AKN KEUANGAN
AKN MANAJEMEN
AKN PAJAK
Go to...
Sponsors Link
Home » Akuntansi Keuangan » Prosedur Pengelolaan Dana Kas Kecil dengan Metode Dana Tetap
Bentuk kas meliputi uang dan surat-surat berharga. Namun tidak semua surat berharga bisa dikategorikan
sebagai kas. Untuk lebih memahami apa saja yang termasuk kas, berikut rinciannya:
Perusahaan sebagian besar membagi kas mereka menjadi dua kategori, kas kecil (petty cash) dan kas
dalam bank (aset simpanan). Kita akan membahas mengenai kas kecil dan bagaimana prosedur
pengelolaan kas kecil. (Baca juga: Pengelolaan Kas Kecil)
ads
Kas Kecil
Kas kecil adalah kas yang berjumlah relatif kecil dibanding keseluruhan kas perusahaan, yang digunakan
untuk membiayai keperluan-keperluan skala kecil. Selain keperluan skala kecil, hal-hal yang dibiayai kas
kecil merupakan kebutuhan operasional perusahaan yang bersifat harian, dan juga kebutuhan yang
mendadak. (Baca juga: Pengertian Kas Kecil)
Sifat utama dari kas kecil ada dua. Yang pertama adalah kas kecil berkisar pada nominal yang sudah
dibatasi, dan penggunaannya tidak boleh melebihi nominal tersebut. Nominal itu tentunya sudah dibuat
berdasarkan estimasi kebutuhan-kebutuhan yang termasuk cakupan kas kecil.
Yang kedua adalah transaksi yang dikeluarkan kas kecil adalah transaksi yang berjumlah kecil. Karena itu,
kebutuhan yang ditanggung kas kecil merupakan kebutuhan yang cenderung bersifat harian atau
mingguan. Bukan kebutuhan besar seperti penanaman modal atau pembelian bahan baku.
Transaksi yang termasuk dalam pembiayaan kas kecil juga adalah transaksi yang bersifat mendadak, dan
tentunya dengan catatan jumlahnya kecil juga. Misalnya, dewan direksi mengadakan rapat dadakan, dan
setiap rapat tentunya membutuhkan konsumsi. Dana untuk membayar konsumsi yang dibutuhkan itu tidak
ada dalam anggaran rapat rutin, sehingga diambil dari dana kas kecil. (Baca juga: Metode Penghapusan
Piutang)
Sponsors Link
Meskipun namanya kas kecil, bukan berarti dapat dianggap enteng. Karena bagaimanapun juga kas kecil
merupakan bagian dari aset perusahaan yang harus dikelola dengan baik. Kas kecil yang tidak tidak
terkelola baik dapat membuat keuangan perusahaan berantakan, bahkan bisa-bisa menimbulkan kerugian
pada perusahaan.
Jadi tentunya kas kecil harus dikelola dengan baik dan benar. Tapi apa saja yang dibutuhkan untuk
mengelola kas kecil? (Baca juga: Jenis Jenis Laporan Keuangan)
Berikut adalah peralatan yang perlu disiapkan untuk mengelola kas kecil:
Formulir permintaan, mencakup permintaan pengeluaran kas kecil dan pengisian kembali kas kecil.
Buku jurnal kas kecil dan jurnal pengeluaran kas.
Buku laporan penggunaan kas kecil.
Formulir untuk bukti pengeluaran kas kecil.
Dan jangan lupa, alat tulis dan alat hitung.
Setelah memahami apa saja yang perlu disiapkan untuk mengelola kas kecil, selanjutnya adalah prosedur
pengelolaan kas kecil itu sendiri. Prosedur pengelolaan kas kecil secara garis besar dibagi menjadi tiga
tahap, yaitu pembentukan dana, pemakaian atau penggunaan dana, dan pengisian kembali dana kas kecil.
(Baca juga: Sistem Ekonomi Syariah)
Namun secara umum prosesnya sama. Perusahaan, biasanya bagian keuangan, membuat estimasi
mengenai pos-pos keperluan yang dapat dibiayai kas kecil, biasanya dibuat estimasi satu periode bulanan
atau setengah tahun. Estimasi ini juga mencakup perkiraan kebutuhan mendadak yang akan muncul.
Dalam proses pembentukan dana ini, ada empat bagian yang sering terlibat. Bagian-bagian tersebut adalah:
Bagian Hutang
Bagian hutang menerima surat keputusan mengenai pembentukan kas kecil dari bagian keuangan.
Kemudian bagian hutang membuat bukti pengeluaran kas sebanyak 3 lembar. Bukti pengeluaran kas
tersebut dicatat dalam bukti kas keluar belum dibayar, yang berfungsi sebagaia buku pembantu hutang.
(Baca juga: Fungsi Buku Besar dalam Akuntansi)
Lembar 1 dan 3 bukti pengeluaran kas untuk bagian kasa (dengan lampiran surat pembentukan kas kecil).
Lembar 1 akan dicap lunas oleh bagian kasa dan dikembalikan pada bagian hutang berikut lampiran surat
pembentukan kas kecil. Bagian hutang akan mencatat nomor cek dan tanggal pembayaran di lembar 1 itu
dalam daftar bukti kas keluar. Setelah dicatat, lembar 1 diserahkan kepada bagian jurnal dan laporan.
Sedangkan lembar 2 bukti pengeluaran kas diserahkan kepada bagian buku pembantu yang terkait. (Baca
juga: Cara Membuat Buku Besar)
Bagian Kasa
Bagian kasa menerima lembar 1 dan 3 bukti pengeluaran kas dari bagian hutang. Bagian kasa kemudian
menyediakan cek sejumlah yang tertera di lembar tersebut untuk ditandatangani bagian yang berwenang
dalam mengeluarkan kas.
Setelah itu, bagian kasa memberikan tanda cap lunas pada lembar 1 dan 3. Lembar 1 dikembalikan ke
bagian hutang, dan lembar 3 diberikan pada pemegang kas kecil. (Baca juga: Perkembangan Akuntansi)
Bagian jurnal dan laporan menerima lembar 1 bukti pengeluaran kas yang telah dicap oleh bagian kasa, dari
bagian hutang. Bukti pengeluaran kas tersebut kemudian dicatat dalam bukti jurnal pengeluaran kas atau
register cek. Setelah itu, bukti pengeluaran kas beserta surat pembentukan kas kecil diarsipkan dalam bukti
pengeluaran kas yang sudah dibayar.
Pemegang kas kecil menerima lembar 3 bukti pengeluaran kas yang sudah dicap tanda lunas beserta
cek dari bagian kasa. Cek tersebut kemudian dicairkan ke bank, dan uang kas kecil yang sudah dicairkan
itu disimpan oleh pemegang kas kecil. Pemegang kas kecil juga harus menyimpan bukti pengeluaran yang
disusun berdasarkan urutan tanggal.
Pemegang kas kecil adalah bagian yang berwenang dalam mengeluarkan kas kecil, karena mereka
bertanggung jawab penuh atas penggunaan kas kecil. Pegawai yang memiliki kebutuhan atas dana kas
kecil, atau pemakai kas kecil, perlu mengajukan permintaan secara formal untuk dapat menggunakan kas
kecil.
Biasanya perusahaan memiliki form khusus untuk pengajuan permintaan kas kecil. Form ini perlu diisi oleh
pemakai kas kecil dengan detail. Form itu juga harus disetujui bagian yang berwenang, seperti kepala divisi
atau bagian yang terkait. Setelah itu, form diserahkan kepada pemegang kas kecil. (Baca juga: Fungsi
Sistem Informasi Akuntansi)
Pemegang kas kecil kemudian memberikan dana yang dibutuhkan oleh pemakai kas kecil. Dalam
pemakaian, perlu diingat dengan baik oleh pemakai kas kecil untuk menyimpan dan mengarsipkan bukti-
bukti pembayaran yang menggunakan kas kecil.
Bukti-bukti ini kemudian diserahkan lagi kepada pemegang kas kecil sebagai laporan. Pemegang kas kecil
perlu merekap segala dokumen yang berkaitan dengan pengeluran kas kecil, termasuk bukti pembayaran
yang diserahkan pemakai kas kecil. Dokumen ini kemudian diserahkan pada bagian keuangan untuk
pengisian kembali kas kecil. (Baca juga: Perbedaan Bank Konvensial dan Bank Syariah)
Sponsors Link
Dalam mengajukan permintaan pengisian kembali, pemegang kas kecil perlu menyerahkan catatan
pengeluaran kas kecil beserta bukti-bukti pengeluaran atau pembayaran. Catatan pengeluaran itu kemudian
diperiksa oleh bagian keuangan untuk dicek apakah memang pengeluaran yang dilakukan itu sesuai dengan
ketentuan. (Jurnal Penerimaan Kas)
Setelah itu, bagian keuangan memeriksa jumlah dana kas kecil yang tersisa. Jika dana sudah mendekati
batas minimum, maka permintaan pengisian kembali kas kecil akan disetujui. Bagian keuangan lalu
memberikan cek senilai dengan jumlah pengeluaran kas kecil kepada pemegang kas kecil. Kemudian,
pemegang kas kecil mencairkan kembali cek itu untuk memenuhi jumlah kas kecil seperti semula.
Prosedur pemakaian dan pengisian kembali kas kecil ini terus berulang setiap periodenya. Jumlah kas
kecil cenderung sama dengan yang ditentukan di awal, kecuali jika perusahaan menilai diperlukan
perubahan jumlah tersebut. Kalau perubahan diperlukan, maka perusahaan akan membuat estimasi dan
membentuk kas kecil terbaru. (Baca juga: Ruang Lingkup Akuntansi Syariah)
Demikian pembahasan mengenai kas kecil dan prosedur pengelolaannya dengan lengkap. Semoga tulisan
ini dapat berguna bagi anda yang mencari informasi mengenai kas kecil dan bagaimana prosedur
pengelolaan dana kas kecil
Juli 1, Kepala bagian keuangan mengeluarkan surat keputusan pembentukan dana kas kecil sebesar
Rp. 5.000.000,-
Juli 2, Bagian kasa menyerahkan cek No CD 03421 sebesar Rp. 5.000.000,- beserta copy bukti
pengeluaran kas No. CK 701 kepada pengelola dana kas kecil:
Juli 5, Bagian umum menyerahkan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil kepada pengelola
kas kecil, untuk pembelian :
______________
Rp. 2.160.000,00