti metode absensi misalnya dengan
menggunakan sidik jari atau cara lain dimana proses absen hanya bisa
dilakukan oleh karyawan yang bersangkutan.
Tidak disebutkan apakah Troston melakukan rekonsiliasi bank.
Untuk mencegah adanya pencurian, Troston perlu melakukan rekonsiliasi
antara rekening bank dengan data pembukuan perusahaan setelah proses
penggajian selesai dilakukan.
 CASE STUDY 9.3
PURCHASE AND TRADE PAYABLES SYSTEM
Broomfield plc: bagian dari sistem pembelian dan hutang usaha

Perusahaan memiliki sekitar 50 pemasok yang catatan diadakan pada

master file komputer, terus diperbarui oleh pembeli, Ivor Jordan,
menggunakan terminal di departemennya.
Ivor menyiapkan anggaran pembelian per tahun atas dasar anggaran
penjualan dan perkiraan tingkat persediaan minimum dan pemasok
memimpin kali. Anggaran disetujui oleh dewan pada pertemuan anggaran
tahunan, tapi diperbarui dari waktu ke waktu sebagai keadaan berubah.
Digunakan oleh Ivor untuk menegosiasikan kontrak dengan pemasok.
 Anggaran juga digunakan untuk mengatur tingkat persediaan minimum
untuk setiap jenis persediaan. Catatan persediaan yang terkomputerisasi
dan permintaan pembelian diproduksi secara otomatis dalam rangkap
ketika saldo persediaan mencapai tingkat re-order. Yang permintaan resmi
dikirim ke Ivor jordan yang memutuskan apakah sesuai untuk
mengirimkan perintah kepada pemasok. [Jika dia memutuskan tidak perlu
ia mencatat "ditolak" pada permintaan dan perubahan tingkat persediaan
minimum pada file catatan persediaan. Manajemen baru memberikan
kuasa itu kepada dia setelah pesanan dikirim keluar meskipun
perlambatan dalam kegiatan ekonomi dan keputusan manajemen untuk
mengurangi tingkat persediaan].
 Ivor memesan sejumlah pembelian, dan menghitung jumlah total hash dan
jumlah record. log kontrol data disimpan baik oleh Ivor Jordan dan Eric Owler,
petugas data kontrol di departemen komputer, dan total kontrol, bersama-
sama dengan tanggal dan menjalankan sejumlah dimasukkan dalam log oleh
Ivor dan Eric masing-masing. Ketika pesanan pembelian dan kontrol pra-daftar
yang diberikan kepada Eric Owler, baik Ivor dan Eric menandatangani log
kontrol masing-masing. perintah dan bentuk prelist adalah input ke komputer
run yang menghasilkan lima salinan dari pesanan pembelian resmi, yang
dikirim ke Ivor Jordan (dua salinan, satu yang dikirim ke pemasok], James
Hemsworth di toko-toko utama [dua salinan] dan Janet Black di bagian
akuntansi. pesanan pembelian resmi berurutan nomor. Output lebih lanjut
adalah laporan pengecualian yang berisi total kontrol dan rincian item ditolak.
Eric Owler bertanggung jawab untuk membuat koreksi yang diperlukan item
ditolak dan menempatkan mereka melalui sistem komputer adalah lari
tambahan. Ketika jumlah kontrol berada dalam perjanjian dengan log kontrol,
ia memberitahu Ivor Jordan.
 Barang diterima di toko-toko utama oleh James Hemsworth yang
memeriksa pesanan pembelian untuk catatan pengiriman pemasok dan
barang dan memasuki barang yang diterima pada salinan nya dari pesanan
pembelian yang kemudian menjadi barang yang diterima catatan [GRNs].
Ia menandatangani ini untuk persetujuan dan mengirimkan satu salinan
untuk Janet Black.
Faktur pembelian dicocokkan pesanan pembelian dan barang yang
diterima catatan oleh janet black. Dia memeriksa perhitungan, memasuki
pemasok dan kode buku besar, pra-daftar nilai invoice dan mencatat
jumlah total dan dokumen dalam buku pembelian kendalinya.
 Faktur dan pra-daftar yang dikirim setiap hari ke Eric Owler yang
memasuki total kontrol dalam log data kontrol dan kedua ia dan janet
paraf log untuk kesepakatan. Faktur membentuk masukan untuk catatan
persediaan dan hutang usaha buku pembaruan run. Run ini juga
menghasilkan daftar mingguan faktur. Item menolak muncul di laporan
pengecualian. Eric membandingkan mesin yang dihasilkan total kontrol
dengan jumlah yang telah ditentukan, ulasan laporan pengecualian dan
mengatur untuk kesalahan input untuk dikoreksi. pembelian faktur dan
total kontrol pre-list dikembalikan ke Janet Black.
 Pada akhir setiap periode empat minggu setelah dicetak:
Daftar kreditor [individu faktur dan total untuk setiap pemasok].
Daftar di faktur untuk periode dan ringkasan per kode biaya.
Akuntan kepala, Roger Barraclough, ulasan listing untuk kewajaran dan
menggunakan kreditur daftar sebagai dasar untuk keputusan
pembayaran. Dia posting jumlah ringkasan biaya untuk file buku besar,
menggunakan VDU di kantornya dan mencetak informasi biaya
sebelum mempersiapkan rekening manajemen untuk periode.
 Pertanyaan
a) Menyatakan tujuan sistem yang luas dari pembelian dan hutang yang sistem.
b) Merumuskan kembali bagian dari flowchart untuk mencerminkan fakta bahwa
Ivor tidak selalu mengirimkan perintah atas dasar permintaan dan memiliki
kewenangan untuk mengubah tingkat pemesanan ulang persediaan.
c) Menyarankan pertanyaan kunci di daerah berikut:
Penggantian
Pembelian
Penerimaan barang dan jasa
Pengolahan pemasok faktur
Entri dalam pembelian buku
Entri dalam buku besar
d) Mengevaluasi sistem yang telah direkam.
 Jawaban
a) Tujuan utama dalam audit manajemen fungsi pembelian adalah untuk
menentukan efisiensi dan efektivtas perusahaan dalam membelanjakan
sumber daya keuangan mereka. Dapat dirinci sebagai berikut:
Melaksanakan pembelian dari rekanan yang handal.
Membeli barang dengan kualitas yang baik sesuai dengan yang diinginkan.
Memperoleh barang dengan harga yang pantas.
Hanya membeli barang yang disetujui dan sesuai dengan tujuan perusahaan.
Mengelola barang secara sehat sehingga selalu tersedia manakala dibutuhkan
perusahaan.
Hanya menerima barang yang sudah dipesan, dan harus menerima semua barang
yang dipesan. Menerapkan pengendalian barang yang disimpan dan diterima
secara sehat untuk menghindari berbagai kemungkinan yang merugikan.
c) Pertanyaan kunci.

Requisitioning
Apakah permintaan pembelian telah dilakukan sebelum melakukan
pembelian terlebih dahulu?
Apakah barang yang dipesan telah sesuai dengan kebutuhan yang
diperlukan?
Apakah permintaan telah dikirimkan ke Ivor Jordan untuk disetujui
terlebih dahulu?
Apakah proses permintaan telah melalui prosedur yang benar?
Purchasing
Apakah pembelian yang dilakukan telah sesuai dengan dana yang telah
dianggarkan?
Apakah proses pembelian telah dilakukan dengan tahapan yang benar?
Apakah pengendalian pembelian telah dikendalikan oleh Ivor dan Eric dengan
benar?
Receipt of Goods and Service
Siapakah yang menerima barang diterima di toko utama?
Siapakah yang mengecek kecocokkan antara pesanan pembelian dan barang yang
diterima?
Siapakah yang menandatangani dokumen pesanan pembelian yang telah diterima
kebenarannya?
Kepada siapa sajakah copy dokumen dikirimkan?
Processing of Supplier Invoice
Siapakah yang memprosessupplier invoice?
Siapakah yang mengkontrol supplier invoice?
Kepada siapa invoice dikirimkan untuk dimasukkan kedalam control log?

Entry in Purchases Ledger

Siapakah yang melakukan pencatatan pembelian kedalam buku besar?

Entry in General Ledger

Siapakah yang melakukan pencatatan kedalam buku besar?
d) Kelemahan disorot: Studi kasus 9.3 (Broomfield)
Tidak ada official yang bertanggung jawab ulasan tingkat persediaan
minimum.
Ivor Jordan tidak memeriksa PO resmi ke PO asli.
Eric Owler sepenuhnya bertanggung jawab untuk menyelidiki dan
mengoreksi kesalahan dalam laporan pengecualian - Ivor harus terlibat.
Ivor harus membandingkan PO resmi dengan perintah awal sebagai
perintah resmi risiko salah. toko utama tidak mendapatkan salinan
pesanan awal.
Janet black tidak memiliki akses ke harga saat ini dan hal - tidak ada
pemeriksaan independen. Terlalu banyak kekuasaan dengan Ivor Jordan.
pemeriksaan independen cukup laporan pengecualian dan faktur daftar.
Janet black codes faktur, tapi tidak ada yang memeriksa pekerjaannya
sebelum pengolahan. Kekuatan adalah bahwa ulasan kepala akuntan
biaya informasi untuk kewajaran.
Auditor mungkin melakukan tes dalam bidang berikut:
Ulasan pengecualian laporan untuk memastikan tindakan perbaikan yang
tepat.
Periksa pengkodean dari faktur pembelian untuk memastikan biaya yang
telah dibebankan biaya dan beban rekening yang sesuai. Mendukung
pekerjaan ini dengan ulasan analitis biaya.
Periksa intervensi untuk mengubah file induk persediaan menggunakan
informasi / Audit trail sebagai bantuan.
Sesuai pesanan pembelian dan faktur pembelian untuk memastikan harga
dan persyaratan dalam perjanjian.
Memeriksa kewajaran harga yang dibebankan oleh pemasok.
 CASE STUDY 9.4
GENERAL AND APLICATION CONTROLS IN A SALES SYSTEM
 Burbage Limited

Burbage Limited adalah perusahaan perdagangan yang menjual

barang yang dibeli secara kredit. Kamu telah mendiskusikan sistemnya
dengan Mr Moscar, kepala akuntan dan Mrs Houndkrik, manejer
pengolah data, dimana mereka adalah orang yang menyediakan
deskripsi data dan bagan flowchart dari penjualan (sales) dan piutang
(accounts receivable) secara rutin untuk anda.
 Sales orders diterima secara rutin / harian dari customer melauli seorang sales
yang kemudian diteruskan kepada sales order department. Petugas sales orders
menggunakan pemberhentian dengan fasilitas read only untuk menentukan
persediaan yang tersedia dan kemudian menyiapkan sales order dengan data
berikut:
Nama customer, alamat dan referensi kontak (digunakan untuk meng-update
buku besar penjualan)
Nama produk dan kode (digunakan untuk meng-update pencatatan persediaan)
Jumlah yang diperlukan dan harga
Kode penjualan (digunakan untuk menganalisis penjualan)
Sales order dimulai oleh petugas dan dikirimkan ke komputer departemen untuk
diproses. Nomor customer dan kode produk dilakukan secara otomatis oleh
komputer dibawah pengawasan Mrs Houndkrik; mereka mengetahun nomor cek
setiap kasus. Customer baru dialokasikan dengan nomor dari daftar yang
diadakan oleh petugas sales orders. [1]
 Staff departemen komputer adalah Mrs Houndkrik (seorang yang
terlatih dalam sistem analisis dan programmer), seorang asisten
programmer (bertindak sebagai operator), dan dua operator
(keduanya mengikuti kursus programming di perguruan tinggi).
Sebuah perusahaan software ternama yang menyediakan software
bagi komputer perusahaan, tetapi setelah itu software tersebut
dilakukan modifikasi oleh staff departemen komputer melalui
kombinasi dengan perusahaan software tersebut dan pabrikan
software, mengikuti diskusi informal dengan staff termasuk dalam
sistem. Hasil tes didokumentasikan berikut dengan modifikasi
software dipegang oleh Mrs Houndkrik. Hanya staff departemen
komputer yang diperbolehkan memasuki ruang komputer. [2]
 Pada penerimaan sales orders operator menghasilkan jumlah total yang
dibicarakan dan dokumen perhitungan yang dia masukan pada control sheet.
[3]
Setiap hari operator mengolah buku besar penjualan dan dokumen pencatatan
persediaan, merapikan detail transaksi dari sales orders pada komputer dan
meng-update komputer untuk buku besar penjualan dan pencatatan
persediaan pada disk komputer. Hasil print out yang diperlukan adalah sebagai
berikut: (a) list berita penjualan, (b) list sales invoice (buku harian), (c) sales
invoce (2 buah), (d) catatan berita penjualan, (e) list pencatatan persediaan
secara update. Pada akhir bulan, operator memasukkan sebuah instruksi
tambahan dan komputer menghasilkan list account receivable yang belum
lunas yang menunjukkan total balance dan untuk setiap customer, invoices yang
belum selesai (open items) dan total sari invoices itu. Penerimaan dari
customer akan dimasukan secara terpisah. [4]
 Mrs Houndkrik sangat teliti dan sadar akan keamanan dan setiap hari,
penyimpanan (disk) akan selalu di back-up di perpustakaan sebelah
ruang komputer. Mrs Houndkrik mengoperasikan grandfather-father-
son system untuk penyimpanan yang meliputi header dan trailer
labels dan juga diidentifikasi secara manual. Burbage Limited tidak
mempunyai data ahli perpustakaan tetapi staff departemen komputer
telah diinstruksikan untuk masuk dan memasukkan tanggal dan waktu
pada perpustkaan ketika data dipindahkan. [5]
 Setelah kegiatan harian operator dibandingkan dengan total
pengendalian dari sales invoice dan list berita dengan total lembar
pengendalian dan telah mengambil langkah perbaikan jika ada
kesalahan pada persetujuan. Operator juga mengambil langkah
perbaikan pada barang pada laporan tanpa kecuali. (Pengecualian
yang khas adalah nomor customer yang tidak ada (non-existent) dan
kode inventory, kredit customer yang telah melebihi batas, kelebihan
penjualan yang nilainya belum ditentukan) [6]
Dokumen dan daftar didistribusikan sebagai berikut:
Catatan pengiriman dan daftar berita penjualan ke departemen pengiriman
sebagai otorisasi untuk pengiriman, satu buah catatan pengiriman telah
dikirim kepada customer dengan barang dan hal lain pada pengiriman.
Sales invoice (kedua copynya), daftar sales invoices dan original sales orders
ke petugas sales order yang membandingkan sales orders dengan daftar dan
invoices. Customer akan menerima copy dari invoice itu.
Daftar bulanan dari piutang penjualan dikirim ke accounts department
sebagai perbandingan dengan buku besar penjualan.
Daftar catatan harian persediaan dikirim ke departemen pengendalian
persediaan dimana daftar ini digunakan sebagai dasar pemesanan
persediaan. (Bulanan, staff gudang menghitung persediaan dan mengirimkan
detail dari sisa persediaan ke pengendaliaan persediaan dimana mereka akan
membandingkan dengan daftar pencatatan persediaan akhir bulan.) [7]
 Jika petugas sales orders menemukan perbedaan antara sales orders
dan sales orders/daftar sales orders, invoices akan berkembang
dengan tangan dan kedua copynya akan dikirm kembali ke ruang
komputer untuk diperbaiki selama selanjutnya. Daftar sales invoices
(berisi detail invoices sesuai nomor order customer dan ringkasan
alokasi kode penjualan) dan sisa copy kedua dari sales invoices
kemudian dikirim (daftar sales invoices berkembang sewajarnya) ke
accounts department. Disini digunakan untuk meng-update buku
besar pengendalian penjualan ke buku besar umum dan di posting ke
individual sales accounts. [8]
REQUIRED:

Analisis dari Burbage Limited mengenai sistem proses sales order dan
identifikasikan area yang signifikan akan kelemahan pada
pengendalian internal dan rekomendasikan langkah yang seharusnya
dilakukan perusahaan untuk meralat setiap kelemahannya. Jawaban
anda harus menyangkup ketentuan berikut (tercakup development,
organizational, security control untuk perusahaan ini pada Figure
8.5).
Application control
1. Input
2. Processing
3. Output
4. Other matters
General Control: Development Control

Tidak ada informasi lengkap mengenai development control, tetapi kita dapat
membuat beberapa point mengenai kelemahan dalam development control:
Modifikasi dari software dibuat mengikuti hasil diskusi informal dengan user
departments. Tidak terlihat ada persetujuan secara formal yang dibuat setelah
diskusi ini dan kebutuhan pengguna dari departemen mungkin tidak diberikan
dengan benar melalui software ini. Seharusnya setelah diadakan diskusi, dibuat
persetujuan yang jelas, agar jika dikemudian hari terjadi sesuatu kekeliruan
dengan software, dapat dipastikan dengan pasti pihak yang harus bertanggung
jawab.
Testing atau percobaan dilakukan oleh staff progamming saja. Lagi-lagi bisa
kebutuhan pengguna akan terlewatkan. Pengujian yang dilakukan seharusnya
mencakup pengujian terhadap seluruh sistem oleh staff pengguna di departemen
dan manajer dari pengguna seharusnya mengkonfirmasi persetujuan secara
tertulis.
General Control: Organizational Control

User department punya ketidakcukupan dalam pengendalian datanya. Akan

terlihat lebih baik bagi salespersons untuk mengirim orders dengan control
slip termasuk dokumen perhitungan, total barang, kode inventory, dan
nomor customer, serta nilai total.
Tidak ada pemisahan tugas anatara sistem analisis, programmer, dan
operator. Ini mungkin terjadi karena tidak cukup pekerja di departemen
tetapi seorang operator yang berpengalaman mungkin dapat menghentikan
persiapan sales invoice ketika pengiriman barang diproses. Ketika sales orders
tidak muncul sesuai nomor dan hilang dari tangan petugas penjualan tanpa
pengendalian, maka ini bisa menjadi masalah serius dalam pengendalian.
Seharusnya dilakukan pemisahan tugas anatara sistem analisis, programmer,
dan operator. Kemudian setiap sales orders harus diperhatikan dnegan benar
apa telah sesuai dengan nomor dan pencatatan
General Control: Security of Data

Ini merupakan pengendalian yang baik ketika setiap hari mebuang tempat hard
disc files dan juga grandfather-father-son sistem dioperasikan. Bagaimanapun, itu
akan lebih baik jika backup data dilakukan di tempat yang aman diluar gedung
dimana komputer berada. Jika kebakaran terjadi di gedung, perusahaan mungkin
akan kehilangan datanya, maka baik jika backup dilakukan dan disimpan diluar
gedung perusahaan.
Merupakan pengendalian yang baik ketika hanya petugas departemen komputer
diijinkan memasuki ruang komputer. Auditor berharap untuk mengetahui,
bagaimanapun, bagaimana masukan yang tidak diijinkan terjadi.
Pengendalian yang memuaskan terlihat telah terjadi untuk pengidentifikasian
data di perpustakaan. Tetapi, kelemahan ada ketika tidak ada seorangpun yang
mengawasi perpustakaan, dan kebiasaan penempatan buku yang tidak rapipun
akan terjadidan meninggalkan tapes data yang mungkin bisa rusak. Maka
setidaknya Mrs Houndkrik seharusnya melakukan review buku dari waktu ke
waktu dan melakukan pemeriksaan terhadap ruang komputer.
Application Control: Input Controls

Tidak ada validasi data yang akan diinput sebelum master file
komputer (sales ledger dan inventory record file) diupdate. Laporan
pengecualian disiapkan dengan pengendalian yang baik tetapi itu
disiapkan terlalu lama untuk menghindari data yang rusak. Sebagai
contoh, sales orders dengan tidak benar telah dimasukkan untuk
diolah menjadi invoice yang tidak valid dan/atau pencatatan inventory
yang tidak benar, dimana kemudian harus diperbaiki secara manual
dan dimasukan kembali kedalam sistem. Untuk mengatasi ini,
seharusnya ada validasi dulu, selama mengedit cek customer yang
salah , kode persediaan yang salah, dll. Ini akan menghindari banyak
kesalahan koreksi.
 Menggunakan prosedur otorisasi yang sama. Dimana pengecekan
untuk balance credit yang berlebihan yang dibuat komputer telah
memuaskan. Kebanyakan masalah akan dapat dihindari,
bagaimanapun, jika sales orders clerk dapat mengakses buku besar
penjualan pada waktu sales diterima dan mandapatkan ijin untuk
memproses dari pemberi ijin (katakan dia adalah Mr Moscar) jika
credi limit akan mengikuti prosedur yang berlaku.
Seperti yang dikatakan diatas operator komputer bagian sales order
malahan pengguna departemen. Ini merupakan praktek yang salah
dimana kegagalan mengambil semua keuntungan dari teknik
pengendalian.
Application Control: Processing Control
Menjalankan pengendalian terlihat menjadi operasi sebagai trailer labels dan
header labels dan ada identifikasi manual. Ini adalah asumsi bahwa
pengendalian untuk disk file diproduksi di pembuangan harian dan seseorang
yang bertanggung jawab (Mr Moscar?) membandingkan sampah dan
mendaurulang mereka.

Application Control: Output Control

Distribusi output akan muncul masuk akal tapi kami tidak memiliki
cukup informasi untuk memastikan tentang hal ini.
Other Matters

Ini adalah praktek buruk bagi staf gudang untuk menghitung

persediaan sendiri. Pengendali persediaan harus terlibat untuk
memastikan bahwa persediaan adalah diaga benar dan bahwa catatan
persediaan telah akurat.
Catatan pengiriman penjualan dikirim untuk pengiriman sebelum
dilakukan pemeriksaan daftar sales invoive oleh sales order clerk. Ini
mungkin berarti bahwa barang yang dikirim ada kesalahan. Seperti
yang telah disebutkan di atas bahwa sistem saat ini untuk melakukan
koreksi kesalahan sangat lemah.