Pengertian Kas

Kas adalah alat pembayaran yang siap dan bebas dipergunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaan.

Kas dapat berupa uang tunai atau simpanan pada Bank yang dapat digunakan dengan segera dan diterima sebagai alat
pembayaran sebesar nilai nominalnya,seperti uang kertas dan logam, check dan bilyet giro, simpanan di Bank
dalam bentuk giro dan lain-lain.

Ciri-ciri kas adalah :

Dapat digunakan segera sebagai alat bayar sebesar nilai

nominalnya, sedangkan alat bayar yang tidak dapat digunakan
segera sebagai alat bayar dan tidak sesuai dengan nilai nominalnya
tidak dapat

Di golongkan sebagai kas,seperti : Cek mundur, deposito

berjangka, surat berharga dan lain-lain.

Fungsi kas dalam suatu perusahaan sangat penting, karena hampir

setiap kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan selalu berkaitan
dengan kas.Maka TANPA KAS PERUSAHAAN TIDAK AKAN
BERJALAN DENGAN LANCAR.

Yang termasuk kas :

 Uang kertas dan logam
 Check dan bilyet giro
 Simpanan di bank dalam bentuk giro
 Traveler’s cheque : check yang dikeluarkan untuk
perjalanan
 Money Order : surat perintah membayar sejumlah
uang tertentu berdasarkan keperluan pengguna
 Cashier’s order : check yang dibuat oleh bank,
untuk suatu saat dicairkan di bank itu juga
 Bank draft : check atau perintah membayar dari
suatu bank yang mempunyai rekening di bank lain,
yang dikeluarkan atas permintaan seseorang atau
nasabah, melalui penyetoran lebih dulu di bank
pembuat.
Yang tidak termasuk kas :
 Past dated check (cek mundur)
 Certificate of deposito (deposito berjangka)
 Notes (wesel/promes)
 Marketable securities (surat-surat berharga)
 Kas yang disisihkan untuk tujuan tertentu dalam
bentuk dana, misalnya untuk pembayaran deviden,
pelunasan pinjaman obligasi.
 Dari uraian di atas, maka kas mempunyai kriteria
sebagai berikut :
 Diakui secara umum sebagai alat pembayaran
yang syah
 Dapat dipergunakan setiap saat diperlukan
 Penggunaannya bersifat bebas
 Dikirim sesuai dengan nilai nominalnya

Pengertian Kas Kecil

Kas kecil adalah uang yang disediakan untuk
membayar pengeluaran-pengeluaran yang
jumlahnya relatif kecil, dan tidak ekonomis bila
dibayar dengan cek.
Dana kas kecil dipisahkan dari kas besar dan diserahkan kepada
seorang kasir kas kecil, yang akan mempertanggungjawabkan
setiap pengeluaran. Adapun pemengang kas kecil bisa diserahkan
kepada staf yang ada di unit-unit kerja.

Kas kecil ini biasa disimpan di dalam cash register, dan besarnya
jumlah kas kecil berdasarkan kebutuhan atau pengeluaran yang
sifatnya relatif tetap dari masing-masing unit kerja dalam jangka
waktu tertentu.

Kas Kecil (Petty cash) adalah kas yang digunakan untuk

melakukan pembayaran atas pengeluran-pengeluaran kecil/rutin
perusahaan/instansi dan meliputi jumlah yang relatif kecil. Kas kecil
biasanya digunakan untuk membiayai hal-hal yang sifatnya rutin
dan relatif kecil, misalnya dibawah Rp 5.000.000,- sedangkan

Kas Besar biasanya digunakan untuk melakukan semua

penerimaan kas dan pengeluaran kas yang jumlahnya relatif besar,
misalnya hutang dagang, biaya gaji, pembelian barang/alat berat
dan lain-lain.
Tujuan dibentuknya Kas Kecil
Untuk menangani masalah perlengkapan/perbekalan kantor yang
dilakukan oleh suatu bagian di kantor biasanya berdasarkan
langkah-langkah berikut:
1. Untuk menghindari cara-cara pembayaran pengeluaran yang relatif kecil dan mendadak, yang tidak ekonomis
dan tidak praktis.
2. Meringankan beban para staf dalam memberikan pelayanan secara optimal kepada pelanggan termasuk relasi
bisnis pimpinan. Contoh :
Pimpinan kedatangan tamu mendadak dan untuk menjamu tamunya rasanya tidak ekonomis dan tidak praktis
kalau stafnya melakukan pembayaran pengeluaran dengan cek.
3. Untuk mempercepat kegiatan atasan yang mempergunakan dana secara mendadak dan tidak terencana.

Pembayaran melalui Kas Kecil

Setiap pengeluaran dana kas kecil harus mendapat persetujuan dari pihak yang berwenang. Bukti pengeluaran nya harus
disimpan bersamaan dengan sisa uang yang ada pada cash box, karena pemegang kas kecil harus dapat
mempertanggungjawabkan uang yang diserahkan. Jadi pemengang kas kecil harus membuat bukti pembukuan (Voucher)
sehingga pemengang kas kecil dapat membuktikan dan menunjukkan uang yang tersisa ditambah dengan seluruh jumlah
pengeluaran yang tertera dalam bukti pengeluaran berjumlah sama dengan jumlah keseluruhan.

Bukti pembukuan kas kecil (voucher) harus mencantumkan secara

jelas nomor vocher, empat, tanggal pengeluaran, pihak yang
dibayar, pihak yang menerima pembayaran , perkiraan, jumlah
barang, harga, nama dan tandatangan pihak yang berwenang.

Pembayaran melalui kas kecil dilakukan untuk hal-hal sbb:

1. Pengeluaran kas kecil, biasanya sudah ditentukan batas

maksimum setiap terjadi pengeluaran-pengeluaran
2. Pengeluaran kas kecil tidak dibolehkan untuk pemberian
pinjaman pada staf
3. Bukti pengeluaran kas kecil harus ditandatangani oleh
pemengang kas kecil
4. Bila ada bukti-bukti pembayaran, seperti kwitansi, faktur atau
bukti-bukti pendukung lainnya harus dilampirkan pada bukti
pengeluaran kas.
 Tugas Sekretaris Dalam Mengelola
Kas Kecil
Salah satu tugas sekretaris adalah mengelola kas kecil. Kas kecil bagi
sekretaris digunakan untuk mendanai pengeluaran-pengeluaran yang
jumlahnya relatif kecil seperti dana konsumsi, parkir, prangko, pembersih
lantai, pembersih kaca, transpor mengantar surat, atau uang makan sopir
dalam perjalanan. Untuk mengelola Kas kecil maka yang perlu dilakukan
oleh sekretaris adalah :
1. Sekretaris harus dapat mengatur/merencanakan penggunaan dana kas kecil
dan membuat catatan keuangan atas segala pengeluaran kas kecil sebagai
bahan pertanggungjawaban keuangan untuk dibukukan oleh bagian
keuangan perusahaan.
2. Uang sebaiknya disimpan dengan aman. Ditaruh di peti uang, setiap tutup
kantor peti uang disimpan di lemari besi atau di laci meja dengan dikunci
secara aman.
3. Segala pengeluaran harus ada bukti-bukti pengeluaran (dokumen lengkap)
yang dapat dipertanggungjawabkan serta sah menurut hukum. Bagi
sekretaris yang penting hanya bukti-bukti pengeluaran, setelah akhir bulan
semuanya terkumpul, dibuatkan laporan petty cash dan barulah bagian
keuangan dapat membukukannya dalam kas perusahaan. Setiap hari bukti
pengeluaran dicatat dan diberi nomor urut, jangan menunda pekerjaan
pencatatan agar terhindar dari kekeliruan perhitungan. Bukti-bukti
pengeluaran seperti kwitansi, atau bon kontan dihimpun dan disimpan
sebaik-baiknya.
4. Melakukan pencatatan pengeluran kas kecil pada buku kas kecil. Bisa
berdasarkan :
 Sistem Dana Tetap (imprest fund system) yaitu sistem yang menentukan
besarnya rekening jumlah kas kecil selalu tetap. Sistem ini umum digunakan
di perusahaan. Dalam sistem ini jumlah uang yang dikelola oleh pemegang
kas kecil tetap dari waktu ke waktu.
 Sistem Dana Tidak Tetap (fluctuation fund system) yaitu sistem yang tidak
menetapkan besarnya kas kecil tetap melainkan berubah-ubah (fluktuasi)
sesuai dengan transaksi yang menyangkut kas kecil. Adapun bentuk buku
kas kecil dapat disusun bentuk T (dibagian kiri debet/pemasukan dan
dibagian kanan kredit/pengeluaran).
5. Mempertanggungjawabkan dana kas kecil yang disertai dengan rekapitulasi
pengeluaran uang yang dibebankan ke perkiraan yang sama.
Pengisian Kas Kecil
Jadi bila jumlah uang yang terdapat dalam kas kecil sudah menipis,
maka dana harus diisi dengan cara :

1. Pemegang kas kecil mengajukan permintaan pada bendahara

kas
2. Pemegang kas kecil menyiapkan daftar pengeluaran yang
dilampiri bukti-bukti pengeluaran kas kecil.
3. Apabila sudah sesuai dengan ketentuan, maka bendahara kas
akan memberi tanda persetujuan pada formulir permintaan
dan memberikan dana sebesar jumlah kas kecil yang telah
dikeluarkan.

Metode Imprest

Adalah metode pembukuan kas kecil dimana jumlah rekening kas

kecil selalu tetap. Setiap terjadi pengeluaran, pemegang kas kecil
tidak langsung melalukan pencatatan, tapi hanya mengumpulkan
bukti-bukti pengeluarannya.

Pada waktu yang telah ditetapkan, bila dana kas kecil sudah hampir
habis baru dilakukan pembukuan berdasarkan bukti-bukti
pengeluaran, kemudian pemegang kas kecil mengajukan
pembentukan dana kas kecil kepada bendahara kas yang besarnya
sesuai dengan pembukuan dan bukti-bukti pengeluaran, sehingga
dana kas kecil tetap dalam jumlah semula.

Langkah-langkah operasional metode imprest sbb:

1. Pembentukan dana kas kecil dimana pemegang kas kecil

diserahi sejumlah uang tunai untuk pembayaran pengeluaran-
pengeluaran yang diprediksikan dapat memenuhi kebutuhan
dalam jangka waktu tertentu.
2. Dana kas kecil digunakan untuk pembayaran pengeluaran-
pengeluaran .
3. Setelah dana kas kecil habis, kasir kas kecil melakukan
pembentukan dana kas kecil kembali yaitu dengan mengisi
sebesar jumlah pengeluaran.
Keuntungan metode imprest :

 Menghemat waktu bagi kasir kas kecil, karena tidak diganggu

setiap kali terjadi pembelian atau pengeluaran kas kecil.
 Menghemat waktu dalam pembukuan pengeluaran rekening
nominal.

Metode Fluktuasi

Pengisian kas kecil pada waktu tertentu selalu sama setiap terjadi pengeluaran. Pemengang kas kecil harus
melakukan pencatatan dengan mengkredit kas kecil setiap terjadi pengeluaran kas kecil.

Karena pengeluaran setiap periode tidak sama, sedangkan pengisian dana kas kecil pada setiap periode dalam
jumlah yang sama, maka jumlah rekening kas kecil akan selalu berubah sesuai dengan fluktuasi pengeluaran
yang terjadi.