MATERI 1 : KAS KECIL

1. 1.      DEFINISI DANA KAS KECIL ( PETTY CASH )

Kas kecil adalah sejumlah uang kas atau uang tunai yang disediakan perusahaan untuk
membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relaatif kecil dan tidak ekonomis
apabila dibayar dengan cek. Pengeluaran yang relatif kecil misalnya pembelian perangko,
meterai, pembayaran rekening listrik, telepon dan sebagainya.

Dana kas kecil yang diserahkan kepada juru bayar kas kecil perusahaan akan
bertanggungjawab penuh atas pengeluaran dan penggunaan kas kecil selama periode tertentu.

1. 2.      PERALATAN PENGELOLAAN KAS KECIL

Peralatan yang dibutuhkan untuk pengelolaan dana kas kecil, yaitu :
a. Form permintaan pengisian dana kembali kas kecil.
b. Form permintaan pengeluaran kas kecil.
c. Jurnal pengeluaran kas.
d. Buku jurnal kas kecil.
e. Buku laporan penggunaan kas kecil.
f. Buku pengeluaran kas kecil.
g. Alat tulis dan alat hitung.

1. 3.      PROSEDUR PENGELOLAAN DANA KAS KECIL

a. Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil

Dana kas kecil di bentuk (disediakan) berdasarkan surat keputusan kepala bagian keuangan.
Dalam perusahaan yang memiliki standar prosedur akuntansi semua jenis pengeluaran kas
melibatkan bagian hutang sehingga unit organisasi yang terlibat dalam prosedur pembentukan
dana kas kecil adalah bagian hutang, bagian kasa, dan bagian pemegang dana kas kecil. Tugas
masing-masing adalah sebagai berikut :

1. Bagian Hutang

 Menerima surat keputusan, pembentukan dana kas kecil dari kepala bagian keuangan.
 Membuat bukti pengeluaran kas dalam tiga rangkap. Lembar 1 dan 3 diserahkan kepada
bagian kasa dilampiri surat pembentukan dana kas kecil. Lembar 2 diserahkan kepada
bagian buku pembantu yang terkait misalnya, bagian kartu biaya dan kartu persediaan
untuk disisipkan.
 Mencatat bukti pengeluaran kas dalam daftar bukti kas keluar yang belum dibayar
(berfungsi sebagai buku pembantu hutang).
 Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 yang telah dicap lunas dari bagian kasa
dilampiri surat keputusan pembentukan dana kas kecil.
 Mencatat nomor cek dan tanggal pembayaran sesuai data bukti pengeluaran kas yang
telah dicap lunas dalam daftar bukti kas keluar pada kolom yang disediakan.
 Menyerahkan bukti kas pengeluaran kas lembar 1 yang telah dicap kepada bagian jurnal
dan laporan.

2. Bagian Kasa

 Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 dan 3 dilampiri surat pembentukan dana kas
kecil dari bagian hutang.
 Menyediakan cek sebesar jumlah yang tercantum dalam bukti pengeluaran kas untuk
ditanda tangani oleh pejabat perusahaan yang berwenang mengeluarkan kas.
 Membubuhkan cap tanda lunas pada bukti pengeluaran kas lembar 1 dan 3 serta surat
pembentukan dana kas kecil.
 Menyerahkan bukti pengeluaran kas lembar 1 ke bagian hutang dilampiri surat bukti
pembentukan dana kas kecil, dan lembar ke 3 diserahkan kepada pemegang dana kas
kecil.
 3. Bagian Jurnal dan Laporan

 Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 yang telah di cap lunas dilampiri surat
pembentukan dana kas kecil dari bagian hutang.
 Mencatat bukti pengeluaran kas dalam buku jurnal pengeluaran kas (register cek)
 Mengarsipkan bukti pengeluaran kas bersama surat keputusan pembentukan dana kas
kecil dalam map arsip bukti pengeluaran kas (voucher) yang sudah dibayar.

4. Pemegang Dana Kas Kecil

 Menerima cek dan bukti pengeluaran kas lembar 3 dari bagian kasa
 Menguangkan cek ke bank dan menyimpan dana kas kecil
 Mengarsipkan bukti pengeluaran berdasarkan urutan tanggal.

b.Prosedur Pengeluaran Dana Kas Kecil

Formulir yang digunakan dalam pengeluaran dana kas kecil terdiri dari formulir surat permintaan
pengeluaran dana kas kecil dan bukti pengeluaran kas kecil. Pihak yang terlibat dalam
pengeluaran atau penggunaan dana kas kecil adalah Pemegang Dana Kas Kecil dan bagian yang
menggunakan (pemakai) dana kas kecil. Kegiatan masing-masing pihak adalah sebagai berikut :

1. Pemakai Dana Kas Kecil

 Mengisi formulir surat permintaan pengeluaran dana kas kecil sebanyak 2 lembar untuk
selanjutnya diserahkan kepada pemegang dana kas kecil.
 Menerima uang tunai dan surat permintaan pengeluaran dari pemegang dana kas kecil.
 Mengumpulkan bukti-bukti penggunaan dana kas kecil untuk dijadikan pendukung bukti
pengeluaran kas kecil.
 Mengisi formulir bukti pengeluaran kas kecil berdasarkan data bukti pendukung.
 Menyerahkan bukti pengeluaran kas kecil, bukti pendukung dan surat permintaan
pengeluaran dana kas kecil lembar 1 kepada pemegang dana kas kecil.
 Menerima surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar ke 2 yang telah di cap
lunas dari pemegang dana kas kecil untuk di arsipkan.

2. Pemegang Dana Kas Kecil

 Menerima surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 dan 2 dari bagian yang
memerlukan dana (pemakai).
 Menyerahkan uang tunai dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1
kepada pemakai dana kas kecil.
 Menerima bukti pengeluaran kas kecil, bukti pendukung dan surat permintaan
pengeluaran kas kecil lembar 1 dari pemakai dana kas kecil sebagai bukti pertanggung
jawaban.
 Membubuhkan cap lunas pada bukti pengeluaran kas kecil, bukti-bukti pendukung dan
surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 dan 2.
 Menyerahkan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 2 yang telah di cap
lunas kepada pemakai dana kas kecil.
 Menyimpan bukti pengeluaran kas kecil, bukti-bukti pendukung dan surat permintaan
pengeluaran dana kas kecil lembar 1. Dokumen-dokumen tersebut diserahkan kepada
bagian hutang pada saat pengajuan permintaan pengisian kembali dana kas kecil.

PENGISIAN KEMBALI DANA KAS KECIL

a. fungsi pemegang dana kas kecil.

1. pemegang kas kecil membuat permintaan pengisian kembali kas kecil PP3K
2. menyerahkan PP3K lembar 1 dan 2,BPKK, dan dokumen pendukung kepada bagian utang
3. menerima bukti kas keluar (BKK) lembar 3 dan cek bagian utang
4. mengunakan cek ke bank
5. menyimpan uang tunai
6. mengarsipkan BKK lembar 3

b. fungsi bagian utang

 berikut ini merupakan tugas bagian utang
1. menerima PP3K lembar 1 dan 2, BPKK, dan DP dari pemegang kas kecil
2. membuat bukti kas keluar (BKK) sebanyak 3 lembar
3. berdasarkan BKK lembar 1 diisi register bukti kas keluar
4. BKK lembar 2 dan PP3K lembar 1 di serahkan ke bagian kartu biaya (jika ada)

c. fungsi bagian kasa/kasir

 berikut ini merupakan tugas kasa/kasir
1. menerima BKK lembar 1 dan 2, PP3K lembar 2, BPKK, dan DP dari bagian utang.
2. mengisi cek dan meminta tanda tangan terhadap cek kepada direktur keuagan
3. menyerahkan cek dan BKK lembar 3 kepada pemegang dana kas kecil.
4. menyerahkan BKK lembar 1, PP3K lembar 2, BPKK, dan DP kepada bagian uatang setelah
membutuhkan cap lunas pada BKK dan dokumen pendukungnya dan mencatat nomor cek pada
BKK. 
5. BKK lembar 1 dan 3, PP3K lembar 2, BPKK, dan dokumen pendukung di serahkan ke bagian
kasa.
6. menerima cek, BKK lembar 1, PP3K lembar 2, BPKK, dan DP dari kasa setelah
membubuhkan cap lunas pada BKK dan dokumen pendukungnya dan mencatat nomer cek pada
BKK.
7. mengisi register bukti kas keluar berdasarkan PP3K lembar 1.
8. menyerahkan PP3K lembar 1 dan 2, BPKK, dan dokumen pendukung kepada bagian jurnal.

d. bagian jurnal
 berikut ini merupakan tugas pemegang dana kas kecil.
1. menerima BKK lembar 1, PP3K, BPKK, dan DP dari bagian utang.
2. mengisi register cek dari BKK lembar 1.
3. mengarsipkan BKK lembar 1, PP3K, BPKK, dan DP menurut nomor urut.

Mutasi Dana Kas Kecil

Mutasi/perubahan kas pada dasarnya adalah akibat adanya penerimaan dan pengeluaran dana.
Dana kas kecil diterima kas umum dan dikeluarkan melalui bagian pemakai dana. Transaksi yang
mengakibatkan terjadinya mutasi adalah sebagai berikut:

a. Transaksi pembentukan dana kas kecil sebesar jumlah menurut keputusan kepala bagian
keuangan. Dokumen transaksi tersebut ialah sebagai berikut:

 Bukti pengeluaran kas yang dibuat oleh bagian hutang.

 Surat keputusan kepala bagian keuangan sebagai dokumen pendukung.

b. Transaksi pemakaian dana kas kecil melalui bagian-bagian pemakai dana, dokumen transaksi
tersebut ialah sebagai berikut:

 Bukti pengeluaran kas kecil yang dibuat bagian-bagian pemakai dana.

 Bukti penggunaan dana seperti, nota kontan, kuitansi yang dibuat pihak luar perusahaan
sebagai dokumen pendukung.
 Surat permintaan pengeluaran dana kas kecil yang dibuat bagian-bagian pemakai sebagai
dokumen pendukung.

c. Transaksi pengisian kembali dana kas kecil, dokumen transaksinya adalah sebagai berikut:

 Bukti pengeluaran kas yang dibuat bagian hutang.

 Surat permintaan pengisian kembali dana kas kecil sebagai dokumen pendukung dibuat
oleh pemegang dana kas kecil.
  Bukti pengeluaran kas kecil sebagai dokumen pendukung dibuat oleh bagian-bagian
pemakai dana kas kecil.

DOKUMEN / BUKTI PENGELOLAAN DANA KAS KECIL

1. Bukti Kas Keluar (BKK)

Bukti Kas Keluar (BKK) adalah dokumen yang berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari
fungsi (bagian) akuntansi kepada fungsi (bagian) kas besar yang tercantum dalam dokumen
tersebut. Dokumen ini dalam kaitannya dengan kas pengelolaan kas kecil, biasanya diperlukan
pada transaksi pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali kas kecil.

Bentuk bukti kas keluar sangat bervariatif antar perusahaan. Berikut ini adalah salah satu contoh
saja dari bukti kas keluar:

PD ADIL SEJAHTERA

Jl. TEKNOLOGI No 144 JATEN KARANGANYAR

SOLO JAWA TENGAH

BUKTI PENGELUARAN KAS Nomor : BKK12-6

Tanggal : 2 Desember 2009

Nomor Cek : CP12-006 Tanggal Cek : 2/12/2009Cek

Dibayar kepada Bendahara Kas Kecil

Jumlah Dibayar Rp. 5.000.000,00
Dengan Huruf Lima juta rupiah
Keterangan Pembentukan Dana Kas Kecil

Disetujui Oleh Dibukukan Oleh Dibayar oleh

(Joko Pramono,S.Pd.) (Rosiyati, S.E.) (Imelda Yooshika,S.TP)

Gambar 1.1 BKK untuk Pembentukan dana Kas kecil

Gambar 1.1. BUKTI PENGELUARAN KAS

2. Cek (Cheque)

Cek merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran
sejumlah uang tertentu kepada orang/badan yang namanya tercantum pada cek atau pembawa
cek.

Terkait dengan pengelolaan dana kas kecil, biasanya cek ini dibuat oleh kasir kas besar setelah
bukti kas keluar pembentukan dana kas kecil disetujui oleh manajer/direktur keuangan
perusahaan kemudian diserahkan kepada kasir kas kecil untuk dicairkan dana kas kecil yang
dibentuk ke bank.

Bentuk Cek tiap bank agak berbeda, namun subtansinya sama. Berikut ini adalah contoh cek:

BANK YOGA
  BANK YOGA ARTA      ARTA        
No. Cek AA
  Cabang Surakarta      Cabang Surakarta   098  
  No. Rek. Giro: 32.43.5844.3       No. Rek. Giro:   Tgl. 2 –
 32.43.5844.3 Desember- 2009
                     
  No. Cek AA 098                 
Atas Penyerahan cek ini bayarlah
  Tgl. 2 –Desember – 2009     kepada      
  Kepada :          Ny Ratih Rosiyati atau pembawa  
  Ny ratih Rosiyati   Uang sejumlah Rp Rp 5.000,000.00      
  Untuk Pembayaran Kas Kecil     Lima Juta rupiah    
  tgl. 2 – Desember – 2009                
Rp
  Saldo 12,750,000.00                  
Karanganyar,2 Desember
  Setoran Rp 2.250,000.00           2009  
  Pengambilan Rp 5,000,000.00     Rp 5.000.000,00          
Rp
  Saldo 10.000.000.00           Joko Pramono,S.Pd  
Tanda tangan dan cap
             stempel Perusahaan
                    

Gambar 1.2. Cek (Cheque)

3. Permintaan Pengeluaran Kas Kecil

Dokumen ini digunakan oleh pemakai kas kecil untuk meminta uang kepada pemegang kas kecil
ketika akan melalukan pengeluaran kas kecil. Bagi pemegang kas kecil dokumen ini merupakan
bukti pengeluaran. Dokumen ini diarsipkan oleh pemegang kas kecil menurut nama pengeluaran
dana kas kecil tersebut.

PT ADIL SEJAHTERA

Jl. Teknologi 144 Jaten

Karanganyar Jawa Tengah

PERMINTAAN PENGELUARAN KAS KECIL
Diminta No. PPKK 0001 Tgl. Departemen Disetujui
Jumlah Rupiah dengan Angka  
Jumlah Rupiah dengan Huruf  
Keterangan
……………………………………………………………………………………
……

……………………………………………………………………………………
…….

……………………………………………………………………………………
…….

……………………………………………………………………………………
…….

Gambar 1.3. Permintaan Pengeluaran Kas Kecil

4. Bukti Pengeluaran Kas Kecil

Dokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk mempertanggung-jawabkan pemakaian
dana kas kecil. Dokumen ini dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil dan diserahkan
oleh pemakai dana kas kecil kepada pemegang dana kas kecil

PT ADIL SEJAHTERA

Jl. Teknologi 144 Jaten Telp 0271 3096858

Karanganyar Jawa Tengah

BUKTI PENGELUARAN KAS KECIL
Jumlah yang diterima menurut PPKK Rp 5.000.000,00 No BPKK 10101
Jumlah yang telah dikeluarkan Rp 2.000.000,00 No PPKK ………….
Jumlah sisa Lebih (kurang) Rp 3.000.000,00 Tgl …………..
Tgl. No. Rekening Keterangan Jumlah (Rupiah)
       
       
       
Disetujui Diperiksa Dibuat Oleh

     

     

………………… …………………… ………………………….

.

Gambar 1.4 Bukti Pengeluaran Kas Kecil

5. Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil

Jika persediaan kas kecil sudah menipis maka pemegang kas kecil menggunakan dokumen
permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil untuk menambah saldo kas kecil agar saldonya sama
seperti pada waktu pembentukan dana kas kecil. Pemegang kas kecil mengajukan dokumen ini
kepada kasir kas besar. Mekanisme selanjutnya seperti pada saat pembentukan dana kas kecil.

Berikut ini adalah contoh format dokumen Permintaan Pengisian Kembali kas Kecil:

PT ADIL SEJAHTERA

Jl. Teknologi 144 Jaten Telp 0271 3096858

Karanganyar Jawa Tengah

PERMINTAAN PENGISIAN KEMBALI KAS KECIL
Tgl No BPKK Keterangan Jumlah (Rp)
       
       
       
       
       
Diperiksa Dibuat Jumlah PPKK  
Jumlah BPKK  
Uang Tunai  
Jumlah Dana Kas  
Kecil
REKAPITULASI PENGELUARAN KAS KECIL
NO REK JUMLAH NO REK JUMLAH
        
       
       

Gambar 1.5. Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil (PPKK)

2. Catatan Akuntansi yang Digunakan

Catatan akuntansi yang diperlukan dalam pencatatan kas kecil antara lain:

1. Jurnal Pengeluaran Kas (Cash Payment Journal)

Jurnal pengeluaran kas adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat setiap tranksaksi
pengeluaran kas, termasuk pengeluaran kas untuk pembentukan dana kas kecil dan pengisian
kembali dana kas kecil. Pencatatan ke dalam jurnal pengeluaran kas didasarkan pada bukti kas
keluar yang telah dicap lunas (telah di otorisasi) oleh fungsi kas.

Bentuk Jurnal Pengeluaran Kas :

PD ADIL SEJAHTERA
JURNAL PENGELUARAN KAS
BULAN DESEMBER 2009
SERBA-SERBI CASH
NO. KETERANGA NO. POS ACC. PURCHAS PPN
TGL NAMA NO. IN
BUKTI N CEK REFF PAYABLE JUMLAH E DISC. Income
AKUN AKUN BANK
                         
                         
                         
                         

Gambar 1.6. Jurnal Pengeluaran kas

2. Register Check (Check Register)

Register check adalah catatan yang digunakan untuk mencatat cek perusahaan yang dikeluarkan
untuk pembentukan dana kas kecil.

Contoh format register check:

PT ADIL SEJAHTERA

JL TEKNOLOGI 144 JATEN TELP 0271 3096858

KARANGANYAR JATENG
REGISTER CHECK
Tg Dibayarkan Bank No. Cek No. BKK Jumlah (Rp)
l kepada
           
           
           
           
           
           

Gambar 1.7. Register Cek

 3. Jurnal Pengeluaran Dana Kas Kecil (Petty Cash Book)

Jurnal pengeluaran dana kas kecil digunakan untuk mencatat setiap transaksi pengeluaran kas
kecil sekaligus sebagai alat distribusi pendebitan yang timbul sebagai akibat pengeluaran dana
kas kecil.

Contoh Petty Cash Book :                          UD ADIL SEJAHTERA

PETTY CASH BOOK

Bulan: Desember 2009

DEBET KREDIT
TANGGA NO. KETERANGA
NAMA NO.AKU PETTY
L BUKTI N JUMLAH
AKUN N CASH
               
               
               

Gambar 1.8. Jurnal pengeluaran Kas Kecil

2.         METODE DANA KAS KECIL :

 IMPREST FUND SYSTEM

Dengan metode Imprest dana kas kecil ditetapkan dalam jumlah yang relatif tetap. Artinya
sepanjang jumlah dana yang telah ditetapkan dianggap cukup untuk pengeluaran kas kecil dalam
suatu periode tertentu, jumlah dana kas kecil tidak dinaikkan atau diturunkan.
Ciri-cirinya :
1. Bukti-bukti pengeluaran dana kas kecil dikumpulkan oleh pengelola dana kas kecil.
Berdasarkan bukti-bukti tersebut pengelola kas kecil meminta penggantian kepada kasir kas
umum.
2. Penggantian dana kas kecil dilakukan dengan penarikan cek yang sama jumlahnya dengan
jumlah dana kas kecil yang telah dikeluarkan.
3. Bukti-bukti pengeluaran dana kas kecil dicatat ke dalam jurnal pengeluaran kas pada saat
dilakukan penggantian kembali dana, dengan mendebet akun-akun beban yang terjadi .

 FLUCTUATING FUND SYSTEM

Menurut metode ini dana kas kecil tidak ditetapkan dalam jumlah yang tetap, sehingga
penggantian dana kas kecil tidak perlu sama dengan jumlah dana kas kecil yang telah
dikeluarkan. Dengan demikian jumlah dana kas kecil akan berfluktuasi sesuai dengan jumlah
yang diperlukan.
Perubahan dana kas kecil dengan metode Fluktuasi dicatat pada akun “ KAS KECIL “. Transaksi
pembentukan dana pengisian kembali dana kas kecil dicatat debit akun “kas kecil”, sementara
transaksi penggunaan dana kas kecil dicatat di sisi kredit. Dengan demikian akun “kas kecil”
didebit dari data jurnal pengeluaran kas umum, dan dikredit dari data jurnal kas kecil yang
diselenggarakan oleh pengelola kas kecil.
Dengan mendebet akun “kas kecil” setiap terjadi pengisian dana kas kecil, dan mengkredit
dengan jumlah dana yang telah digunakan, saldo akun “kas kecil” akan menunjukkan saldo yang
sebenarnya. Oleh karena itu dengan metode Fluktuasi tidak diperlukan penyesuaian terhadap
saldo akun “kas kecil” pada akhir periode akuntansi.

1. Definisi Selisih Dana Kas Kecil

Selisih dana kas kecil adalah selisih antara
kas menurut catatan dengan kas yang ada
menurut penghitungan secara fisik. Apabila
kas menurut penghitungan secara fisik lebih
besar dari kas menurut catatan disebut “
selisih kas lebih “ ( Cash Overage ).Jika
keadaan sebaliknya, disebut “ selisih kas
kurang “ ( Cash Shortage ).
Penyebab terjadinya selisih kas antara lain :
1. Kehilangan akibat kekeliruan saat
transaksi misalnya pada saat memberikan
uang kembali
2. Jumlah uang yang diterima atau
dikeluarkan lebih besar atau lebih kecil dari
pada jumlah yang seharusnya dicatat.
Kejadian ini biasanya terjadi karena tidak
tersedia uang pecahan kecil.
2. Pencatatan selisih dana kas kecil
Adanya selisih kas mungkin diketahui pada
saat transaksi yang terkait belum dicatat
dalam jurnal, misalnya selisih kas yang
terjadi karena pembayaran yang melebihi
jumlah yang seharusnya.
Untuk mencatat selisih dana kas kecil yang
diketahui sebelum pencatatan transaksi,
salah satu cara adalah dengan menyediakan
kolom debet dan kredit pada buku kas kecil.
Kolom debet untuk mencatat selisih kas
kurang dan kolom kredit untuk mencatat
selisih kas lebih. Sebagai illustrasi, berikut ini
contoh pencatatan selisih dana kas kecil yang
diketahui sebelum transaksi yang
bersangkutan dicatat ke dalam jurnal.