Mengelola Administrasi Kas Bank

A. Pengrtian Kas
Dalam akuntansi yang dimaksud dengan kas (cash) adalah aktiva lancar yang meliputi uang kertas atau logam
dan benda-benda lain yang mempunyai sifat seperti uang. Artinya, dapat digunakan sebagai media tukar atau
alat pembanyaran yang sah. Kriteria umum suatu aktiva dapat diperlakukan sebagai kas ialah dapat diterima
oleh bank sebagai setoran dengan jumlah yang sama dengan jumlah nominal yang tertulis di dalamnya. Yang
termasuk kedalam golongan kas adalah aktiva yang dapat digunakan sebagai alat pembayaran atau media tukar
pada saat diperlukan, antara lain sebagai berikut:
1. Uang tunai dalam bentuk uang kertas atau logam, baik mata uang sendiri maupun mata uang asing.
2. Uang perusahaan yang disimpan di bank yang sewaktu-waktu dapat diambil, atau dalam bentuk simpanan
Giro (deman deposit)
3. Cek yang diterima sebagai pembayaran dari pihak lain.
4. Cek Perjalanan (Traveller’s Check) yaitu cek yang diterbitkan oleh suatu bank untuk melayani nasabah yang
melakukan perjalanan jarak jauh.
5. Kasir Cek (Cashir’s Check) yaitu cek yang dibuat dan ditandatanggani oleh suatu bank, ditarik oleh bank itu
sendiri.
6. Wesel Pos. Termasuk ke dalam golongan kas, karena sifatnya dapat segera dijadikan uang tunai pada saat
diperlukan.
Berdasarkan keterangan di atas, tidak dapat diperlakukan sebagai kas antara lain:
1. Deposit Berjangka (Time Deposit), yaitu uang simpanan di bank yang hanya dapat di ambil setelah jangka
waktu tertentu berakhir.
2. Uang yang disediakan untuk tujuan-tujuan tertentu sehingga terkait penggunaannya.
3. Cek Mundur (post dated checks). Tidak dapat digolongkan kedalam kas sebelum tanggal jatuh temponya.
4. Perangko. Walaupun dapat digunakan sebagai alat pembayaran untuk biaya pengiriman dalam jumlah kecil,
tetapi tidak digolongkan ke dalam kas karena tidak diterima sebagai setoran ke bank.
B. Kelengkapan Dalam Pengelolaan Kas.
Kas merupakan aktiva yang paling terlibat dalam transaksi perusahaan. Selain merupakan aktiva yang paling
lancar, kas merupakan aktiva yang tidak produktif karena tidak menimbulkan penghasilan sepanjang tidak
diubah (dikonversi) kedalam aktiva bentuk lain.
Sifat kas sebagai aktiva yang paling lancar dan mudah dipindahkan sangat memungkinkan terjadinya
penyimpangan dalam penggunaan kas. Pengaturan kas erat hubungannya dengan system pengawasan kas
sehingga dalam pelaksanaannya menyangkut paranan administrative dan prosedur pencatatan. Untuk
mengelolah kas diperlukan sarana sebagai berikut:
1. Prosedur yang ditetapkan perusahaan baik untuk transaksi penerimaan maupun untuk transaksi pengeluaran
kas.
2. Sarana (alat dan bahan) yang diperlukan dalam pelaksanaan kegiatan akutansi antara lain:
a. Bukti transaksi baik penerimaan maupun pengeluaran kas.
b. Buku jurnal penerimaan kas dan buku jurnal pengeluaran kas (register cek).
c. Buku jurnal kas kecil (petty cash).
d. Alat tulis kantor seperti kertas, pensil, bolpoin, penghapus, dan penggaris.
e. Alat hitung baik manual maupun elektronik.
f. Rekening koran dari bank.
g. Formulir-formulir laporan.
1. Prosedur Penerimaan Kas.
Penerimaan kas dalam perusahaan pada umumnya berasal dari transaksi penjualan barang dengan pembayaran
tunai dan penerimaan piutang dari debitor. Hal-hal yang perlu diperhatikan dan harus dilakukan adalah sebagai
berikut:
a. Penerimaan kas harus didukung dengan bukti yang telah mendapat otoritas dari pejabat yang berwewenang.
b. Semua kas yang diterima harus segera di setorkan ke bank. Tidak dibenarkan menggunakan uang kas yang
diterima sebelum disetorkan ke bank.
c. Fungsi penyimpanan fisik kas harus dipisahkan dari fungsi pencatatan.
d. Transaksi penerimaan kas di catat dalam buku jurnal penerimaan kas menurut cara metode tertentu
didukung oleh bukti penerimaan kas yang telah diotoritasi pejabat perusahaan yang berwewenang dan
dilampirkan dengan dokumen transaksi yang terkait.
e. Tiap akhir periode tertentu (harian, mingguan, bulanan) dibuat laporan kas.
a. Prosedur Penerimaan kas dari penjualan tunai
Prosedur peneriamaan kas yang diterapkan bergantung kepada struktur organisasi perusahaan. Prosedur
penerimaan kas pada prusahaan yang menjual barang secara eceran seperti pada prusahaan manufaktur
(pabrik). Bagian-bagian (unit organisasi) yang terkait dengan transaksi penerimaan kas dari penjual tunai adalah
bagian order penjualan, bagian gudang, bagian kasa, bagian jurnal dan laporan. Kegiatan masing-masing bagian
sebagai berikut :
1. Bagian Order Penjualan membuat faktur penjualan tunai sebanyak 3 lembar rangkap.
Lembar 1 : diserahkan kepada pembeli untuk dibawa kebagian kasa pasa saat melakukan pembayaran.
Lembar 2 : diserahkan kepada bagian gudang untuk menyiapkan barang-barang yang akan diserahkan kepada
pembeli oleh bagian pengiriman.
Lembaran 3 : untuk arsip bagian penjualan.
2. Bagian Kasa :
a. Menerima pembayaran sebesar harga faktur yang diserahkan oleh pembeli.
b. Memasukkan data jumlah uang yang diterima ke dalam kas register.
c. Menyerahkan faktur yang sudah dicap lunas bersama pita kas register kepada pembeli untuk diserahkan
kepada bagian pengiriman.
d. Membuat bukti setoran ke bank.
3. Bagian Pengiriman,
a. Menerima barang bersama faktur lembar 2 dari gudang.
b. Menerima faktur lembar 1 pita kas register dari bagian kasa melalui pembeli.
c. Mengirimkan barang yang bersangkutan bersama faktur lembar 2 kepada pembeli setelah data faktur lembar
1 dan lembar 2 dicocokan.
d. Menyerahkan faktur lembar 1 yang dilampiri pita kas register kepada bagian jurnal dan laporan.
4. Bagian Jurnal dan Laporan.
a. Menerima faktur lembar 1 bersama pita kas register dari bagian pengiriman.
b. Mencatat faktur penjualan tunai dalam buku jurnal penerimaan kas.
c. Mengarsipkan faktur penjualan tunai beserta pita kas register.
b. .Prosedur penerimaan kas dari piutang.
Piutang perusahaan pada umumnya timbul dari transaksi penjualan dengan pembayaran kredit. Dalam hal
demikian, pembayaran dari debitor pada umumnya dilakukan dengan mengirim cek atau transaksi dana
sehingga akan diterima melalui secretariat. Bagian-bagian yang terkait dengan transaksi penerimaan kas dari
piutang meliputi :
1) Bagian-bagian yang terkait dengan transaksi penjualan kredit yaitu bagian order penjualan, bagian kredit,
bagian gudang, bagian kasa, bagian akuntansi (bagian piutang, jurnal dan laporan).
2) Bagian-bagian yang terkait dengan transaksi penerimaan piutang yaitu : bagian sekertariat, bagian piutang,
bagian kasa, serta bagian jurnal dan laporan. Kegiatan masing-masing bagian sebagai berikut ;
a) Bagian Sekertariat :
• Menerima surat pemberitahuan bersama cek dari debitor, atau memo kredit dari bank dalam hal pembayaran
dari debitor melalui transfer data.
• Membuat daftar surat pemberitahuan yang diterima dari debitor dan memo kredit yang diterima dari bank. 1
lembar bersama cek yang bersangkutan diserahkan kepada kasa.
b) Bagian Piutang.
a. Menerima daftar surat pemberitahuaan penerimaan piutang dari bagian sekretariat yang dilampiri surat
pemberitahuan dari debitor.
b. Menerima bukti setoran ke bank dari bagian kasa.
c. Membuat bukti penerimaan kas berdasarkan data daftar surat pemberitahuan.
c) Bagian Kasa.
a. Menerima daftar surat pemberitahuan bersama cek dari bagian secretariat.
b. Membuat bukti setoran ke bank
d) Bagian Jurnal dan Laporan.
a. Menerima bukti penerimaan kas dilampiri daftar surat pemberitahuan peneriamaan piutang.
b. Mencatat bukti penerimaan kas dalam buku jurnal penerima kas.
c. Mengarsipkan bukti penerimaan kas, daftar surat pemberitahuan, surat pemberitahuan debitor dan bukti
setoran ke bank.
2. Prosedur pengeluaran Kas
Dalam perusahaan yang mengelolah kas dengan menerapkan sistem voucher, semua pengeluaran kas dilakukan
dengan menggunakan cek, termasuk pengeluaran untuk pembentukan dan penggantian dana kas kecil. Semua
pengeluaaran kas kecil pada umumnya harus melalui Bagian Hutang sehingga bagian-bagian unit (unit
 organisasi) yang terkait dengan transaksi pengeluaran kas meliputi bagian hutang, bagian
kasa, serta bagian juranal, dan laporan. Kegiatan masing-masing bagian sebagai berikut :
a. Bagian Hutang ( Berada di dalam departemen akuntansi).
1. Menerima dokumen-dokumen pendukung yang diserahkan oleh bagian-bagian lain seperti surat order
pembelian, laporan penerimaan barang, faktur pembelian surat permintaan pengisian kas kecil, daftar gaji,
beserta rangkap gaji yang harus di bayar.
2. Membuat bukti pengeluaran kas dalam 3 rangkap.
3. Lembar 1 dan 3 : dimaksudkan dalam map bukti pengeluaran kas yang belum jatuh tempo atau voucher
belum dibayar. Map tersebut berfungsi sebagai buku pembantu hutang.
4. Lembar 2 : di sampaikan kepada bagian buku pembantu untuk dicatat dalam buku pembantu yang terkait,
misalnya dalam buku (kartu) sediaan.
5. Mencatat bukti peneluaran kas dalam daftar (register) bukti pengeluaran kas.
6. Mengeluarkan bukti pengeluaran kas lembar 1 dan lembar 3 yang telah jatuh tempo pembayarannya beserta
dokumen pendukung dari map bukti pengeluaran kas, kemudian diserahkan kepada bagian kasa untuk
dilakukan pembayaran.
7. Menerima kembali bukti pengeluaran kas lembar 1 yang telah dicap lunas beserta dokumen pendukungnya
dari bagian kasa.
8. Mencatat nomor cek dan pembayaran yang tercantum dalam bukti pengeluaran kas yang diterima kembali
dari bagian kasa dalam daftar bukti pengeluaran kas.
9. Menyerahkan bukti pengeluaran kas lembar 1 yang beserta dokuman pendukungnya kepada bagian jurnal
dan laporan.
b. Bagian Kasa.
1. Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 dan lembar 3 yang telah jatuh tempo pembayarannya, beserta
dokumen pendukungnya dari bagain hutang.
2. Menyiapkan cek dengan jumlah uang tertulis dalam bukti pengeluaran kas, untuk ditandatangan oleh pejabat
perusahaan yang berwenang.
3. Menyerahkan bukti pengeluaran kas lembar 1 dan lembar 3 :
4. Lembar 1 : setelah dicap lunas diserahkan kembali kepada bagian hutang beserta dokumen pendukungnya.
5. Lembar 2 : diserahkan kepada kreditor yang bersangkutan bersama dengan cek telah ditandangani sebagai
pembayaran hutang.
c. Bagian Jurnal dan Laporan.
1. Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 bersama dengan dokumen pendukungnya dari bagian hutang.
2. Mencatat bukti pengeluaran kas dalam register cek yang berfungsi sebagai buku jurnal pengeluaran kas.
3. Mengarsipan bukti pengeluaran kas bersama dengan dokumen pendukung kas bersama dengan dokumen
pendukungnya menurut urutan nomor bukti pengeluaran kas dalam folder (map) khusus. Folder yang
bersangkutan merupakan arsip voucher yang sudah dibayar.
B. Identifikasi Mutasi Kas Bank
1. Mutasi Kas Bank
Dalam perusahaan yang menyetorkan semua dana yang diterima ke bank, saldo kas perusahaan meliputi uang
simpanan giro di bank, uang tunai dan cek yang belum disetorkan ke bank dan sisa dana kas kecil. Kegiatan
penerimaan dan pengeluaran kas (mutasi kas).
Salah satu kegiatan pengawasan kas adalah pemerikasaan terhadap mutasi kas yang dilakukan oleh bagian
pemeriksaan intern baik secara periodik maupun secara tiba-tiba tanpa pemberitahuan lebih dahulu.
Pemeriksaan kas biasanya dilakukan dengan cara sebagai berikut :
a. Mengadakanverifikasi (pengujian) terhadap catatan-catatan, dokumen transaksi serta cek-cek yang terkait
dengan aktivitas pengelolaan kas dalam periode tertentu.
b. Mengadakan pemeriksaan terhadap fisik kas, yaitu dengan cara menghitung uang tunai dan benda-benda kas
lainnya yang ada di perusahaan. Sementara bagi perusahaan yang menyetorkan semua kas yang diterima ke
bank, pemerikasaan terhadap fisik kas terutama untuk kepentingan pengawasan terhadap dana kas kecil dan
dana-dana kas lainnya.
2. Dokumen Penerimaan dan Pengeluaran Kas.
a. Dokumen Penerima Kas.
Penerimaan kas dalam perusahaan pada umumnya berasal dari transaksi penjualan tunai dan penerimaan
piutang dari debitor. Penerimaan piutang bisa terjadi dalam bentuk cek yang dikirimkan debitor kepada
rekening perusahaan di bank. Dokumen-dokumen yang terkait dengan penrimaan kas sebagai berikut :
1) Bukti penerimaan kas yang dibuat sendiri oleh perusahaan, untuk bukti transaksi penerima kas dari manapun
sumbernya.
2) Faktur (nota) penjualan tunai sebagai bukti pendukung bukti penerimaan kas yang berasal dari transaksi
penjualan tunai.
3) Daftar surat pemberitahuan dari debitor sebagai pendukung bukti penerimaan kas yang berasal dari
penerimaan piutang.
4) Surat pemberitahuan dari debitor sebagai pendukung bukti penerimaan kas yang berasal dari penerimaan
piutang.
5) Bukti Setoran ke bank sebagai bukti pendukung yang digunakan untuk pengecekan jumlah dana yang diterima
dengan jumlah yang disetorkan ke bank.

b. Dokumen Pengeluaran Kas.

Pengeluaran kas yang dilakukan perusahaan pada umumnya meliputi pengeluaran untuk pembayaran hutang,
pembayaran beban operasional. Dalam perusahaan yang menyetorkan semua dana yang di terima ke bank,
pembayaran pada umumnya dilakukan dengan menggunakan cek. Untuka lebih praktis pembayaran dalam
jumlah relatife kecil digunakan dana kas kecil. Oleh karena itu dokumen-dokumen yang terkait dengan transaksi
pengeluaran kas yaitu sebagai berikut :
1) Bukti pengeluaran kas yang di buat sendiri oleh perusahaan, untuk bukti segala jenis transaksi pengeluaran
kas.
2) Faktur (nota) pembelian tunai sebagai bukti pendukung bukti pengeluaran kas untuk transaksi pembelian
tunai.
3) Faktur pembelian kredit sebagai pendukung bukti pengeluaran kas untuk pembayaran utang.
4) Bukti pembelain barang sebagai pendukung bukti pengeluaran kas untuk pembayaran hutang.
5) Permintaan pengisian kembali kas kecil sebagai pendukung bukti pengeluaran kas untuk pengisian kas kecil.
6) Bukti pengeluaran kas kecil sebagai pendukung permintaan pengisian kembali kas kecil.
7) Surat permintaan pengeluaran kas kecil sebagai pendukung bukti pengeluaran kas kecil.
D. Prosedur Pencatatan Mutasi Kas Bank
Seperti telah dibahas di muka, mutasi kas menyangkut peneriamaan dana, penyetoran dana ke bank,
pengeluaran kas umum, dan pengeluaran kas kecil. Pada perusahaan yang menyelenggarakan akuntansi secara
manual dan transaksi dicatat dalam buku Jurnal Penerimaan Kas, sementara pengeluaran kas dicatat dalam
buku Jurnal Pengeluaran Kas atau cek Register.
E. Pencatatan Selisih Kas
Selisih kas adalah selisih antara kas menurut catatan dengan kas yang ada menurut penghitungan secara fisik.
Apabila kas menurut penghitungan fisik lebih besar daripada kas menurut catatan, disebut selisih kas lebih (Cash
Overage). Jika keadaan sebaliknya, disebut selisih kas kurang (Cash Shortage). Selisih kas sering terjadi pada
toko-toko atau supermarket yang menjual barang secara eceran. Penyebab terjadinya selisih kas antara lain :
1. kehilangan akibat kekeliruan saat transaksi penjualan, misalnya pada saat memberikan uang kembali. Selisih
kas biasanya diketahui sebelum uang disetorkan ke bank.
2. kesalahan mencatat baik pada saat penerimaan maupun pada saat pengeluaran kas, selisih kas dan
penyebabnya diketahui pada saat dilakukan pemeriksaan atau setelah menerima laporan mutasi kas dari bank,
yaitu apabila catatan kas menurut perusahaan tidak sama dengan catatan menurut bank.
1. Pencatatan Selisih Kas
Adanya selisih kas mungkin diketahui pada saat transaksi yang terkait belum dicatat kedalam jurnal, misalnya
selisih kas yang terjadi karena penerimaan tagihan atau pembayaran hutang yang melebihi jumlah yang
seharusnya.
Pencatatan selisih kas yang diketahui sebelum atau setelah transaksi yang terkait dicatat dan penyebabnya tidak
diketahui dapat dilakukan dalam buku jurnal umum. Selisih kas lebih dicatat kredit dalam akun Selisih Kas dan
selisih kas kurang dicatat debet akun Selisih Kas. Pada saat penyebab timbulnya selisih kas diketahui, selisih kas
yang bersangkutan dipindahkan kedalam akun yang seharusnya. Sebagai ilustrasi, berikut ini beberapa contoh
pencatatan selisih kas.
Contoh 1
Dari transaksi yang terjadi pada Toko CAHAYA selama bulan Juli 2004, antara lain terdapat transaksi sebagai
berikut :
Juli 12, Penerimaan uang tunai dari toko CITRA ABADI untuk pembayaran faktur No. 011 seharga Rp.
3.545.500,00. karena tidak tersedia uang pecahan kecil, Toko CITRA ABADI menyerahkan uang tunai Rp.
3.550.000,00 dengan tidak meminta uang kembali.
Juli 18, Penerimaan kas dari penjualan tunai tanggal 18 Juli 2004 sebesar Rp. 59.670.000,00. Sementara catatan
kas register menunjukan jumlah Rp. 59.675.500,00
Juli 26, Pembayaran hutang kepada PT. NUSANTARA sebesar Rp. 15.262.500,00. Karena tersedia uang pecahan
kecil, diserahkan uang tunai sebesar Rp. 15.265.000,00 dengan tidak meminta uang pengembalian.
Transaksi penerimaan piutang dan penjualan tunai pada contoh di atas dicatat dalam buku jurnal penerimaan
kas masing-masing dengan jumlah Rp. 35.545.500,00 dan Rp. 59.675.500,00. Transaksi pembayaran hutang
dicatat dalam buku jurnal pengeluaran kas dengan jumlah Rp. 15.262.500,00. Pencatatan dalam buku jurnal
umum hanya untuk mencatat selisih kas yang timbul
2. Perlakuan terhadap selisih kas.
Dalam buku besar pada akhir periode akuntansi, akun Selisih Kas mungkin menunjukkan saldo debet atau saldo
kredit. Saldo debet akun Selisih Kas pada akhir periode dipindahkan ke sisi debet akun Ikhtisar Laba Rugi sebagai
keuntungan.
Dalam laporan laba rugi, keuntungan karena adanya selisih kas lebih diinformasikan sebagai beban di luar
usaha. Sementara kerugian karena adanya selisih kas kurang, diinformasikan sebagai beban pos luar usaha.
Apabila jumlahnya dipandang cukup berarti (material), biasanya disajikan dalam pos luar biasa. (Extra ordinary).

F. Penyusunan Rekonsilasi Bank

Sistem pengawasan kas mangharuskan semua kas baik dalam bentuk uang tunai maupun cek yang diterima
setiap hari disetorkan ke bank. Sementara pembayaran kas dilakukan dengan menggunakan cek sehingga semua
transaksi yang menyangkut kas selain dicatat oleh perusahaan dicatat dalam buku permintaan kas. Data kedua
buku tersebut dihimpun dalam buku kas setelah dilakukan posting.
Setoran dana dari perusahaan dan penguangan cek yang dikeluarkan perusahaan oleh pihak bank dicatat dalam
suatu rekening yang disebut Rekening Giro. Simapanan dana tersebut dapat ditarik sewaktu-waktu sehingga
saldonya sering berubah-ubah. Rekening giro di sebut juga Rekening koran.
Bank biasanya mengirimkan rekening koran sebagai laporan kepada nasabah bank memuat informasi antara
lain:
1. Saldo simpanan perusahaan (nasabah) pada awal bulan yang bersangkutan.
2. Setoran perusahaan baik dalam bentuk uang maupun cek yang diterima perusahaan dari pihak lain.
3. Cek-cek yang di tarik perusahaan untuk pembayaran kepada pihak lain yang telah di uangkan oleh penerima
cek.