MATERI BELAJAR

OTK – KEUANGAN

KD. 3.11. Menerapkan persiapan pengelolaan kas kecil

https://youtu.be/pufs6mwE5bQ
3.11. Menerapkan persiapan
pengelolaan kas kecil
4.11. Mempersiapkan pengelolaan
kas kecil
3.11.1. Menjelaskan persiapan pengelolaan dana kas kecil
3.11.2. Menjelaskan prosedur pencatatan penerimaan dan
pengeluaran uang
3.11.3. Menjelaskan prosedur pengumpulan bukti-bukti tanda
pembayaran
4.11.1. Melakukan identifikasi pencatatan penerimaan dan
pengeluaran uang
4.11.2. Menyiapkan kelengkapan bukti-bukti pembayaran
4.11.3. Mempersiapkan pengelolaan kas kecil

URAIAN MATERI
A. Pencatatan Proses Penerimaan dan Pengeluaran Kas
Mencatat sendiri dalam KBBI adalah Suatu kegiatan menulis atau menyalin sesuatu
yang sudah ditulis atau diucapkan ke dalam buku untuk memperoleh hasil akhir. mencatat
penerimaan uang adalah : suatu kegiatan mencatat atau menulis hasil penerimaan uang baik
dari penjualan tunai atau dari piutang yang siap dan bebas digunakan untuk kegiatan umum
perusahaan.
Kas menurut pengertian akuntansi adalah alat pertukaran yang dapat diterima untuk
pelunasan utang atau dapat diterima sebagai setoran ke bank dengan jumlah sebersar
nominalnya
1. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas
Sistem Akuntansi Penerimaan Kas adalah suatu catatan yang dibuat untuk
melaksanakan kegiatan penerimaan uang dari penjualan tunai atau dari piutag yang siap dan
bebas digunakan untuk kegiatan umum perusahaan.
Sistem Akuntansi Penerimaan Kas adalah proses aliran kas yang terjadi di perusahaan
adalah terus menerus sepanjang hidup perusahaan yang bersangkutan masih beroperasi.
Aliran kas terdiri dari aliran kas masuk dan aliran kas keluar.
Hal yang Perlu diketahui mengenai penerimaan uang antara lain :
1. Prosedur penerimaan kas dilakukan melalui dua cara yaitu melalui penagihan perusahaan
dan melalui transfer bank. Penerimaan kas disamping berupa uang tunai juga berupa cek
dan giro.
2. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penerimaan kas yaitu : jurnal
penerimaan kas, buku kas kasir, buku harian, buku besar, dan kartu piutang.

1|Page
2. Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas
Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas adalah suatu catatan yang dibuat untuk
melaksanakan kegiatan pengeluaran baik dengan cek maupun dengan uang tunai yang
digunakan untuk kegiatan umum perusahaan.
Menurut Depdiknas Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas adalah suatu proses, cara,
perbuatan mengeluarkan alat pertukaran yang diterima untuk pelunasan utang dan dapat
diterima sebagai suatu setoran ke bank dengan jumlah sebesar nominalnya, juga simpanan
dalam bank atau tempat-tempat lainnya yang dapat diambil sewaktu-waktu.
Berdasarkan pengertian-pengertian tersebut di atas dapat disimpulkan Sistem
Akuntansi Pengeluaran Kas adalah suatu proses yang dilaksanakan untuk melaksanakan
pengeluaran kas baik dengan cek maupun uang tunai untuk kegiatan perusahaan.
Sistem Akuntansi pokok yang digunakan untuk melaksanakan pengeluaran kas
yaitu sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek dan sistem akuntansi pengeluaran kas
dengan melalui dana kas kecil.
1. Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas dengan Cek
Fungsi Yang Terkait dalam sistem akuntansi pengeluaran kas yaitu :
a. Fungsi Hutang.
Fungsi ini menerima dokumen-dokumen dari bagian lain yang nantinya akan digunakan
sebagai dokumen pendukung bukti pengeluaran uang dan menyiapkan bukti
pengeluaran uang.
b. Fungsi Kasir.
Fungsi ini menerima bukti pengeluaran uang dari bagian utang, menuliskan besarnya
uang yang harus dikeluarkan dalam cek dan memintakan tandatangannya kepada
pejabat yang berwenang, serta memberikan cek kepada pihak yang namanya
tercantum dalam cek.
c. Fungsi Akuntansi.
Bagian akuntansi yang terkait dalam pengeluaran uang ini adalah bagian kartu
persediaan dan kartu biaya serta bagian buku jurnal, buku besar dan pelaporan.
Tugasnya yaitu menerima dari bagian utang lembar pertama bukti pengeluaran kas
beserta bukti-bukti pendukung. Selain itu menyimpan bukti-bukti pengeluaran uang
beserta bukti-bukti pendukung ke dalam suatu file yang disebut dengan file bukti
pengeluaran uang yang telah dibayar. Dalam menyimpan bukti-bukti pengeluaran uang
ini, sebelumnya diurutkan menurut urutan nomor urut bukti pengeluaran uang.
d. Bagian Pengawasan Intern.
Bagian ini bertugas memverifikasi pengeluaran-pengeluaran uang ini, termasuk
mengecek penanggungjawab dari pejabat-pejabat yang berwenang atas dan selama
proses pengeluaran uang tersebut.

Dokumen yang digunakan dalam sistem pengeluaran kas

a. Dokumen pelengkap pengadaan dan penerimaan barang/jasa.

2|Page
 Dokumen ini merupakan dokumen yang digunakan untuk mendukung permintaan
pengeluaran kas.
b. Cek
Dari sudut sistem informasi akuntansi cek merupakan dokumen yang digunakan untuk
memerintahkan melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang atau organisasi
yang namanya tercantum dalam cek.
c. Voucher
Dokumen ini sebagai permintaan dari yang memerlukan pengeluaran kepada fungsi
akuntansi untuk membuat kas keluar.
Catatan Akuntansi Yang digunakan dalam Sistem akuntansi pengeluaran kas
a. Jurnal Pengeluaran Kas.
Digunakan untuk mencatat pengeluaran kas.
b. Register Cek.
Register cek digunakan untuk mencatat cek-cek perusahaan yang dikeluarkan untuk
pembayaran kreditur atau pihak lain.

Catatan akuntansi yang digunakan dalam pengeluaran kas yaitu :

a. Buku pembantu utang
b. Buku jurnal pembelian
c. Buku jurnal pengeluaran uang
d. Remittance advice

Beberapa bentuk pembayaran dari langganan di dunia usaha yang dikenal antara lain :
a. Uang tunai.
b. Cek.
c. Giro bilyet.
d. Transfer lewat bank.
e. Wesel bank
3. Jurnal dan Buku Besar untuk Mencatat Penerimaan dan Pengeluaran Uang
Jurnal adalah alat untuk mencatat transaksi perusahaan yang dilakukan secara
kronologis dengan menunjukkan akun yang harus di debet dan kredit beserta jumlah
nominal masing-masing. Sebelum dimasukkan ke dalam buku besar, transaksi harus dicatat
dalam jurnal terlebih dahulu.
Berikut adalah contoh jurnal yang paling sederhana

3|Page
 4. Buku Besar
1. Penggolongan Transaksi Akun
Untuk memudahkan pembuatan ikhtisar transaksi yang terjadi dalam satu periode dan
penyusunan laporan keuangan maka transaksi-transaksi yang sejenis dikelompokkan dan
dicatat dalam satu daftar khusus yang disebut “akun” bisa disebut juga “perkiraan” atau
“rekening”. Transaksi yang melibatkan perubahan pada kas perusahaan, dicatat pada
akun “kas”. Demikian pula jika transaksi melibatkan perubahan pada hutang perusahaan
maka dicatat pada akun “hutang”. Dengan demikian terdapat akun kas, hutang,
perlengkapan, peralatan dan akun-akun lainnya.
Akuntansi menganut sistem pencatatan ganda (double entry system). Artinya suatu
transaksi yang terjadi akan dicatat sekurang0kurangnya dua akun, atau dicatat pada dua
aspek perubahannya. Misalnya : transaksi pembayaran hutang, menyebabkan perubahan
kas dan hutang. Oleh karena itu traksasksi pembayaran hutang harus dicatat pada akun
“kas” dan “hutang”.
2. Pengelompokkan Akun dalam buku Besar
Akun-akun yang terdapat dalam buku besar dapat dikelompokkan menjadi sebagai
berikut :
a. Kelompok akun harta
b. Kelompok akun hutang
c. Kelompok akun modal
d. Kelompok akun pendapatan
e. Kelompok akun beban
3. Nomor Kode Akun

B. Dokumen Penerimaan dan Pengeluaran Kas

Dokumen Penerimaan Kas secara umum

Penerimaan kas dalam perusahaan pada umumnya bersal dari transaksi penjualan tunai
dan penerimaan piutang dari debitor. Penerimaan piutang bisa terjadi dalam bentuk cek
yang dikirimkan debitor melalui pos atau diserhakan langsung, bisa juga melalui
transfer dana dari debitor kepada rekening perusahaan di bank. Oleh karena itu dalam
perusahaan yang aktivitas usahanya dilakukan melalui prosedur operasional yang
ditetapkan, dokumen-dokumen yang terkait dengan penerimaan kas yaitu sebagai
berikut :
1. Bukti penerimaan kas yang dibuat sendiri oleh perusahaan, untuk bukti transaksi
penerimaan kas dari manapun sumbernya.
2. Faktur (nota) penjualan tunai sebagi bukti pendukung bukti penerimaan kas
yang berasal dari transaksi penjualan tunai.
3. Daftar Surat Pemberitahuan dari debitor sebagai pendukung bukti penerimaan
kas yang berasal dari penerimaan piutang.
4. Surat pemberitahuan dari debitor sebagai pendukung bukti penerimaan kas yang
berasal dari penerimaan piutang.
4|Page
 5. memo (nota) kredit dari bank sebagai pendukung bukti penerimaan kas yang
berasal dari penerimaan piutang melalui transfer dana dari debitor.
6. bukti setoran ke bank sebagai bukti pendukung yang digunakan untuk
mengecekan jumlah dana yang diterima dengan jumlah yang disetorkan ke
bank.

Dokumen Pengeluaran Kas

Secara umum, perusahaan mengeluarkan kas untuk pembayaran utang dan
pembayaran biaya operasional. Pembayaran dalam dalam jumlah besar dilakukan
dengan kas, sedangkan bila dalam jumlah kecil, dilakukan dengan dana kas kecil.
Dokumen yang terkait dengan pengeluaran kas adalah sebagai berikut :
1. Bukti pengeluaran kas yang dibuat sendiri oleh perusahaan, untuk bukti segala
jenis tran-saksi pengeluaran kas.
2. Faktur (nota) pembelian tunai, sebagai bukti pendukung pengeluaran kas pada
pembelian tunai.
3. Faktur pembelian kredit sebagai bukti pendukung pengeluaran kas untuk
pembayaran utang.
4. Bukti penerimaan barang sebagai bukti pendukung pengeluaran kas untuk
pembayaran utang.
5. Permintaan pengisian kembali kas kecil sebagai bukti pendukung pengeluaran
kas untuk pengisian dana kas kecil.
6. Bukti pengeluaran kas kecil sebagai pendukung permintaan pengisian kembali
kas kecil.
7. Surat permintaan pengeluaran kas kecil sebagai pendukung pengeluaran kas keci

C. Persiapan pengolahan dana kas kecil

1. Persiapan dokumen pengelolaan kas kecil
a. Bukti transaksi
Bukti transaksi adalah suatu dokumen yang dibuat sebagai bukti telah terjadinya suatu
transaksi, bukti transaksi berguna untuk melakukan penyusunan laporan keuangan.
Bukti Kas Masuk adalah bukti transaksi yang dibuat oleh pemegang dana kas kecil
bahwa telah menerima sejumlah uang untuk keperluan kas kecil, biasanya untuk pengisian kas
kecil.
Bukti Kas Keluar sadalah bukti transaksi yang dibuat oleh pemegang dana kas kecil
bahwa telah mengeluarkan uang dengan jumlah tertentu untuk keperluan pembayaran.

b. Macam dokumen bukti transaksi

Bukti transaksi intern: Bukti pencatatan perubahan posisi keuangan yang terjadi dalam
kegiatan intern perusahaan itu sendiri.Contoh: Memo, bukti pengeluaran kas, dsb.
Bukti transaksi ekstern : Bukti pencatatan transaksi keuangan yang terjadi dengan pihak
luar perusahaan. Contoh: Faktur, kuitansi, cek, dsb.

5|Page
2. Persiapan peralatan pengelolaan kas kecil
1) Peralatan Tulis
2) Order
3) Buku Kas Kecil
4) Komputer
5) Printer
6) Perpurator
7) Stapler
8) Folder
9) Kalkulator

Next.....................TAMBAHAN

6|Page
Berbagai Macam Bukti Transaksi Kas Kecil
1. Kuitansi

Kuitansi merupakan surat bukti penerimaan uang atau pembayaran. Kuitansi ditandatangani oleh
pihak yang menerima uang. Kuitansi pada umumnya memiliki dua sisi, yakni sisi sebelah kanan
dan kiri. Sisi kanan diberikan kepada orang yang membayar, sedangkan sisi kiri disimpan untuk
arsip bagi orang yang menerima pembayaran.

Berikut ini contoh kuitansi.

2. Cek

Cek adalah perintah tertulis pemegang rekening kepada bank yang ditunjuknya supaya
membayar sejumlah uang. Dari pengertian tersebut, dapat disimpulkan bahwa cek adalah surat
perintah yang dibuat oleh pihak yang mempunyai simpanan di bank, agar bank tersebut
membayar sejumlah uang tertentu kepada pihak/orang yang namanya tertera di dalam cek
tersebut atau si pembawa cek.

Berikut contoh cek.

3. Faktur

Faktur adalah surat bukti terjadinya transaksi pembelian atau penjualan secara kredit. Faktur
dibuat oleh penjual yang diserahkan kepada pembeli bersamaan dengan barang yang dijual.
Faktur biasanya dibuat rangkap tiga, lembar pertama untuk pembeli, lembar kedua untuk penjual,
dan lembar ketiga untuk arsip.

7|Page
Perhatikan contoh faktur berikut ini:

4. Nota

Nota Kontan
Nota kontan adalah bukti transaksi terjadinya pembeli secara tunai. Nota kontan dibuat oleh
penjual untuk pembeli. Biasanya dibuat rangkap dua, lembar yang asli diberikan kepada pembeli
sedangkan salinannya disimpan sebagai arsip oleh penjual.
Contoh nota kontan berikut ini:

Nota Debet dan Nota Kredit

Nota debetd dan nota kredit adalah bukti transaksi adanya pengembalian barang karena barang
rusak atau tidak sesuai dengan pesanan. Nota debet dibuat oleh pembeli karena barang yang
dibeli sesuai dengan pesanan dan sebagai bukti adanya pengurangan utang usaha. Sedangkan
nota kredit dibuat oleh penjual yang menerima barang kembali sebagai bukti adanya
pengurangan piutang usaha.

8|Page
5. Bukti Kas Masuk

Bukti kas masuk adalah bukti transaksi yang dibuat oleh pemegang dana kas kecil bahwa telah
menerima sejumlah uang untuk keperluan kas kecil, biasanya untuk pengisian kas kecil.

Bukti penerimaan kas kecil dilampirkan juga foto kopi cek apabila pemberian dana kas kecil
menggunakan cek.

6. Bukti Kas Keluar

Bukti kas keluar adalah bukti transaksi yang dibuat oleh pemegang dana kas kecil bahwa telah
mengeluarkan sejumlah uang tertentu untuk keperluan pembayaran.

Berikut contohnya:

9|Page
7. Formulir Pengajuan Dana Kas Kecil

Formulir pengajuan dana kas kecil adalah formulir yang digunakan untuk mengajukan pengisian
dana kas kecil. Formulir pengajuan dana kas kecil ini hanya digunakan pada sistem imprest,
yaitu pada pembukuan kas kecil sistem dana tetap, sedangkan pada sistem fluktuatif tidak
menggunakan formulir pengajuan dana kas kecil.

10 | P a g e