BAB 1

PENDAHULUAN
Pada konsep dasar akuntansi diharapkan dapat menjadi pedoman yang efektif
dalam menyusun laporan keuangan karena konsep dasar merupakan landasan
untuk menyusun standar akuntansi yang akan diterapkan dalam suatu perusahaan.
Di dalam pengolahan kas perlu adanya perlakuan akuntansi yang benar, sehingga
dapat diperoleh informasi yang layak dan dapat dipercaya, selanjutnya akan
berguna untuk membantu pihak-pihak yang berkepentingan dalam mengambil
keputusan yang tepat. Kas adalah aset keuangan yang digunakan untuk kegiatan
operasional perusahaan. Kas merupakan aset yang paling likuid karena dapat
digunakan untuk membayar kewajiban perusahaan. Suatu perusahaan tidak akan
mampu beroperasi dan menjalankan kegiatannya tanpa adanya kas, karena dengan
kas perusahaan membiayai segala bentuk aktivitas operasi yang sewaktu-waktu
dapat terjadi. Aktivitas operasi yang sewaktu-waktu dapat terjadi dan bahkan
berkali-kali dalam suatu perusahaan tidak semuanya mempunyai nilai material
yang tinggi. Dengan jumlah pengeluaran yang tidak besar inilah maka perusahaan
membuat suatu akun dengan nama kas kecil. Kas kecil adalah sejumlah uang yang
disediakan untuk membiayai pengeluaran-pengeluaran dalam suatu perusahaan
yang jumlahnya relatif kecil, dan tidak ekonomis apabila dibayar dengan
menggunakan cek. Perusahaan perlu menuliskan transaksi apa saja yang bisa
dibayar dengan menggunakan kas kecil. Umumnya pengeluaran yang termasuk ke
dalam kas kecil adalah yang bersifat rutin. Pengelolaan dana kas kecil tentu saja
membutuhkan proses pembukuan tersendiri yang terpisah dari pembukuan pada
transaksi kas dan akun yang lain. Pembukuan dana kas kecil membutuhkan
adanya penjurnalan yang berurutan dari pembentukannya, penggunaannya, hingga
pengisian kembali. Oleh karena itu, melalui penelitian ini akan dibahas mengenai
pembentukan, fungsi maupun kegunaan serta pengisian dari kas kecil yang akan
dijelaskan secara rinci.
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Pendahuluan
Menurut KBBI, kas adalah tempat menyimpan uang tempat membayar
dan menerima uang, keluar masuknya uang. Sedangkan menurut Kamus
Istilah Akuntansi, kas merupakan alat pembayaran yang dapat diterima oleh
bank dengan nominal untuk disimpan. Dalam arti sempit, kas adalah sejumlah
uang dalam bentuk uang kertas dan logam. Dalam arti luas kas juga termasuk
cek, wesel pos dan simpanan di bank.
Kas adalah aset keuangan yang digunakan untuk kegiatan operasional
perusahaan. Kas merupakan aset yang paling likuid karena dapat digunakan
untuk membayar kewajiban perusahaan. Tidak ada standar akuntansi khusus
terkait dengan kas namun secara umum dibahas dalam standar tentang
instrumen keuangan. Kas termasuk instrumen keuangan dalam klasifikasi aset
keuangan. Kas merupakan alat pembayaran yang siap dan bebas dipergunakan
untuk membiayai kegiatan entitas. Kas terdiri dari uang kartal yang tersimpan
dalam sebuah entitas, uang tersimpan dalam rekening bank, dan setara kas.
Kas secara umum digunakan sebagai alat pembayaran untuk aktivitas operasi
perusahaan tanpa suatu pembatasan.
Selain itu ada beberapa pengertian kas menurut para ahli:
1. Rizal Effendi
Rizal Effendi menjelaskan bahwa pengertian kas adalah seluruh uang
atau kekayaan perusahaan yang bisa digunakan sebagai alat
pembayaran atau alat melunasi kewajiban perusahaan. Beberapa hal
yang bisa dikategorikan sebagai kas adalah rekening giro bank, dan
uang kas yang terdapat di dalam perusahaan itu sendiri.
2. Sulistiawan
Menurut Sulistiawan kas merupakan alat pembayaran yang berupa
mata uang yang terdiri atas uang kertas , uang logam , dan simpanan
yang ada di bank (atau tempat selain bank) yang setiap saat bisa di

2
 ambil agar bisa di gunakan untuk bertransaksi , baik berupa mata
uang asing maupun uang lokal.
3. Theodorus M. Tuanakotta, AK
Menurut ahli akuntansi ini kas dan bank adalah seluruh uang dan juga
simpanan yang disimpan di bank dan secara langsung bisa dicairkan
setiap waktu tanpa mengurangi nilai dari simpanannya tersebut. Kas
bisa dibedakan menjadi kas kecil atau dana kas lain seperti
penerimaan uang tunai, serta berbagai cek untuk diserahkan pada
pihak bank keesokan harinya.
4. Dwi Martani, Dkk
Dwi Martani dkk menjelaskan bahwa pengertian kas adalah aset
keuangan milik perusahaan yang bisa digunakan untuk keperluan
operasional perusahaan. Kas juga diartikan sebagai alat pembayaran
yang bisa digunakan dengan bebas untuk mendanai kegiatan
perusahaan.
5. Standar Akuntansi Keuangan
Standar Akuntansi Keuangan (SAK) menjelaskan bahwa pengertian
kas adalah seluruh alat pembayaran yang siap dan bebas digunakan
untuk membiayai kegiatan umum perusahaan. Sedangkan bank
adalah sisa rekening giro perusahaan yang bisa digunakan oleh
perusahaan secara bebas untuk membiaya kegiatan umumnya.
Berdasarkan pengertian tersebut, dapat disimpulkan bahwa kas adalah
alat pembayaran yang digunakan untuk membiayai kegiatan umum
perusahaan. Yang termasuk kas perusahaan antara lain:
1. Uang tunai (uang kertas dan uang logam) sebagai alat pembayaran yang
sah.
2. Cek, yaitu surat perintah yang dibuat oleh pihak yang mempunyao
simpanan di bank agar bank tersebut membayar sejumlah uang tertentu
kepada pihak/orang yang namanya tertera di dalam cek atau si
pembawa cek.

3
 3. Choiser’s check, yaitu cek yang dibuat oleh suatu bank yang merupakan
surat perintah bayar di bank kepada bank itu sendiri.
4. Translator’s check, yaitu cek perjalanan yang dikeluarkan oleh suatu
bank untuk kepentingan orang-orang yang berpergian dan dapat
digunakan untuk melakukan pembayaran-pembayaran.
5. Simpanan di bank
6. Portal money order adalah sejenis pos wesel yang setiap waktu dapat
diuangkan di kantor pos.
7. Money order adalah surat perintah bayar yang setiap waktu dapat
ditukarkan dengan uang oleh yang disebutkan dalam surat tersebut.
Yang tidak termasuk kas perusahaan adalah:
1. Time deposit (deposito berjangka) yaitu simpanan uang di bank yang
tidak dapat diuangkan setiap waktu. Pengambilannya selama jangka
waktu tertentu, misalnya 3 bulan, 6 bulan, 1 tahun, dan seterusnya.
2. Obligasi merupakan surat utang yang dikeluarkan oleh perusahaan
penerbit obligasi kepada pemegang obligasi, beserta janji untuk
membayar kembali pokok utang beserta kupon bunganya kepada
pemegang Obligasi sesuai dengan syarat-syarat yang telah disetujui
pada waktu pembelian surat utang.
3. Saham merupakan bukti sebagai tanda penyertaan modal seseorang
atau pihak (badan usaha) dalam suatu perusahaan atau perseroan
terbatas.

B. Pengertian Kas Kecil

Menurut KBBI, kas kecil adalah sejumlah uang tunai yang disediakan
untuk membayar pengeluaran yang kecil-kecil. Menurut Kamus Besar
Akuntansi, kas kecil adalah sejumlah uang tunai atau kas yang disediakan
untuk melayani pembayaran keperluan perusahaan yang rutin dan meliputi
jumlah yang relative kecil.

4
 Menurut Weygandt (2002), “petty cash is a fund used to pay relatively
small amounts but still maintain satisfactory control” (dana kas kecil adalah
dana kas yang digunakan untuk pembayaran dalam jumlah relative kecil tetapi
masih tetap mempertahankan kontrol kepuasan).
Menurut Zaki Baridwan, “dana kas kecil atau petty cash fund adalah
uang kas yang disediakan untuk membayar berbagai keperluan yang
jumlahnya relative kecil dan tidak praktis apabila dibayar dengan
menggunakan cek”.
Menurut Priyanti, “dana kas kecil adalah uang tunai yang dapat diisikan
atau disediakan untuk digunakan membayar tentang pengeluaran-pengeluaran
yang nominalnya sangat relatif kecil” [1].
Menurut Mulyadi, “kas kecil merupakan uang yang disediakan untuk
membayar tentang pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya sangat relatif
kecil dan tidak ekonomis apabila di bayar dengan cek” [2].
Menurut Rudianto, “kas kecil merupakan uang tunai yang telah
disediakan oleh perusahaan untuk membayar pengeluaran yang jumlahnya
sangat relatif kecil dan tidak akan ekonomis apabila di bayar dengan sebuah
cek maupun giro” [3].
Menurut Anastasia Diana dan Lilis Setiawati, “kas kecil merupakan kas
yang dapat disisihkan ke dalam entitas untuk membayar berbagai macam
beban dengan jumlah rupiahnya kecil, seperti ongkos taksi, pembelian
perlengkapan kantor, atau makan siang untuk karyawan yang ada di dalam
perusahaan tersebut” [4].

C. Dasar dan Latar Belakang Dibentuknya Kas Kecil

Dalam kegiatan sehari-hari di kantor, tidak semua kegiatan
membutuhkan biaya yang besar dan didanai oleh cek. Akan tetapi banyak
pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak efektif dan efisien bila
menggunkan cek, bahkan ada pengeluaran kas yang tidak mungkin bila
menggunakan cek. Misalnya pembayaran ongkos taksi dan pembelian

5
 makanan di warung. Untuk pengeluaran seperti di atas, maka diperlukan dana
dalam bentuk tunai yang disebut dengan “kas kecil atau petty cash”.
Menurut Baridwan, Kas Kecil dibentuk untuk memenuhi pengeluaran
rutin dengan jumlah yang relatif sedikit [5]. Dalam hubungannya dengan kas
kecil terdapat 2 metode yang digunakan yaitu [6]:
a. Metode Tetap (Imperest System)
Pada sistem ini jumlah atau nominal uang pada rekening kas kecil selalu
tetap atau sama sebesar cek yang diserahkan kepada kasir kas kecil untuk
membentuk dana kas kecil. Selanjutnya kasir kas kecil akan mencairkan
cek tersebut di bank yang nantinya uang tersebut akan digunakan untuk
membayar pengeluaran kecil.
b. Metode Berubah-ubah (Fluctuation System)
Pada metode ini pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cara yang
sama seperti dalam sistem imperest. Perbedaannya dengan sistem imperest
adalah bahwa pada metode fluctuation saldo rekening kas kecil tidak tetap,
tetapi berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengisian kembali dan
pengeluaran dari kas kecil

D. Tujuan Kas Kecil

Sebagai orang yang dipercaya pimpinan, seorang sekretaris memiliki
tugas khusus untuk mengurus kas kecil. Dalam sebuah kantor, bukan tanpa
alasan seorang sekretaris memegang dan mengelola kas kecil. Ada beberapa
tujuan dibentuknya kas kecil, diantaranya sebagai berikut:
1. Untuk membayar pengeluaran yang jumlahnya kecil (biasanya sudah
ditentukan batas maksimum).
2. Untuk membayar pengeluaran yang sifatnya mendadak.
3. Untuk keperluan pembayaran yang jumlahnya kecil dan tidak praktis
bila dibayar dengan cek.
4. Untuk membantu kelancaran kegiatan pimpinan.

6
 5. Untuk membantu administrasi kantor atau sekretaris dalam
melaksanakan tugasnya, yaitu memberikan pelayanan yang optimal
kepada kolega dan pelanggan.
6. Menangani masalah perlengkapan kantor yang dialami oleh suatu
bidang kantor
7. Menghindari cara pembayaran yang tidak praktis atas pengeluaran
yang jumlahnya sedikit dan secara mendadak
8. Mempercepat aktivitas pimpinan yang menggunakan dana secara
mendadak
9. Meringankan beban karyawan dalam memberikan pelayanan maksimal
kepada pelanggan serta kepada relasi bisnis pimpinan.

E. Fungsi yang Terkait dengan Kas Kecil

Dalam mengelola kas kecil terdapat beberapa fungsi yang bertanggung
jawab untuk mengajukan permohonan, menyimpan, mengatur, menggunakan
dan kegiatan lain yang berhubungand dengan kas kecil sesuai dengan
kebutuhannya masing-masing. Fungsi yang terkait dalam pengurusan kas kecil
adalah:
1. Fungsi Kas
Bertanggungjawab dalam mengisi cek, meminta otorisasi atas cek dan
menyerahkan cek pada pemegang dana kas kecil pada saat pembentukan
dan pengisian kembali dan kas kecil. Untuk mengisi kas kecil sekretaris
dapat membuat surat pengajuan dana kas kecil terlebih dahulu kepada
pimpinan atau kepala keuangan kantor.
2. Fungsi Akuntansi Bertanggung jawab atas:
a. Pencatatam pengeluaran kas kecil menyangkut biaya dan persediaan.
b. Pencatatan transaksi pembentukan dana kas kecil.
c. Pencatatan pengisian kembali dana kas kecil dalam jurnal
pengeluaran kas atau register cek.
d. Pencatatan pengeluaran dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran kas
kecil.

7
 e. Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada
fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam
dokumen tersebut. Fungsi ini juga bertanggungjawab untuk
melakukan verifikasi kelengkapan dan keabsahan dokumen
pendukung sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar.
3. Fungsi Pemegang Dana Kas Kecil
Bertanggungjawab atas penyimpanan dana kas kecil, pengeluaran
dana kas kecil sesuai dengan otorisasi dari pejabat tertentu yang ditunjuk
dalam permintaan pengisian kembali dana kas kecil. Dalam hal ini,
sekretaris tidak bisa mengeluarkan dana kas kecil diluar prosedur yang
ada. Sekretaris harus bijak dalam mengeluarkan dana kas kecil. Tempat
yang digunakan dalam penyimpanan dana haruslah aman dan hanya
diketahui oleh pemegang dana saja. Hal ini bertujuan untuk mengurangi
adanya resiko-resiko yang tidak diinginkan.
4. Fungsi Pemerika Intern
Bertanggungjawab atas perhitungan dengan catatan kas. Fungsi ini
juga bertanggungjawab atas pemeriksaan secara mendadak terhadap saldo
dana kas kecil yang ada ditangan pemegang dana kas kecil. Artinya
seorang sekretaris diharapkan memiliki kemampuan dalam menulis
laporan keuangan kas kecil yang baik dan mampu memeriksa bukti-bukti
transaksi yang ada. Setelah melakukan pencatatan laporan pengeluaran dan
penerimaan dana kas kecil, sebaiknya sekretaris memeriksa kembali
apakah pencatatan pelaporan sudah benar atau masih ada yang harus di
koreksi ulang. Hal ini dapat meminimalisir terjadinya kesalahan
perhitungan. Bukti-bukti pengeluaran kas yang ada disimpan dengan baik
sehingga ketika ada pemeriksaan mendadak, sekretaris sudah siap untuk
melaporkan dana kas kecil yang ia kelola.
5. Fungsi Pemakai Kas Kecil
Bertanggungjawab terhadap pemakaian dana kas kecil serta
mempertanggung jawabkannya kepada pemegang dana kas kecil. Ketika
hendak menggunakan dana kas kecil untuk memberi atau melalukan

8
 sebuah transaksi, maka transaksi tersebut harus memiliki bukti-bukti yang
sah seperti kuitansi, cek, nota, faktor, dan lain sebagainya. Bukti transaksi
tersebut kemudian diserahkan kepada pemegang dana kas kecil atau
sekretaris guna kebutuhan pencatatan laporan dana kas kecil.

F. Perlengkapan Kas Kecil

Mengatur dan mengelola dana kas kecil bukanlah sesuatu yang mudah.
Dibutuhkan ketelitian dan kebijaksanaan dalam praktik penggunaannya.
Dalam mengelola dana kas kecil, sekretaris membutuhkan beberapa
perlengkapan pendukung seperti:
1. Bukti-bukti Transaksi Kas Kecil
a. Kuitansi
Kuitansi adalah surat bukti adanya penerimaan uang atau
pembayaran. Kuitansi ditandatangani oleh pihak yang menerima
uang. Kuitansi pada umumnya mempunyai dua sisi, yaitu sisi
kanan dan sisi kiri. Sisi kanan diberikan kepada orang yang
membayar, sedangkan sisi kiri disimpan untuk arsip yang
menerima pembayaran. Kuitansi digolongkan sebagai alat
pembuktian yang hanya bersifat formil yang kekuatan
pembuktiannya tidak sempurna seperti surat yang memiliki
pembuktian yang bersifat formil. Pada kuitansi tertera tanda tangan
yang berarti mempunyai kekuatan hukum jika tanda tangan
tersebut diakui oleh suatu pihak. Umumnya dalam kuitansi
dibubuhkan materai dengan tujuan agar tidak melanggar hukum
atas perjanjian yang dibuat oleh pihak yang saling membuat
perjanjian dan yang telah menandatangani kuitansi tersebut [7].
b. Cek
Menurut Bank Indonesia, cek adalah Surat perintah tidak
bersyarat untuk membayar sejumlah dana yang tercantum dalam
cek dimana penarikan cek dapat dilakukan baik atas nama maupun
atas unjuk dan merupakan surat berharga yang dapat

9
 diperdagangkan. Selain itu cek dalah surat perintah yang dibuat
oleh pihak yang mempunyai simpanan di bank, agar bank tersebut
membayar sejumlah uang kepada pihak atau orang yang namanya
tertera di dalam cek tersebut atau si pembawa cek. Pihak-pihak
yang berhubungan dalam pengeluaran cek adalah sebagai berikut:
- Pihak penarik yaitu pihak yang mengeluarkan dan
menandatangani cek
- Pihak penerima yaitu pihak yang menerima pembayaran
cek
c. Faktur
Faktur adalah surat bukti terjadinya transaksi pembelian atau
penjualan secara kredit. Faktur dibuat oleh penjual yang diserahkan
kepada pembeli bersamaan dengan barang yang dijual. Faktur
pembelian adalah bukti transaksi pembelian barang secara kredit
dan faktor tersebut diperoleh dari pihak penjual. Sehingga faktur
pembelian tersebut merukapan bukti eksternal.
Faktur penjualan adalah formulir atau bukti transaksi yang
digunakan untuk mencatat tagihan atas barang yang telah
dikirimkan penjual kepada customer atau pelanggan. Faktur
penjualan dibuat oleh pihak penjual lalu diserahkan kepada pihak
pembeli. Faktur biasanya dibuat rangkap tiga, lembar pertama
berwarna putih, dan diserahkan kepada pembeli, lembar kedua
disimpan penjual setelah ditandatangani pembeli dan akan
dijadikan lampiran saat penagihan di kemudiam, dan lembar ketiga
disimpan dalam buku faktur untuk arsip. Faktur penjualan
merupakan bukti transaksi internal.
Cara membedakan faktur pembelian dan penjualan adalah jika
pada kepala faktur berisi nama perusahaan tempat kita bekerja,
maka faktur itu adalah faktur penjualan. Sedangkan jika kepala
faktur itu diisi dengan nama perusahaan orang lain, maka itu
adalah faktur pembelian. Faktur penjualan dibuat berdasarkan

10
 dengan barang yang sudah dikirim atau diserahkan kepada
customer, tetapi terkadang barang yang telah dikirim bisa ditolak
oleh customer. Sehingga biasanya faktur dibuat setelah delivery
order ditandatangani oleh penerima. Dalam prosedur internal
contoh sistem akuntansi metode manual, disarankan untuk
membuat invoice di atas formulir dengan nomor urut tercetak.
Sehingga menjamin tidak terjadinya nomor ganda dalam
pembuatan invoice.

d. Nota
1. Nota Kontan
Nota Kontan adalah bukti transaksi terjadinya pembelian
secara tunai. Nota kontan dibuat oleh penjual untuk pembeli,
biasanya dibuat rangkap dua. Di mana lembar yang asli
diberika kepada pembeli sedangkan salinannya disimpan
sebagai arsip oleh penjual. Dalam nota kontan dijelaskan
tentang:
a. Nama Barang
b. Banyak Baarang
c. Harga Satuan
d. Jumlah, harga satuan dikali banyaknya barang yang dibeli
e. Jumlah harga seluruhnya (total)

Nota kontan dapat membuktikan suatu peristiwa karena

pada nota kontan tersebut tertera bagian-bagian yang kosong
yang nantinya akan di isi oleh pihak penjual sebagai bukti
adanya transaksi jual beli. Bagian yang kosong tersebut
diantaranya adalah sebagai berikut [8]:
a. Hari dan tanggal keluarnya nota
b. Nama pemilik usaha maupun nama usaha yang dikelola
c. Nama pembeli

11
 d. Jenis produk yang dijual
e. Kuantitas atau jumlah barang yang diberikan
f. Total harga yang harus dibayar
g. Stempel belum lunas jika pembayaran tidak secara tunai.

Nota kontan yang sah dan dapat dijadikan sebagai alat bukti
yang dapat dipertanggungjawabkan yakni yang berisikan adanya
suatu peristiwa maupun perbuatan hukun serta hak dan
kewajiban yang timbul dalam transaksi jual dan beli [8].

2. Nota Debit dan Nota Kredit:

Nota kredit adalah Nota debit dan nota kredit adalah bukti
transaksi adanya pengembalian barang karena barang rusak
atau tidak sesuai pesanan. Nota debit dibuat oleh pembeli
karena barang yang dibeli tidak sesuai dengan pesanan dan
sebagai bukti adanya pengurangan utang usaha. Sedangkan
nota kredit, dibuat oleh penjual yang menerima barang kembali
dan sebagai bukti adanya pengurangan piutang usaha.
e. Bilyet giro
Bilyet Giro adalah surat perintah pemindah bukuan dari
nasabah suatu bank kepada bank yang bersangkutan untuk
memindahkan sejumlah uang dari rekening penerima yang
namanya disebut dalam bilyet giro pada bank yang sama atau bank
yang lain. Bilyet giro adalah surat berharga dimana orang yang
diberi giro tersebut tidak bisa menguangkan giro itu di bank, tetapi
harus disetorkan terlebih dahulu ke rekeningnya.
f. Voucher Kas Kecil
Voucher kas kecil adalah bukti transaksi yang menyatakan
telah terjadinya pengeluaran sejumlah uang tunai tertentu yang
disisihkan dalam perusahaan untuk melayani pengeluaran-
pengeluaran yang jumlahnya tidak besar (relatif kecil). Beberapa

12
 format yang berada dalam voucher kas kecil yaitu tanggal, jumlah
uang (dalam rupiah), untuk (keperluan), rekening nomor,
dibayarkan kepada, ditandatangani oleh, dan disetujui oleh.
g. Bukti Kas Masuk
Bukti kas masuk (BKM) adalah bukti-bukti yang berhubungan
dengan pemasukan kas kecil, seperti misalnya pengadaan kas kecil,
pengisian dana kas kecil dan lain sebagainya. Bukti kas masuk
adalah bukti transaksi yang dibuat oleh pemegang dana kas kecil
bahwa telah menerima sejumlah uang untuk keperluan kas kecil,
biasanya untuk pengisian kas kecil. BKM ini akan digunakan untuk
lampirran dalam menyusun laporan keuangan dana kas kecil. Maka
dari itu, bukti kas masuk harus disimpan sebaik-baiknya guna
kebutuhan di masa yang akan datang.
h. Bukti Kas Keluar
Bukti kas keluar adalah bukti transaksi yang dibuat oleh
pemegang dana kas kecil bahwa telah mengeluarkan sejumlah uang
tertentu untuk keperluan pembayaran. Dokumen ini berfungsi
sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi akuntansi kepada
fungsi kas sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Dalam
sistem dana kas kecil, dokumen ini telah diperlukan pada saat
pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana
kas kecil.
i. Formulir Pengajuan Dana Kas Kecil
Formulir pengajuan dana kas kecil adalah formulir yang
digunakan untuk mengajukan pengisian dana kas kecil. Formulir
pengajuan dana kas kecil ini hanya digunakan pada sistem imprest,
yaitu pada pembukuan dana kas kecil sistem tetap, sedangkan
sistem fluktuatif (dana tidak tetap) tidak menggunakan formulir
pengajuan dana kas kecil.

G. Perlengkapan yang Dibutuhkan untuk Mengelola Kas Kecil

13
 Perlengkapan lainnya yang dibutuhkan dalam pengelolaan kas kecil
diantaranya:
a. Format-format bukti transaksi seperti:
1. Kuitansi
2. Nota
3. Faktur
4. Buku kas
5. Bukti penerimaan kas kecil
6. Bukti pengeluaran kas kecil
7. Permintaan pengeluaran kas kecil
8. Permintaan pengisian kas kecil
9. Voucher kas kecil
10. Map Snelhector atau ordner
11. Guide atau pembatas
12. Peti uang
13. Printer
14. Perforator
15. Stapler
16. Alat tulis
17. Kalkulator

H. Jalur Pengisian Dana

1. Kuitansi

14
 a. No, diisi dengan nomor urut dibuatnya kuitansi
b. Telah terima dari, diisi dengan nama orang atau perusahaan
sebagai pihak yang menyerahkan uang.
c. Uang sejumlah, diisi dengan banyaknya uang yang diserahkan dan
dituliskan dalam bentuk huruf.
d. Untuk pembayaran, diisi dengan uraian transaksi untuk apa yang
yang diserahkan.
e. Kota dan tanggal, diisi dengan dimana dan kapa terjadinya
transaksi.
f. Penanggung jawab, diisi dengan nama perusahaan dan orang yang
menerima uang, disertaai dengan tanda tangan, cap atau stempel
perusahaan dan materai (dalam jumlah tertentu kuitansi harus
diberi matereai, biasanya untuk jumlah pembayaran di atas Rp
500.000).
g. Jumlah diisi dengan banyaknya uang dalamm bentuk angka.
Contoh:
Pembayaran jasa fotocopy yang dilakukan oleh Fakultas Teknik
Bandar Lampung sebesar Rp 318.000,-

2. Cek
a. Periksa apakah semua lembaran cek dan potongannya telah diberi
nomor.
b. Tanggal pengisian.
c. Nama penerima.
d. Jumlah nominal dalam huruf dan angka.
e. Tanda tangan pihak yang melakukan penarikan.

15
 f. Pada cek yang salah tertulis kalimat “tidak berlaku atau valid”.

Contoh:
Dilakukan pembelian 16 unit mobil untuk kebutuhan transportasi
perusahaan senilai Rp 1.600.030.000,-

3. Faktur
a. PD Suara Buana Yogyakarta disebut kepala faktur, yaitu nama dan
alamat perusahaan penjual.
b. Tanggal, diisi dengan waktu terjadinya transaksi.
c. Nomor faktur, diisi dengan nomor urut yang telah diterbitkan
penjual.
d. Nomor pesanan, diisi sesuai bukti pesanan yang telah dilakukan.
e. Syarat pengiriman, diisi tentang mekanisme biaya pengapalan dan
biaya lain yang terkait dengan pengangkatan barang dagangaan.

16
f. Syarat pembayaran, diisi batas waktu pembayaran, n/30 artinya
batas waktu untuk melakukan pembayaran adalah 30 hari setelah
tanggal faktur, 2/10 adalah potongan harga 2 persen sampai 10 hari
setelah tanggal faktur.
g. Dijual kepada, diisi dengan nama dan alamat pembeli.
h. Kolom no, diisi dengan nomor urut barang yang dibeli.
i. Kolom nama barang, diisi dengan jenis maupun spesifikasi barang
yang dibeli.
j. Kolom banyaknya, diisi dengan jumlah barang yang dibeli.
k. Kolom harga satuan, diisi dengan harga per satuan barang yang
dibeli.
l. Kolom jumlah, diisi dengan harga satuan dikali dengan banyaknya
barang yang dibeli.
m. Kolom PPN, diisi dengan besarnya PPN dikali harga keseluruhan.
n. Kolom total, diisi dengan jumlah seluruhnya dari kolom jumlah
sehingga nominal tersebut adalah harga yang harus dibayar oleh
pihak pembeli.
o. Nama dan tandatangan pihak penjual turut tercantum.
p. Nama dan tanda tangan pihak pembeli bahwa barang sudah
diserahkan.
Contoh:
Adanya transaksi service mobil perusahaan senilai Rp 1.808.134

17
4. Nota
a. Nota Kontan
Nota kontan yaitu bukti transaksi untuk pembelian atau
penjualan barang secara tunai. Nota kontan di buat sejumlah dua
lembar. Lembar pertama atau asli diserahkan kepada konsumen,
sedangkan lembar kedua atau copy disimpan oleh pihak penjual
untuk dijadian sumber pencatatan akuntansi perusahaan. Isi dari
nota kontan terdiri dari nama barang, jumlah barang, harga satuan,
dan keseluruhan.
Contohnya:
Ada transaksi ATK perusahaan yang seharga Rp 430.000

18
b. Nota Debit dan Nota Kredit
1) No nota, diisi dengan nomor sesuai dengan aturan perusahaan.
2) No, diisi dengan nomor urut barang.
3) Jenis barang, diisi dengan jenis atau spesifikasi barang.
4) Banyaknya, diisi dengan jumlah barang yang dikembalikan
atau diterima
5) Harga satuan, diisi dengan harga per satuan barang.
6) Jumlah, diisi dengan hasil kali antara kolom harga satuan
dengan kolom banyaknya.
7) Kota dan tanggal, diisi sesuai dengan tempat dan waktu nota
diterbitkan.
8) Penandatanganan, diisi sesuai dengan penanggung jawab.
Contoh:
Perusahaan memerlukan TV untuk fasilitas di kantor. Maka
membeli TV di Toko Hilmi Jaya dengan nominal Rp 2.100.000,-

19
5. Bilyet Giro
a. Nama bilyet giro dan nomor bilyet giro yang bersangkutan.
b. Nama tertarik.
c. Jumlah dana yang dipindahkan diisi dengan selengkap-lengkapnya,
baik dalam angka maupun dalam huruf.
d. Nama dan nomor rekening pemegang.
e. Nama bank penerima.
f. Tanggal dan tempat penarikan.
g. Tanda tangan, nama jelas atau dilengkapi dengan cap atau stempel
dengan persyaratan pembukaan rekening.
Contoh:
Perusahaan memberikan sejumlah uang terhadap salah satu nasabah
melalui pemindah bukuan, dengan jumlah bilyet giro sebesar Rp
25.000.000,-

6. Bukti Kas Masuk

Kas masuk adalah sebuah jumlah uang tunai yang masuk terhadap
kas perusahaan.

20
 Contoh:
Konsumen yang bernama Bapak Suparman telah membeli buku dari
perusahaan sebanyak 10 buah dengan jumlah harga Rp 150.000,-

7. Bukti Kas Keluar

Kas keluar adalah sejumlah uang tunai yang dikeluarkan oleh
perusahaan untuk melakukan pembayaran transaksi barang atau
pembayaran lainnya.
Contoh:
Perusahaan mengeluarkan uang untuk pembayaran pelunasan hutang
perusahaan kepada Tuan Kaswian sebesar Rp 250.000,-

8. Formulir Pengajuan Dana Kas Kecil

a. Dana untuk bagian, diisi dengan nama unit kerja di mana
pemegang kas kecil menjadi bagian dari unit tersebut.

21
b. Periode kas kecil, diisi dengan waktu penggunaan kas kecil yaitu
dari tanggal berapa.
c. Dana teteap kas kecil, diisi dengan jumlah pengisian dana tetap kas
kecil.
d. Saldo, diisi dengan jumlah saldo setelah melakukan pengeluaran-
pengeluaran.
e. Keterangan, diisi dengan uraian penggunaan atau pengeluaran
dana.
f. Jumlah, diisi dengan besarnya jumlah uang yang dikeluarkan
sesuai dengan penggunaannya.
g. Total, diisi dengan jumlah keseluruhan yang akan diajukan untuk
pengisian dana kas kecil.
h. Disetujui oleh, diisi dengan nama dan tanda tangan atasan atau
pimpinan dari pemegang dana kas kecil dan persetujuannya.
i. Dibuat oleh, diisi dengan nama dan tanda tangan administrator
kantor atau sekretaris selaku pemegang kas kecil berikut dengan
tanggal kapan form pengajuan tersebut.

22
I. Prosedur Pengelolaan Kas Kecil
Keuangan (kas kecil) yang ditangani oleh administrasi kantor atau
sekretaris bukanlah keuangan perusahaan dalam jumlah besar, tetapi
merupakan keuangan terbatas yang hanya digunakan untuk keperluan
jabatan atasan atau pimpinan saja dan membantu kelancaran tugas-tugas
atasan atau pimpinan dalam jumlah relative kecil. Staf administrasi kantor
atau sekretaris mendapat dana tersebut dari kasir atau bendahara
perusahaan.
Berikut ini adalah prosedur yang dapat dilakukan seorang
administrasi kantor atau sekretaris dalam penanganan kas kecil, sebagai
berikut:
1. Staf administrasi kantor atau sekretaris membuat permohonan
pengisian dana kas kecil (mengisi formulir pengajuan dana kas kecil)
kepada bagian keuangan atau bendahara perusahaan dengan
melampirkan pembukuan kas kecil bulan sebelumnya yang telah
disetujui pimpinan.
2. Jika permohonan disetujui, administrator kantor atau sekretaris
menerima dana pengisian kas kecil dari bendahara perusahaan berupa
uang tunai atau cek.
3. Staf administrasi kantor atau sekretaris mencatat penerimaan dana
tersebut ke dalam Buki Ka Masuk, ditandatangani oleh adminsitrasi
kantor atau sekretaris dan kasir atau bendahara serta diketahui dan
disetujui oleh pimpinan dari administrasi kantor atau sekretaris
tersebut, serta dilampiri dengan fotocopy cek (bila menggnakan cek).
Berilah nomor bukti kas masuk secara urut berdasarkan tanggal.
4. Catat pemasukan kas ke dalam buku kas.
5. Uang disimpan dalam tempat yang aman. Ditaruh dalam peti uang
khusus yang berukuran kecil (kotak kas atau cash box), kemudian
disimpan dalam lemari yang terkunci.
6. Bukti kas masuk disimpan dalam ordner.

23
7. Staf administrasi kantor atau sekretaris dapat mengeluarkan dana kas
kecil sesuai dengan keperluan atasan atau pimpinan. Staf administrasi
kantor atau sekretaris harus dapat mengelola dan mencatat penggunaan
dana kas kecil sebaik-baiknya. Segala pengeluaran harus ada bukti-
bukti pengeluaran yang dapat dipertanggungjawabkan serta sah
menurut hukum.
8. Setiap terjadi pengeluaran, administrasi kantor atau sekretaris harus
mencatat pengeluaran tersebut kedalam bukti kas keluar, kemudian
satukan bukti kas keluar dengan bukti transaksi penggunaan uang
seperti nota, faktur, dan kuitansi.
9. Minta tanda tangan pimpinan pada bukti kas keluar.
10. Catat dan masukan data bukti kas keluar ke dalam buku kas sesuai
dengan system yang digunakan.
11. Simpan semua dokumen pengeluaran pada ordner.
12. Buat laporan pertanggung jawaban penggunaan kas kecil lengkap
dengan bukti-bukti transaksinya. Laporan ini harus mendapat
persetujuan pimpinan yang selanjutnya akan dilaporkan ke bagian
keuangan untuk mendapatkan Kembali pengisian dana kas kecil
selanjutnya.
Formulir-formulir yang dibutuhkan untuk mengelola kas kecil dapat
dicetak dalam jumlah yang memadai dengan bentuk standar atau sudah
ditentukan, sehingga ketika diperlukan staf administrasi kantor atau
sekretaris hanya tanggal mencatat datanya saja serta dapat bekerja lebih
cepat

24
 Bagan Prosedur Penanganan Kas Kecil

Menyiapkan administrasi pengelolaan kas kecil tidak mudah,

diperlukan ketelitian, kedisiplinan, kerapian, dan kejujuran tingkat tinggi
dari pengelolaannya. Seorang administrator kantor atau sekretaris harus
diteliti, karena menyangkut sejumlah uang, salah sedikit dapat
memengaruhi yang lain dan hasil pekerjaan akhirnya. Seorang
administrator atau sekretaris harus disiplin dalam melaksanakan prosedur
dana kas kecil dengan baik agar hasilnya juga baik dan dapat
dipertanggungjawabkan, selain itu juga harus rapih dan baik dalam
pencatatan maupun dalam Menyusun laporan dan bukti-bukti transaksinya
serta harus jujur karena mengelola keuangan mempunyai risiko yang
sangat tinggi. Dengan bekerja secara jujur, teliti, rapih, dan disiplin,
diharapkan hasil kerja juga akan baik dan dapat dipertanggungjawabkan
(accountable).

J. Membukukan Material dan Selisih Dana Kas Kecil

1. Mutasi Dana Kas Kecil
Mutasi atau perubahan kas pada dasarnya adalah akibat adanya
penerimaan dan pengeluaran dana. Dana kas kecil diperoleh dari kas
umum perusahaan dan diserahkan kepada bagian-bagian atau unit kerja
yang biasanya dikelola oleh seorang administrator kantor atau
sekretaris. Mutasi dana kas kecil terjadi karena adanya transaksi-
transaksi, antara lain pembentukan dana kas kecil.

25
 Transaksi yang mengakibatkan terjadinya mutase dana kas kecil
adalah transaksi yang dilakukan pertama kali dalam proses pengadaan
dana kas kecil. Dokumen transaksinya antara lain:
a. Surat keputusan kepala bagian keuangan sebagai dokumen
pendukung.
b. Bukti kas keluar dari bagian keuangan.

K. Prosedur Pembentukan Kas Kecil

Prosedur pembentukan dana kas kecil terbagi menjadi beberapa
bagian, yaitu sebagai berikut:
1. Pihak yang berwenang, yaitu pimpinan perusahaan atau manajer
keuangan mengeluarkan surat keputusan (SK) untuk memberi otorisasi
bahwa ada sejumlah dana yang akan disisihkan ke dalam kas kecil dan
tujuan pembentukan dana tersebut. Dengan adanya surat keputusan
tersebut, bagian keuangan membuat bukti kas keluar sebanyak tiga
lembar. Lembar pertama dan ketiga diserahkan ke bendahara atau
kasir, lembar kedua diarsipkan.
2. Dengan adanya surat keputusan (SK) pembentukan kas kecil dan bukti
kas keluar tersebut, bendahara atau kasir mengisi cek dan harus
ditandatangani oelh pihak yang berwenang sebagai otorisasi, yaitu
pimpinan atau manajer. Cek beserta bukti kas keluar lembar ketiga dan
surat keputusan (SK) pembentukan kas kecil kemudian diserahkan
kepada pemegang dana kas kecil, yaitu administrasi kantor atau
sekretaris yang ditunjuk untuk mengelola kas kecil di masing-masing
unit kerja/bagian/divisi.
3. Pemegang kas kas kecil mencairkan cek ke bank dan menyimpan uang
tersebut ke dalam peti uang dan mengarsipkan dokumen berurutan
menurut nomor. Selanjutnya administrator kantor atau sekretaris akan
mengeluarkan dana kas kecil tersebut bila ada pengeluaran-
pengeluaran yang harus dibayarkan.

26
L. Transaksi Penggunaan/Pemakaian/Pengeluaran Dana Kas Kecil
Penggunaan atau pengeluaran kas kecil adalah pembayaran yang
dilakukan menggunakan dana kas kecil untuk pengeluaran-pengeluaran
yang relatif kecil dan bersifat mendadak sesuai dengan kebutuhan jabatan
pimpinan. Dokumen transaksinya antara lain:
1. Bukti pengeluaran kas kecil (bukti kas keluar)
2. Bukti-bukti penggunaan dana seperti nota kontan, dan kuitansi yang
dibuat pihak luar perusahaan sebagai dokumen pendukung, seperti
nota kontan, kuitansi, faktur, dan sebagainya.

M. Transaksi Pengisian Kembali Dana Kas Kecil

Pengisian dana kas kecil adalah diisinya kembali dana kas kecil
dalam suatu periode tertentu misalnya, setiap bulan atau apabila dana kas
kecil yang tersedia sudah menipis. Pengajuan pengisian kembali dilakukan
oleh pemegang kas kecil kepada bagian keuangan melalui bendahara atau
kasir dengan melampirkan laporan penggunaan kas kecil serta bukti-bukti
pengeluarannya. Pengisian kembali kas kecil dapat dilakukan dengan
menggunakan cek ataupun uang tunai. Dokumen transaksinya antara lain:
1. Surat pengajuan pengisian dana kas kecil.
2. Bukti pengeluaran kas.
3. Bukti kas keluar dari bagian keuangan.
Setiap transaksi yang akan mempengaruhi posisi saldo kas kecil,
harus dicatat ke dalam dokumen yang digunakan untuk mengelola
administrasi dana kas kecil. Pengeluaran tersebut harus didukung oleh
bukti-bukti yang berkaitan dengan mutasi tersebut agar
pertanggungjawaban penggunaan dana kas kecil lebih jelas.

N. Bukti Penerimaan Kas Kecil

Bukti penerimaan kas kecil adalah dokumen yang berkaitan dengan
penerimaan kas kecil dari kas besar sebagai pembentukan dana kas kecil.
Berikut ini terdapat contoh dari bukti penerimaan kas kecil

27
O. Bukti Kas Keluar
Bukti kas keluar adalah tanda bukti pembelian atau pembayaran
suatu perusahaan.
Contoh:
Perusahaan PT Pesak Indo telah membayar dua unit notebook dan satu
unit printer dengan nominal Rp 1.425.000,-

28
P. Metode Pembukuan Kas Kecil
Pemegang danas kas kecil (administrator kantor atau sekretaris)
dalam mengelola dana kas kecil harus mendapat persetujuan dari atasan
atau pimpinan. Selain itu, setiap bukti pengeluaran kas kecil harus
disimpan bersamaan dengan sisa uang kas kecil yang ada pada peti kas.
Sehingga apabila ada pemeriksaan, pemegang dana kas kecil yang dapat
membuktikan dan menujukkan bahwa uang yang tersisa ditambah dengan
seluruh jumlah pengeluaran yang tercantum dalam bukti pengeluaran yang
berjumlah sama dengan jumlah keseluruhan uang yang dikelolanya. Jika
pemegang dana kas kecil dapat menunjukkan hal tersebut, berarti ia dapat
mempertanggungjawabkan penggunaan dana kas kecil yang dipercayakan
kepadanya setiap saat. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengelolaan
dana kas kecil yaitu sebagai berikut:
1. Bukti pengeluaran kas kecil harus ditandatangani oleh pemegang kas
kecil, yaitu administrasi kantor atau sekretaris dan pimpinan.
2. Kas kecil tidak boleh diberikan sebagai pinjaman kepada karyawan.
3. Apabila ada bukti-bukti pembayaran seperti kuitansi, faktur, atau
bukti-bukti pendukung lain harus dilampirkan pada bukti kas keluar.
Ada dua metode atau cara yang digunakan dalam pembukuan kas
kecil, yaitu Imprest Fund System (sistem dana tetap) dan Fluctuation Fund
System (sistem dana tidak tetap). Metode pembukuan dana kas kecil
tergantung dari kebijakan akuntansi perusahaan yang telah ditetapkan.
a. Metode Dana Tetap (Imprest Fund System)
Metode ini adalah suatu metode pengisian dan pengendalian kas
kecil dimana jumlah kas kecil selalu tetap dari waktu ke waktu, karena
pengisian kembali kas kecil akan sama dengan jumlah yang
dikeluarkan.
Kegiatan operasinya dana kas kecil dengan menggunakan imprest
fund, yaitu: Pembentukan Kas, Penggunaan Kas, dan Pengisian
kembali kas kecil.

29
1. Ciri-ciri Sistem Dana Tetap (Imprest Fund System)
a. Pengelolaan kas kecil meminta penggantian kepada kas umum
dengan menyerahkan bukti-bukti pengeluaran yang telah
dilakukan.
b. Penggantian dana kas kecil dilakukan dengan penarikan cek
yang jumlahnya sama dengan dana kas kecil yang sudah
dikeluarkan.
c. Pada saat dilakukan penggantian dana kas kecil, maka bukti-
bukti pengeluaran dicatat dalam jurnal pengeluran kas oleh
pemegang kas umum.
Selain itu terdapat ciri-ciri metode dana tetap menurut (Amalia,
2019) terbagi menjadi dua, yaitu:
a. Bukti-bukti penggunaan dana kas kecil dikumpulkan oleh
pengelola kas kecil.
b. Pengisian dana kas kecil dilakukan dengan penarikan cek yang
sama jumlahnya dengan dana kas kecil yang telah digunakan
sehingga jumlah dana kas kecil kembali kepada jumlah yang
ditetapkan semula.
2. Keuntungan Sistem Dana Tetap
a. Menghemat waktu bagi kasir kas kecil karena tidak diganggu
setiap kali terjadi pembelian atau pengeluaran kas kecil.
b. Menghemat waktu dalam pembukuan pengeluaran rekening
nominal.
c. Memudahkan pihak tertentu dalam mengetahui besarnya setiap
pengeluaran.
d. Memudahkan bendahara dalam menentukan pembagian dana
untuk setiap unit per periodenya.
3. Ketentuan di dalam Sistem Dana Tetap
a) Kas kecil disediakan untuk keperluan pembayaran yang
jumlahnya kecil dan tidak praktis apabila dilakukan dengan
menggunakan cek.

30
 b) Dana yang ditentukan dalam kas kecil harus diterapkan melalui
keputusan manajemen dan tidak boleh melebihi ketentuan
tersebut.
CONTOH:
Pada tanggal 1 Februari 2011 kas kecil PT Garuda Jaya diisi dari
kas besar sejumlah Rp 1.000.000 (satu juta rupiah) berdasarkan
bukti pengeluaran selama bulan Januari 2011. Antara tanggal 2 –
16 Februari 2011 telah dikeluarkan dana kas kecil untuk transaksi-
transaksi berikut:
= Saldo awal kas kecil – total pengeluaran selama satu periode
= Rp 1.000.000 – Rp 894.000
= Rp 106.000
Pada pengisian kas kecil periode berikutnya, diisi dari kas besar
sebesar Rp 894.000 sehingga saldo kecil setelah pengisian kembali
seperti semula menjadi Rp 1.000.000 sama dengan dana awal periode
lalu.
Dana awal kas kecil adalah jumlah kas kecil pada saat
pembentukan atau jumlah saldo kas kecil setelah diisi kembali.
Pencatatan transaksi tersebut di dalam sistem dana tetap (imprest fund
system).
b. Metode Dana Tidak Tetap (Fluctuation Fund System)
Dalam metode dana tidak tetap (fluctuatif), pemakaian dana kas
kecil oleh kasir dicatat dalam bentuk jurnal formal sehingga buku kas
kecil dapat digunakan sebagai dasar pencatatan dalam buku besar.
Dana kas kecil tidak ditentukan dalam jumlah yang tetap, sehingga
jumlah pengganti dana tidak harus sama kas kecil (pengisian kembali)
tidak harus sama dengan jumlah yang telah dikeluarkan. Jumlah dana
kas kecil akan berfluktuasi sesuai dengan jumlah dana yang
diperlukan. Oleh karena itu, dalam metode dana tidak tetap tidak perlu
dibuat jurnal penyesuaian terhadap saldo akun kas kecil pada akhir
periode.

31
1. Dalam metode dana tidak tetap, saldo kas kecil berubah-ubah.
Penggunaan prosedur pencatatan fluctuation fund method adalah
sebagai berikut:
a. Pada saat pembentukan dana kas kecil, akan dilakukan
pencatatan mendebit kas kecil dan mengkredit kas kecil.
b. Setiap ada pengeluaran kas kecil, langsung dilakukan
pencatatan dengan mendebit beban dan mengkredit kas kecil.
c. Pengisian kembali dapat dilakukan sebesar jumlah yang sama,
lebih besar atau lebih kecil daripada saar pembentukan tanpa
memperhatikan berapa kas kecil yang sudah dikeluarkan.
Ciri-ciri pengelolaan dana kas kecil sistem dana tidak tetap terdiri
dari tiga macam, yaitu sebagai berikut:
a. Pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil dicatat
debit dalam akun kas kecil.
b. Bukti pengeluaran kas kecil dicatat dalam jumlah kas kecil
dengan mendebit akun-akun yang terkait dengan penggunaan
dana dan kredit akun kas kecil.
c. Besarnya jumlah dana kas kecil yang disediakan berfluktuasi,
lalu disesuaikan dengan kegiatan bagian-bagian pemakaian
dana.
2. Perbedaan pencatatan dan saldo antara sistem dana tetap dan sistem
dana tidak tetap adalah sebagai berikut:
a. Pada sistem dana tetap saldo kas kecil tidak berubah, kecuali
jika ada penambahan dana. pengeluaran dari dana kas ini akan
langsung dikeluarkan dari kas bank.
b. Pada sistem dana tidak tetap, saldo kas kecil berubah-ubah
sesuai dengan penggunaan dan pengisian kembali. Pengeluaran
dana kas ini langsung mengurangi saldonya.
3. Keuntungan sistem dana tidak tetap adalah:
a. Saldo kas kecil dapat diketahui setiap hari.

32
 b. Administrator kantor atau sekretaris dapat meminta dana
kembali apabila dana yang tersedia kurang.
4. Kelemahan sistem dana tidak tetap ialah tidak dapat diketahui
pengeluaran terbanyak yang digunakan untuk kebutuhan atau
keperluan seperti apa.
c. Selisih Dana Kas Kecil
Selisih dana kas kecil adalah perbedaan atau selisih uang kas yang ada
(secara fisik) dengan catatan menurut pembukuan. Selisih dana kas
kecil ini berupa jumlah uang yang diterima atau yang dikeluarkan lebih
besar atay lebih kecil pada jumlah yang seharusnya dicatat, karena tidak
terjadinya uang pecahan kecil. Selain itu dana kas kecil ini juga bisa
terjadi saat kehilangan akibat kekeliruan saat bertransaksi pertukaran,
misalnya saat memberikan uang kembali, adanya uang palsu, kesalahan
pencatatan dalam jurnal, dan sebab-sebab lain yang sama sekali tidak
diketahui. Selisih dana kas kecil dapat dibedakan menjadi:
1. Selisih Kas Lebih (Cash Overage)
Selisih kas lebih adalah jika kas menurut perhitungan fisik lebih
besar daripada kas menurut catatan. Dicatat dalam jurnal yaitu
mendebit akun kas kecil dan mengkredit akun selisih kas kecil. Jika
kas lebih dianggap sebagai pendapatan dan dalam laporan rugi atau
laba diinformasikan sebagai pendapatan diluar usaha.
2. Selisih Kas Kurang (Cash Shortage)
Selisih kas kurang adalah jika kas menurut perhitungan fisik
lebih kecil daripada kas menurut catatan. Terkadang jumlah saldo
kas kecil secara fisik tidak sama dengan jumlah saldo menurut bukti
pengeluaran yang ada. Perbedaan tersebut kemungkinan disebabkan
oleh beberapa hal, antara lain:
a. Jumlah yang diterima atau yang dikeluarkan lebih besar atau
lebih kecil daripada jumlah yang seharusnya dicatat, karena
tidak tersedianya uang pecahan kecil atau uang pas untuk
kembalian.

33
b. Kehilangan akibat kekeliruan saat transaksi pertukaran,
misalnya saat memberikan uang kembalian.
c. Adanya uang palsu.
d. Kesalahan pencatatan dalam jurnal.
e. Kekurangan atau kelebuhan membayarkan.
f. Kemungkinan penyelewengan oleh karyawan.
g. Sebab lain yang sama sekali tidak diketahui.
Pada akhir periode pencatatan, selisih uang kas lebih dianggap
sebagai pendapatan dan selisih kas kurang dianggap sebagai
kerugian atau beban. Dalam laporan laba rugi, selisih kas lebih
diinformasikan sebagai pendapatan diluar usaha dan selisih kas
kurang diinformasikan sebagai beban diluar usaha. Jika tidak
ditemukan penyebab terjadinya kas kecil, maka pencatatan selisih
kas kecil dilakukan sebagai berikut apabila perbedaan yang terjadi
karena tidak adanya uang kembali.
Tetapi apabila perbedaan tersebut karena kesalahan atau
kelalaian karyawan hal ini harus ditelusuri sampai tuntas. Sebagai
contoh, administrator membeli ATK di Toko Buku AA sebesar Rp.
199.850,- Administrator menyerahkan uang sebesar Rp 200.000
tetapi tdak dikembalikan dalam bentuk uang, melaikan dengan satu
permen.
Transaksi ini dapat mengakibatkan terjadinya perbedaan saldo
kas karena uang uang telah dikeluarkan sebesar Rp 200.000 tetapi
bukti tertulis 199.850, sehingga ada selisih kurang sebesar Rp 150.
Hal ini masih dapat dimengerti karena tidak ada pecahan kecil,
untuk nilai yang lebih besar tentu tidak bisa disamakan. Jika uang
kembali sebesar Rp 500 tentu tidak bisa diterima jika tidak ada
kembaliannya, serta karena uang pecahan Rp 50 sulit ditemukan.
Penyesuaian perbedaan tersebut (adjustment) dapat dilaksanakan
pada saat kas kecil diisi kembali (reimbursement). Pemegang kas
kecil dalam hal ini meminta pengisi kembali kas kecil sebesar

34
jumlah yang telah dikeluarkan. Tentu saha bagian keuangan harus
melakukan pemeriksaan secara seksama terhadap laporan kas kecil
yang telah dibuat oleh administrator, sehingga apabila ada selisih
kas hal itu dapat dipertanggungjawabkan.

CONTOH 1
Pemegang dana kas kecil pada bagian kepegawaian PT Garuda
Jaya, telah membuat laporan kas kecil bulan Maret 2011, dengan
sistem dana tetap dimana saldo awal Rp 1.000.000 uang yang telah
dikeluarkan untuk biaya kebutuhan kepegawaian Rp 900.000. Saldo
pad akas sebesar Rp 100.000, setelah diperiksa oleh bagian
keuangan ternyata nilai pada bukti pengeluaran hanya sebesar Rp
899.000. Hal ini karena tidak ada uang kembali.
Dari contoh tersebut, saat pengisian kembali administrator tetap
meminta sebesar Rp 900.000 sesuai dengan jumlah uang yang telah
dikeluarkan. Sementara bagian keuangan akan mencatat pengisian
kembali kas kecil dengan ayat jurnal sebagai berikut:

Biaya Pengeluaran Kas Kecil Rp 899.000

Selisih Kas Kecil Rp 100
Kas Rp 900.000

Apabila terjadi selisih kas lebih akan dicatat pada bagian

keungan dengan ayat jurnal sebagai berikut:

Biaya Pengeluaran Kas Kecil Rp 899.000

Kas Rp 100
Selisih Kas Kecil Rp 100
Kas Rp 899.000

35
 CONTOH 2
Pada tanggal 31 Agustus 2010, terdapat saldo kas kecil sebesar Rp
1.750.000. Tetapi jumlah kas kecil secara fisik sebesar Rp
1.950.000, berarti terdapat selisih kas lebih sebesar Rp 200.000.
Jumlahnya:

Tanggal Keterangan Ref Debit Kredit

31/08/2010 Kas Kecil Rp 200.000

Selisih Kas Kecil Rp 200.000

DAFTAR PUSTAKA
[1] N. Priyanti, Pengantar Akuntansi. Jakarta: PT Indeks, 2013.
[2] Mulyadi, Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Selemba Empat, 2016.
[3] Rudianto, Pengantar akuntansi. Jakarta: Penerbit Erlangga, 2009.
[4] A. Diana and L. Setiawati, Akuntansi Keuangan Menengah Berbasis
Standar Akuntansi Keuangan Terbaru. Yogyakarta: Penerbit Andi, 2017.
[5] Z. Baridwan, Intermediate accounting. Yogyakar: BPFE UGM, 1983.
[6] D. Suranti, “Perlakuan Akuntansi Kas Kecil,” vol. Vol. 1, No, 2016.
[7] N. Happy, “Pembuatan Akta Jaminan Fidusia Berdasarkan Alat Bukti
Kuitansi Jual Beli Kendaraan Bermotor,” vol. Vol. 3 No., 2018.
[8] M. Latifah, “Keabsahan Nota Kontan Dalam Transaksi Di Bidang Usaha
Mikro Kecil Dan Menengah Ditinjau Dari Aspek Pasal 1320 Kitab
Undang-Undang Hukum Perdata Tentang Syarat Sah Suatu Perjanjian,”
vol. Vol 7, No, 2021.

36
37