TUGAS RESUME

Siklus Pengeluaran : Pengeluaran Kas

Mata Kuliah : Sistem Informasi Akuntansi
Dosen Pengampu : Yuliusman, S.E., M.Si., Ak., CA., CIQnR.

Kelas R-010

Nama Kelompok :

1. Rini Oktaviani Putri C1C020064

2. Sri Andini C1C020066

3. Ferandien Cahya Dira P C1C020068

4. Rodisna Marselin S C1C020074

PRODI AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS JAMBI

2022
A. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas

Sistem informasi akuntansi pengeluaran kas adalah suatu system

pengolahan data akuntansi yang digunakan untuk mengelola kas, yang
merupakan koordinasi dari manusia, alat dan metode yang berinteraksi secara
harmonis untuk menghasilkan informasi akuntansi pengeluaran kas, sehingga
dapat mengatur likuiditas kasnya.

La Midjan mengemukakan tujuan penyusunan system informasi akuntansi kas

(2001:204):

Oleh karena uang kas dan disimpan di bank merupakan asset yang sangat
likuid maka perlu disusun system akuntansi yang dapat menghasilkan
informasi dan system pengendalian intern yang memadai terutama terhadap :

A. Penyedia dana kas/bank

B. Pengamanan atas uang kas/bank
C. Pengaturan atas penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran kas/bank.

Sistem informasi akuntansi pengeluaran kas terbagi menjadi dua bagian

yaitu sistem informasi akuntansi pengeluaran kas dengan cek dan sistem dana
kas kecil.
1. Sistem informasi akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah
pengeluaran kas dalam perusahaan yang dilakukan dengan menggunakan
cek. Pengeluaran kas yang dilakukan dengan cek biasanya karena
jumlahnya relatif besar.

2. Sistem dana kas kecil adalah pengelolaan kas kecil perusahaan yang
dikeluarkan secara rutin untuk memenuhi kebutuhan operasional
perusahaan. Sistem pengeluaran dana kas kecil dapat dilakukan dengan
dua cara yakni sistem saldo berfluktuasi (Fluctuating-fund balance system)
dan sistem saldo tetap (Imprest fund system).

B. Pengeluaran Kas
Sistem informasi akuntansi pengeluaran kas adalah sebuah sistem
informasi akuntansi yang dapat memberikan informasi mengenai proses dan
prosedur tentang kegiatan yang dapat menyebabkan saldo kas berkurang, baik
itu pengeluaran tunai ataupun pengeluaran dengan menggunakan cek.

1. Fungsi yang Terkait dalam Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran

Kas
 Fungsi yang terkait dalam sistem informasi akuntansi pengeluaran kas
dengan cek menurut Mulyadi (2016) adalah:
a. Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas.
Jika suatu fungsi memerlukan pengeluaran kas, fungsi yang
bersangkutan mengajukan permintaan cek kepada fungsi akuntansi
(bagian utang),dan harus mendapatkan persetujuan dari kepala fungsi
yang bersangkuran.
b. Fungsi kas.
Fungsi ini bertanggungjawab dalam mengisi cek, memintakan
otorisasi atas cek, dan mengirimkan cek kepada kreditur via pos atau
membayar langsung kepada kreditur.
c. Fungsi akuntansi.
Fungsi ini bertanggung jawab atas: pencatatan pengeluaran kas yang
menyangkut beban dan persediaan, mencatat transaksi pengeluaran
kas dalam jurnal pengeluaran kas, dan membuat bukti kas keluar.
d. Fungsi pemeriksa intern.
Dalam pengeluaran kas dengan cek, fungsi ini bertanggungjawab
melakukan penghitungan kas dan melakukan pemeriksaan secara
mendadak.

Fungsi yang terkait dalam sistem informasi akuntansi pengeluaran kas

dengan uang tunai menurut Mulyadi (2016) adalah:

a. Fungsi kas
Bertanggungjawab dalam mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek,
dan menyerahkan cek kepada pemegang dana kas kecil pada saat
pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil.
b. Fungsi akuntansi
Fungsi ini bartanggungjawab atas:
• Pencatatan pengeluaran kas kecil yang menyangkut beban dan
persediaan.
• Pencatatan transaksi pembentukan dana kas kecil.
 • Pencatatan pengisian kembali dana kas kecil dalam jurnal
pengeluaran kas atau register cek.

c. Fungsi pemegang dana kas kecil

Bertanggungjawab atas penyimpanan dan pengeluaran dana kas kecil.
d. Fungsi yang memerlukan pembayaran tunai
Bertanggungjawab atas fungsi yang memerlukan pembayaran dengan
tunai.
e. Fungsi pemeriksaan intern
Bertanggungjawab atas perhutungan dana kas kecil secara periodik
dan mencocokkan hasil penghiungannya dengan catatatn kas.

2. Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Informasi Akuntansi

Pengeluaran Kas
Dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi pengeluaran
kas dengan cek menurut Mulyadi (2016):
a. Bukti kas keluar
Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas kepada
Bagian Kasa, dan sebagai surat pemberitahuan yang dikirim kepada
kreditur, serta berfungsi sebagai dokumen sumber bagi pencatatan
berkurangnya uang.
b. Cek
Dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank melakukan
pembayaran sejumlah uang kepada orang atau organisasi yang namanya
tercantum pada cek.
c. Permintaan cek
Dokumen ini berfugsi sebagai permintaan dari fungsi yang memerlukan
pengeluaran kas kepada fungsi akuntansi untuk membuat bukti kas
keluar.

Dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi pengeluaran

kas dengan uang tunai menurut Mulyadi (2016):
 a. Bukti kas keluar
Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi
akuntansi kepada fungsi kas.
b. Cek
Dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank melakukan
pembayaran sejumlah uang kepada orang atau organisasi yang namanya
tercantum pada cek.
c. Permintaan pengeluaran kas kecil
Dokumen ini digunakan oleh pemakai dana kas ecil untuk meminta
uang ke pemegang dana kas kecil.
d. Bukti pengeluaran kas kecil
Dokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk
mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil.
e. Permintaan pengisian kembali kas kecil
Dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta pada bagian utang
agar dibuatkan bukti kaas keluar untuk pengisian kembali dana kas
kecil.

3. Catatan Akuntansi yang Digunakan dalam Sistem Informasi Akuntansi

Pengeluaran Kas
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi
pengeluaran kas dengan cek menurut Mulyadi (2016):
a. Jurnal pengeluaran kas
Dalam pencatatan utang dengan account payable system, intuk
mencatat transaksi pembelian digunakan jurnal pembelian dan untuk
mencatat pengeluaran kas digunakan jurnal pengeluaran kas.
b. Register cek
Dalam pencatatan utang dengan voucher payable system, untuk
mencatat transaksi pembelian digunakan dua jurnal, yakni: register
bukti kas keluar dan register cek. Register cek digunakan untuk
mencatat cek-cek perusahaan yang dikeluarkan untuk pembayaran para
kreditur perusahaan atau pihak lain.
 Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi
pengeluaran kas dengan uang tunai menurut Mulyadi (2016):

a. Jurnal pengeluaran kas

Digunakan untuk mencatat pengeluaran kas dalam pembentukan dan
pengisian kembali dana kas kecil.
b. Register cek
Digunakan untuk mencatat cek perusahaan yang dikeluatrkan untuk
pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil.
c. Jurnal pengeluaran dana kas kecil
Untuk mencatat transaksi pengeluaran dana kas kecil diperlukan sebuah
jurnal khusus.

C. Ancaman Dan Pengendalian

Kegagalan untuk memanfaatkan diskon pembelian bagi pembayaran yang
tepat waktu (Ancaman 18) dapat menjadi mahal. Sebagai contoh, diskon
sebesar 1% untuk membayar dalam 10 hari bukannya 30 hari
merepresentasikan penghematan sebesar 18% setiap tahunya. Pengajuan yang
tepat dapat mengurangi risiko secara signifikan pada ancaman ini Faktur yang
disetujui harus diajukan berdasarkan tanggal jatuh tempo, dan sistem harus
didesain untukmelacak tanggal jatuh tempo faktur dan mencetak sebuah daftar
seluruh faktur yang beredar secara periodik (pengendalian 18.1). Sebuah
anggaran arus kas (pengendalian 18.2) yang mengindikasikan arus kas masuk
yang diharapkan dan komnitmen yang luar biasa juga dapat membantu
perusahaan berencana untuk memanfaatkan diskon pembelian yang tersedia.
Informasi dalam anggaran ini berasal dari sejumlah sumber. Piutang
menyediakan proyeksi penerimaan kas di masa depan. Utang dan file pesanan
pernbelian terbuka mengindikasikan jumlah komitmen terkini dan tertunda
terhadap pemasok, dan fungsi sumber daya manusia menyediakan informasi
mengenai kebutuhan penggajian.
Ancaman lainnya adalah membayar untuk barang yang tidak diterima.
Pengendalian terbaik untuk mencegah ancaman ini adalah membandingkan
kuantitas yang dindikasikan dalam faktur pernasok dengan kuantitas yang
dimasukkan oleh pihak pengendalian persediaan yang menerima transfer atas
barang-barang tersebut dari departemen penerimaan. Banyak perusahaan
mensyaratkan departemen pengendalian persediaan untuk memverifikasi
kuantitas dalan laporan penerimaan sebelun dapat digunakan untuk mendukung
pembayaran faktur pemasok (pengendalian 19.1). Verifkasi bahwa jasa
(misalnya, pembersihan atau pengecatan) yang dilakukan dengan cara ditagih
lebih sulit. Oleh karena itu, sebagian besar perusahaan tergantung pada
pengendalian penganggaran dan peninjauan cermat pada biaya departemen
(pengendalian 19.2) untuk mengindikasikan masalah potensial yang
memerlukan penyelidikan.
Penggantian pembayaran atas biaya perjalanan dan hiburan pegawai
menjamin perhatian khusas karena ini adalah sebuah area yang mana penipuan
sering terjadi dan trend teknologitelah mnempermudah bagi para pegawai
untuk menyerahkan klaim palsu. Sebagai contoh sebagian besar maskapai
sekarang mendorong para pelancong untuk mencetak boarding pass di rumah.
Ini menghemat waktu pelancong pada saat check-in, tetapi juga mengueangi
boarding pass sebagai dokumentasi pendukung untuk biaya yang diklaim
karena dokumen tersebut dapat digandakan oleh pelancong atau dicetak, tetapi
tidak pernah digunakan. Akibatnya banyak perusahaan mensyaratkan para
pegawai uniuk menyerahkan bukti tambahan, seperi agenda konferensi yang
mengidentifikasi pengunjung, untuk membuktikan bahwa mereka benar-benar
mengambil perjalanan (Pengendalian 19.3). Ancaman potensial lainnya adalah
bagi seorang pegawai untuk memesan berbagai penerbangan atau hotel
membatalkan semuanya kecuali yang termurah, tetapi menyerahkan klaim
penggantian untuk opsi yang termahal. Cara terbaik untuk mencegah masalah
ini adalah mensyaratkan seluruh pawai untuk menggunakan kartu kredit
perusahaan untuk perjalanan (pengendalian 19.4), karena hal ini memasitikan
bahwa perusahaan akan menerima jejak audit lengkap atas seluruh beban dan
mengkredit ke rekening.
Pembayaran duplikat (ancaman 20) dapat terjadi untuk berbagai alasan. Ini
mungkin menjadi faktur duplikat yang dikirimkan setelah cek perusahaan telah
ada di surat, atau ini mungkin telah terpisah dari dokumen lain dalam paket
voucher. Meskipun pemasok biasanya mendeteksi sebuah pembayaran duplikat
dan mengkredit rekening perusahaan, ini dapat memengaruhi kebutuan arus kas
perusahaan. Selain itu, catatan keuangan akan menjadi salah, setidaknya sanpai
pembayaran duplikat terdeteksi.
Beberapa prosedur pengendalian yang terkait akan dapat menanggulangi
ancamanini. Pertama (pengendalian 20.1), faktur seharusnya disetujui untuk
pembayaran hanya saat disertai dengan paket voucher lengkap (pesanan
pembelian dan laporan penerimaan). Kedua, hanya salinan asli pada faktur
harus dibayarkan (pengendaian 20.2). Sebagian besar faktur duplikat yang
pemasok kirimkan dengan jelas mengindikasikan bahwa faktur tersebut bukan
yang asli. Pembayaran seharusnya tidak pernah diotorisasi untuk fotokopi
sebuah faktur. Ketiga, ketika cek untuk membayar faktur yang telah
ditandatangani, faktur dan paket youcher harus dibatalkan (ditandai "dibayar")
dalam cara yang akan mencegah pengiriman ulang (pengendalian 20.3).
Meskipun ERS mengeliminasi faktur vendor secara keseluruhan, ini tetap
penting untuk menandai seluruh laporan penerimaan yang dibayarkan untuk
menghindari pembayaran duplikat.
Kemungkinan besar ancaman serius yang dikaitkan dengan fungsi
pengeluaran kas adalah pencurian atau penyalahgunaan dana (ancaman 21).
Dikarenakan kas adalah aset yang mudah dicuri, akses ke kas, cek kosong, dan
mesin penandatangan cek harus dibatasi (pengendalian 21.1). Cek harus
dinomori secara urut dan secara periodik dihitung (pengendalian 21.2) oleh
kasir.
EFT, baik itu sendiri maupun sebagai bagian dari FEDI, memerlukan
prosedur pengendalian tambahan. Pengendaian akses yamg ketat atas seluruh
transaksi EFT ke luar (pengendalian 21.3) sangat penting. Kata sandi dan iD
pengguna harus digunakan secara spesifik untuk mengidentifikasi dan
mengawasi setiap pegawai yang diotorisasi untuk memulai transaksi EFT.
Lokasi dari terminal asal juga harus dicatat Transaksi EFT di atas adalah
ambang batas tertentu yang harus mensyaratkan persetujuan pengendalian
secara real time. Ada juga batas-batas dalam total jumlah dolar atas transaksi
yang dizinkan per hari per individu. Selaruh transmisi EFT harus dienkripsi
untuk mencegah perubahan. Selain itu, seluruh transaksi EFT harus distempel
waktu dan dinomori untuk menfasilitasi rekonsiliasi lanjutan. Program khusus,
disebut modul audit tertanam, dapat didesain ke dalam sistem untuk
mengawasi seluruh transaksi dan mengidentifikasi setiap karakterisik spesifk
yang dimiliki. Sebuah laporan dari transaksi-transaksi yang ditandai itu
kemudian dapat diberikan ke manajemen dan audit internal untuk tinjauan, jika
perlu, dan penyelidikan yang lebih detail.
Transaksi perbankan secara online memerlukan pengawasan konstan.
Deteksi tepat waktu atas dana yang dicairkan secara curang. Sebuah ancaman
serius adalah bahwa perangkat lunak keystroke logging dapat menginfeksi
komputer yang digunakan untuk perbankan online dan menyediakan para
penjahat dengan surat kepercayaan perbankan milik perusahaan. Cara terbaik
untuk menanggulangi ancaman ini adalah dengan menunjuk sebuah komputer
tertentu yang digunakan untuk perbankan online (pengendalian 21.4), untuk
membatasi akses ke komputer itu ke bendahara atau siapa pun yang bertangg
ung jawab atas otorisasi pembayaran, dan hanya menggunakannya untuk
perbankan opline dan bukan aktivitas lainnya. Perusahaan juga harus
mempertimbangkan penempatan blok-blok Automated Cleaning House (ACH),
yang menginstruksikan bank untuk tidak mengizinkan ACH mendebit (arus kas
keluar) dari rekening spesik. Sebagai contoh, jika sebuah perusahaan membuat
seluruh pembayaran ke pemasoknya hanya dari rekening pengecekan
pengoperasian utamanya, ia mungkinkan berharap menginstruksikan bank
untuk memblokir seluruh debit ACH dari rekening bank lain miliknya
(pengendalian 21.5).
Pencairan yang curang, terutama penerbitan cek untuk pemasok fikif,
adalah jenis dari penipuan. Pemisahan tugas yang tepat (pengendalian 21.6)
dapat secara signifikan mengurangi risiko atas ancaman ini. Fungsi ulang harus
mengotorisasi pemnbayaran sebuah paket voucher, meski demikian, hanya
bendahara atau kasir yang harus menandatangani cek. Untuk memastikan
bahwa cek diklaim kan ke penerima yang dikehendaki, kasir harus
mengirimkan cek yarg ditandatangani bukannya mengembalikannya ke utang.
Kasir tersebut juga harus membatalkan seluruh dokumnen dalan paket voucher
untuk mencegah dikirim ulang untuk mendukung pengeluaran yang lain. Cek
yang melebihi jumlah tertentu seperti $5.000 sampai $10.000, harus
memerlukan dua tanda tangan (pengendalian 21.77), dengan demikian
menyediakan tinjauan independen lain atas pengeluaran. Pada akhirnya,
seseorang yang tidak berpartisipasi dalam pemrosesan baik penerimaan atau
pengeluaran kas harus merekonsiliasi seluruh rekening bank (pengendalian
21.8). Pengendalian menyediakan sebuah cek independen pada ketepatan dan
mencegah seseorang dari penyalahgunaan kas dan kenudian menyemarkan
pencurian dengan menyesuaikan laporan bank.
Akses terhadap daftar pemasok yang disetujui harus dibatasi
(pengendalian 21.9) dan setiap perubahan terhadap daftar tersebut harus
dengan cermat ditinjau dan disetujui. Ini terutama penting untuk membatasi
kemampuan untuk membuat pemasok satu kali (pengendalian 21.10) dan
memproses faktur sehingga pegawai yang sama tidak dapat menbuat pemasok
baru dan menerbitkan sebuah cek kepada pemasok itu.
Ketika memungkinkan, pengeluaran harus dibuat dengan cek atau EFT.
Meskipun demikian, biasanya lebih nyaman untuk membayar bagi pembelian
minor, seperti kopi atau pensil, secara tunai. Sebuah dana kas kecil
(pengendalian 21.11), dikelola oleh seorang pegawai yang tidak memiliki
tanggung jawab penanganan kas atau akuntansi lain, harus ditetapkan untuk
menangani pengeluaran seperti itu. Dana kas kecil seharusnya diatur sebagai
dana imprest. Dana imprest (imprest fund) memilki dua karakteristik: ini diatur
pada jumlah tetapseperti $100, dan ini memerlukan voucher untuk bagi setiap
pencairan. Pada setiap waktu, penjumlahan kas plus voucher harus sama
dengan saldo dana yang telah ditetapkan. Ketika saldo dana rendah, voucher
disajikan pada utang untuk pengisian kembali (replenishment). Setelah utang
mengotorisasi transaksi ini, kasir kemudian menuliskan sebuah cek untuk
mengisi kembali dana kas kecil pada tingkat yang telah ditentukan.
Sebagaimana dokumen pendukung yang digunakan untuk penbelian reguler,
voucher yang digunukan untuk mendukung pengisian dana kas kecil harus
dibatalkan pada waktu dana dipulihkan ke tingkat yang telah ditetap kan.
 Operesi dari dana imprest kas kecil secara teknis melanggar prinsip-
prinsip pemishan tugas karena orang yang sama memiliki hak memelihara kas
juga mengotorisasi pencairan dari dana tersebut dan mernelihara sebuah
catatan atas saldo dana. Ancaman penyalahgunaan lebih dari mengimbangi
(offset), bagaimanapun,dengan kenyamanan tidak harus memproses pembelian
lain-lain yang kecil melalui siklus pengeluaran normal. Bahkah resiko
penyalahgunaan dapat ditanggulangi dengan memilki auditor internal membuat
hitungan yang tidak diumumkan secara periodik atas saldo dana dan voucher
dan dengan menahan orang yang bertanggung jawab atas akuntabilitas dana
kas kecil untuk setiap kekurangan ditemukan selama audit kejutan tersebut
(pengendalian 21.12).
Pencurian juga dapat terjadi melalui perubahan cek (ancaman 22). Mesin
perlindungan cek (pengendalian 22.1 ) dapat mengurangi risiko ancaman ini
dengan mencetak jumlah dalam warna yang berbeda, biasanya kombinasi tinta
merah dan biru. Menggunakan tinta khusus yang mengubah warna jika diubah
dan mencetak cek pada kertas khusus (pengendalian 22.2) yang mengandung
tanda air dapat lebih jauh mengurangi kemungkinan perubahan. Banyak bank
juga menyediakan layanan khusus untuk membantu melindungi pernsahaan
terhadap cek palsu. Satu pelayanan seperi itu, disebut Pembayaran Positif
(pengendalian 22.3), melibatkan pengiriman sebuah daftar harian atas seluruh
cek sah kepada bank, yang kemudian akan menghapus hanya cek yang muncul
dalam daftar tersebut. Pada akhirnya, rekonsiliasi bank adalah sebuah
pengendalian detekif yang penting untuk mengidenlihkasi penipuan cek. Jika
dilakukan dengan tepat waktu, rekonsiliasi tersebut mempermudah pemulihan
dari bank. Tentunya, banyak bank akan menutupi kerugian cek kosong hanya
jika sebuah perusahaan memberitahu mereka dengan segera setiap cek yang
ditemukannya.
Terakhir, penting untuk merencanakan dan mengawasi pengeluaran untuk
menghindari masalah arus kas (ancaman 23). Sebuah anggaran arus ras
(pengendalian 23.1) adalah cara terbaik untuk menanggulangi ancaman ini.