BAB 8
“PROSES BISNIS PROKUREMEN DAN
SUMBER DAYA MANUSIA”
Hutang Dagang
Departemen hutang dagang mengakses dokumen yang diperlukan untuk
mendukung pengeluaran kas. Dokumen-dokumen itu adalah permintaan pembelian,
pesanan pembelian, laporan penerimaan, dan faktor pemasok. Dokumen-dokumen ini
diperiksa, dinyatakan lengkap, dan diproses untuk pembayaran pada tanggal jatuh
tempo faktur.
Hutang dagang merupakan awal proses pembayaran, meliputi menghitung
jumlah yang jatuh tempo, diskon(jika ada), dan item lainnya. Cek voucher disiapkan
untuk setiap voucher. Cek voucher diposting ke register voucher. Total posting ini
disiapkan. Voucher diposting ke buku besar hutang dagang. Posting ini diringkas pada
ayat jurnal. Pemrosesan voucher mencakup pemrosesan distribusi biaya. Voucher
dibebankan pada unit organisasional yang diidentifikasi dengan nomer rekening pada
voucher. Cek voucher dan voucher disetujui dan dilanjutkan ke departemen pengeluaran
kas. Ayat journal dilanjutkan ke buku besar.
Pengeluaran Kas
Cek voucher dan voucher diterima dari departemen hutang dagang. Setelah cek
voucher dan voucher dipriksa, cek ditanda-tangani dan voucher dicap dan disimpan urut
nomer. Voucher, termasuk dokumen asli,jika memungkinkan, dicap untuk menghindari
kemungkinan pembayaran rangkap. Cek voucher diposting ke register cek. Control total
dari jumlah yang telah diposting disiapkan dan direkonsiliasi dengan voucher yang
diterima dari hutang dagang. Cek voucher dilanjutkan langsung ke yang dibayar.
Control total dilanjutkan ke buku besar.
Buku Besar
Ayat journal diterima dari hutang dagang control total pengeluaran kas
direkonsilasi, dan total diposting ke buku besar. Ayat journal dan control total disimpan
menurut tanggal.
Audit Internal
Cek yang telah di cap di terima dari bank bersama-sama dengan laporan bank.
Rekonsiliasi bank independen adalah pengendalian yang penting pada proses bisnis
pengeluaran kas.
Sistem Voucher
Sistem voucher pada dasanya adalah teknik pemeriksaan. Pengendalian
sesungguhnya pada pengeluaran merupakan pemeriksaan terakhir dokumen yang
menunjukkan seluruh transaksi sebelumnya sampai dengan otoritas pembayaran.
Otoritas dapat dilakukan dengan menandatangani formulir secara fisik pada paket
voucher, menyiapkan suatu dokumen untuk mengotorisasi entri pada register voucher,
atau memasukkan data ke dalam komputer. Proses pemeriksaan akhir ini menunjukkan
bahwa prosedur telah diotorisasi selayaknya dan dilengkapi sesuai dengan spesifikasi
sistem. Ini adalah proses pemeriksaan, bukan penandatangan cek, yaitu pengendalian.
Hal ini menjadi jelas dengan menggunakan aplikasi komputer di mana cek “ditandai”
cap tanda tangan dengan tingkat kecepatan seratus cek per menit.
Sistem hutang dagang secara khusus meneglola buku pembantu dari rekening
kreditur, memposting faktur dan membayar setiap rekening kreditur. Hutang dagang
pada umumnya berkaitan dengan rekening perdagangan, dimana sistem voucher hutang
dagang meliputi semua pengeluaran, termasuk rekening perdagangan, penggajian,
pengeluaran modal, dan sebagainya. Pada sistem voucher hutang dagang, rekening
individual untuk kreditur tidak perlu disimpan. Sistem voucher mengelola register
voucher atau, alternative lain, file paket voucher dalam numerik atau urutan yang lain.
Beberapa voucher berkaitan dengan kreditur yang sama, tetapi tidak demikian dengan
rekening tunggal dalam sistem hutang dagang. Jika informasi untuk kreditur individual
diperlukan, tembusan voucher dapat digunakan untuk menghasilkan informasi. Banyak
file voucher hutang dagang dikelola pada banyak sistem karena informasi hutang
dagang penting untuk perencanaan keuangan jangka pendek.
Sistem voucher terpusat pada voucher. Voucher dapat terdiri dari berbagai
bentuk, dari formulir sederhana atau amplop sampai dengan kombinasi voucher-check.
Suatu voucher menunjukkan nama, alamat pemasok, deskripsi faktur, total atau jumlah
bersih jatuh tempo, dan rekening yang akan dibebankan (distribusi). Pada aplikasi
computer, banyak dokumen dimasukkan dalam voucher dengan dikodekan dan diproses
dengan computer.sistem voucher diimplementasikan dengan cap pada faktur atau
pesanan pembelian dengan cap voucher dan pendokumentasian voucher pada dokumen
aslinya. Cap voucher adalah wilayah pada dokumen untuk otoritas tanda tangan, nomer
dokumen, tanggal, dan sebagainya.
Formulir voucher sendiri tidak signifikan. Sistem voucher dapat dioperasikan
tanpa voucher yang dapat di baca oleh manusia. Pada kasus ini, ‘voucher’ adalah entri
yang disetujui di dalam register voucher, beberapa tipe dari file komputer. Referensi
untuk dokumen, bukannya dokumen itu sendiri, disediakan di dalam register dan entri
voucher berada dalam pngendalian numerik.
1. Manakah dari dokumen di bawah ini dalam bisnis prokuremen yang opsional
dalam SAP R/3?
a. permintaan pembelian
b. pesanan pembelian
c. keduanya opsional
d. keduanya tidak opsional
5. Berapa banyak file yang diperlukan untuk mengelola informasi yang berguna?
a. Satu
b. Dua
c. Tiga
d. Empat
11. Wilayah pada dokumen untuk otorisasi tanda tangan, nomer dokumen, tanggal,
dan sebagainya disebut…
a. Paket voucher
b. Deskripsi faktur
c. Cap voucher-
d. Cap tanda tangan
12. Yang biasa digunakan pada sebagian besar pengeluaran, dimana pengeluaran
dibatasi jumlah kecil yang diambil dari dan dipertanggungjawabkan sebagai
dana imperest kas kecil disebut…
a. Cek
b. Kas
c. Hutang
d. Pengeluaran
14. Awal proses pebayaran, meliputi menghitung jumlah yang jatuh tempo,
diskon,dan ite lainnya merupakan pengertian dari…
a. Pengeluaran kas
b. Hutang dagang
c. Pengeluaran kas
d. Buku besar
15. Setelah cek voucher dilanjutkan langsung ke yang dibayar kemudian control
total dilanjutkan ke…
a. Buku besar
b. Audit internal
c. Posting hutan dagang
d. Sistem voucher
PERTANYAAN PEMAHAMAN
4. Apa itu entri akuntansi, jika ada, apakah ia diperlukan saat pembuatan pesanan
pembelian?
Hanya terdapat istilah jurnal entri dalam akuntansi, dan jurnal entri ini
merupakan catatan untuk transaksi akuntansi berdasarkan urutan kronologis,
yaitu pada saat transaksi itu terjadi. Pembuatan pesanan pembelian adalah salah
satu proses transaksi pembelian, jadi diperlukan entri data atau jurnal entri pada
saat itu.
5. Jelaskan secara singkat beberapa tipe pesanan pembelian yang diproses dalam
SAP R/3.
R/3 memproses beberapa tipe pesanan pembelian. Pesanan pembelian standar
diterbitkan untuk pesanan barang atau jasa. Pesanan pembelian subkontrak
diterbitkan ketika pemasok harus menerima suku cadang untuk memproduksi
produk akhir yang akan dikirim ke perusahaan. Pesanan pembelian konsinyasi
diterbitkan untuk barang yang ditangani dalam konsinyasi. Pesanan pembelian
pihak ketiga diterbitkan ketika barang atau jasa akan dikirimkan kepada pihak
ketiga. Dan terakhir, pesanan pembelian transportasi persediaan, diterbitkan
untuk memulai perpindahan barang antarpabrik di dalam perusahaan.
6. Sebutkan dan jelaskan tiga kategori informasi yang dikelola dalam record
master pemasok.
Ada tiga kategori informasi dalam record master pemasok. Data umum berisi
nomor pemasok, nama, alamat, nomor telepon, dan item yang sama. Data kode
perusahaan (juga disebut data akuntansi) didefinisikan pada level kode
perusahaan dan dihubungkan dengan modul akuntasi keuangan dan buku besar
dalam R/3. Data pembelian menjelaskan kebutuhan pembelian dan
didefinisikan pada level organisasi pembelian.
12. Faktor atau kualifikasi apa yang perlu dipertimbangkan dalam implementasi
persetujuan daftar pemasok?
- Mengidentifikasi dan mendaftar atribut-atribut yang dimasukan dalam
evaluasi.
- Memberikan bobot untuk setiap atribut berdasarkan tingkat kepentingannya
dan objektivitasnya
- Memiliki peringkat evaluator individual untuk setiap pemasok pada setiap
atribut
- Menjumlahkan evaluasi individu dengan mengalikan setiap peringkat angka
atribut dengan bobotnya.
13. Lakukan kritik terhadap pernyataan berikut ini : “Pengendalian utama pada
pengeluaran kas adalah penandatanganan cek.
Pengeluaran kas mengendalikan pengeluaran cek yang akan dikeluarkan tetapi
dalam jumlah yang sudah dibatasi dalam jumlah kecil atau sebgai dana imprest
kas kecil. Dimana dana imprest yang sudah dikelola dengan jumlah yang
ditentukan.
16. Sebutkan beberapa file yang disimpan dalam sistem voucher untuk menyediakan
informasi yang berguna.
Rekening perdagangan, penggajian, pengeluaran modal dan sebagainya.
17. Apa perbedaan utama antara pembukuan faktur pada tanggal persetujuan dan
pembukuan faktur pada tanggal pembayaran.
Pembukuan faktur pada tanggal persetujuan akan dibukukan pada saat disetujui;
sedangkan pembukuan faktur pada tanggal pembayaran, faktur akan disimpan
sampai pada tanggal jatuh tempo dan secara formal diposting pada saat itu.
18. Sebutkan beberapa tujuan proses bisnis sumber daya manusia.
Menyediakan alat untuk menyiapkan dan mengelola informasi yang relevan
dengan struktur organisasi.
19. Definisikan istilah infotype yang ada pada SAP R/3 dalam proses bisnis
sumberdaya manusia.
Infotype adalah istilah dalam SAP yang menunjukkan kumpulan field data yang
dikelompokkan bersama-sama untuk ditampilkan. Data personel karyawan, data
pembayaran karyawan, data persetujuan karyawan, dan jadwal kerja merupakan
inforype umum dalam sumberdaya manusia.
20. Apakah yang dimaksud dengan istilah personnel event dalam pemrosesan
sumberdaya manusia SAP R/3 ?
Personnel event adalah sebuah grup infotype. Event dibuat untuk
menyederhanakan entri transaksi sumberdaya manusia. Personnel event secara
khusus dirancang untuk digunakan di dalam perusahaan dan mudah untuk
disesusaikan dalam R/3.
21. Apakah yang menjadi sumber daya informasi yang berkaitan dengan persyaratan
pemerintah federal dalam hal pemrosesan pembayaran gaji ?