By Elsa Juwita Manua

XII OTKP
Kas kecil merupakan sejumlah dana perusahaan
yang dibentuk khusus untuk membiayai
pengeluaran yang jumlahnya bersifat rutin dan
relatif kecil.
Contohnya Pembelian Perlengkapan alat tulis kantor,
pembayaran iuran kebersihan, serta pembayaran
biaya pemeliharaan aste tetap perusahaan
umumnya, dana kas kecil dikelola oleh bagian
kesekretariatan atau bagian keuangan tingkat
pemula.
Ada 2 metode yang diterapkan perusahaan dalam mengelola dana kas
kecil:

❑ Metode Tetap ( Imprest fun method)

Pada metode tetap, jumlah dana kas kecil selalu tetap sehingga setiap
pengeluaran dana kas kecil tidak akan langsung dicatat, tetapi hanya
dikumpulkan bukti-bukti transaksi peneluaranya saja. Pencatatan baru
akan dilakukan saat dana kas kecil diisi kembali ke jumlah awal di
akhir bulan.

❑ Metode Fluktuasi ( Fluctuation fund method)

Pada metode fluktuasi, jumlah kas kecil tiap bulannya dapat berubah-
ubah sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan pencatatan dilakukan
setiap kali dana kas kecil digunakan untuk membiayai pengeluaran
perusahaan.
▪ Adanya batasan dalam jumlah pembayaran yang telah ditentukan
oleh tiap perusahaan. Contohnya, dana kas kecil digunakan untuk
membiayai pengeluaran di bawah Rp. 5.000.000,-
▪ Digunakan untuk mendanai transaksi dengan normal relatif kecil
yang bersifat harian dan rutin. Contohnya pembelian alat tulis kantor,
pembayaran konsumsi rapat dan pembayaran iuran pemeliharaan
kantor
▪ Disimpan pada tempat khusus berupa kotak kecil yang biasa disebut
dengan cash box atau didalam amplop
▪ Penangananya dilakukan oleh seorang petugas keuangan (junior
cashier) atau sekretaris
▪ Tujuan Pembentukan Dana Kas Kecil Sebagai Berikut :
✓ Menghindari cara pembayaran yang tidak ekonomis atas
pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil
✓ Mengantisipasi pengeluaran yang sifatnya dadakan dan
tidak terencana sebelumnya
✓ Mempercepat proses pengadaan perlengkapan yang
sifatnya segera
✓ Meringankan beban staf atau karyawan dalam
memberikan pelayanan secara maksimal kepada
pelanggan dan relasi bisnis pimpinan
▪ Pihak-pihak yang terlibat dalam pembentukan dana kas kecil
1. Bagian utang
a. Menerima surat keputusan pembentukan dana kas kecil dari kepala bagian
keuangan
b. Membuat bukti pengeluaran kas dalam rangkap 3 (tiga). Lembar ke-1 dan ke-3
diserahkan kepada bagian kasa dan dilampiri surat keputusan pembentukan
dana kas kecil. Lembar ke-2 diserahkan kepada bagian buku pembantu yang
terkait, misalanya bagian kartu biaya dan bagian kartu persediaan untuk
diarsipkan
c. Mencatat bukti pengeluaran kas dalam daftar bukti kas keluar yang belum
dibayar (berfungsi sebagai buku pembantu utang)
d. Menerima bukti pengeluaran kas lembar ke-1 yang telag dicap lunas dari
bagian kasa dan dilampiri surat keputusan pembentukan dana kas kecil
e. Mencatat nomor cek dan tanggal pembayarn sesuai data bukti pengeluaran kas
yang telah dicap lunas dalam daftar bukti kas keluar kolom yang disediakan.
f. Menyerahkan bukti pengeluaran kas lembar ke-1 yang telah di cap lunas
kepada bagian jurnal dan laporan
2. Bagian Kasa
a. Menerima bukti pengeluaran kas lembar ke-1 dan ke-3
dan dilampiri surat keputusan pembentukan dana kas
kecil dari bagian keuangan
b. Menyediakan cek sebesar jumlah yang tercantum dalam
bukti pengeluaran kas untuk ditandatangani pejabat
perusahaan yang berwenang mengeluarkan kas
c. Membutuhkan cap tanda lunas pada bukti pengeluaran
kas lembar ke-1 dan ke-3 serta surat pembentukan dana
kas kecil
d. Menyerahkan bukti pengeluaran kas lembar ke-1 kepada
bagian utang dengan dilampiri surat bukti pembentukan
kas kecil dan lembar ke-3 yang telah dicap lunas
diserahkan kepada pembegang dana kas kecil bersama
dengan cek yang bersangkutan
3. Bagian jurnal dan laporan
a. Menerima bukti pengeluaran kas lembar ke-1 yang telah dicap
lunas dan dilampiri surat pembentukan dan kas kecil dari bagian
keuangan
b. Mencatat bukti pengeluaran kas dalam buku jurnal pengeluaran
kas
c. Mengarsipkan bukti pengeluaran kas bersama surat keputusan
pembentukan dana kas kecil dalam arsip bukti pengeluaran kas
(voucher) yang sudah dibayar

4. Pemegang dan kas kecil (sekretaris)

a. Menerima cek dan bukti kas kecil dari bagian kasa
b. Mencairkan cek ke bank dan mengelola dana kas kecil sesuai
kebutuhan
c. Mengarsipkan bukti kas keluar
▪ Prosedur pengajuan dana kas kecil

1. Sektretaris membuat permohonan pengajuan dan kas kecil dengan mengisi formulir pengajuan dana kas
kecil yang ditujukan kepada bagian keuangan atau bendahara perusahaan
2. Sekretaris melampirkan pembukuan kas keci bulan sebelumnya yang telah disetujui oleh pimpinan serta
dokumen yang dibutuhkan untuk pengajuan sdan kas kecil, seperti bukti transaksi pengeluaran kas
3. Jika permohonan disetujui, sekretaris akan menerima dana pengisian kas kecil dari bendahara
perusahaan berupa sejumlah uang tunai
4. Sekretaris mencatat penerimaan dana tersebut ke dalam bukti kas masuk, kemudian menandatanganinya
dan diketahui atau disetujui oleh pimpinan serta dilampiri dengan fotokopi cek (jika menggunakan cek)
5. Sekretaris sebaiknya menyimpan kas kecil tersebut di dalam peti uang khusus yang berukuran kecil
(cash box)
6. 6. Bukti kas masukmdisimpan dalam odner dan disusun secara rapih sesuai aturan yang ditetapkan
perusahaan
7. 7. Sekretaris dapat mengeluarkan dana kas kecil sesuai dengan keperluan perusahaan. Segala
pengeluaran harus disertai dengan bukti-bukti transaksi yang valid, seperti kuitansi, nota, faktur, dan lain
sebagainya
8. 8. Setiap terjadi pengeluaran, sekretaris harus mencatat pengeluaran tersebut kedalam bukti kas keluar.
Setelah itu, satukan bukti kas keluar tersebut dan beri nomor urut bukti berdasarkan tanggal
9. 9. Setelah jumlah dana pada kas kecil atau uang tunai telah menipis atau mencapai limit, sekretaris dapat
melakukan prosedur pengajuan uang tunai kepada bagian keuangan atau bendahara perusahaan
kembali
▪ Formulir pengajuan dana kas kecil
Dalam pengajuan dana kas kecil, yaitu ketika jumlah saldo dari kas
kecil telah mencapai limit, jumlahnya telah menipis, atau telah
memenuhi masa 1 bulan. Sekretaris atau pihak yang berwenang harus
segera menyiapkan dokumen yang terkait dengan pengajuan dana
kas kecil tersebut yaitu formulir pengajuan dana kas kecil. Berikut
adalah contoh formulir pengjauan dana kas kecil :
Keterangan formulir pengajuan dana kas kecil adalah sebagai berikut
:
1. Dana untuk bagian : diisi dengan unit kerja tertentu yang
mengajukan dana kas kecil
2. Periode kas kecil : diisi dengan periode pengajuan dana kas kecil
3. Dana awal kas kecil : diisi dengan jumlah dana kas kecil awal yang
telah ditentukan
4. Pengajuan : diisi dengan jumlah dana kas kecil yang akan diajukan
5. Keterangan : diisi dengan tujuan pengajuan dana kas kecil
6. Jumlah : diisi dengan jumlah jumlah dana kas kecil yang diajukan
7. Total : jumlah keseluruhan dana kas kecil yang diajukan
8. Disetujuioleh : petugas di unit kerja yang berwenang
mengesahkan atau mengeluarkan pengajuan dana kas kecil
9. Diterima oleh : petugas administrasi keuangan atau sekretaris yang
mengajukan pengajuan dana kas kecil
▪ Pembentukan dana kas keci
Padaa saat dana kas kecil dibentuk, dana kas kecil bertambah dan kas
umum berkurang sebesar jumlah pembentukan dan kas kecil dalam
jumlah tetap. Dalam administrasi keuangan dikenal prosedur
pengajuan uang tunai atau kas kecil, yaitu ketika jumlah saldo dari kas
telah mencapai limit atau jumlahnya telah menipis. Sekretaris atau
pihak yang berwenang harus segera menyiapkan dokumen-dokumen
yang terkait dengan pengajuan uang tunai. Dokumen pengajuan pada
umumnya berupa formulir pengajuan uang tunai
▪ Pedoman pengendalian dana kas kecil
Kas kecil merupakan aset yang dimiliki perusahaan walaupun
jumlahnya relatif kecil, tidak tertutup kemungkinan untuk dijadikan
objek penyelewengan, seperti diambil oleh setiap karyawan atau
penggunaanya disalahgunakan. Oleh karena itu, pengendalian
terhadap dana kas kecil ini harus dilaksanakan.
Berikut adalah beberapa pedoman pengendalian internal dana kas
kecil yang dapat diterapkan oleh tiap perusahaan :
1. Penerimaan dana kas kecil harus selalu disertai dengan cek dan
bukti kas kecil dari bagian kasa
2. Pemisahan tugas yang memadai antara yang mencatat dan yang
mengelola dana kas kecil
3. Prosedur otorisasi yang memadai
4. Perancangan dan penggunaan dokumen-dokumen catatan yang
cukup
5. Pengeluaran dilakukan dengan membuat bukti pengeluaran kas
kecil
6. Sebelum membuat dan menandatangani cek untuk mengisi
kembali dana kas kecil pihak yang berwenang harus memeriksa
terlebih dahulu baukti-bukti transaksi pengeluaran kas kecil