7

Gambar 13.6 menyajikan DFD dari proses pengeluaran kas. Proses pembayaran yang dijelaskan di sini dipicu
oleh informasi tanggal jatuh tempo pembayaran yang terdapat pada data induk hutang. Proses pembayaran
dimulai dengan persiapan berkala daftar pembayaran yang mungkin dilakukan saat ini (gelembung 2.1).
Daftar ini disiapkan “secara berkala” karena sebagian besar organisasi memiliki jadwal yang ditetapkan,
seperti dua kali seminggu, untuk melakukan proses pengeluaran kas. Selain tanggal jatuh tempo pembayaran,
pemilihan item untuk daftar ini juga didasarkan pada ketentuan yang mungkin mengindikasikan diskon dapat
diambil jika pembayaran dilakukan pada saat ini. Daftar yang diusulkan ditinjau dan diubah (gelembung 2.2)
untuk menambahkan faktur tambahan yang belum jatuh tempo pembayaran tetapi dapat dikonsolidasikan
dengan pembayaran lain yang dilakukan ke vendor. Pembayaran yang diusulkan dapat dihapus dari daftar
jika dana tidak mencukupi atau jika pembayaran ke vendor ditangguhkan.

8
Gambar 13.7 adalah DFD logis yang menunjukkan pemrosesan pembayaran tanpa faktur di  bawah dua
asumsi yang berbeda: (1) proses voucher yang sebenarnya digunakan di mana semua pengeluaran harus di-
voucher—yaitu, secara resmi dicatat sebagai hutang—sebelum mereka dapat dibayar , dan (2) proses
nonvoucher digunakan.
Seperti yang Anda lihat, proses pembayaran dimulai dengan persiapan berkala daftar pembayaran yang
mungkin dilakukan saat ini (gelembung 2.1). Daftar ini disiapkan “secara berkala” karena sebagian besar
organisasi memiliki jadwal yang ditetapkan, seperti dua kali seminggu, untuk melakukan proses pengeluaran
kas. Selain tanggal jatuh tempo pembayaran, pemilihan item untuk daftar ini juga didasarkan pada ketentuan
yang mungkin mengindikasikan diskon dapat diambil jika
pembayaran dilakukan pada saat ini. Daftar yang diusulkan ditinjau dan diubah (gelembung 2.2) untuk
menambahkan faktur tambahan yang belum jatuh tempo pembayaran tetapi dapat dikonsolidasikan dengan
pembayaran lain yang dilakukan ke vendor. Pembayaran yang diusulkan dapat dihapus dari daftar jika dana
tidak mencukupi atau jika pembayaran ke vendor ditangguhkan.
Seperti yang Anda lihat pada Gambar 13.7, pemicu untuk kedua proses tersebut adalah permintaan
pembayaran dari departemen asal. Pencetus mungkin bendahara dalam hal pembayaran untuk investasi,
departemen pengontrol dalam hal pembayaran pajak, atau bahkan modul perangkat lunak hutang untuk
pembayaran bulanan berulang seperti sewa. Setelah menerima permintaan pembayaran, proses 1.0 (di
bagian atas gambar) memulai persiapan voucher pembayaran, untuk semua pembayaran tanpa
memperhatikan tujuan dan sekecil apa pun (bahkan penggantian kas kecil) dan menambahkan akun yang
akan dipengaruhi oleh distribusi. untuk itu. Semua barang yang di- voucher kemudian dicatat sebagai hutang
(lihat proses gelembung 2.0) sebelum dibayar. Ini berarti bahwa dari sudut pandang akuntansi, distribusi
biaya ke aset, pengeluaran, atau akun
lain dilaporkan ke buku besar melalui proses 2.0 (segera atau berkala melalui ringkasan penyimpanan data
peristiwa pembelian ) ; dalam proses 3.0, buku besar diberitahukan untuk mengeliminasi utang dan
mengurangi akun kas (segera atau berkala melalui ringkasan data peristiwa pengeluaran kas).

9
Deskripsi Data Logis Proses AP/CD
memerlukan beberapa penyimpanan data. Inventory master data, vendor master data,purchase requisitions
master data, purchase order master data, dan data purchase receipts.
Berikut adalah tiga penyimpanan data tambahan:
 Data peristiwa pembelian berisi, dalam urutan kronologis, rincian setiap faktur yang dicatat. Setiap
catatan menunjukkan tanggal yang direkam; nomor faktur pemasok; distribusi akun,seperti aset,
pengeluaran, pengiriman, pajak penjualan (atau akun kliring untuk penerima persediaan); dan
jumlah tagihan bruto. 
 Data induk utang dagang adalah gudang dari semua faktur vendor yang belum dibayar. Data tersebut
mencakup nomor vendor, nomor dan tanggal faktur vendor, ketentuan,tanggal jatuh tempo, detail
item baris (item, kuantitas, biaya), dan total faktur.
 Data kejadian pengeluaran kas berisi, dalam urutan kronologis, rincian setiap pembayaran tunai
yang dilakukan.
10
Penjelasan ERP
Entity relationship diagram (ERD) adalah suatu teknik dokumentasi yang digunakan untuk menggambarkan
hubungan-hubungan di antara entitas-entitas. ERD merefleksikan entitas-entitas utama sistem dan hubungan
dari masing-masing entitas tersebut yang biasanya digunakan untuk mewakili sebuah model data. Sebuah
entitas (entity) adalah sebuah objek, kejadian, atau merupakan agen yang merepresentasikan sebuah
kejadian. Objek dapat berupa barang, peralatan, kas, mahasiswa, pengajar, konsumen, supplier dan lain-lain;
kejadian misalnya penjualan, order pembelian dan lain-lain. Sedangkan agen merupakan mutasi dari suatu
kejadian atas dua entity yang berhubungan, misalnya mutasi order pembelian dengan barang, yang berisi
perincian dari barang yang terdapat pada setiap order pembelian

15
Proses AP/CD (Account Payable/Cash Disbursement) adalah bagian dari proses pembelian-ke-pembayaran
yang berpuncak pada pembayaran tunai dan memiliki potensi tinggi untuk mengekspos organisasi terhadap
penipuan dan penggelapan.

Penipuan Pada Utang Usaha/Account Payable

Penipuan AP biasanya melibatkan vendor dan faktur palsu. Seperti karyawan yang tidak jujur yang memiliki
akses ke file vendor dan mengesahkan pembayaran. Adanya kemungkinan penggelapan jumlah yang
dikembalikan oleh vendor.
Kesalahan manusia masih menjadi penyebab utama kerugian.

Penipuan Pada Pengeluaran Kas/Cash Disbursement

Penipuan CD tergolong penipuan kurang canggih. Biasanya melibatkan penipuan cek Penipuan cek terjadi
dalam berbagai bentuk mulai dari mencuri dan menyerahkan cek curian hingga mengubah jumlah pada cek
yang sah atau pemalsuan cek. Penipuan CD menjadi lebih mudah dan lebih umum dengan teknologi duplikasi
komputer

16
Ada banyak rencana kontrol yang tersedia untuk mencegah penipuan ini.
Pertama, menggunakan pembayaran elektronik yang ditandatangani secara digital. Dikirim ke bank secara
langsung dan tidak dapat dialihkan oleh petugas, atau jika dikirim langsung ke vendor, mereka tidak dapat
mengubah tanpa memberi tahu bank tentang perubahan curang petugas saat petugas mencoba menyetorkan
cek yang diubah. Untuk mengurangi penipuan dengan cek kertas, kami dapat menyarankan pemisahan tugas
sehingga tidak ada orang yang dapat mengotorisasi pencairan (misalnya menyiapkan cek) dan melaksanakan
pembayaran (misalnya menandatangani dan mengirim cek). Terakhir, kita harus memisahkan tugas pihak
yang melakukan pengeluaran dari pihak yang melakukan rekonsiliasi bank. 

Rencana Kontrol yang Direkomendasikan

• Validasi independen atas faktur vendor
Untuk mencegah catatan utang usaha yang tidak sah dan tidak valid, wewenang untuk mencatat faktur
vendor harus berasal dari PO dan menerima data laporan yang dibuat oleh entitas selain entitas yang
mencatat faktur pemasok. Biasanya, ini membutuhkan pemisahan tugas antara pembelian, penerimaan, dan
hutang dagang.
• Cocokkan faktur, pesanan pembelian, dan laporan penerimaan
Faktur harus dicocokkan dengan PO dan data laporan penerimaan untuk memastikan bahwa item pada
faktur dipesan dan diterima (keabsahan) dan bahwa faktur dicatat secara akurat.
• Otorisasi independen untuk melakukan pembayaran
Untuk memastikan bahwa hanya pembayaran resmi yang dilakukan, catatan utang dagang yang menjadi
dasar pembayaran harus dibuat oleh entitas selain entitas yang melaksanakan pembayaran. Biasanya, hal ini
memerlukan pemisahan tugas antara hutang dagang (fungsi pengontrol) dan kasir (fungsi bendahara) atau
antara area fungsional dalam hutang dagang.
• Rekonsiliasi rekening bank
Catatan kas pencairan harus dicocokkan dengan catatan bank untuk memastikan bahwa semua pencairan
pernyataan yang benar-benar dibuat oleh bank adalah resmi dan akurat. Rekonsiliasi ini mencoba untuk
menentukan bahwa catatan hutang usaha organisasi dan catatan buku besar untuk kas dan hutang usaha
sesuai dengan catatan bank. Perbedaan mungkin disebabkan oleh pencatatan pengeluaran yang tidak akurat,
tidak lengkap, atau tidak valid. Entitas selain utang dagang dan pengeluaran kas harus melakukan rekonsiliasi
ini.

17
Kerugian Selain dari Penipuan
Selain adanya kerugian karena subjek penipuan dan penggelapan, terdapat pula kerugian sumber daya yang
terjadi karena kesalahan yang disengaja maupun tidak disengaja.  Salah satu sumber utama kerugian utang
usaha adalah kelebihan pembayaran tagihan, yang biasanya disebabkan oleh kesalahan manusia sederhana.
Seperti kelebihan memasukkan angka 0 pada nominalnya misal jumlah yang benar sebesar Rp 200.000
sedangkan yang dibayarkan Rp 2.000.000.
Pada kasus kelebihan pembayaran ini, ada biaya administrasi yang telah diproses dan dikirim kepada vendor
sehingga perlu adanya perbaikan kesalahan setelah fakta.

Irham: Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya terkait pemrosesan faktur dalam bentuk elektronik/ e-
faktur ...apakah kelebihan dan kekurangan dari adanya hal tersebut..utamanya terkait keefektifan dan
efisiensi yg dihadirkan  terhadap siklus AP/AC?
Jawaban irham:
Kelebihan e-faktur:
 Dengan adanya e-faktur akan lebih aman dan pasti karena stok lebih nyata. Ketika mendapatkan
order dari relasi maka bagian customer sales office (CSO) dan bagian gudang tidak perlu
kebingungan memastikan ketersediaan barang.
 Dengan adanya e-faktur akan lebih memperhemat biaya karena dengan e-faktur dapat mengirimkan
langsung e-mail pelanggan tanpa perantara.
 E-faktur dapat menghemat waktu.
Kekurangan e-faktur:
 E-faktur di desain sebagai aplikasi maka dari itu terkadang mengalami kendala jaringan atau server.
Sehingga menyebabkan beberapa faktur gagal untuk di proses
 Pemahaman e-faktur yang masih kurang, namun untuk mengatasi hal ini bisa saja kita melakukan
pencerdasan kepada perusahaan perusahaan tertentu mulai dari perusahaan kecl.
Apakah efektif dan efisien untuk proses AP/CD.
Menurut kelompok kami dilihat dari kelebihan dan kekurangan yang ada e-faktur ini cukup efektif dan efisien
untuk proses AP/CD karena memudahkan banyak hal seperti penghematan biaya dan waktu adapun untuk
kelemahan yang ada bisa di minimalisir dengan adanya pencerdasan, memastikan jaringan internet dalam
kondisi stabil, melekukan pembersihan pada browser hingga menggunakan mode privat window.

Mansah: Selain adanya kerugian karena subjek penipuan dan penggelapan, terdapat pula kerugian sumber
daya yang terjadi karena kesalahan yang disengaja maupun tidak disengaja. Sumber daya apa sajakah yg
mengalami kerugian tersebut?
Jawaban mansah:
Tentunya sumber daya manusia yang mana dari kesalahan input yang dilakukan oleh manusia itu sendiri
akan menyebabkan kerugian pada proses AP/CD. Kerugian sumber daya ini seperti Seorang karyawan
(misalnya, pembeli, manajer pembelian, atau orang lain) melakukan pemesanan pembelian dengan vendor
tertentu dengan imbalan sogokan, komisi rahasia, atau bentuk bujukan lain dari vendor.
Seorang karyawan memiliki konflik kepentingan antara tanggung jawabnya kepada pemberi kerja dan
kepentingan keuangannya—langsung atau tidak langsung—di perusahaan tempat pemberi kerja berbisnis.