Pengendalian Internal Atas Penerimaan Kas

Sebagian besar penerimaan kas perusahaan tentu saja berasal dari hasil kegiatan
normal bisnisnya, yaitu melalui penjualann tunai (baik untuk perusahaan dagang maupun
perusahaan jasa), ataupun sebagai hasil penagihan piutang usaha dari pelanggan (dalam hal
penjualan kredit). Sedangkan penerimaan kas lainnya timbul dari kegiatan non-operasional
perusahaan. Contoh sumber penerimaan kas lainnya ini adalah berasal dari pendapatan
bunga, sewa, deviden, setoran pemilik, hasil pinjaman bank, hasil penjualan aktiva tetap yang
tidak terpakai, hasil penerbitan dan penjualan saham, obligasi dan sebagainya.
Mengingat kas merupakan aktiva yang paling lancar dibanding aktiva lainnya, maka
untuk mengamankan penerimaan kas ini diperlukanlah sebuah sistem pengendalian internal
yang sangat baik dan ekstra hati-hati.
Secara garis besar, berikut ini adalah beberapa penerapan prinsip pengendalian
internal atas penerimaan kas:
1. Hanya karyawan tertentu saja yang secara khusus ditugaskan untuk menangani penerimaan
kas.
2. Adanya pemisahan tugas (segregation of duties) antara individu yang menerima kas,
mencatat/membukukan penerimaan kas, dan yang menyimpan kas.
3. Setiap transaksi penerimaan kas harus didukung oleh dokumen (sebagai bukti transaksi),
seperti slip berita pembayaran (pengiriman) uang/remittance advices (dalam kasus
penerimaan uang lewat pos/mail receipts), struk/cash register record (dalam ksaus
penerimaan uang lewat konter penjualan/counter receipts), dan salinan bukti setor uang tunai
ke bank(deposite slips).
Seluruh uang kas harian yang diterima perusahaan dipegang oleh departemen kasir (kepala
kasir). Salinan lembar pertama dari ringkasan total penerimaan kas harian yang telah
disiapkan oleh departemen kasir diserahkan ke departemen akuntansi; untuk selanjutnya oleh
bagian akuntansi akan dipergunakan sebagai dasar pencatatan transaksi ke dalam jurnal (tentu
saja setelah melewati proses analisis transaksi dan identifikasi akun), lalu dibuatkan buku
besar, dan setrusnya sesuai dengan tahapan-tahapan yang ada dalam siklus akuntansi.
Sedangkan salinan lembar kedua dari ringkasan total penerimaan kas harian tadi yang telah
disiapkan oleh departemen kasir diserahkan kebagian keuangan. Dokumen asli yang memuat
ringkasan total penerimaan kas harian itu sendiri tetap akan di simpan di departemen kasir.
4. Uang kas hasil penerimaan penjualan harian atau hasil penagihan piutang dari pelanggan
harus disetor ke bank setiap hari oleh departemen kasir.
Departemen kasir (kepala kasir) akan mengisi formulir setoran bank dan kemudian
menyetorkan uang kas tadi ke bank. Salinan bukti setor bank ini, lalu akan diserahkan oleh
departemen kasir ke bagian keuangan. Jika uang kas hasil penerimaan penjualan harian atau
hasil penagihan piutang tersebut tidak sempat disetorkan ke bank, maka simpanlah uang kas
tadi dalam safe deposite box, dan hanya satu orang tertentu saja yang ditunjuk atau memiliki
kode akses untuk membukanya; hal ini dilakukan untuk menghindari sikap saling menuduh
atau memudahkan pertanggungjawaban langsung apabila terjadi kehilangan atas uang kas
tersebut.
5. Dilakukannya pengecekan independen atau verifikasi internal.
Misalnya saja dalam kasus penerimaan uang lewat konter penjualan, dimana biasanya
supervisor akan memverifikasi (mengecek) kebenaran atas jumlah penerimaan kas harian
yang telah dihasilkan oleh operator mesin register kas dengan cara mencocokkan antara total
catatan register kas dengan total fisik uang kas actual; sedangkan bagian keuangan juga akan
memverifikasi (mengecek) kebenaran atas jumlah penerimaan kas harian ini dengan cara
membandingkan antara salinan lembar ke dua dari ringkasan total penerimaan kas harian
dengan salinan bukti setor bank.
6. Mengikat karyawan yang menangani penerimaan kas dengan uang pertanggungan.

Pengendalian atas Penerimaan Uang Lewat Pos

Dalam hal ini, uang diterima lewat kiriman pos ketika pelanggan membayar tagihan
mereka. Kas di sini biasanya dalam bentuk checks atau money orders. Cek akan diterima oleh
perusahaan bersamaan dengan slip berita pembayaran (pengiriman) uang/remittance advices.
Slip ini biasanya merupakan bagian dari faktur tagihan yang telah dikirimkan pertama kali ke
pelanggan pada waktu terjadinya penjualan, yang kemudian dikembalikan lagi oleh
pelanggan yang bersangkutan bersamaan dengan pembayarannya. Slip ini berisi keterangan
pembayaran, yang memuat mengenai tanggal penerbitan (pembayaran) cek, nomor tagihan,
serta jumlah tagihan bersih setelah dikurangi dengan potongan-potongan atau penyesuaian
(pengurangan) harga.
Karyawan yang membuka kiriman ini seharusnya pertama kali mencocokkan antara
jumlah kas yang diterima dengan jumlah yang tertera dalam slip berita pembayaran. Sama
seperti cash register records, remittance advices ini berfungsi sebagai catatan penerimaan
kas pertama kalinya, dan juga untuk memastikan ketepatan pembukuan dalam rekening
pelanggan yang bersangkutan. Karyawan yang membuka kiriman ini lalu akan memberikan
stempel “Hanya Untuk Disetorkan” (“For Deposit Only”) pada cek yang diterimanya. Hal ini
dilakukan untuk menutup kemungkinan bahwa cek akan dipakai untuk kepentingan pribadi.
Bank tidak akan memberikan kas atas cek yang telah diberi stempel ini melainkan akan
diperhitungkan langsung secara otomatis sebagai setoran ke rekening bank perushaan.
Karyawan yang membuka kiriman tadi juga akan menyiapkan sebuah list (daftar) yang berisi
cek yang diterima setiap hari. Daftar ini menunjukkan nama pengirim (pembuat) cek, tujuan
pembayaran beserta jumlahnya.
Seluruh cek yang diterima akan diserahkan ke departemen kasir (kepala kasir), berikut
remittance advices dan daftar cek. Kepala kasir, berdasarkan cek yang diterima berikut slip
berita pembayaran dan daftar cek akan mengisi formulir setoran bank dan membuat ringkasan
total penerimaan kas harian (daily cash summary).
Salinan lembar pertama dari ringkasan total penerimaan kas harian ini akan diteruskan
oleh kepala kasir ke departemen akuntansi sebagai dasar pencatatan atas transaksi
penerimaan uang lewat pos. bukti setor departemen kasir ke bank yang brupa salinan deposite
slip dan salinan lembar kedua dari ringkasan total penerimaan kas harian akan diserahkan
kebagian keuangan. Bagian keuangan lalu akan membandingkan antara salinan dari
ringkasan total penerimaan kas harian (yang memuat penerimaan uang lewat pos) dengan
salinan bukti setor bank. Pada akhirnya, bagian keuangan akan mem-fotocopy salinan bukti
setor bank tadi untuk selanjutnya diserahkan ke bagian akuntansi.

Pengendalian atas Penerimaan Uang Lewat konter Penjualan

Hamper dapat dipastikan, kita semua pasti pernah atau bahkan telah puluhan kali
pergi berbelanja ke hypermarket/supermarket, minimarket, department stote, retail store, atau
fast-food restaurants (seperti Carrefour, Superindo, Giant, Hero, Alfamart, Indomaret, Toko
Buku Gramedia, McDonald’s, Wendy’s dan lain-lainnya). Cobalah perhatikan pada saat kita
hendak mulai membayar belanjaan yang kita beli (pesan). Operator mesin register kas
(klerek) akan menghitung jumlah keseluruhan nilai barang yang kita beli (pesan) dengan cara
memasukkan (menginput) satu per satu setiap item belanjaan, lalu nilai setiap item belanjaan
tersebut akan muncul di layer monitor mesin register kas beserta jumlah totalnya yang harus
dibayar. Kita akan membayar jumlah keseluruhan nilai belanjaan kita berdasarkan struk yang
telah dicetak dari mesin register kas tadi.
Dalam beberapa kasus, seperti konter-konter penjualan yang ada di Carrefour,
Superindo, Hero, dan supermarket sejenis lainnya, klerek, bahkan akan mengidentifikasi
kode barang (barcode) melalui mesin scanner, yang kemudian secara otomatis memunculkan
nama jenis barang belanjaan beserta harganya dalam layer monitor.
Pada saat kita membayar, jangan lupa bahwa seharusnya kita memeriksa kembali
secara cermat setiap jumlah barang yang dibeli (dipesan), dengan cara membandingkan
antara data yang terekam dalam struk dengan fisik barang belanjaan (jenis barang, kuantitas,
dan harga). Data belanjaan yang telah terekam dalam mesin register kas dan di cetak dalam
bentuk struk ini berguna sebagai alat control, yang menjamin bahwa belanjaan kita telah di
bebankan dengan benar, atau dengan kata lain untuk memastikan keakuratan nilai belanjaan.
Hal ini tentu saja sangat bermanfaat untuk menghindari terjadinya kekeliruan, baik kesalahan
yang tidak disengaja maupun kekurangan yang disengaja oleh karyawan klerek.
Pada awal shift, biasanya supervisor akan memberikan modal (dana) kas awal kepada
setiap operator register kas untuk uang kembalian (change fund). Dana untuk uang kembalian
ini akan tersedia dalam laci masing-masing klerek. Nanti, pada setiap akhir shift, setiap
operator register kas akan mempertanggungjawabkan uang kembalian tersebut ditambah
dengan uang kas yang telah dihasilkan lewat penjualan dalam konternya. Pada umumnya,
pihak perusahaan tidak akan mentoleransi kekurangan yang terjadi dalam penghitungan fisik
atas jumlah uang kas yang harus ada di akhir shift tugas karyawan klereknya (kecuali jika
kekurangan tersebut memang dikarenkan sistem pembulatan ke bawah yang di terapkan
perusahaan). Hal ini berarti bahwa kekurangan yang terjadi (diluar sistem perusahaan) akan
menjadi tanggungan karyawan yang bersangkutan.
Apabila kekurangan yang terjadi memang dikarenakan sistem pembulatan ke bawah
yang diterpkan perusahaan, maka pihak perusahaan akan mencatat kekurangan kas tersebut
ke dalam sebuah akun, yaitu akun “beban atas kekurangan penerimaan kas”. Akun ini akan
masuk dalam laporan laba rugi sebagai beban operasional lain-lain. Sebagai contoh: berikut
ini adalah ayat jurnal yang perlu dibuat dalam pembukuan perusahaan untuk mencatat beban
kekurangan kas sebesar Rp. 400,- dimana besarnya total penjualan adalah Rp. 4.270.150,-
(berdasarkan jumlah yang tercantum dalam keseluruhan struk penjualan shift saat itu)
sedangkan fisik uang kas actual yang ada adalah hanya sebesar Rp. 4.269.750,-:
Kas Rp 4.269.750.-
Bebas Pengeluaran Kas 400
Penjualan Rp 4.270.150
Sebaliknya jika perusahaan menerapkan kebijakan atau sistem pembulatan keatas, maka akun
“pendapatan atas kelebihan penerimaan kas” akan dikredit sebesar sebesar selisihnya ( yaitu
selisih antara jumlah yang tercantum dalam struk dengan jumlah fisik uang kas yang ada ).
Akun ini akan masuk dalam laporan laba rugi sebagai pendapatan operasional lain-lain.
Dalam praktik, ada juga perusahaan yang menggunakan akun “selisih penerimaan
kas” untuk membukukan baik kekurangan penerimaan kas maupun kelebihan penerimaan kas
(dimana akun selisih penerimaan kas akan di debet jika terjadi kekurangan penerimaan kas,
dan sebaiknya akun selisih penerimaan kas akan dikredit jika terjadi kelebihan penerimaan
kas).
Setelah uang kas diperiksa dan dihitung oleh supervisor, supervisor akan
mencatatnya, kedalam sebuah laporan perhitungan kas ( cash count sheets ) dalam bentuk
memo. Memo ini akan diparaf baik oleh klerek yang bersangkutan maupun supervisor. Memo
yang telah di paraf ini dan catatan register kas dari masing-masing klerek berikut uang kas-
nya kemudian diserahkan ke departemen kasir (kepala kasir). Kepala kasir, berdasarkan uang
kas yang diterima dari supervisor berikut catatan register kas dan laporan perhitungan kas
akan mengisi formulir setoran bank dan membuat ringkasan total penerimaan kas harian (
daily cash summary ).
Salinan lembar pertama dari ringkasan total penerimaan kas harian ini akan diteruskan
oleh kepala kasir ke departemen akuntansi sebagai dasar pencatatan atas transaksi penjualan
harian. Bukti sector departemen kasir ke bank yang berupa salinan deposit slip dan salinan
lembar kedua dari ringkasan total penerimaan kas harian akan diserahkan ke bagian
keuangan. Bagian keuangan lalu akan membandingkan antara salinan dari ringkasan total
penerimaan kas harian ini dengan salinan bukti setor bank. Atau bagian keuangan dapat juga
membandingkan antara salinan laporan perhitungan kas yang dibuat oleh supervisor dengan
salinan bukti setor bank. Pada akhirnya, bagian keuangan akan mem-fotocopy salinan bukti
setor bank tadi untuk selanjutnya diserahkan kebagian akuntansi.