MEMPROSES DOKUMEN DANA KAS KECIL

A. Pengertian Kas Kecil

Kas kecil (PETTY CASH) adalah Sejumlah uang tunai yang disediakan untuk membayar pengeluaran-
pegeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek. Pengelolaan dana kas
kecil diserahkan kepada pemegang kas kecil yang bertanggung jawab terhadap pembayaran-pembayaran yang
diambilkan dari dana kas kecil. Pengelolaan kas kecil tidak berhak menerima pembayaran-pembayaran dari pihak
luar. Atau, dana yang dikelola hanya yang diterima dari pemegang kas besar dan kas umum.
Kas kecil memliki beberapa karakteristik, diantaranya:
1. Jumlahnya terbatas
Pihak manajemen perusahaan biasanya membatasi jumlah kas kecil sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Jumlah kas kecil tiap perusahaan akan berbeda-beda sesuai dengan tingkat operasionalnya.

2. Digunakan untuk membiayai transaksi rutin yang jumlahnya relatif kecil

Tujuan dari kas kecil, sebagai persediaan untuk mendanai transaksi rutin yang jumlahnya kecil. Pihak
manajemen memiliki hak untuk menentukan besarnya kas kecil, tentunya disesuaikan dengan operasional
perusahaan.

B. Fungsi-Fungsi Yang Terkait Dengan Kas Kecil

Kas kecil yang dibentuk oleh perusahaan memiliki beberapa fungsi yaitu :
1. Fungsi Kas
Bertanggung jawab dalam mengisi cek, meminta otorisasi atas cek dan menyerahkan cek pada pemegang
dana kas kecil pada saat pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil.

2. Fungsi Akuntansi
Bertanggung jawab atas: segala pencatatan yang terjadi terhadap kas kecil, diantaranya :
a) Pencatatan pengeluaran kas kecil menyangkut biaya dan persediaan.
b) Pencatatan transaksi pembentukan dana kas kecil
c) Pencatatan pengisian kembali dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran kas/register cek.
d) Pencatatan pengeluaran dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran dana kas kecil.
e) Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek
sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut, fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan
verifikasi kelengkapan dan keabsahan dokumen pendukung sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar.

3. Fungsi Pemegang Dana Kas Kecil

Bertanggung jawab atas penyimpanan dana kas kecil, pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan otorisasi
dari pejabat tertentu yang ditunjuk dan permintaan pengisian kembali dana kas kecil.

4. Fungsi Pemeriksa Intern

Bertanggung jawab atas penghitungan dana kas kecil (cash count) secara periodik dan pencocokan hasil
penghitungannya dengan catatan kas, fungsi ini juga bertanggung jawab atas pemeriksaan secara
mendadak (surprised audit) terhadap saldo dana kas kecil yang ada di tangan pemegang dana kas kecil.

5. Fungsi pembayaran tunai

Kas kecil digunakan hanya untuk pembayaran tunai yang relatif kecil.
Dari penjabaran fungsi-fungsi di atas maka dapat simpulkan bahwa fungsi kas kecil adalah:
- Untuk melakukan pengeluaran yang relatif kecil dan mendadak, yang tidak ekonomis dan tidak praktis
- Meringankan beban para staff dalam memberikan pelayanan secara optimal kepada pelanggan termasuk
relasi bisnis pimpinan
- Untuk mempercepat kegiatan atasan yang mempergunakan dana secara mendadak dan tidak terencana
C. Peralatan Yang Dibutuhkan
1. Dokumen bukti kas keluar (BKK) = dokumen yang diperlukan pada saat kasir mengeluarkan dana kas,
untuk pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana kasa kecil
2. Dokumen permintaan pengeluaran kas kecil (PPKK) = dokumen ini digunakan oleh pemakai dana kas
kecil untuk meminta uang kepada pemegang kas kecil. Sedangkan, bagi pemegang kas kecil berfungsi
sebagai bukti pembiayaan dana kas kecil kepada pengguna kas kecil
3. Dokumen bukti pengeluaran dana kas kecil (BPKK) / voucher dana kas kecil = dokumen ini dibuat oleh
pemakai dana untuk mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil
4. Dokumen permintaan pengisian kembali kas kecil (PPKKK) = bukti ini dibuat oleh pemegang kecil untuk
meminta pengisian kembali kas kecil pada bagian keuangan
5. Buku jurnal kas kecil (Petty cash record) = jurnal yang digunakan untuk mencatat mutasi kas kecil

D. Sistem Pencatatan Kas Kecil

Pengelolaan dana kas kecil dilakukan dengan dua metode pencatatan yaitu dapat menggunakan metode
dana tetap (inprest fund method) maupun metode dana tidak tetap (fluctuation fund method).

1. Metode Dana Tetap (inprest fund method)

Dalam sistem dana tetap, besarnya dana kas kecil selalu tetap sebesar dana kas kecil yang telah
ditentukan. Bila jumlah kas kecil sudah berkurang karena untuk melakukan pembayaran-pembayaran, maka
pada akhir periode pengelola dana kas kecil akan meminta pengisian kembali kas kecilnya sejumlah uang
yag telah dikeluarkan sehingga jumlah uang dalam kas kecil kembali lagi seperti semula. Pada waktu
pengisian kembali dana kas kecil jumlahnya didukung dengan bukti-bukti pengeluaran yang dilaporkan.
Dalam sistem dana tetap, pengelolaan kas kecil menyelenggarakan pembukuan, melainkan hanya
mengadakan pencatatan kas kecil yang sifatnya intern untuk mengetahui saldo kas.
Ciri-ciri penerapan metode dana tetap pada kas kecil adalah sebagai berikut :
a. Pegelolaan kas kecil mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran yang telah dilakukan sesuai
kewenangannya. Dengan bukti-bukti tersebut, pengelola kas kecil meminta penggantian kepada kasir
kas umum.
b. Penggantian dana kas kecil dilakukan dengan penarikan cek yang sama jumlahnya degan dana kas
kecil yang sudah dikeluarkan, sehingga dana kas kecil tersedia kembali.
c. Pada saat dilakukan penggantian dana kas kecil, bukti-bukti pengeluaran kas kecil dicatat dalam jurnal
pengeluaran kas sebagai pengeluaran kas kecil.

2. Metode Dana Tidak Tetap (fluctuation fund method)

Dalam metode dana tidak tetap, pemakaian kas kecil oleh kasir kas kecil dicatat dalam bentuk jurnal
formal sehingga buku kas kecil dapat digunakan sebagai dasar pencatatan dalam buku besar. Dana kas kecil
tidak ditentukan dalam jumlah yang tetap, sehingga jumlah penggantian dana kas kecil pengisian kembali)
tidak harus sama dengan jumlah yang telah dikeluarkan. Oleh karena itu, dalam metode dana tidak tetap tidak
perlu dibuat jurnal penyesuaian terhadap saldo akun kas kecil pada akhir periode.
Dalam metode dana tidak tetap, saldo kas kecil berubah-ubah. Penggunaan prosedur pencatatan metode
dana tidak tetap adalah sebagai berikut :
a. Pada saat pembentukan dana kas kecil, akan dilakukan pencatatan dengan mendebet Kas Kecil dan
mengkredit Kas.
 b. Setiap ada pengeluaran kas kecil, langsung dilakukan pencatatan dengan mendebet Beban dan
mengkredit Kas Kecil.
c. Pengisian kembali dapat dilakukan sebesar jumlah yang sama, lebih besar atau lebih kecil daripada
saat pembentukan tanpa memperhatikan berapa kas kecil yang sudah dikeluarkan.
PENCATATAN KAS KECIL DENGAN SISTEM DANA TETAP
(imprest fund system)

No Keterangan Jurnal

1 Pada waktu pembentukan dana kas kecil Kas Kecil xxx

Kas xxx

2 Pada saat pemegang kas kecil melakukan pembayaran Tidak dijurnal

3 Pada saat pemegang kas kecil menyerahkan bukti- Berbagai beban xxx
bukti pengeluaran kepada pemegang kas besar untuk Kas xxx
penggantian dana atau pengisian kembali kas kecil
4 Dana kas kecil dianggap terlalu kecil dan perlu di Kas kecil xxx
tambah Kas xxx

5 Dana kas kecil dianggap terlalu besar dan dikurangi Kas xxx
jumlahnya Kas kecil xxx

6 Pada akhir periode, jika ada pengeluaran yang belum Berbagai beban xxx
dicatat, maka harus dibuat jurnal penyesuaian Kas kecil xxx

7 Pada awal periode dibuat jurnal pembalik sebesar Kas kecil xxx
pengeluaran uang belum dicatat tadi agar saldo kas Berbagai beban xxx
kecil kembali seperti sebelum diisi kembali

Kasus 1:
Februari 1 PT Sejati membentuk dana kas kecil Rp. 800.000 dengan menarik cek sebesar Rp. 800.000.
Februari 14 Pengeluaran kas kecil sampai dengan hari ini sebesar Rp. 420.000. Dengan rincian sebagai berikut
:
Dibayar telepon Rp. 150.000
Dibayar listrik Rp. 100.000
Dibayar beban angkut penjualan Rp. 80.000
Dibeli perlengkapan kantor Rp. 50.000
Dibayar langganan surat kabar Rp. 40.000
Februari 15 Dilakukan pengisian kas kecil sebesar Rp. 420.000.
Februari 16 Dana kas kecil dianggap terlalu kecil sehingga perlu ditambah sebesar Rp, 200.000
Februari 28 Diadakan tutup buku dan ternyata pengeluaran sampai dengan tanggal tersebut yang belum dicatat
sebesar Rp. 250.000, yang terdiri dari :
Dibayar beban air Rp. 120.000
Dibeli perlengkapan Rp. 80.000
Dibayar beban pertemuan Rp. 50.000

Buatlah jurnal dengan sistem dana tetap !

Kasus 2

PT DHUHA LAIA menyelenggarakan kas kecil untuk pengeluaran-pengeluaran kecil. Kas kecil
tersebut dibuka pada tanggal 1 Januari 2004 dengan menerima uang sebesar Rp 1.000.000,00 dari Kas
Umum. Untuk selanjutnya kas kecil diisi setiap tanggal 10 dan 25.

Transaksi yang berhubungan dengan kas kecil selama bulan Januari 2004, sebagai berikut:

Januari 03 Dibayar biaya angkut barang yang dibeli Rp 50.000,00

05 Dibeli perangko Rp 75.000,00 dan Materai Rp 125.000,00 (suplai

kantor).

09 Dibayar Rekening Listrik Rp 108.000,00 dan air Rp 54.000,00.

10 Dana kas kecil diisi kembali.

12 Dibayar Biaya Telepon Rp 125.000,00

15 Dibeli snack untuk rapat dinas Rp 80.000,00.

20 Dibeli suplai kantor Rp 150.000,00

25 Dana kas kecil diisi kembali.

26 Dibayar untuk sosial (ada anggota keluarga karyawan yang meninggal)

Rp 150.000,00.

28 Dibeli suplai kantor Rp 100.000,00

31 Dibayar biaya angkut barang yang dibeli Rp 20.000,00.

AKUNTANSI KAS KECIL SISTEM DANA TIDAK TETAP

(fluctuation fund system)

Pencatatan sistem dana tidak tetap dalam jurnal umum dapat dilakukan sebagai berikut :
No. Keterangan Jurnal
1 Pada saat pembentukan dana kas kecil Kas kecil xxx
Kas xxx
2 Pada saat pemegang dana kas kecil melakukan Beban-beban xxx
pembayaran beban-beban Kas kecil xxx
3 Pada saat menerima tambahan uang dari pemegang Kas kecil xxx
kas besar Kas xxx
4 Pada waktu kas kecil diisi kembali Kas kecil xxx
Kas xxx

Kasus 1
Tanggal 1 April 2015 PT. Makmur membentuk dana kas kecil sebesar Rp. 500.000 dengan menarik cek sebesar
Rp. 500.00. Transaksi yang terjadi sampai dengan tanggal 15 April 2015 adalah sebagai berikut :
April 3 Membeli perlengkapan kantor Rp. 80.000
4 Membayar beban angkut pembelian Rp. 40.000
7 Membayar langganan koran dan majalah Rp. 50.000
10 Membayar beban listrik Rp. 120.000
12 Membayar beban telepon Rp. 140.000
 14 Membayar beban rapat Rp. 50.000
15 Kas kecil diisi kembali Rp. 495.000
Catatlah transaksi di atas dengan sistem dana tidak tetap !

Kasus 2

PD. Subur Jaya menyelenggarakan Kas Kecil untuk pengeluaran-pengeluaran kecil. Kas Kecil tersebut
mulai dibuka pada tanggal 1 Desember 2015 dengan menerima tembusan bukti kas keluar No.001 sebesar Rp
200.000 dari Kas Pusat. Untuk selanjutnya Kas Kecil diisi setiap tanggal 10 dan 25. Transaksi yang berhubungan
dengan Kas Kecil selama bulan Desember 2015 adalah sebagai berikut:

- Des, 3 Permintaan pembelian prangko Rp 10.000 dan materai Rp 10.000 dari bagian umum
dengan PPKK No.002

- Des, 7 Permintaan penggunaan kas kecil untuk membayar rekening listrik Rp 40.000 dan air Rp
20.000 dengan PPKK No.003

- Des, 10 Pemegang kas kecil membuat PPKKK No.004 untuk mengisi kembali dana kas kecil
sebesar Rp 80.000, untuk itu pemegang kas kecil menerima BKK No.005

- Des, 12 Permintaan penggunaan kas kecil dengan PPKK No.006 untuk membayar biaya telegram
Rp 15.000 dan biaya iklan pada Rp 40.000

- Des, 15 Diterima BPKK No.007 pembelian prangko dan materai beserta dokumen penduukung

- Des, 18 Permintaan pembayaran biaya angkut barang yang dibeli dengan PPKK No. 008 sebesar
Rp 25.000

- Des, 22 Permintaan penggunaan kas kecil dengan PPKK No.009 untuk membayar biaya telegram
Rp 20.000

- Des, 25 Pemegang kas kecil membuat PPKKK No.010 untuk mengisi kembali dana kas kecil
sebesar Rp 100.000, untuk itu pemegang kas kecil menerima BKK No.011

- Des, 26 Permintaan pembelian perlengkapan kantor dengan PPKK No.012 sebesar Rp 25.000

- Des, 27 Diterima BPKK No.013 pembayaran rekening listrik dan air

- Des, 28 Permintaan penggunaan kas kecil untuk pembayaran pengobatan karyawan yang sakit
dengan PPKK No.014 sebesar Rp 15.000

- Des, 29 Diterima BPKK No.015 pembayaran biaya telegram dan iklan

- Des, 30 Permintaan pembayaran biaya angkut barang dengan PPKK No.16 sebesar Rp 30.000

Buatlah Jurnal Umum atas transaksi Kas Kecil diatas beserta buku kas kecilnya
 KESIMPULAN !!!!!
Perbedaan sistem pencatatan kas kecil dana tetap dan dana berfluktuasi
Perbedaan antara sistem dana tetap dan tidak tetap dijelaskan sebagai berikut :
No. Sistem Dana Tetap Sistem Dana Tidak Tetap
Saldo akun kas kecil berubah-ubah mengikuti
1 Saldo akun kas kecil selalu tetap
pengeluaran dan penerimaan kas kecil
Setiap pengeluaran kas kecil langsung dicatat
2 Pengeluaran kas kecil baru dicatat saat diisi
dengan jurnal
Buku kas kecil hanya berfungsi sebagai alat Buku kas kecil berfungsi sebagai jurnal dan
3 kontrol dan tidak dapat diposting ke buku menjadi dasar untuk posting akun-akun buku
besar besar
Pengeluaran kas kecil yang sampai akhir
Pengeluaran kas kecil yang sampai akhir periode belum dicatat tidak perlu dibuat jurnal
4 periode belum dicatat perlu dibuat jurnal penyesuaiannya dan tidak perlu dibuat jurnal
penyesuaiannya. pembalik sebab setiap pengeluaran langsung
dicatat di jurnal

E. Pemeriksaan Saldo Kas Kecil

a. Tujuan Pemeriksaan/Perhitungan fisik saldo kas

Perhitungan fisik dana kas kecil dilakukan oleh petugas yang tidak terkait dengan tugas pengelolaan kas
kecil. Uang tunai dan benda-benda yang tergolong dalam kas kecil dihitung dan dilaporkan secara rinci mengenai
jenis dan nilai per satuan. Jumlah saldo kas kecil menurut perhitungan fisik harus sama dengan saldo kas kecil
menurut catatan. Saldo menurut catatan dihitung sebagai berikut.
Saldo kas kecil awal periode Rp..............
Ditambah : pengisian dana kas kecil Rp.............. +
Rp..............
Dikurangi : jumlah pengeluaran dana kas kecil Rp............... –
Saldo kas kecil akhir periode Rp...............
Berikut Tujuan Pemeriksaan, antara lain :
 Untuk memeriksa apakah terdapat internal control yang cukup baik atas transaksi penerimaan dan
pengeluaran kas kecil.
 Untuk memeriksa apakah saldo kas kecil sama dengan catatan.
 Untuk memeriksa apakah ada pembatasan untuk penggunaan kas kecil.

b. Penyusunan Berita Acara Pemeriksaan Kas Kecil

UD Jaya Abadi
Jakarta
Berita Acara Perhitungan Kas Kecil
31 Desember 2014

1. Menurut catatan
Saldo per 1 Desember 2014 Rp. 1.600.000
Pengisian dana kas kecil Rp. 1.500.000+
Rp. 3.100.000
Pengeluaran kas kecil selama bulan Desember Rp. 1.350.000-
Rp. 1.750.000
 2. Perhitungan fisik kas kecil
2.1 Uang Kertas
3 lembar @ Rp. 100.000 = Rp. 300.000
6 lembar @ Rp. 50.000 = Rp. 300.000
9 lembar @ Rp. 20.000 = Rp. 180.000
42 lembar @ Rp. 10.000 = Rp. 420.000
59 lembar @ Rp. 5.000 = Rp. 295.000
33 lembar @ Rp. 1.000 = Rp, 33.000
Jumlah uang kertas Rp. 1.528.000
2.2 Uang Logam
105 keping @ Rp. 1.000 = Rp. 105.000
123 keping @ Rp. 500 = Rp. 61.500
195 keping @ Rp. 200 = Rp. 39.000
165 keping @ Rp. 100 = Rp. 16.500
Jumlah uang logam Rp. 222.000+
Jumlah saldo fisik kas kecil 31 Desember 2014 Rp. 1.750.000

c. Perlakuan Adanya Selisih Saldo Kas Kecil

Jika kas menurut perhitungan fisik lebih besar daripada kas menurut catatan, disebut selisih kas lebih. Jika
sebaliknya, disebut selisih kas kurang. Selisih kas dapat terjadi karena hal-hal sebagai berikut :

1. Jumlah yang diterima atau yang dikeluarkan lebih besar atau lebih kecil daripada jumlah yang seharusnya
dicatat, karena tidak terjadinya uang pecahan kecil.
2. Kehilangan akibat kekeliruan saat transaksi pertukaran, misalnya saat memberikan uang kembali.
3. Kesalahan pencatatan dalam jurnal
4. Sebab-sebab lain yang sama sekali tidak diketahui.

Pada akhir periode pencatatan, selisih kas lebih dianggap sebagai pendapatan dan selisih kas kurang
dianggap sebagai kerugian atau beban. Dalam laporan laba rugi, selisih kas lebih diinformasikan sebagai
pendapatan diluar usaha, dan selisih kas kurang diinformasikan sebagai beban diluar usaha. Pencatatan selisih kas
kecil dilakukan sebagai berikut :

1. Selisih kas lebih,

Jumlah dana fisik lebih besar daripada saldo pada buku kas kecil. Dicatat dalam jurnal, yaitu mendebit
akun Kas Kecil dan mengkredit akun Selisih Kas Kecil.
2. Selisih kas kurang,
Jumlah dana fisik lebih kecil daipada saldo pada buku kas kecil. Dicatat dalam jurnal, yaitu mendebit akun
Selisih Kas Kecil dan mengkredit akun kas kecil.

Contoh :

Pada tanggal 31 Agustus 2014, terdapat saldo kas kecil Rp. 1.750.000, tetapi jumlah kas kecil secara fisik Rp.
1.950.000. berarti ada selisih kas lebih sebesar Rp. 200.000.

Jurnalnya
Kas Kecil Rp. 200.000
Selisih Kas Kecil Rp. 200.000

Pada tanggal 31 Agustus 2014, terdapat saldo rekening kas kecil Rp. 1.570.000 tetapi berdasarkan hitungan
fisik berjumlah Rp. 1.750.000. Setelah dilakukan pemeriksaan, ternyata penerimaan dana kas kecil dari kas besar
pada tanggal 15 Agustus 2014 sebesar Rp. 950.000 hanya dicatat Rp. 770.000. kesalah tersebut dapat diperbaiki
dengan jurnal koreksi sebagai berikut :

Kas kecil Rp. 180.000

Kas Rp. 180.000
Kasus 1

Diketahui PT Palapa pada 1 September 2015 melakukan pembentukkan kas kecil sebesar Rp 4.000.000,
pada 30 September saldo kas kecil pada buku kas kecil sebesar Rp 350.000. Saldo fisik dana kas kecil pada
brankas sebesar Rp 350.000. Buatlah berita acara pemeriksaan kas kecil!

Kasus 2

Diketahui saldo kas kecil PT Wulan Jaya per 1 Juli 2016 sebesar Rp 2.000.000, selama periode juli 2016
perusahaan melakukan pengisian kas kecil sebesar Rp 1.500.000, pada 31 juli 2016 saldo kas kecil pada buku kas
kecil PT Wulan Jaya sebesar Rp 490.000. Berdasarkan perhitungan fisik terdapat: 5 lembar @ Rp 50.000, 10
lembar @ Rp 20.000, 3 lembar @ Rp 10.000 dan 4 lembar @ Rp 5.000.

Bagaimanakah perlakuan atas kasus tersebut dan buatlah berita acara atas pemeriksaan kas kecil periode Juli
2016