MODUL VII

KAS DAN PENGENDALIANNYA

Tujuan Materi:
Setelah mempelajari materi yang ada dalam modul ini, Anda daiharapkan
dapat:
1. Menjelaskan sifat kas dan pentingnya pengendalian atas kas.

2. Memperoleh gambaran mengenai prosedur dasar dalam

pengendalian internal atas penerimaan kas.

3. Memperoleh gambaran mengenai prosedur dasar dalam

pengendalian internal atas pembayaran kas.

4. Menjelaskan penggunaan rekening bank dan kaitannya dengan

pengendalian kas.

5. Menyiapkan rekonsiliasi bank dan ayat jurnal yang diperlukan.

6. Mencatat transaksi kas kecil.

7. Memahami bagaimana kas disajikan dalam neraca.

VII.1 Sifat Kas dan Pentingnya Pengendalian Atas Kas
Kas meliputi uang logam, uang kertas, cek, poswel (kiriman
uang lewat pos; money orders), dan deposito. Perangko bukanlah merupakan
kas melainkan biaya yang dibayar dimuka (prepaid expense) atau beban yang
ditangguhkan (deferred expense). Pada umumnya, perusahaan menbagi kas
menjadi dua kelompok, yaitu uang yang tersedia di kasir perusahaan (cash
on hand) dan uang yang tersimpan di bank (cash in bank).
Dalam praktik, umumnya perusahaan tidak hanya memiliki satu
rekening bank saja tetapi beberapa rekeningbank sekaligus pada saat yang
bersamaan. Beberapa rekening bank ini memang secara khusus di buka oleh
perusahaan dengan tujuan untuk mengakomodir masing-masing keperluan
yang berbeda. Sebagai contoh, misalkan saja perusahaan X yang memiliki
empat macam rekening bank yang berbeda. Rekening bank yang berbeda
secara khusus digunakan sebagai tempat untuk menampung seluruh hasil
penerimaan tagihan dari pelanggan; rekening bank yang kedua digunakan
untuk keperluan membayar utang usaha ke supplier; rekening bank yang
ketiga digunakan khusus untuk keperluan pembayaran gaji; dan rekening
bank yang keempat (terakhir) dibuka secara khusus oleh perusahaan untuk
keperluan pembayaran selain gaji dan utang usaha.
Sisa uang kas perusahaan yang tidak tersimpan di bank umumnya
tersedia di kasir perusahaan untuk memenuhi pembayaran-pembayaran
yang jumlahnya relatif kecil(sebagai dana kas kecil / petty cash fund) dan
juga untuk memenuhi keperluan pembayaran khusus.
Kas merupakan aktiva yang paling lancar disbanding aktiva lainnya.
Oleh semodul itu, kas merupakan aktiva yang paling banyak digemari untuk
dicuri, dimanipulasi, dan diselewengkan. Dalam neraca kas selalu disajikan
pada urutan pertama, setelah itu baru diikuti dengan akun piutang usaha,
dan seterusnya sesuai dengan urutan tingkat likuiditasnya.
Dalam siklus normal bisnis (operasi) perusahaan, kas merupakan
sesuatu yang krusial. Dengan kas yang dimliki, perusahaan dapat membeli
barang dagangan dari supplier; lalu menjual kembali barang dagangan
tersebut ke pelanggan, yang sebagian besar dilakukan secara kredit,
timbullah piutang usaha; piutang usaha ini lalu di tagih (dikonversi)
menghasilkan kas,; dan seterusnya di mana siklus akan berulang kembali.
Banyak sekali transaksi yang baik secara langsung ataupun tidak
langsung memengaruhi penerimaan dan pembayaran kas. Untuk
mengamankan kas dan menjamin keakuratan (ketepatan penyajian) atas
catatan akuntansi kas, pengendalian internal yang efektif atas kas mutlak
diperlukan

VII.2 Pengendalian Internal Atas Penerimaan Kas

Sebagian besar penerimaan kas perusahaan tentu saja berasal dari
hasil kegiatan normal bisnisnya, yaitu melalui penjualann tunai (baik untuk
perusahaan dagang maupun perusahaan jasa), ataupun sebagai hasil
penagihan piutang usaha dari pelanggan (dalam hal penjualan kredit).
Sedangkan penerimaan kas lainnya timbul dari kegiatan non-operasional
perusahaan. Contoh sumber penerimaan kas lainnya ini adalah berasal dari
pendapatan bunga, sewa, deviden, setoran pemilik, hasil pinjaman bank,
hasil penjualan aktiva tetap yang tidak terpakai, hasil penerbitan dan
penjualan saham, obligasi dan sebagainya.
Mengingat kas merupakan aktiva yang paling lancar dibanding
aktiva lainnya, maka untuk mengamankan penerimaan kas ini
diperlukanlah sebuah sistem pengendalian internal yang sangat baik dan
ekstra hati-hati.
Secara garis besar, berikut ini adalah beberapa penerapan prinsip
pengendalian internal atas penerimaan kas:
1. Hanya karyawan tertentu saja yang secara khusus ditugaskan untuk
menangani penerimaan kas.
2. Adanya pemisahan tugas (segregation of duties) antara individu yang
menerima kas, mencatat/membukukan penerimaan kas, dan yang
menyimpan kas.
3. Setiap transaksi penerimaan kas harus didukung oleh dokumen (sebagai
bukti transaksi), seperti slip berita pembayaran (pengiriman)
uang/remittance advices (dalam kasus penerimaan uang lewat pos/mail
receipts), struk/cash register record (dalam ksaus penerimaan uang lewat
konter penjualan/counter receipts), dan salinan bukti setor uang tunai ke
bank(deposite slips).
Seluruh uang kas harian yang diterima perusahaan dipegang oleh
departemen kasir (kepala kasir). Salinan lembar pertama dari ringkasan
total penerimaan kas harian yang telah disiapkan oleh departemen kasir
diserahkan ke departemen akuntansi; untuk selanjutnya oleh bagian
akuntansi akan dipergunakan sebagai dasar pencatatan transaksi ke
dalam jurnal (tentu saja setelah melewati proses analisis transaksi dan
identifikasi akun), lalu dibuatkan buku besar, dan setrusnya sesuai
dengan tahapan-tahapan yang ada dalam siklus akuntansi. Sedangkan
salinan lembar kedua dari ringkasan total penerimaan kas harian tadi
yang telah disiapkan oleh departemen kasir diserahkan kebagian
keuangan. Dokumen asli yang memuat ringkasan total penerimaan kas
harian itu sendiri tetap akan di simpan di departemen kasir.
4. Uang kas hasil penerimaan penjualan harian atau hasil penagihan
piutang dari pelanggan harus disetor ke bank setiap hari oleh
departemen kasir.
Departemen kasir (kepala kasir) akan mengisi formulir setoran bank dan
kemudian menyetorkan uang kas tadi ke bank. Salinan bukti setor bank
ini, lalu akan diserahkan oleh departemen kasir ke bagian keuangan. Jika
uang kas hasil penerimaan penjualan harian atau hasil penagihan
piutang tersebut tidak sempat disetorkan ke bank, maka simpanlah uang
kas tadi dalam safe deposite box, dan hanya satu orang tertentu saja yang
ditunjuk atau memiliki kode akses untuk membukanya; hal ini dilakukan
untuk menghindari sikap saling menuduh atau memudahkan
pertanggungjawaban langsung apabila terjadi kehilangan atas uang kas
tersebut.
5. Dilakukannya pengecekan independen atau verifikasi internal.
Misalnya saja dalam kasus penerimaan uang lewat konter penjualan,
dimana biasanya supervisor akan memverifikasi (mengecek) kebenaran
atas jumlah penerimaan kas harian yang telah dihasilkan oleh operator
mesin register kas dengan cara mencocokkan antara total catatan
register kas dengan total fisik uang kas actual; sedangkan bagian
keuangan juga akan memverifikasi (mengecek) kebenaran atas jumlah
penerimaan kas harian ini dengan cara membandingkan antara salinan
lembar ke dua dari ringkasan total penerimaan kas harian dengan
salinan bukti setor bank.
6. Mengikat karyawan yang menangani penerimaan kas dengan uang
pertanggungan.

Pengendalian atas Penerimaan Uang Lewat Pos

Dalam hal ini, uang diterima lewat kiriman pos ketika pelanggan
membayar tagihan mereka. Kas di sini biasanya dalam bentuk checks atau
money orders. Cek akan diterima oleh perusahaan bersamaan dengan slip
berita pembayaran (pengiriman) uang/remittance advices. Slip ini biasanya
merupakan bagian dari faktur tagihan yang telah dikirimkan pertama kali
ke pelanggan pada waktu terjadinya penjualan, yang kemudian
dikembalikan lagi oleh pelanggan yang bersangkutan bersamaan dengan
pembayarannya. Slip ini berisi keterangan pembayaran, yang memuat
mengenai tanggal penerbitan (pembayaran) cek, nomor tagihan, serta
jumlah tagihan bersih setelah dikurangi dengan potongan-potongan atau
penyesuaian (pengurangan) harga.
Karyawan yang membuka kiriman ini seharusnya pertama kali
mencocokkan antara jumlah kas yang diterima dengan jumlah yang tertera
dalam slip berita pembayaran. Sama seperti cash register records, remittance
advices ini berfungsi sebagai catatan penerimaan kas pertama kalinya, dan
juga untuk memastikan ketepatan pembukuan dalam rekening pelanggan
yang bersangkutan. Karyawan yang membuka kiriman ini lalu akan
memberikan stempel “Hanya Untuk Disetorkan” (“For Deposit Only”) pada
cek yang diterimanya. Hal ini dilakukan untuk menutup kemungkinan
bahwa cek akan dipakai untuk kepentingan pribadi. Bank tidak akan
memberikan kas atas cek yang telah diberi stempel ini melainkan akan
diperhitungkan langsung secara otomatis sebagai setoran ke rekening bank
perushaan. Karyawan yang membuka kiriman tadi juga akan menyiapkan
sebuah list (daftar) yang berisi cek yang diterima setiap hari. Daftar ini
menunjukkan nama pengirim (pembuat) cek, tujuan pembayaran beserta
jumlahnya.
Seluruh cek yang diterima akan diserahkan ke departemen kasir
(kepala kasir), berikut remittance advices dan daftar cek. Kepala kasir,
berdasarkan cek yang diterima berikut slip berita pembayaran dan daftar
cek akan mengisi formulir setoran bank dan membuat ringkasan total
penerimaan kas harian (daily cash summary).
Salinan lembar pertama dari ringkasan total penerimaan kas harian
ini akan diteruskan oleh kepala kasir ke departemen akuntansi sebagai dasar
pencatatan atas transaksi penerimaan uang lewat pos. bukti setor
departemen kasir ke bank yang brupa salinan deposite slip dan salinan
lembar kedua dari ringkasan total penerimaan kas harian akan diserahkan
kebagian keuangan. Bagian keuangan lalu akan membandingkan antara
salinan dari ringkasan total penerimaan kas harian (yang memuat
penerimaan uang lewat pos) dengan salinan bukti setor bank. Pada akhirnya,
bagian keuangan akan mem-fotocopy salinan bukti setor bank tadi untuk
selanjutnya diserahkan ke bagian akuntansi.

Pengendalian atas Penerimaan Uang Lewat konter Penjualan

Hamper dapat dipastikan, kita semua pasti pernah atau bahkan telah
puluhan kali pergi berbelanja ke hypermarket/supermarket, minimarket,
department stote, retail store, atau fast-food restaurants (seperti Carrefour,
Superindo, Giant, Hero, Alfamart, Indomaret, Toko Buku Gramedia,
McDonald’s, Wendy’s dan lain-lainnya). Cobalah perhatikan pada saat kita
hendak mulai membayar belanjaan yang kita beli (pesan). Operator mesin
register kas (klerek) akan menghitung jumlah keseluruhan nilai barang yang
kita beli (pesan) dengan cara memasukkan (menginput) satu per satu setiap
item belanjaan, lalu nilai setiap item belanjaan tersebut akan muncul di layer
monitor mesin register kas beserta jumlah totalnya yang harus dibayar. Kita
akan membayar jumlah keseluruhan nilai belanjaan kita berdasarkan struk
yang telah dicetak dari mesin register kas tadi.
Dalam beberapa kasus, seperti konter-konter penjualan yang ada di
Carrefour, Superindo, Hero, dan supermarket sejenis lainnya, klerek,
bahkan akan mengidentifikasi kode barang (barcode) melalui mesin scanner,
yang kemudian secara otomatis memunculkan nama jenis barang belanjaan
beserta harganya dalam layer monitor.
Pada saat kita membayar, jangan lupa bahwa seharusnya kita
memeriksa kembali secara cermat setiap jumlah barang yang dibeli
(dipesan), dengan cara membandingkan antara data yang terekam dalam
struk dengan fisik barang belanjaan (jenis barang, kuantitas, dan harga).
Data belanjaan yang telah terekam dalam mesin register kas dan di cetak
dalam bentuk struk ini berguna sebagai alat control, yang menjamin bahwa
belanjaan kita telah di bebankan dengan benar, atau dengan kata lain untuk
memastikan keakuratan nilai belanjaan. Hal ini tentu saja sangat
bermanfaat untuk menghindari terjadinya kekeliruan, baik kesalahan yang
tidak disengaja maupun kekurangan yang disengaja oleh karyawan klerek.
Pada awal shift, biasanya supervisor akan memberikan modal (dana)
kas awal kepada setiap operator register kas untuk uang kembalian (change
fund). Dana untuk uang kembalian ini akan tersedia dalam laci masing-
masing klerek. Nanti, pada setiap akhir shift, setiap operator register kas
akan mempertanggungjawabkan uang kembalian tersebut ditambah dengan
uang kas yang telah dihasilkan lewat penjualan dalam konternya. Pada
umumnya, pihak perusahaan tidak akan mentoleransi kekurangan yang
terjadi dalam penghitungan fisik atas jumlah uang kas yang harus ada di
akhir shift tugas karyawan klereknya (kecuali jika kekurangan tersebut
memang dikarenkan sistem pembulatan ke bawah yang di terapkan
perusahaan). Hal ini berarti bahwa kekurangan yang terjadi (diluar sistem
perusahaan) akan menjadi tanggungan karyawan yang bersangkutan.
Apabila kekurangan yang terjadi memang dikarenakan sistem
pembulatan ke bawah yang diterpkan perusahaan, maka pihak perusahaan
akan mencatat kekurangan kas tersebut ke dalam sebuah akun, yaitu akun
“beban atas kekurangan penerimaan kas”. Akun ini akan masuk dalam
laporan laba rugi sebagai beban operasional lain-lain. Sebagai contoh:
berikut ini adalah ayat jurnal yang perlu dibuat dalam pembukuan
perusahaan untuk mencatat beban kekurangan kas sebesar Rp. 400,- dimana
besarnya total penjualan adalah Rp. 4.270.150,- (berdasarkan jumlah yang
tercantum dalam keseluruhan struk penjualan shift saat itu) sedangkan fisik
uang kas actual yang ada adalah hanya sebesar Rp. 4.269.750,-:
Kas Rp 4.269.750.-
Bebas Pengeluaran Kas 400
Penjualan Rp 4.270.150

Sebaliknya jika perusahaan menerapkan kebijakan atau sistem pembulatan

keatas, maka akun “pendapatan atas kelebihan penerimaan kas” akan
dikredit sebesar sebesar selisihnya ( yaitu selisih antara jumlah yang
tercantum dalam struk dengan jumlah fisik uang kas yang ada ). Akun ini
akan masuk dalam laporan laba rugi sebagai pendapatan operasional lain-
lain.
Dalam praktik, ada juga perusahaan yang menggunakan akun
“selisih penerimaan kas” untuk membukukan baik kekurangan penerimaan
kas maupun kelebihan penerimaan kas (dimana akun selisih penerimaan kas
akan di debet jika terjadi kekurangan penerimaan kas, dan sebaiknya akun
selisih penerimaan kas akan dikredit jika terjadi kelebihan penerimaan kas).
Setelah uang kas diperiksa dan dihitung oleh supervisor, supervisor
akan mencatatnya, kedalam sebuah laporan perhitungan kas ( cash count
sheets ) dalam bentuk memo. Memo ini akan diparaf baik oleh klerek yang
bersangkutan maupun supervisor. Memo yang telah di paraf ini dan catatan
register kas dari masing-masing klerek berikut uang kas-nya kemudian
diserahkan ke departemen kasir (kepala kasir). Kepala kasir, berdasarkan
uang kas yang diterima dari supervisor berikut catatan register kas dan
laporan perhitungan kas akan mengisi formulir setoran bank dan membuat
ringkasan total penerimaan kas harian ( daily cash summary ).
Salinan lembar pertama dari ringkasan total penerimaan kas harian
ini akan diteruskan oleh kepala kasir ke departemen akuntansi sebagai dasar
pencatatan atas transaksi penjualan harian. Bukti sector departemen kasir
ke bank yang berupa salinan deposit slip dan salinan lembar kedua dari
ringkasan total penerimaan kas harian akan diserahkan ke bagian keuangan.
Bagian keuangan lalu akan membandingkan antara salinan dari ringkasan
total penerimaan kas harian ini dengan salinan bukti setor bank. Atau
bagian keuangan dapat juga membandingkan antara salinan laporan
perhitungan kas yang dibuat oleh supervisor dengan salinan bukti setor
bank. Pada akhirnya, bagian keuangan akan mem-fotocopy salinan bukti
setor bank tadi untuk selanjutnya diserahkan kebagian akuntansi.

VII.3 Pengendalian Internal Atas Pembayaran Kas

Kas mungkin dikeluarkan untuk berbagai tujuan (alasan), seperti
misalnya untuk membayar beban-beban tertentu (baik sebagai pengeluaran
operasional maupun non operasional), untuk membayar utang kepada
pemasok, bankir, atau pihak kreditur lainnya, serta bisa juga kas di
keluarkan untuk membeli aktiva. Pada umumnya, pengendalian internal
atas pengeluaran kas akan lebih efektif ketika pembayaran dilakukan
dengan menggunakan cek atau transfer lewat rekening bank, dari pada
dengan melibatkan uang kas secara langsung. Pengecualian dibuat untuk
pengeluaran-pengeluaran tertentu yang jumlahnya relative kecil, dimana
pengeluaran-pengeluaran ini mungkin dapat dibiayai lewat dana kas kecil
(petty cash fund).
 Pengendalian internal atas pembayaran kas seharusnya memberikan
jaminan yang memadai bahwa pembayaran hanya dilakukan untuk
transaksi-transaksi yang benar-benar telah diotorisasi dengan semestinya. Di
samping itu, budgeting juga dapat menjadi sebagai salah satu alat kontrol
untuk memastikan bahwa uang kas telah digunakan secara efisien. Biasanya,
manager keuangan perusahaan secara berkala akan menyusun anggaran
pengeluaran kas dengan penuh hati-hati, dan nantinya pada setiap akhir
periode kinerja dari anggaran pengeluaran kas ini akan dievaluasi secara
cermat untuk mengetahui lebih lanjut faktor-faktor penyemodul terjadinya
pengeluaran kas yang menyimpang jauh dari atau di luar anggaran.
Pengendalian internal sesungguhnya juga harus dapat menjamin
bahwa setiap kejadian ekonomi yang sifatnya akan menghemat pengeluaran
kas benar-benar telah di manfaatkan dengan semestinya untuk kepentingan
perusahaan, bukan untuk kepentingan pribadi oknum karyawan tertentu.
Sebagai contoh, seharusnya kalau pengendalian internal telah diterapkan
dengan baik, seperti yang sering terjadi dalam kasus di perusahaan dagang,
maka dapat dipastikan bahwa tidak akan mungkin seorang karyawan dapat
dengan leluasa melakukan penggelapan kas atas potongan pembelian
(purchase discounts) yang diberikan oleh pemasok.
Untuk menjamin pengendalian internal yang baik maka pemisahan
tugas (segregation of duties ) sangat mutlak diperlukan. Sudah dapat
dipastikan apa yang akan terjadi apabila bagian pembelian juga merangkap
dengan bagian pembayaran dan pembukuan. Dalam hal ini, kemungkinan
besar dapat di pastikan bahwa akan terjadi yang namanya employee fraud (
tindakan kecurangan yang dilakukan oleh karyawan ). Kalau pengendalian
internal tidak diterapkan dengan baik, maka tidak hanya potongan
pembelian, tetapi potongan dagang ( trade discounts ) juga akan atau dapat
dimanipulasi. Potongan pembelian diberikan oleh pemasok kepada
perusahaan atas pembayaran yang dilakukan dalam waktu yang segera
sesuai dengan periode potongan yang tertera dalam credit term. Sedangkan
potongan dagang adalah potongan langsung yang diberikan oleh pemasok
kepada perusahaan atas pembelian barang dalam jumlah atau partai besar.
Pada umumnya, pengendalian internal baru diterapkan oleh
perusahaan dengan skala bisnis ukuran menengah ke atas, yang di mana
kegiatan operasionalnya sudah semakin kompleks dan jenjang otorisasi
mulai semakin meluas (bertingkat). Penerapan atas pengendalian internal
mengharuskan perusahaan untuk mau tidak mau mengeluarkan tambahan
biaya. Pada prinsipnya, manfaat yang akan diperoleh dari penerapan
pengendalian internal harus lebih besar di banding pengorbanan yang
dikeluarkan.
Pada perusahaan kecil, seorang manager mungkin dapat dengan
leluasa menandatangani setiap cek tanpa limit otorisasi. Sedangkan untuk
perusahaan dengan skala bisinis ukuran menengah ke atas, maka biasanya
manager keuangan atau kepala cabang memiliki batas-batas jumlah tertentu
dalam hal penandatangan cek atau melakukan pembayaran. Sebagai contoh
bahwa manager keuangan yang ada di kantor pusat mungkin hanya boleh
menyetujui pembayaran-pembayaran yang jumlahnya tidak melebihi 50 juta
rupiah. Sehingga jika kebutuhan pembayaran melebihi jumlah tersebut,
maka harus mendapat otorisasi khusus dari pimpinan yang ada diatasnya,
dalam hal ini misalnya adalah otorisasi dari direktur keuangan. Perusahaan
yang memiliki beberapa kantor cabang juga biasanya akan memberlakukan
batas otorisasi pembayaran kas atau penandatangan cek yang bervariasi
antara kepala cabang yang satu dengan kepala cabang lainnya. Misalnya
saja bahwa kepala cabang Surabaya diperbolehkan (memiliki otorisasi)
untuk melakukan pembayaran kas atau penandatangan cek sampai dengan
40 juta rupiah, tetapi mungkin kepala cabang Cirebon hanya memiliki batas
otorisasi maksimum 20 juta rupiah. Hal ini dapat dimengerti sehubungan
dengan kebutuhan dana kas opersaional yang berbeda.
Dalam praktik, banyak sekali tindakan kecurangan yang terjadi
sebagai akibat dari lemahnya pengendalian internal. Masalah pengendalian
internal lainnya yang tidak kalah penting (disamping masalah pemisahan
tugas dan limit otorisasi seperti yang telah di bahas di atas) adalah mengenai
masalah keabsahan dokumen. Seringkali dokumen bukti pembayaran kas
dimanipulasi. Contoh yang paling sering terjadi adalah
Melebih-lebihkan jumlah penggantian atas biaya perjalanan dinas (seperti
biaya makan, transport, atau uang, bensin dan lain-lain) juga klaim atas
penggantian biaya kesehatan (biaya berobat maupun penggantian
kacamata). Perlu juga diperhatikan bahwa dokumen tagihan yang telah
dibayar lunas harus segera diberi stempel “lunas” (“paid”) untuk menghidar
terjadinya pengulangan kembali oleh oknum karyawan yang tidak
bertanggung jawab.
Secara garis besar berikut ini adalah beberapa penerapan prinsip
pengendalian internal atas pembayaran kas dengan menggunakan cek :
1. Hanya pejabat tertentu saja yang secara khusus memiliki otorisasi untuk
menandatangani cek (biasanya manajer keuangan).
2. Adanya pemisahan tugas (segregation of duties) antara individu yang
menyetujui pembayaran kas, melakukan pembayaran kas, dan yang
mencatat/ membukukan pengeluaran kas.
3. Menggunkan cek yang telah bernomor urut tercetak, setiap cek harus
dilampiri dengan bukti tagihan.
4. Simpanlah blankko cek yang belum terpakai (yang telah bernomor urut
tercetak tadi) dlam save deposit box, dan hanya satu orang tertentu saja
yang ditunjuk atau meniliki akses untuk membukanya, cetak jumlah nilai
cek yang akan dibayarkan dan tujuan serta penerimaan pembayaran
dengan menggunakan mesin cetak.
5. Dilakukan pengecekan independen atau verivikasi internal. Bandingkan
antara cek dengan bukti tagihan dan cocokanlah dengan laporan bank
atau rekening Koran bulanan.
6. Faktur tagihan yang telah dibayar lunas (invoices) yang telah dibayar
lunas harus diberi stempel lunas (“paid”).
VII.4 Penggunaan Rekening Bank
Sebagian besar dari kita hampir dapat dipastikan sudah tidak asing
lagi dengan rekening bank. Penggunaan rekening bank sanga efektif
terutama dalam menunjang pengendalian atas kas. Perusahaan dapat
mengamankan kasnya dengan cara menyimpannya dibank. Selain itu,
seperti telah disebutkan diatas bahwa sering kali perusahaan memanfaatkan
cek atau transfer uang lewat rekening bank untuk melakukan pembayaran
kas.
Pemanfaatan rekning bank dapat mengurangi jumlah uang kas yang
harus dibawa kesana kemari, sekaligus memperkecil resiko terjadinya
kehilangan atas uang kas. Di samping itu, dengan rekening bank
memungkinkan pencatatan berganda atas seluruh transaksi perusahaan
yang melalui bank, transaksi dicatat oleh perusahaan dan juga sekaligus
bank. Hubungan yang ada antara deposan (depositor) dengan bank
(depository) adalah hnbungan timbal balik. Setiap kali deposan menyetor
uang ke bank maka hal ini merupakan kewajiban bagi bank, sebaliknya jika
deposan melakukan penarikan uang maka hal ini akan mengurangi
kewajiban bank. Jumlah saldi uang kas deposan yang ada di bank secara
terus menerus harus dicocokan antara menurut catatan perusahaan dengan
catatan bank.
Cek adalah dokumen tertulis yang ditandatangani oleh deposan,
meminta bank untuk membayarkan sejumlah uang ke individu atau entitas
tertentu. Ada tiga pihak yang terlibat dalam proses penerbitan sampai
pencairan cek yaitu pembuat atau penarik cek, bank, dan penerima cek.
Pembuat atau penarik cek adalah orang yang menandatangani atau
menerbitkan cek dan meminta bank untuk melakukan pembayaran. Bank
adalah pihak dimana cek tersebut ditarik. Sedangkan penerimaan cek
adalah pihak dimana cek terhutang atau pihak dimana pembayaran
ditujukan.
Nama dan alamat deposan biasanya bercetak pada setiap lembar cek.
Disamping itu cek haruslah bernomor urut tercetak, sehingga cek-cek
tersebut tetap dapat dengan mudah ditelusuri bai oleh pembuat cek maupun
bank. Sebelum cek disetorkan di bank, penerima cek akan memisah
remittance advices kan terlebih dahulu. Penerima cek lalu dapat
menggunakan remittance advices ini sebagai bukt rincian penerimaan kas.

Laporan Bank (Rekening Koran)

Rekening Koran memuat hal yang sama dengan buku tabungan. Di
dalamnya, sama-sama memuat mengenai tanggal dan sandi transaksi mutasi
debet, mutasi kredit, dan saldo. Bedanya adalah kalau buku tabungan
dibuka untuk nasabah (deposan) perorangan, sedangkan rekening Koran
untuk nasabah corporate (entitas). Nasabah perorangan biasanya akan
mendatangi bank bersangkutan untuk mencetak setiap transaksi bank yang
terjadi ke dalam buku tabungan, sedangkan untuk nasabah corporate,
biasanya rekening Koran memuat transaksi bulanan akan dikirim langsung
oleh bank ke nasabah yang bersangkutan.
Dalam satu buku tabungan biasanya bisa menampung rincian
transaksaksi dari beberapa periode (tergantung pada sedikit atau banyaknya
transaksi bank yang terjadi). Jika seluruh halaman yang ada dalam buku
tabungan telah terpakai. Maka bank akan menggantinya dengan buku
tabungan yang baru. Sedangkan rekening Koran yang rutin dikirim oleh
bank sifatnya bulanan. Setiap bulan, nasabah akan menerima rekening kiran
yang meringkas seluruh transaksi bank selama satu bulan terakhir. Sebagai
contoh , rekening Koran yang memuat transaksi bank selama bulan januari
baru akan diterima oleh perusahaan di bulan februari , dan seterusnya.
Dalam rekening Koran juga biasanya memuat mengenai ringkasan
transaksi.
Sistem akuntansi atau pencatatan yang ada dalam buku tabungan
maupun rekening Koran mewakili kepentingan bank. Perhatikan bahwa
setiap setoran uang, kiriman masuk (baik dari hasil penagihan piutang wesel
dari pelanggan maupun penerimaan pinjaman) serta pendapatan bunga
akan dicatat oleh bank yang bersangkutan disebelah kredit, (pada kolom
mutasi kredit) baik dalam buku tabungan maupun rekening Koran. Ini
artinya adalah bahwa setiap setoran yang dilakukan nasabah, kiriman uang
masuk maupun pendapatan bunga yang menjadi hak (milik) nasabah akan
menambah jumlah kewajiban bank terhadap nasabah bersangkutan (ingat
kembali bahwa kewajiban memiliki saldo normal disebelah kredit), yang
berarti juga saldo nasabah ikut bertambah. Bank biasanya akan
menerbitkan nota kredit (credit memorandum) untuk transaksi-transaksi
yang sifatnya mengurangi kewajiban bank terhadap nasabah (mengurangi
saldo nasabah), seperti penarikan uang, beban administrasi, pajak dan cek
yang dikembalikan karena tidak cukup dana (not sufficient fund cheek).
Pada waktu bank menerima setoran cek dari nasabahnya, maka bank akan
kembali menerbitkan nota debet atas nasabah bersangkutan, lalu apabila
ternyata setoran cek tersebut tidak ada atau tidak cukup dannya, maka bank
akan kembali menerbitkan nota debet atas nasabah bersangkutan untuk
membatalkan nota kredit yang tadi.

VII.5 Rekonsiliasi Bank

Bagi nasabah perorangan, hampir dapat dipastikan tidak
menyelenggarakan catatan tersendiri atas saldo rekening banknya. Dalam
hal ini, nasabah bersangkutan biasanya hanya akan mengandalkan
pencatatan tunggal yang dilakukan oleh bank lewat buku tabungan.
Sedangkan untuk nasabah corporate seperti yang telah disinggung diatas,
bahwa dengan rekening bank akan memungkinkan pencatatan berganda
atas seluruh transaksi perusahaan yang melalui bank, yang artinya bahwa
transaksai akan dicatat baik oleh perusahaan dan juga sekaligus oleh bank.
Untuk tujuan pengendalian internal, begitu perusahaan menerima
rekening Koran bulanan (yang dikirim secara rutin oleh bank) maka
perusahaan akan mengecek kebenaran atau kecocokan saldo rekeningnya
antara saldo menurut catatan perusahaan (depositors records/ balance per
books) dengan catatan menurut bank (bank statement / balance per bank).
Dalam hal ini sangat mungkin sekali terjadinya perbedaan saldo (saldo
akhir cash in bank) diantara kedua catatan tersebut, oleh semodul itu
rekonsilisasi dua kolom biasanya dilakukan untuk menetapkan atau
mendapatkan saldi akhir cash in bank yang benar atau sesungguhnya
(corrected balance). Untuk kepentingan pemeriksaan akuntansi (financial
auditing) atas saldo cash in bank , biasanya rekonsisliasi bank yang
dipergunakan adalah rekonsiliasi empat kolom, sebagai pembuktian atas
saldo akhir cash in bank periode berjalan (proof of cash). Empat kolom yang
dimaksud adalah merinci masing-masing saldo akhir cash in bank (baik
saldo akhir menurut catatan bank maupun perusahaan) dengan cara
menambahkan jumlah total setoeran atu pemasukan kas selama periode
berjalan. Namun yang hanya akan dibahas dalan buku ini adalah
rekonsiliasi dua kolom.
Untuk rekonsiliasi dua kolom, tampilan laporannya atau
penyajiannya akan dibagi menjadi dua bagian (sisi). Sisi pertama memuat
mengenai rincian koreksi atas saldo akhir cash in bank menurut catatan
bank, sedangkan sisi yang satunya lagi memuat rincian koreksi atas saldo
akhir cash in bank menurut catatan perusahaan, proses rekonsiliasi akan
berakhir apabila masing-masing saldi akhir cash in bank dari kedua sisi
(antara menurut catatan bank dengan menurut catatan perusahaan) telah
sama, yaitu sesuai dengan saldo yang sebenarnya (corrected balance). Jadi
dapat yaitu sesuai dengan saldo yang sebenarnya (corrected balance). Jadi
dapat disimpulkan disini bahwa tujuan dari pada rekonsiliasi bank adalah
untuk mencocokan besarnya saldo akhir cash in bank antara menurut
catatan perusahaan dengan tekening Koran yang diterbitkan oleh bank.

Berikut ini adalah beberapa penyemodul timbulnya perbedaan saldo

antara catatan menurut perusahaan dengan rekening Koran yang
diterbitkan oleh bank :
1. Deposit in Transit (setotan dalam perjalanan)
Setoran yang telah diperhitungkan dalamcatatan perusahaan sebagai
penambah saldo cash in bank, tetapi belum masuk dalam catatan
rekening Koran bank (belum dikredi oleh bank bersangkutan.

Untuk tujuan rekonsiliasi bank setoran dalam perjalanan ini sifatnya

akan mengoreksi (menambah) besarnya saldo cash in bank menurut
rekening Koran (catatan bank).

2. Outstanding Cheeks (cek yang masih beredar)

Pihak perusahaan didalam pembukuan sudah mengurangi besarnya
saldo cash in bank sebagai pembayaran ke kreditur/supplier tersebut
belum juga dicairkan ke bank sehingga saldo cash in bank menurut
rekening Koran bank belum mencerminkan pembayaran tersebut (belum
diterbitkan oleh bank yang bersangkutan).

Untuk tujuan rekonsiliasi bank, cek yang masih beredar ini sifatnya akan
mengoreksi (mengurangi) besarnya saldo cash in bank menurut rekening
Koran (catatan bank).

3. Not Sufficient Fud Cheek (cek tidak cukup dana).

Begitu perusahaan menerima cek pembayaran dari pelanggan pihak
perusahaan di dalam pembukuannya tentu saja akan segera
menambahkan besarnya penerimaan ini kedalam saldo cash in bank dan
mengkredit akun piutang usaha atas nama pelanggan bersangkutan),
yang namun ternyata setelah disetor kebank cek tersebut tidak bisa
dicairkan (ditolak oleh bank) karena tidak cukup dana/cek kosong.

Untuk tujuan rekonsiliasi, cek yang dikembalikan oleh bank karena tidak
cukup dana ini sifatnya akan mengoreksi (mengurangi) kembali besarnya
saldo cash in bank menurut catatan perusahaan. Dalam pembukuan
perusahaan (lewat jurnal koreksi), cek tidak cukup dana ini lalu akan
dibebankan kembali kepelanggan bersangkutan, yaitu dengan cara
 memunculkan kembali akun piutang usaha dan dan mengedit akun cash
in bank.

4. Notes Plus Interset Collected by Bank (penagihan piutang wesel beserta

bunganya lewat bank) yang belum dicatat dalam jurnal atau pembukuan
perusahaan.
Apabila tagihan piutang wesel dilakukan oleh bank, maka perusahaan
baru akan mengetahui hasil penagihan tagihan ini (berserta bunganya)
pada awal bulan berikutnya, yaitu pada saat perusahaan menerima
rekening Koran atas bulan yang telah lewat (bulan dimana piutang wesel
ditagih). Hal ini berarti bahwa dalam bulan dimana piutang wesel
tersebut ditagih, telah terjadi perbedaan saldo cash in bank antara
menurut catatan bank dengan menurut catatan perusahaan. Perusahaan
dalam pembukuannya belum mencatat hasil penerimaan tagihan tersebut
(beserta bunganya), karena baru mengetahui di bulan berikutnya.

Untuk tujuan rekonsiliasi atas saldo cash in bank dimana piutang wesel
ditagih, maka perusahaan dalam pembukuannya (lewat jurnal koreksi)
akan menambah saldo cash in bank menurut catatan perusahaan agar
supaya sama dengan catatan bank. Jadi dalam hal ini pihak bank lah
yang pertama kali mengetahui terlebih dahulu dan mengkredit
penerimaan piutang wesel tersebut beserta bunganya ke dalam rekening
perusahaan, sehingga untuk kecococokan saldo maka pihak perusahaan
lah yang dalam pembukuannya harus mengoreksi saldo cash in bank
catatannya. Caranya adalah dengan mendebet akun cash in bank sebesar
nilai nomina wesel tagihan di tambah bunganya, dan mengktredit akun
piutang wesel pelanggan bersangkutan (sebesar nilai nominal tadi) serta
juga mengkredit akun pendapatan bunga atas wesel tagih tersebut.

5. Interest Income (bunga bank atas saldo rekening perusahaan yang

mengendap atau sering dikenal sebagai jasa giro) yang belum dicatat
dalam jurnal atau pembukuan perusahaan.
 Perusahaan biasanya baru akan mengetahui hasil pendapatan bunga atas
saldo rekeningnya yang telah mengendap selama bulan berjalan pada
awal bulan berikutnya, yaitu pada saat perusahaan menerima rekening
Koran atas bulan yang telah lewat (bulan dimana jasa giro dihasilkan).
Hal ini berarti bahwa dalam di mana jasa giro tersebut di hasilkan, telah
terjadi perbedaan saldo cash in bank antara menurut catatan perusahaan
dengan menurut perusahaan. Perusahaan dalam pembukuannya belum
mencatat hasil jasa giro tersebut, karena baru mengetahui di bulan
berikutnya.

Untuk tujuan rekonsiliasi atas saldo cash in bank dimana jasa giro
dihasilkan, maka plerusahaan di dalam pembukuannya (lewat jurnal
koreksi) akan menambah saldo cash in bank menurut catatan perusahaan
agar supaya sama dengan catatan bank. Jadi dalam hal ini pihak bank
lah yang pertama kali mengetahui terlebih dahulu dan mengkredit
jumlah jasa giro tersebut kedalam rekening perusahaan, sehingga untuk
kecocokan saldo maka pihak perusahaanlah yang dalam pembukuannya
harus mengkoreksi saldo cash in bank catatannya. Caranya adalah
dengan mendebet akun cash in bank dan mengkredit akun pendapatan
bunga sebesar jasa giro yang diperoleh.

6. Bank Service Changes (biaya jasa bank) yang belum dicatat dalam jurnal
atas pembukuan perusahaan
Biaya-biaya ini meliputi biaya administrasi, biaya kliring, biaya
penagihan piutang lewat bank, biaya cetak buku cek dan biaya lainnya
yang dibebankan ke rekening nasabah sehubungan dengan pemanfaatan
fasilitas atau jasa yang diberikan bank.
Perusahaan biasanya baru akan mengetahui besarnya biasanya
adimistrasi bulan berjalan pada awal bulan berikutnya, yaitu pada saat
perusahaan menerima rekening Koran atas bulan yang telah lewat (bulan
dimana biaya administrasi dibebankan). Hal ini berarti bahwa dalam
bulan dimana biaya administrasi tersebut dibebankan, telah trejadi
 perbedaan saldo cash in bank anatara menurut catatan bank dengan
menurut catatan perusahaan. Perusahaan dlam pembukuaanya belaum
mencatat besarnya biaya administrasi tersebut, karena baru mengetahui
jumlahnya dibulan berikutnya.

Untuk tujua rekonsiliasi atas saldo cash in bank dimana biaya

administrasi dibebankan, maka perusahaan dalam pembukuannya (lewat
jurnal koreksi) akan mengurangi saldi cash in bank menurut catatan
perusahaan agar supaya sama dengan catatan bank..

7. Error In Recording (kesalahan dalam pencatatan)

Kesalahan dalam pencatatan bisa saja terjadi baik dilakukan bank
maupun perusahaan. Perusahaan hanya akan membuat jurnal koreksi
dalam pembukuannya, apabila kesalahan pencatatan dilakukan oleh
pihak perusahaan sendiri.
Untuk tujuan rekonsiliasi bank, jika jumlah tertentu telah salah dicatat
oleh perusahaan, maka selisih jumlah kesalahan tersebut seharusnya
ditambajkan atau dikurangkan dari saldo cash in bank menurut catatan
perusahaan, disertai dengan pembuatan jurnal koreksi. Demikian juga
jika jumlah tertentu telah salah (keliru) dicatat oleh bank, maka selisih
jumlah kesalahan tersebut seharusnya ditambahkan atau dikurangkan
dari saldo cash in bank menurut catatan bank, tanpa perlu mebuat jurnal
koreksi dalam pembukuan perusahaan.
Sebagai contoh kesalahan pencatatan yang dilakukan oleh perusahaan:
misalkan, pembayaran hutang ke supplier dengan menggunakan cek
sebesar Rp 20.560.000.- ternyata telah salah dicatat oleh bagian akuntansi
perusahaan dalam pembukuan sebesar Rp 20.650.000.-. Dalam hal ini
untuk tujuan rekonsiliasi bank, perusahaan akan menambah kembali
saldo cash in bank menurut catatan perusahaan sebesar Rp. 90.000.-.
Lalu perusahaan dalam pembukuannya akan membuat jurnal koreksi
dengan cara mendebet akun cash in bank dan mengkredit akun hutang
sebesar Rp 90.000.-. Bisa juga terjadi bahwa pembayaran hutang ke
 supplier dengan menggunakan cek sebesar Rp 20.560.000.-, namun
ternyata salah dicatat oleh bagian akuntansi perusahaan dalam
pembukuan sebesar Rp 20.500.000.-. Dalam hal ini tujuan rekonsiliasi
perusahaan, perusahaan akan mengurangkan lagi saldo cash in bank
menurut catatan perusahaan sebesar Rp 60.000.-. Lalu perusahaan
dalam pembukuannya akan membuat jurnal koreksi dengan cara
mendebet akun hutang usaha dan mengkredit akun cash in bank sebesar
Rp 60.000.-
Sedangkan contoh kesalahan pencatatan yang dilakukan oleh bank :
misalnya bahwa setoran perusahaan sebesar Rp 5.000.000.- namun telah
salah didebet oleh bank sejumlah yang sama, seolah-olah dianggap
sebagai penarikan. Dalam hal ini untuk tujuan rekonsiliasi, perusahaan
akan menambah saldo cash in bank menurut catatan bank sebesar dua
kali yaitu Rp 10.000.000.-. Perusahaan dalam pembukuannya tidak akan
membuat jurnal koreksi. Bisa juga terjadi bahwa penarikan yang
dilakukan oleh perusahaan lain sebesar Rp 5.000.000.-, namun didebet ke
rekening perusahaan. Dalam hal ini untuk tujuan rekonsiliasi,
perusahaan akan menambahkan saldo cash in bank menurut catatan
bank sebesar Rp 5.000.000.-. Perusahaan dalam pembukuannya juga
tidak akan membuat jurnal koreksi.

Ilustrasi Rekonsiliasi Bank :

PT Kencana Mulia telah mengumpulkan data sebagai berikut yang
diperlukan untuk menyusun rekonsilisasi bank per tanggal 31 Juli 2008 :
a. Saldo menurut perusahaan Rp 25.100.000.-, sedangkan saldo menurut
bank Rp 24.900.000.-
b. Bank telah menagih untuk PT Kencana Mulia sebuah wesel tagih berikut
bunganya sebesar Rp 4.700.000.-. Nilai nominal wesel tersebut adalah Rp
4.500.000.-. Dalam hal ini pihak bank membebankan biaya penagihan
sebesar Rp 50.000.- kepada PT Kencana Mulia.
c. Setoran uang pada tanggal 31 Juli 2008 sebesar Rp 7.498.400.- belum
tampak dalam rekening Koran bank bulan Juli 2008.
d. Bank telah keliru membebankan pengeluaran cek PT Kencana Mula
sebesar Rp 401.600.- ke dalam rekening PT Kencana Mulia.
e. Cek yang telah dikeluarkan oleh perusahaan tetapi belum jga diuangkan
oleh supplier sampai dengan akhir bulan juli 2008 sebesar Rp 8.800.000.-
f. Pembayaran hutang kepada kreditur sebaesar Rp 825.000.- telah keliru
dicatat dalam pembukuan perusahaan. Bagian Akuntansi PT Kencana
Mulia mencatat akun kas disebelah debet dan akun hutang disebelah
kredit dalam jurnal
g. Cek dari pelangggan yaitu PT Lonely Green sebesar Rp 4.228.000.-
ditolak oleh bank karena tidak ada dananya.
h. Penerimaan uang sebagai hasil dari penagihan ke pelanggan sebesar Rp
797.600.- telah keliru dicatat oleh bagian akuntansi perusahaan sebesar
Rp 779.600.-
i. Bank telah membebankan biaya administrasi sebesar Rp 120.000.-
kedalam rekening perusahaan tetapi hal ini belum dicatat oleh bagian
akuntansi perusahaan.
j. Bank telah mengkredit rekening perusahaan untuk jasa giro bulan Juli
2008 Rp 230.000.- tapi hal ini belum dicatat oleh bagian akuntansi
perusahaan.

Diminta :
a. Buatlah rekonsiliasi saldo Bank dan saldo buku untuk mencari saldo cash
in bank yang benar pada 31 Juli 2008
b. Membuat Jurnal yang diperlukan
 PT Kencana Mulia
Rekonsiliasi Bank
31 Juli 2008
(dalam Rp)
Saldo menurut catatan bank ............................... 24.900.000
Kesalahan dalam pencatatan .............................. 401.600
Setoran dalam perjalanan ................................... 7.498.400
Cek yang masih beredar ...................................... ( 8.800.000 )
Saldo bank yang benar .....................................................................
24.000.000

Saldo menurut catatan perusahaan .................... 25.100.000

Piutang wesel dan bunga ditagih oleh bank ...... 4.700.000
Kesalahan dalam pencatatan .............................. 18.000
Jasa giro ................................................................ 230.000
Kesalahan dalam pencatatan .............................. 1.650.000
Cek tidak cukup dana .......................................... ( 4.228.000 )
Biaya penagihan ................................................... ( 50.000 )
Biaya administrasi ................................................ ( 120.000 )
Saldo buku yang benar ................................... 24.000.000
 Utang Usaha 1.650.000
Kas 1.650.000

Piutang Usaha 4.228.000

Kas 4.228.000

Kas 4.700.000
Piutang Wesel 4.500.000
Pendapatan Bunga 200.000

Kas 18.000
Piutang Usaha 18.000

Kas 230.000
Pendapatan Bunga 230.000

Biaya Administrasi
Lainya 170.000
Kas 170.000

VII.6 Dana Kas Kecil

Seperti telah disinggung diatas bahwa pada umumnya pengendalian
internal atas pengeluaran kas akan lebih egektif ketika pembayaran
dilakukan dengan menggunakan cek atau transfer lewat rekening bank, dari
pada dengan melibatkan uang akas secara langsung. Pengecualian dibuat
untuk pengeluaran-pengeluaran tertentu yang jumlahnya relatif kecil,
dimana pengeluaran-pengeluaran ini dapat dibiayai langsung dengan
menggunkan dana kas kecil (petty cash fund). Akan menjadi sangat tidak
praktis apabila perusahaan menggunakan cek atau transfer lewat rekening
bank hanya untuk membeli perangko, vas bunga, alas meja tamu yang ada di
frot office, membyar langganan Koran (secara harian), dan lain-lain.
Alasan perlu dibuatnya (dibentuknya) sebuah sistem dana kas kecil
adalah bahwa pembayaran-pembayaran yang jumlahnya relative kecil ini
yang sering terjadi, mungkin pada akhirnya juga dapat menjadi suatu
jumlah tertentu yang cukup gignifikan jika ditotal. Oleh semodul itu agar
pengeluaran-pengeluaran ini juga dapat tetap dimonitori secara baik maka
pengendalian internal mutlak diperlukan caranya dengan membentuk sistem
dana kas kecil.
Dana kas kecil pertama dibentuk dengan cara mengestimasi terlebih
dahulu jumlah kas yang dibutuhkan untuk melakukan pembayaran
pembayaran sepanjang interval periode tertentu, bisa mingguan atau
bulanan. Setelah estimasi kebutuhan kas disetujui oleh pejabat yang
berwenang (biasanya oleh manajer atau direktur keuangan), cek lalu akan
dibuat dan dicairkan sebesar jumlah estimasi yang telah disetujui tadi. Ayat
jurnal atas pembentukan dana kas kecil ini dibuat dengan cara mendebet
akun kas kecil dan mengkredit akun kas (cash in bank).
Uang hasil pencairan ce tersebut lalu disimpan oleh seorang karyawan
yang memang secara khusus ditunjuk dan diberi wewenang atas nama
perusahaan untuk membayarkan kas dari kas kecil tadi. Untuk tujuan
pengendalian, perusahaan biasanya akan membatasi jumlah maksimum
tertentu dan jenis-jenis pembayaran yang boleh dilakukan atas dana kecil.
Kebanyakan dana kas kecil dibentuk atas dasar jumlah yang tetap, yang
dinamakan system dana tetap (imprest fund system). Dengan menggunakan
sistem ini , tidak ada ayat jurnal tambahan yang diperlukan atas akun kas
kecil, kecuali manajemen perusahaan memang bermaksud mengubahnya
(menambah atau mengurangi) jumlah kas kecil yang sudah dibentuk.
Setiap kas kecil dibayarkan, karyawan yang menangani dana kas kecil
tadi akan mencatat setiap rincian pembayaran dalam masing-masing
formulir penerimaan kas kecil (petty cahs receipt atau petty cash voucher)
yang bernomor urut terletak dan ditandatangani baik oleh karyawan yang
bersangkutan (karyawan yang membayar/ menangani kas kecil) maupun
oleh pihak yang menerima pembayaran atas kas kecil. Formulir yang
ditandatangani oleh kedua belah pihak ini berisi mengenai tanggal dan
jumlah pembayaran , nama identitas penerima pembayaran, jenis atau
tujuan pembayaran, dan nama akun yang akan dibebankan (misalnya
bahwa kas kecil yang dibayarkan untuk membeli vas bunga akan
dibebankan ke akun beban lain-lain, denikian juga kas kecil yang
dikeluarkan untuk membayar ongkos angkutan pembelian barang dagangan
akan dibebankan kedalam akun freight-in ongkos angkut masuk dan
seterusnya).
Seluruh dokumen pendukung (seperti faktur tagihan) harus
dilampirkan bersama dengan formulir penerimaan kas kecil. Sepanjang
waktu, besarnya penggunaan dana kas kecil (seperti tercantum dalam petty
cash recept) ditambah dengan sisa kas yang masih ada dalam dana kas kecil ,
jumlah nya haru sama dengan total dana kas kecil yang pertama kali
dibentuk. Untuk menjamin pengendalian internal atas jumlah dana kas kecil
ini, perlu adanya pemeriksaan secata tiba-tiba yang dilakukan oleh seoran
independen (auditor internal) untuk memastikan bahwa dana kas kecil telah
dikelola dengan baik (tidak dimanipulasi/diselewengkan)
Dengan sistem dana tetap, tidak ada ayat jurnal yang dibuat untuk
mencatat pembayaran kas kecil. Etek akuntansi dari setiap pembayaran kas
kecil baru akan dakui atau dicatat dalam pembukuan (melalui jurnal
akuntansi) ketika kas kecil yang tealh dibayarkan tersebut diisi kembali.
Dana kas kecil ini akan diisi kembali pada interval periode tertetu atau
ketika jumlah uang yang ada dalam dana kas kecil telah mencapai tingkat
minimum.
Permintaan pengisian atau penggantian kembali kas kecil, sebesar
jumlah kas kecil yang telah dibayarkan (seperti yang tercantum dalan petty
cash receipt), dilakukan atas inisiatif karyawan kas kecil bersangkutan (petty
cash custodian). Seluruh petty cash receipt beserta dokumen pendukungnya
akan dianjutkan ke bagian keuangan untuk selanjutnya diverifikasi
mengenai kelayakan dan keabsahan pembayaraan kas kecil yang telah
dilakukan oleh petty cash custodian. Jika tidak ada masalah, bagian
keuangan lalu akan menyetujui permintaan pengisian atau penggantian
kembali kas kecil dilanjutkan oleh petty cash custodian dan cek akan dibuat
sebesar jumlah penggantian tersebut. Pada saat yang bersamaan, seluruh
dokumen pendukung akan diberi stempel “Lunas” untuk menghindari
terjadinya pembayaran berganda atau diuangkannya kembali faktur
tagihan. Pengisian kembali kas kecil akan menjadikan dana kas kecil
kembali ke jumlah semula yang dibentuk. Ketika dana kas diisi kembali,
seluruh akun yang telah dibebankan atas pengeluaran kas kecil ( seperti
akun beban lain-lain, akun ongkos angkut masuk, dan seterusnya) seperti
yang tercantum dalam petty cash receipt akan didebet dan mengkredit akun
kas (cash in bank).

Jurnal pembentukan kas kecil:

Kas kecil xxx
Kas xxx

Jurnal pembayaran kas kecil:

Tidak Ada Ayat Jurnal (No Entry)

Jurnal pengisiian dana kas kecil:

Onkos Angkut Masuk xxx
Beban lain-lain xxx
Kas xxx

Perhatiakan bahwa dengan menggunakan sistem dana tetap, akun

kas kecil hanya akan dibuat (didebet) pada saat pembentukan dana kas kecil.
Akun kas kecil tidak akan dipegaruhi oleh jurnal pengisiian kembali dana
kas kecil. Ingat juga bahwa kas kecil yang akan diisi kembali hanyalah
sejumlah besar pengeluaran yang telah diringkas dalam petty cash receipt.
Jika terjadi selisih pembayaraan karena pembulatan, maka dalam
jurnal pengisian kembali dalam kas kecil, akun “beban atas kelebihan
pembayaran kas” akan didebet atau sebaliknya akun “pendapatan atas
kekurangan pembayaran kas” akan dikredit. Dalam laporan laba rugi, akun
“beban atas kelebihan pembayaran kas” ini akan dilaporkan sebagai beban
lainnya, sedangkan akun “pemdapatan atas kekurangan atas pembayaran
kas” akan dilaporkan sebagai pendapatan lainnya. Sebagai contoh, misalnya
bahwa pengeliaran kas kecil yang dilaporkan dalam petty cash receipt adalah
Rp. 1.700.600.-. Dengan asumsi bahwa dana kas kecil yang pertama kali
telah dibentuk adalah sebesar Rp. 2.000.000.- dan sisa kas kecil ada saat ini
adalah hanya sebesar Rp. 299.000.- (seharusnya Rp. 299.400,-) maka
terdapat selisih kelebihan pembyaran kas sebesar Rp.400.-. Hal ini berarti
bahwa permintaan pengisian kembali dana kas kecil akan menjadi sebesar
Rp. 1.701.000.-.
Dalam praktik, ada juga paerusahaan yang menggunakan akun
“selisih pembayaran kas” untuk membukukan baik kelebihan pembayaran
kas maupun kekurangan pembayaran kas (dimana akun selisih pembayaran
kas akan didebet jika terjadi kelebihan pembayaran ka, dan sebaliknya akun
selisih pembayaran kas akan dikredit jika terjadi kekurangan pembayaran
kas).
Sebagai alternatif dari imprest fund system, perusahaan dapat juga
menggunakn metode sistem dana tidak tetap (fluctuating fund sistem) dalam
melakukan pencatatan atau pembukuan atas dana kas kecilnya. Berikut
adalah ayat jurnal yang perlu dibuat apabila perusahaan memilih untuk
menggunakan metodesistem dana tidak tetap:
Jurnal pembentukan dana kas kecil:
Kas kecil xxx
Kas xxx

Jurnal pembayaran kas kecil:

Onkos Angkut Masuk xxx
Beban lain-lain xxx
Kas xxx

Jurnal pengisian kembali dana kas kecil:

Kas kecil xxx
Kas xxx

VII.7 Penyajian Kas di Neraca

Ingat kembali bahwa penyajian aktiva lancar dalam neraca disusun
berdasarkan urutan tingkat liquiditasnya. Kas lebih lancar dibanding
piutang dan persediaan; piutang lebih lancar dibanding persediaan; dan
seterusnya. Jadi, kas merupakan aktiva yang paling likuid (lancar), lalu
diikuti dengan piutang usaha, persediaan dan seterusnya. Dalam keseharian
praktik akuntansi, kas sebagai kativa paling lancar ini seringkali atau
merupakan objek yang paling “digemari” untuk dicuri, diselewengkan, atau
disalah-gunakan oleh oknu karyaan taeratentu sehingga memerlukan
penerapan pengendalian internal yang baik (memadai).
Karena kas merupakan aktiva yang paling likuid yang dimiliki
perusahaan, kas akan diuruta atau ditempatkan sebagai komponen utama
dari aktiva lancar dalam neraca. Beberapa perusahaan menggunakan istilah
“kas dan setara kas” dalam melaporkan kas-nya. Kas sendiri terdiri dari
uang kas yang disimpan di bank (cash in bank) dan uang kas yang tersedia
diperusahaan (cash on hand). Sedangkan setara kas adalah investasi yang
sangat likuid yang dapat dikonversi atau dicairkan menjadi uang kas dalam
jangka waktu yang sangat segera, biasanya kurang dari tiga bulan (90 hari).
Investasi ini memang pada awalnya sengaja dilakukan oleh perusahaan yang
untuk sementara waktu memang berlebih atau tidak terpakai dalam
kegiatan operasional perusahaan. Contoh dari setara kas adalah sertifikat
depositoyang diterbikan bank, surat berharga yang dikeluarkan

VII.8 Soal-soal Latihan

Soal 1
PT. Novo Pratama menerima rekening koran dari Bank Buana yang
menunjukkan saldo kas perusahaan pada tanggal 31 Desember 2008 sebesar
Rp. 1.985.276.500.- sedangkan saldo kas menurut buku perusahaan pada
tanggal yang sama adalah Rp. 658.765.500.-. Perbedaan saldo kas antara
rekening koran bank dengan buku perusahaan disemodulkan oleh:
a). Perusahaan telah membukukan penerimaan cek dari PT. Akuatin
sebesar Rp. 113.911.000.- tetapi ternyata belum “terlihat” dalam
rekening koran.
b). Bank telah melakukan penagihan atas wesel tagih perusahaan yang
bernilai nominal sebesar Rp. 300.000.000.- jangka waktu 3 bulan dan
tingkat suku bunga 12% p.a. Atas transaksi ini perusahaan belum
membukukannya.
c). Perusahaan telah melakukan kesalahan pencatatan atas penerimaan
cek dari PT. Arwana Indah sebesar Rp. 523.000.000.- yang dicatat Rp.
325.000.000.-
d). Cek yang diterima oleh perusahaan PT. Sari Sarana Buana sebesar Rp.
250.000.000.- ternyata tidak ada dananya.
e). Cek perusahaan senilai Rp. 363.572.000.- yang telah diberikan pada PT.
Indo sebagai pembayaran hutang perusahaan ternyata belum juga
dicairkan oleh PT. Indo sampai dengan tanggal 31 Desember 2008.
f). Kesalahan catat telah dilaukakan oleh perusahaan atas pembayaran
utang kepada PT. Yana Kasih Sejahtera, yang seharusnya berjumlah
Rp. 750.000.000.- dicatat Rp. 570.000.000.-
g). Terdapat biaya administrasi bank yang belum dicatat oleh perusahaan
sebesar Rp. 150.000.-

Diminta:
a). Buatlah rekonsialiasi saldo bank dan saldo buku untuk mencatat saldo
cash in bank yang benar per tanggal 31 Desember 2008!
b). Membuat jurnal koreksi yang diperlukan!

Soal 2

Berdasarkan catatan PT. Obelix dan laporan PT. Mandiri, Tbk pada tanggal
31 Desember 2007 diperoleh data sebagai berikut:
a). Saldo menurut perusahaan Rp. 209.800.000.- sedangkan saldo menurut
bank Rp. 204.750.000.-
b). Setoran pada tanggal 31Desember 2005 dengan bukti setor nomor
00249 sebesar RP. 181.700.000.- belum tampak pada laporan bank
Mandiri bulan Desember 2007.
c). Hasil penagihan piutang wesel oleh bank Mandiri pada tanggal 21
Desember 2007 sebesar Rp. 40.200.000.- belum dicatat oleh PT. Obelix.
Nilai piutang wesel tersebut adalah Rp. 40.000.000.-
d). PT. Obelix telah keliru mencatat penerimaan kas dari pelunasan
piutang Tn. Madijo pada tanggal 23 Desember 2007. jumlah yang
seharusnya adalah sebesar Rp. 85.400.000.- namun telah dicatat Rp.
55.400.000.-
e). Setoran cek nomor 0117 dari Tn. Sofyan Sugioko sebesar Rp.
15.000.000.- telah dikembalikan oleh pihak Bank Mandiri karena tidak
ada dananya.
f). Cek yang masih beredar (belum dicairkan/diuangkan oleh supplier)
sampai dengan tanggal 31 Desember 2007 adalah sebesar Rp.
120.000.000.-
g). Setoran dari UD. Obelix’ frend sebesar Rp. 4.000.000.- telah dicatat
(dikredit) oleh bank Mandiri sebagai setoran PT. Obelix.
h). Pembayaran utang usaha dengan cek nomor 0443 kepada UD. Widya
Atma telah keliru dicatat oleh PT. Obelix sebesar Rp. 6.000.000.-
sedangkan jumlah yang seharusnya Rp. 9.000.000.-
i). PT. Obelix belum mencatat hal berikut dalam pembukuannya, yang
mana telah diaperhitungkan oleh bank Mandiri: jasa giro dan biaya
administrasi bank bulan Desember 2005 masing- masing sebesar Rp.
750.000.- dan Rp.350.000.-

Diminta:
a). Buatlah rekonsiliasi saldo bank dan saldo buku untuk mencari saldo
cash in bank yang benar per tanggal 31 Desember 2005!
b). Membuat jurnal koreksi yang diperlukan!