Prosedur Penanganan Kas Kecil

Seperti telah dijelaskan sebelumnya, keuangan (kas Kecil) yang ditangani oleh administrasi kantor atau
sekretaris bukanlah keuangan perusahaan dalam jumlah besar, tetapi keuangan terbatas yang hanya
untuk keperluan jabatan atasan atau pimpinan saan tugas-tugas atasan atau pimpinan dalam jumlah
relatif kecil. Staf administrasi kantor atau sekretaris mendapat dana tersebut dari kasir atau bendahara
perusahaan.
Berikut ini adalah prosedur yang dilakukan seorang administrasi kantor atau sekretaris dalam
penanganan kas kecil, yaitu sebagai berikut :
1. Staf administrasi kantor membuat permohonan pengisian dana kas kecil (mengisi formulir
pengajuan dana kas kecil)kepada bagian keuangan atau bendahara perusahaan dengan
melampirkan pembukuan kas kecil bulan sebelumnya yang telah disetujui oleh pimpinan.
2. Jika permohonan disetujui, administra kantor atau sekretaris menerima dana pengisian kas kecil
dari bendahara perusahaan berupa uang tunai atau cek.
3. Staf administrasi kantor atau sekretaris mencatat penerimaa dana kas kecil tersebut ke dalam
Bukti Kas masuk, ditandatangani oleh administrasi kantor atau sekretaris atau bendahara serta
diketahui atau disetujui oleh pimpinan dari administrasi kantor atau sekretaris tersebut, serta
dilampiri fc cek (bila menggunakan cek). Berilah nomor bukti Kas Masuk secara urut berdasarkan
tanggal.
4. Catat pemasukan kas ke dalam buku kas.
5. Uang disimpan dalam tempat yang aman. Ditaruh dalam peti uang khusus yang berukuran kecil
(kotak kas kecil atau cash box), kemudian dikunci dalam almari yang terkunci.
6. Bukti Kas masuk disimpan dalam order (map besar untuk menyimpan surat-surat)
7. Stah administrasi kantor atau sekretaris dapat mengeluarkan dana Kas kecil sesuai dengan
keperluan atasan atau pimpinan. Staf administrasi kantor atau sekretaris harus dapat mengelola
dan mencatat penggunaan dana kas kecil sebaik baiknya. Segala pengeluaran harus dapat
dipertanggung jawabkan serta sah secara hukum.
8. tiap pengeluaran tesebut ke dalam Bukti Kas Keluar. Kemudian satukan bukti kas keluar dengan
bukti transaksi penggunaan uang seperti nota, faktur dan kuitansi. Berilah nomor bukti secara
urut berdasarkan tanggal.
9. Minta tanda tangan pimpinanan pada buktikas keluar.
10. Catat dan masukkan data bukti kas krluar ke dalam buku kas sesuai dengan sistem yang
digunakan.
11. Simpan semua dokumen pengeluaran pada order,
12. Buat laporan pertanggungjawaban penggunaan kas kecil lengkap dengan bukti-bukti
transaksinya. Laporan ini harus mendapat persetujuan pimpinan yang selanjutnya akan
dilaporkan ke bagian keuangan untuk mendaptkan kembali pengisian dana kas kecil berikutnya,
transaksinya begitu seterusnya.















Catat transtraksi pengeluaran ke bukti kas keluar dan buku kas
Catat transtraksi pengeluaran ke bukti kas keluar dan buku kas
Catat transtraksi pengeluaran ke bukti kas keluar dan buku kas







Buat permohonan
pengisisan dana kas
kecil
Terima dana kas
kecil

Catat penerimaan dana
kas kecil ke Bukti Kas
Masuk dan buku kas
Instruksi mengeluarkan
dana kas kecil dari pimpinan
Simpan bukti
transaksi dan Bukti
Kas Keluar dalam
Ordner
Catat transtraksi
pengeluaran ke bukti
kas keluar dan buku
kas
Buat laporan
pertanggungjawababan
penggunaan dana kas
kecil
Buat Lapor pertanggungjawaban
penggunaan dana kas kecil
Simpan bukti transaksi dan Bukti
Kas Keluar dalam Ordner

Catat transtraksi pengeluaran
ke bukti kas keluar dan buku
kas