Sistem Pengeluaran Kas

PERTEMUAN 7
Darmansyah HS
AKUNTANSI FEB UEU
KEMAMPUAN AKHIR YANG DIHARAPKAN

Mampu membuat diagram arus dokumen pengeluaran kas,

menganalisis pengendalian dan struktur data setiap file
 Siklus akuntansi pengeluaran kas
Tujuan Sistem Pengeluaran Kas.
 Meyakinkan bahwa seluruh barang dan jasa telah dipesan sesuai kebutuhan
 Menerima seluruh barang yang dipesan dan memeriksa (verifikasi) bahwa seluruh
barang yang diterima dalam kondisi baik
 Menjaga barang sampai dipakai
 Menetapkan bahwa faktur berkaitan dengan barang dan jasa adalah valid (sah)
dan benar
 Mencatat dan mengklasifikasi pengeluaran secara tepat dan akurat
 Memosting kewajiban dan pengeluaran kas ke akun pemasok di buku pembantu
hutang
 Meyakinkan bahwa seluruh pengeluaran kas sesuai dengan pengeluaran yang
diotorisasi
 Mencatat dan mengklasifikasi pembayaran kas (Cash disbursement) secara tepat
dan akurat
 Siklus akuntansi pengeluaran kas
Tahapan Proses Pengadaan Barang.
• Menetapkan kebutuhan barang/jasa
• Memilih sumber-sumber pengadaan
• Membuat permohonan atau permintaan penawaran harga
(quotation)
• Memilih pemasok (supplier/vendor)
• Mengeluarkan surat pemesanan barang (order)
• Menerima barang
• Memeriksa faktur dari pemasok
• Melakukan pembayaran kepada pemasok
 Siklus akuntansi pengeluaran kas
Fungsi yg dijalankan masing-masing bagian:
Siklus akuntansi pengeluaran kas
 Dokumen dalam pengeluaran kas
1. Permohonan pembelian (Purchase Requisition) merupakan
formulir awal dalam siklus pengeluaran yang mengotorisasi
penempatan suatu pesanan barang
2. Formulir Order Pembelian yaitu formulir formal yang disiapkan
dari formulir permintaan pembelian untuk memesan barang
kepada pemasok.
3. Laporan Penerimaan Barang yaitu suatu formulir/dokumen yang
berisi penerimaan barang
4. Faktur Pemasok, yaitu dokumen penagihan dari pemasok barang
atau jasa
5. Voucher pengeluaran, yaitu suatu dokumen dalam sistem voucher
yang mengakumulasi faktur pemasok untuk pembayaran
 Dokumen dalam pengeluaran kas
6. Cek pengeluaran, yaitu dokumen akhir dalam siklus pengeluaran yang
memberikan pengeluaran kas kepada pemasok untuk barang atau jasa
yang diterima
7. Memo debit, yaitu dokumen untuk mengotorisasi retur dan penyisihan
pembelian
8. Formulir pemasok baru, yaitu formulir yang digunakan untuk memilih
pemasok baru., berisi data harga, jenis barang atau jasa, pengalaman
pemasok, referensi, dan jejak kredit
9. Permintaan untuk proposal (atau penawaran harga). Yaitu formulir yang
digunakan dalam suatu prosedur tender kompetitif, berisi barang atau
jasa yang diperlukan dan perbandingan harga, syarat-syarat
pembayaran,dll
 Flowchart
Sistem Pemrosesan pengeluaran kas untuk hutang dagang
 Dalam manajemen hutang dagang, terdapat dua pendekatan (sistem)
yang bisa digunakakan:
1. Sistem menggunakan buku pembantu hutang.
2. Sistem Voucher
 Apabila menggunakan buku pembantu hutang, maka faktur pemasok yang
diterima bagian hutang dagang dicatat di buku pembantu hutang dagang
pada akun pemasok.
 Flowchart
Sistem Pemrosesan pengeluaran kas untuk hutang dagang.
 Dalam sistem voucher, faktur pemasok diarsip sementara sampai
tanggal jatuh tempo pembayaran. Pada saat tanggal jatuh tempo, faktur
yang akan dibayar dicatat ke voucher pengeluaran kas. Voucher
pengeluaran kas ini beserta faktur yang akan dilunasi dikirim ke bagian
pengeluaran kas untuk dibuat cek. Setelah cek dibuat, maka voucher ini
dicap lunas dan diarisp oleh bagian pengeluaran kas (arsip voucher yang
sudah dibayar).
 Sistem voucher bisa digunakan apabila pembayaran hutang untuk faktur
pemasok dilakukan dalam jumlah yang sesuai dengan jumlah di faktur
pemasok. Apabila pembayaran dilakukan dalam jumlah yang tidak
penuh (tidak semua jumlah dalam faktur dibayarkan), maka sistem
voucher tidak cocok digunakan.
 Flowchart
Silahkan KLIK link berikut ini:
Sistem Utang Usaha dan Pengeluaran Kas
 Pengendalian internal dalam pengeluaran kas
• Menurut Soemarso (2015 : 325) untuk dapat menghasilkan sistem
pengawasan yang baik, prosedur pengeluaran uang harus memperhatikan
hal sebagai berikut:
• Semua pengeluaran dilakukan dengan cek. Pengeluaran-pengeluaran
dalam jumlah kecil dilakukan melalui dana kas kecil.
• Semua pengeluaran kas harus memperoleh persetujuan dari yang
berwenang terlebih dahulu.
• Terdapat pemisahan tugas antara yang berhak menyetujui pengeluaran
kas, yang menyimpan uang kas dan melakukan pengeluyaran serta yang
mencatat pengeluaran kas.
 Pengendalian internal dalam pengeluaran kas
• Baridwan (2016 : 87) menambahkan bahwa ada beberapa prosedur-
prosedur pengawasan terhadap pangeluaran kas yang penting adalah
sebagai berikut:
• Semua pengeluaran uang menggunakan cek, kecuali untuk pengeluaran-
pengeluaran kecil dibayar dari kas kecil.
• Dibentuk kas kecil yang diawasi dengan ketat.
• Pelulusan cek hanya dilakukan apabila didukung bukti-bukti yang lengkap
atau dengan kata lain digunakan sistem voucher.
• Dipisahkan antara orang yang mengumpulkan bukti-bukti
pengeluaran,yang menulis cek, yang menandatangani cek dan yang
mencatat penerimaan kas.
• Diadakan pemeriksaan intern dalam waktu tidak tentu dan diharuskan
membuat laporan kas harian.
 Pengendalian internal dalam pengeluaran kas
Bantulah Ashton membuat pengendalian internal yg baik
menurut COSO, meliputi:
• Otorisasi
• Pemisahan Fungsi
• Penggunaan Dokumentasi yg memadai
• Pemeriksaan secara periodik oleh pihak yg independen
• Terjaganya keamanan harta perusahaan