MENGELOLA

DANA KAS KECIL

 ORGANISASI adalah:

• Sekumpulan orang-orang yang dihimpun dalam satu wadah yang

disusun dalam kelompok-kelompok, untuk bekerjasama dalam
mencapai tujuan bersama
• Struktur pembagian kerja dan struktur tata hubungan kerja antara
sekelompok orang pemegang posisi yang bekerjasama secara
formal untuk bersama-sama mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.
 Administrasi adalah:
• Usaha dan kegiatan yang berkenaan dengan penyelenggaraan kebijaksanaan
untuk mencapai tujuan
• Segala sesuatu yang berhubungan dengan keuangan, catat-mencatat, surat-
menyurat, agenda serta pembukuan ringan yang bersifat teknis ketatausahaan
yang dilayani secara prima/ intensif pada sebuah organisasi
• Seluruh proses kerja sama antara dua orang atau lebih dalam mencapai tujuan
dengan memanfaatkan sarana prasarana tertentu secara berdaya guna dan
berhasil guna
Struktur Organisasi Perusahaan
 ADMINISTRASI PERKANTORAN

• Administrasi perkantoran merupakan proses dokumentasi

pengoperasian kantor sehari-harinya.
• Tanggung jawab pegawai administrasi perkantoran akan
berfokus pada keterlibatan dalam pengelolaan berbagai
fungsi di lingkungan perusahaan.
• Salah satu tugas utama pegawai administrasi
perkantoran ialah pengelolaan berbagai urusan karyawan
yang terkait dengan kantor.
TUGAS UTAMA
TENAGA ADMINISTRASI PERKANTORAN
• Menjawab dan Melakukan Panggilan Telepon
• Penjadwalan Acara dan Kegiatan Kantor
• Entri Data ke Dalam Database Perusahaan
• Pengorganisasian, Korespondensi dan Pengarsipan
• Pengelolaan Dana Kas Perusahaan
KAS (CASH)

• Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), kas

adalah tempat menyimpan uang, tempat membayar,
dan menerima uang dan keluar masuknya uang.
• Menurut Kamus Istilah Akuntansi, kas adalah
merupakan alat pembayaran yang dapat diterima
oleh bank dengan nilai nominal untuk disimpan.
 KAS (CASH)
• Dalam arti sempit, kas adalah
sejumlah uang tunai dalam bentuk
uang kertas dan uang logam
• Dalam arti luas, kas di dalamnya
termasuk cek, wesel pos dan
simpanan bank.

Kas adalah alat pembayaran yang digunakan untuk

membiayai kegiatan umum perusahaan
 DANA YANG TERMASUK DALAM
KAS PERUSAHAAN
• Uang tunai, alat pembayaran yang sah.
• Cek, surat perintah yang dibuat pihak yang
memiliki simpanan di bank, agar bank bisa
membayarkan sejumlah nominal uang tertentu
kepada si pembawa cek.
• Cashier’s check, surat perintah bayar dari
bank untuk bank itu sendiri
• Traveler’s check, cek perjalanan yang
dikeluarkan bank untuk kepentingan orang
yang bepergian dan dapat dipakai untuk
melakukan pembayaran.
 KAS PERUSAHAAN
• Simpanan bank.
• Postal money order, sejenis pos wesel
yang dapat diuangkan di kantor pos.
• Money Order, surat perintah bayar
yang dapat ditukarkan dengan uang di
bank oleh yang namanya tersebut di
dalamnya.
 DANA YANG TIDAK MASUK
KAS PERUSAHAAN
•Deposito Berjangka (Time Deposit), simpanan di
bank yang tidak dapat diuangkan semaunya
setiap waktu, namun memiliki jangka tunggu sesuai
perjanjian.
•Obligasi yang dikeluarkan oleh perusahaan lain.
•Saham yang dikeluarkan oleh perusahaan lain.
 KAS KECIL (PETTY CASH)

• Kas kecil adalah dana perusahaan khusus yang sudah di

sediakan oleh perusahaan untuk biaya pengeluaran
operasional yang berada di perusahaan dan perusahaan
harus segera membayar pengeluaran tersebut dengan
jumlah yang relatif kecil dan tidak ekonomis.
 KAS KECIL (PETTY CASH)

• Menurut KBBI, kas kecil adalah sejumlah uang tunai yang

disediakan untuk membayar pengeluaran yang kecil-kecil.
• Menurut Kamus Akuntansi, kas kecil adalah sejumlah uang
tunai atau kas yang disediakan untuk melayani pembayaran
keperluan perusahaan yang rutin dan meliputi jumlah yang
relatif kecil.
 KAS KECIL (PETTY CASH)

• Keperluan perusahaan yang rutin dan meliputi jumlah yang

relatif kecil di antaranya seperti:
• Meterai, perangko, dsj
• ATK (alat tulis kantor), alat tulis-menulis
• Makanan ringan, minuman yang disediakan untuk tamu atau
kegiatan meeting
 KAS KECIL (PETTY CASH)
• Kas kecil (petty cash) adalah dana perusahaan yang dikelola
oleh seorang tenaga staff administrasi kantor atau sekretaris,
yang ditujukan untuk menunjang kegiatan atasan, pimpinan atau
bagian di kantor sehingga dapat mendukung kelancaran
kerjanya.
• Petty cash merupakan sejumlah uang tunai yang disediakan untuk
membayar pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil atau
bersifat mendadak.
 KEWAJIBAN SEORANG TENAGA ADMINISTRASI KANTOR
ATAU SEKRETARIS, DALAM TUGASNYA SAAT MENGELOLA
DANA KAS KECIL:

• Membuat laporan kas kecil yang baik, rapi dan benar

• Membuat laporan keuangan yang jujur dan dapat
dipercaya
• Membuat laporan keuangan yang accountable
(bertanggung jawab)
• Laporan harus disertai bukti-bukti pendukung
• Laporan dibuat dengan melalui prosedur dan cara tertentu
Dana kas kecil (petty cash fund) keberadaannya
dipisahkan dari dana kas besar.
Dana kas kecil ini nantinya diserahkan dari
Bagian Keuangan kepada setiap staff
administrasi kantor atau sekretaris di tiap bagian
atau unit-unit yang ada di perusahaan
 PROSEDUR PENANGANAN
KAS KECIL (PETTY CASH)
Catat penerimaan dana kas
Buat permohonan kecil ke Bukti Kas masuk dan
Terima Dana kecil buku kas Buku Kas
pengisian kas kecil

Instruksi mengeluarkan
dana kas kecil dari
pimpinan

Simpan Bukti Catat transaksi pengeluaran Simpan dana kas kecil dalam
Transaksi Kas Keluar ke Bukti Kas Keluar dan cash box dan simpan bukti
Buku Kas kas masuk dalam ordner

Buat laporan pertanggung

jawaban kas kecil
 TUJUAN KAS KECIL
Tujuan dibentuknya Kas Kecil (Petty Cash) adalah:
• Untuk membayar pengeluaran yang jumlahnya kecil (sesuai
ketentuan batas maksimum dari tiap perusahaan)
• Untuk membayar pengeluaran yang bersifat mendadak
• Untuk keperluan pembayaran yang jumlahnya kecil dan tidak
praktis bila dibayar dengan cek
• Untuk membantu kelancaran kegiatan pimpinan
 MACAM-MACAM BUKTI
TRANSAKSI KAS KECIL

1. Kwitansi, surat bukti penerimaan pembayaran uang

2. Cek, perintah tertulis pemegang rekening kepada
bank yang ditunjuk agar membayar sejumlah uang
3. Faktur, surat buktu transaksi jual beli secara kredit
4. Nota
1. Nota Kontan, bukti transaksi pembelian tunai yang dibuat
penjual kepada pembeli.
2. Nota Debet dan Nota Kredit, yaitu bukti transaksi
pengembalian barang akibat kerusakan atau tidak sesuai
pesanan.
• Nota Debet dibuat oleh pembeli dan akan mengurangi utang
usaha
• Nota Kredit dibuat oleh penjual dan akan mengurangi piutang
usaha.
5.
Bukti Kas Masuk, yaitu bukti transaksi yang dibuat oleh
pemegang dana kas kecil yang digunakan untuk mencatat
proses penerimaan uang masuk untuk keperluan kas kecil
6.
Bukti kas keluar, yaitu bukti transaksi yang dibuat oleh
pemegang dana kas kecil untuk digunakan untuk mencatat
pengeluaran dana untuk keperluan pembayaran
7.
Formulir pengajuan kas kecil, yaitu formulir yang digunakan
untuk mengajukan pengisian dana kas kecil pada sistem
pembukuan imprest (pembukuan kas kecil sistem dana tetap).
BAHAN DAN ALAT YANG DIBUTUHKAN
DALAM PENGELOLAAN DANA KAS KECIL
1. Formulir bukti penerimaan kas kecil
2. Formulir bukti pengeluaran kas kecil
3. Formulir bukti pengajuan kas kecil
4. Format pembukuan kas kecil
5. Ordner/ map snelhecter dan guide
6. ATK, stapler, lem, komputer, printer
7. Bukti transaksi
 METODE PEMBUKUAN KAS KECIL
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengelolaan kas kecil :
1. Bukti pengeluaran kas kecil harus ditandatangani oleh staff
petugas pemegang dana kas kecil dan juga pimpinannya.
2. Kas kecil tidak boleh diberikan sebagai pinjaman kepada
karyawan.
3. Bila ada bukti-bukti pembayaran seperti kuitansi, faktur, atau
bukti pendukung lain harus dilampirkan pada bukti kas keluar.
 2 METODE PEMBUKUAN KAS KECIL

1. Imprest Fund System (sistem dana tetap)

2. Fluctuation Fund System (sistem dana tidak tetap)
1.Imprest Fund System (sistem dana tetap)
Adalah metode pembukuan dana kas kecil di mana jumlah
dana kas kecil selalu sama pada setiap pembukaan buku kas
baru. Kas kecil diisi dari bagian keuangan perusahaan
sejumlah tertentu sesuai keputusan perusahaan.
Pengisian dana kas kecil periode selanjutnya hanya sebesar
dana yang telah dikeluarkan di bulan berjalan, sehingga
jumlah dana kas kecil periode selanjutnya akan kembali
seperti semula.
2. Fluctuation Fund System (sistem dana tidak tetap)

Adalah metode pembukuan dana kas kecil di mana jumlah

dana kas kecil selalu berubah-ubah pada saat pembuatan
buku kas baru (sistem saldo harian/ sistem tanggal tetap).
Dalam metode ini, pengisian dana kas kecil berubah-ubah
mengikuti fluktuasi kebutuhan dan pengeluaran.