BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Prosedur Pengelolaan

2.1.1 Pengertian Prosedur

Prosedur penting dimiliki bagi suatu organisasi agar segala sesuatu dapat

dilakukan secara seragam. Pada akhirnya prosedur akan menjadi pedoman bagi

suatu organisasi dalam menentukan aktivitas apa saja yang harus dilakukan

untuk menjalankan suatu fungsi tertentu.

Prosedur (procedure)didefinisikan oleh Puspitawati, Anggadini

(2011:23)dalambuku yang berjudul “Sistem Informasi Akuntansi”sebagai

berikut:“Serangkaian langkah/kegiatanklerikalyang tersusun secara sistematis

berdasarkan urutan-urutan yang terperinci dan harus diikutiuntuk dapat

menyelesaikan suatu permasalahan”.

Prosedur dapat didefinisikan juga sebagai rangakaian aktivitas atau kegiatan

yang dilakukan secara berulang-ulang dengan cara yang sama.

2.1.2 Pengertian Pengelolaan

Pengelolaan diartikan sebagai suatu rangkaian pekerjaan atau usaha yang

dilakukan oleh sekelompok orang untuk melakukan serangkaian kerja dalam

mencapai tujuan tertentu.Definisi pengelolaan oleh para ahli terdapat perbedaan-

perbedaa hal ini disebabkan karena para ahli meninjau pengertian dari sudut yang

7
 8

berbeda-beda. Ada yang meninjau pengelolaan dari segi fungsi, benda, kelembagaan

dan yang meninjau pengelolaan sebagai suatu kesatuan.

Pendapat dari Organisasi Perburuhan Internasional dalam buku Petunjuk Satu

Pengelolaan Organisasi Perusahaan (2006:7) memberikan penjelasan mengenai

pengelolaan yang baik adalah memperkuat kemampuan organisasi-organisasi

pengusaha dalam mewakili kepentingan anggota-anggotanya secara baik, serta

memberikan dampak positif bagi kemampuan untuk tumbuh dan positif bagi

kemampuan untuk tumbuh dan berkembang.

2.2 Petty Cash

2.2.1 Pengertian Petty Cash

Menurut Nuraida(2014:153) dalam buku yang berjudul “Manajemen

Administrasi perkantoran” mendefinisikan Petty Cash adalah suatu dana khusus yang

berperan penting dalam kelancaran perusahaan, yakni untuk memenuhi kebutuhan-

kebutuhan kantor dengan prosedur-prosedur yang telah ditetapkan.

Dalam kamus besar bahasa Indonesia (KKBI), kas kecil adalah sejumlah uang

tunai yang disediakan untuk membayar pengeluaran yang kecil-kecil. Menurut kamus

besar akuntansi, kas kecil adalah sejumlah uang tunai atau kas yang disediakan untuk

melayani pembayaran keperluan perusahaan yang rutin dan meliputi jumlah yang

relatif kecil, misalnya pembelian materai, perangko, alat tulis-menulis, makanan

ringan, atau minuman untuk tamu.

 9

Sedangkan Endang, Mulyani, Suyetty (2011:9) dalam buku yang berjudul

“Modul Mengelola Dana Kas Kecil’ menjelaskan bahwa kas kecil (petty cash) adalah

alat pembayaran yang digunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaan.

2.2.2 TujuanPetty Cash

Menurut Endang, Mulyani, Suyetty (2011:10) tujuan dibentuknya Petty Cash,

yaitu sebagai berikut:

a. Untuk membayar pengeluaran yang jumlahnya kecil (biasanya sudah ditentukan

batas maksimum).

b. Untuk membayar pengeluaran yang sifatnya mendadak.

c. Untuk keperluan pembayaran yang jumlahnya kecil dan tidak praktis bila dibayar

dengan cek.

d. Untuk membantu kelancaran kegiatan pimpinan.

e. Untuk membantu administrasi kantor atau sekretaris dalam melaksanakan

tugasnya, yaitu memberikan pelayanan yang optimal kepada kolega dan

pelanggan. Dengan tersedianya petty cash, seorang administrasi kantor atau

sekretaris tidak perlu lagi pergi ke bank untuk mencairkan cek ketika melakukan

pembayaran dalam jumlah kecil.

2.2.3 Prosedur Penanganan Petty Cash

Seperti telah dijelaskan sebelumnya, petty cash yang ditangani oleh

administrasi kantor atau sekretaris bukanlah keuangan perusahaan dalam jumlah

besar, tetapi merupakan keuangan terbatas yang hanya digunakan untuk keperluan
 10

jabatan atau pimpinan saja dan membantu kelancaran tugas-tugas atasan atau

pimpinan dalam jumlah relatif kecil. Staf administrasi kantor atau sekretaris

mendapat dana tersebut dari Finance.

Berikut ini adalah prosedur yang dapat dilakukan seorang administrasi kantor

atau sekretaris dalam penanganan petty cashmenurut Endang, Mulyani, Suyetty

(2011:17)adalah:

1. Staf administrasi kantor atau sekretaris membuat permohonan pengisian dana

petty cash (mengisi formulir pengajuan dana petty cash)kepada bagian keuangan

atau bendahara perusahaan dengan melampirkan pembukuan petty cash bulan

sebelumnya yang telah disetujui oleh pimpinan.

2. Jika permohonan disetujui, administrasi kantor atau sekretaris menerima dana

pengisian petty cash dari bendahara perusahaan berupa uang tunai atau cek.

3. Staf administrasi kantor atau sekretaris mencatat penerimaan dana tersebut ke

dalam Bukti Kas Masuk, ditandatangani oleh administrasi kantor atau sekretaris

dan kasir atau bendahara serta diketahui atau disetujui oleh pimpinan dari

administrasi kantor atau sekretaris tersebut, serta dilampiri dengan fotokopi cek

(bila menggunakan cek). Berilah nomor Bukti Kas Masuk secara urut berdasarkan

tanggal.

4. Catat pemasukan kas ke dalam buku buku kas.

5. Uang disimpan dalam tempat yang aman. Ditaruh dalam peti uang khusus yang

berukuran kecil (kotak petty cash atau cash box), kemudian disimpan dalam

lemari yang terkunci.

 11

6. Bukti Kas Masuk disimpan dalam ordner (map besar untuk menyimpan surat-

surat).

7. Staf administrasi kantor atau sekretaris dapat mengeluarkan dana kas kecil sesuai

dengan keperluan atasan atau pimpinan. Staf administrasi kantor atau sekretaris

harus dapat mengelola dan mencatat penggunaan dana petty cash sebaik-baiknya.

Segala pengeluaran harus ada bukti-bukti pengeluaran yang dapat

dipertanggungjawabkan serta sah menurut hukum.

8. Setiap terjadi pengeluaran, administrasi kantor atau sekretaris harus mencatat

pengeluaran tersebut ke dalam Bukti Kas Keluar, kemudian satukan Bukti Kas

Keluar dengan bukti transaksi penggunaan uang seperti nota, faktur dan kuitansi.

Berilah nomor bukti secara urutu berdarkan tanggal.

9. Minta tanda tangan pimpinan pada Bukti Kas Keluar.

10. Catat dan masukkan data Bukti Kas Keluar ke dalam Buku Kas sesuai dengan

sistem yang digunakan.

11. Simpan semua dokuman pengeluaran pada ordner.

12. Buat laporan pertanggungjawaban penggunaan petty cashlengkap dengan bukti-

bukti transaksinya. Laporan ini harus mendapat persetujuan pimpinan selanjutnya

akan dilaporkan ke bagian keuangan untuk mendapatkan kembali pengisian dana

petty cashberikutnya, transaksinya begitu seterusnya.

 12

2.2.4 Pembentukan Dana Petty Cash

Menurut Nuraida (2014:154) Dalam Pembentukan dana petty cash, tahap

pertama untuk menetapkan dana kas kecil adalah menaksirkan jumlah yang

diperlukan untuk dana tersebut. Setelah jumlah ini ditentukan, bagian keuangan

perusahaan mengeluarkan sebuah cek yang dibutuhkan untuk dana kas kecil itu,

untuk diberikan kepada orang yang ditunjuk mengelola dana petty cash.

Orang yang bertanggung jawab atas perputaran dana kas kecil biasanya terdiri

atas kasir, yang membukukan petty cash, dan orang yang menyetujui pengeluaran

dana petty cash tersebut. Cek yang telah dikeluarkan atau ditarik oleh prusahaan

untuk dana petty cash akan diuangkan ke bank oleh kasir. Setelah uang diterima, uang

itu dijadikan dana petty cash dan dicatat dalam pembukuan petty cash sebagai

penerimaan dana petty cash.

Besarnya dana untuk pembentukan petty cash ini tergantung pada:

1. Besar kecilnya perusahaan.

2. Kebijakan masing-masing perusahaan.

3. Banyak atau sedikitnya pengeluaran yang terjadi.

Dalam pembentukan dana petty cash ini, sumber penerimaan satu-satunya

adalah dana dari kas perusahaan (debit neraca). Setelah diadakan pembentukan petty

cashmaka harus pula ditetapkan sistem petty cash yang akan digunakan untuk

mengisi dana kas kecil selanjutnya, jika kas kecil tersebut menipis dananya.
 13

Untuk menetapkan sistem petty cash, ada tiga hal yang perlu diperhatikan,

yaitu sebagai berikut.

1. Penetapan jumlah dana tergantung pada banyaknya pengeluaran dan besar

kecilnya perusahaan.

2. Menunjuk orang yang bertanggung jawab dalam pengelolaan petty cash ini.

3. Menarik cek untuk dana petty cash.

2.2.5 Sistem Dana Petty Cash

Sistem dana petty cash menurut Nuraida (2014:155) ada dua metode yang

dapat digunakan dalam petty cash, yaitu sistem imprest dan sistem fluktuasi.

1. Sistem imprest

Sistem imprest adalah metode untuk memegang kas kecil dengan menggunakan

jumlah dana dan waktu tertentu, atau secara lebih detail yaitu suatu dana kas kecil

yang ditetapkan besarnya dan secara periodik diisi kembali sebesar yang telah

dipergunakan. Sistem ini dikenal pula sebagai international system.

Beberapa ketentuan pokok dalam menentukan sistem imprest ini yaitu sebagai

berikut.

a. Kas kecil disediakan khusus untuk keperluan pembayaran-pemmbayaran

yang kecil jumlahnya dan tidak praktis bila dilakukan dengan menggunakan

cek.

b. Dana yang disediakan dalam kas kecil telah ditentukan jumlahnya.

c. Pengeluaran-pengeluaran dari kas kecil hanya bisa dilakukan jika ada

perintah pengeluaran kas yang ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.

 14

d. Pengisian kembali kas kecil hanyalah untuk jumlah kas kecil yang telah

digunakan, sehingga setelah dilakukan pengisian kembali dana kas kecil akan

kembali pada jumlah sebelumnya.

e. Pada waktu meminta pengisian kembali kasir kas kecil akan menyerahkan

bukti-bukti pengeluran.

2. Sistem fluktuasi

Sistem fluktuasi yaitu penetapan dana kas kecil yang secara periodik selalu

berubah-ubah, disesuaikan dengan kebutuhan dan kebijakan perusahaan. Dalam

sistem ini, pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cara yang sama dengan

sistem imprest. Perbedaan dengan sistem imprest hanyalah pada pengisian kembali

dana petty cash, yang dalam sistem fluktuasi jumlahnya tidak tetap, tetapi

berfluktuasi.

Kadang-kadang pengisian dana sama jumlahnya dengan pengeluaran yang telah

dilakukan, tetapi dapat pula lebih besar atau lebih kecil daripada sebelumnya. Ini

dapat terjadi karena pengisian dana disesuaikan dengan kebutuhan dan kebijakan

perusahaan.

2.2.6 Pengisian Kembali Dana Petty Cash

Menurut Nuraida (2014:155) Pengisian kembali dana kas kecil tergantung

pada kebijakan masing-masing perusahaan dan dapat dilakukan per periode, misalnya

seminggu sekali, dua minggu sekali, atau sebulan sekali.

Bila jumlah dana kas kecil baik sebelum akhir periode ataupun pada akhir

periode telah menipis maka dapat diadakan pengisian kembali kas kecil dengan
 15

sistem imprest, yaitu sebesar jumlah yang sudah dikeluarkan sehingga jumlah uang

dalam kas kecil kembali seperti semula.

Pada waktu meminta pengisian dana kas kecil kembali, kasir menyerahkan

bukti-bukti pengeluaran dan menerima cek sebesar pengeluaran yang sudah

dikeluarkan.Pengisian kembali dapat pula dilakukan dengan sistem fluktuasi, yakni

pengisian kembali kas kecil disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

Dalam hal ini, jumlahnya dapat lebih besar atau lebih kecil daripada dana

yang telah dikeluarkan pada saat dana kas kecil menipis maka kasir kas kecil akan

meminta dana dengan menyerahkan bukti-bukti pengeluaran dan menerima cek yang

besarnya tergantung pada kebutuhan perusahaan.

2.2.7 Format Petty Cash Voucher

Setiap pengeluaran kas kecil harus menyertakan bukti yang sah yang berupa

tanda terima dan sudah disetujui oleh staf yang berwenang. Suatu bentuk formulir

yang merupakan tanda terima memperlihatkan nama si penerima, tujuan pembayaran,

dan perkiraan yang dibebani disebut bukti pembayaran kas kecil (pettycash voucher)

atau formulir kas kecil.

Atas setiap pengeluaran dana petty cashdapat dilakukan pembayaran terlebih

dahulu kepada staf atau pengganti uang setelah dilakukan pembelian barang. Jika

dilakukan pembayaran terlebih dahulu sebaiknya digunakan advance petty cash

voucher Formulir petty cash selanjutnya digunakan sebagai dasar pencatatan dalam

buku petty cash.

 16

Menurut Nuraida (2014:156) informasi yang perlu dicantumkan dalam petty

cashvoucher atau advance petty cash voucheradalah sebagai berikut:

1. nomor formulir,

2. tanggal terjadinya pengeluaran,

3. perkiraannya,

4. uraian/keterangan mengenai barang yang dibeli,

5. jumlah pengeluaran dalam rupiah,

6. disetujui oleh orang yang berwenang dalam pengeluaran petty cash (tidak harus

selalu ada),

7. tanda tangan yang menerima uang, dan

8. tanda tangan yang mengeluarkan uang atau kasir petty cash.

2.2.8 Prosedur Pengeluaran Petty Cash

Apabila seorang staf ingin meminta uang untuk membeli barang yang

diperlukan perusahaan dengan jumlah dana kecil, staf tersebut memintanya melalui

kas kecil dengan cara mengisi formulir advance petty cash secara detail. Kemudian

format tersebut disetujui oleh pegawai yang berwenang dalam pengeluaran dana kas

kecil. Setelah format disetujui, lalu dibuatkan cek. Kasir kas kecil kemudian

memberikan sejumlah uang sesuai dengan yang tercantum pada format kas kecil.

Setelah terjadi pembelian maka staf menyerahkan advance petty cash

voucherberikut kuitansi pembelian kepada kasir. Barang yang dibeli berikut harganya

mungkin sama, lebih kecil, atau lebih besar daripada perkiraan yang sudah dibuat

sebelumnya dalam advance petty cash voucher. Kasir kemudian menerima kelebihan
 17

uang pembelian atau menambah kekurangan uang pembelian dan mengisi petty cash

voucherberdasarkan barang dan harga yang tertera pada kuitansi.

Formulir tersebut nantinya akan diserahkan kepada pemegang pembukuan kas

kecil untuk dicatat dalam buku petty cash. Akhirnya, formulir-formulir tersebut

disimpan oleh pemegang, dilengkapi dengan bukti-bukti pembayaran atas pembelian

yang telah dilakukan oleh staf sebagai lampirannya.

Berikut gambar II.1 di bawah ini.

Pemegang Rupiah &Advance Mengisis Advance petty cash voucher
pembukuan petty petty cash voucher
cash
Pemeblian oleh staf

Bukti pembayaran dipegang oleh staf

Petty cash voucher

Petty cash voucher & Mengisi formulir secara detail dengan melampirkan bukti pembayaran dan
Kuitansi persetujuan oleh berwenang

Rupiah Membayar/menerima kekurangan/kelebihan petty cash

Buku Petty cash Pencatatan format oleh pemegang pembukuan petty cash

Sumber : Nuraida (2014:158)

Gambar II.1

Prosedur pengeluaran petty cash

2.2.9 Buku Petty Cash

Menurut Birt (1998:53) buku kas kecil adalah buku catatan yang

diselenggarakan oleh pemegang kas kecil untuk mengklasifikasikan pengeluaran-

pengeluaran dari kas kecil. Buku ini berfungsi sebagai memorandum dan bukan

merupakan bagian dari sistem kas kecil. Artinya, jika perusahaan menyelenggarakan

kas kecil maka menyelenggarakan buku kas kecil ini bukan merupakan keharusan.
 18

Berikut ini adalah contoh tabel II.1.

Tabel II.1

Bentuk Sederhana Buku Petty Cash

Tanggal Nomor Cek Keterangan Nomor Perkiraan Debet Kredit

Sumber : Nuraida (2014:158)

2.3 Administrasi

2.3.1 Pengertian Administrasi

Menurut Haryadi (2009:1) dalam buku yang berjudul “Administrasi

Perkantoran Untuk Manajer & Staf”. Ada dua pengertian administrasi yaitu

administrasi dalam arti sempit dan administrasi dalam arti luas.

1. Admininistrasi dalam arti sempit adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan

data dan informasi secara sistematis dengan tujuan untuk menyediakan

keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan

dalam satu hubungan satu sama lain. Administrasi dalam arti sempit ini

sebenernya lebih tepat disebut dengan tata usaha.

2. Administrasi dalam arti luas adalah kegiatan kerja sama yang dilakukan

sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam

struktur dengan mendayagunakan sumber daya untuk mencapai tujuan secara

efektif dan efisien. Jadi, pengertian administrasi dalam arti luas memiliki unsur-

unsur sekelompok orang, kerja sama, pembagian tugas secara terstruktur,

 19

kegiatan yang runtut dalam proses tujuan yang akan dicapai, dan pemanfaatan

berbagai sumber.

2.3.2 Fungsi Administrasi

Menurut Haryadi (2009:3) dalam buku yang berjudul “Administrasi

Perkantoran Untuk Manajer & Staf”ada lima jenis fungsi pendukung adminitrasi

dalam perkantoran yang diterangkan oleh Quible (2001) sebagai berikut:

1. Fungsi rutin, yaitu fungsi administrasi perkantoran yang membutuhkan

pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan. Biasanya, fungsi

ini dilaksanakan oleh staf administrasi yang bertanggung jawab atas kegiatan

administrasi sehari-hari.

2. Fungsi teknis, yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat, keputusan,

dan keterampilan perkantoran yang memadai. seperti bisa menggunakan

beberapa program aplikasi komputer. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staf

administrasi yang tergabung dalam departemen teknologi informasi.

3. Fungsi analisis, yaitu fungsi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan

kreatif, disertai kemampuan untuk mengambil keputusan, seperti membuat dan

menganalisis laporan dan membuat keputusan pembelian. Fungsi ini biasanya

dilakukan oleh seseorang manajer yang bertanggung jawab men-support

keputusan yang akan dibuat oleh atasannya.

4. Fungsi interpersonal, yaitu fungsi yang membutuhkan penilaian dan analisis

sebagai dasar pengambilan keputusan, serta keterampilan yang berhubungan

dengan orang lain, seperti mengkoordinasikan tim proyek. Fungsi ini biasanya
 20

dilakukan oleh staf administrasi sebagai jenjang karier sebelum naik menjadi

manajer pada suatu organisasi.

5. Fungsi manajerial, yaitu fungsi yang membutuhkan perencanaan,

pengorganisasian pengukuran, dan pemotivasian, seperti pembuatan anggaran

dan pengevaluasian karyawan. Biasanya fungsi ini dilakukan oleh staf setingkat

manajer yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan sistem dan prosedur

administrasi.

Sedangkan menurut Sukoco (2007:3) dalam buku yang berjudul “Manajemen

Administrasi Perkantoran Modern” menyimpulkan bahwa administrasi perkantoran

dan manajemen perkantoran dengan pengertian yang sama walaupun istilah

administrasi lebih banyak digunakan untuk hal-hal yang berhubungan dengan negara,

sedangkan manajeman lebih banyak berhubungan dengan perusahaan.