Administrasi Dana Kas Bank

1. Pengertian Kas

Dalam bidang ilmu akuntansi, pengertian kas adalah suatu harta kekayaan yang memiliki sifat lebih likuid
dan berjangka waktu lebih pendek untuk bisa dimanfaatkan secara bebas dalam pendanaan operasional
perusahaan. Beberapa pendapat lain ada yang menjelaskan bahwa pengertian kas adalah suatu aktiva
perusahaan yang berbentuk uang tunai yang dipegang oleh perusahaan ataupun disimpandi bank dan
bisa dimanfaatkan untuk bisa digunakan untuk pendanaan umum perusahaan. Dalam dunia bisnis, nilai
kas suatu perusahaan menjadi salah satu indikator terkait performa perusahaan tersebut. Artinya,
semakin tinggi nilai kas perusahaan, maka performa perusahaan tersebut akan dinilai baik.

Motif utama perusahaan memegang uang kas, antara lain:

1. Motif Transaksi

Kas dipegang untuk motif transaksi memungkinkan perusahaan untuk memenuhi kebutuhan kas yang
muncul dalam kegiatan bisnis biasa. Transaksi meliputi arus kas masuk (inflow) dan arus kas keluar
(outflow). Arus kas masuk diantaranya meliputi pendapatan dari penjualan dari core bisnisnya,
penjualan asetnya, ataupun pembiayaan- pembiayaan dari pinjaman. Sedangkan arus kas keluar
diantaranya meliputi pembayaran gaji pegawai, pembayaran hutang, pajak , dividen dan sebagainya.
Keseimbangan arus kas masuk dan keluar tidaklah selalu sama sehingga diperlukan tingkat pegangan kas
minimum sebagai buffer. Apabila perusahaan terlalu sedikit kas balancenya berarti perusahaan
kekurangan kasnya.

2. Motif Kompensasi

Kas balance dijaga di bank sebagai kompensasi jasa pelayanan bank yang diberikan ke perusahaan
berupa saldo minimum yang harus ada di rekening gironya.

3. Motif Berjaga-jaga

Motif memegang kas ini berhubungan dengan mempertahankan saldo untuk digunakan untuk
memenuhi kebutuhan yang mungkin tapi belum jelas. Hal ini disebabkan karena arus kas masuk dan
arus kas keluar kurang dapat diperkirakan, dan tingkat kepastiannya berbeda-beda di antara berbagai
perusahaan dan industri. Karena itu, perusahaan perlu menyimpan sejumlah uang kas sebagai cadangan
untuk menghadapi fluktuasi arus kas masuk dan keluar yang bersifat acak dan tak terduga. Semakin sulit
memperkirakan arus kas perusahaan, semakin besar saldo untuk berjaga-jaganya. Akan tetapi, bila
perusahaan dapat memperoleh pinjaman secara mudah, artinya jika permohonan pinjamannya dapat
dikabulkan dalam waktu singkat, maka besarnya saldo untuk berjaga- jaga dapat dikurangi.

4. Motif Spekulatif

Perusahaan menahan saldo kasnya dengan tujuan dapat memanfaatkan segala kemungkinan dan
kesempatan untuk mengambil keuntungan dari situasi yang berpotensi menghasilkan laba. Misalnya
dengan membeli secara murah barang-barang yang kemungkinan di hari yang tak terduga harganya
turun.

2. Karakteristik Kas

Dalam dunia akuntansi, kas adalah aktiva lancar yang sifatnya sangat likuid karena sering mengalami
mutasi. Kas juga mempunyai karakteristik tertentu yang bisa membedakannya dengan aset lain di dalam
perusahaan.

Nah, berikut ini adalah beberapa karakteristik dari kas:

· Kas adalah aset perusahaan yang sangat likuid

· Kas bisa digunakan sebagai suatu standar pertukaran

· Kas juga bisa digunakan sebagai basis perhitungan dan juga pengukuran nilai

Yang Termasuk Dalam Kas :

a. Uang tunai dalam bentuk kertas/logam.

b. Uang perusahaan yang disimpan di bank yang sewaktu-waktu dapat diambil

c. Cek yang diterima sebagai pembayaran dari pihak lain.

d. Cek perjalanan(travell check) adalah yang diterbitkan oleh suatu bank untuk melayani nasabah
yang melakukan perjalanan jarak jauh.

e. Kasir cek adalah cek yang dibuat dan ditanda tangani oleh suatu bank,ditarik oleh bank itu sendiri
untuk melakukan pembayaran ke pihak lain.

f. Wesel pos: dapat dijadikan uang tunai pada saat diperlukan .

Yang tidak termasuk golongan kas, antara lain:

a. deposito berjangka (time deposit)

b. surat berharga (saham dan obligasi) yang diterbitkan oleh perusahaan lain

c. wesel tagih, yaitu perintah tertulis tak bersyarat dan penarik kepada pihak tertarik untuk
membayar sejumlah uang tertentu.

d. cek mundur (post dated checks), dan

e. uang perusahaan yang terikat penggunaannya, misalnya untuk pelunasan utang obligasi,
pembayaran deviden, dan dana pensiun.
Pengendalian Internal Terhadap Kas

1. Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai

Penerimaan kas dari penjualan tunai dilakukan melalui cash register yang ditempatkan pada loket kasir :

a. Setelah menerima uang dari pembeli, kasir mencatat penerimaan ke cash register, secara periodik
menyerahkan daftar cash register ke Bagian Akuntansi.

b. Setelah Bagian Akuntansi menerima rekapitulasi dari daftar cash register dari kasir, kemudian
melakukan rekonsiliasi antara bukti setor bank dengan rekap cash register. Selanjutnya, posting ke
rekening Buku Besar yang bersangkutan.

c. Bagian audit memeriksa nomor unit dokumen berdasarkan tembusan faktur penjualan tunai
setelah seluruh dokumen lengkap. Bagian ini membuat rekonsiliasi faktur penjualan tunai, bukti setor
bank serta laporan bank, kemudian membuat laporan rekonsiliasi bank setiap bulan.

2. Penerimaan Kas dari Piutang

Transaksi penerimaan kas dari piutang melibatkan :

a. Bagian Sekretariat, yaitu : menerima surat pemberitahuan bersama cek dari debitur, atau memo
kredit dari bank dalam hal pembayaran dari debitur melalui transfer dana, membuat daftar surat
pemberitahuan yang diterima dari debitur dan memo kredit yang diterima dari bank, 1 lembar
diserahkan kepada Bagian Piutang dilampiri dengan surat pemberitahuan dari debitur, 1 lembar beserta
cek yang bersangkutan diserahkan kepada Bagian Kasir.
b. Bagian Piutang, yaitu : menerima daftar surat pemberitahuan penerimaan piutang dari Bagian
Sekretariat yang dilampiri surat pemberitahuan dari debitur, menerima bukti setoran ke Bank dari
Bagian Kasir, membuat bukti penerimaan kas berdasarkan data daftar surat pemberitahuan, mencatat
bukti penerimaan kas dalam buku pembantu piutang.

c. Bagian Kasir, yaitu: menerima daftar surat pemberitahuan bersamaan cek dari Bagian Sekretariat,
membuat bukti setoran ke Bank.

d. Bagian Jurnal dan laporan : menerima bukti penerimaan kas dilampiri daftar surat pemberitahuan
penerimaan piutang, surat pemberitahuan dabitur dan bukti setoran ke bank dari Bagian Piutang dan
mencatat bukti penerimaan kas dalam buku jurnal penerimaan kas dan mengarsipkan bukti penerimaan
kas, daftar surat pemberitahuan, surat pemberitahuan debitur.

3. Pembayaran dengan Menggunakan Cek

Cek merupakan dokumen yang berisi perintah kepada bank untuk membayar sejumlah uang kepada
orang atau perusahaan yang tertera di formulir cek tersebut.

4. Pembayaran menggunakan Bilyet Giro

Bilyer giro merupakan perintah kepada bank untuk pemindahan rekening dari pihak yang
menandatangani (pembuat) kepada rekening penerima.

Mengidentifikasi Mutasi Kas Bank

Mutasi kas bank adalah pemindahan dari satu akun ke akun lain, akibat adanya transaksi-transaksi
dalam sebuah perusahaan , misalnya : transaski harian kas, penerimaan giro dan pengeluaran giro,
mencatat pengeluaran kas bon dan lain-lain.

1. Dokumen Penerimaan Kas

Penerimaan kas dalam perusahaan pada umumnya berasal dari transaksi penjualan tunai dan
penerimaan piutang dari debitur. Penerimaan piutang bisa terjadi dalam bentuk cek yang dikirimkan
debitur melalui pos atau diserahkan langsung atau melaalui transfer dana dari rekening debitur ke
rekening perusahaan di bank. Dokumen- dokumen yang terkait dengan penerimaan kas adalah sebgai
berikut :

a. Faktur penjualan tunai

Faktur penjualan tunai , berfungsi sebagai perintah kepada bagian ka untuk menerima uang dari
pembelian sejumlah barang yang tercantum dalam dokumen tersebut, berarti uang kas pada bank
bertambah.

Kas pada bank xxx

Penjualan xxx

Jurnalnya :

b. Bukti kas masuk

Bukti kas masuk , dokumen ini dibuat oleh bagian piutang sebagai dasar pencatatan penerimaan kas dari
piutang.

Jurnalnya :

Kas /Bank xxx

Piutang Usaha xxx

c. Bukti pemberitahuan dari debitur

Surat pemberitahuan dari debitur. Dokumen ini diterima perusahaan dari debitur sebagai
pemberitahuan untuk apa pembayaran debitur tersebut dilakukan. Surat pemberitahuan ini berupa
tembusan bukti kas keluar yang dibuat oleh debitur.

2. Dokumen Pengeluaran Kas

Pengeluaran kas yang dilakukan perusahaan pada umumnya meliputi pengeluaran untuk pembayatan
utang dan pembayaran bebab operasional. Dalam perusahan pembayaran dilakukan relatif besar pada
umumnya dilakukan dengan menggunakan cek, sedangkan untuk pembayaran yang relatif kecil,
perusahan menggunakan dana kas kecil. Oleh karena itu , dokumen- dokumen yang terkait degan
pengeluaran kas adalah sebagai berikut.

a. Kuitansi
Kuitansi adalah bukti terjadinya pembayaran yang ditandatangani oleh penerima kas. Kuitansi harus
dibubuhi materai pada jumlah tertentu sesuai dengan peraturan yang berlaku. Lembar asli diserahkan
kepada pihak yang membayar, sedangkan tembusan (atau bahan sus) disimpan pihak penerima.

b. Bukti pengeluaran kas kecil

PT. Sentosa

Jl. Margonda No.5

Surabaya

Bukti Pengeluaran Kas Kecil

Jumlah yang diterima menurut PPKK Rp No. BPKK : 10053

Jumlah yang telah dikeluarkan Rp No. PPKK :

Jumlah sisa lebih / kurang Rp

Tanggal
NO. Rekening

Keterangan

Disetujui

Diperiksa

Dibuat

Permintaan pengeluaran kas kecil digunakan pemakai kas kecil untuk meminta uang ke pemegang kas
kecil. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti dikeluarkannya kas kecil oleh pemegang kas kecil.

BPKK = Bukti Pengeluaran Kas Kecil

PPKK = Permintaan Pengeluaran Kas Kecil

3. Unit Organisasi Yang Terkait Dalam Penerimaan Dan Pengeluaran Kas

Divisi dan perusahaan yang terkait dalam penerimaan dan pengeluaran kas, adalah sebagai berikut :

a. Bagian order penjualan

Berfungsi untuk memotorisasi kepada bagian kas untuk menerima uang dari pembelian sejumlah barang
yang tercantum dalam dokumen tersebut

b. Bagian piutang

Berfungsi untuk mencatat semua pembelian yang dilakukan secara kredit dan melaporkan piutang yang
belum dilunasi.

c. Bagian sekretariat

Sebagai penerima surat dari debitur yang berisi surat pemberitahuan ( remitence advice) dan cek. Jika
penerima kaks dari debitur berupa transaksi uang lewat bank, bagian ini menerima kredit emo dari bank
tentang penambahan rekening giro.

d. Bagian kas

Menerima uang pembeli dari transaski penjualan tunai, menerima cek dari bagian sekretariat dalam
transakasi penerimaan kas dari piutang, kemudian menyetorkan cek ke bank. Dalam transaksi
pengeluaran kas, bagian kas berfungsi mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek dan mengirimkan cek
kepada kreditur. Untuk memudahkan pembayaran dengan cek kepada kreditur di pembayar, maka
pembayarannya dilakukan dengan pemindahbukuan.

e. Bagian kartu persediaan dan kartu biaya

Mencatat pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan persediaan.

f. Bagian jurnal umum

Mencatat trasaksi penerimaan kasn dan pengeluaran kas.

g. Bagian utang
Membuat bukti kas keluar dan memberikan otorisasi kepada bagia kas untuk mengeluarkan cek sebesar
yang tercantum dalam dokumen tersebut dan mengarsipkan bukti kas keluaran yang belum dibayar
yang berfungsi sebagai catatan utang perusahaan.

Contoh

Perhitungan kas

Perhitungan kas dapat dilakukan oleh petugas yang bersangkutan dengan pengelolaan kas dan
diamati oleh saksi- saksi yang tellah ditunjuk. Hasil perhitungan harus dilaporkan secara rinci mengenai
jenis dan banyaknya nilai per satuan. Jumlah uang harus sama dengan catatan pada laporan kas, hasil
perhitungan dicatat dallam berita acara. Perhitungan kas secar garis besar adalah sebaagai berikut:

Perhitungan kas

Saldo kas awal periode Rp xxx

Ditambah :

Jumlah penerimaan kas selama periode yang bersangkutan Rp xxx +

Rp xxx

Dikurangi :

Jumlah penerimaan kas selama periode yang bersangkutan Rp xxx –

Saldo kas pada akhir periode Rp xxx

4. Selisih Kas
Bila antara saldo kas menuru catatan dan saldo kas menurut perhitungan fisik ternyata tidak sama, maka
terdapat selisih kas. Penyebab selisih kas antara lain:

a. Kekeliruan waktu menukarkan uang

b. Kekeliruan waktu memberikan pengembalian uang

c. Mengembalikan uang berlebihana atau berkurang karena tidak ada uang kecil( recehan) dan

d. Jumlah yang diterima atau yang dikeluarkan lebih besar atau lebih kecil dari yang seharusnya.

Contoh :

1. Jika pada waktu diadakan perhitngan fisik sado yang lebih besar daripada saldo kas menurut
catatan disebut selisih kas lebih ( cash overage) dicatat dengan jurnal.

Kas Rp xxx

Selisih kas Rp xxx

Contoh :

Pada suatu saat diadakan pemeriksanaan mendadak terhadap kas perusahan dan diperoleh data
besarnya kas menurut perhitungan fisik sebesar Rp 15.757.500,00 sedangkan saldo kas menurut catatan
buku kas menunjukkan saldo debit Rp 15.750.000,00. Jurnal penyesuaian untuk mencatat selisih kas
aadalah :

Kas Rp 7.500
 Selisih kas Rp 7.500

2. Sebaliknya , selisih kas kurang ( cash shortage) dicatat dengan jurnal.

Selisih Kas Rp xxx

Kas Kurang Rp xxx

Contoh :

Saldo kas menurut buku kas menunjukkan jumlah debit Rp 12.650.000,00 sedangkan jumlah kas
menurut perhitungan fisik menunjukkan jumlah Rp 12.545.000,00. Jurnal penyesuaian untuk mencatat
selisih kas adalah

Selisih Kas Rp 7.500

Kas Kurang Rp 7.500