Di dalam perusahaan baik perusahaan skala kecil maupun besar, manajemen finansial adalah
unsur penting bahkan krusial. Karena dengan adanya manajemen yang teratur, prospek bisnis
akan terlihat dengan jelas. Artinya, dengan adanya manajemen keuangan yang baik,
perkembangan perusahaan juga bisa dideteksi dengan benar. Termasuk dengan penggunaan
kas kecil atau petty cash.
Untuk membangun manajemen finansial yang baik, tentunya dibutuhkan sistem yang tepat.
Termasuk sistem yang memang sesuai dengan regulasi atau budaya di dalam perusahaan yang
menggunakannya.
Terkait dengan sistem ini, banyak sekali unsur sistemik yang harus digunakan dalam mengelola
manajemen finansial. Salah satunya adalah dengan pengaturan kas yang benar. Ini merupakan
istilah sistem di dalam manajemen finansial yang sangat krusial.
Karena nominal pembiayaan kecil, tentu pembukuan yang digunakan untuk mencatat transaksi
juga khusus, pembukuan inilah yang disebut petty cash.
2. Mencegah Terjadinya Alokasi Pembayaran
Dengan adanya pencatatan petty cashl, tentu kesalahan alokasi pembayaran tidak akan terjadi.
Tidak mungkin perusahaan membayar mahal pada biaya transaksi yang kecil atau sebaliknya.
Karena semuanya terpetakan di dalam pembukuan yang berbeda.
Artinya jika ingin membayar biaya yang kecil, tentu datanya ada di kas kecil. Sedangkan jika
ingin membayar biaya kebutuhan perusahaan yang besar, tentu datanya harus dilihat di
pembukuan yang berbeda.
Tujuan yang selanjutnya adalah untuk meringankan karyawan di dalam melayani pelanggan.
Selain itu, kas kecil juga membantu meringankan tugas karyawan dalam melaporkan
kinerjanya kepada relasi bisnis maupun atasan.
Karena dengan adanya kas kecil, tentu pemetaan dana yang dikeluarkan menjadi jelas. Itu
artinya, analisis untuk bahan laporan juga lebih mudah dan tidak rumit.
Tidak dimungkiri, kalau di setiap divisi perusahaan terkadang membutuhkan dana yang haru
dipersiapkan dengan cepat. Tentunya divisi ini tidak akan mengajukan dana yang kecil pada
perusahaan teras yang dananya sendiri dialokasikan untuk transaksi-transaksi yang besar.
Lain soal kalau divisi itu memiliki uang tunai sendiri yang bisa dialokasikan untuk membiayai
divisi-nya sendiri. Tak hanya itu, dana yang tercatat di dalam petty cash ini, juga bisa
diperbantukan pada divisi lain yang kebetulan membutuhkan dana darurat.
1. Metode Tetap
Metode pencatatan kas kecil yang pertama adalah metode tetap atau istilah akuntansi-nya
disebut Imprest Fund System. Maksud dari metode ini adalah sebuah pembukuan petty
cash yang jumlah nominalnya selalu sama.
Hal ini biasanya terjadi akibat jumlah dana yang dikeluarkan dengan dana yang dimasukkan
sama. Karena itu, saldo kas di dalam petty cash jumlahnya selalu tetap.
2. Metode Fluktuasi
Metode Fluktuasi adalah metode pencatatan kas kecil yang jumlah nominalnya selalu berubah.
Tentunya ini merupakan metode kebalikan dari metode pencatatan petty cash yang pertama
yaitu Imprest Fund System atau metode tetap.
Metode fluktuasi terjadi karena adanya ketimpangan antara pengeluaran dengan pemasukan.
Yang mana jumlah uang yang dikeluarkan dengan deposit dana tidak sama. Bisa lebih banyak
saldo daripada dana yang dikeluarkan atau sebaliknya.
Setelah ada tanda terima yang memverifikasi bahwa seseorang mendapat penggantian,
itu harus dilampirkan ke voucher. Dengan metode ini, pelacakan jenis pengeluaran yang
dilakukan dapat dibebankan di berbagai akun.
Hitung juga pencairan kas karena ini penting untuk membuktikan jumlah uang yang
dilunasi. Voucher tersebut kemudian harus ditandatangani oleh penerima bukti
sehingga pemohon bisa mendapatkan uang dalam jumlah yang sesuai.
Setiap kali voucher Anda telah diisi, pastikan bahwa pemegang kas kecil Anda telah
memperbarui buku kas dengan memastikan saldo kas, tanggal pengeluaran, saldo kas
berjalan telah diperbarui.
Dana kas kecil perlu diisi kembali ke jumlah yang disetujui sesuai kebutuhan, semakin sedikit
orang yang dapat mengaksesnya, semakin baik.
Anda perlu memberi dua orang akses ke dana kas kecil. Jika Anda memiliki beberapa divisi
dengan banyak dana seperti itu, pastikan bahwa di setiap divisi Anda memiliki dua orang yang
dapat mengaksesnya. Salah satunya harus memiliki tanggung jawab menyediakan dana. Yang
lainnya harus menjadi tanggung jawab untuk memperbarui transaksi.
Dalam jurnal pengeluaran kas, catatan harus dibuat oleh kustodian. Jika dana tunai Anda
berjumlah $ 100, maka yang diperlukan adalah Anda mendebit kas kecil dan mengkredit biaya
kredit yang keduanya adalah $ 100.
Miliki daftar pengeluaran dari rekening kas kecil saat Anda membuatnya memastikan bahwa
Anda telah melampirkan daftar untuk setiap pengeluaran. Untuk mendukung transaksi jurnal
Anda, Anda perlu memastikan bahwa Anda telah mendebit pengeluaran dan di jurnal kas yang
Anda miliki.
Kesimpulan
Setelah kita memahami petty cash atau kas kecil yang ternyata merupakan satu unsur yang
harus ada dalam bentuk pembukuan keuangan yang sangat penting bagi perusahaan. Jika
pencatatan kas kecilnya bagus, maka otomatis pengelolaan seluruh kas dalam bisnis Anda juga
bagus.
Untuk pengelolaan kas bisnis lebih baik, Anda bisa menggunakan software akuntansi berbasis
cloud yang akan meningkatkan efisiensi bisnis Anda. Dengan software akuntansi berbasis
cloud, kegiatan pemantauan keuangan bisnis bisa dilakukan kapanpun dan di manapun Anda
mau.
Accurate Online adalah software akuntansi berbasis cloud yang sudah dikembangkan sejak 20
tahun lalu dan digunakan oleh lebih dari 300 ribu pengguna dari berbagai jenis bisnis.