SISTEM DAN PROSEDUR PENGGUNAAN DANA

1. Pengertian Sistem dan Prosedur

Beberapa definisi sistem menurut para ahli, diantaranya sebagai berikut :
a. Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk
melaksanakan kegiatan pokok organisasi (Mulyadi, 2001)
b. Sistem adalah suatu totalitas antar bagian yang saling berhubungan sedemikian rupa
sehingga menjadi satu kesatuan yang terpadu untuk mencapai tujuan tertentu (Efendi,
2000)
c. Sistem adalah suatu kerangka prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang
disusun sesuai dengan satu skema yang menyeluruh, untuk melaksanakan suatu
kegiatan atau fungsi untuk perusahaan (W. Gerald Cole dalam Zaki Baridwan, 2000)
d. Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang saling berhubungan dan dikembangkan
sesuai dengan pola (rencana) guna melaksanakan aktivitas utama perusahaan
(Richard F. Neuschel dalam R. Soemita Adi Kusuma, 1985)

Berdasarkan pengertian diatas dapat dikatakan bahwa sistem adalah suatu kerangka prosedur-
prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan satu skema yang menyeluruh,
untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi untuk perusahaan.

Sementara itu beberapa definisi prosedur menurut para ahli diantaranya sebagai berikut :

a. Prosedur adalah operasi tulis menulis yang berurutang yang biasanya menyangkut
beberapa orang dalam satu atau beberapa bagian, guna menjamin keseragaman
pelaksanaan suatu transaksi perusahaan yang berulang-ulang.
b. Prosedur adalah suatu kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu
departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin pengangan secara seragam transaksi
organisasi yang berulang-ulang (Mulyadi, 2001).
c. Prosedur adalah suatu urutan pekerjaan kerani (clerical), baiasanya melibatkan beberapa
orang dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang
seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang terjadi (Baridwan, 2008)
 d. Prosedur adalah suatu susuna yang teratur dari kegiatan yeng berhubungan satu sama
lainnya dan prosedur-prosedur berkaitan melaksanakan dan memudahkan kegiatan utama
dari suatu organisasi (Kamarudin, 2004)
e. Prosedur adalah suatu rangkaian tugas yang saling berhubungan uang merupakan urutan-
urutan menurut waktu dan tatacara tertentu untuk melaksanakan suatu pekerjaan yang
dilaksanakan berulang-ulang (Masya, 2004)
f. Prosedur adalah rangkaian aktivitas atau kegiatan yang dilakukan secara berulang-ulang
dengan cara yang sama (Susanto, 2005)

Berdasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa prosedur adalah urutan kegiatan atau
aktiivitas yang melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih yang dilakukan
secara berulang-ulang dengan cara yang sama.

2. Prosedur penerimaan kas dari penjualan tunai

Prosedur penerimaan kas dari penjualan tunai dilakukan melalui cash register yang
ditempatkan pada loket kasir.
a. Setelah menerima uang dari pembeli, kasir mencatat penerimaan ke cash register dan
secara periodic menyerahkan daftar cash register ke bagian akuntansi.
b. Setelah menerima rekapitulasi daftar cash register dari kasir, bagian akuntansi
kemudian melakukan rekonsiliasi antara bukti setor bank dengan rekap cash register.
Selanjutnya, melakukan posting ke rekening buku besar yang bersangkutan.
c. Bagian audit memeriksa nomor unit dokumen berdasarkan tembusan faktur penjualan
tunai setelah seluruh dokumen lengkap. Selanjutnya, bagian ini membuat rekonsiliasi
faktur penjualan tunai, bukti setor bank serta laporan bank, kemudian membuat
laporan rekonsiliasi bank setiap bulan.
3. Prosedur penerimaan dari transaksi piutang
Prosedur penerimaan kas dari piutang melibatkan :
a. Bagian secretariat, dengan tugas sebagai berikut :
1. Menerima surat pemberitahuan bersama cek dari debitur, atau memo kredit dari
bank dalam hal pembayaran dari debitur melalui transfer dana.
2. Membuat daftar surat pemberitahuan yang diterima dari debitur dan memo kredit
yang diterima dari bank : 1 lembar diserahkan kepada bagian piutang dilampirkan
 dengan surat pemberitahuan dari debitur, 1 lembar bersama cek yang
bersangkutan diserahkan kepada bagian kasir.
b. Bagian piutang, dengan tugas sebagai berikut :
1. Menerima daftar surat pemberitahuan penerimaan piutang dari bagian secretariat
yang dilampiri surat pemberitahuan dari debitur.
2. Menerima bukti setoran ke bank dari bagian kasir.
3. Membuat bukti penerimaan kas berdasarkan data daftar surat pemberitahuan : 1
lembar diserahkan kepada debitur sebagai bukti penerimaan pembayaran, 1
lembar diserahkan kepada bagian jurnal dan laporan, dilampiri daftar surat
pemberitahuan dan bukti setoran ke bank yang diterima dari bagian kasir.
4. Mencatat bukti penerimaan kas dalam buku pembantu piutang.
c. Bagian kasir, dengan tugas sebagai berikut :
1. Menerima surat pemberitahuan bersama cek dari bagian secretariat.
2. Membuat bukti setoran ke bank : 1 lembar bersama cek (setoran) diserahkan
kepada bank, 1 lembar yang telah ditandatangani oleh pejabat bank diserahkan
kepada bagian piutang, 1 lembar untuk arsip di bagian kasir.
d. Bagian jurnal dan laporan, dengan tugas sebagai berikut :
1. Menerima bukti penerimaan kas dilampiri surat pemberitahuan penerimaan
piutang, surat pemberitahuan debitur, dan bukti setoran ke bank dari bagian
piutang.
2. Mencatat bukti penerimaan kas dalam buku jurnal penerimaan kas.
3. Mengarsipkan bukti penerimaan kas dan surat pemberitahuan debitur.
4. Pengawasan kas
a. Pengawasan kas melalui penerimaan kas
1. Adanya bagian-bagian yang terpisah dalam menangani penerimaan kas.
2. Setiap penerimaan kas langsung disetor ke bank dan segera dicatat dalam jurnal
penerimaan kas.
3. Setiap saat diadakan pemeriksaan terhadap bagian yang menangani penerimaan kas.
4. Setiap hari dibuat laporan penerimaan kas.
b. Pengawasan kas melalui pengeluaran kas
1. Adanya bagian-bagian yang terpisah dalam menangani pengeluaran kas.
 2. Setiap pengeluaran kas yang jumlahnya besar sebaiknya memakai cek, sedangkan
pengeluaran yang jumlahnya kecil dibiayai dengan dengan dana kas kecil.
3. Setiap saat diadakan pemeriksaan terhadap bagian-bagian yang menangani
pengeluaran kas.
4. Setiap hari dibuat laporan pengeluaran kas.
c. Pemeriksaan kas
Pemeriksaan kas dilakukan dengan cara sebagai berikut :
1. Mengadakan verifikasi terhadap catatan dan cek yang terkait dengan pengelolaan kas
dalam periode tertentu.
2. Mengadakan pemeriksaan kas secara fisik dengan cara menghitung uang tunai dan
surat-surat yang mempunyai sifat seperti kas.
3. Bagi perusahaan yang menyetor semua uang yang diterima ke bank dan semua
pengeluaran menggunakan cek, saldo kas menurut catatan perusahaan harus sama
dengan saldo kas menurut laporan dari bank.

E. LAPORAN SUMBER DAN PENGGUNAAN DANA KAS PERUSAHAAN

1. Sumber dana kas perusahaan

Penerimaan dana kas perusahaan menyebabkan bertambahnya dana, yang disebabkan hal-hal
sebagai berikut :

a. Hasil penjualan investasi jangka panjang, baik aktiva tetap berwujud maupun tidak
berwujud.
b. Penjualan emisi (saham) atau penambahan modal oleh pemilik.
c. Pengeluaran surat bukti utang (penerimaan pinjaman) baik jangka pendek (wesel)
maupun jangka panjang (obligasi, hipotik atau utang jangka panjang lainnya).
d. Penerimaan piutang, baik piutang dagang maupun piutang wesel.
e. Penerimaan lain-lain, diantaranya : pendapatan sewa, bunga atau deviden dan
investasinya, pengembalian kelebihan pembayaran pajak periode sebelumnya.
f. Keuntungan dari operasi perusahaan.
g. Penjualan barang dagangan secara tunai, serta penjualan surat berharga secara tunai.
2. Penggunaan dana kas perusahaan
Penggunaan dana kas perusahaan menyebabkan berkurangnya dana yang disebabkan karena
hal-hal sebagai berikut :
a. Pembayaran biaya perusahaan, yang meliputi pembayaran upah, gaji, pembelian bahan
baku atau barang dagangan, perlengkapan kantor, dan pembayaran biaya lainnya.
b. Kerugian perusahaan karena adanya penjualan surat berharga ataupun kerugian insidentil
lainnya di luar usaha pokok perusahaan.
c. Pembayaran utang jangka panjang yang meliputi utang hipotik, utang obligasi, utang
jangka panjang.
d. Pembelian aktiva tetap, investasi jangka panjang yang mengakibatkan berkurangnya
aktiva lancar atau timbulnya utang lancar yang berakibat kurangnya dana.
e. Pengambilan oleh pemilik perusahaan untuk kepentingan pribadi atau pembelian kembali
saham atau obligasi.
3. Transaksi yang tidak memengaruhi kas
Transaksi yang tidak memengaruhi kas perusahaan, antara lain sebagai berikut :
a. Adanya pembebanan depresiasi, amortisasi, dan deplesi terhadap fixed assets, intangible
assets dan wasting assets.
b. Pengakuan adanya kerugian piutang baik dengan membentuk cadangan kerugian piutang
maupun tidak dan penghapusan piutang karena debitur tidak sanggup membayar
utangnya.
c. Adanya penghapusan atau pengurangan nilai buku dari aktiva yang dimiliki dan
penghentian penggunaan aktiva tetap karena habis umur ekonimisnya.
d. Adanya pembayaran stock devidends, penyisihan penggunaan laba, serta penilaian
kembali (revaluasi) terhadap aktiva tetap yang dimiliki perusahaan.
4. Laporan sumber dan penggunaan dana kas perusahaan
Laporan sumber dan penggunaan dana kas perusahaan menggambarkan suatu ringkasan
sumber dan penggunaan dana kas selama suatu periode. Analisa sumber dan penggunaan kas
adalah analisis laporan keuangan yang bertujuan mendapatkan informasi tentang perubahan
uang kas perusahaan serta sebab-sebab perubahan tersebut (munawir, 2012)
Laporan analisa sumber dan penggunaan kas sangat penting untuk menilai kemampuan
perusahaan mengelola uang kas untuk membiayai operasi perusahaan. Persediaan uang kas
 terlalu berlebihan (over) menjadi tidak efisien, sedangkan persediaan uang kas terlalu kurang
(under) akan mengganggu kelancaran operasi perusahaan (Munawir, 2012).
Berikut ini prosedur analisis laporan sumber dan penggunaan dana kas.
a. Menentukan besarnya perubahan uang kas.
b. Mengidentifikasi dan menentukan besarnya sumber kas.
c. Mengidentifikasi dan menentukan besarnya penggunaan kas.
d. Membuat laporan tentang sumber dan penggunaan kas.

F. LAPORAN SUMBER DAN PENGGUNAAN MODAL KERJA PERUSAHAAN

1. Sumber Modal Kerja Perusahaan

Sumber modal kerja perusahaan menyebabkan bertambahnya dana, yang didapat dari sumber-
sumber sebagai berikut :

a. Hasil operasi perusahaan, yaitu pendapatan yang diperoleh pada periode tertentu. Selama
laba yang belum dibagi perusahaan tidak diambil pemegang saham, laba tersebut
menambah modal kerja perusahaan, tetapi sifatnya hanya sementara.
b. Keuntungan penjualan surat berharga (investasi jangka pendek), yaitu selisih antara harga
beli dengan harga jual surat berharga tersebut. Sebagai catatan, jika kondisi rugi, hal itu
tentu mengurangi modal kerja.
c. Penjualan aktiva tetap yang kurang produktif.
d. Penjualan saham, yaitu perusahaan menjual sejumlah saham yang dimiliki kepada pihak
lain, dan penjualan obligasi, yaitu perusahaan mengeluarkan sejumlah obligasi untuk
dijual kepada pihak lainnya.
e. Pinjaman jangka panjang, biasanya untuk kepentingan investasi.
2. Fungsi modal kerja bagi perusahaan
Setiap perusahaan berusaha memenuhi kebutuhan modal kerjanya agar dapat meningkatkan
likuiditasnya. Modal kerja sangat penting bagi perusahaan. Adapun fungsi modal kerja bagi
perusahaan, antara lain sebagai berikut :
 Menampung kemungkinan akibat buruk yang ditimbulkan karena penurunan nilai
aktiva lancar seperti penurunan nilai piutang yang diragukan dan yang tidak dapat
ditagih atau penurunan nilai persediaan.
  Memungkinkan perusahaan membayar semua utang lancarnya tepat waktu dan
memanfaatkan potongan tunai, dengan menggunakan potongan tunai, jumlah yang
akan dibayarkan untuk pembelian barang menjadi berkurang.
 Memungkinkan perusahaan memelihara “credit standing” perusahaan, yaitu
penilaian pihak ketiga, seperti bank dan para kreditor, akan kelayakan perusahaan
untuk memelihara kredit. Disamping itu, modal kerja yang mencukupi memungkinan
perusahaan menghadapi situasi darurat seperti pemogokan, banjir, dan kebakaran.
 Memungkinkan perusahaan memberikan syarat kredit kepada para pembeli. Kadang-
kadang perusahaan harus memberikan kepada pembelinya syarat kredit yang lebih
lunak untuk membantu para pembeli yang baik membiayai operasinya.
 Memungkinkan perusahaan menyesuaikan persediaan pada jumlah tertentu yang
mencukupi untuk melayani kebutuhan para pembeli dengan lancar.
 Memungkinkan pimpinan perusahaan menyelenggarakan perusahaan lebih efisien
dengan jalan menghindarkan kelambatan dalam memperoleh bahan, jasa dan alat-alat
yang disebabkan karena kesulitan kredit.
 Memungkinkan perusahaan menghadapi masa resesi dan depresi dengan baik.
3. Tujuan Modal Kerja bagi Perusahaan
Modal kerja yang dibutuhkan perusahaan harus segera terpenuhi sesuai dengan
kebutuhan perusahaan. Tujuan modal kerja bagi perusahaan, meliputi :
a. Memenuhi kebutuhan liquiditas perusahaan agar perusahaan memiliki
kemampuan untuk memenuhi kewajiban pada waktunnya.
b. Memungkinkan perusahaan memiliki persediaan yang cukup agar dapat
memenuhi kebutuhan pelanggannya.
c. Memungkinkan perusahaan memperoleh tambahan dana dari para kreditur,
apabila rasio keuangannya memenuhi syarat.
d. Memungkinkan perusahaan memberikan syarat kredit yang menarik minat
pelanggan dengan kemampuan yang dimilikinya.
e. Memaksimalkan penggunaan aktiva lancar agar dapat meningkatkan
penjualan dan laba.
f. Melindungi diri apabila terjadi krisis modal kerja akibat turunnya nilai aktiva
lancar.
4. Factor yang Memengaruhi Modal Kerja
Dalam menjalankan kegiatan operasi perusahaan terutama kebijakan dalam upaya
pemenuhan modal kerja, pihak manajemen harus selalu memperhatikan beberapa factor
yang dapat memengaruhi modal kerja, yaitu :
a. Jenis perusahaan
Jenis kegiatan perusahaan dalam praktiknya meliputi dua macam, yaitu perusahaan
jasa dan perusahaan nonjasa (industry). Kebutuhan modal perusahaan industry lebih
besar jika dibandingkan dengan perusahaan jasa.
b. Syarat kredit
Upaya untuk meningkatkan penjualan dapat dilakukan dengan cara penjualan secara
kredit.
c. Potongan harga
d. Agar modal kerja yang dinvestasikan dalam sector piutang dapat diperkecil,
perusahaan perlu memberikan potongan harga dengan tujuan menarik minat debitur
untuk segera membayar utangnya, sehingga memperkecil risiko utang yang tidak
tertagih.
5. Penggunaan Modal Kerja
Setelah memperoleh modal kerja yang diinginkan, tugas manajer keuangan adalah
menggunakan modal kerja tersebut. Penggunaan modal kerja dilakukan perusahaan untuk
:
a. Pengeluaran untuk gaji, upah, dan biaya operasi perusahaan lainnya.
b. Pengeluaran untuk membeli bahan baku atau barang dagangan.
c. Menutupi kerugian akibat penjualan surat berharga.
d. Membentuk dana.
e. Membeli aktiva tetap (tanah, bangunan, kendaraan, mesin dan lain-lain).
f. Membayar utang jangka panjang.
g. Membeli atau menarik kembali saham yang beredar.
h. Mengambil uang atau barang untuk kepentingan pribadi dan penggunaan lainnya.
6. Prosedur Analisi Sumber dan Penggunaan Modal Kerja
Analisis sumber dan penggunaan modal kerja adalah analisis laporan keuangan yang
bertujuan untuk mendapatkan informasi tentang perubahan modal kerja perusahaan serta
sebab-sebab perubahan tersebut yang dikenal dengan sumber modal kerja dan
penggunaan modal kerja pada suatu periode (Munawir, 2012).
Analisa sumber dan penggunaan dana merupakan suatu alat analisa keuangan
yang sangat penting bagi manajer keungan atau bagi calon kreditur atau bagian bank
dalam menilai permintaan kredit yang diajukan kepadanya. Dengan analisa sumber dan
penggunaan dana akan diketahui bagaimana perusahaan mengelola atau menggunakan
dana yang dimilikinya (Munawir, 2012).
Analisa sumber dan penggunaan modal kerja sangat penting untuk menilai kemampuan
perusahan mengelola modal kerja untuk membiayai operasional perusahaan. Modal kerja
yang dimaksud adalah modal kerja bersih, yaitu selisih antara aktiva lancar dan utang
lancar.
Berikut ini prosedur analisis sumber dan penggunaan modal kerja:
a. Menentukan besarnya perubahan uang modal kerja.
b. Mengidentifikasi dan menentukan besarnya penggunaan sumber modal kerja.
c. Mengidentifikasi dan menentukan besarnya penggunaan modal kerja.
d. Membuat laporan tentang sumber dan penggunaan modal kerja.