BAB 1

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG MASALAH

Masalah ini dibuat berdasarkan tugas yang diberikan oleh guru mata pelajaran Otomatisasi
Tata Kelola Perkantoran,yang sudah kami presentasikan di depan kelas bersama anggota kelompok
kami dan pada makalah ini akan membahas tentang Ruang Lingkup Kas Kecil dan Persiapan
Pengelolaan Dana Kas Kecil.

B. RUMUSAN MASALAH
1. Apa yang dimaksud Dana Kas Kecil dan Persiapan Pengelolaan Dana Kas kecil?
2. Apa alasan,tujuan,fungsi,dan karakteristik kas kecil?
3. Siapa petugas pelaksanaan kas kecil?
4. Apa yang terlibat dalam pembentukan dana kas kecil?
5. Bagaimana prosedur pengajuan dana kas kecil ?
C. TUJUAN

Berdasarkan rumusan masalah di atas maka tujuan dalam penulisan makalah ini adalah untuk
menambah wawasan para siswa mengenai dana kas keci dan persiapan pengelolaan dana kas
kecil,alasan,tujuan,fungsi,dan karakteristik kas kecil,pihak yang terlibat dalam pembentukan dana kas
kecil,dan bagaimana prosedur pengajuan dana kas kecil .

1
 BAB II
RUANG LINGKUP DANA KAS KECIL
A. Pengertian Kas Dan Kas Kecil Keuangan
1. Pengertian Kas
Data kas atau cash memiliki berbagai pengertian, antara lain sebagai berikut:
1) Kas, yaitu tempat menyimpan uang.
2) Kas, yaitu uang (uang tunai).
3) Kas, yaitu tempat membayar dan menerima uang.
Kas adalah alat pembayaran tunai yang setiap saat dapat digunakan untuk membiayai
berbagai macam kegiatan yang dilakukan oleh suatu lembaga, instansi, atau suatu
perusahaan. Kas merupakan harta atau aktiva. Berbagai macam transaksi yang terjadi di
suatu perusahaan merupakan penerimaan dan pengeluaran kas. Agar pengeluaran dan
penerimaan kas tersebut dapat dengan mudah dikelola, maka harus dicatat dalam suatu
buku yang disebut buku kas.
Buku kas adalah buku yang digunakan untuk membukukan atau mencatat keluar dan
masuknya uang pada suatu perusahaan. Oleh karena itu, setiap pemegang kas harus
memiliki buku kas dan mencatat semua pengeluaran dan penerimaan yang dilakukannya.
a. Yang Termasuk Kas Perusahaan
1) Uang Tunai
Uang tunai yaitu uang kertas dan uang logam sebagai alat pembayaran yang
sah. Uang tunai (cash) adalah mata uang negara dalam bentuk fisik. Uang tunai
adalah uang (berupa koin atau uang kertas) yang beredar di masyarakat umum dan
digunakan sebagai alat pembayaran dalam aktivitas perdagangan barang dan jasa.
Penerbitan mata uang umumnya dilakukan oleh bank sentral dan Departemen
Keuangan.
2) Cek
Cek yaitu surat perintah yang dibuat oleh pihak yang mempunyai simpanan
di bank agar bank tersebut membayar sejumlah uang tertentu kepada pihak/orang
yang namanya tertera di dalam cek atau si pembawa cek
3) Cashier’s Check
Cashier's check yaitu cek yang dibuat oleh suatu bank, yang merupakan surat
perintah bayar dari bank kepada bank itu sendiri
4) Traveler;s Check
Travelers' check yaitu cek perjalanan yang dikeluarkan oleh suatu bank untuk
kepentingan orang-orang yang bepergian dan dapat digunakan untuk melakukan
pembayaran-pembayaran.

2
 5) Simpanan di Bank
Simpanan di bank adalah uang nasabah yang dititipkan atau diinvestasikan ke
bank. Kata lain dari simpanan di bank adalah rekening atau account
6) Postal Money Order
Postal money order yaitu sejenis pos wesel yang setiap waktu dapat
diuangkan di kantor pos.
7) Money Order
Money order yaitu surat perintah bayar yang setiap waktu dapat ditukarkan
dengan uang oleh yang disebutkan dalam surat tersebut.
b. Yang Tidak Termasuk Kas
1) Time deposit/deposito
Time deposit/deposito berjangka yaitu simpanan uang di bank yang tidak dapat
diuangkan setiap waktu. Pengambilannya harus menunggu selama jangka waktu
tertentu. Pada saat jatuh tempo, bunga dapat diterima secara tunai atau diinvestasikan
kembali ke dalam pokok deposito atau ditransfer ke rekening yang dikehendaki
2) Obligasi yang dikeluarkan oleh perusahaan lain
Obligasi adalah suatu istilah yang digunakan dalam dunia keuangan yang
merupakan suatu pernyataan utang dari penerbit obligasi kepada pemegang obligasi
beserta janji untuk membayar kembali pokok utang beserta kupon bunganya kelak
pada saat tanggal jatuh tempo pembayaran.
3) Saham yang dikeluarkan oleh perusahaan lain
Saham adalah surat berharga yang menunjukkan bagian kepemilikan atas suatu
perusahaan.
c. Arus Kas (cash flow)
Arus kas secara sederhana mengarah pada arus kas masuk dan keluar yang
terjadi dalam suatu perusahaan selama periode waktu tertentu.
d. Arus Kas Positif
Arus kas yang masuk ke dalam lebih besar daripada kas yang keluar, maka
perusahaan memiliki arus kas positif.
e. Arus Kas Negatif
Arus kas yang keluar lebih besar daripada kas yang masuk, maka perusahaan
memiliki arus kas negatif.
f. Kriteria Kas
Kas memiliki dua kriteria yaitu:
1) Tersedia, berarti kas harus ada dan dimiliki serta dapat digunakan sehari-hari
sebagai alat pembayaran untuk kepentingan perusahaan.

3
 2) Bebas, setiap item dapat diklasifikasikan sebagai kas, jika diterima umum sebagai
alat pembayaran sebesar nilai nominalnya.
3) Diakui secara umum sebagai alat pembayaran yang sah.
4) Dapat dipergunakan ketika diperlukan.
5) Dikirim sesuai dengan nilai nominalnya
2. Pengertian Kas Kecil
Kas kecil (petty cash) adalah sejumlah dana yang dibentuk, khusus untuk pengeluaran
yang bersifat rutin dan relatif kecil jumlahnya. Kas kecil digunakan untuk mendanai
pengeluaran-pengeluaran pimpinan yang jumlahnya relatif kecil.
B. ALASAN, TUJUAN, FUNGSI, DAN KARAKTERISTIK KAS KECIL
1. Alasan Dibentuknya Kas Kecil
Alasan perlu dibuatnya (dibentuknya) sebuah sistem dana kas kecil adala bahwa
pembayaran-pembayaran yang jumlahnya relatif kecil, yang sering terjadi, mungkin pada
akhirnya juga dapat menjadi suatu jumlah tertentu yang cukup signifikan jika ditotal. Oleh
karena itu agar oengeluaran pengeluaran ini juga dapat tetap dimonitor dengan baik maka
pengendalian internal mutlak diperlukan, caranya adalah dengan membentuk system dana kas
kecil.
2. Tujuan Dibentuknya Kas Keci
Tujuan utama dibentuknya kas kecil adalah untuk menghindari cara-cara pembayaran
pengeluaran yang relatif kecil dan mendadak secara tidak ekonomis dan tidak praktis. Tujuan
dibentuknya kas kecil antara lain sebagai berikut.
a. .Untuk membayar pengeluaran yang jumlahnya kecil (biasanya sudah ditentukan
batas maksimum).
b. Untuk membayar pengeluaran yang sifatnya mendadak.
c. Untuk keperluan pembayaran yang jumlahnya kecil dan tidak praktis jika dibayarkan
dengan cek.
d. Untuk membantu kelancaran kegiatan pimpinan
e. Untuk membantu administrasi kantor atau sekretaris dalam melaksanakan tugasnya
yaitu memberikan pelayanan yang optimal kepada kolega dan pelanggam
f. Menangani masalah perlengkapan perbekalan kantor yang dialami olch suatu bagian
di kantor
g. Menghindari cara pembayaran yang tidak ekonomis juga tidak praktis atas
pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan mendadak
h. Meringankan beban staff karyawan dalam memberikan pelayanan secara maksimal
kepada pelanggan juga termasuk kepada relast bisnis pimpinan
i. .Mempercepat aktivitas atasan yang menggunakan dana secara mendadak dan juga
tidak terencana sebelumnya.

4
 j. Fleksibilitas karyawan untuk mengoptimalkan pelayanan kepada para pelanggan data
tamu terutama pada relasi bisnis pimpinan perusahaan.
k. Atasan lebih mudah untuk merespons aktivitas mendadak dengan adanya kas keciil
yang disiapkan untuk berbagai keperluan harian
3. Fungsi Kas Kecil
Fungsi utama kas kecil adalah memenuhi kebutuhan pembelian tersebut, yang
biasanya mendadak dan mesti segera dipenuhi. Dengan memiliki kas kecil, suatu perusahaan
dapat beroperasi dengan praktis,cepat, dan nyaman.
4. Karakteristik Kas Kecil
Secara umum karaketristik kas kecil adalah transaksi kecil yang terjadi setiap harinya
mulai awal jam operasional hingga akhir jam operasional.

C. PETUGAS PELAKSANAAN KAS KECIL

1. Petugas Pelaksanaan Kas Kecil
Minimal ada dua petugas pelaksana kas kecil. Mengingat fungsi dari kas kecil yang
diperuntukkan untuk mendanai transaksi-transaksi kecil yang sifatnya rutin setiap hari,
satu orang petugas saja tidaklah cukup. Ketika salah satu kasir kas kecil meninggalkan
kantor, entah karena pergantian shift atau karena cuti, hendaknya masih ada petugas kas
kecil lain yang dapat menggantikannya..
2. Peralatan yang Dibutuhkan untuk Pengelolaan Dana Kas Kecil
Untuk dapat mengelola administrasi dana kas kecil peralatan yang dibutuhkan, antara
lain sebagai berikut:
a. Formulir permintaan pengisian kembali kas kecil

5
b. Formulir permintaan pengeluaran kas kecil

c. Jurnal pengeluaran kas

d.Buku jurnal kas kecil

6
 e. Buku laporan penggunaan dana kas kecil

f. Bukti pengeluaran kas kecil

g. Alat tulis dan alat hitung

3. Penetapan Batas Saldo Minimal dan maksimal

Di awal pembentukan kas kecil, manajemen hendaknya menetapkan nominal yang
pasti mengenai saldo minimal dan saldo maksimal atas kas kecil. Nominal yang akan
ditentukan disesuaikan dengan skala operasional perusahaan. Sekiranya manajemen
menganggap perlu untuk mengubah batasan saldo minimal atau saldo maksimal kas kecil
tentu boleh dilakukan, akan tetapi kebijakan baru itu hendaklah diumumkan secara resmi,
dan disosialisasikan kepada semua pihak di perusahaan, untuk diketahui dan dijadikan

7
 dasar pertimbangan bagi setiap departemen di perusahaan di dalam melakukan
permintaan akan dana atau pembelian barang.
Ada dua jenis metode pencatatan kas kecil yang bisa digunakan sebagai dasar
dalam menentukan jumlah saldo petty cash, yaitu metode imprest di mana saldo kas
kecil selalu tetap sebesar jumlah saldo yang sudah ditetapkan. Biasanya pada akhir
periode kasir kas kecil akan meminta pengisian kembali kas kecil sejumlah yang
sudah dikeluarkan. Dengan demikian pengeluaran kas kecil baru dicatat pada saat
pengisian kembali. Metode kedua adalah fluktuatif, yaitu saldo kas kecil tidak tetap,
namun berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengeluaran kas kecil.
4. Penggunaan Kas Kecil
Kasir kas kecil hanya diperbolehkan melakukan pembayaran kas kecil untuk
permohonan pembayaran atas pembelian yang sudak disetujui oleh Financial Controller.
Kasir kas kecil harus membuat bukti pengeluaran kas kecil untuk setiap pengeluaran yang
ditandatangani oleh penerima dana Kemudian transaksi dicatat dalam buku kas kecil dan
bukti pengeluaran harus disimpan/diarsip.
Kasir kas kecil harus selalu menghitung nominal kas kecil secara fisik setiap selesai
melakukan transaksi. Setelah dihitung, fisik kas kecil dicocokkan dengan pencatatan kas
kecil yang sudah dibuat oleh kasir kas kecil. Dengan demikian akan mengurangi beban
kerja saat rekonsiliasi penutupan kas kecil setiap harinya. Financial Controller juga harus
melakukan pemeriksaan kas kecil dengan membandingkan antara fisik kas kecil dengan
catatan yang sudah dibuat demi menghindari terjadinya kecurangan.
Financial controller atau sering cuma disebut controller saja, adalah jenjang puncak
tertinggi dari tingkat jabatan di bidang accounting dan keuangan Memiliki fungsi, tugas
dan tanggung jawab serta kewenangan tertinggi dibagian accounting dan keuangan.

8
 BAB III
Persiapan Pengelolaan Dana Kas Kecil
A. Persiapan pengelolaan dana kas kecil
1. Pihak-pihak yang terlibat dalam pembentukan dana kas kecil
Pihak-pihak yang terlibat dalam prosedur pembentukan dana kas kecil, antara lain sebagai
berikut.
1) Bagian Utang
Dalam pembentukan dana kas kecil, Bagian Utang memiliki tugas sebagai berikut.
a) Menerima surat keputusan pembentukan dana kas kecil dari kepala Bagian
Keuangan.
b) Membuat bukti pengeluaran kas dalam rangkap 3 (tiga). Lembar ke-1 dan ke-3
diserahkan kepada Bagian Kasa dan dilampiri surat keputusan pembentukan dana
kas kecil. Lembar ke-2 diserahkan kepada Bagian Buku Pembantu yang terkait,
misalnya bagian kartu biaya dan bagian kartu persediaan untuk diarsipkan.
c) Mencatat bukti pengeluaran kas dalam daftar bukti kas keluar yang belum dibayar
(berfungsi sebagai buku pembantu utang).
d) Menerima bukti pengeluaran kas lembar ke-1 yang telah dicap lunas dari Bagian
Kasa dan dilampiri surat keputusan pembentukan dana kas kecil.
e) Mencatat nomor cek dan tanggal pembayaran sesuai data bukti pengeluaran kas
yang telah dicap lunas dalam daftar bukti kas keluar pada kolom yang disediakan.
f) Menyerahkan bukti pengeluaran kas lembar ke-1 yang telah dicap lunas kepada
Bagian Jurnal dan Laporan.
2) Bagian Kasa
Dalam pembentukan dana kas kecil, Bagian Kasa memiliki tugas sebagai berikut.
a) Menerima bukti pengeluaran kas lembar ke-1 dan ke-3 dan dilampiri surat
keputusan pembentukan dana kas kecil dari Bagian Keuangan.
b) Menyediakan cek sebesar jumlah yang tercantum dalam bukti pengeluaran kas
untuk ditandatangani pejabat perusahaan yang berwenang mengeluarkan kas.
c) Membubuhkan cap tanda lunas pada bukti pengeluaran kas lembar ke-1 dan ke-3
serta surat pembentukan dana kas kecil.
d) Menyerahkan bukti pengeluaran kas lembar ke-1 kepada Bagian Utang dengan
dilampiri surat bukti pembentukan dana kas kecil dan lembar ke-3 yang telah
dicap lunas diserahkan kepada pemegang dana kas kecil bersama dengan cek
yang bersangkutan.

9
 3) Bagian Jurnal dan Laporan
Dalam pembentukan dana kas kecil, Bagian Jurnal dan Laporan memiliki tugas
sebagai berikut.
a) Menerima bukti pengeluaran kas lembar ke-1 yang telah dicap lunas dan
dilampiri surat pembentukandana kas kecil dari bagian keuangan.
b) Mencatat bukti pengeluaran kas dalam buku jurnal pengeluaran kas.
c) Mengarsipkan bukti pengeluaran kas bersama surat keputusan pembentukan dana
kas kecil dalam map arsip bukti pengeluaran kas (voucher) yang sudah dibayar.
4) Pemegang dana kas kecil (sekretaris)
Dalam pembentukan dana kas kecil, pemegang dana kas kecil memiliki tugas sebagai
berikut.
a) Menerima cek dan bukti kas kecil dari bagian kasa.
b) Mencairkan cek ke bank dan mengelola dana kas kecil sesuai kebutuhan
c) Mengarsipkan bukti kas keluar.
B. Prosedur pengajuan dana kas kecil
Dalam pengelolaan dana kas kecil, prosedur pengajuan dana kas kecil yang harus
dilakukan oleh pihak pengelola dana kas kecil adalah sebagai berikut
1) Sekretaris membuat permohonan pengajuan dana kas kecil dengan mengisi formulir
pengajuan dana kas kecil yang ditujukan kepada bagian keuangan atau bendahara
perusahaan.
2) Sekretaris melampirkan pembukuan kas kecil bulan sebelumnya yang telah disetujui oleh
pimpinan serta dokumen yang dibutuhkan untuk pengajuan dana kas kecil, seperti bukti
transaksi pengeluaran kas.
3) Jika permohonan disetujui, sekretaris akan menerima dana pengisian kas kecil dari
bendahara perusahaan berupa sejumlah uang tunai.
4) Sekretaris mencatat penerimaan dana tersebut ke dalam bukti kas masuk, kemudian
menandatanganinya dan diketahui atau disetujui oleh pimpinan serta dilampiri dengan
fotokopi cek (jika menggunakan cek).
5) Sekretaris sebaiknya menyimpan kas kecil tersebut didalam peti uang khusus yang
berukuran kecil (cash box).
6) Bukti kas masuk disimpan dalam ordner dan disusun secara rapi sesuai aturan yang
ditetapkan perusahaan.
7) Sekretaris dapat mengeluarkan dana kas kecil sesuai dengan keperluan perusahaan.
Segala pengeluaran harus disertai dengan bukti-bukti transaksi yang valid,seperti kuitansi,
nota, faktur, dan lain sebagainya.

10
 8) Setiap terjadi pengeluaran, sekretaris harus mencatat pengeluaran tersebut ke dalam bukti
kas keluar. Setelah itu, satukan bukti kas keluar tersebut dan beri nomor urut bukti
berdasarkan tanggal.
9) Setelah jumlah dana pada kas kecil atau uang tunai telah menipis atau mencapai limit,
sekretaris dapat melakukan prosedur pengajuan uang tunai kepada bagian keuangan atau
bendahara perusahaan kembali.
C. Formulir pengajuan dana kas kecil
Dalam pengelolaan dana kas kecil, dikenal prosedur pengajuan uang tunai atau kas
kecil, yaitu ketika jumlah saldo dari kas kecil telah mencapai limit, jumlahnya telah
menipis, atau telah memenuhi masa 1 bulan. Sekretaris atau pihak yang berwenang harus
segera menyiapkan dokumen yang terkait dengan pengajuan dana kas kecil tersebut, yaitu
formulir pengajuan dana kas kecil. Berikut adalah contoh formulir pengajuan dana kas
kecil.
D. Pembentukan dana kas kecil
Pada saat dana kas kecil dibentuk, dana kas kecil bertambah dan kas umum berkurang
sebesar jumlah pembentukan dana kas kecil dalam jumlah tetap. Dalam administrasi
keuangan dikenal prosedur pengajuan uang tunai atau kas kecil, yaitu ketika jumlah saldo
dari kas telah mencapai limit atau jumlahnya telah menipis. Sekretaris atau pihak yang
berwenang harus segera menyiapkan dokumen dokumen yang terkait dengan pengajuan
uang tunai. Dokumen pengajuan uang tunai umumnya berupa formulir pengajuan uang
tunai.
E. Pedoman pengendalian dana kas kecil
Kas kecil merupakan aset yang dimiliki perusahaan. Walaupun jumlahnya relatif
kecil, tidak tertutup kemungkinan untuk dijadikan objek penyelewengan, seperti diambil
oleh setiap karyawan atau penggunaannya disalahgunakan. Oleh karena itu, pengendalian
terhadap dana kas kecil ini harus dilaksanakan. Berikut adalah beberapa pedoman
pengendalian internal dana kas kecil yang dapat diterapkan oleh tiap perusahaan.
a) Penerimaan dana kas kecil harus selalu disertai dengan cek dan bukti kas kecil
dari bagian kasa.
b) Pemisahan tugas yang memadai antara yang mencatat dan yang mengelola dana
kas kecil.
c) Prosedur otorisasi yang memadai.
d) Perancangan dan penggunaan dokumen-dokumen catatan yang cukup.
e) Pengeluaran dilakukan dengan membuat bukti pengeluaran kas kecil.
f) Sebelum membuat dan menandatangani cek untuk mengisi kembali dana kas
kecil, pihak yang berwenang harus memeriksa terlebih dahulu bukti-bukti
transaksi pengeluaran kas kecil.

11
 BAB IV
PENUTUP
A. Kesimpulan
Setelah melakukan pencarian mengenai ruang linkup dana kas kecil dan Persiapan pengelolaan
dana kas kecil dapat disimpulkan yaitu, sejumlah dana yang ada di sebuah perusahaan yang
jumlahnya relatif kecil dan biasanya di gunakan untuk biaya atau pembelian yang relatif kecil dan
rutin dan dalam persiapan atau pengelolaan dilakukan oleh petugas dana kas kecil atau kasir kas kecil.

12