1

METODE PENCATATAN KAS PADA KANTOR SAMSAT

TUGAS TEKNIK PENULISAN LAPORAN

Disusun Oleh :
Nama : Hendika Fifin Yuliana Laia
Npm : 21 031 161 028

PROGRAM STUDI D-3 AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS DARMA AGUNG
MEDAN
2023
 2
BAB I
PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Kas adalah aset lancar yang dapat digunakan secara langsung atau segera
untuk transaksi pembayaran. Kas merupakan media pertukaran properti setiap
instansi. Sebuah intans atau lembaga tidak akan dapat beroperasi dan lakukan
aktivitas tanpa kas, karena kas bagian penting yang digunakan untuk membiayai
pengeluaran-pengeluaran yang dapat terjadi setiap saat.

Pengeluaran kas dapat terjadi sewaktu-waktu dan bahkan berkali-kali dalam

suatu instansi tidak semua dapat dibayar dengan menggunakan cek, karena untuk
pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil sangat tidak ekonomis apabila dibayar
dengan menggunakan cek. Dengan jumlah pengeluaran yang relatif kecil inilah maka
suatu instansi atau lembaga membuat suatu akun dengan nama kas kecil. Kas kecil
adalah sebagian kas yang disisahkan dalam suatu lembaga dan digunakan untuk
membiayai pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil.

Mengenai ketersediaan kas , jika kas tersedia dalam jumlah yang terlalu
kecil dibandingkan dengan tingkat kebutuhan, keadaan ini akan mengubah tingkat
likuiditas perusahaan. Sedangkan jika jumlah kas yang tersedia terlalu banyak akan
menyebabkan kelebihan kas dalam suatu lembaga. Karena sangat mudah untuk
ditransfer dan tidak dapat di buktikan oleh pemiliknya, uang tunai mudah
disalahgunakan. Oleh karena itu, di butuhkan pencatatan kas yang akurat dan baik
yang merupakan salah satu cara mencapai tujuan perusahaan. Kunci utama seorang
accounting dalam mencapai targetnya adalah memberikan nilai lebih, pada laporan
yang baik dapat memberi gambaran terhadap kondisi perusahaan sehingga laporan
lebih berkualitas.

Pencatatan kas dapat di ibaratkan sebagai badan penegak perusahaan

berdasarkan transaksi-transaksi perusahaan yang dilakukan dan harus dicatat kedalam
pembukuan yang benar, akurat dan relevan karena dalam keuangan yang baik dinilai
pembukuan yang benar. Pembukuan yang dilakukan dengan pencatatan yang tidak
tersusun dengan baik atau salah menjurnal dapat mengakibatkan laporan keuangan
yang tidak menggambarkan keadaan perusahaan yang mengakibatkan terjadinya
kecurangan-kecurangan dalam keuangan perusahaan sehingga dalam pengambilan
keputusan sangat sulit.

Pada dasarnya suatu perusahaan sudah memiliki ketentuan untuk akuntansi

sendiri. Persyaratan mungkin tidak sama dengan ketentuan perusahaan lain yang
sejenis. BPPRD UPT TELUKDALAM ( Badan pengelola pendapatan dan Retribusi
Daerah unit Pelaksanaan Teknis Telukdalam), atau sering dikenal masyarakat sebagai
SAMSAT (Sistem Administrasi Manunggal Satu Atap) yang merupakan bentuk kerja
sama antara Kepolsian Negara Republik Indonesia (Polri), Dinas Pendapatan Provinsi,
dan PT Jasa Raharja (Persero). Diwilayah Telukdalam Nias Selatan cukup banyak
transaksinya yang dilakukan melalui penyertaan kas kecil, seperti biaya makan dan
minum, alat kebersihan kantor, pembelian koran dan pengeluaran lainnya yang
pembayarannya hanya dapat dilakukan melalui dana kas kecil.
 3

Berdasarkan uraian diatas penulis tertarik mengetahui metode pencatatan

dana kas kecil sehingga penulis dalam penelitian ini mengambil judul “ Metode
Pencatatan Kas Kecil.

1.2 Rumusan Masalah

1. Bagaimana metode pencatatan kas pada kantor samsat

1.3 Tujuan Penelitian

1. Menjelaskan apa yang dimaksud dengan kas kecil
2. Menjelaskan dokemen yang dibutuhkan dalam pengelolaan dana kas kecil (petty
cash)
3. Menjelaskan metode-metode dalam pengelolaan kas kecil (petty cash)

1.4 Manfaat penelitian

1. Menambah pemahaman tentang kas kecil (petty cash)
2. Untuk menambah pengetahuan dan wawasan tentang pelaksanaan penanganan
kas kecil
3. Memperoleh informasi lebih jauh mengenai pelaksanaan kas kecil
 4

BAB II

PEMBAHASAN

A. Landasan Teori

1. Pengertian Pencatatan

Pencatatan sangat dibutuhkan dalam setiap kegiatan yang akan

dan telah dilakukan untuk merekam dalam bentuk tulisan secara detail,

untuk lebih jelasnya mengenai pengertian pencatatan berikut menurut

beberapa ahli :

Menurut Simamora (2000:4) mengemukakan bahwa “pencatatan

adalah pembuatan catatan pembukuan kronologis kejadian yang terjadi,

terukur melalui suatu cara yang sistematis dan teratur”.

Menurut Soemarso (2004:20) menjelaskan bahwa “pencatatan

(Recording) transaksi dapat dilakukan dengan berbagai cara, misalnya

ditulis dengan pensil atau pena mengetik pada peralatan komputer.

Membuat lubang pada kartu pons (punch card) atau memberikan tanda-

tanda tertentu”.

Menurut Mulyadi (2008:196) mengemukakan bahwa “pencatatan

adalah suatu kegiatan klerikalbiasanya melibatkan beberapa orang dalam

suatu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin penangganan

secara seragam terhadap transaksi perusahaan yang terjadi berulang-

ulang”.

Berdasarkan uraian tersebut dapat disimpulkan bahwa pencatatan

adalah suatu kegiatan kumpulan yang dilakukan melalui suatu registrasi

yang dapat memberikan suatu satuan informasi.

 5

2. Pengertian Kas

Kas merupakan alat pembayaran yang dimiliki perusahaan dan

siap digunakan didalam transaksi perusahaan. Berikut pengertian kas

menurut beberapa para ahli :

Menurut James D Stice (2009:427) “Kas adalah aset lancar paling

likuid dan terdiri dari bagian yang bertindak sebagai alat pertukaran serta

memberikan dasar untuk perhitungan akuntansi. Dana kas kecil atau uang

kembalian serta surat berharga yang sewaktu-waktu dapat ditukarkan

dengan kas, seperti cek pribadi dan cek kasir juga merupakan sebagai hal

yang dilaporkan sebagai kas”.

Menurut Hery (2011:2) “kas meliputi uang logam, uang kertas,

cek, wesel pos (kiriman uang lewat pos, money orders) dan deposito. Kas

merupakan aktiva yang paling lancar dibanding aktiva lainnya”.

Menurut Fees Warren Reeve (2005:362) “Kas (cash) meliputi

koin, uang kertas, cek, wesel (money order atau kiriman uang melalui pos

yang lazim berbentuk draft bank atau cek bank; hal ini untuk selanjutnya

di istilahkan dengan wesel), dan uang yang disimpan dibank yang dapat

di tarik tanpa pembatasan dari bank bersengkutan”.

Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa kas adalah alat

pembayaran tunai yang setiap saat dapat digunakan untuk membiayai

berbagai macam kegiatan yang dilakukan oleh suatu lembaga atau

instansi dan merupakan suatu harta yang lancar untuk melakukan

pembayaran-pembayaran terhadap transaksi yang dilakukan serta

memberikan dasar untuk perhitungan akuntansi.

 6

3. Pengertian Kas Kecil

Menurut Mulyadi (2016:425) “kas kecil merupakan uang yang di

sediakan untuk membayar tentang pengeluaran - pengeluaran yang

jumlahnya sangat relatif kecil dan tidak ekonomis apabila di bayar

dengan cek”.

Menurut Soemarso (2004:18) “kas kecil adalah sejumlah uang

tunai tertentu yang disisihkan dalam perusahaan dan digunakan untuk

memenuhi pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya tidak besar,

pengeluara-pengeluaran lain dengan bank (dengan cek). Pemegang kas

kecil disebut dengan kasir. Kasir tersebut bertanggungjawab atas

pemasukan dan pengeluaran dana kas kecil. Hal ini dilakukan agar tidak

terjadi penyelewenggan dana dan menjaga kelancaran dalam penggunaan

dana”.

Kas kecil diadakan dengan maksud agar tidak mengganggu dana

bagian keuangan pada setiap kali akan mengeluarkan dana. Karena pada

umumnya, perusahaan lebih sering melakukan pengeluaran dana yang

relatif kecil untuk segala kepentingannya.

Ada beberapa tujuan dibentuknya kas kecil, berikut diantaranya:

a. menghindari cara pembayaran yang tidak ekonomis juga tidak

praktis atas pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan

mendadak.

b. menanggani masalah perlengkapan kantor yang dialami oleh setiap

bagian di kantor.

c. untuk mempercepat kegiatan atasan yang menggunakan dana

secara mendadak dan tidak terencana pada sebelumnya.

 7

4. Metode pencatatan kas kecil

Menurut Soemarso (2009:13) di dalam kas kecil terdapat dua

metode pencatatan yaitu :

1. Metode Tetap (Imprest fund system)

Metode tetap merupakan metode pembukuan pada kas
kecil dan dimana rekening kas kecil tersebut memiliki
jumlah yang selalu tetap. Apabila terjadi pengeluaran
kas, pemegang kas kecil tidak langsung mencatatnya
namun kas kecil hanya sekedar mengumpulkan bukti-
bukti transaksi tentang pengeluaran tersebut. Ciri-ciri
yang ada di dalam metode tetap, diantaranya sebagai
berikut:
a. Bukti penggunaan dana kas kecil dikumpulkan oleh
pengelola atau pemegang kas kecil.
b. Pengisian dana kas kecil dilakukan dengan
penarikan cek yang sama dengan jumlah dana kas
kecil yang telah digunakan sehingga jumlah dana
kas kecil kembali pada jumlah yang semula
ditetapkan.
2. Metode berubah-ubah (Fluctuating fund system)
Metode berubah–ubah merupakan suatu metode
yang di mana metode tersebut ada sebuah
pengisian dan pengendalian kas kecil lalu di
jumlahkan dengan nominal kecil dan akan selalu
berubah-ubah sesuai dengan kebutuhan. Di dalam
metode berubah ubah memiliki ciri–ciri yaitu:
a. Pembentukkan dan pengisian Kembali yang ada di
dalam kas kecil tersebut langsung di catat di debit
kas kecil.
b. Bukti pengeluaran yang ada di dalam kas kecil
kemudian dicatat dalam buku jurnal kas kecil
dengancara mendebit akun yang terkait dengan
penggunaan kredit akun kas kecil.
c. Besarnya jumlah yang ada di dalam dana kas kecil
telah disediakan dengan menggunakan metode
fluktuasi. Metode Fluktuasi tersebut bisa langsung
disesuaikan dengan perkembangan kegiatan di
bagian pemakai dana.
 8

5. Jurnal Pembentukan Dana Kas Kecil

Menurut Mulyadi (2010:101) Jurnal “merupakan catatan

akuntansi permanen yang pertama, yang digunakan untuk mencatat

transaksi keuangan perusahaan.”

“Hal yang paling penting dalam pembentukan kas kecil adalah

penunjukan petugas sebagai pemegang kas kecil. Selain itu perusahaan

juga harus menetapkan jumlah dana kas kecil”. (Al. Haryono Jusup,

2005:30)

Tabel 3.1
Jurnal Pembentukan Dana Kasa Kecil

Kas kecil Xxx

Kas Xxx

Sumber: Al. Haryono Jusup (2005)

Table 3.2
Jurnal Pengisian Kembali Dana Kas Kecil

Biaya pos xxx

Biaya Angkut Pembelian xxx
Perlengkapan Kantor xxx
Macam-macam Biaya
Kas xxx
xxx
Sumber: Al. Haryono Jusup (2005)

B. Analisis

Metode pencatatan yang digunakan oleh Kantor SAMSAT Telukdalam

Kabupaten Nias Selatan yaitu menggunakan Sistem Dana Tetap (Imprest

Fund System) dimana rekening kas kecil jumlahnya akan selalu sama dengan

jumlah sebelumnya yang telah ditetapkan, Dalam sistem ini setiap transaksi

akan mengkredit rekening kas sehingga rekening kas kecil nilainya selalu tetap.

Setiap pengisian kembali dana kas kecil akan selalu

 9

dilakukan setelah pelaporan atau laporan pertanggungjawaban sudah selesai

dibuat dan dikirimkan.

Pencatatan untuk setiap transaksi di Kantor SAMSAT Telukdalam

Kabupaten Nias Selatan dilakukan oleh bendahara yang bertanggungjawab

atas kas kecil (dalam hal ini dipegang bendahara Pengeluaran), setiap transaksi

yang dicatat dianggap sah jika memiliki bukti berupa nota atau kwitansi. Akan

tetapi tidak melakukan pencatatan jurnal sesuai transaksi yang telah terjadi

hanya mengumpulkan bukti-bukti transaksi saja transaksi yang terjadi yaitu

biaya pengeluaran seperti, BBM (Bahan Bakar Minyak), biaya service

kendaraan dinas, biaya listrik, biaya perbaikan AC dan pembelian alat

kebersihan kantor, pembelian alat elektronik (batre, lampu, kabel,) dan

sebagainya.

Kas kecil disediakan sesuai dengan kebutuhan kantor SAMSAT jika

terjadi kelebihan akan dikembalikan agar tidak terjadi pengelapan dana dan

jika terjadi kekurangan maka akan diminta dikebutuhan transaksi berikutnya.

Misalnya untuk pertama kali dibentuk kas kecil pada tanggal 1 Januari Rp

8.600.000 maka setiap akhir bulan jika terjadi transaksi maka akan dibentuk

laporan pertanggung jawaban kas kecil sesuai dengan bukti nota atau kwitansi

akibat saldo kas kecil akan tetap.

Laporan pertanggung jawaban kas kecil dibuat setiap akhir bulan

oleh bendahara yang bertanggugn jawab terhadap kas kecil dan kemudian akan

dikirim kepusat atau provinsi sumatra utara, Laporan disusun berdasarkan bukti

transaksi pengeluaran yaitu ada pengeluaran BBM (Bahan Bakar Minyak)

dan pengeluaran lainnya yang jumlahnya relatif

 10

kecil, setelah disusun laporan pertanggungjawaban, kas kecil harus diperiksa

dan ditandatangani oleh KUPT (kepala unit pelaksana teknis) sebelum

diserahkan ke pusat atau provinsi sumatra utara, Setelah laporan diterima dan

disahkan barulah terjadi pencairan untuk bulan berikutnya. Untuk lebih

jelasnya berikut flowchart atau bagan alur pengisian kembali kas kecil kantor

SAMSAT Telukdalam :

Gambar 3.1
Flowchart Kas Kecil Pada Kantor SAMSAT Telukdalam
Kabupaten Nias Selatan

1. Membuat 3.Mencatat
2. Terima Dana Kas
pengajuan Penerimaan
pengisian kas kecil Kecil
kas kecil
kebukti kas

6. Membuat laporan 4.Menyimpan

pertanggungjawaban 5.Menyimpan Bukti Kas Kecil
penggunaan kas kecil Kas Kecil Dan Bukti Ketempat Kas
sesuai dengan bukti Kas Keluar Sesuai Kecil
transaksi Transaksi Yang Telah telah terjadi

Adapun kas kecil yang digunakan oleh Kantor SAMSAT Telukdalam

Kabupaten Nias Selatan selama bulan Januari tahun 2022 yang akan di isi

kembali setiap awal bulan setelah laporan pertanggungjawaban penggunaan

kas kecil disahkan.

 11

Contoh:
Tanggal Keterangan Ref Debet kredit
01-Jan-2022 Kas kecil Rp8.600.000
Kas Rp8.600.000

Transaksi pengeluaran kas kecil Kantor SAMSAT Telukdalam :

3-Januari-2022 : Membeli bensin kendaraan dinas sebesar Rp200.000,-

4-Januari-2022 : Biaya makanan untuk tamu sebesar Rp1.500.000,-

7-Januari-2022 : Membeli bensin kendaraan dinas sebesar Rp200.000,-

12-Januari-2022 : Membeli lampu, kabel, stop kontak, fithing sebesar

Rp2.954.875,-

26-Januari-2022 : Membeli perlengkapan kebersihan kantor sebesar

Rp2.148.500,-

31-Januari-2022 : Membayar biaya koran surat kabar Bidik Indonesia

sebesar Rp100.000,-

Sumber: Kantor SAMSAT Telukdalam Kabupaten Nias Selatan, 2022.

Berdasarkan data diatas berikut jurnal yang dibutuhkan akuntan dengan

metode Imprest

Tanggal Keterangan Ref Debet kredit

01-Jan-2022 Kas kecil Rp8.600.000
Kas Rp8.600.000
(mencatat pembentukan kas kecil)

Januari-2022 Macam-macam beban Rp7.103.375

Kas Rp7.103.375
(mencatat pengeluaran kas kecil)

Dari jurnal diatas terlihat bahwa pada saat pembentukan kas kecil

pertama kali rekening kas kecil dicatat disisi debet dan rekening kas kecil

dicatat disisi kredit. Akan tetapi tidak melakukan pencatatan jurnal sesuai
 12

transaksi yang telah terjadi hanya mengumpulkan bukti-bukti transaksi saja.

Berikut nominal saldo kas kecil Kantor SAMSAT Telukdalam Kabupaten Nias

Selatan Menggunakan Metode Imprest :

Tanggal Keterangan Imprest

Januari 2022
01 Pembentukan kas kecil Rp8.600.000,-
03 Membeli bensin kendaraan dinas Rp200.000,-
04 Biaya makanan untuk tamu Rp1.500.000,-
07 Membeli bensin kendaraan dinas Rp200.000,-
12 Membeli lampu,kabel,stop kontak, dan fithing Rp2.954.875,-
26 Membeli perlengkapan kebersihan kantor Rp2.148.500,-
31 Membayar biaya koran Rp100.000,-
Februari
01 Pengisian kembali kas kecil Rp7.103.375,-
saldo Rp8.600.000,-

Setelah melihat metode diatas, Kantor SAMSAT Telukdalam

Kabupaten Nias Selatan sudah melakukan pencatatan dana kas kecil sesuai

dengan metode yang digunakan yaitu Metode Sistem Dana Tetap (Imprest

Fund System), tetapi kantor tidak mengadakan pemisahaan tugas antara kasir

selaku pengelola seluruh kegiatan keuangan kantor dengan petugas yang

memegang dana kas kecil.

Dalam perbandingan antara teori-teori dengan data yang dideskripsikan

oleh penulis metode pencatatan kas kecil yang digunakan oleh Kantor

SAMSAT Telukdalam Kabupaten Nias Selatan belum semuanya menerapkan

metode pencatatan kas kecil khususnya Metode Sistem Dana Tetap (Imprest

Fund System) karena beberapa alasan berikut :

a) Alasan yang pertama yaitu kantor samsat tidak menentukan karyawan

yang memegang kas kecil dikarenakan kantor samsat ini berpusat

diprovinsi sumatra utara dimana sebagian pengeluaran kas kecil tidak

semua dari pihak samsatnya langsung misalnya dalam hal ATK, kantor
 13

samsat tidak melakukan pengeluaran untuk melakukan pembelian tetapi

kantor samsat melakukan pengadaan ATK kepusat, sehingga kas kecil tidak

terlalu dilakukan sesuai yang sebenarnya dimana seharusnya adanya

pemegang kas kecil.

b) Alasan yang kedua yaitu pengisian kembali kas kecil sering terjadi

keterlambatan, sehingga kantor samsat ketika ingin melakukan

pengeluaran kas kecil kadang menggunakan uang pribadi terlebih dahulu

dikarenakan tidak mengadakan pemilihan petugas pemegang kas kecil.

c) Alasan yang ketiga yaitu kurangnya karyawan atau belum maksimal

mengetahui mengenai kas kecil yang sebenarnya.

Setiap kantor dalam menjalankan operasionalnya selalu membutuhkan

kas. Kas diperlukan baik untuk membiayai operasional kantor sehari-hari

maupun untuk mengadakan inventasi baru dalam aktiva tetap. Kas merupakan

aktiva yang paling lancar dibandingkan aktiva lainnya.

Menurut Mulyadi (2001:530) dokumen yang digunakan dalam sistem

akuntansi pengeluaran kas dan kas kecil adalah:

1. Bukti Kas Keluar

Bukti kas keluar ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas

dari fungsi akuntansi kepada fungsi kas sebesar yang tercantum dalam

dokumen tersebut.

2. Pemerintah Pengeluaran Kas Kecil

Pemerintah kas kecil ini digunakan oleh pemakai dana kas kecil

untuk meminta uang kepada bendahara kas kecil

 14

3. Bukti Pengeluaran Kas Kecil

Bukti pengeluaran kas kecil dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk

mempertanggungjawabkan pemakai dana kas kecil untuk

mempertanggungjawabkan pemakai dana kas kecil.

4. Pemerintah Mengisi Kembali Kas Kecil

Pemerintah mengisi kembali kas kecil dibuat pemegang dana kasa

kecil untuk meminta kepada bagian utang agar dibuatkan bukti kas keluar

guna pengisian kembali dana kas kecil.

Berdasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa pengeluaran

kas adalah kegiatan yang menyebabkan berkurangnya kas dikantor baik dari

pemesanan, penerimaan, menyetujui faktur pemasok sampai pembayaran

transaksi yang dilakukan oleh kantor untuk memesan bahan baku dan

perlengkapan kantor.

1. Perbandingan Teori Dengan Objek Penelitian

Tabel 3.3

Perbandingan Teori Dengan Objek Penelitian

Kantor SAMSAT Telukdalam

No Teori Akuntansi Kabupaten Nias Selatan Ket

1 Dana kas kecil disediakan untuk Kantor menggunakan dana Sesuai

membayar pengeluaran yang kas kecil untuk membayar dengan
sejumlah kecil dan tidak ekonomis pengeluaran-pengeluaran teori
bila dibayar dengan yang kecil dan tidak praktis
cek. jika dibayar dengan cek
2 Dana kas kecil dipegang oleh Dana kas kecil dipegang Tidak
petugas atau karyawan yang bendahara pengeluaran kantor sesuai
khusus untuk menanggani yang merangkap semua dengan
pengeluaran-pengeluaran yang kegiatan kantor. teori.
berhubungan dengan kas kecil.
3 Ada 2 metode yang berhubungan Kantor menggunakan Metode Sesuai
dengan kas kecil yaitu Metode Tetap (Imprest fund system) dengan
Tetap (Imprest fund system) dan teori
Metode berubah-ubah
(Fluctuating fund system)
 15

4 Dalam Metode Tetap (Imprest Bendahara pengeluaran Sesuai

fund system) setiap pengeluaran mengumpulkan bukti dengan
uang dari kas kecil bukti penggunaan kas kecil. teori.
penggunaan kas kecil
dikumpulkan.
5 Jumlah dan waktu pengisian dana Jumlah pengisian tidak sesuai
kas kecil ditetapkan sesuai ditentukan tetapi diisi sesuai dengan
dengan kebutuhan kantor. bukti pengeluaran dan waktu teori.
pengisian dana kas kecil telah
ditentukan sesuai dengan
kebutuhan kantor.
Sumber: Olahan Data Penulis (2022).
16