Pengertian, Tujuan, Metode dan Contoh Kas Kecil

Petty cash atau kas kecil adalah dana pengeluaran rutin dan relatif kecil jumlahnya. Seperti apa
contoh pencatatan laporan buku atau jurnal kas kecil? Blog Akuntansi Jurnal akan mengulasnya disini.

Pengertian Petty Cash Atau Kas Kecil Adalah Sebagai Berikut

Petty cash atau kas kecil adalah dana yang digunakan untuk pembiayaan operasional perusahaan
ataupun hal-hal yang berkaitan dengan aktivitas-aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan.

Jenis kas ini digunakan untuk mendanai pengeluaran-pengeluaran pimpinan yang jumlahnya
relatif kecil seperti conth dana entertain klien atau rekan kerja pimpinan, dana konsumsi untuk
kepentingan rapat, dan lain sebagainya.

Sebagai orang yang dipercaya pimpinan untuk mengelola kas kecil, sekretaris harus dapat
mengatur dan merencanakan penggunaan dana dan membuat catatan laporan atas keuangan yang
dibukukan kembali oleh bagian keuangan perusahaan.

Pengelolaan kas kecil keuangan dilakukan oleh Biro Kesekretariatan atau petugas keuangan
tingkat pemula atas pengeluaran-pengeluaran tunai. Hal ini dilakukan untuk mendukung tugas
pelaksanaan yang ada. Maksud diadakannya kas kecil adalah agar kesekretariatan tidak perlu meminta
dana keuangan setiap kali ingin mengeluarkan dana. Karena umumnya, perusahaan akan sering
mengeluarkan dana yang relatif kecil untuk berbagai kepentingan.

Tujuan Kas Kecil

Ada beberapa tujuan kas kecil adalah untuk beberapa berikut di antaranya:

1. Menangani masalah perlengkapan/perbekalan kantor yang dialami oleh suatu bagian di kantor.
2. Menghindari cara pembayaran yang tidak ekonomis juga tidak praktis atas pengeluaran yang
jumlahnya relatif kecil dan mendadak.
3. Meringankan beban staff karyawan dalam memberikan pelayanan secara maksimal kepada
pelanggan juga termasuk kepada relasi bisnis pimpinan.
4. Mempercepat aktivitas atasan yang menggunakan dana secara mendadak dan juga tidak
terencana sebelumnya.

Setelah mengetahui tujuannya, Anda juga harus tahu metode dan contoh kas kecil itu seperti apa.
Diawali dulu dari metode pengelolaan dan pencatatannya di laporan buku jurnal kas kecil.

Metode dalam Pengelolaan Kas Kecil

Metode ini mencakup tahapan-tahapan pengelolaan dalam penggunaan dana yang ada. Sehingga ketika
laporan penggunaan kas kecil diminta oleh pihak-pihak yang terkait dapat ditunjukkan dengan segera
dan lengkap tanpa ada kesalahan. Metode pencatatan jurnal kas kecil ada 2 (dua).
 1. Metode Tetap (Imprest Fund System)
Metode Tetap adalah metode pembukuan kas kecil di mana rekening kas kecil jumlahnya selalu
tetap. Setiap pengeluaran kas terjadi, pemegang petty cash tidak serta merta langsung
mencatatnya di buku jurnal kas kecil, tetapi hanya sekedar mengumpulkan bukti transaksi
pengeluarannya.
Ciri-ciri metode tetap antara lain :
1. Bukti-bukti penggunaan dana kas kecil dikumpulkan oleh pengelola.
2. Pengisian dana kas kecil dilakukan dengan penarikan cek yang sama jumlahnya dengan dana
yang telah digunakan sehingga jumlah dana petty cash kembali kepada jumlah yang
ditetapkan semula.

Selanjutnya, berikut langkah-langkah yang dilakukan dalam metode tetap :

 Pembentukan dana kas kecil di mana pemegang kas nanti diberi sejumlah uang tunai yang
nantinya untuk pembayaran atas pengeluaran yang diperkirakan bisa memenuhi kebutuhan
dalam waktu tertentu.
 Dana kas kecil dipergunakan untuk pembayaran transaksi pengeluaran.
 Setelah dana kas kecil habis/hampir habis, kasir membentuk kembali dana kas kecil, mengisinya
sebesar jumlah nominal pengeluaran yang terjadi.

Metode Berubah-ubah (Fluctuating fund system)

Metode berubah-ubah adalah suatu metode pengisian dan pengendalian kas kecil di mana jumlahnya
akan selalu berubah-ubah (sesuai dengan kebutuhan). Sistem ini menghendaki bahwa jumlah nominal
kas kecil tidak ditetapkan akan tetapi sesuai dengan kebutuhan.

Misalnya, ketika pertama kali membuat kebijakan, perusahaan menetapkan jumlah nominal kas kecil
sebesar Rp5 Juta kemudian digunakan sesuai dengan kebutuhan dan kemudian diisi kembali. Ketika
waktu pengisian, jika perusahaan menggunakan sistem dana tetap, maka jumlah kas kecil harus sama
jumlahnya dengan saldo awal.

Namun pada metode sistem dana berubah (dana mengambang), jumlah pengisian kembali kas kecil
tidak harus sama dengan jumlah nominal saldo awalnya, jadi bisa kurang maupun lebih.

Ciri-ciri metode berubah-ubah yaitu sebagai berikut ini :

1. Pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil di catat di dalam akun debit
2. Bukti pengeluaran kas kecil dicatat dalam buku jurnal kas kecil dengan mendebit akun-akun
yang terkait dengan penggunaan kredit akun tersebut
3. Besarnya jumlah dana kas kecil yang disediakan berfluktuasi disesuaikan dengan perkembangan
kegiatan bagian-bagian pemakai dana.

Dokumen yang Dibutuhkan

Berikut beberapa dokumen yang diperlukan sebelum Anda mulai pelajari contoh kas kecil.

 Bukti Kas Keluar

Dokumen ini berguna agar perintah pengeluaran kas dari fungsi akuntansi pada fungsi kas
besar yang tercantum dalam dokumen pembukuan tersebut. Dalam sistem dana kas Kecil,
dokumen ini sangat dibutuhkan pada saat pengisian kembali dana kas kecil.
 Cek
Cek adalah dokumen yang dipakai untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran
sejumlah uang kepada orang atau badan yang namanya tercantum pada cek atau pembawa
cek.
 Permintaan pengeluaran kas kecil
Dokumen ini dipakai oleh pengguna kas kecil untuk meminta sejumlah uang kepada
pemegang dana tersebut. Bagi pemegang dana kas kecil dokumen ini berguna sebagai bukti
pengeluaran. Dokumen ini akan disimpan oleh pemegang kas kecil menurut nama
pengeluaran dana tersebut.
 Bukti Pengeluaran Kas Kecil
Dokumen ini dibuat oleh pengguna dana kas kecil untuk mempertanggung jawabkan
pemakaian dana kas kecil. Dokumen ini dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil
dan diserahkan oleh pengguna dana kas kecil kepada pemegang dana kas kecil.
 Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil
Dokumen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada bagian utang agar
dibuatkan bukti kas keluar untuk pengisian kembali dana kas kecil.
Contoh Soal Kas Kecil
Pada sebuah perusahaan PT. Angin Ribut yang menyediakan dana kas kecil terdapat
transaksi-transaksi pada bulan Desember 2017 sebagai berikut:
4 Desember 2017 : Diserahkan selembar cek sebesar Rp. 2.000.000,00 untuk membentuk
kas kecil.
7 Desember 2017 : Dibeli tunai alat-alat tulis untuk kantor Rp. 96.000,00
18 Desember 2017 : Dibayar biaya angkut sebesar Rp. 275.000,00
19 Desember 2017 : Dibayar uang makan untuk para karyawan yang lembur Rp. 150.000,00
22 Desember 2017 : Dibeli tunai alat-alat tulis kantor Rp. 70.000,00
28 Desember 2017 : Dilakukan pertanggungjawaban atas pengeluaran-pengeluaran
menggunakan kas kecil dan pengisian kembali dana kas kecil.
Jawaban metode imprest
Pencatatan transaksi dana kas kecil dengan menggunakan metode imprest (dana tetap):

Saat pembentukan dana kas kecil

Saat pengisian kembali dana kas kecil

Setelah pengisian kembali dana kas kecil sebesar Rp. 591.000 maka jumlah keseluruhan
saldo kas kecil akan menjadi Rp. 2.000.000 seperti saldo disaat awal pembentukan dana kas
kecil.
Jawaban metode fluktuasi
Pada metode fluktuasi, transaksi-transaksi diatas akan dicatat kedalam buku kas kecil seperti
berikut ini;

Saat pembentukan dana kas kecil

Saat terjadi transaksi langsung dicatat pada buku dana kas kecil
Pembelian alat tulis kantor

Pembayaran biaya angkut

Pembayaran uang makan lembur karyawan

Pembelian alat tulis kantor

Pada saat pengisian kembali, metode fluktuatif terserah kepada kasir kas kecil akan
mengisi/menambah jumlah dana kecilnya. Jadi ketika kasir meminta pengisian sebesar Rp.
700.000 maka saldo dana kas kecil akan menjadi Rp. 2.109.000 .
Saldo ini berbeda dengan saat pembentukan dana kas kecil yang sebesar Rp. 2000.000.

Contoh soal:
Diketahui perusahaan Garuda menyediakan dana kas kecil perusahaan sebesar Rp 500.0000
pada tanggal 01 Oktober 2021 untuk dipegang kasir
Kemudian kasir menerima perintah untuk mengeluarkan sejumlah uang untuk transaksi
berikut:
Tanggal 04 Oktober Membeli perlengkapan kantor berupa perangko, buku kwitansi dan
lainnya sebesar Rp 105.000
Tanggal 05 Oktober Membayar uang parkir mobil direktur sebesar Rp 25.000
Tanggal 06 Oktober Membayar tagihan telepon sebesar Rp 53.500 dan menambah token
listrik kantor sebesar Rp 50.000
Tanggal 07 Oktober Membeli bahan baku perusahaan yang kekurangan sebesar Rp 145.000
Tanggal 08 Oktober Membayar tenaga kerja harian sebesar Rp 85.000
Dari transaksi diatas, diminta buatlah contoh dana tetap dan tidak tetap perusahaan
Jawaban contoh kas kecil metode imprest atas pencatatan kas kecil
Yang dilakukan dalam mencatat buku kas kecil perusahaan adalah sebagai berikut, dengan
syarat membuat jurnal kas kecil:

Setelah itu melakukan contoh pengisian kas kecil sebagai berikut:

Jawaban contoh buku kas kecil dengan menjawab pertanyaan diatas dengan menggunakan
metode berubah-ubah.
Yang dilakukan dalam mencatat buku kas kecil perusahaan adalah sebagai berikut dengan
terlebih dahulu membuat contoh jurnal kas kecil kemudian pencatatan buku kas kecil:

Setelah membuat laporan tersebut, kasir bisa membuat laporan kas kecil dengan contoh
laporan kas kecil sebagai berikut: