MODUL

PENGELOLAAN KAS
XI PKM

PENYUSUN
ENENG SISKA ANDRIYANI

SMKS PELITA BUNGA BANGSA

TAHUN PELAJARAN 2020/2021
 KATA PENGANTAR

Puji syukur senantiasa kami pajatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas
semua limpahan rahmat-Nya sehingga saya dapat menyelesaikan
penyusunan modul kimia ini meskipun dengan sangat sederhana.

Harapan saya semoga modul yang telah tersusun ini dapat bermanfaat
sebagai salah satu rujukan maupun pedoman bagi para pembaca,
menambah wawasan serta pengalaman, sehingga nantinya saya dapat
memperbaiki bentuk ataupun isi makalah ini menjadi lebih baik lagi.

Sebagai penulis, saya mengakui bahwasanya masih banyak kekurangan

yang terkandung di dalamnya. Oleh sebab itu, dengan penuh kerendahan
hati saya berharap kepada para pembaca untuk memberikan kritik dan
saran demi lebih memperbaiki makalah ini. Terima Kasih.

Bandung, 17 Juli 2020

Penyusun
 BAB I
PENGELOLAAN KAS KECIL
Dalam mempelajari akuntansi, istilah kas kecil merupakan hal yang familiar ditemui.
Kas dalam akuntansi merupakan aktiva lancar, dengan kata lain aset perusahaan yang paling
sering digunakan. Dalam penggunaannya, kas termasuk bagian yang sering mengalami keluar
masuk perusahaan
Sedangkan kas secara umum adalah alat pembayaran yang diterima sah di Indonesia,
baik berupa uang tunai, surat berharga, cek, giro, dan lain sebagainya. Ciri kas yang utama ada
dua, yaitu dapat diterima sebagai alat pembayaran sah dan dapat diterima oleh bank sebagai
simpanan yang kemudian masuk ke dalam  aset perusahaan.
Untuk lebih detailnya, berikut bentuk-bentuk kas:
Uang kertas dan uang logam.
1) Simpanan dalam bentuk uang.
2) Rekening giro (demand deposit).
3) Cek yang belum disetorkan.
4) Cek dalam perjalanan, yaitu cek yang belum diuangkan ke bank tapi sudah dikeluarkan
oleh perusahaan.
5) Cek kasir.
6) Wesel pos.

Dalam perusahaan sendiri, kas secara garis besar dibagi menjadi dua. Yang pertama adalah kas
di bank, yaitu segala jenis kas perusahaan yang disimpan di bank. Yang kedua adalah kas kecil,
yang akan kita bahas lebih lanjut dalam tulisan ini.
Apa itu kas kecil? Kas kecil kerap disebut juga dengan petty cash, mungkin sudah
banyak yang familiar dengan istilah tersebut. Sesuai namanya, kas kecil berjumlah lebih kecil
dibanding kas yang disimpan di bank. Kas kecil ini disediakan perusahaan sebagai dana untuk
kegiatan operasional perusahaan yang tidak membutuhkan dana besar, atau relatif kecil.
 KEGIATAN BELAJAR I
PENGERTIAN KAS KECIL
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), yang dimaksud dengan istilah kas
adalah tempat menyimpan uang; tempat membayar dan menerima uang; atau keluar
masuknya uang. Menurut Kamus Istilah Akuntansi, kas merupakan alat pembayaran yang
dapat diterima oleh bank dengan nilai nominal untuk disimpan. Dalam arti sempit, kas adalah
sejumlah uang tunai dalam bentuk uang kertas dan uang logam. Dalam arti yang lebih luas, kas
juga meliputi cek, wesel pos, dan simpanan bank. Jadi, kas adalah alat pembayaran yang
digunakan untuk membiayai seluruh kegiatan operasional perusahaan.
Menurut PSAK Nomor 2, kas terdiri atas saldo kas (cash on hand) dan rekening giro
(demand deposits). Adapun menurut Standar Akuntansi Pemerintahan Peraturan Pemerintah
Nomor 24 Tahun 2005, kas merupakan uang tunai dan saldo simpanan di bank yang setiap saat
dapat digunakan untuk membiayai kegiatan pemerintah.
Dalam buku ini, yang dimaksud dengan kas adalah alat pembayaran tunai yang setiap
saat dapat di gunakanuntuk membiayai berbagai macam kegiatan yang dilakukan oleh suatu
lembaga, instansi, atau perusahaan. Transaksi yang menyangkut kas pada suatu perusahaan
dapat berupa penerimaan dan pengeluaran kas. Agar kas tersebut mudah dikelola, maka
pengeluaran dan penerimaan harus dicatat dalam suatu buku yang disebut buku kas.

Definisi kas menurut beberapa ahli adalah sebagai berikut.

1. Munawir
Kas adalah uang tunai yang dapat digunakan untuk membiayai operasi perusahaan.
Uang tunai yang dimiliki perusahaan tetapi sudah ditentukan penggunaannya
(misalnya uang kas yang disisihkan untuk tujuan pelunasan utang obligasi, pembelian
aktiva tetap atau tujuan-tujuan lain) tidak dapat dimasukan ke dalam pos kas. Yang juga
tergolong kas adalah cek yang diterima dari para pelanggan dan simpanan perusahaan
di bank dalam bentuk giro (demand deposit). Giro adalah simpanan bank yang dapat
dicairkan kembali kapan saja dengan menggunakan cek atau giro bilyet. 
2. Soemarso
Kas adalah segala sesuatu (baik yang berbentuk uang kertas maupun logam) yang dapat
tersedia dengan segera dan diterima sebagai alat pelunasan kewajiban pada nilai
nominalnya.
3. Thedorus M. Tuanakotta
Kas sangat panting karena sifatnya yang likuid, mudah sebagai alat pertukaran, dan
menunjukkan daya beli secara umum. Kas di sini berarti uang tunai maupun saldo kas
di bank. 

Dari berbagai definisi di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa kas merupakan alat tukar
dan alat pembayaran yang diterima dalam hal pelunasan utang dan dapat diterima sebagai
setoran dengan jumlah sebesar nilai nominalnya. Kas juga berarti simpanan bank atau tempat
lain yang dapat diambil sewaktu-waktu. Hal ini sesuai dengan sifat-sifat kas, yaitu.
Kas selalu terlihat dalam hampir semua transaksi perusahaan. 
kas merupakan aset yang siap dan mudah untuk digunakan dalam transaksi serta ditulis
dengan aset lain, mudah dipindahkan tanpa tanda tangan pemilik.
Jumlah uang kas yang dimiliki oleh perusahaan harus dijaga sedemikian rupa sehingga terlalu
banyak dan tidak pula kurang. 
Sesuatu yang dapat dikatakan sebagai kas apabila memenuhi kriteria berikut:
1. Penggunaannya bersifat bebas 
2. Diakui secara umum sebagai alat pembayaran yang sah Dapat digunakan setiap saat
bila diperlukan 
3. Diterima sesuai nominalnya pada waktu diuangkan 

Berdasarkan pernyataan di atas, maka yang termasuk dalam golongan kas antara lain:
1. Mata uang dalam negeri, yaitu Rupiah yang dikeluarkan oleh Bank Indonesia
2. Mata uang asing yang dikeluarkan oleh negara lain, misalnya dolar Amerika Serikat,
yen Jepang, dan sebagainya.
3. Giro atau demand deposit, yaitu simpanan di bank yang sewaktu-waktu dapat diambil
kembali 
4. Cek sebagai pembayaran yang diterima dari pihak lain. 
5. Cek perjalanan atau traveler's check
6. Chasier's check (cek kasir)
7. Wesel pos

Terdapat beberapa benda yang secara sepintas tampak sebagai golongan kas, namun tidak
termasuk kas, antara lain:
1. Uang yang disisihkan untuk tujuan tertentu. 
2. Cek mundur. 
3. Cek kosong. 
4. Persediaan prangko. 
5. Deposito berjangka. 
6. Rekening giro pada bank di luar negeri yang tidak dapat segera dipakai. 

Hampir semua transaksi yang dilakukan perusahaan pada akhirnya akan memengaruhi
kas. Kegiatan operasional Yangpahng umum terjadi dalam perusahaan adalah pembelian dan
penjualan. Pembelian akan menyebabkan terjadinya pengeluaran kas, sedangkan penjualan
akan menyebabkan bertambahnya uang kas.
Menurut sifatnya, kas mudah dibawa dan dipindahtangankan. Oleh sebab itu, kas sering
menjadi sasaran kecurangan atau penyelewengan. Kecurangan pada kas dapat berupa check
kiting dan lapping. Selain itu, terkait dengan ketersediaannya, apabila kas tersedia dalam
jumlah terlalu sedikit dibandingkan dengan tingkat kebutuhannya, keadaan ini akan
mengganggu tingkat kesiapan perusahaan. Sebaliknya jika jumlah kas yang tersedia terlalu
banyak, hal ini akan menimbulkan kerugian bagi perusahaan. Mempertimbangkan hal tersebut,
diperlukan pengendalian internal yang baik untuk menghindari kemungkinan penyelewengan
dan penyalahgunaan.
Pengendalian internal adalah cara melindungi aset dari pencurian, penggelapan,
penyalahgunaan, atau penempatan aset pada lokasi yang tidak tepat. Salah satu pelanggaran
paling serius terhadap pengendalian internal adalah penggelapan oleh karyawan. Penggelapan
oleh karyawan (employee fraud) adalah tindakan disengaja untuk menipu perusahaan demi
keuntungan pribadi. Penipuan tersebut dapat berupa pelaporan beban yang berlebihan untuk
ongkos perjalanan agar mendapat penggantian yang lebih besar dari kantor hingga berupa
penyelewengan miliaran rupiah melalui tipuan yang rumit.

A. Bentuk-Bentuk Akun Kas

 Pada bab ini, kita akan pelajari dana kas kecil. Namun, sebelumnya akan kita
tinjau berbagai bentuk akun kas dengan fungsi dan tujuan masing-masing. Bentuk-
bentuk akun kas adalah sebagai berikut.

1. Akun Kas Umum.

Akun kas umum merupakan akun kas yang paling utama karena seluruh
penerimaan dan pengeluaran melalui akun ini. Sebagian besar perusahaan kecil
hanya mempunyai akun kas jenis ini
2. Akun Gaji Imprest.
Akun gaji imprest merupakan akun yang dibuat tersendiri atau terpisah untuk
melaksanakan pembayaran gaji dan upah karyawan. 
3. Akun Bank Cabang.
Akun bank cabang merupakan akun yang dibuat karena perusahaan memiliki
beberapa cabang di berbagai daerah. Tujuan diadakannya adalah untuk
mempermudah transaksi dengan kantor cabang melalui bank. 
4. Dana Kas Kecil Imprest.
Akun kas jenis ini serupa dengan kas di bank, namun digunakan untuk pembelian
tunai yang nilainya kecil. Biasanya saldo kas kecil tidak melebihi Rp1.000.000,00 dan
pengisian ulang tidak lebih dari satu atau dua kali setiap bulan. 
5. Setara Kas
Setara kas merupakan akun yang digunakan untuk mengakumulasi kelebihan kas
selama periode tertentu dari siklus operasional yang mungkin diperlukan pada
masa mendatang. Contohnya, deposito berjangka, sertifikat deposito atau instrumen
pasar uang. 

B. Dana Kas Kecil

Oleh karena itu, kas mudah dipindahtangankan membuat kas menjadi aset
perusahaan yang perlu diperhatikan tingkat keamanannya. Salah satunya, dengan
menyetorkan ke bank setiap terjadi penerimaan kas dan melakukan pengeluaran kas
dengan menggunakan cek. Hal ini akan kita bahas lebih dalam pada subbagian
Mengelola Administrasi Kas Bank.
Namun demikian penggunaan cek dalam setiap pengeluaran dana perusahaan
tidaklah efektif. Bayangkan bagaimana repotnya jika membayar pembelian materai
senilai Rp6.000,00 saja harus menggunakan cek. Apalagi tidak semua pembayaran dapat
dilakukan menggunakan cek, misalnya pembayaran listrik, PAM, dan telepon.
Berdasarkan permasalahan tersebut, untuk mengantisipasi kelancaran berbagai bentuk
pembayaran yang jumlahnya relatif kecil, diperlukan dana dalam bentuk tunai yang
disebut dengan kas kecil (petty cash).
Dana kas kecil adalah uang kas atau uang tunai yang disediakan perusahaan
untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak
ekonomis bila dibayar dengan cek. Pengeluaran-pengeluaran yang umum dilakukan
dengan dana kas kecil mencakup biaya-biaya berikut:
1. Pembelian meterai. 
2. Prangko. 
3. Rekening telepon.
4. Listrik. 
5. Rekening PAM. 
6. Perlengkapan kantor. 
7. Biaya keamanan. 
8. Biaya kebersihan. 

Kas kecil juga dapat dikatakan sebagai kegiatan pencatatan pemasukan dan
pengeluaran keuangan yang dipergunakan atasan atau unit atasan untuk keperluan
yang belum terencana oleh sekretaris.

Dana tersebut diserahkan kepada juru bayar kas kecil perusahaan yang akan
bertanggung jawab penuh atas pengeluaran dan penggunaan dana kas kecil. Hal ini
dilakukan untuk menjaga kelancaran penggunaan dana kas kecil dan menghindari
penyelewengan. Pengisian'dana kas kecil dapat dilakukan jika kas sudah menipis atau
dapat pula dilakukan secara periodik. Pemegang kas kecil, biasanya ditunjuk oleh
direktur atau manajer keuangan yang berkewajiban mempertanggungjawabkan
pemakaian dana kas kecil. Demi menjamin keamanan dan akuntabilitasnya maka
petugas kas kecil tidak boleh dirangkap oleh kasir kas besar.
Dana kas kecil dipergunakan khusus untuk mendanai transaksi-transaksi kecil
dan yang bersifat rutin. Kas kecil memiliki karekteristik berikut:
a. Jumlahnya dibatasi sehingga tidak melebihi atau tidak kurang dari jumlah yang
telah ditentukan oleh manajemen perusahaan. Setiap perusahaan menetapkan
jumlah yang berbeda sesuai dengan sekala operasional perusahaan. 
b. Digunakan untuk mendanai transaksi kecil yang bersifat rutin. 
c. Disimpan di tempat khusus, misalnya di kotak kecil yang biasa disebut petty cash
box atau dalam sebuah amplop. 
d. Ditangani atau dipegang oleh petugas keuangan tingkatan pemula (junior cashier). 
e. Prosedur penanganan kas kecil yang harus diperhatikan adalah sebagai berikut. 
f. Staf administrasi kantor atau sekretaris membuat permohonan pengisian dana kas
kecil (mengisi formulir pengajuan dana kas kecil) kepada bagian keuangan atau
bendahara perusahaan dengan melampirkan pembukuan kas kecil bulan
sebelumnya yang telah disetujui oleh pimpinan. 
g. Jika permohonan disetujui, administrasi kantor atau sekretaris menerima dana
pengisian kas kecil dari bendahara perusahaan berupa uang tunai atau cek. 
h. Staf administrasi kantor atau sekretaris mencatat penerimaan dana tersebut ke
dalam bukti kas masuk, ditandatangani oleh administrasi kantor atau sekretaris dan
kasir atau bendahara serta diketahui atau disetujui oleh pimpinan dari administrasi
kantor atau sekretaris tersebut, serta dilampiri dengan fotokopi cek (bila
menggunakan cek). Berilah nomor bukti kas masuk secara urut berdasarkan
tanggal. 
i. Catat pemasukan kas ke dalam buku kas.
j. Uang disimpan dalam tempat yang aman. Ditaruh dalam kotak uang khusus yang
berukuran kecil (kotak kas kecil atau cash box), kemudian disimpan dalam lemari
yang terkunci. 
k. Bukti kas masuk disimpan dalam ordner. 
l. Staf administrasi kantor atau sekretaris dapat mengeluarkan dana kas kecil sesuai
dengan keperluan atasan atau pimpinan. Staf administrasi kantor atau sekretaris
harus dapat mengelola dan mencatat penggunaan dana kas kecil sebaik-baiknya.
Segala pengeluaran harus memiliki bukti-bukti pengeluaran yang dapat
dipertanggungjawabakan serta sah menurut hukum. 
 m. Setiap terjadi pengeluaran, administrasi kantor atau sekretaris harus mencatat
pengeluaran tersebut ke dalam bukti kas keluar, kemudian satukan bukti kas keluar
dengan bukti transaksi penggunaan uang seperti nota, faktur, dan kuitansi. Berilah
nomor bukti secara urut berdasarkan tanggal. 
n. Mintalah tanda tangan pimpinan pada bukti kas keluar. 
o. Catat dan masukkan data bukti kas keluar ke dalam buku kas sesuai dengan sistem
yang digunakan. 
p. Simpan semua dokumen pengeluaran pada ordner. 
q. Buat laporan penanggungjawaban penggunaan kas kecil lengkap dengan bukti-
bukti transaksinya. Laporan ini harus mendapat persetujuan pimpinan yang
selanjutnya akan dilaporkan ke bagian keuangan untuk mendapatkan kembali
pengisian dana kas kecil berikutnya. 

KEGIATAN BELAJAR II
KEGUNAAN KAS KECIL
Dana kas kecil dibentuk untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif
kecil atau bersifat mendadak, seperti untuk membeli prangko, sumbangan, ongkos transportasi
dan jenis dana lainnya. Dengan adanya sistem akuntansi pengeluaran kas, pengeluaran kas
dalam perusahaan yang tidak dapat dilakukan dengan cek, dilaksanakan melalui uang tunai.
Kegunaan dana kas kecil bagi sebuah organisasi atau instansi adalah untuk keperluan berikut:
a. Pembayaran pengeluaran yang jumlahnya kecil (biasanya batas maksimumnya sudah
ditentukan).
b. Pembayaran pengeluaran yang sifatnya mendadak.
c. Pembayaran yang jumlahnya kecil dan tidak praktis bila dibayarkan dengan cek.
d. Membantu kelancaran kegiatan pimpinan.
e. Membantu administrasi kantor atau sekretaris dalam melaksanakan tugasnya, yaitu
memberikan pelayanan yang optimal kepada kolega dan pelanggan.

Dana kas kecil merupakan unsur yang cukup penting bagi perusahaan dalam bidang keuangan
karena dana kas kecil digunakan untuk pengeluaran rutin yang jumlah rupiahnya relatif kecil.
Dana ini disimpan dalam sebuah brankas yang disebut petty cash box.
Mengingat peran dan -fungsinya yang cukup penting, perusahaan harus mempunyai sistem
dan pengendalian internal yang baik untuk menjaga dana kas kecil dari penyalahgunaan.
Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem dana kas kecil tersebut antara lain sebagai berikut.

1) Fungsi Kas
Fungsi ini bertanggungjawab dalam mengisi cek, meminta otorisasi atas cek dan
menyerahkan cek kepada pemegang dana kas kecil pada saat pembentukan dana kas
kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas kecil. Biasanya dilakukan pada saat
pembentukan dana kas kecil dan pengisian kembali dana kas kecil.
2) Fungsi Akuntansi
Dalam sistem dana kas kecil, fungsi akuntansi bertanggung jawab antara lain untuk:
 Pencatatan pengeluaran kas kecil yang menyangkut beban dan persediaan kas kecil.
 Pencatatan transaksi pembetukan ciana kas kecil.
 Pencatatan pengisian kembali dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran kas atau
daftar cek.
 Pencatatan pengeluaran dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran kas kecil. .
 Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam
mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Fungsi ini juga
bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi kelengkapan dan keabsahan
dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar.
3) Fungsi Pemegang Dana Kas Kecil
Fungsi ini bertanggung jawab atas penyimpanan dana kas kecil, pengeluaran dana kas
kecil sesuai dengan otorisasi dari pejabat tertentu yang ditunjuk serta permintaan
pengisian kembali dana kas kecil.
4) Fungsi yang Memerlukan Pembayaran Tunai
Fungsi ini adalah pihak yang akan menerima pembayaran dari dana kas kecil. Melalui
transaksi pembayaran yang dilakukan maka fungsi ini akan mengumpulkan bukti
transaksi (nota, kuitansi) pengeluaran dana kas kecil.
5) Fungsi Pemeriksa Intern
Fungsi ini bertanggung jawab atas penghitungan dana kas kecil secara periodik dan
pencocokan hasil perhitungannya dengan catatan kas serta bertanggung jawab atas
pemeriksaan secara mendadak terhadap saldo dana kas kecil yang ada di tangan
pemegang dana kas kecil. Hasil pemeriksaan dibuatkan berita acara pemeriksaan kas
kecil.
 KEGIATAN BELAJAR III
PROSES ADMINISTRASI KAS KECIL

Kegiatan mengelola administrasi dana kas kecil meliputi pembentukan dana kas kecil,
pengeluaran dana kas kecil dan pengisian kembali kas kecil. Prosedur pembentukan dana kas
kecil adalah tata urutan, proses atau mekanisme dari pembentukan dana kas kecil. Prosedur
pembentukan dana kas ' kecil melibatkan faktor-faktor di bawah ini:
a. Pihak Berwenang 
 Pihak berwenang merupakan pimpinan perusahaan atau manajer keuangan
mengeluarkan surat keputusan (SK) untuk memberi otorisasi bahwa ada sejumlah dana
yang akan disisihkan ke dalam kas kecil dan tujuan pembentukan dana tersebut.
Dengan adanya surat keputusan (SK) tersebut, bagian keuangan membuat bukti kas
keluar sebanyak tiga lembar. Lembar ke-1 dan ke-3 diserahkan ke bendahara atau kasir,
lembar ke-2 diarsipkan.

b. Surat Keputusan (SK) 

Dengan adanya Surat Keputusan (SK) dan bukti surat keluar tersebut, bendahara atau
kasir mengisi cek dan harus ditandatangani pihak yang berwenang sebagai otorisasi,
yaitu pimpinan atau manajer. Cek beserta bukti kas keluar lembar ke-3 dan surat
keputusan (SK) pembentukan kas kecil kemudian diserahkan kepada pemegang dana
kas kecil.

c. Pemegang Dana Kas Kecil 

Bertugas untuk mencairkan cek ke bank dan menyimpan uang tersebut dalam kotak
uang (cash box), dan mengarsipkan dokumen berurutan menurut nomor.

KEGIATAN BELAJAR IV
PROSEDUR PENGELOLAAN DANA KAS KECIL

Sebelum membahas Prosedur Pengelolaan Dana Kas Kecil, sebelumnya akan diuraikan
penggunaan istilah prosedur di bidang akuntansi. Prosedur merupakan urut-urutan kegiatan
klen'kal yang biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih. yang
dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan
yang sering terjadi.

Adapun kegiatan klerikal adalah kegiatan yang dilakukan untuk mencatat infomasi dalam
formulir, buku besar dan buku jurnal. Kegiatan tersebut meliputi menulis, mengadakan,
menghitung, memberi kode, mendaftar, memilih, memindahkan dan membandingkan,
khususnya di bidang akuntansi.

1. Pembentukan Dana Kas Kecil

Perusahaan yang memiliki standar prosedur operasional, dapat dikatakan bahwa semua
jenis pengeluaran kasnya melibatkan bagian utang. Oleh karena itu unit organisasi
(bagian) yang terlibat dalam prosedur pembentukan dana kas kecil adalah bagian utang,
bagian kasir, bagian jurnal dan laporan, serta pemegang dana kas kecil. tugas masing-
masing bagian adalah sebagai berikut.
a. Bagian Utang
Bagian utang memiliki tugas sebagai berikut. 
1) Menerima surat keputusan pembentukan dana kas kecil dari bagian keuangan.
2) Membuat bukti pengeluaran kas minimal dalam 3 rangkap. Lembar ke-1 dan ke-
3 diserahkan kepada bagian kasir dengan dilampiri surat keputusan
pembentukan dana kas kecil, lembar ke-2 diserahkan kepada bagian buku
pembantu yang terkait, misalnya bagian kartu biaya dan bagian kartu sediaan
untuk diarsipkan.
3) Mencatat bukti pengeluaraan kas dalam daftar bukti kas keluar yang belum
dibayar (berfungsi sebagai buku pembantu utang). 
4) Menerima bukti pengeluaran kas lembar ke-1 yang telah dicap lunas dari bagian
kasir, dilampiri surat keputusan pembentukan danakas kecil. 
5) Mencatat nomor cek dan tanggal pembayaran sesuai data bukti pengeluaran kas
yang telah dicap lunas dalam daftar bukti kas keluar pada kolom yang
disediakan. 
6) Menyerahkan bukti pengeluaran kas lembar ke-1 yang telah dicap lunas kepada
Bagian Jurnal dan Laporan. 

b. Bagian Kasir 
Bagian kasir memiliki tugas sebagai berikut.
1) Menerima bukti pengeluaran kas lembar ke-1 dan lembar ke-3 dengan dilampiri
surat keputusan pembentukan dana kas kecil dari bagian utang. 
2) Menyediakan cek sejumlah yang tercantum dalam bukti pengeluaran kas untuk
ditandatangani oleh pejabat perusahaan yang berwenang mengeluarkan kas. 
3) Membubuhkan cap tanda lunas pada bukti pengeluaran kas lembar ke-l dan
lembar ke3 serta surat pembentukan dana kas kecil. 
4) Menyerahkan bukti pengeluaran kas lembar ke-1 dan lembar ke-3 yang telah
dicap lunas. Lembar ke-l kepada bagian utang dengan dilampiri surat bukti
pembentukan dana kas kecil dan, lembar ke-3 bersama dengan cek diserahkan
kepada pemegang dana kas kecil. 

c. Bagian Jurnal dan Laporan

Bagian jurnal dan laporan memiliki tugas sebagai berikut.
 1) Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 yang telah dicap lunas. dilampiri
surat pembentukan dana kas kecil dari bagian utang 
2) Mencatat bukti pengeluaran kas dalam buku jumal pengeluaran kas (check
register).  
3) Mengarsipkan bukti pengeluaran kas bersama surat keputasan pembentukan
dana kas kecil dalam map arsip bukti pengeluaran kas (voucher) yang sudah
dibayar. 
4) Pemegang Dana Kas Kecil Pemegang dana kas kecil memiliki tugas sebagai
berikut. 
5) Menerima cek dan bukti pengeluaran kas lembar ke-3 dari bagian kasir. 
6) Menguangkan cek ke bank dan menyimpan dana kas kecil. 
7) Mengarsipkan bukti kas pengekuaran kas berdasarkan urutan tanggal. 

2. Pengeluaran Dana Kas Kecil 

Formulir yang digunakan dalam pengeluaran dana kas kecil terdiri atas formulir surat
permintaan pengeluaran dana kas kecil dan bukti pengeluaran kas kecil. Pihak yang
terlibat dalam pengeluaran atau penggunaan dana kas kecil adalah pengguna dana kas
kecil dan pemegang dana kas kecil. Masingmasing memiliki tugas dan fungsi berikut.
a. Pengguna Dana Kas Kecil Pemakai dana kas kecil terkait dengan pengajuan dana
kas kecil dan melakukan beberapa tugas berikut:
1) Mengisi formulir surat permintaan pengeluaran dana kas kecil sebanyak dua
lembar untuk selanjutnya diserahkan kepada pemegang dana kas kecil. 
2) Menerima uang tunai dan surat permintaan pengeluaraan dana kas kecil lembar
pertama dari pemegang dana kas kecil 
3) Mengumpulkan bukti-bukti penggunaan dana kas kecil untuk dijadikan
pendukung bukti pengeluaran kas kecil. 
4) Mengisi formulir bukti pengeluaran kas kecil berdasarkan data 'bukti
pendukung. 
5) Menyerahkan bukti pengeluaran kas kecil, bukti-bukti pendukung dan surat
permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar pertama kepada pemegang dana
kas kecil untuk ditukar dengan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil
lembar kedua. 
6) Menerima surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar kedua yang telah
dicap lunas dari pemegang dana kas kecil untuk diarsipkan. 

b. Pemegang Dana Kas Kecil

Pemegang dana kas kecil bertugas antara lain sebagai berikut.
1) Menerima surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar ke-1 dan ke-2
dari bagian yang memerlukan dana (pemakai). 
2) Menyerahkan uang tunai dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil
lembar ke-l kepada pemakai dana kas kecil. 
3) Menerima bukti pengeluaran kas kecil, bukti pendukung dan surat permintaan
pengeluaran dana kas kecil lembar ke-1 dan ke-2. 
4) Menyerahkan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar ke-2 yang
telah dicap lunas kepada pemakai dan kas kecil. 
5) Menyimpan bukti pengeluaran kas kecil, bukti-bukti pendukung dan surat
permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar ke-l. Dokumen-dokumen
 tersebut kepada bagian utang pada saat pengajuan permintaan pengisian
kembali dana kas kecil. 

3. Pengisian Kembali Dana Kas Kecil 

Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan apabila sisa dana kas kecil dipandang tidak
akan cukup untuk memenuhi permintaan bagian bagian pemakai dana kas kecil.
Formulir dan dokumen yang diperlukan dalam pengisian kembali dana kas kecil terdiri
atas formulir permintaan pengisian kembali dana kas kecil, formulir bukti pengeluaran
kas dan bukti pengeluaran kas kecil beserta dokumen pendukungnya. 
Pihak pihak yang terlibat dalam pengisian kembali dana kas kecil adalah pemegang
dana kas kecil, bagian utang, bagian kasir, serta bagian jurnal dan laporan. Berikut ini
kegiatan setiap bagian. 
a. Pemegang Dana Kas Kecil 
Pemegang dana kas kecil melakukan tugas sebagai berikut. 
1) Mengisi formulir permintaan pengisian kembali dana kas kecil sebanyak dua
lembar. 
2) Menyerahkan formulir permintaan pengisian kembali dana kas kecil yang telah
diisi kepada bagian utang dengan dilampiri bukti pengeluaran kas kecil beserta
dokumen pendukung atas dana yang telah digunakan. 
3) Menerima cek dan bukti pengeluaran kas lembar ke-3 dari bagian kasir
menguangkan cek ke bank untuk disimpan sebagai dana kas kecil, serta
mengarsipkan bukti kas keluar lembar ke-3 menurut tanggal. 

b. Bagian Utang  
Bagian utang melakukan kegiatan sebagai berikut. 
1) Menerima formulir permintaan pengisian kembali dana kas kecil dari pemegang
dana kas kecil sebanyak dua lembar yang dilampiri bukti pengeluaran kas kecil
beserta dokumen pendukungnya. 
2) Membuat bukti pengeluaran kas sebanyak tiga lembar. 
3) Mencatat bukti pengehiaran kas dalam daftar bukti pengeluaran kas. 
4) Mendistribusikan bukti pengeluaran kas, sebagai berikut: 
a. Lembar ke-1 dan ke-3, diserahkan kepada bagian kasir dilampiri dengan
surat permintaan pengisian kembali kas kecil lembar ke-2 dan dokumen
pendukungnya. 
b. Lembar ke-2 diserahkan kepada bagian buku pembantu, dilampiri formulir
permintaan pengisian kembali kas kecil lembar ke-1 untuk dicatat dalam
kartu yang bersangkutan. 
5) Menerima bukti pengeluaran kas lembar ke-1 yang telah dicap lunas dari bagian
kasir, dilampiri formulir permintaan pengisian kembali dana kas kecil lembar ke-
2 beserta dokumen pendukungnya. 
6) Mencatat bukti pengeluaran kas lembar ke-l, formulir permintaan pengisian
kembali dana kas kecil lembar ke-Z beserta dokumen pendukungnya kepada
bagian jurnal dan laporan. 
7) Mencatat nomor cek dan tanggal pembayaran sesuai dengan data bukti
pengeluaran kas dalam daftar bukti pengeluaran kas. 

c. Bagian Kasir 
Bagian kasir melakukan tugas sebagai berikut. 
 1) Menerima bukti pengeluaran kas lembar ke-1 dan ke-3, dari bagian utang
dilampiri dengan formulir permintaan pengisian kembali kas kecil lembar ke-2
dan dokumen pendukungnya. 
2) Menyediakan cek sebesar jumlah yang tertulis dalam bukti pengeluaran kas
untuk ditandatangani pejabat perusahaan yang berwenang. 
3) Menyerahkan dan bukti pengeluaran kas lembar ke-3 yang telah dicap lunas
kepada pemegang dana kas kecil.
4) Menyerahkan bukti pengeluaran kas lembar 1 yang telah dicap lunas dan
formulir permintaan/ pengisian kembali kas kecil lembar ke-Z beserta dokumen
pendukungnya kepada Bagian Utang. 

d. Bagian Jurnal dan Laporan 

Bagian jurnal dan laporan melakukan kegiatan sebagai berikut. 
1) Menerima bukti pengeluaran kas lembar ke-l, formulir permintaan pengisian
kembali dana kas kecil lembar ke-Z beserta dokumen pendukungnya kepada
Bagian Jurnal dan Laporan. 
2) Mencatat bukti pengeluaran kas dalam buku jurnal pengeluaran kas (check
register). 
3) Mengarsipkan bukti pengeluaran kas lembar ke-l, surat permintaan pengisian
kembali dana kas kecil lembar ke-Z beserta dokumen pendukungnya dalam
arsip bukti pengeluaran kas (voucher) yang sudah dibayar.