BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Pada organisasi yang masih kecil semua kegiatan organisasi dapat ditangani oleh
seorang pimpinan serta beberapa pegawai saja, karena transakasi yang terjadi tidak begitu
rumit, pengawasanpun dapat secara langsung dilakukan terhadap semua kegiatan
organisasi. Organisasi yang bertambah besar dengan aktivitas yang makin bertambah luas,
kemampuan pimpinan untuk mengawasi dan mengurusi setiap bagian yang ada dalam
organisasi semakin kurang. Oleh karena itu pimpinan harus mendelegasikan sebahagian
tugas dan wewenangnya kepada bawahan. Dengan adanya pelimpahan tugas dan
wewenang tersebut, maka dibutuhkanlah suatu alat untuk mengawasi jalannya aktivitas
organisasi agar dapat diketahui sejauh mana kemajuan yang telah dicapai
berdasarkan data-data dan informasi yang diperoleh untuk dijadikan dasar dalam
pengambilan keputusan . Baik buruknya informasi yang disajikan sangat tergantung pada
sistem yang diterapkan pada organisasi tersebut. Di samping itu sistem yang baik akan
mendukung terciptanya internal control yang baik pula dan memberikan informasi
keuangan yang cepat, tepat dan dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya. Dengan
adanya internal control yang baik diharapkan dapat melindungi harta kekayaan organisasi,
terciptanya kehandalan dan kecermatan data akuntansi serta meningkatkan kepatuhan
terhadap kebijaksanaan yang telah digariskan pimpinan, sehingga penyelewenggan dan
kecurangan yang timbul dapat ditekan seminimal mungkin. Salah satu kekayaan organisasi
yang mudah diselewengkan dan dipindahtagankan adalah kas. Kas yang meliputi uang
tunai dan simpanan-simpanan di bank yang dapat dicairkan setiap saat paling banyak
digunakan dalam aktivitas organisasi.
Kas sering digunakan untuk membiayai pengeluaran organisasi yang sifatnya kecil
atau sehari-hari. Namun pengeluaran kecil atau sehari-hari tersebut sering terjadi sehingga
jumlah totalnya cukup besar, karena itu pengeluaran semacam ini perlu dikendalikan.
Untuk itu organisasi perlu membentuk suatu dana khusus yang disebut kas kecil . Kas kecil
merupakan dana khusus yang dibentuk organisasi untuk membiayai pengeluaran
organisasi yang sifatnya kecil atau sehari-hari. Contohnya biaya yang dikeluarkan untuk
membayar rekening listrik, biaya keamanan dan kebersihan dan lain sebagainya.

1
B. Rumusan Masalah
1. Apa yang dimaksud dengan kas kecil (Petty Cash)?
2. Apa saja dokumen yang dibutuhkan dalam pengelolaan dana Kas Kecil ?
3. Apa saja metode dalam pengelolaan Kas kecil ?

C. Tujuan Penulisan
1. Menjelaskan apa yang dimaksud dengan Kas kecil (Petty Cash).
2. Menjelaskan dokumen yang dibutuhkan dalam pengelolaan dana Kas kecil (Petty
Cash).
3. Menjelaskan metode-metode dalam pengelolaan Kas Kecil (Petty Cash).

D. Manfaat Penulisan
Adapun manfaat dari makalah Menerima Tamu, yaitu:
1. Menambah pemahaman tentang Kas Kecil (Petty Cash).
2. Untuk menambah pengetahuan dan wawasan tentang pelaksanaan penanganan Kas
kecil.
3. Memperoleh informasi lebih jauh mengenai pelaksanaan kas kecil.

2
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Kas Kecil

Kas kecil (Petty Cash) adalah sejumlah dana yang dibentuk khusus untuk
pengeluaran yang bersifat rutin dan relative kecil jumlahnya. Kas kecil digunakan untuk
mendanai pengeluaran-pengeluaran pimpinan yang jumlahnya relative kecil seperti dana
entertain klien atau rekan kerja pimpinan, dana konsumsi untuk kepentingan rapat, dan
sebagainya. Sebagai orang yang dipercaya pimpinan untuk mengelola kas kecil, sekretaris
harus dapat mengatur dan merencanakan penggunaan dana kas kecil dan membuat catatan
keuangan yang dibukukan kembali oleh bagian keuangan perusahaan.
Pengelolaan kas kecil keuangan dilakukan oleh Biro Kesekretariatan atas
pengeluaran-pengeluaran tunai yang bersifat relative kecil. Hal ini dilakukan untuk mendukung
tugas pelaksanaan yang ada. Maksud diadakannya kas kecil adalah agar kesekretariatan tidak
perlu meminta dana kebagian keuangan.
Tujuan dibentuknya dana kas kecil untuk mempercepat kegiatan atasan yang
mempergunakan dana secara mendadak dan tidak terencana, menghindari cara-cara
pembayaran pengeluaran yang relative kecil dan mendadak yang tidak ekonomis dan tidak
praktis, sebagai contoh pimpinan kedatangan tamu mendadak kemudian pimpinan ingin
menjamu tamu tersebut, maka rasanya tidak ekonomis dan tidak praktis kalau sekretaris harus
melakukan pembayaran entertain tersebut dengan menggunakan cek atau bilyet giro.
Karakteristik dasar dari kas kecil adalah :
a. Kas kecil jumlahnya dibatasi, tidak lebih atau tidak kurang dari suatu jumlah tertentu yang
telah ditentukan oleh manajemen perusahaan. Besarnya kas kecil tergantung
kebijaksanaan masing-masing perusahaan.
b. Kas kecil dipergunakan untuk membiayai dan mendanai pengeluaran-pengeluaran yang
sifatnya rutin setiap hari.
c. Kas kecil disimpan ditempat khusus, biasanya dengan menggunakan kotak kecil yang
disebut dengan Petty Cash Box.
d. Ditangani atau dipegang oleh petugas keuangan tingkatan pemula

Tujuan dibentuknya kas kecil adalah :

a. Menangani masalah perlengkapan/perbekalan kantor yang dialami oleh suatu bagian di
kantor
b. Menghindari cara pembayaran yang tidak ekonomis juga tidak praktis atas pengeluaran
yang jumlahnya relatif kecil dan mendadak.
c. Meringankan beban staff karyawan dalam memberikan pelayanan secara maksimal
kepada pelanggan juga termasuk kepada relasi bisnis pimpinan. 
d. Mempercepat aktivitas atasan yang menggunakan dana secara mendadak dan juga tidak
terencana sebelumnya.

3
2.2 Dokumen yang dibutuhkan dalam pengelolaan dana kas kecil
Dokumen atau bukti pemakaian Kas kecil ada dua yaitu bukti pengeluaran Intern
dan bukti pengeluaran Ekstern. Peralatan atau dokumen yang dibutuhkan dalam pengelolaan
dana kas kecil adalah :
1. Bukti kas keluar
Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi akuntansi
Kepada fungsi kas besar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Dalam sistem dana kas
Kecil, dokumen ini diperlukan pada saat pengisian kembali dana kas kecil.
2. Cek
Cek merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank melakukan
pembayaran sejumlah uang kepada orang/badan yang namanya tercantum pada cek atau
pembawa cek.
3. Permintaan pengeluaran kas kecil
Dokumen ini digunakan oleh pemakai kas kecil untuk meminta sejumlah uang
kepada pemegang dana kas kecil. Bagi pemegang dana kas kecil dokumen ini berfungsi
sebagai bukti pengeluaran. Dokumen ini diarsipkan oleh pemegang kas kecil menurut
nama pengeluaran dana kas kecil.

4. Bukti pengeluaran kas kecil

Dokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk mempertanggungjawabkan
pemakaian dana kas kecil. Dokumen ini dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil
dan diserahkan oleh pemakai dana kas kecil kepada pemegang dana kas kecil.
5. Permintaan pengisian kembali kas kecil.
Dokumen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada bagian
utang agar dibuatkan bukti kas keluar guna pengisian kembali dana kas kecil.

4
1.RECEIPT
Bukti transaksi adanya penerimaan uang karena adanya pembayaran.

www.akucss.com

2. INVOICE
Bukti terjadinya transaksi pembelian atau penjualan secara kredit.

www.invoiceberry.com

5
3. CEK
Surat yang digunakan untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang
kepada orang/badan yang namanya tercantum di dalam cek.

www.invoiceberry.com

4. BILYET GIRO
Surat perintah memindahbukukan sejumlah uang yang tertera dari rekening nasabah lain
pada bank yang bersangkutan.

idkf.bogor.net

6
2.3 Macam-macam metode dalam pengelolaan kas kecil
Melakukan tahapan-tahapan pengelolaan dalam penggunaan dana yang ada,
sehingga ketika laporan penggunaan kas kecil diminta oleh pihak-pihak yang terkait dapat
ditunjukkan dengan segera dan lengkap tanpa ada kesalahan.
Metode pencatatan kas kecil ada dua yaitu :

a. Metode Tetap (Imprest fund system)

Metode Tetap adalah metode pembukuan kas kecil dimana rekening kas kecil
jumlahnya selalu tetap. Setiap pengeluaran kas terjadi, pemegang petty cash tidak serta
merta langsung mencatatnya, tetapi hanya sekedar mengumpulkan bukti transaksi
pengeluarannya.

Ciri-ciri :
1. Bukti-bukti penggunaan dana kas kecil dikumpulkan oleh pengelola kas kecil.
2. Pengisian dana kas kecil dilakukan dengan penarikan cek yang sama jumlahnya
dengan dana kas kecil yang telah digunakan sehingga jumlah dana kas kecil kembali
kepada jumlah yang ditetapkan semula.

Langkah-langkah operasional metode imprest :

1. Pembentukan dana kas kecil dimana pemegang kas kecil diberi sejumlah uang tunai
yang nantinya untuk pembayaran atas pengeluaran yang diperkirakan bisa memenuhi
kebutuhan dalam dalam waktu tertentu.
2. Dana kas kecil dipergunakan untuk pembayaran transaksi pengeluaran . 
3. Setelah dana kas kecil habis/hampir habis, kasir membentuk kembali dana kas kecil,
mengisinya sebesar jumlah nominal pengeluaran yang terjadi.

Keuntungan metode Imprest :

1. Menghemat waktu dalam pembukuan
2. Memudahkan untuk mengetahui setiap pengeluaran berdasarkan pos-pos
pengeluaran pada setiap pembukuan
3. Karena jumlah dana kas per periode selalu sama sehingga memudahkan bendahara
untuk menentukan jumlah dana perbagian/ unit per periode Pemegang kas/pimpinan
akan berhati-hati dalam mengelola keuangannya mengingat dalam system ini tidak ada
penambahan dana ditengah periode.

Kelemahan metode Imprest :

1. Hanya dapat mengecek saldo kas di akhir bulan / akhir transaksi
2.   Petugas kas kecil atau sekretaris tidak dapat sewaktu-waktu mengambil/mengisi kas
3.   Tidak dapat sewaktu waktu mengecek dana kas .

7
 Contoh Soal (menggunakan metode Imprest)

PT Astria Bersama menetapkan kas kecil untuk pembayaran pengeluaran dalam nominal
yang kecil. Kas kecil tersebut dimulai pada tanggal 1 januari 2015 dengan menerima uang
sebesar Rp 2.500.000 dari akun kas. Berikutnya, kas kecil akan diisi lagi pada setiap
tanggal 30. Transaksi transaksi pengeluaran yang menggunakan kas kecil selama bulan
Januari 2015 adalah sebagai berikut :

03 Januari Dibeli materai Rp 300.000

08 Januari Pembayaran beban listrik Rp 320.000 dan air Rp 280.000
11 Januari Dibayar biaya iklan di Koran jawa pos Rp 250.000
14 Januari Kas kecil dianggap terlalu besar Rp 500.000 sehingga disetor kembali ke
kas
15 Januari Dibayar biaya angkut pembelian Rp 240.000
20 Januari Pembelian alat pos Rp 360.000
29 Januari Dibayar untuk biaya pengobatan staf yang sakit Rp 200.000
30 Januari Dana kas kecil diisi kembali.

Ditanya : buatlah jurnal umum dengan menggunakan metode Imprest ?

Jawab :

TANGGAL KETERANGA DEBIT KREDIT

N
01 Januari 2015 1.PEMBENTUKAN
Kas kecil 2.500.000
Kas 2.500.000

14 Januari 2015 Kas 500.000

Kas kecil 500.000

II. TRANSAKSI
03 Januari 2015 Biaya Materai 300.000
08 Januari 2015 Biaya listrik 320.000
08 Januari 2015 Biaya air 280.000
11 Januari 2015 Biaya iklan jawa pos 250.000
15 Januari 2015 Biaya angkutan 240.000
20 Januari 2015 Pembelian alat pos 360.000
29 Januari 2015 Biaya pengobatan staf 200.000

TOTAL 2.450.000

8
 III. PENGISIAN KEMBALI
Biaya Materai 300.000
Biaya listrik 320.000
Biaya air 280.000
Biaya iklan jawa pos 250.000
Biaya angkutan 240.000
Pembelian alat pos 360.000
Biaya pengobatan staf 200.000

KAS 2.500.000

b. Metode berubah-ubah (Fluctuating fund system)

Metode berubah-ubah adalah suatu metode pengisian dan pengendalian kas kecil
dimana jumlah kas kecil akan selalu berubah-ubah (sesuai dengan kebutuhan). sistem ini
menghendaki bahwa jumlah nominal kas kecil tidak ditetapkan  akan tetapi sesuai dengan
kebutuhan. Misalnya, ketika pertama kali membuat kebijakan, perusahaan menetapkan
jumlah nominal kas kecil sebesar Rp 5 Juta kemudian digunakan sesuai dengan kebutuhan
dan kemudian kas kecil diisi kembali. Ketika waktu pengisian,  jika perusahaan
menggunakan sistem dana tetap, maka jumlah kas kecil harus sama jumlahnya dengan
saldo awal kas kecil. Namun pada metode sistem dana berubah (dana mengambnag),
jumlah pengisian kembali kas kecil tidak harus sama dengan jumlah nominal saldo
awalnya, jadi bisa kurang maupun lebih.

Cirri-ciri :
1. Pembentukkan dan pengisian kembali dana kas kecil di catat di debet dalam akun kas
kecil.  
2. Bukti pengeluaran kas kecil di catat dalam buku jurnal kas kecil dengan mendebet
akun-akun yang terkait dengan penggunaan dan kredit akun kas kecil.    
3. Besarnya jumlah dana kas kecil yang disediakan berfluktuasi disesuaikan dengan        
perkembangan kegiatan bagian-bagian pemakai dana. 

Keuntungan metode Fluctuating :

1. Saldo kas kecil dapat diketahui setiap saat
2. Apabila dana kas kecil tidak cukup administrasi atau petugas kas kecil dapat
meminta/mengambil dana kembali
3. Dana awal tiap periode selalu sama
4. Mudah dilakukan pengontrolan terhadap buku kas

Kelemahan metode Fluctuating :

1. Tidak dapat diketahui pengeluaran terbanyak digunakan untuk apa

9
Contoh Soal (menggunakan metode Fluctuating )

PT Astria Bersama menetapkan kas kecil untuk pembayaran pengeluaran dalam nominal
yang kecil. Kas kecil tersebut dimulai pada tanggal 1 januari 2015 dengan menerima uang
sebesar Rp 2.500.000 dari akun kas. Berikutnya, kas kecil akan diisi lagi pada setiap
tanggal 30. Transaksi transaksi pengeluaran yang menggunakan kas kecil selama bulan
Januari 2015 adalah sebagai berikut :

03 Januari Dibeli materai Rp 300.000

08 Januari Pembayaran beban listrik Rp 320.000 dan air Rp 280.000
11 Januari Dibayar biaya iklan di Koran jawa pos Rp 250.000
14 Januari Kas kecil dianggap terlalu besar Rp 500.000 sehingga disetor kembali ke
kas
15 Januari Dibayar biaya angkut pembelian Rp 240.000
20 Januari Pembelian alat pos Rp 360.000
29 Januari Dibayar untuk biaya pengobatan staf yang sakit Rp 200.000
30 Januari Dana kas kecil diisi kembali.

Ditanya : buatlah jurnal umum dengan menggunakan metode Fluctuating ?

Jawab :

TANGGAL KETERANGAN DEBET KREDIT

I. PEMBENTUKAN
Kas kecil 3.000.000
Kas 3.000.000

II. TRANSAKSI
03 Januari 2015 Biaya Materai 300.000
Kas kecil 300.000
08 Januari 2015 Biaya listrik 320.000
Kas kecil 320.000
08 Januari 2015 Biaya air 280.000
Kas kecil 280.000
11 Januari 2015 Biaya iklan jawa pos 250.000

10
 Kas kecil 250.000
14 Januari 2015 Kas 500.000
Kas kecil 500.000
15 Januari 2015 Biaya Angkutan 240.000
Kas kecil 240.000
20 Januari 2015 Pembelian alat pos 360.000
Kas kecil 360.000
29 Januari 2015 Biaya pengobatan staf 200.000
Kas kecil 200.000

III. PENGISIAN KEMBALI

Kas kecil 2.450.000
Kas 2.450.000

Perbedaan antara metode dana tetap dengan metode fluktuasi sebagai berikut:

1. Dalam metode dana tetap, pengeluaran yang dilakukan oleh kasir kas kecil tidak di buat
jurnal sedangkan dalam metode fluktuasi pengeluaran yang di lakukan oleh kasir kas kecil
di buat jurnal.
2. Dalam metode dana tetap, Besarnya penggantian sebesar pengeluaran yang telah
dilakukan sehingga saldo kas kecil selalu tetap seperti semula. sedangkan dalam metode
fluktuasi pengisian kembali tidak harus sebesar pengeluaran yang di lakukan.
3. Dalam metode dana tetap, saldo kas kecil tetap (seperti semula) sedangkan dalam metode
fluktuasi saldo kas kecil berubah-ubah (tidak tetap)

11
 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
1. Kas kecil (Petty Cash) adalah sejumlah dana yang dibentuk khusus untuk pengeluaran
yang bersifat rutin dan relative kecil jumlahnya. Kas kecil digunakan untuk mendanai
pengeluaran-pengeluaran pimpinan yang jumlahnya relative kecil seperti dana entertain
klien atau rekan kerja pimpinan, dana konsumsi untuk kepentingan rapat. Pengelolaan kas
kecil keuangan dilakukan oleh Biro Kesekretariatan atas pengeluaran-pengeluaran tunai
yang bersifat relative kecil. Hal ini dilakukan untuk mendukung tugas pelaksanaan yang
ada. Maksud diadakannya kas kecil adalah agar kesekretariatan tidak perlu meminta dana
kebagian keuangan.
2. Dokumen atau bukti pemakaian Kas kecil ada dua yaitu bukti pengeluaran Intern dan bukti
pengeluaran Ekstern. Peralatan atau dokumen yang dibutuhkan dalam pengelolaan dana
kas kecil adalah bukti kas keluar, cek, permintaan pengeluaran kas kecil, bukti pengeluaran
kas kecil, permintaan pengisian kembali kas kecil.
3. Metode dalam pencatatan kas kecil ada dua yaitu metode tetap (Imprest fund system) dan
metode berubah-ubah (Fluctuating fund system). Metode Tetap adalah metode pembukuan
kas kecil dimana rekening kas kecil jumlahnya selalu tetap. Setiap pengeluaran kas terjadi,
pemegang petty cash tidak serta merta langsung mencatatnya, tetapi hanya sekedar
mengumpulkan bukti transaksi pengeluarannya. Sedangkan Metode berubah-ubah adalah
suatu metode pengisian dan pengendalian kas kecil dimana jumlah kas kecil akan selalu
berubah-ubah (sesuai dengan kebutuhan). sistem ini menghendaki bahwa jumlah nominal
kas kecil tidak ditetapkan  akan tetapi sesuai dengan kebutuhan.

12
 DAFTAR PUSTAKA

Lawalata, Caroline F.Ch. 2012. Panduan Lengkap Pekerjaan Sekretaris. Padang-Indonesia:

Akademia permata
pdf.nscpolteksby.ac.id/6-Kas%20Kecil-20150126.ppt diakses 7 April 2015
eprints.undip.ac.id/26466/1/SKRIPSI(R).pdf diakses 7 April 2015
eprints.uns.ac.id/9733/1/107283010200910101.pdf diakses 7 April 2015
kesekeer httpeprints.uns.ac.id97331107283010200910101.pdf diakses 7 April 2015
nichonotes.blogspot.com diakses 24 April 2015

13