Pengertian, Tujuan, dan Metode dalam Kas Kecil

November 17 2017

Kas kecil (Petty Cash) adalah sejumlah dana yang dibentuk khusus untuk pengeluaran yang bersifat rutin
dan relatif kecil jumlahnya. Kas kecil digunakan untuk mendanai pengeluaran-pengeluaran pimpinan
yang jumlahnya relatif kecil seperti dana entertain klien atau rekan kerja pimpinan, dana konsumsi untuk
kepentingan rapat, dan lain sebagainya.
 
Sebagai orang yang dipercaya pimpinan untuk mengelola kas kecil, sekretaris harus dapat mengatur dan
merencanakan penggunaan dana kas kecil dan membuat catatan keuangan yang dibukukan kembali
oleh bagian keuangan perusahaan.
 
Pengelolaan kas kecil keuangan dilakukan oleh Biro Kesekretariatan atau petugas keuangan tingkat
pemula atas pengeluaran-pengeluaran tunai. Hal ini dilakukan untuk mendukung tugas pelaksanaan
yang ada. Maksud diadakannya kas kecil adalah agar kesekretariatan tidak perlu meminta dana kebagian
keuangan setiap kali ingin mengeluarkan dana. Karena umumnya, perusahan akan sering mengeluarkan
dana yang relatif kecil untuk berbagai kepentingan.
Tujuan Kas Kecil
Ada beberapa tujuan dibentuknya kas kecil, berikut diantaranya.
a. Menangani masalah perlengkapan/perbekalan kantor yang dialami oleh suatu bagian di kantor.
b. Menghindari cara pembayaran yang tidak ekonomis juga tidak praktis atas pengeluaran yang
jumlahnya relatif kecil dan mendadak.
c. Meringankan beban staff karyawan dalam memberikan pelayanan secara maksimal kepada pelanggan
juga termasuk kepada relasi bisnis pimpinan.
d. Mempercepat aktivitas atasan yang menggunakan dana secara mendadak dan juga tidak terencana
sebelumnya.
Metode dalam Pengelolaan Kas Kecil

Metode ini mencakup tahapan-tahapan pengelolaan dalam penggunaan dana yang ada, sehingga ketika
laporan penggunaan kas kecil diminta oleh pihak-pihak yang terkait dapat ditunjukkan dengan segera
dan lengkap tanpa ada kesalahan. Metode pencatatan kas kecil ada 2 (dua) yaitu:
a. Metode Tetap (Imprest fund system)
Metode Tetap adalah metode pembukuan kas kecil di mana rekening kas kecil jumlahnya selalu tetap.
Setiap pengeluaran kas terjadi, pemegang petty cash tidak serta merta langsung mencatatnya, tetapi
hanya sekedar mengumpulkan bukti transaksi pengeluarannya.
Ciri-ciri Metode Tetap (Imprest fund system) :
1. Bukti-bukti penggunaan dana kas kecil dikumpulkan oleh pengelola kas kecil.
2. Pengisian dana kas kecil dilakukan dengan penarikan cek yang sama jumlahnya dengan dana kas
kecil yang telah digunakan sehingga jumlah dana kas kecil kembali kepada jumlah yang ditetapkan
semula.
Langkah-langkah operasional metode tetap :
1. Pembentukan dana kas kecil di mana pemegang kas kecil diberi sejumlah uang tunai yang nantinya
untuk pembayaran atas pengeluaran yang diperkirakan bisa memenuhi kebutuhan dalam waktu tertentu.
2. Dana kas kecil dipergunakan untuk pembayaran transaksi pengeluaran.
3. Setelah dana kas kecil habis/hampir habis, kasir membentuk kembali dana kas kecil, mengisinya
sebesar jumlah nominal pengeluaran yang terjadi.
b. Metode berubah-ubah (Fluctuating fund system)
Metode berubah-ubah adalah suatu metode pengisian dan pengendalian kas kecil di mana jumlah kas
kecil akan selalu berubah-ubah (sesuai dengan kebutuhan). Sistem ini menghendaki bahwa jumlah
nominal kas kecil tidak ditetapkan akan tetapi sesuai dengan kebutuhan. Misalnya, ketika pertama kali
membuat kebijakan, perusahaan menetapkan jumlah nominal kas kecil sebesar Rp5 Juta kemudian
digunakan sesuai dengan kebutuhan dan kemudian kas kecil diisi kembali.
 
Ketika waktu pengisian, jika perusahaan menggunakan sistem dana tetap, maka jumlah kas kecil harus
sama jumlahnya dengan saldo awal kas kecil. Namun pada metode sistem dana berubah (dana
mengambang), jumlah pengisian kembali kas kecil tidak harus sama dengan jumlah nominal saldo
awalnya, jadi bisa kurang maupun lebih.
Ciri-ciri Metode berubah-ubah (Fluctuating fund system):
1. Pembentukkan dan pengisian kembali dana kas kecil di catat di debit dalam akun kas kecil.
2. Bukti pengeluaran kas kecil dicatat dalam buku jurnal kas kecil dengan mendebit akun-akun yang
terkait dengan penggunaan kredit akun kas kecil.
3. Besarnya jumlah dana kas kecil yang disediakan berfluktuasi disesuaikan dengan perkembangan
kegiatan bagian-bagian pemakai dana.
 
Kas kecil bersifat opsional dalam sebuah perusahan. Artinya, hal ini boleh dilakukan dan boleh juga tidak
tergantung dengan kebutuhan. Yang terpenting adalah pembuatan laporan keuangan perusahaan yang
tepat. Untuk membuat laporan keuangan dengan mudah dan cepat, kini Anda dapat menggunakan
software akuntansi. Jurnal adalah software akuntansi online yang dapat membantu Anda membuat
laporan keuangan instan di mana pun dan kapan pun. Dengan koneksi Internet, Anda juga dapat
memonitor keuangan perusahaan di mana pun dan kapan pun. Untuk info lebih lanjut mengenai fitur
Jurnal, cek di sini.