BAB 1.

KAS

TIU (Tujuan Instruksional Umum):

Setelah mempelajari bab ini, mahasiswa diharapkan dapat memahami Kas dan Bank, mampu
menyusun transaksi-transaksi yang berhubungan dengan penggunaan Kas dan Bank serta membuat
rekonsiliasi secara tepat sesuai dengan Prinsip Akuntansi Indonesia.

Sasaran Belajar:
Setelah mempelajari bab ini diharapkan mahasiswa mampu:
1. menyebutkan definisi ‘Kas’ dan ‘Bank’dengan kata-kata sendiri secara tepat sesuai PAI;
2. menyebutkan dua cara penyajian kas ke dalam neraca secara tepat;
3. menyebutkan minimal 4 prinsip pengendalian kas dengan tepat;
4. menyebut dan menjelaskan langkah-langkah pengawasan intern terhadap penerimaan kas dengan
tepat;
5. menyebutkan dan menjelaskan jenis-jenis simpanan di bank;
6. menyusun rekonsiliasi dan membuat jurnal penyesuaian setelah rekonsiliasi;
7. menyebutkan definisi ‘Kas Kecil’ dengan tepat;
8. menyebutkan dan menjelaskan 2 metode pembukuan kas kexil dengan tepat;
9. menyusun pembukuan kas kecil dengan dua metode tersebut di atas dengan tepat.

1.1 Pengertian Kas

Yang dimaksud dengan kas dalam akuntansi adalah segala sesuatu yang dapat disamakan dengan uang,
yaitu: uang tunai (kertas dan logam), uang giral (cek, pos wesel dan simpanan di bank) serta hal-hal
yang dapat disamakan dengan uang.

Uang tunai adalah semua alat pembayaran yang sah yang wajib diterima oleh siapa saja sebagai alat
pembayaran.

Cek yang masuk kategori kas adalah cek yang diterima dari pihak lain sebagai alat pembayaran yang
dapat diuangkan di Bank setiap saat. Cek Mundur (postdated ceck), yaitu cek yang baru dapat
diuangkan pada tanggal jatuh temponya, tidak dapat digolongkan sebagai kas apabila sampai dengan
tanggal neraca cek tersebut belum dapat diuangkan.

Simpanan di bank yang dapat digolongkan sebagai kas adalah simpanan yang setiap saat dapat
diambil atau dapat dikeluarkan untuk pembayaran. Simpanan-simpanan di bank yang tidak memenuhi
syarat ini tidak dapat digolongkan sebagai kas.

Hal-hal lain yang dapat disamakan dengan uang adalah surat-surat yang dapat diuangkan setiap saat di
bank dan bank akan membayar sebesar nilai nominasi yang tercantum dalam surat tersebut. Contohnya
bank draft, travelers’ check dan surat perintah membayar (money order).

1.2 Cara Penyajian Kas di dalam Neraca

Jumlah kas yang dilaporkan di dalam neraca adalah nilai nominalnya. Penyajiannya dalam neraca
secara umum adalah sbb:
1) Digunakan satu akun ‘Kas’ yang
menunjukkan seluruh elemen kas yang dimiliki oleh perusahaan, baik kas yang disimpan di bank
maupun kas yang ada di perusahaan.
2) Kas dibagi menjadi dua akun yaitu:
 Akun ‘Kas’ yang menunjukkan saldo kas yang ada di perusahaan.
 Akun ‘Bank’ yang merupakan saldo kas yang disimpan di Bank dalam bentuk rekening-
rekening giro.

Cara penyajian mana yang dipilih bergantung pada kebijaksanaan manajemen perusahaan. Tidak semua
perusahaan sama dalam memilih cara penyajian ini. Sebagai pedoman umum dapat dikemukakan di
sini bahwa pihak-pihak yang berkepentingan atas laporan keuangan perusahaan “tidak mau tahu” cara
terbaik perusahaan menyajikan kasnya. Yang penting bagi mereka adalah mengetahui seluruh jumlah
kas, baik yang ada di perusahaan maupun di luar perusahaan.
Di dalam neraca, akun kas dicantumkan sebagai aktiva yang paling lancar dari aktiva lancar yang lain.
Sedangkan untuk menentukan apakah aktiva akan dicantumkan sebagai aktiva lancar atau bukan,
bergantung pada jangka waktu yang diperlukan untuk mengubah aktiva tersebut menjadi kas.
Tidak semua simpanan di bank dapat digolongkan sebagai aktiva lancar. Simpanan di bank yang dapat
dikategorikan sebagai ‘Kas’ adalah simpanan yang setiap saat dapat diambil. Simpanan yang baru
dapat diambil dalam jangka waktu tertentu (misalnya deposito berjangka) tidak dapat digolongkan
sebagai kas. Namun deposito berjangka dapat digolongkan sebagai aktiva lancar setelah kas. Begitu
pula simpana di bank yang lain yang hanya disimpan untuk suatu keperluan tertentu, misalnya sebagai
pendanaan (dana pensiun), tidak dapat digolongkan sebagai kas.

1.3 Pengendalian Kas

Dibandingkan dengan aktiva-aktiva lain, kas adalah aktiva yang paling mudah dicuri karena kas
mempunyai karakteristik yang memungkinkan terjadinya pencurian dan penyelewengan-
penyelewengan. Oleh karena itu, perlu dilakukan pengendalian yang amat ketat terhadap kas.
Karakteristik kas adalah sbb:
 Tidak ada identitas
 Bentuknya yang sederhana, ringan dan mudah dibawa
 Dapat digunakan sebagai alat pertukaran setiap saat.

Praktek-praktek yang mungkin terjadi sebagai penyelewengan kas antara lain:

 Adanya penerimaan dari penjualan yang dicatat lebih rendah dari semestinya.
 Tagihan yang muncul dari penjualan kredit tidak dicatat dan penerimaan kas dan
pelunasannnya segera diselewengkan.
 Cek untuk kepentingan pribadi dibebankan sebagai biaya perusahaan.

Kejadian-kejadian di atas hanya sebagian dari yang biasanya ditemukan bila pemegang kas merangkap
sebagai pencatat penerimaan dan pengeluaran kas.

Disebabkan oleh hal-hal itulah maka setiap perusahaan perlu menerapkan pengendalian yang ketat
terhadap kas. Tentu saja sistem pengendalian satu perusahaan dengan perusahaan lain tidak sama.
Namun demikian pengendalian kas yang ketat dapat dilakukan dengan cara menetapkan prinsip
pengendalian terhadap penerimaan dan pengeluaran kas.

1.3.1 Beberapa Prinsip Pengendalian terhadap Penerimaan Kas

Berikut ini beberapa hal pokok yang dapat dilakukan guna mengendalikan penerimaan kas:
1) Petugas yang menerima kas tidak boleh
merangkap sebagai pembuku/pencatat atas penerimaan tersebut, begitu pula sebaliknya.
2) Penerimaan kas tiap-tiap hari harus
disetorkan ke bank dalam bentuk rekening giro.
3) Setiap kali terjadi penerimaan kas harus
segera dicatat.
4) Pemeriksaan dan perhitungan secara
mendadak terhadap kas dalam interval waktu yang tidak teratur dan tanpa pemberitahuan lebih
dahulu kepada petugas pemegang kas dan pencatat kas.
5) Apabila memungkinkan, sebaiknya
diadakan pemisahan antara fungsi penerimaan kas dan fungsi pengeluaran kas.

1.3.2 Pengendalian terhadap Pengeluaran Kas

1) Sedapat mungkin semua pengeluaran

dilakukan dengan cek. Hanya pengeluaran-pengeluaran jumlah kecil sajalah yang diperbolehkan
menggunakan kas dengan membentuk dana kas kecil.
2) Semua pengeluaran kas harus memperoleh
persetujuan dari yang berwenang terlebih dahulu.
3) Terdapat pemisahan tugas antara yang
berhak menyetujui pengeluaran kas, menyimpan uang kas dan melakukan pengeluaran serta yang
mencatat pengeluaran kas.

1.4 Rekening Bank

Telah disebutkan di muka bahwa untuk kepentingan pengendalian kas, semua penerimaan harus
disetorkan ke bank dalam bentuk rekening giro dan pengeluarannya melaui cek. Beberapa manfaat lain
dari membuka rekening di bank adalah:
1) Transaksi pembayaran dapat dilakukan
lebih mudah. Apalagi dalam transaksi pembayaran yang berjumlah besar, pembayaran
menggunakan cek tidak memerlukan waktu untuk menghitung uang, cukup dilakukan dengan
menuliskan selembar cek.
2) Menyimpan uang di bank lebih aman bila
dibandingkan menyimpan uang dalam brankas di perusahaan.

Mengingat manfaat-manfaat di atas, perusahaan-perusahaan cenderung membuka rekenig di bank.

Untuk dapat memahami akuntansi tentang transaksi-transaksi yang berhubungan dengan penerimaan
dan pengeluaran kas melaui bank. Maka harus dimengerti terlebih dahulu apa dan bagaimana
bekerjanya rekening bank.

1.4.1 Jenis-jenis Simpanan di Bank

Simpanan di Bank dapat digolongkan ke dalam beberapa bentuk sebagai berikut:

 Tabungan
 Giro
 Deposito berjangka.

Tabungan merupakan simpanan di bank yang dapat dilakukan setiap hari, namun pengambilannya
dibatasi oleh bank. Oleh karena itu, jenis simpanan ini tidak bisa dianggap sebagai kas. Giro adalah
simpanan yang dapat diambil sewaktu-waktu atau digunakan dengan menggunakan cek. Giro dapat
bertambah karena adanya setoran dari pemegang giro atau karena adanya setoran dari pihak lain pada
rekening pemegang giro. Di lain pihak giro berkurang karena adanya penarikan cek oleh pemegang
giro. Simpanan inilah yang bisa disebut sebagai kas. Deposito berjangka adalah suatu bentuk
simpanan di bank yang pengambilannya baru dapat dilakukan apabila masa depositonya telah berkhir.
Deposito barjangka 3 bulan, misalnya, baru dapat diambil setelah lewat 3 bulan sejak tanggal
dimulainya simpanan deposito tersebut. Jenis ini, seperti tabungan, tidak bisa digolongkan sebagai kas.
Uraian selanjutnya akan ditekankan pada simpanan yang berbentuk giro, yang setiap saat dapat
diambil. Kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan yang berkaitan dengan rekening giro adalah
membuka akun, penyetoran kas ke bank dan penarikan cek.

1.4.2 Laporan Bank

Setiap bulan bank memberikan laporan kepada pemegang giro, laporan tersebut berupa kutipan dari
rekening pemegang giro yang diselenggarakan oleh bank. Laporan bank berisi tentang saldo awal
bulan, setoran-setoran selama sebulan, penarikan cek selama sebulan, pendebitan dan pengkreditan
lainnya yang telah dilakukan oleh bank atas rekening pemegang giro dan saldo akhir rekening giro
pada bulan yang bersangkutan.

Ditinjau dari pemegang giro, saldo rekening merupakan aktiva, artinya setiap ada penambahan-
penambahan akan dicatat pada sisi debit, dan setiap pengurangan dicatat dengan mengkredit akun
tersebut. Dilain pihak, ditinjau dari sudut pandang bank, setiap rekening giro merupakan utang kepada
pemegang giro, sehingga setiap ada penambahan-penambahan (misalnya setoran dari pemegang giro)
dicatat pada sisi kredit dan pengurangan-pengurangan (misalnya penarikan cek) dicatat di sebelah debit
pada akun tersebut. Dengan demikian pendebitan-pendebitan yang dilakukan bank harus sama dengan
pengkreditan-pengkreditan yang dilakukan pemegang giro, begitu juga sebaliknya.

1.4.3 Rekonsiliasi Bank

Pada akhir bulan saldo kas menurut catatan pemegang giro harus selalu dicocokkan dengan saldo kas
menurut laporan bank, karena dalam prakteknya, saldo akhir bulan menurut catatan bank dapat berbeda
dari saldo kas menurut catatan pemegang giro. Hal-hal yang menyebabkan terjadinya perbedaan
adalah:
 Transaksi-transaksi yang belum dicatat oleh salah satu pihak
 Adanya kesalahan pembukuan baik yang terjadi dalam pembukuan giro atau mungkin
juga dalam pembukuan yang diselenggarakan bank.

Rekonsiliasi Bank merupakan penentuan hal-hal yang menimbulkan adanya ketidaksamaan saldo
antara catatan bank dengan catatan yang ada pada pemegang giro. Dengan penentuan tersebut dapat
diketahui jumlah yang seharusnya disajikan dalam neraca.
Transaksi-transaksi yang sudah dicatat oleh pemegang giro tetapi belum dicatat oleh bank, misalnya:
a) Setoran dalam perjalanan, yaitu setoran yang telah dilakukan dan dicatat pemegang giro
tetapi belum tercantum dalam laporan bank. Hal ini dapat terjadi karena setoran dilakukan pada
akhir bulan dan belum dicatat dalam pembukuan bank.
b) Cek dalam peredaran, yaitu cek yang telah ditarik oleh pemegang giro tetapi belum
diuangkan ke bank oleh si penerima cek.

Transaksi-transaksi yang sudah tampak dalam laporan bank tetapi belum dicatat dalam pembukuan
pemegang giro, misalnya:
a) Biaya administrasi yang dibebankan oleh bank kepada pemegang giro. Biasanya besar biaya ini
baru diketahui oleh pemegang giro setelah yang bersangkutan menerima laporan bank.
b) Biaya penagihan bank. Biasanya pemegang giro meminta jasa bank dalam penagihan wesel,
kemudian bank membebani ongkos penagihan ini yang langsung dicatat dalam pembukuan bank,
pemegang giro baru tahu setelah adanya laporan dari bank.
c) Pendebitan karena adanya cek kosong. Bank akan segera memberitahukan kepada pemegang
giro jika cek yang disetorkan ke bank ternyata tidak ada dananya (kosong) dan bank akan mendebit
kembali rekening si pemegang giro. Biasanya pemegang giro akan menunda pencatatan atas adanya
cek kosong tersebut sampai datangnya laporan bank.
d) Bunga Bank. Bunga yang diberikan oleh bank karena adanya saldo tertentu dalam rekening.

Prosedur untuk mencari pos-pos rekonsiliasi adalah sebagai berikut:

a) Setiap ayat jurnal kredit yang tampak dlam laporan akun bank (rekening Koran) dibandingkan
dengan ayat jurnal yang terdapat di buku penerimaan kas. Ayat kredit yang terdapat dalam laporan
rekening Koran yang belum tercantum di buku penerimaan kas merupakan transaksi penerimaan
kas yang sudah dicatat oleh bank tetapi belum dicatat oleh pemegang giro atau kesalahan
mengkredit oleh bank. Sebaliknya ayat jurnal kredit di buku penerimaan kas yang belum ada
disebelah kredit dari laporan rekening koran merupakan transaksi penerimaan kas yang sudah
dicatat oleh pemegang giro tetapi belum dicatat oleh bank, atau kesalahan yang mendebit oleh
pemegang giro.
b) Setiap jurnal debit yang tampak dalam laporan rekening koran dibandingkan dengan ayat
jurnal kredit yang terdapat dalam buku pengeluaran kas. Ayat jurnal debit yang ada di rekening
koran tetapi belum tampak di buku pengeluaran kas, merupakan transaksi pengeluaran yang sudah
dicatat oleh bank atau merupakan kesalahan mendebit yang dilakukan bank. Sebaliknya ayat jurnal
kredit yang nampak dalam buku pengeluaran kas pemegang giro tetapi belum nampak dalam
laporan rekening koran merupakan pengeluaran kas yang sudah dicatat oleh pemegang giro atau
merupakan kesalahan mengkredit yang dilakukan oleh pemegang giro.
c) Setiap perbedaan jurnal yang diketemukan dalam proses membandingkan saldo laporan
rekening Koran dengan buku kas pemegang giro merupakan suatu kesalahan yang harus dianalisis
untuk menentukan di pihak mana kesalahan tersebut dibuat, sehingga diketahui saldo mana yang
perlu dikoreksi.

Untuk menggambarkan bagaimana prosedur mencari pos-pos rekonsiliasi di atas dilakukan, perhatikan
contoh berikut ini:

Contoh:

PT SETIA KAWAN membuka rekening di Bank NIAGA Semarang. Berikut ini laporan rekening
koran dari Bank NIAGA:

LAPORAN REKENING KORAN BANK

BANK NIAGA A/C No: 001109438

Nama : PT SETIA KAWAN Hal. Ke: Satu 01 = setor tunai 32 = nota kredit
Alamat : Jl. AMARTA PURA I/11 Periode: Juli 2019 02 = pengeluaran tunai 40 = pemindahbukuan
Telp. : 0271 5130390 11 = setor cek cl. 51 = biaya buku cek
12 = pener. cek cl. 52 = biaya adm.
19 = penolakan cek 53 = bunga
20 = transfer 61 = jasa giro
31 = nota debit 89 = koreksi

No. Mutasi
Tanggal Kode Saldo
Cek/GB/NT Debit Kredit
 01-07-00 -- -- 5.821.150,00
02-07-00 11 45 -- 10.062.650,00v 15.883.800,00
02-07-00 01 46 -- 400.100,00v 16.283.900,00
03-07-00 02 1851 2.200.400,00v -- 14.083.500,00
05-07-00 01 47 -- 250.000,00v 14.333.500,00
06-07-00 01 48 -- 2.300.000,00v 16.633.500,0
06-07-00 11 49 -- 3.750.000,00v 20.383.500,00
07-07-00 12 1852 5.300.000,00v -- 15.083.500,00
07-07-00 11 50 -- 120.500,00v 15.204.000,00
08-07-00 12 1853 4.200.000,00v -- 11.004.000,00
08-07-00 12 1854 3.000.000,00 -- 8.004.000,00
08-07-00 01 51 -- 3.650.000,00v 11.654.000,00
09-07-00 01 52 -- 1.250.000,00v 12.904.000,00
09-07-00 11 53 -- 1.076.000,00v 13.980.000,00
10-07-00 12 1855 3.750.000,00v -- 10.230.000,00
10-07-00 01 54 -- 1.520.000,00v 11.750.000,00
11-07-00 12 2011 4.250.000,00v -- 7.500.000,00
12-07-00 01 55 -- 125.000,00v 7.625.000,00
14-07-00 01 56 -- 225.000,00v 7.850.000,00
15-07-00 01 57 -- 175.000,00v 8.025.000,00
17-07-00 01 58 -- 3.450.000,00v 11.475.000,00
19-07-00 12 2012 6.400.000,00v -- 5.075.000,00
20-07-00 01 59 -- 205.000,00v 5.280.000,00
20-07-00 01 60 -- 330.00,00v 5.610.000,00
21-07-00 01 61 -- 475.500,00v 6.085.500,00
22-07-00 01 62 -- 920.500,00v 7.006.000,00
22-07-00 11 63 -- 500.000,00v 7.506.000,00
23-07-00 01 64 -- 404.000,00v 7.910.000,00
23-07-00 01 65 -- 2.565.000,00v 10.475.000,00
23-07-00 12 A567 365.000,00v -- 10.110.000,00
24-07-00 12 2013 5.200.000,00v -- 4.910.000,00
24-07-00 01 66 -- 613.500,00v 5.523.500,00
26-07-00 20 41 -- 500.000,00B 6.023.500,00
28-07-00 12 2015 250.000,00v -- 5.773.500,00
30-07-00 01 67 -- 225.000,00v 5.998.500,00
31-07-00 01 68 -- 112.500,00v 6.111.000,00
31-07-00 61 0115 -- 10.500,00* 6.121.500,00
31-07-00 52 0116 11.500,00v -- 6.110.000,00

Keterangan:
v = Jumlah ada di buku penerimaan kas atau register cek
* = Jumlah tidak ada di buku penerimaan kas atau register cek
A = cek milik PT SETIAWAN bukan milik PT SETIA KAWAN
B = penerimaan transfer yang belum dicatat di buku kas

Penerimaan kas yang telah disetorkan ke Bank menurut catatan perusahaan adalah:

Tanggal No. Slip Jumlah

disetorkan
Pindahan 24.904.250,00v
15-07-00 58 3.450.000,00v
18-07-00 59 205.000,00v
19-07-00 60 330.000,00v
20-07-00 61 475.500,00v
20-07-00 62 920.500,00v
21-07-00 63 500.000,00v
21-07-00 64 404.000,00v
22-07-00 65 2.565.000,00v
23-07-00 66 613.500,00v
26-07-00 67 225.000,00v
27-07-00 68 112.500,00v
30-07-00 69 400.000,00*
 Total 35.105.250,00

*) = setoran yang masih dalam perjalanan

Register cek PT SETIA KAWAN per Juli 2019 adalah sebagai berikut:

Tanggal No. cek Jumlah cek

Pindahan 29.100.000,00v
22-07-00 2013 5.200.000,00v
26-07-00 2015 25.000,00v
27-07-00 2016 175.000,00*
28-07-00 2017 225.000,00*
29-07-00 2018 100.000,00*
Jumlah 34.825.400,00

Keterangan:
A = seharusnya Rp 250.000,00
* = cek yang masih beredar (belum diuangkan)

Dari pencocokan catatan buku penerimaan kas dengan register cek dapat ditemukan beberapa hal yang
menyebabkan perbedaan yaitu:
1) Adanya setoran dalam perjalanan Rp
400.000,00
2) Cek yang masih beredar sebesar Rp
175.000,00, Rp 225.000,00 dan Rp 100.000,00
3) Koreksi cek no. 2015 menurut laporan
bank adalah Rp 250.000,00 dicatat perusahaan sebesar Rp 25.000,00; ternyata yang benar adalah
catatan bank.
4) Cek no. A567 sebesar Rp 365.000,00
milik PT SETIAWAN keliru di buku pada akun PT SETIA KAWAN
5) Biaya administrasi Rp 11.500,00
6) Jasa giro (bunga bank) Rp 10.500,00
7) Transfer dari rekanan sebesar Rp
500.000,00 belum dicatat.

Jawaban:
Dengan adanya perbedaan tersebut disusun rekonsiliasi sbb:

PT SETIA KAWAN
Rekonsiliasi Bank – Bank NIAGA
31 Juli 2000

1. Bagian Pertama
Saldo menurut laporan bank per 31 Juli 2000 Rp 6.110.000,00
Setoran dalam perjalanan yang belum dicatat oleh bank Rp 400.000,00
Cek yang masih beredar (belum diuangkan):
No. 2016 Rp 175.000,00
No. 2017 Rp 225.000,00
No. 2018 Rp 100.000,00
(Rp 500.000,00)
Koreksi kesalahan oleh bank:
Cek no. A567 seharusnya milik PT SETIAWAN oleh bank
telah dibebankan kepada PT SETIA KAWAN Rp 365.000,00
Rp 6.375.000,00

2. Bagian Kedua
Saldo menurut catatan perusahaan per 1 Juli 2000
(hasil rekonsiliasi per 30 Juni 2000) Rp 5.821.150,00
 Buku penerimaan Kas Rp 35.105.250,00
Cheque register Rp 34.825.400,00
Rp 279.850,00
6.101.000,00
Transaksi transfer yang langsung diterima bank (belum dicatat
perusahaan) untuk pembayaran Piutang Rp 500.000,00
Jasa Giro Rp 10.500,00
Biaya administrasi bank (Rp 11.500,00)
Koreksi cek no. 2015 untuk pembelian sebesar Rp 250.000,00
keliru dicatat sebesar Rp 25.000,00 (Rp 225.000,00)
Rp 6.375.000,00

KAS di Bank
Tgl Keterangan Debit Kredit Saldo
1 Saldo awal 5.821.150
Setoran 35.105.250 40.926.400
Penarikan 34.825.400 6.101.000

Dari hasil perhitungan rekonsiliasi bank, saldo bank dan catatan kas perusahaan berakhir dengan angka
yang sama. Angka inilah yang seharusnya ada pada tanggal rekonsiliasi dan dilaporkan sebagai
jumlahnya kas yang ada pada neraca per tanggal rekonsiliasi tersebut.
Karena rekonsiliasi itu perusahaan harus membuat jurnal penyesuaian sebagai berikut:

31 Juli 2000: Kas Rp 274.000,00

Biaya administrasi Rp 11.500,00
Pembelian Rp 225.000,00
Jasa Giro Bank Rp 10.500,00
Piutang Rp 500.000,00

Jurnal penyesuaian yang dibuat adalah untuk rekonsiliasi bagian kedua atau yang berhubungan dengan
catatan kas perusahaan.

1.5 Pengelolaan Kas Kecil / Petty Cash

Telah dikemukakan di atas bahwa untuk kepentingan pengendalian kas, semua penerimaan disetorkan
ke bank dan semua pengeluaran harus dengan cek. Namun demikian dalam hal-hal tertentu penggunaan
cek sebagai alat pembayaran tidaklah praktis, misalnya untuk keperluan pembayaran yang kecil-kecil,
seperti beli perangko, membayar biaya taksi, pembelian bensin, biaya telegram dan sebagainya. Untuk
mengatasi masalah tersebut, maka perlu dana khusus yang dipergunakan untuk pembayaran-
pembayaran yang jumlahnya relatif kecil. Dana khusus ini biasa disebut dengan dana kas kecil.

Dana kas kecil ditentukan jumlahnya dan periode penggunaan jumlah tersebut. Misalnya, ditetapkan
dana kas kecil sebesar Rp 50.000,00 untuk periode satu minggu. Selain itu, ditentukan pula secara jelas
orang/petugas yang bertanggung jawab memegang dana kas kecil dan yang berhak memberi otoritasi
mengeluarkan kas kecil tersebut. Setiap pengeluaran kas kecil harus ada otoritasi mengeluarkan kas
kecil dari yang berwenang dan bukti pengeluaran harus dilampirkan/diserahkan. Apabila dana kas kecil
sudah habis atau hamper habis maka dikeluarkan cek untuk menyimpan dana kas kecil.

Akuntansi terhadap dana kas kecil dapat diselenggarakan dengan dua alternatif metode, yaitu metode
dana tetap (imprest sistem) dan metode berfluktuasi (fluctuating sistem). Berikut ini kedua metode atau
sistem tersebut.

1.5.1 Sistem Dana Tetap

Dalam sistem dana tetap, pencatatan dalam jurnal hanya dilakukan dua kali yaitu:
 Pada saat pembentukan dana kas kecil
 Pada saat pengisian kembali dana kas kecil tersebut.

Pengeluaran dana kas kecil untuk membayar berbagai macam biaya kecil tidak dicatat dalam buku
jurnal pada saat pengeluaran tersebut. Pencatatan pengeluaran biaya tersebut baru dilakukan dalam
buku jurnal, pada saat pengisian kembali dana kas kecil.
Contoh:

Pada tanggal 16 Juli 2000, PT JAYA MAKMUR membentuk dana kas kecil sebesar Rp 750.000,00
dari kas induk. Dana kas kecil ini disediakan untuk pengeluaran-pengeluaran kecil selama setengah
bulan terhitung sejak 16 Juli sampai 31 Juli 2000.

1) Jurnal pada saat pembentukan dana kas kecil

16 Juli 2000 Kas Kecil Rp 750.000,00
Kas Rp 750.000,00
2) Jurnal pada saat pengisian kembali dana kas kecil
Berikut ini transaksi-transaksi yang terjadi selama 16 sampai 31 Juli 2000.
17 Juli 2000 Dibayar biaya telegram sebesar Rp 14.800,00.
18 Juli 2000 Dibayar rekening listrik sebesar Rp 350.200,00.
19 Juli 2000 Dibayar langganan Tribun Jateng Rp 60.000,00.
23 Juli 2000 Dibeli makanan kecil untuk rapat sebesar Rp 150.000,00.
27 Juli 2000 Dibeli materai sebesar Rp 55.000,00.
31 Juli 2000 Pengisian kembali dana kas kecil.

Setiap pengeluaran uang dari kas kecil harus didasarkan pada perintah pengeluaran kas kecil. Contoh
formulir Perintah Pengeluaran Kas Kecil sebagai berikut:

PT JAYA MAKMUR
SEMARANG

PERINTAH PENGELUARAN KAS KECIL

No.: 746 Tanggal: 17-07-2000

Dibayarkan kepada : Wartel Banyumanik

Untuk : Telegram
Jumlah : Rp 14.800,00 (empat ribu delapan ratus rupiah)

Disetujui oleh, Diterima oleh,

Arif Budiman Febiyanti

Pada 31 Juli 2000 kas kecil diisi kembali untuk mengganti pengeluaran-pengeluaran kas kecil yang
telah dilakukan. Prosedur untuk mengisi kembali kas kecil sebagai berikut:
1) Kas kecil dihitung oleh seorang petugas
dari bagian akuntansi. Jumlah perintah pengeluaran kas kecil ditambah dengan sisa uang yang ada
harus berjumlah Rp 75.000,00, yaitu besarnya kas kecil yang sudah ditetapkan.
2) Semua perintah pengeluaran kas kecil
diperiksa untuk memastikan bahwa pengeluaran-pengeluaran itu telah mendapat persetujuan dari
pejabat yang berwenang dan bahwa pengeluaran-pengeluaran itu dilakukan sesuai dengan
ketentuan yang berlaku di perusahaan.
3) Perintah-perintah pengeluaran itu diberi
tanda-tanda tertentu agar tidak dpat dipergunakan lagi untuk pengeluaran kas kecil di kemudian
hari.
4) Perintah-perintah pengeluaran kas kecil
dikelompokkan berdasarkan akun-akun biaya yang ada dalam buku besar.
5) Ditarik cek sebesar jumlah pengeluaran
selama dua minggu dalam contoh ini sebesar Rp 50.000,00 untuk mengisi kembali kas kecil. Cek
ini diuangkan oleh pemegang kas kecil dan uangnya dimasukkan dalam peti tempat menyimpan kas
kecil sehingga uang yang ada dalam peti kembali menjadi Rp 75.000,00
6) Jurnal untuk mencatat pengisian kembali
kas kecil adalah:
31 Juli 2000 Biaya Telegram Rp 14.800,00
Biaya Listrik 350.200,00
Biaya Koran 60.000,00
Makanan Kecil 150.000,00
Materai 55.000,00
 Kas Kecil Rp 620.000,00

Kas Kecil
Tgl Keterangan Debit Kredit Saldo
16-7 750.000 750.000

Apabila jurnal di atas dipostingkan ke akun yang bersangkutan, maka akun Dana Kas Kecil tampak
selalu bersaldo konstan sebesar Rp 750.000,00 tidak pernah bertambah maupun kurang. Rekening
Dana Kas Kecil akan berubah hanya jika ada keputusan baru dari manajemen bahwa dana ini akan
ditambah atau dikurangi. Apabila dana ini ditambah dengan jumlah tertentu, misalnya Rp 250.000,00,
maka dijurnal sebagai berikut:

Jurnal penambahan dana kas kecil:

Kas Kecil Rp 250.000,00

Kas Rp 250.000,00
(untuk mencatat penambahan dana kas kecil)

Apabila dana dikurangi dengan jumlah tertentu, misalnya Rp 15.000,00, maka jurnalnya adalah:

Jurnal penurunan dana kas kecil:

Kas Rp 150.000,00
Kas Kecil Rp 150.000,00
(untuk mencatat penurunan dana kas kecil)

Penyesuaian pada akhir tahun:

Telah dikemukakan bahwa bila tidak ada perubahan besarnya dana kas kecil maka akun Kas Kecil
tidak akan berubah setelah pembentukan pertama kali. Pengeluaran biaya baru akan dijurnal sebagai
biaya pada saat pengisian kembali dana kas kecil dengan “mendebit biaya dan mengkredit kas (di
bank)”. Dengan penyelenggaraan demikian, maka jika pada akhir periode tidak bertepatan dengan saat
pengisian kembali dana kas kecil, perlu dibuatkan jurnal penyesuaian yang berkaitan dengan biaya
yang dikeluarkan kas kecil selama periode antara tanggal pengisian yang terakhir dan tanggal akhir
periode akuntansi. Bunyi jurnal penyesuaiannya adalah:

Macam-macam biaya Rp XX
Kas kecil Rp XX
(untuk mencatat penyesuaian biaya-biaya)

Pada awal periode berikutnya jurnal di atas perlu dibuatkan jurnal penyesuaiannya kembali atau harus
di-readjust sebagai berikut:

Kas Kecil Rp XX
Macam-macam Biaya Rp XX
(untuk mencatat penyesuaian kembali)

Pada tanggal pengisian kembali berikutnya, maka jurnal yang dibuat bunyinya tetap seperti biasa yaitu
dengan mendebit macam-macam biaya dan mengkredit kas (di Bank) masing-masing sebesar biaya
yang dikeluarkan sejak tanggal setelah pengisian terakhir sampai pengisian kembali saat ini.

Contoh lengkap:

Pada tanggal 1 Desember 2000, PT APA SAJA ADA membuka dana kas kecil dengan sistem dana
tetap (imprest). Kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan dana tersebut untuk bulan Desember dan
Januari 2000 adalah sebagai berikut:

01 Desember 2000: Dibentuk dana kas kecil dengan menguangkan cek Rp 150.0000,00.
21 Desember 2000: Diterima permintaan kembali dana kas kecil oleh Sekretaris dengan dilampiri
bukti-bukti pengeluaran yang sah sebagai berikut:
Biaya pemasaran Rp 28.700,00
Biaya administrasi 61.300,00
Bayar telpon dan listrik 35.000,00
 Macam-macam biaya 10.600,00
Total Rp 135.000,00
22 Desember 2000: Dikeluarkan cek sebesar Rp 135.600,00 kepada kasir kas kecil.
31 Desember 2000: Pada saat pemeriksaan akhir periode, sekretaris melaporkan keadaan kas kecil
sbb:
Kas dalam dana kas kecil Rp 85.000,00
Bukti-bukti pengeluaran yang sah terdiri dari:
Biaya pemasaran Rp 18.100,00
Biaya administrasi 30.400,00
Supplies kantor 5.600,00
Benda-benda pos 3.400,00
Macam-macam biaya 7.000,00
Rp 64.000,00
Rp 150.000,00
Pada akhir periode belum waktunya pengisian kembali kas kecil.
22 Januari 2001: Diterima permintaan untuk pengisian dana kas kecil oleh Sekretaris dan
dikeluarkan cek untuk mengisi kembali dana menjadi saldo seperti semula Rp
150.000,00. Bukti-bukti sah yang dilampirkan untuk Januari 1991 adalah:
Biaya pemasaran Rp 11.500,00
Biaya administrasi 15.750,00
Benda-benda pos 2.250,00
Biaya telpon, telegram 21.450,00
Macam-macam biaya 13.000,00
Rp 63.950,00

Transaksi-transaksi di atas dapat dibuatkan jurnal sbb:

1 Desember 2000 Kas Kecil Rp 150.000,00
Kas Rp 150.000,00
(membentuk dana kas kecil)
21 Desember 2000 tidak perlu dijurnal
22 Desember 2000 Biaya pemasaran Rp 28.700,00
Biaya administrasi 61.300,00
Biaya telpon dan listrik 35.000,00
Macam-macam biaya 10.600,00
Kas Rp 135.600,00
(pengisian kembali dana kas kecil)
31 Desember 2000 Biaya pemasaran Rp 18.100,00
Biaya administrasi 30.400,00
Supplies Kantor 5.600,00
Biaya pengiriman 3.400,00
Macam-macam biaya 7.000,00
Kas Kecil Rp 64.500,00
(jurnal penyesuaian kas kecil)
2 Januari 2001 Kas Kecil Rp 64.500,00
Biaya Pemasaran Rp 18.100,00
Biaya administrasi 30.400,00
Supplies kantor 5.600,00
Biaya pengiriman 3.400,00
Macam-macam biaya 7.000,00
(untuk mencatat readjustment)
22 Januari 2001 Biaya pemasaran (18.100 + 11.500) Rp 29.600,00
Biaya administrasi (30.400 + 15.750) 46.150,00
Supplies kantor (5.600 + 0) 5.600,00
Biaya pengiriman (3.400 + 2.250) 5.650,00
Biaya telpon, telegram (21.450 + 0) 21.450,00
Macam-macam biaya (7.000 +13.000) 20.000,00
Kas Rp 128.450,00
(pengisian kembali dana kas kecil)

1.5.2 Sistem Dana Berfluktuasi

Pada sistem ini, pencatatan di dalam buku jurnal dilakukan:

1) Pada saat pembentukan dana kas kecil,
2) Setiap saat pengeluaran dana kas kecil, dan
3) Pada saat pengisian kembali.

Contoh:

Pada tanggal 16 Juni 2000 PT SENANG DAMAI membentuk dana kas kecil sebesar Rp 75.000,00
dengan mengeluarkan cek no. 1013. Dan ini disediakan untuk pengeluaran selama setengah bulan
terhitunh sejak tanggal 16 sampai 30 Juni 2000.

Transaksi-transaksi selama periode tersebut sbb:

17 Juni 2000: Dibayar rekening listrik Rp 18.750,00
18 Juni 2000: Dibayar langganan Suara Merdeka Rp 12.000,00
19 Juni 2000: Dibayar untuk pembelian perangko Rp 2.500,00
24 Juni 2000: Dibayar ongkos taksi sebesar Rp 15.000,00
27 Juni 2000: Dibayar untuk pembelian bensin Rp 16.500,00
30 Juni 2000: Diisi kembali dana kas kecil dengan mengeluarkan cek no. 1025 sebesar Rp 64.750,00

Transaksi-transaksi tersebut dijurnal sebagau berikut:

16 Juni 2000 Kas Kecil Rp 75.000,00
Kas Rp 75.000,00
(pembentukan dana kas kecil)
17 Juni 2000 Biaya listrik Rp 18.750,00
Kas Kecil Rp 18.750,00
18 Juni 2000 Langganan Koran Rp 12.000,00
Kas Kecil Rp 18.750,00

19 Juni 2000 Biaya Perangko Rp 2.500,00

Kas Kecil Rp 2.500,00
24 Juni 2000 Biaya taksi Rp 15.000,00
Kas Kecil Rp 15.000,00
27 Juni 2000 Biaya bensin Rp 64.750,00
Kas Rp 64.750,00

Dalam sistem berfluktuasi, pada akhir periode akuntansi, tidak ada jurnal penyesuaiannya.