DANA KAS KECIL

1. Pengertian dana kas kecil

Dana kas kecil adalah uang kas atau ung tunai yng di sediakan perusahaan untuk membayar
pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonamis bila dibayar dengan
cek. Misalnya: pembelian materai, perangko, rekening telepon, listrik, air, perlengkapan kantor, biaya
keamanan, dan biaya kebersihan.

Dana kas kecil diserahkan kepada juru bayar kas kecil perusahaan yang akan bertanggungjawab penuh
atas pengeluaran dan penggunaan dan kas kecil. Hal ini dilakukan untuk menjaga kelancaran
penggunaan dana kas kecil dan menghindari bentuk penyelewengan. Pengisian dan kas kecil dapat
sudah menipis, atau dapat pula dilakukan secara periodik.

2. Peralatan yang dibutuhkan untuk pengelolaan dana kas kecil

Untuk dapat mengelola administrasi dana kas kecil, peralatan yg dibutuhkan antara lain:
· Formulir permintaan pengisian kembali dana kas kecil
· Formulir permintaan pengeluaran kas kecil
· Jurnal pengeluaran kas
· Buku jurnal kas kecil
· Buku laporan penggunaan dana kas kecil
· Bukti pengeluraan kas kecil
· Alat tulis dan hitung

3. Prosedur pengelolaan dana kas kecil

Pengelolaaan dana kas kecil merupakan proses pengelolaan bukti transaksi dana kas kecil sampai
pencatatan buku kas kecil. Beberapa prosedur pengelolaan kas kecil antara lain sebagai berikut:

a) Pembentukan dana kas kecil

Dana kas kecil dibentuk (disediakan) berdasarkan surat keputusan kepala bagian keuangan. Dalam
perusahaan ynag memiliki standar prosedur operasional, semua jenis pengeluaran kas melibatkan
bagian utang sehingga unit organisasi (bagian) yg terlibat dalam prosedur pembentukan dana kas kecil
adalah bagian utang, bagian kasir, bagian jurnal dan bagian laporan, serta pemegang dana kas kecil.

Tugas masing – masing bagian adalah sebagai berikut.

1. Bagian utang
a) Menerima surat keputusan pembentukan dana kas kecil kepada bagian keuangan.
b) Membuat bukti pengeluaran kas minimal dalam rangkap 3. Lembar 1 dan 3 diserahkan kepada
bagian kasir dengan dilampiri surat keputusan pembentukan dana kas kecil . lembar 2 diserahkan
kepada bagian buku pembantu yg terkait, misalnya bagian kartu biaya dan bagian kartu sediaan untuk
diarsipkan
c) Mencatat bukti pengeluaraan kas dalam daftar bukti kas keluar yg belum dibayar (berfungsi
sebagai buku pembantu utang).
d) Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 yg telah di cap lunas dari bagian kasir, dilampiri surat
keputusan pembentukan dana kas kecil.
e) Mencatat nomor cek dan tanggal pembayaran sesuai data bukti pengeluaran kas yg telah di cap
lunas dalam daftar bukti kas keluar pada kolom yg disediakan.
f) Menyerahkan bukti pengeluaran kas lembar 1 yg telah di cap lunas kepada bagian jurnal dan
laporan.

2. Bagian kasir
a) Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 dan lembar 3 dengan dilampiri surat keputasan
pembentukan dana kas kecil dari bagian utang.
b) Menyediakan cek sejumlah yg tercantum dalam bukti pengeluaran kas untuk di tandatangani oleh
pejabat perusahaan yg berwenang mengeluaran kas.
c) Membubuhkan cap tanda lunas pada bukti pengeluaran kas lembar 1 dan lembar 3 serta surat
pembentukan dana kas kecil.
d) Menyerahkan bukti pengeluaran kas lembar 1 dan lembar 3 yg telah di cap lunas:
· Lembar 1, diserahkan kepada bagian utang dengan dilampiri surat bukti pembentukan dana kas
kecil;
· Lembar 3 bersama dengan cek yg bersangkutan, di serahkan kepada pemegang dana kas kecil.
3. Bagian jurnal dan laporan
a) Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 yg telah di cap lunas dilampiri surat pembentukan dana
kas kecil dari bagiaan utang.
b) Mencatat bukti pengeluaran kas dalam buku jurnal pengeluaran kas ( cek register )
c) Mengarsipkan bukti pengelluaran kas bersama surat keputasan pembentukan dana kas kecil dalam
map arsip bukti pengeluaran kas (voucher) yg sudah dibayar.

4. Pemegang dana kas kecil

a) Menerima cek dan bukti pengeluaran kas lembar 3 dari bagian kasir .
b) Menguangkan cek ke bank dan menyimpan dana kas kecil.
c) Mengarsipkan bukti kas pengekuaran kas berdasarkan urutan tanggal.

b) Pengeluaran dana kas kecil

Formulir yg digunakan dalam pengeluaran dana kas kecil terdiri atas formulir surat permintaan
pengeluaran dana kas kecil dan bukti pengeluaran kas kecil. Pihak yg terlibat dalam pengeluaran atau
penggunaan dana kas kecil adlaah pengguna (pemakai) dana kas kecil dan pemegang dana kas
kecil. Kegiatan masing-masing pihak adalah sebagai berikut:

1) Pemakai dama kas kecil

a) Mengisi formulir surat permintaan pengeluaran dana kas kecil sebnayak duan lembar untuk
selanjutnya diserahkan kepada pemegang dana kas kecil.
b) Menrima uang tunai dan surat permintaan pengeluaraan dana kas kecil lembar pertama dari
pemegang dana kas kecil.
c) Mengumpulkan bukti bukti penggunaan dana kas kecil untuk di jadikan pendukung bukti
pengeluaran kas kecil.
d) Mengisi formulir bukti pengeluaran kas kecil berdasarakan data bukti pendukung.
e) Menyerahkan bukti pengeluaran kas kecil, bukti-bkti pendukung dan surat permintaan
pengeluaran dana kas kecil lembar pertama kepada pemegang dana kas kecil untuk ditukar dengan surat
permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar kedua.
f) Menerima surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar kedua yg telah di cap lunas dari
pemegang dana kas kecil untuk diarsipkan.
2) Pemgengna dana kas kecil
a) Menerima surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 dan 2 dari bagian yg memerlukan
dana (pemakai ).
b) Menyerahkan uang tunai dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 kepada
pemakai dana kas kecil.
c) Menerima bukti pnegeluaran kas kecil, bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana
kas kecil lembar 1 dan 2.
d) Menyerahkan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 2 yg telah di cap lunas kepada
pemakai dan kas kecil.
e) Menyimpan bukti pengeluaran kas kecil, bukti-bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran
dana kas kecil lembar 1. Dokumen-dokumen tersebut kepada bagian utang pada saat pengajuan
permintaan pengisian kembali dana kas kecil.

c) Pengisian kembali dana kas kecil

Pengisian kembali dan kas kecil dilakukan apabila sisa dana kas kecil dipandang tidak akan cukup untuk
memenuhi permintaan bagian bagian pemakai dana kas kecil. Formulir dan dokumen yg diperlukan
dalam pengisian kembali dna kas kecil terdiri atas formulir permitaan pengisian kembali dana kas kecil,
formulir bukti pengeluaran kas, dan bukti pengeluarn kas kecil beserta dokumen pendukungnya. Pihak
pihak yg terlibat dalam pengisian kembali dana kas kecil adalah pemegang dana kas kecil, bagian utang,
bagian kasir, serta bagian jurnal dna laporan. Berikut kegitan masing masing pihak:

1) Pemegang dana kas kecil

a) Mengisi formulir permintaan pengisian kembali dana kas kecil sebanyak 2 lembar.
b) Menyerahkan formulir permintaan pengisian kembali dana kas kecil yg telah diisi kepada bagian
utang, dengan dilampiri bukti pengeluaran kas kecil beserta dokumen pendukung atas dana yg telah
digunakan.
c) Menerima cek dan bukti pengeluaran kas lembar 3 dari bagian kasir; menguangkan cek ke bank
untuk disimpan sebagai dana kas kecil; serta mengarsipkan bukti kas keluar lembar 3 menurut tanggal.

2) Bagian utang
a) Menerima formulir permintaan pengisian kembali dana kas kecil dari pemegang dana kas kecil
sebanyak 2 lembar, yg dilampiri bukti pengeluaran kas kecil beserta dokumen pendukungnya.
b) Membuat bukti pengeluaran kas sebanyak 3 lembar.
c) Mencatat bukti pengeluaran kas dalam daftar bukti pengeluaran kas.
d) Mendisribusikan bukti pengeluaran kas :
Lembar 1 dan 3 diserahakan kepad bagian kasir dilampiri dengan surat permintaan pengisian kembali
kas kecil lembar 2 dan dokumen pendukungnya.
Lembar 2, diserahkan kepada bagian buku pembantu, dilampiri formulir permintaan pengisian kembali
kas kecil lembar 1 utnuk di catat dalam kartu yg bersangkutan.
e) Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 yg telah di cap lunas dari bagian lasir, dilampiri formulir
permintaan pengisian kembali dana kaskecil lembar 2 beserta dokumen pendukungnya.
f) Mencatat bukti pengeluaran kas lembar 1, formulir permintaan pengisian kembali dana kas kecil
lembar 2 beserta dokumen pendukungnya kepada bagian buku jurnal.
g) Mencatat nomor cek dan tanggal pembayaran sesuai dengan data bukti pengeluaran kas dalam
daftar bukti pengeluaran kas.

3) Bagian kasir
a) Meneriman bukti pengeluaran kas lembar 1 dan 3, dari bagian utang dilampiri dengan formulir
permintaan pengisian kembakli kad kecil lembar 2 dan dokumen pendukungnya.
b) Menyediakan cek sebesar jumlah yg tertulis dalam bukti pengeluaran kas, untuk ditandatangani
pejebat perusahaan yg berwenang.
c) Menyerahkan dan bukti pengeluaran kas lembar 3 yg telah di cap lunas kepada pemgang dana kas
kecil.
d) Menyerahkan bukti pengeluaran kas lembar 1 yg telah di cap lunas dan formulir
permintaan/pengisian kembali kas kecil lembar 2 beserta dokumen pendukungnya kepada bagian utang.

4) Bagian jurnal dan laporan

a) Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1, formulir permintaan pengisian kembali dana kas kecil
lembar 2 beserta dokumen pendukungnya kepda bagian jurnal dan laporan.
b) Mencatat bukti pengeluaran kas dalam buku jurnal pengeluaran kas atau cek register.
c) Mengarsipkan bukti pengeluaran kas lembar 1, surat permintaan pengisian kembali danakas kecil
lembar 2 beserta dokumen pendukungnya dalam arsip bukti pengeluaran kas (voucher) yg sudah
dibayar.