DIKTAT 4

PENGELOLAAN DANA KAS KECIL

KAS adalah dana/ uang tunai(brankas, bank) yang dimiliki oleh organisasi/perusahaan yang
digunakan untuk membiayai kegiatan operasional perusahaan.
Contoh : membayar gaji, membayar pajak membeli bahan baku, membayar listrik, dsb.

Karena kas bersifat tunai,maka uang kas mudah dipindahtangankan dan mudah habis.
Oleh karena itu, uang kas disimpan di bank & untuk mengeluarkannya harus menggunakan cek.

A. SISTEM VOUCHER
Sistem voucher adalah suatu metode dan prosedur pencatatan yang dilaksanakan untuk
mengadakan pengelolaan &pengawasan secara efektif terhadap pembayaran-pembayaran atau
pengeluaran-pengeluran uang kas.

Sistem voucher digunakan untuk pengawasan dan pengelolaan uang kas.

Prosedur pencatatan dalam sistem voucher yaitu:

a. Dipisahkan antara petugas pemegang uang dan pencatat keuangan
b. Dibentuk kas kecil
c. Setiap pengeluaran kas harus menggunakan cek
d. Setiap pengeluaran kas harus dicatat dalam voucher.
Voucher merupakan bukti adanya persetujuan untuk mengeluarkan uang. Dalam voucher
harus ada kolom yang dapat menunjukkan adanya persetujuan yang berwenang.
e. Semua voucher yang dikeluarkan dicatat dalam voucher register dan diarsipkan.
Voucher register adalah jurnal khusus untuk mencatat semua voucher yang dikeluarkan.
f. Pada saat akan melakukan pembayaran, voucher diambil dari penyimpanan arsip kemudian
dibuatkan cek.
g. Pada saat ini kolom pembayaran dalam voucher maupun voucher register diisi.
h. Semua cek yang dikeluarkan dicatat dalam voucher register.
i. Check register adalah buku untuk mencatat setiap ada pengeluaran cek, dengan mendebit
rekening utang voucher dan mengkredit rekening Kas/Bank.
j. Memposting voucher register dan check register ke rekening buku besar masing-masing,
seperti halnya dari jurnal pembelian dan pengeluaran kas.

Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa tujuan sistem voucher adalah untuk mengadakan
pengawasan terhadap pengeluaran kas secara efektif. Sehingga dapat dihindarkan terjadinya
kelalaian maupun kecurangan terhadap pengeluaran kas tersebut.

Harta perusahaan yang termasuk kas :

1. Uang tunai dalam bentuk kertas atau logam.
2. Uang perusahaan yang disimpan di bank yang sewaktu-waktu dapat diambil.
3. Cek yang telah diterima sebagai pembayaran dari pihak lain.
4. Cek perjalanan (travelers check) yakni yang sudah diterbitkan oleh suatu bank untuk bisa
melayani para nasabah yang melakukan perjalanan jarak jauh.
5. Kasir cek ialah salah satu cek yang dibuat dan ditanda tangani oleh suatu bank, ditarik oleh
bank itu sendiri untuk dapat melakukan pembayaran ke pihak lain.
6. Wesel post yaitu dapat juga dijadikan uang tunai pada saat diperlukan

Contoh pengeluaran yang dibiayai oleh kas :

1. gaji karyawan,
2. kendaraan,
3. pembayaran utang,
1
 4. pajak,
5. pengisian dana kas kecil,
6. pembelian mesin-mesin
7. pembelian perabot kantor
8. dsb.

Apa yang Dimaksud Kas Besar?

Kas besar atau cash at bank adalah sejumlah uang yang disiapkan perusahaan untuk membiayai
berbagai pengeluaran bisnis dengan nominal yang cukup besar. Pada umumnya, jenis kas ini tidak
langsung dibayarkan secara tunai dikarenakan jumlanya yang besar.
Untuk mempermudah transaksi tersebut, perusahaan akan menggunakan rekonsiliasi bank dimana
pembayaran akan dilakukan dan dicatat oleh pihak bank dan dicatat juga oleh pihak perusahaan.
Rekonsiliasi bank ada proses “mencocokan” laporan mutasi bank Anda, dan membandingkannya
dengan catatan pembukuan Anda untuk periode yang sama, dan memeriksa dengan tepat setiap
perbedaan.

Apa Itu Kas Kecil ?

Kas kecil atau petty cash adalah sejumlah uang tunai yang rutin disiapkan perusahaan untuk
pengeluaran dalam jumlah kecil.
Baik perusahaan besar maupun perusahaan kecil seperti UMKM selalu menyiapkan dana kas kecil
untuk mengelola keuangan.

Apa Saja Fungsi Kas Besar ?

Cash at bank mempunyai beberapa fungsi sebagai berikut:

1. Kas ini digunakan untuk membayar transaksi dalam jumlah besar yang biasanya digunakan untuk
pembayaran non tunai untuk pengeluaran lebih dari Rp. 1 juta.
2. Cash at bank digunakan untuk mempermudah metode pembayaran dan menghemat biaya.
3. Kas besar digunakan untuk mempercepat operasional perusahaan yang memperlukan dana dalam jumlah
besar.

4. Terakhir, cash at bank digunakan sebagai dana langsung maupun tidak langsung yang dibayarkan dengan
menggunakan cek.

Apa Saja Fungsi Kas Kecil ?

Keberadaan kas kecil sangat membantu manajemen keuangan karena pembentukan kas kecil
memiliki fungsi sebagai berikut:

1. Menghindari Pembayaran yang Tidak Ekonomis

Kas kecil membantu perusahaan menghindari pembayaran yang mahal, karena dengan
memiliki kas kecil perusahaan bisa langsung membayar transaksi dalam jumlah kecil.

2
2. Mempermudah Pengadaan Perlengkapan
Kas kecil sering digunakan untuk membiayai transaksi pembelian perusahaan seperti peralatan
tulis dan perlengkapan lainnya yang rutin dibeli dengan harga yang relatif murah.

3. Mempercepat Proses Pendanaan

Kas kecil juga dapat membantu pendanaan apabila perusahaan mengeluarkan kebijakan yang
cukup mendadak.

4. Mempemudah Pekerjaan Karyawan

Pencatatan kas kecil semakin mempermudah tugas karyawan dalam menyusun pembukuan yan
rapi dan tepat.

Metode Pencatatan Kas Besar

Metode yang digunakan untuk mencatat cash at bank adalah metode pencatatan rekonsiliasi bank
yaitu pencocokan pencatatan yang dilakukan secara periodik oleh pihak bank dan pihak perusahaan.

Metode Pencatatan Kas Kecil

Sementara pada kas kecil, ada dua jenis metode pencatatan yang umum digunakan yaitu:

1. Metode Tetap
Metode tetap yang juga bisa disebut sebagai imprest fund system adalah metode yang
digunakan untuk mencatat pengeluaran yang jumlahnya selalu sama seperti dana kas masuk
dan dana kas keluar.
Pada metode ini, jumlah saldo kas kecil selalu tetap dan tidak berubah. Jika saldo berkurang,
maka saldo kas kecil harus diisi kembali agar jumlahnya sama dengan saldo awal.

2. Metode Tidak Tetap

Metode tidak tetap atau metode fluktuasi adalah metode pencatatan kas kecil yang nominlalnya
selalu berubah yang berbeda dengan metode kas tetap.

Pada metode fluktuasi, jumlah kas kecil berubah-ubah karena adanya ketidaksamaan antara kas
masuk dan kas keluar.

Contoh Transaksi Kas Besar

Cash at bank digunakan untuk membiayai pengeluaran bisnis di atas Rp. 1 juta, seperti:
3. Membayar sewa ruko
4. Membeli mesin pabrik
5. Membayar hutang jatuh tempo
6. Akuisisi perusahan
7. dan masih banyak lagi

Contoh Transaksi Kas Kecil

Kas kecil digunakan untuk membayar berbagai transaksi dengan nominal kecil seperti:
 Membayar langganan koran
 Membeli kertas
 Membeli tinta printer

3
  Membayar kertas
 Membayar listrik

Jadi, Apa Bedanya Kas Besar dan Kecil?

Setidaknya ada 3 perbedaan utama antara kas besar dan kas kecil yang dijelaskan sebagai berikut:

1. Tujuan Penggunaan
Perusahaan menyiapkan dana kecil dengan tujuan untuk membayar transaksi perusahaan yang
jumlahnya relatif kecil seperti uang makan karyawan, uang transportasi, membayar tagihan listrik,
ATK, dan lain-lain.

Sementara cash at bank digunakan perusahaan untuk membiayai berbagai kebutuhan yang
memakan dana dalam jumlah besar. Biasanya pembayaran transaksi ini dilakukan dalam jangka
waktu tertentu seperti pembelian mesin pabrik.

2. Metode Pencatatan
Pembukuan kas kecil dilakukan untuk mencatat transaksi pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil.
Oleh karenanya, cara mencatat kecil menggunakan metode sederhana seperti metode dana tetap dan
metode fluktuasi.

Sedangkan pencatatan cash at bank menggunakan metode rekonsiliasi bank dimana pihak bank dan
perusahaan saling mencocokkan pencatatan yang telah dilakukan.

3. Manfaat
Kas kecil mempermudah perusahaan membiayai berbagai kegiatan operasional harian bisnis. Dana
kas kecil dapat dicairkan kapan saja perusahaan membutuhkannya.

Sedangkan pencairan dana kas besar lebih sulit dilakukan karena mempunyai tingkat keamanan
yang tinggi. Dana hanya bisa dicairkan apabila perusahaan mengisntruksikan pihak bank untuk
mencairkan atau memindahkan dana tersebut ke pihak yang telah ditunjuk.

Setelah itu, pihak bank dan perusahaan akan melakukan pencatatan yang
menjadikan pembukuan berjalan lebih transparan karena dilakukan oleh dua pihak. Sehingga dapat
mengurangi risiko kecurangan.

Jadi, bisa disimpulkan bahwa perbedaan kas besar dan kas kecil bukan hanya soal besaran
nominalnya namun juga meliputi tujuan penggunaan, cara pencatatan, dan manfaatnya bagi bisnis.

B. KAS KECIL

Kas kecil adalah dana yang diambilkan dari kas, yang digunakan untuk membiayai
kebutuhan/pengeluaran perusahaan sehari-hari atau yang bersifat mendadakdengan nilai yang
relatif kecil, atau batas maksimalnya telah ditentukan oleh perusahaan.

Karakteristik Kas Kecil

Berikut adalah beberapa karakteristik kas kecil:
1. Jumlah dananya terbatas, menyesuaikan dengan kebijakan tertentu sesuai dengan kebutuhan yang
ada
4
2. Semua pengeluarannya harus ada bukti yang valid dari pihak yang bertanggung jawab
3. Diatur/disimpan oleh kasir atau staf keuangan
4. Kas kecil perusahaan gunakan untuk membayar transaksi rutin dan kecil setiap hari
5. Dananya perusahaan isi secara berkala dengan ketentuan akuntan atau peraturan internal
perusahaan
6. Dananya tersimpan di petty cash box

Contoh kebutuhan yang dibiayai oleh kas kecil :

1. Konsumsi (menyediakan makanan dan minuma yang digunakan untuk kegiatan operasional
organisasi/ perusahaan. Contoh : nasi untuk rapat, snack untuk rapat)
2. Transport (biaya perjalanan/ biaya pengiriman barang)
3. Benda pos (perangko, materai, kertas segel)
4. ATK (kertas, alat tulis, tinta, )
5. Akomodasi (Perjalanan dinas/bisnis)
6. Peralatan kebersihan (kain pel, cairan pembersih, sapu, kemocing, )
7. Pengobatan karyawan
8. Pantry (gula, kopi, tea, air galon,dsb.)
9. Lain-lain

Periode kas kecil : mingguan, dua mingguan, 15 harian, atau bulanan.

Pada akhir periode, kas kecil ditutup. Penutupan dilakukan pada akhir periode atau bila dilakukan
pengawasan/pemeriksaan.

Tujuan Kas Kecil

1. Menangani masalah perlengkapan atau perbekalan kantor yang dialami oleh suatu bagian di
kantor.
2. Menghindari cara pembayaran yang tidak ekonomis juga tidak praktis atas pengeluaran yang
jumlahnya relatif kecil dan mendadak.
3. Meringankan beban para staff/ karyawan dalam memberikan suatu pelayanan secara
maksimal kepada para pelanggan yang juga termasuk kepada relasi bisnis pimpinan.
4. Mempercepat segala kegiatan atasan yang akan menggunakan dana secara mendadak dan
juga tidak terencana pada sebelumnya

Pada intinya Tujuan dibentuknya dana kas kecil adalah UNTUK EFISIENSI PENGELOLAAN
DAN PENGAWASAN UANG KAS

PERBEDAAN
NO KAS
1 Dana kas berasal dari keuntungan yang diperoleh
perusahaan, iuran anggota, bantuan pihak lain,
dsb.
2 Untuk mengeluarkan uang kas menggunakan cek
3 Kas digunakan untuk membiayai operasioanal
organisasi/ perusahaan
4 Dikelola oleh manajer keuangan
KAS KECIL
Dana kas kecil berasal dari kas
Untuk mengeluarkan uang kas kecil
menggunakan bukti trasaksi internal (bukti
pengeluaran kas kecil)
Kas kecil digunakan untuk membiayai
kebutuhan perusahaan yang benilai relatif kecil,
dan atau bersifat mendadak.
Dikelola oleh petugas khusus (pemegang dana
kas kecil/ kasir kas kecil/ bendahara kas kecil

Fungsi Kas Kecil :

1. Membiayai kebutuhan/pengeluaran yang bersifat rutin
2. Membiayai keperluan/kebutuhan/pegeluaran perusahaan yang tidak efektif bila menggunakan
cek dan tidak efisien bila pencatatannya disatukan dalam buku kas.
3. Memudahkan dalam pengawasan penggunaan uang kas.
4. Dana dapat segera digunakan sesuai kebutuhan
5
 5. Untuk membiayai kebutuhan yang bersifat mendadak
6. Membayar pengeluaran perusahaan yang jumlah nominalnya kecil.
7. Menangani pada masalah perlengkapan kantor/perbekalan dari kantor.
8. Sebagai dana talangan.
9. Sebagai dana langsung yang tidak praktis menggunakan cek.
10. Mempercepat aktivitas perusahaan dan juga relasi pimpinan.
11. Meringankan beban para staff karyawan dalam memberikan pelayanan secara maksimal
kepada pelanggan.
12. Meminimalisasi Kesalahan Pembayaran
Catatan ini memiliki fungsi untuk mengurangi ada potensi kesalahan alokasi pembayaran. Hal
ini karena kebutuhan yang perusahaan catat dalam buku keuangan yang berbeda.
Transaksi kecil akan masuk dalam kas ini. Sedangkan transaksi besar akan masuk ke dalam
catatan lain.
13. Mempercepat Pengambilan Keputusan Insidental
Dalam beberapa keadaan, perusahaan dituntut untuk melakukan tindakan cepat.
Dengan begitu, keputusan insidental akan perusahaan buat. Kas ini akan membantu petinggi
perusahaan membuat keputusan karena bagian keuangan tercatat dengan jelas.
14. Meringankan Kerja Karyawan
Berkas ini akan membuat pencatatan keuangan perusahaan lebih mudah. Pasalnya, laporan
keuangan terpisah tinggal perusahaan jumlahkan pada akhir pembukuan.
Tentu sangat merepotkan jika semua kebutuhan perusahaan bukukan dalam catatan yang
sama.
15. Memenuhi Kebutuhan Kecil Perusahaan dengan Mudah
Membiayai kebutuhan kecil dengan mudah. Bayangkan jika seseorang harus meminta uang
Rp150 ribu ke bagian keuangan perusahaan untuk membeli pena.
Menganggarkan kebutuhan dengan ini akan mempermudahnya.
16. Meningkatkan Pelayanan
Perusahaan tentu pernah melakukan pertemuan di luar kantor dengan klien. Biasanya, rapat
mereka lakukan di tempat makan atau lokasi lain yang sesuai.
Dana dalam kas ini akan membantu meningkatkan pelayanan perusahaan terhadap klien.
Hasilnya, mereka akan menaruh simpati dengan perusahaan dan tertarik bekerja sama.
17. Sebagai Dana Darurat
Beberapa divisi perusahaan membutuhkan dana kecil berulang.
Daripada harus mengajukan dana yang tidak seberapa ke bagian keuangan, maka membuat
kas yang lebih kecil akan membuat divisi tersebut memiliki cukup uang untuk membeli
barang kebutuhan kerja.

Manfaat kas kecil :

1. Memudahkan dalam pengelolaan uang kas
2. Membantu memperlancar urusan pimpinan
3. Memisahkan pengeluaran kas yang bernilai kecil dengan yang bernilai besar
4. Memberikan kemudahan dalam pengawasan uang kas
5. Untuk membiayai pengeluaran rutin
6. Membiayai pengeluaran yang bersifat mendadak
7. Memperlancar urusan pembayaran
8. Membiayai kebutuhan yang tidak bisa dibayar dengan cek
9. Membiayai pengeluaran kas yang bernilai kecil

Ciri2 kas kecil :

1. Bersumber dari kas
2. Jumlah dana relatif kecil (maksimal pembelanjaan ditentukan oleh perusahaan)
3. Periode kas kecil 2 mingguan, 15 harian, atau bulanan
4. Jumlah dana kas kecil tiap periode ditetapkan dan dibatasi oleh (manajemen) perusahaan
berdasarkan rata2 kebutuhan setiap periode, atau berdasarkan nilai pengajuan yang dilakukan
oleh pemegang dana kas kecil
5. Berbentuk tunai (uang)

6
 6. Untuk membiayai kebutuhan perusahaan sehari-hari atau yang bersifat mendadak(fotocopy,
konsumsi, transportasi, komunikasi, air, listrik, benda pos, ATK, akomodasi, pengobatan
untuk karyawan, dan lain-lain)
7. Mempunyai batasan nominal pengeluaran
8. Pengisian dilakukan pada awal atau akhir periode kas kecil/ dilakukan bila jumlah saldo kas
kecil sudah dalam batas minimal.
9. Mempunyai petugas khusus/kasir kas kecil/pemegang dana kas kecil/bendahara kas kecil
10. Kasir atau staf keuangan menjadi pengelola, penanggungjawab dan penyimpan Kas Kecil
11. Disimpan ditempat khusus, biasanya menggunakan kotak kecil yang disebut dengan Petty Cash
Box, atau disimpan di brankas

Saldo awal kas kecil

Saldo awal kas kecil pada saat pembentukan, atau saldo akhir periode lalu ditambah pengisian
dana kas kecil.
Apabila perusahaan mengelola dana kas kecil menggunakan sistem dana tetap, maka jumlah saldo
awal kas kecil akan selalu sama setiap periodenya, karena telah ditetapkan oleh perusahaan bahwa
setiap awal periode, saldo kas kecil selalu bernilai tetap.
Namun, apabila perusahaan mengelola kas kecil menggunakan sistem dana berfluktuasi, maka
saldo awal kas kecil setiap periodenya tidak akan sama, karena berdasarkan estimasi kebutuhan
pengeluaran uang tunai yang diperkirakan oleh pemegang kas kecil.

Saldo Akhir Kas Kecil.

Saldo akhir kas kecil adalah jumlah saldo kas kecil pada akhir periode kas kecil yang diperoleh
dari penghitungan seluruh pemasukan setelah dikurangi seluruh pengeluaran.

PROSEDUR PENGELOLAAN DANA KAS KECIL

A. Prosedur pembentukan dana kas kecil

1. Perusahaan menetapkan pembentukan dana kas kecil dengan menerbitkan Surat Keputusan
pembentukan dana kas kecil yang berisikan :
a. Menetapkan petugas/Pemegang/pengelola dana kas kecil
b. Menentukan methode pengelolaan dana kas kecil (Fluctuation fund system & imprest
fund system)
c. Menetapkan periodesasi pengelolaan dana kas kecil
d. Menentukan dana awal kas kecil
e. Menentukan Batasan maksimal pengeluaran yang dibiayai oleh kas kecil
f. Dan ketetapan-ketetapan lain yang dibutuhkan dalam pengelolaan dana kas kecil
2. Pemegang dana kas kecil mengajukan pengisian dana awal kas kecil
3. Pemegang dana kas kecil menerima cek untuk pengisian dana kas kecil
4. Pemegang dana kas kecil membuat bukti penerimaan kas kecil
5. Pemegang dana kas kecil mencairkan cek
6. Pemegang dana kas kecil melayani pengeluaran-pengeluaran yang dibiayai oleh kas kecil

B. ProsedurPengisian dana kas kecil

1. Pada akhir periode, pemegang dana kas kecil/ kasir kas kecil membuat laporan pengelolaan
dana kas kecil beserta bukti-bukti transaksinya
2. Pemegang dana kas kecil melaporkan hasil pengelolaan kas kecil, dan mengajukan pengisian
dana kas kecil
Dokumen laporan dan pengajuan dana kas kecil :
 Catatan kas kecil/ buku kas kecil
 Laporan mutasi dana kas kecil
 Bukti-bukti transaksi ( bukti pemasukan kas kecil, bukti pengeluaran kas kecil, nota
kontan/kwitansi, voucher)
 Lembar/ bukti pengajuan dana kas kecil
7
 3. Setelah pimpinan menyetujui pengajuan pengisian dana kecil, kasir kas memberikan cek
untuk pengisian dana kas kecil
4. Pemegang dana kas kecil menandatangani bukti kas keluar yang dibuat oleh kasir kas
5. Pemegang kas kecil membuat bukti penerimaan kas kecil
6. Pemegang kas kecil menguangkan cek ke bank
7. Pemegang kas kecil menyimpan dana kas kecil kedalam brankas.

C. Prosedur pengeluaran dana kas kecil

1. Pegawai/karyawan mengajukan pengeluaran kas kecil
2. Pegawai/ karyawan mengisi dan menandatangani bukti permintaan pengeluaran dana kas
kecil
3. Pegawai/ karyawan menerima uang tunai dari pemegang dana kas kecil sebesar yang
tercantum dalam bukti permintaan pengeluaran dana kas kecil
4. Pegawai/ karyawan melaporkan hasil penggunaan dana kas kecil dengan memberikan nota
kontan/ kwitansi
5. Pegawai/ karyawan mengisi bukti pengeluaran kas kecil senilai nominal yang tercantum
dalam nota kontan/kwitansi
6. Apabila nilai yang tercantum dalam bukti pengeluaran kas kecil lebih kecil dari yang
tercantum dalam bukti permintaan kas kecil, maka pegawai/karyawan yang bersangkutan
harus mengembalikan sisa kelebihannya. Tetapi bila kurang, maka pemegang dana kas kecil
harus memberikan kekurangan uang untuk pembayarannya.
7. Apabila bukti transaksi eksternal yang seharusnya diberikan oleh pegawai/ karyawan
rusak/hilang, maka pemegang dana kas kecil menggantinya dengan bukti voucher untuk kas
kecil
8. Pemegang dana kas kecil menyimpan bukti-bukti transaksi untuk keperluan pembuktian
laporan dan untuk pengajuan dana kas kecil pada periode berikutnya

D. Prosedur Pengelolaan dana kas kecil

1. Pemegang dana kas kecil mempersiapkan alat, bahan, dan dokumen-dokumen dalam
pengelolaan dana kas kecil
2. Pemegang kas kecil mengajukan pengisian dana kas kecil
3. Pemegang kas kecil menerima dana kas kecil dan menyimpannya di brankas
4. Pemegang dana kas kecil membuat bukti penerimaan kas kecil
5. Pemegang dana kas kecil mengidentifikasi setiap pengajuan untuk pengeluaran kas kecil
dengan cermat
6. Pemegang kas kecil membuat buktipengeluaran kas kecil
7. Pemegang dana kas kecil mencatat setiap pemasukan dan pengeluaran ke dalam buku kas
kecil dan menyimpan bukti-bukti transaksi baik intern maupun ekstern
8. Pada akhir periode atau bila ada pengawasan, pemegang dana kas kecil melakukan :
 penutupan buku kas kecil
 menghitung uang kas kecil yang ada dalam brankas disaksikan oleh pemeriksa dan 2 orang
saksi dari perusahaan.
 Pemegang dana kas kecil membuat berita acara penghitungan dana kas kecil
 Pemegang dana kas kecil melakukan proses penyesuaian antara saldo kas menurut catatan
dengan penghitungan secara fisik uang yang tersisa dibrangkas
 Bila ada selisih, pemegang dana kas kecil mengidentifikasi penyebab selisih kas kecil, dan
melaporkannya dalam laporan mutasi dana kas kecil
9. Pemegang dana kas kecil mempertanggungjawabkan pengelolaan dana yang dilakukannya,
dan siap bila sewaktu-waktu dilakukan pemeriksaan
10. Apabila sebelunm periode berakhir dana kas kecil sudah menipis/habis, maka pemegang dana
kas kecil segera melakukan pengajuan pengisian kembali, dan melakukan evaluasi untuk
pengisian dana kas kecil periode berikutnya.
11. Setiap akhir periode, pemegang dana kas kecil membuat laporan pengelolaan dana kas kecil,
sekaligus melakukan pengajuan untuk pengisian dana kas kecil pada periode berikutnya

8
E. Penghitungan Saldo Kas Kecil
Penghitungan saldo kas kecil dilakukan pada saat akhir periode atau pada saat dilakukan
pengawasan. Penghitungan ini dilakukan untuk mengetahui berapa pengisian dana kas kecil untuk
periode berikutnya, dan untuk menyesuaikan antara saldo kas kecil yang tercatat di buku kas kecil
dengan saldo kas kecil secara fisik(jumlah saldo/sisa uang yang tersimpan di brankas).
Penyesuaian ini disebut juga dengan rekonsiliasi kas kecil.

Rekonsiliasi kas kecil perlu dilakukan karena :

1. Sifat kas kecil sangat likuid yang digunakan untuk pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya
kecil dan rutin.
2. Ada beberapa transaksi yang terkadang tidak disertai dengan bukti transaksi yang
menyakinkan. Misalnya transaksi parkir tidak resmi di pinggir jalan.
3. Kas kecil digunakan untuk operasional perusahaan setiap hari dengan frekuensi yang tinggi,
sehingga ada kemungkinan yang tinggi terjadinya selisih antara fisik dengan catatan.
4. Seringkali terdapat transaksi kas kecil yang menimbulkan kekurangan atau kelebihan
pembayaran. Bila kejadian-kejadian seperti itu tidak segera direkonsiliasi akan menyebabkan
selisih yang menumpuk semakin banyak dan sulit ditelusuri.

Ada 7 hal yang perlu dilakukan dalam mengelola kas kecil untuk menghindari atau mengurangi
resiko terjadinya selisih kas kecil, yaitu :

1. Setelah terjadi transaksi kas kecil, pastikan ada bukti transaksinya dan valid.
Bila transaksi tidak disertai bukti transaksinya, buat cil dan minta tanda voucher kas kecil dan
minta tandatangan dari karyawan dan sudah diperiksa serta disetujui oleh atasan.
2. Periksa jumlah yang tertera dalam bukti transaksi, lakukan penghitungan ulang pada setiap
item barang/transaksi. Selanjutnya hitung jumlah uang yang telah diserahkan dengan sisa
pengembalian atau menambah jika ada kekurangan.
3. Bila terdapat kesalahan, selisih atau bukti transaksi hilang, jangan pernah mengubah nilai
yang ada di dalam bukti transaksi atau membuat bukti transaksi palsu.
4. Periksa kembali nilai yang tercantum pada bukti transaksi kemudian bandingkan dengan
catatan pada buku kas kecil.
5. Hitung jumlah bukti transaksi kemudian bandingkan dengan catatan pada kas kecil.
6. Hitung jumlah fisik uang kas kecil kemudian cocokkan dengan saldo yang tertera pada buku
kas kecil.
7. Jika setelah dilakukan pemeriksaan masih terjadi SELISIH, segera laporkan ke atasan agar
segera dapat dilakukan penyesuaian atau adjusment.

Perhitungan saldo kas kecil ini dilakukan dengan cara sebagai berikut :
1. Memeriksa saldo kas kecil melalui catatan pembukuan yang ada, yaitu saldo awal ditambah
penerimaan dan dikurangi pengeluaran kas kecil.
2. Memeriksa saldo kas kecil secara fisik, yaitu menghitung semua uang yang ada dalam kas
kecil (yang disimpan dibrankas).
3. Menutup buku kas kecil, dan membuat laporan pengelolaan dana kas kecil, lengkap dengan
bukti-bukti transaksi pendukung.
4. Dalam pemeriksaan, memungkinkan terjadi selisih kas kecil. Selisih kas kecil terjadi bila
terdapat ketidaksesuaian antara saldo kas menurut catatan dengan saldo kas di brankas.

Prosedur pemeriksaan saldo kas kecil :

1. Pemeriksaan saldo kas kecil melalui catatan pembukuan.
2. Pemeriksaan saldo kas kecil secara fisik dilakukan dengan menghitung fisik uang tunai yang
ada pada kasir kas kecil

9
 2. Pemeriksaan tersebut dilakukan oleh petugas pemeriksa, disaksikan oleh dua orang atau lebih
dan diawasi oleh akuntan internal atau akuntan publik (jika perusahaan menggunakan jasa
akuntan publik)
3. Perhitungan uang kas secara fisik dapat dibuat dengan struktur yang ada dalam berita acara
pemeriksaan kas kecil.

Penyusunan Berita Acara Pemeriksaan Kas Kecil

Berita acara pemeriksaan kas kecil adalah suatu catatan yang berisi pernyataan dari beberapa orang
atas hasil penghitungan uang kas kecil

Contoh berita acara pemeriksaan kas kecil :

Berita Acara Pemeriksaan Kas Kecil

PT. SEMANGAT BAHAGIA
31 Januari 2017

PENGHITUNGAN MENURUT CATATAN

Saldo buku per 1 Januari 2017 Rp 1.000.000,00
Jumlah penerimaan bulan Januari 2017 Rp 250.000,00 +
Rp 1.250.000,00
Jumlah pengeluaran bulan Januari 2017 Rp 825.000,00 –
Saldo buku kas kecil per 31 Januari 2017 Rp 425.000,00

PENGHITUNGAN SECARA FISIK

Perhitungan uang kas kecil per 31 Januari 2017 :
 Uang Kertas :
5 lembar @ Rp 50.000,00 = Rp 250.000,00
5 lembar @ Rp 20.000,00 = Rp 100.000,00
4 lembar @ Rp 10.000,00 = Rp 40.000,00
3 lembar @ Rp 5.000,00 = Rp 15.000,00
5 lembar @ Rp 2.000,00 = Rp 10.000,00 +
Rp 415.000,00
 Uang Logam :
6 Keping @ Rp. 1.000,00 = Rp 6.000,00
6 Keping @ Rp. 500,00 = Rp 3.000,00
4 Keping @ Rp. 200,00 = Rp 800,00
2 Keping @ Rp. 100,00 = Rp 200,00 +
Rp 10.000,00 +
Rp 425.000,00
Saldo buku kas per 31 Januari 2017 sama dengan uang kas yang dihitung pada tanggal tersebut.

Jakarta, 31 Januari 2017

Petugas pemeriksa : Budiman
……………………..

Akuntan : Larasati
…………………….

Saksi : 1. Lulu
……………………..
2.. Listiana
……………………..

10
F. SELISIH KAS KECIL
Selisih kas kecil adalah selisih/perbedaan jumlah saldo kas antara menurut perhitungan fisik(saldo
kas yang terdapat di brankas) dengan saldo menurut catatan kas.

Overage cash/selisih lebih adalah suatu kondisi yang menunjukkan jumlah saldo kas menurut
perhitungan secara fisik lebih besar dibandingkan dengan menurut catatan

Shortage cash/selisih kurang adalah suatu kondisi yang menunjukkan jumlah saldo menurut fisik
lebih kecil dibanding dengan menurut catatan.

Bila terjadi selisih kas kecil, maka dilakukan penyesuaian untuk mencari penyebab terjadinya
selisih kas kecil.

Penyebab terjadinya selisih kas kecil :

 Kekeliruan dalam penghitungan
 Adanya uang palsu
 Pembayaran parkir/retribusi yang tidak memiliki bukti transaksi
 Kelebihan pembayaran
 Adanya penyelewengan
 Kesalahan dalam pencatatan
 Sebab lain yang tidak diketahui

Perlakuan Adanya Selisih Kas Kecil

Contoh yang tertuang dalam berita acara di atas menunjukkan bahwa saldo kas kecil menurut
catatan pembukuan sama dengan hasil pemeriksaan atau perhitungan uang secara fisik. Namun
ada kalanya praktik pemeriksaan tidak selalu menghasilkan hasil yang sama, melainkan sering
terjadi perbedaan antara jumlah uang dengan catatan pembukuannya.

Perlakuan adanya selisih atau perbedaan di atas dapat dilakukan sebagai berikut :

1. Jika sebab terjadinya selisih karena pencatatan yang salah, kesalahan transaksi, atau
pembulatan nominal, maka perlakuannya dengan memperbaiki saldo kas kecil melalui jurnal
koreksi
Contoh :
Saldo akun kas kecil pada 31 Januari 2017 sebesar Rp. 425.000,- namun berdasar perhitungan
secara fisik jumlahnya Rp. 436.000,- Setelah dilakukan penelitian, ternyata pembelian alat
kantor secara tunai tanggal 22 Januari 2017 sebesar Rp 78.000,- dicatat Rp. 87.000,-
Jurnal koreksi untuk kesalahan tersebut adalah :
Kas kecil Rp 9.000
Peralatan kantor Rp 9.000

2. Jika sebab terjadinya selisih karena uang palsu atau sebab lain yang tidak dapat diketahui,
maka selisih tersebut ditampung dalam akun ”Selisih Kas Kecil”
Contoh :
Saldo akun kas kecil tanggal 31 Januari 2017 sebesar Rp. 465.000,- namun jumlah uang kas
kecil yang ada sebenarnya Rp 415.000,- Setelah dilakukan penelitian ternyata ada uang palsu
Rp 50.000 yang telah disisihkan. Maka selisih tersebut dimasukkan ke akun Selisih Kas,
melalui jurnal :
Selisih kas kecil Rp 50.000
Kas kecil Rp 50.000

Kesimpulan dari perlakuan selisih saldo kas kecil di atas adalah :

11
 1. Jika kesalahan pencatatan jurnal terlalu besar, ayat koreksinya ditulis di sisi yang
berlawanan sebesar kelebihan.
2. Jika kesalahan pencatatan jurnal terlalu rendah, ayat koreksinya ditulis di sisi yang sama
sebesar kekurangannya.
3. Jika terjadi selisih lebih pada dana kas kecil (petty cash overage), jurnalnya dengan
mendebet kas kecil dan mengkredit Selisih Kas Kecil.
4. Jika terjadi selisih kurang kas kecil (petty cash shortage), jurnalnya dengan mendebet
Selisih Kas Kecil dan mengkredit Kas Kecil.

Yang perlu digarisbawahi, perlakuan selisih kas kecil dicatat setelah dilakukan penelitian dengan
seksama pada fisik uang kas kecil maupun pada catatan pembukuannya. Dan selisih kas kecil
lebih dianggap sebagai pendapatan, sedangkan selisih kurang dianggap sebagai kerugian atau
beban. Dalam laporan laba rugi, selisih kas kecil lebih diakui sebagai pendapatan di luar usaha,
sedangkan selisih kas kecil kurang diakui sebagai beban di luar usaha.

Sebagai tambahan, salah satu bentuk lain pertanggungjawaban penggunaan dana kas kecil
selama 1 periode tertentu adalah dengan menyajikan Laporan Mutasi Dana Kas Kecil.
Laporan mutasi ini memuat informasi berupa :
 saldo awal kas kecil
 pengeluaran kas kecil yang disertai buku catatannya
 selisih kas kecil pada periode tertentu (jika ada)
 pengisian kembali dana kas kecil
Itulah rangkaian pemeriksaan saldo kas kecil yang harus dilakukan perusahaan guna pelaksanaan
fungsi pengendalian internal perusahaan.

G. DOKUMEN KAS KECIL

1. Bukti pengajuan dana kas kecil
2. Bukti pemasukan dana kas kecil
3. Bukti permintaan pengeluaran dana kas kecil/kas bon
4. Bukti pengeluaran dana kas kecil
5. Kwitansi
6. Cek
7. Nota kontan
8. Voucher kas kecil
9. Jurnal
10. Buku kas kecil
11. Laporan dana kas kecil

A. DOKUMEN LAPORAN PENGELOLAAN KAS KECIL

1. Buku/ catatan kas kecil
2. Laporan mutasi dana kas kecil
3. Bukti pengajuan pengisian dana kas kecil
4. Bukti pemasukan dana kas kecil
5. Bukti pengeluaran dana kas kecil
6. Bukti transaksi eksternal (nota kontan/kwitansi)

B. DOKUMEN/BUKTI PENERIMAAN & PENGELUARAN KAS KECIL

1. Bukti permintaan pengisian/pengajuan kembali dana kas kecil.
Bukti ini dibuat oleh pemegang kas kecil untuk pengisian kembali dana kas kecil untuk periode
selanjutnya.
Contoh :
FORMULIR PENGAJUAN DANA KAS KECIL
Dana untuk bagian : HRD
Periode kas kecil : Oktober 2012

12
 Saldo awal kas kecil : Rp. 5.000.000
Saldo akhir : Rp. 1.555.500
KETERANGAN JUMLAH
Pengisian dana kas kecil untuk November 2012 Rp. 3.444.500
TOTAL Rp. 3.444.500
Disetujui Oleh : Dibuat Oleh :
Gunawan Wibisono (.........) Selena Gomez(............)
Tanggal : 30 Oktober 2012 Tanggal : 29 Oktober 2012

2. Bukti Permintaan Pengeluaran Kas Kecil (kas bon)

3. Bukti Pengeluaran kas kecil

Bukti dikeluarkannya uang kas kecil untuk keperluan/kebutuhan perusahaan.
Contoh :
PT Maju Tak Gentar Indonesiaku
Tebu Ireng - JombanNo : 001

BUKTI PENGELUARAN KAS KECIL

Diserahkan Kepada : Azizah Makhasyar
Uang sejumlah : Rp. 87.500,- (delapan puluh tujuh ribu lima ratus rupiah)
Untuk Keperluan : 5 box makan siang& 5 botol air mineral 500ml.

Jombang, 20 Juli 2012

Disetujui Oleh Dibayar Oleh Diterima oleh
Gunawanwibisono SelGom Azizaahhh
Gunawan Wibisono Selena Gomez Azizah Makhasyar

Bukti kas keluar dilampiri bukti pembayaran yang dikeluarkan oleh toko tempat dilakukan
pembelian keperluan/kebutuhan perusahaan. Misalnya nota kontan, kwitansi, struk belanja,
faktur kontan, dsb.
Contoh nota kontan :
Depot UENAKNYO LUARBIASO No : 37
Pulolor 1
Telp. 0321-123456
JOMBANG

Kepada :
Azizah Makhasyar (PT Maju Tak Gentar Indonesiaku)
Tebu Ireng – Jombang
NOTA KONTAN
NO NAMA BARANG BANYAKNY HARGA JUMLAH

13
 SATUAN
A (Rp)
(Rp)
1 Nasi + Gurame bakar 5 box 15.000 75.000
2 Air mineral botol 500ml. 5 botol 2.500 12.500
Total 87.500
Barang yang sudah dibeli tidak dapat ditukar atau dikembalikan.
Terimakasih atas kunjungan anda di depot kami.
Hormat kami,

Sariyem
Pemilik

4. Bukti Pemasukan Kas Kecil

Bukti pemasukan kas kecil dibuat apabila kas kecil menerima pengisian dari kas atau
mendapatkan pemasukan yang lain. Misalnya pengembalian sisa biaya perjalanan bisnis
pimpinan, dsb.
Contoh :
PT Maju Tak Gentar Indonesiaku No : 201
Tebu Ireng - Jombang

BUKTI PEMASUKAN KAS KECIL

Diterima dari : Sarah Sechan (kasir kas)
Uang sejumlah : lima ratus sembilan puluh lima ribu lima ratus rupiah.
Untuk Keperluan : Pengisian dana kas kecil

Rp. 595.500,-
Jombang, 1 Juli 2012

Disetujui Oleh Dibayar Oleh Diterima oleh

Gunawan Wibisono Sarah Sechan Selena Gomez

HRD Manajer Cash cashiers Petty cash cashiers
5. Petty cash voucher
Petty cash voucher adalah formulir yang digunakan dalam pengelolaan dana kas kecil yang
fungsinya untuk mencatat transaksi yang tidak mempunyai bukti transaksi yang diterbitkan
oleh pihak lain. Misalnya kuitansi, faktur kontan, nota kontan, struk pembayaran, dsb.
Contoh :
PETTY CASH VOUCHER No. Voucher : 001
(digunakan untuk transaksi yang tidak mempunyai bukti Tanggal : 5 Juli 2012
transaksi)
Alasan Penggunaan biaya : Jumlah
Pembelian bensin untuk kendaraaan kantor
Rp. 100.000,-
Terbilang : seratus ribu rupiah Total : Rp. 100.000,-

Dibuat oleh Pembayaran disetujui oleh Diterima oleh

Selena Gomez Gunawan Wibisono Kunjang Lesmana

Petty Cash Cashiers HRD Manajer (Driver)

14
 6. Buku kas kecil.
Buku kas kecil digunakan untuk mencatat pemasukan dan pengeluaran kas kecil. (Contoh
buku kas kecil dapat dilihat pada halaman berikutnya.)

H. METHODE PENCATATAN DANA KAS KECIL :

1. IMPREST FUND SYSTEM/ sistem impres (sistem dana tetap) yaitu methode pencatatan dana kas
kecil dimana saldo dana kas kecil/ dana awal kas kecil selalu bernilai tetap.
2. FLUCTUATION FUND SYSTEM/ sistem fluktuasi (sistem dana tidak tetap/berubah) yaitu
methode pencatatan dana kas kecil dimana saldo kas/ dana awal kas kecil berubah-ubah tergantung
perkiraan kebutuhan dana kas kecil di periode itu.

Perbedaan IMPREST FUND SYSTEM dengan FLUCTUATION FUND SYSTEM

NO IMPREST FUND SYSTEM FLUCTUATION FUND SYSTEM

1 Dana awal kas kecil selalu bernilai tetap di Dana awal kas kecil berubah-ubah nilainya
setiap periode karena disesuaikan dengan kebutuhan kas
kecil
2 Buku kas kecil hanya berfungsi sebagai alat Buku kas kecil sekaligus berfungsi sebagai
kontrol dan catatan internal saja. jurnal
3 Pengeluaran kas kecil baru dicatat/dijurnal Setiap pengeluaran kas kecil langsung
pada saat akan dilakukan pengisian kembali dicatat/dijurnal
15
 4 Tidak dapat diketahui jumlah saldo
sewaktu-waktu
Kelebihan dan kekuranganIMPREST FUND SYSTEM dengan FLUCTUATION FUND SYSTEM
NO IMPREST FUND SYSTEM
1 Kelebihan :
 Menghemat waktu pencatatan karena
pencatatan/pembukuan hanya dilakukan
pada saat pengisian dana kas kecil.
 Pemegang kas kecil hanya berfungsi
sebagai kasir
2 Kekurangan :
 Besarnya jumlah dana kas kecil di
setiap periode telah ditetapkan oleh
perusahaan sehingga tidak bisa
sewaktu-waktu minta kenaikan jumlah
pengisian.
 Jumlah pengeluaran, pemasukan
maupun saldo kas kecil tidak dapat
sewaktu-waktu diketahui.
Saldo kas kecil dapat diketahui jumlahnya
sewaktu-waktu
FLUCTUATION FUND SYSTEM
Kelebihan :
 Jumlah saldo kas kecil sewaktu-waktu dapat
diketahui karena setiap ada pemasukan atau
pengeluaran langsung dilakukan pencatatan.
 Jumlah permintaan pengisian dana kas kecil
fleksible karena disesuaikan dengan perkiraan
kebutuhan kas kecil periode mendatang.
 Tidak perlu membuat jurnal, karena buku kas kecil
sudah sekaligus berfungsi sebagai jurnal.
Kekurangan :
 Tidak efektif dalam pencatatan karena pencatatan
harus segera dilakukan begitu terjadi transaksi.
16
17
18