Dana Kas Kecil (Administrasi Perkantoran)

A. Kas (cash)

1. Definisi Kas

Kas adalah alat pembayaran yang siap dan bebas digunakan untuk membiayai kegiatan umum
perusahaan. Kas dapat berupa uang tunai atau simpanan pada bank yang dapat segera dan diterima
sebagai alat pembayaran sebesar nominalnya..

2. Kriteria Kas

Kas mempunyai kriteria sebagai berikut

a. Diakui secara umum sebagai alat pembayaran yang sah.

b. Dapat dipergunakan ketika diperlukan.

c. Penggunannya bersifat bebas.

d. Dikirim sesuai dengan nilai nominalnya.

3. Sifat dan Karekteristik Kas

Kas mempunyai sifat dan karektiristik sebagai berikut.

• Aktif Tetapi Tidak Produktif

Untuk Memperoleh rentabilitas, kas tidak boleh dibiarkan menganggur (idle cash). Sedangkan untuk
memperoleh pendapatan, kas harus diubah terlenih dahulu menjadi persediaan, piutang, dan
sebagainya. Tetapi juga tidak diperkenankan apabila seluruh kas diubah bentuknya karena perusahaan
akan kesulitan beroperasi apabila tidak disediakan kas yang memadai. Berdasarkan kondisi ini maka
manajemen harus mampu menciptakan adanya keseimbangan antara kedua kepentingan tersebut.
• Tidak Memiliki Identitas Kepemilikan sehingga Mudah Dipindah Tangankan.

Kondisi trsebut menyebabkan menejemen harus yakin mengenai hal-hal berikut.

a. Setiap pengeluaran kas harus sesuai dengan tujuan.

b. Semua uang yang seharusnya diterima telah benar-benar diterima.

c. Tidak ada penyalahgunaan terhadap uang milik perusahaan.

4. Contoh Kas

Berikut ini yang termasuk kas.

A. Uang kertas dan logam.

B. Cek dan giro

C. Simpanan di bank dalam bentuk giro

D. Traveler’s check, yaitu cek yang dikeluarkan oleh bank untuk perjalanan.

E. Money order, yaitu surat perintah membayar sejumlah uang tertentu berdasarkan keperluan
pengguna.

F. Cashier’s order, yaitu cek yang dibuat oleh bnk untuk suatu saat dicairkan dibank itu juga.

G. Bank draft, yaitu cek atau perintah membayar dari suatu bank yang mempunyai rekening di bank
lain, yang dikeluarkan atas permintaan seseorang atau nasabah, melalui penyetoran lebih dulu dibank
pembuat.

B. Definisi dan Karakteristik Kas Kecil

1. Definisi Kas Kecil

Kas kecil adalah uang yang disediakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif
kecil, dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek.

2.` Karakteristik Kas Kecil

1) Jumlahnya dibatasi tidak lebih atau tidak kurang dari suatu jumlah tertentu yang telah ditentukan oleh
manajemen perusahaan. Tentunya masing-masing perusahaan menetapkan jumlah yang berbeda sesuai
dengan sekala operasional perusahaan (biasanya antara Rp 500,000,- sampai dengan Rp 5,000,000,- )

2) Dipergunakan untuk mendanai transaksi kecil yang sifatnya rutin setiap hari

3) Disimpan di tempat khusus, entah itu dengan kotak kecil, yang biasa disebut dengan petty cash box
atau di dalam sebuah amplop.

4) Ditangani atau dipegang oleh petugas keuangan di tingkatan pemula (Junior Cashier).

3. Prosedur Kas Kecil

Terlepas dari material atau tidaknya nilai dari kas kecil, kas kecil memiliki pernana yang penting di dalam
operasional perusahaan. Transaksi-transaksi kecil terjadi setiap hari mulai sejak awal jam operasional
perusahan dipagi hari sampai akhir jam operasional di sore atau malam hari.

Untuk itu, perusahan hendaklah melakukan pengelolaan kas kecil secara baik. Prosedur kas kecil mutlak
diperlukan. Tidak ada alasan bagi perusahaan untuk tidak melakukan pengelolaan. Pengelolaan yang
tidak memadai atau cenderung buruk akan kas kecil, dapat mengganggu kelancaran operasional
perusahaan. Dapat dibayangkan jika suatu ketika perusahaan kehabisan kas kecil, akan ada banyak
pembelian kecil yang tidak dapat dilakukan dengan cepat.

4. Penetapan Batas saldo maksimal dan minimal kas kecil

Di awal pembentukan akun kas kecil, manajemen hendaknya menetapkan nominal yang pasti mengenai
saldo minimal dan saldo maksimal atas kas kecil. Seperti telah disampaikan di atas, nominl yang akan
ditentukan disesuaikan dengan sekala operasional perusahaan. Sekiranya manajemen menggap perlu
untuk mengubah batasan saldo minimal atau saldo maksimal kas kecil, tentu boleh dilakukan, akan
tetapi kebijakan baru itu hendaklah di umumkan secara resmi, dab disosialisasikan kepada semua pihak
di perusahaan, untuk diketahui dan dijadikan dasar pertimbangan bagi setiap departemen di perusahaan
di dalam melakukan permintaan akan dana atau pembelian barang.

5. Petugas Pelaksana Kas Kecil (Kasir Kas Kecil)

Minimal ada dua petugas pelaksana kas kecil. Mengingat fungsi dari kas kecil yang diperuntukkan untuk
mendanai transaksi transaksi kecil yang sifatnya rutin setiap hari, satu orang petugas saja tidaklah cukup.
Ketika salah satu kasir kas kecil meninggalkan kantor, entah karena pergantian shift atau karena cuti,
hendaknya masih ada petugas kas keci lain yang dapat menggantikannya.
Seorang kasir kas kecil sebaiknya memenuhi kriteria-krietria sebagai berikut : Menguasai dasar-dasar
akuntansi, mampu menangani pembelian-pembelian dalam jumlah kecil, dapat bersikap konsisten, jujur
dan mampu melakukan pekerjaan-perjaan yang memerlukan penggunaan spreadsheet sederhana
(Misalnya : Excel).

Manajemen hendaknya menyediakan pelatihan (training) yang memadai mengenai penanganan kas
kecil. Memberikan petunjuk atau tips bagaimana melaksanakan kas kecil, mulai dari tata cara pengisian
kembali kas kecil sanpai dengan cara-cara rekonsiliasi kas kecil, dan prosedur pembelian.

C. Mengelola Kas Kecil

Karakteristik Dasar dari Kas Kecil

Prosedur Kas Kecil

Penetapan Batas saldo maksimal dan minimal kas kecil

Petugas Pelaksana Kas Kecil (Kasir Kas Kecil)

D. Perlengkapan Administrasi Dana Kas Kecil

1. Tahap-Tahap Pembentukan Dana Kas kecil

Beberapa tahapan dalam pembentukan dana kas kecil.

A. Menafsir jumlah uang yang diperlukan untuk dana kas kecil.

Jumlah uang yang diperlukan untuk pembentukan dana kas kecil tergantung pada hal-hal berikut.

1) Besar kecilnya perusahaan.

2) Kebijaksanaan dari masing-masing perusahaan..

3) Jumlah pengeluaran yang terjadi.

B. Setelah jumlahnya ditentukan, selanjutya ditarik sebuah cek dan diberi keterangan untuk dana kas
kecil.
C. Uang yang diperoleh dari pencairan cek tersebut, pemegang dana kas kecil membuat laporan
pertanggung jawaban dengan menyerahkan buku kas kecil.

D. Berdasarkan bukti-bukti transaksi tersebut, pemegang dana kas kecil membuat laporan pertanggung
jawaban dengan menyerahkan buku kas kecil.

Contoh: Penarikan cek untuk dana kas kecil sebesar Rp2.000.000,00. Penarikan cek untuk dana kas kecil
tersebut dicatat dengan ayat jurnal sebagai berikut.

Keterangan Debit Kredit

Dana kas kecil

Bank Rp 2.000.000,00

– –

Rp 2.000.000,00

Pengeluaran uang yang dilakukan melalaui dana kas kecil dibuatkan bukti kas kecil, karena tidak semua
pengeluaran yang melalui dana kas kecil dapat dimintakan bukti pencatatan pembukuan seperti ongkos
becak, ongkos bongkar muat (kuli), dan sebagainya.

Dalam bukti kas kecil dicantumkan nama dan tanda tangan penerima uang yang dapat berasal dari
perusahaan. Apabila ada bukti pengeluaran dana kas kecil yang berasal dari pihak luar perusahaan, maka
bukti tersebut ditampilkan sebagai bukti kas kecil. Bukti kas kecil tersebut disimpan oleh pemegang kas
kecil sampai dana kas kecil dipertanggung jawabkan.

Contoh bukti kas kecil

Pemegang kas kecil mencatat semua bukti kas kecil dalam buku kas kecil. Buku kas kecil sebaiknya dibuat
dua rangkap karena lembar yang asli digunakan untuk pertanggungjawaban dana kas kecil, sedangkan
tembusannya disimpan oleh pemegang kas kecil sebgai arsip.

BUKTI KAS KECIL

No : 022

Dibayarkan kepada: SPBU Jurug Tanggal : 16-09-10

Keterangan Jumlah
Pengisian bensin Rp175.000

Total Rp175.000

Disetuji oleh : Yurike Sarah Ambar Diterima oleh : Agus

2. Perlengkapan Mengelola Administrasi Dana Kas Kecil

– Bukti Transaksi Penerimaan atau pengisian Kembali Dana Kas Kecil seperti Cek.

– Bukti Transaksi

– Peralatan Menulis

– Alat untuk Menghitung

– Formulir Jurnal

– Formulir Penerimaan dan Pengeluaran atau Mutasi Dana Kas Kecil

– Buku Kas Kecil

E. Peralatan/Dokumen yang Dibutuhkan

1. Jenis Peralatan/Dokumen yang Dibutuhkan

Peralatan/dokumen yang dibutuhkan dalam pengolahan dana kas kecil antara lain:

➢ Bukti Kas Keluar

➢ Cek

➢ Permintaan Pengeluaran Kas Kecil

➢ Bukti Pengeluaran Kas Kecil

➢ Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil

2. Catatan Akuntasi yang Digunakan

Catatan yang digunakan dalam pengolahan dana kas kecil antara lain:

➢ Jurnal Pengeluaran Kas (Cash Disbursement Journal)

➢ Register Cek (Check Register)

➢ Jurnal Pengeluaran Dana Kas Kecil

F. Metode Pencatatan Dana Kas Kecil

1. Imprest System

Operasional dana kas kecil, yang sering kali disebut sistem imprest, mencakup tiga tahap yaitu:

A. Membentuk Dana

Dua tahap pokok dalam membentuk dana kas kecil adalah:

1. menunjuk petugas kas kecil yang bertanggung jawab atas dana

2. menentukan jumlah dana yang diperlukan

Umumnya, jumlah yang diperkirakan untuk menutup pengeluaran yang diantisipasi adalah jumlah untuk
periode 3-4 minggu ke depan. Untuk membentuk dana, utang cek ke penjaga (kustodian) kas kecil
diterbitkan sebesar jumlah yang ditentukan tersebut. Contoh: jika Laird Company memutuskan untuk
membentuk dana sebesar $ 100 pada tanggal 1 Februari, ayat jurnalnya:

Kustodian mencairkan cek dan menyimpan hasilnya pada kotak atau tempat kecil kas kecil yang terkunci.
Sebagian besar dana kas kecil dibentuk dengan jumlah yang tetap. Tidak ada ayat jurnal tambahan yang
dibuat untuk akun Kas Kecil selama manajemen tidak mengubah jumlah dana yang dikehendaki. Contoh:
Jika Laird Company memutuskan pada tanggal 1 Juni untuk menaikkan jumlah dana menjadi $ 250 maka
B. Melakukan Pembayaran Dari Dana

Penjaga (kustodian) dana kas kecil memiliki wewenang untuk melakukan pembayaran dari dana kas
sesuai dengan kebijakan manajemen. Umumnya, manajemen membatasi besarnya pembelanjaan yang
dilakukan. Juga, mungkin tidak diizinkan menggunakan dana tersebut untuk transaksi tertentu (seperti
memberikan pinjaman jangka pendek kepada karyawan). Setiap pembayaran dari dana harus
didokumentasikan pada tanda terima kas kecil yang telah diberi penomoran sebelumnya (atau Voucher
kas kecil). Tanda tangan kustodian dan pihak penerima pembayaran diperlukan pada tanda terima
tersebut. Jika dokumen pendukung lainnya seperti tagihan biaya angkut atau faktur tersedia, maka harus
dilampirkan juga pada tanda terima kas kecil.

Tanda terima disimpan di kotak kas kecil hingga dana nyaris habis dan perlu diisi ulang. Jumlah pada
tanda terima kas kecil dan uang di dana seharusnya sama dengan jumlah yang dibentuk setiap waktu.
Perhitungan dadakan dapat dilakukan kapan saja dengan pihak yang tidak terkait, seperti auditor
internal, untuk menentukan bahwa apakah dana yang dijaga masih tetap utuh.

Tidak ada pencatatan akuntansi saat dilakukan pembayaran dari kas kecil. Hal ini dianggap tidak diperlu.
Sebagai gantinya, pengaruh akuntansi atas setiap pembayaran diakui ketika dana diisi ulang.

C. Mengisi Ulang Dana

Ketika uang pada kas kecil mencapai tingkat minimum, dana diisi ulang. Permintaan penggantian uang
(reimbursement) diusulkan oleh penjaga (kustodian) kas kecil. Pihak ini menyiapkan skedul (atau
ringkasan) pembayaran-pembayaran yang telah dilakukan dan memberikan skedul tersebut, disertai
dengan tanda terima kas kecil dan dokumentasi lainnya ke bagian bendahara. Tanda terima dan
dokumen pendukung dipelajari oleh bagian bendahara untuk diverifikasi bahwa telah dilakukan
pembayaran yang memadai dari dana tersebut. Bagian bendahara kemudian menyetujui permohonan
itu dan sebuah cek disiapkan untuk mengisi ulang dana dengan jumlah yang sama besar saat dana
dibentuk. Pada saat yang sama, dokumen pendukung diberi stempel (dicap) “lunas” sehingga tidak dapat
dilampirkan lagi untuk permohonan pembayaran.

Dana kas kecil seharusnya diisi ulang pada akhir periode akuntansi tanpa memerhatikan uang tunai yang
masih ada di dana. Pengisian ulang pada saat ini diperlukan untuk mengetahui pengaruh pembayaran
kas kecil pada laporan keuangan.

Pengendalian internal atas dana kas kecil diperkuat dengan:

1. Memiliki supervisor untuk melakukan perhitungan mendadak atas dana untuk menjamin apakah
voucher yang dibayar dan dana kas sama dengan jumlah di awal.
2. Membatalkan atau menarik voucher yang sudah dibayar sehingga tidak bisa diajukan ulang atau
diganti.

2. Fluktuatif System

Sistem dana tidak tetap (Fluctuative System), merupakan sistem di mana besarnya dana kas kecil
berubah-ubah sesuai dengan pengeluaran dan penerimaan atau penambahan kas kecil. Pada sistem ini,
pengelola kas kecil melakukan pencatatan pada buku kas kecil untuk setiap pengeluaran maupun
penambahan dana kas kecil yang akan dijadikan dasar untuk diposting ke perkiraan-perkiraan buku
besar.